Kallelse. till ordinarie årsstämma 2009 i Sörskogens samfällighetsförening. Onsdagen den 11 mars klockan Folkets Hus i Huddinge centrum

Transkript

1 Kallelse till ordinarie årsstämma 2009 i Sörskogens samfällighetsförening Onsdagen den 11 mars klockan Folkets Hus i Huddinge centrum Årsstämman är beslutande organ för frågor som rör områdets framtid och skötsel. Vill du vara med och bestämma i dessa viktiga frågor har du möjlighet att göra det på mötet. Om du inte kan komma, men ändå vill göra din röst hörd, skriver du under fullmakten och lämnar den till en medlem som ska närvara vid årsstämman. Observera att medlemmar inte kan medföra fler än en (1) fullmakt för annans räkning. Välkomna! Du hittar denna kallelse även på Styrelsen för Sörsam

2 Dagordning vid Sörsams ordinarie årsstämma 11 mars Stämmans öppnande 2. Fråga om stämmans behöriga utlysande 3. Fastställande av dagordning 4. Val av mötesordförande 5. Val av mötessekreterare 6. Val av två justeringsmän/rösträknare 7. Verksamhetsberättelse 3 8. Ekonomisk berättelse Revisorernas berättelse Fråga om styrelsens ansvarsfrihet 11. Reglering av fordran på medlemmarna 12. Verksamhetsplan Fastställande av styrelsens omfattning Ersättning till styrelse och revisorer Inkomst- och utgiftsstat samt debiteringslängd Motioner Val av ordinarie ledamöter Val av suppleanter Val av två revisorer Val av två revisorssuppleanter Val av valberedning Avtackande av avgående styrelseledamot 23. Övriga frågor - Hemsidan 24. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 25. Stämmans avslutande Bilagor (Finns även på hemsidan) Fullmaktsblankett Uppgifter inför deklarationen Vad används din avgift till? 2 (16)

3 Verksamhetsberättelse Sörskogens samfällighetsförening 2008 Styrelsen för Sörskogens samfällighetsförening avger härmed följande berättelse för verksamhetsåret Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Ordförande Veronica Netscher Tagg 81 Vice ordförande Pierre Svanberg Tagg 79 Kassör Ulf Zachrisson Bläck 28 Sekreterare Helena Nygren Flug 6 Ledamot Olle Larsson Flug 43 Ledamot Johan Wahlström Bläck 113 Ledamot Anders Palm Tagg 65 Suppleant Marika Käll Flug 22 Suppleant Fredrik Jandér Flug 49 Styrelsen har under året haft 11 protokollförda möten. Revision av samfällighetens räkenskaper och verksamhet har utförts av: Johan Blomgren, Flug 73 och Erik Dahlberg, Tagg 189. Revisorssuppleanter har under året varit: Terje Rydén, Tagg 73 och Lars Hanson, Flug 37 3 (16)

4 Ansvarsområden Byalagsstugan Bollplan Elavläsning/garage Entreprenad Försäkring Garage Garagebelysning Grannsamverkan Hemsidan Info till medlemmarna Lekparker Miljöstationen Nya medlemmar Nyckel till förråd och stege Pulkaskydd Tak Telefonkatalog för Sörskogen Trafiksäkerhet TV-nät Underhållsplan Arbetsplan för vårstädning Vatten och avlopp Valborg Årsmöte Ulf Zachrisson & Johan Wahlström Olle Larsson Pierre Svanberg Olle Larsson Olle Larsson Fredrik Jandér Lars Elebäck T 69 (ej i styrelsen) Anders Palm Lars Hansson (ej i styrelsen) Helena Nygren Olle Larsson Anders Palm Respektive gaturepresentant/valberedningen Pierre Svanberg & Fredrik Jandér Allan Nyberg F 34 (ej i styrelsen) Marika Käll Ulf Zachrisson Anders Palm Pierre Svanberg Johan Wahlström & Fredrik Jandér Samtliga Fredrik Jandér Veronica Netscher Samtliga Gaturepresentanter Bläcksvampsvägen (78 st) 1 99 Johan Wahlström Johan Wahlström 2 28 Johan Wahlström Flugsvampsvägen (74 st) 1 31 Olle Larsson Fredrik Jandér 2 40 Helena Nygren Marika Käll Taggsvampsvägen (118 st) 1 23/ Veronica Netscher 2 40/ Veronica Netscher Anders Palm Pierre Svanberg 4 (16)

