2014-09-25 CHECKLISTA FÖR NYA MEDARBETARE VID ONKOLOGI-PATOLOGI Krav för inträde till institutinen Grund för vistelse ch typ av finansiering (sida 2) Dkument till HR-enheten på Z1:00 (sida 2) Närmaste anhörig blankett (sida 3) Generell infrmatin inklusive säkerhet (sidrna 4-6) Riktlinjer m infrmatinssäkerhet (sidrna 7-8) Signatur Datum. Suzanne Egyhazi Brage, Ordförande Arbetsmiljögruppen Lämna in alla sidr till Suzanne Egyhazi Brage Page 1 f 8
2014-09-25 GRUND FÖR VISTELSE Namn nyanställd/student: Anställd sm: Student, Dktrand, Pstdk, Frskare, Gästfrskare, T/A-persnal Annat:. Anställd/ stipendiat på Karlinska Institutet Anställd/ stipendiat på Karlinska Universitetssjukhuset Anställd/ stipendiat på Radiumhemmets frskningsfnder / Cancerföreningen Utbytesstudent; Universitet: Examensarbete/prjektarbete för studier på KI Examensarbete/prjektarbete för studier på annat universitet Annan anledning:... För dktrander ch pstdktrer med egen finansiering, ange SEK / månad:... Perid för anställning/vistelse på OnkPat; Från T m... Signatur anställd / student. Signatur PI / gruppledare För HR-enheten på Z1:00 Lämna in en kpia av följande dcument på HR-enheten, email maria.frizell.wadelius@ki.se för tidsbkning. Uppehållstillstånd m tillämpligt Persnbevis med syfte till anställning / Pass / Identitetshandling Kpia av blankett Närmast anhörig (Clsest relative) Signatur Maria Frizell Wadelius, administratör HR-enheten Page 2 f 8
NÄRMASTE ANHÖRIG KONTAKTPERSON I HÄNDELSE AV NÖDFALL 2014-09-25 Namn Gruppledare Efternamn, Förnamn Telefnnummer Anställd/student Efternamn, Förnamn Natinalitet Infrmatin m närmaste anhörig Namn närmaste anhörig 1 (Relatin) Närmaste anhörigs telefnnummer: hem/arbete Närmaste anhörigs adress ch land: Namn närmaste anhörig 2: (Relatin) Närmaste anhörigs telefnnummer: hem/arbete Närmaste anhörigs adress ch land: Namn närmaste anhörig 3 (frivilligt): (Relatin) Närmaste anhörigs telefnnummer: hem/arbete Närmaste anhörigs adress ch land: Signatur Datum Signatur anställd/student Page 3 f 8
CHECKLISTA 2014-09-25 Nya medarbetare ska med hjälp av gruppledare, eller den sm gruppledaren utser, gå igenm checklistan. Det är en hjälp för den nya medarbetaren att kmma in i de rutiner sm vi har på institutinen, samt är nödvändigt ur arbetsmiljösynpunkt. När checklistan är ifylld ch underskriven skall den lämnas till Suzanne Egyházi Brage, Z1 plan 01, rum 010. Brevlåda finns utanför rummet. Persnligt passerkrt tilldelas först när intrduktinen är utförd ch signerad (senast två veckr efter det att persnen anlänt). Checklista för gruppledare att göra innan ny medarbetare börjar Kntakta i gd tid Anne Jensen (Z1 plan 00, ank. 7979) m den nya medarbetaren ska anställas/stipendieras vid KI alternativt kntakta Gun-Britt Einar (telefnnr 545 425 52) m den nya medarbetaren ska anställas av Radiumhemmets frskningsfnder. Infrmera den egna gruppen m at t en ny medarbetare ska kmma ch diskutera tillgång till skrivplats, labplats etc. Checklista för gruppledare/handledare att göra när ny medarbetare har anlänt. ALLMÄN INFORMATION Passerkrt. Kntakta Sören Lindén på plan 03 för ett tillfälligt passerkrt. Det gäller två veckr, tills ett persnligt passerkrt har utfärdats. sren.linden@ki.se eller mbil 070-484 1310 K-badge Kntakta Eva-Lena Halvarssn på plan 00 för beställning av K-badge. eva-lena.halvarssn@ki.se eller mbil 073-870 0420 Be den nya medarbetaren m denne är anställd vid KI/erhåller stipendium att kntakta Anne Jensen på plan 00 i Z1 alternativt Gun- Britt Einar (545 425 52) m denne är anställd av Radiumhemmets frskningsfnder för allmän infrmatin m anställningen. Den nya medarbetaren ska presenteras på planet samt på ett arbetsplatsmöte. Den nya medarbetaren ska rienteras m gemensamma förråd, mklädningsrum, taletter, vilrum, lunchrum ch anslagstavla. Page 4 f 8
