Kallelse. till ordinarie årsstämma 2008 i Sörskogens samfällighetsförening. Onsdagen den 12 mars klockan Folkets Hus i Huddinge centrum

Transkript

1 Kallelse till ordinarie årsstämma 2008 i Sörskogens samfällighetsförening Onsdagen den 12 mars klockan Folkets Hus i Huddinge centrum Årsstämman är beslutande organ för frågor som rör områdets framtid och skötsel. Vill du vara med och bestämma i dessa viktiga frågor har du möjlighet att göra det på mötet. Om du inte kan komma, men ändå vill göra din röst hörd, skriver du under fullmakten och lämnar den till en medlem som ska närvara vid årsstämman. Observera att medlemmar inte kan medföra fler än en (1) fullmakt för annans räkning. Välkomna! Du hittar denna kallelse även på Styrelsen för Sörsam

2 Dagordning vid Sörsams ordinarie årsstämma 12 mars Stämmans öppnande 2. Fråga om stämmans behöriga utlysande 3. Fastställande av dagordning 4. Val av mötesordförande 5. Val av mötessekreterare 6. Val av två justeringsmän/rösträknare 7. Verksamhetsberättelse 3 8. Ekonomisk berättelse Revisorernas berättelse Fråga om styrelsens ansvarsfrihet 11. Reglering av fordran på medlemmarna 12. Verksamhetsplan Fastställande av styrelsens omfattning Ersättning till styrelse och revisorer Inkomst- och utgiftsstat samt debiteringslängd Motioner Framställan från styrelsen Val av ordförande på två år Val av ordinarie ledamöter Val av suppleanter Val av två revisorer Val av två revisorssuppleanter Val av valberedning Avtackande av avgående ordförande och styrelseledamot 25. Övriga frågor 26. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 27. Stämmans avslutande Bilagor (Finns även på hemsidan) Fullmaktsblankett Uppgifter inför deklarationen Vad används din avgift till? 2 (17)

3 Verksamhetsberättelse Sörskogens samfällighetsförening 2007 Styrelsen för Sörskogens samfällighetsförening avger härmed följande berättelse för verksamhetsåret Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Ordförande Greta Tellström Tagg 147 Vice ordförande Veronica Netscher Tagg 81 Kassör Ulf Zachrisson Bläck 28 Sekreterare Helena Nygren Flug 6 Ledamot Olle Larsson Flug 43 Ledamot Pierre Svanberg Tagg 79 Ledamot Johan Wahlström Bläck 113 Ledamot Roger Östman Flug 38 Suppleant Anders Palm Tagg 65 Suppleant Fredrik Jandér Flug 49 Styrelsen har under året haft 10 protokollförda möten. Revision av samfällighetens räkenskaper och verksamhet har utförts av: Johan Blomgren, Flug 73 och Erik Dahlberg, Tagg 189. Revisorssuppleanter har under året varit: Terje Rydén, Tagg 73 och Lars Hanson, Flug 37 3 (17)

4 Ansvarsområden Byalagsstugan Bollplan Elavläsning/garage Entreprenad Försäkring Garage Garagebelysning Grannsamverkan Hemsidan Info till medlemmarna Lekparker Miljöstationen Nya medlemmar Nyckel till förråd och stege Pulkaskydd Tak Telefonkatalog för Sörskogen Trafiksäkerhet TV-nät Underhållsplan Arbetsplan för vårstädning Vatten och avlopp Valborg Årsmöte Ulf Zachrisson & Johan Wahlström Olle Larsson Pierre Svanberg Olle Larsson Olle Larsson Roger Östman Lars Elebäck T 69 (ej i styrelsen) Anders Palm Lars Hansson (ej i styrelsen) Helena Nygren Olle Larsson Anders Palm Respektive gaturepresentant/valberedningen Pierre Svanberg & Roger Östman Allan Nyberg F 34 (ej i styrelsen) Roger Östman Ulf Zachrisson Anders Palm Pierre Svanberg & Roger Östman Johan Wahlström & Fredrik Jandér Samtliga Fredrik Jandér Veronica Netscher Samtliga Gaturepresentanter Bläcksvampsvägen (78 st) 1 99 Johan Wahlström Johan Wahlström 2 28 Johan Wahlström Flugsvampsvägen (74 st) 1 31 Olle Larsson Fredrik Jandér 2 40 Helena Nygren Roger Östman Taggsvampsvägen (118 st) 1 23/ Greta Tellström 2 40/ Veronica Netscher Anders Palm Pierre Svanberg 4 (17)