5 Medlemmar Antalet medlemmar i föreningen är 270 st. Utdebitering och ekonomi I enlighet med årsstämmans beslut var utdebiteringen under året kr. Debitering har skett med kr vardera i mars, juni, september och december. Förseningsavgift har debiterats med 100 kr vid utebliven betalning 15 dagar efter förfallodagen. Betalningsdisciplinen i föreningen är god. Då resultatet under året var bättre än förväntat har vi gjort en ytterligare amortering på våra lån med kr. De största utgiftsposterna är underhåll, räntor och amortering på våra lån. I övrigt hänvisas till balans- och resultaträkningen. Information till medlemmarna Informationbladet Hemma i Sörskogen har delats ut till medlemmarna fem gånger under året. Information har också delats ut t ex om städdagarna. Bollplanen/Skridskobanan Stockholm Vatten har gjort en kraftig hyreshöjning av hyra för brandpost. Från och med är årshyran drygt kr Det är därför viktigt att bevaka så att hyrestiden endast utgör effektiv "istid". Lekplatser Tagg: Rutschkanan har reparerats efter skadegörelse. Linbanan har reparerats. Befintlig enhet omfattande bord/bänkar var skadad av röta och därför bytts till ny. Staket har reparerats. Flug: Bänkar, bord och lekredskap i "Indian"-parken har vandaliserats. Vårt försäkringsbolag IF har svarat för kostnaden att återställa, varför vår kostnad begränsats till självrisken kr Grannsamverkan Vi har satt upp nya skyltar eftersom befintliga hade förstörts. Två garage har varit utsatta för inbrott. Försäkringar Vårt försäkringsbolag har svarat för kostnaden att återställa efter vandaliseringen i Indianparken. Trädgårdsskötsel och vinterunderhåll Vi har avtal med Riksbyggen sedan Samarbetet har fungerat bra. Avtalet har förlängts ett år i taget. Nu har vi sagt upp och omförhandlat avtalet till ett som är bättre anpassat till våra behov. Avtalet gäller från (16)

6 Sörsams trädbestånd är omfattande. I början av 2008 lät vi arborist besiktiga för att få expertutlåtande av hälsotillståndet av både park- och skogsbeståndet. Det visade sig vara bra och endast ett par skadade träd har behövt fällas. Sörsams policy är att behålla träden intakt och nu har vi genom besiktningen fått bra hjälp till vårt fortsatta arbete. Städdagar och Valborgsmässofirande På årsmötet i mars 2007 aviserades att styrelsen ville ha avlastning med vårstädning och valborgsfirande med Pubkväll som tillsammans är tunga poster att arrangera. Styrelsen gjorde klart att man ville få fler engagerade och ta ansvar för i första hand valborgsfirandet i Sörskogen om denna tradition skulle leva vidare. Ansvariga för valborg 2008 var fastigheterna på Flug Traditionen genomfördes på ett mycket bra sätt och en utvärdering har gjorts. Ett önskemål som kom fram var att det vore trevligt med allsång vid brasan. Kanske något som kommande ansvarsgrupp kan se över. Fortfarande är det Styrelsen som ansvarar för planering och genomförandet av vårstädningen. Styrelsens önskemål är att även denna post skall fördelas mellan fastighetsägarna. Trafiksäkerhet Hastighetsbegränsningen på 30 km i området har fungerat relativt bra så några andra åtgärder har inte varit aktuella. Parkering på gatan är ett generellt problem eftersom det är parkeringsförbud. Att dessutom parkera på trottoaren och hindra gående, barnvagnar och tvinga barn och vuxna ut i gatan är tyvärr en ökande tendens inom området. Ett liknande problem skapar fastighetsägare som inte klipper sina träd så att gående tvingas att gå ut i gatan. Garage Mindre serviceåtgärder har gjorts för några garageportar under året. Åtgärder har varit svetsningar av nya plåtar. Det planerade och delvis påbörjade utbytet av garagens huvudcentraler blev, som tidigare meddelats, försenat på grund av tekniska komplikationer. För att undvika att utbytet skulle ske under vintertid avbröts arbetet för att återupptas under våren Arbetet avslutades sensommar 2008 med ett antal problem där säkringar ej var ditsatta rätt etc. Detta åtgärdades efter hand fel inrapporterats. Vatten och avlopp B & B har utfört en slamsugning på Taggsvampsvägen där det var ett stopp under Annars inget att rapportera. Tak Årlig servicebesiktning genomfördes i juli av Hagmans Tak varefter endast smärre justeringar gjordes. Taken är i bra skick enligt takfirman. 6 (16)