2014-09-25 Kntaktpersner rörande arbetsmiljöfrågr, säkerhetsfrågr samt kränkande särbehandling. (se institutinens interna hemsida under arbetsmiljö) Infrmera m KI:s riktlinjer för miljö- ch hållbar utveckling. https://internwebben.ki.se/sv/milj-ch-hallbar-utveckling Dkumentatin av frskningsresultat. KI:s helpdesk för utländska gäster http://internwebben.ki.se/en/visiting-researcher Översiktligt m CCK, KI, Radiumhemmets frskningsfnder ch Karlinska sjukhuset. När du lämnar gruppen kntrllera med gruppledare/handledare vad du skall göra med filer i datrer, fryst material ch rensning av skrivbrd etc. Återlämning av låskrt ch nycklar till Sören Lindén. LAB / SÄKERHET Kemikaliembud på institutinen. KS säkerhetsvakt, nödduschar, ögnduschar, akutnummer vid telefnen, nödutgångar, förbandsmateriel, larmdisplay för lågtemperaturbxar, nödutrustning vid kemikaliespill. Rummet för flytande kväveförvaring. Kntakta Sören Lindén m den nya medarbetaren ska använda flytande kväveförvarin g, sm ger en krt säkerhetsinstruktin. sren.linden@ki.se eller mbil 070-484 1310. Gruppledare/handledare ansvarar för att rganisera en demnstratin av utrustning. Använd inte utrustningen utan att ha fått instruktiner. Förklara hur brandlarm ch brandsläckare skall användas. Visa återsamlingsplats vid brandlarm. Infrmera m lkala strålskyddsföreskrifter. http://internwebben.ki.se/sv/stralsakerhet Skyddskläder skall alltid användas i labratriet. Rena kläder hämtas ch smutsiga returneras på plan 01. Glöm inte att returnera smutsiga skyddskläder då vi annars debiteras extra m de inte är återlämnade inm 90 dagar. Ingen mat eller dryck får intas/medtas på labbet! Den nya medarbetaren ska läsa igenm lab -reglerna (lab-reglerna finns på institutinens interna hemsida under arbetsmiljö). Viktigt att Page 5 f 8
2014-09-25 gruppledaren/handledaren får bekräftelse på att nya medarbetaren förstått innehållet i lab-reglerna. Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS) för a rbetsmiljöplanen. http://internwebben. ki.se/sv/ lagar-ch-f reskrif ter-inmarbetsmiljmradet Handledning m infrmatinssäkerhet (sid 7-8). Läs ch signera dkumentet. INTERN SERVICE Kntakta institutinens IT supprt vid datrprblem: fixit@ki.se. Infrmera m gruppens beställnings- ch inköpsrutiner. Eva-Lena Halvarssn distribuerar nycklar till mklädningsrum ch värdeskåp ch tar hand m pstfack ch psttjänster. Kpiering, telefn ch fax inm ch utm Sverige. UNDERSKRIFT EFTER AVSLUTAD INTRODUKTION Underskriven checklista lämnas till Suzanne Egyházi Brage på plan 1 i Z1, rum 10. Brevlåda finns utanför rummet. Signaturer Datum Ansvarig för intrduktin Namnförtydligande Datum Anställd/student Namnförtydligande Datum Gruppledare Namnförtydligande Page 6 f 8
Versin 2.0 2013-10-01 Handledning - Infrmatinssäkerhet vid Karlinska Institutet K1 Om infrmatinssäkerhet Samtliga verksamma, det vill säga medarbetare, studenter, uppdragstagare/anknutna ch knsulter, ansvarar för att känna till ch följa gällande regler för infrmatinssäkerhet inm Karlinska Institutet. I denna handledning beskrivs de regler du sm verksam vid KI ska känna till för att kunna bidra till att skydda verksamhetens känsliga infrmatin. Mer detaljerad infrmatin ch anvisningar riktade till lika funktiner/befattningshavare finns i Riktlinjer ch regler för infrmatinssäkerhet vid Karlinska Institutet. 