5 Medlemmar Antalet medlemmar i föreningen är 270 st. Utdebitering och ekonomi I enlighet med årsstämmans beslut var utdebiteringen under året kr. Debitering har skett med kr vardera i februari, maj, augusti och november. Förseningsavgift har debiterats med 100 kr vid försenad betalning. Betalningsdisciplinen i föreningen är god. De största utgiftsposterna är underhåll, räntor och amortering på våra lån. I övrigt hänvisas till balans- och resultaträkningen. Information till medlemmarna Informationbladet Hemma i Sörskogen har delats ut till medlemmarna sex gånger under året. Information har också delats ut t ex om städdagarna och Sörskogens A- Ö. Skridskobanan Skadad stolpe vid ingången har riktats och svetsats. Ny ansvarig "ismakare" från 1 januari 2007 är Håkan Bergmark, Tagg 105. Han har avlöst Robert Carlström, Tagg 83, som under lång tid skapade is på bollplanen. Lekplatser Flug: Basketkorgen har fått nytt nät. Bläck: Staket runt gungställningen har reparerats. Vi väntar med övrigt underhåll i avvaktan på beslut om ev. förändring av lekplatsen. Tagg: Reparation av trasig ramp till linbanan. Bortforsling av skadat gammalt pingisbord och murken bord/soffmöbel. Den senare kommer att ersättas med ny möbel till våren Reparation av skadat staket vid gungställning. Vinter- och sommarunderhåll Vi anlitar Riksbyggen till att klippa våra gräsmattor. De ansvarar även för snöröjning mellan våra garage och gästparkeringar samt de gångvägar som tillhör samfälligheten. De sköter även sandupptagningen vid garagen och gångvägarna. Städdagar och Valborgsmässofirande På årsmötet i mars 2007 aviserades att styrelsen ville ha avlastning med vårstädning och valborgsfirande med Pubkväll som tillsammans är tunga poster att arrangera. Styrelsen gjorde klart att man ville få fler engagerade och ta ansvar för i första hand valborgsfirandet i Sörskogen om denna tradition skulle leva vidare. 5 (17)

6 Till samtliga medlemmar skickades det ut ett förslag som innebar att området delades i grupper om ca fastigheter som då skulle ansvara för arrangemanget kring valborg. En rutinlista upprättades för att underlätta planeringen för gruppen. Ingen motsatte sig förslaget och därmed fick den första gatugruppen Flug 2-40 ta vid. De lyckades mycket bra och en utvärdering har gjorts. Utfallet var positivt. Styrelsen meddelar i god tid respektive grupp när det är dags att börja planera tillsammans med sina grannar. Trafiksäkerhet Hastighetsbegränsningen på 30 km i området har fungerat relativt bra. I samband med storhelger har inte parkeringsplatserna räckt till, så många har tvingats att parkera på gatan. Trots svårigheten med bilar på gatan så verkar det som att de flesta inte bara tänkt på att parkera så nära husen som möjligt utan även tänkt på att undvika dubbelparkering för att inte förhindra framkomligheten för utryckningsfordon. Cykelvägen ner mot Tryffelvägen innan tunneln, har asfalterats i kröken. Den hade eroderat så att det var farligt höga kanter utanför asfalten. Garage Mindre serviceåtgärder har gjorts för några garageportar under året och låssmed har tillkallats vid något enstaka tillfälle. Två fall av skadegörelse, försök till inbrott, skedde på Taggsvampsvägen under sommaren med resultat att låsen för dessa garage behövde bytas ut och att plåtskador runt låsen har lagats. Det planerade och delvis påbörjade utbytet av garagens huvudcentraler blev, som tidigare meddelats, försenat på grund av tekniska komplikationer. För att undvika att utbytet skulle ske under vintertid avbröts arbetet för att återupptas under våren En stormskadad nockplåt vid garage Bläck 89 har reparerats. Grannsamverkan Flera garage har varit utsatta för åverkan och inbrottsförsök. Inga inbrott i husen eller garage har rapporterats. Miljöstationen SRV har under året tagit bort sopkärlet för icke brännbart avfall vid miljöstationen och ersatt dem med separat kärl hos varje fastighet. Det har varit mer oordning och stökigt vid återvinningsstationen under 2007 än tidigare år. Vid många tillfällen har grovsopor och även hushållssopor dumpats utanför behållarna. Återvinningsstationen i Flemingsberg har generösa öppettider så det finns alla möjligheter att se till att miljöstationen fungerar. Vi får hoppas att det inte leder till 6 (17)