7 Under försommaren rapporterades ett par misstänkta fall med läckage via ventilationskanal från taken. Dessa berodde ej på takläckage enligt besiktningen från Hagmans tak. Ventilationsfirman Huddinge ventilation har varit och gjort kontroller samt tätat kring fläkthuvar och kanaler på taken. En viktig information vi fått är att det bildas kondens som ej ventileras ut ordentligt om fläkten är avstängd. I samband med dusch ska fläkten vara påslagen på max. Att endast ha en liten Paxfläkt installerad klarar ej att ventilera ut kondensen. Vi kommer att följa upp detta med ventilationen och återkomma med information. Elavläsning i garage Gick av stapeln precis som tidigare år, med samma utfall. De flesta boende i området respekterar inlämningsdatumet, men ett fåtal krävde påminnelser med påminnelseavgift som följd. Hemsidan Lars Hansson är webbmaster för vår hemsida, Där hittar du löpande aktuell information om det som berör vår förening. Byalagsstugan Det är många som har hyrt byan under året och alla verkar nöjda och glada. Under året har nya bord med tillhörande vagnar köpts in. Baren har rustats upp med mosaik så även väggytan ovanför arbetsbänken. En del gamla bord finns nu i uteförrådet för användning utomhus. Glas och porslin har kompletterats under året. Utomhus på väggen mot basketplanen har belysning monterats upp och installerats. Styrelsen har inte under 2008 hittat en fullgod lösning för att få byan mer tillgänglig för exempelvis pingis. Vi tar fortfarande tacksamt emot förslag!! Underhållsplan Planen är uppdaterad och har kompletterats med kostnader och livslängd. Kabel-TVnät Inga störningar under året har kommit till Styrelsens kännedom. Enstaka medlemmar har haft frågor som besvarats efter bästa förmåga, alternativt blivit hänvisade vidare till Com Hem då vi har ett serviceavtal med dem. På vår hemsida, finns ytterligare information om Kabel-TV nätet. Övrigt I maj 2008 bjöd styrelsen in de unga till Byan för att höra efter vilka aktiviteter de önskade sig i området. Styrelsen samlade in önskemålen för att se över kostnader och förutsättningar för att genomföra dessa. En voltstrio har köpts in och ska sättas upp i Byanparken under våren. Under 2008 har det tråkigt nog förekommit skadegörelse i vårt område både i lekparker och på förskolans område. Vi har skickat ut information om detta och bett de boende att vara mer vaksamma om vad som händer på kvällar och helger. 7 (16)

8 Huddinge kommun har placerat ut två stora stenar mellan förskolan och Byan för att få transporterna till förskolan att åka rätt väg. 8 (16)

9 Styrelsen för Sörskogens samfällighetsförening Verksamhetsåret 2008 Sörskogen den 3 februari 2009 Fredrik Jandér Marika Käll Olle Larsson Veronica Netscher Helena Nygren Anders Palm Pierre Svanberg Johan Wahlström Ulf Zachrisson 9 (16)