6 saker att tänka på! 1. Skydda dina inlggningsuppgifter ch lämna aldrig ut dem. 2. Lås eller lgga ut ifrån din arbetsstatin när du går därifrån. 3. Undvik att skicka känslig infrmatin via e-pst. Om så sker ska den krypteras. 4. Ladda inte ner filer ch öppna inte bilagr i mail m du är säker på vad de innehåller eller vem avsändaren är. 5. Tänk på i vilken miljö du befinner dig i när du hanterar ch talar m känslig infrmatin. 6. Se till att din infrmatin är säkerhetskpierad avsett m den är lagrad på statinär datr eller bärbar IT-media. Kntakta lkalt IT-stöd för hjälp. Hantering av känslig infrmatin 1 Vid hantering av känslig infrmatin måste du tänka på att: du bara får ta del av den känsliga infrmatin sm du behöver för att kunna utföra ditt arbete dina åtkmsträttigheter är persnliga ch aldrig får delas med andra. Du är persnligt ansvarig för de aktiviteter sm utförs via dina inlggningsuppgifter känslig infrmatin i pappersfrm ska låsas in när den inte används känslig infrmatin endast får skickas i krypterad frm när den skickas via e-pst känslig infrmatin aldrig ska diskuteras på allmän plats eller då risk finns att behöriga kan ta del av uppgifterna. Känslig infrmatin bör inte heller diskuteras över telefn eller mbiltelefn. IT-utrustning ch bärbar media Vid hantering av IT-utrustning ch bärbar media ska du tänka på att: KI:s utrustning ska användas för verksamhetsrelaterade ändamål endast utrustning sm är knfigurerad enligt av KI definierad standard får kpplas upp mt nätverket infrmatin på lkal hårddisk eller bärbar media alltid ska säkerhetskpieras. Där så är möjligt ska infrmatinen sparas på angivna ställen (dkumenthanteringssystem, nätverksdiskar etc.) infrmatin i datrer, mbiltelefner ch på papper ska skyddas fysiskt, dvs de får inte lämnas bevakade bärbara datrer, mbiltelefner, surfplattr etc alltid ska vara skyddade mt behörig åtkmst genm användande av pinkd eller mtsvarande känslig infrmatin ska krypteras då den lagras på bärbar IT-media Användning av Internet Den internetuppkppling sm KI tillhandahåller ska användas sm ett arbetsredskap. Privat användning får endast ske i begränsad mfattning ch så länge det inte påverkar ditt arbete. Det är inte tillåtet att: besöka webbsidr sm innehåller våld, rasism, prngrafi, brttslig verksamhet eller andra sidr sm av etiska skäl inte är lämpliga 2 ladda ner filer eller prgram sm inte är verksamhetsrelaterade (inkl t ex musik el filmer) 2 ansluta en datr till nätverket samtidigt sm den är uppkpplad mt ett annat nätverk. Användning av E-pst E-pstsystemet är till för verksamhetsrelaterade uppgifter. Privat användning får endast ske i begränsad mfattning ch så länge det inte påverkar ditt arbete. Känslig infrmatin ska alltid krypteras då den skickas via e-pst. Verksammas e-pstkntn kan stängas vid misstanke m brtt eller missbruk. Din e-pstadress bör enbart användas i verksamhetsrelaterade sammanhang. Det är inte tillåtet att: skicka eller spara stötande infrmatin så sm våld, prngrafi ch diskriminerande rd ch bilder 2 skicka eller vidarebefrdra skräppst/spam ch kedjebrev öppna, skicka eller vidarebefrdra prgramfiler sm inte är verksamhetsrelaterade autmatiskt vidarebefrdra e-pst till extern icke gdkänd e-pstadress uppge privat/extern e-pstadress sm kntaktinfrmatin på KI:s ffentliga webbsidr 1 T ex infrmatin sm mfattas av eller kan kmma att mfattas av sekretess eller sm av andra skäl ej bör spridas till behöriga. 2 Undantag från denna regel kan göras då arbetet/frskningen kräver det. Dessa undantag ska gdkännas av närmaste chef.