7 att tålamodet tryter på de ansvariga och gör det besvärligare för oss att lämna återvinningsbart avfall. Tak Den årliga serviceinspektionen av våra tak har genomförts av Hagmans Tak. Smärre justeringar gjordes men bedömningen från Hagmans är att de blåsor, som fortfarande finns på en del taksektioner, i dagsläget inte utgör någon läckagerisk och därför kan lämnas i befintligt skick. Under hösten/sensommaren konstaterades emellertid vatteninträngning i väggelement på ett hus på Taggsvampsvägen. Orsaken visade sig vara läckage i yttertaket. Hagmans Tak har åtgärdat skadan (garantiärende) och en uppföljande fuktmätning kommer att göras under våren. Ett par mindre läckage har inträffat kring fläkthuvar under året och har åtgärdats av tidigare anlitad entreprenör. Takplåt på fastigheten Tagg fläktes upp i samband med hårda vindar och har åtgärdats av Hagmans Tak. Elavläsning i garage Elavläsningen genomfördes traditionsenligt under våren. Tyvärr uppmärksammade inte alla inlämningsdatumet, också i enlighet med traditionen, varför upprepade kontakter var tvungna att tas med en del medlemmar innan debitering av förbrukad el och eventuell påminnelseavgift kunde göras. Hemsidan Lars Hansson är webbmaster för vår hemsida, Där hittar du löpande aktuell information om det som berör vår förening. Byalagsstugan Under året har vitmålning av alla väggar och tak i Byan slutförts. Fönster utvändigt är kompletteringsmålade. Nya stolar har inköpts. Köket har fått kakel ovanför spis och diskbänk. Nya inventarier har införskaffats till köket såsom spis, micro, vattenkokare och kaffebryggare. Ett nytt underskåp i köket samt bänkskiva därpå är monterat. Glas och porslin har kompletterats. Värmepumpen som installerades i slutet av 2006 har inneburit att elförbrukningen har minskat betydligt. Det är glädjande att se att medlemmarna tycks uppskatta renoveringarna eftersom bokningarna ökade under Att ha barnkalas på söndag em är populärt. Vi visar gärna Byan för dem som så önskar. Ring Byanvärden, tel Underhållsplan Uppdatering av underhållsplanen har genomförts. Arbetet med komplettering med kostnader och livslängd kommer att påbörjas vid särskilt styrelsemöte i mars. 7 (17)

8 Kabel-TV nät Enligt beslut på Samfällighetens årsmöte 2007 har avtal tecknats på 5 år med Com Hem. I avtalet ingår att Com Hem uppgraderar vårt Kabel-TV nät till 3-hål i väggen -standard vilket gör det möjligt att utnyttja nätet för digital kommunikation i form av bredband och ip-telefoni. Utöver uppgraderingen ingår även ett serviceavtal på anläggningen. Tack vare denna åtgärd har vi sluppit kostnader för reparationer av TVnätet under Entreprenaden genomfördes tyvärr inte på det sätt som vi hade förväntat oss, vilket medförde att vissa fastighetsägare drabbades av störningar. Övrigt Anslagstavlan vid infarten till Bläcksvampsvägen har bytts till en ny. Samtliga skyltar om "Grannsamverkan" har bytts ut. Byte av förstörd skylt "Taggsvampsvägen" vid stora trappan utanför förskolan. En stormskadad tall vid Bläck 105 har fällts. Påfyllning av jord och plantering av nya buskar framför Byalagsstugans entré efter cykelhoppande ungdomars leklusta. Påfyllning av halksand i områdets sandlådor har skett. På årsmötet i mars 2007 beslutades att styrelsen skulle ta fram rutiner för trädfällning. Detta gjordes och distribuerades till medlemmarna. Rutinerna finns även att läsa på vår hemsida. På årsmötet 2007 fick styrelsen i uppdrag att undersöka intresset för gemensam upphandling av värmepumpar. Det visade sig att intresset var mycket stort och resulterade i att många nu är lyckliga ägare till en ny värmepump. Under året har en 3G-mast satts upp vid pumphuset. Styrelsen överklagade bygglovet, men utan resultat. 8 (17)