10 Sörskogens Samfällighetsförening Balansräkning för år 2008 T o m bokf.datum: 31/ T o m verifikation: 245 TILLGÅNGAR Kassa 0,00 0,00 PlusGiro , ,69 Nordea, Sparkonto ,47 0,00 Riksgälden 0, ,30 Kundfordringar 0,00 0,00 Fordran medlemsavgifter 0, ,00 Fordran Medlemmar 1) , ,01 Interimsfordringar , ,00 Summa tillgångar , ,00 SKULDER Leverantörsskulder , ,00 Skuld till medlemmar 0,00 0,00 Interimsskulder 429, ,00 Förutbetalda medl.avgifter 0,00 0,00 Taklån & lån fläktar o kupoler 2) , ,00 Fond Underhåll 3) , ,00 Summa skulder , ,00 Not 1) Fordran hos medlemmar Fordran vid årets början , ,56 Årets resultat , ,55 Fordran vid årets slut , ,01 Not 2) Lån Nordbanken Skuld vid årets början , ,00 Amortering Taklån , ,00 Amortering Lån fläktar & kupoler , ,00 Skuld vid årets slut , ,00 Not 3) Fond Underhåll Fond vid årets början , ,00 Förändring , ,00 Fonderat vid årets slut , ,00 10 (16)

11 Sörskogens Samfällighetsförening Resultaträkning & budget för år 2008 T o m bokf.datum: 31/ T o m verifikation: 245 INKOMSTER Budget Utfall i % Medlemsavgifter ,00 100% Byan inkomst ,00 120% Eldebitering Garage ,00 78% Förseningsavgifter ,00 105% Övriga intäkter 0 310,00 - Ränteintäkter ,50 95% Summa inkomster ,50 UTGIFTER Budget Utfall i % Sommarunderhåll ,50 107% Sommarunderhåll, övrigt ,00 55% Vinterunderhåll ,00 32% Underhåll tak ,00 95% Underhåll fläktar/kupoler 0 0,00 - Underhåll lekparker/bollplan ,00 37% Underhåll garage & elcentraler ,00 78% Underhåll Kabel-nät 0 0,00 - Diverse underhåll ,00 - Byan - Drift ,75 134% Byan - Underhåll ,75 84% Avgifter ComHem ,00 100% El garage/bollplan ,25 89% Kontor & Tryck ,00 65% Årsstämma, möteskostnader 0 0,00 - Styrelse o Revisorer ,00 100% Ordförande extra ersättning ,00 0% Branschorganisation, avgift 0 0,00 - Försäkringar ,00 96% Diverse kostnader ,00 123% Ränta - Taklån ,00 89% Ränta - fläktar/kupoler ,00 90% Avskr. Maskiner/Inventarier 0 0,00 - Övr. finansiella kostnader ,70 66% Avsättn. till Underhållsfond ,00 100% Årets resultat ,55 138% Summa utgifter ,50 Årets resultat ,55 Amortering taklån ,00 Amortering lån fläktar & kup ,00 Överskott/Underskott ,45 Underskott täcks av likvida medel på PlusGirot. Medlemsavgifter och debiteringslängd: Debiteringslängd utgörs av fastigheterna Taggsvampen med lika andelstal. Avgiften för år 2008 föreslås till kr per delägarfastighet. Förseningsavg./påminnelseavg. är 100 kr för medlemsavgift och 50 kr för eldebitering garage & byanhyra. Debitering sker kvartalsvis med följande belopp och förfallodagar: Förfallodag Medlemsavgift kr kr kr kr kr 11 (16)

12 Revisionsberättelse 12 (16)

13 Verksamhetsplan för underhållsinsatser för år 2009 Översyn av trädbeståndet och i förekommande fall gallring. Borttagning av jord och gräs på betongmur. Montering av inköpt lekredskap till byanparken. Fortsatt upprustning av byan. Styrelsens omfattning Enligt stadgarna ska styrelsen bestå av minst fem ordinarie styrelseledamöter och två suppleanter. Vi föreslår att styrelsen under 2009 arbetar med en ordförande, sex ordinarie ledamöter och två suppleanter. 13 (16)