Versin 2.0 2013-10-01 2 Användning av sciala medier * Användandet av sciala medier inm KI ska främst ske utifrån verksamhetens syften, t.ex. för att snabbt nå ut till lika målgrupper. Du bör även tänka på att: privat användning av sciala medier på arbetstid endast är tillåten så länge det inte påverkar ditt arbete. KI:s e-pstadress inte får användas för privat lgin/kmmunikatin via sciala medier känslig infrmatin aldrig får kmmuniceras genm sciala medier lösenrd sm används för inlggning till sciala medier inte får vara desamma sm lösenrden sm används på KI:s interna nätverk I övrigt gäller samma regler sm vid användning av e- pst. För ytterligare infrmatin m hanteringen av sciala medier se internwebben. Distansarbete Vid arbete på distans ska du tänka på att: distansanslutning mt KI:s nätverk endast får ske genm gdkända kmmunikatinslösningar för distansanslutning endast utrustning sm uppfyller KI:s säkerhetskrav får kpplas upp mt KI:s interna nätverk (berör ej webbtjänster t ex Cntempus) känslig infrmatin förvaras ch hanteras på ett säkert sätt enligt gällande säkerhetskrav känslig infrmatin alltid ska krypteras vid lagring på flyttbara medier så sm bärbara datrer, USB-minnen eller mbiltelefner. Åtkmst ch användaridentitet Avseende åtkmst ch användaridentitet ska du tänka på att: du sm användare är ansvarig för hanteringen av infrmatin ch de aktiviteter sm sker under periden då du är inlggad med din användaridentitet i ett system dina användaridentiteter, lösenrd ch passerkrt är persnliga ch får aldrig lånas ut du medelbart ska rapprtera m du misstänker att någn behörig känner till ditt lösenrd eller m du tappat brt ditt passerkrt Lggning ch lggranskning Avseende lggning ch lggranskning gäller följande: all internetanvändning lggas för alla system sm innehåller känsliga uppgifter genmförs lggning av alla användaraktiviteter, dvs allt vi gör i systemet syftet med lggningen är att kunna säkerställa att endast behöriga persner har tagit del av en viss infrmatin lggranskning genmförs regelbundet. Incidentrapprtering Incidentrapprtering är en viktig del av KI:s infrmatinssäkerhetsarbete. Du sm användare ska hjälpa till genm att: snarast möjligt rapprtera incidenter sm kan påverka infrmatinssäkerheten rapprtera incidenterna till prefekten eller av denne utsedd persn även rapprtera misstankar m incidenter Exempel på infrmatinssäkerhetsincidenter är: felaktig, lvlig eller skadlig hantering av infrmatin sm kan innebära negativ påverkan för KI infrmatin sm kmmit i rätta händer stöld av utrustning innehållande infrmatin dataintrång skadlig kd (tex virus) eller skadlig prgramvara Vi har alla ett ansvar! För att upprätthålla en tillräcklig skyddsnivå för infrmatin ch systemmiljö måste vi arbeta gemensamt ch kntinuerligt. Uppsatta säkerhetsregler ska tillämpas ch efterlevas av samtliga verksamma inm KI, det vill säga alla medarbetare, studenter, uppdragstagare /anknutna ch knsulter i verksamheten. Infrmatinssäkerhet baseras huvudsakligen på sunt förnuft ch gtt mdöme, där din kunskap ch ditt agerande är avgörande. Sammantaget är detta viktiga förutsättningar sm bidrar till att upprätthålla förtrendet för vår verksamhet ch säkerställa den infrmatin sm vi hanterar. Brtt mt gällande säkerhetsregler kan medföra förlust av åtkmsträttighet till KI:s IT-system. Detta kan ske genm beslut av prefekten i samråd med säkerhetschef/it-chef. Allvarligare fall av missbruk eller andra liknande regelbrtt anmäls till säkerhetschefen för vidare handläggning. Misstankar m brttslig verksamhet plisanmäls. * Sciala medier är interaktiva kmmunikatinstjänster på Internet sm tex. blggar, Facebk, wikis ch artikelkmmentarer