9 Styrelsen för Sörskogens samfällighetsförening Verksamhetsåret 2007 Sörskogen den 5 februari 2008 Greta Tellström Veronica Netscher Ulf Zachrisson Helena Nygren Olle Larsson Pierre Svanberg Johan Wahlström Roger Östman Anders Palm Fredrik Jandér 9 (17)

10 Sörskogens Samfällighetsförening Balansräkning för år 2007 T o m bokf.datum: 31/ T o m verifikation: 227 TILLGÅNGAR Kassa 500,00 0,00 PlusGiro , ,47 Nordea, Investeringskonto , ,47 Kundfordringar 0,00 0,00 Fordran medlemsavgifter 2 240,00 0,00 Fordran Medlemmar 1) , ,56 Interimsfordringar , ,00 Summa tillgångar , ,50 SKULDER Leverantörsskulder , ,00 Skuld till medlemmar 0,00 0,00 Interimsskulder 2 489,50 429,50 Förutbetalda medl.avgifter 0,00 0,00 Taklån & lån fläktar o kupoler 2) , ,00 Fond Underhåll 3) , ,00 Fond TV-nät 4) 3 205,00 0,00 Summa skulder , ,50 Not 1) Fordran hos medlemmar Fordran vid årets början , ,07 Årets resultat , ,51 Fordran vid årets slut , ,56 Not 2) Lån Nordbanken Skuld vid årets början , ,00 Amortering Taklån , ,00 Amortering Lån fläktar & kupoler , ,00 Skuld vid årets slut , ,00 Not 3) Fond Underhåll Fond vid årets början , ,00 Förändring , ,00 Fonderat vid årets slut , ,00 Not 4) Fond TV-nät Fond vid årets början , ,00 Förändring , ,00 Fonderat vid årets slut 3 205,00 0,00 10 (17)

11 Sörskogens Samfällighetsförening Resultaträkning & budget för år / T o m bokf.datum: T o m verifikation: 227 INKOMSTER Budget Utfall i % Medlemsavgifter ,00 100% Byan inkomst ,50 80% Inkomst Kabel-TV ,00 100% Eldebitering Garage ,00 59% Förseningsavgifter ,00 86% Övriga intäkter ,06 356% Ränteintäkter ,75 - Summa inkomster ,31 UTGIFTER Budget Utfall i % Sommarunderhåll ,00-97% Vinterunderhåll ,00-61% Underhåll tak ,00-91% Underhåll lekparker/bollplan ,00 0% Underhåll garage & elcentraler ,00-4% Byan - Drift o Underhåll ,89-133% Vårstädning mm ,00-128% Avgifter TV-nät ,00-99% Underhåll TV-nät & serv.avtal ,00-1% El garage/bollplan ,91-104% Kontor & Tryck ,00-179% Styrelse o Revisorer ,00-100% Ordförande, arvode ,00 0% Försäkringar ,00-100% Diverse kostnader ,00-52% Ränta - Taklån ,00-111% Ränta - Ventilhuvar/kupoler ,00-108% Övr. finansiella kostnader ,00-124% Avsättn. till Underhållsfond ,00-100% Avsättn. till TV-fond ,00 - Årets resultat ,51-135% Summa utgifter ,31 Årets resultat ,51 Amortering taklån ,00 Amortering lån fläktar & kup ,00 Överskott/Underskott ,51 Debitering kvartalsvis med följande belopp och förfallodagar: Förfallodag Medlemsavgift Kabel-TV kr 270 kr kr 225 kr kr 225 kr kr 225 kr kr 945 kr 11 (17)