14 Sörskogens Samfällighetsförening Budget för perioden INKOMSTER Budget 2009 Medlemsavgifter Byan inkomst Eldebitering Garage Förseningsavgifter Övriga intäkter 0 Ränteintäkter Summa inkomster UTGIFTER Budget 2009 Sommarunderhåll Sommarunderhåll, övrigt Vinterunderhåll Underhåll tak Underhåll lekparker/bollplan Underhåll garage & elcentraler Byan - Drift Byan - Underhåll Avgifter ComHem El garage/bollplan Kontor & Tryck Styrelse o Revisorer Ordförande extra ersättning Försäkringar Diverse övriga kostnader Ränta - Taklån Ränta - fläktar/kupoler Övr. finansiella kostnader Avsättn. till Underhållsfond Årets resultat Summa utgifter Årets resultat Amortering taklån Amortering lån fläktar & kupoler Överskott/Underskott Ev. underskott täcks av likvida medel på PlusGirot. Styrelsen föreslår att extra amortering görs om ekonomin tillåter. Medlemsavgifter och debiteringslängd: Debiteringslängd utgörs av fastigheterna Taggsvampen med lika andelstal. Avgiften för år 2009 föreslås till kr per delägarfastighet. Förseningsavg./Påminnelseavg. är 100 kr för Medlemsavgift och 50 kr för Eldebitering garage & Byanhyra. Debitering kvartalsvis med följande belopp och förfallodagar: Förfallodag Medl.avg kr kr kr kr kr 14 (16)

15 Motioner Inför koppeltvång på hundarna i området. Det är ett växande problem med alla lösspringande jyckar och ägare som inte har koll alls. Är man hundrädd är det hopplöst och verkligen respektlöst. Suzanne Ekstam, Bläck 31 Styrelsens svar: Detta är ingen samfälld fråga. Koppeltvång finns redan reglerat i Huddinge kommuns ordningsföreskrifter (HKF Allmänna lokala ordningsföreskrifter för Huddinge kommun). Mer information finns på Huddinge kommuns hemsida. Hej! Jag har uppmärksammat att våra bilgarage allt mer ser ut som lagerlokaler. I garagen finns lagrade prylar av det mest skilda slag. Att man har sina bildäck i garagen är väl OK. Men allt annat som finns där är det rätt och riktigt? Var det så det var tänkt från början? Jag vill att man städar upp sin garageplats från prylar som normalt inte hör hemma i ett bilgarage. Hälsningar Terje Rydén, Tagg 73 Styrelsens svar: Garagebyggnaderna är samfälld egendom vilket samfälligheten är ansvarig för att underhålla och se till att de är i gott skick. Vi har inte något beslut på vad som är tillåtet att förvara i garagen, men styrelsens direktiv är att garagen är avsedda för bilar, däck samt i bilen förvarad reservdunk för bränsle. Om brand inträffar i garagen är det respektive hemförsäkring som träder in. Om det är en bil som startar branden träder bilförsäkringen in. Brandorsaken utreds i båda fallen och ska täcka de skador som uppstår. 15 (16)

16 Valberedningens förslag Val av ordförande Veronica Netscher Tagg 81 1 år kvar Ledamöter som valdes på två år förra året sitter således kvar ett år till Johan Wahlström Bläck år kvar Olle Larsson Flug 43 1 år kvar Anders Palm Tagg 65 1 år kvar Val av tre ordinarie styrelseledamöter två omval, ett nyval Ulf Zachrisson Bläck 28 Omval 2 år Helena Nygren Flug 6 Omval 2 år Magnus Wetterberg Flug 1 Nyval 2 år Val av två styrelsesuppleanter två omval Marika Käll Flug 22 Omval 1 år Fredrik Jandér Flug 49 Omval 1 år Val av revisorer Johan Blomgren Flug 73 Omval 1 år Erik Dahlberg Tagg 189 Omval 1 år Val av två revisorssuppleanter Terje Rydén Tagg 73 Omval 1 år Lars Hansson Flug 37 Omval 1 år Valberedning Göran Hallberg Bläck 29 Ann Johansson Bläck 10 Elisabeth Andersson Flug 30 Sammankallande Vakant Flug Arne Åkerfeldt Tagg 191 Vakant Tagg 16 (16)