12 Revisionsberättelse 12 (17)

13 Verksamhetsplan för underhållsinsatser för år 2008 Utbyte av huvudcentralerna som sitter på garagelängornas gavlar. Besiktning av trädbeståndet och i förekommande fall gallring. Inventering av ungdomarnas önskemål om aktiviteter och förbättringar av lekytor. Uppsättning av belysning vid basketplanen intill byalagsstugan. Inventering och vid behov utbyte av inventarier i byalagsstugan. Besiktning av kabelnätsskåp och vid behov utbyte. Styrelsens omfattning Enligt stadgarna ska styrelsen bestå av minst fem ordinarie styrelseledamöter och två suppleanter. Vi föreslår att styrelsen under 2008 arbetar med en ordförande, sex ordinarie ledamöter och två suppleanter. 13 (17)

14 Sörskogens Samfällighetsförening Budget för perioden INKOMSTER Budget 2008 Medlemsavgifter Byan inkomst Eldebitering Garage Förseningsavgifter Ränteintäkter Summa inkomster UTGIFTER Budget 2008 Sommarunderhåll Vinterunderhåll Underhåll tak Underhåll lekparker/bollplan Underhåll garage & elcentraler Byan - Drift o Underhåll Vårstädning mm Avgifter ComHem El garage/bollplan Kontor & Tryck Ordförande extra ersättning Styrelse o Revisorer Försäkringar Diverse övriga kostnader Ränta - Taklån Ränta - Ventilhuvar/kupoler Övr. finansiella kostnader Avsättn. till Underhållsfond Årets resultat Summa utgifter Årets resultat Amortering taklån Styrelsen föreslår att vi gör en extra Amortering lån fläktar & kupoler amortering på lånen upp till :- Överskott/Underskott Ger underskott på :- Underskott täcks av likvida medel på PlusGirot. Likvida medel idag ca :- Medlemsavgifter och debiteringslängd: Debiteringslängd utgörs av fastigheterna Taggsvampen med lika andelstal. Avgiften för år 2008 föreslås till kr per delägarfastighet. Förseningsavg./påminnelseavg. är 100 kr för medlemsavgift och 50 kr för eldebitering garage & byanhyra. Debitering kvartalsvis med följande belopp och förfallodagar: Förfallodag Medl.avg kr kr kr kr kr 14 (17)

15 Motioner Jag föreslår att vår fina byalagstuga blir mer tillgänglig för medlemmarna utan xtra avgifter, det jag i första hand tänker på är pingisspel, men även andra aktiviteter är säkert möjliga. Det vore önskvärt att lokalen lätt går att boka t ex för 1-3 timmar (via internet) samt att det på ett enkelt sätt går att komma in i lokalen (engångskoder). Bästa hälsningar Hans Hägglund, F3 Styrelsens yttrande: Styrelsen tycker det är ett mycket bra förslag. Årsmötet bör ge styrelsen i uppdrag att hitta en praktisk lösning för detta. 15 (17)

16 Framställan från styrelsen Framställan Styrelsen föreslår att från och med : Avgiften för kabel-tv betalas av samtliga fastigheter med lika andelstal i enlighet med gällande anläggningsbeslut. eventuellt under- eller överskott i TV-nätsfonden regleras mot underhållsfonden. alla befintliga avtal mellan Sörsam och den enskilde fastighetsägaren gällande kabel-tvns grundutbud upphör. 16 (17)

17 Valberedningens förslag Val av ordförande, nyval Veronica Netscher Tagg 81 2 år Ledamöter som valdes på två år förra året sitter således kvar ett år till Ulf Zachrisson Bläck 28 1 år kvar Pierre Svanberg Tagg 79 1 år kvar Helena Nygren Flug 6 1 år kvar Val av tre ordinarie styrelseledamöter två omval, ett nyval Johan Wahlström Bläck 113 Omval 2 år Olle Larsson Flug 43 Omval 2 år Anders Palm Tagg 65 Nyval 2 år Val av två styrelsesuppleanter, ett omval, ett nyval Marika Käll Flug 22 Nyval 1 år Fredrik Jandér Flug 49 Omval 1 år Val av två revisorer Johan Blomgren Flug 73 Omval 1 år Erik Dahlberg Tagg 189 Omval 1 år Val av två revisorssuppleanter Terje Rydén Tagg 73 Omval 1 år Lars Hansson Flug 37 Omval 1 år Valberedning Göran Hallberg Bläck 29 Ann Johansson Bläck 10 Elisabeth Andersson Flug 30 Lena Öst Flug 39 Karin Löfgren Tagg 185 Sammankallande Arne Åkerfeldt Tagg (17)