Uppdaterad 2014-08-26 FÖRTYDLIGANDE ANVISNING TILL AVSTÄMNINGSLISTAN Anvisning nummer I detta dokument hänvisas även till Ekonomihandboken för ytterligare information 1. Anläggningar Inom staten är det viktigt att veta om en anläggning är lånefinansierad eller inte, då anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet i huvudsak ska vara finansierade med lån i Riksgälden (RGK) enligt Kapitalförsörjningsförordningen (1996:1188). Anledningen är att lånekapitalet avseende anläggningstillgångar hos RGK ska motsvara totalbeloppet på KI:s lånefinansierade anläggningstillgångar. KI har därför olika anläggningsgrupper för vanliga investerade anläggningtillgångar och statligt lånefinansierade. Anläggningar får helt eller delvis finansieras med bidrag från icke-statlig givare. Anläggningar som i sin helhet finansieras av bidrag från icke-statliga givare lånefinansieras inte. Enligt regleringsbrevet gäller detta även för anläggningar finansierade av särskilda investerings- eller utrustningsbidrag från statliga finansiärer. Anläggningar som däremot helt eller delvis finansieras av statliga medel (inklusive bidrag från statliga givare som inte är specifika utrustningsbidrag) bokförs som lånefinansierade anläggningar på anläggningsgrupp märkt med L. Se även kapitel 1.1.7 Lånefinansiering i Ekonomihandboken. Finansiering av tranfereringar 2. Transfereringar avser ekonomiska händelser där myndighetens huvudsakliga uppgift är att förmedla pengar från statsbudgeten till olika mottagare i form av bidragsutbetalningar. Bidragen kännetecknas av att den eller de myndigheter som är engagerade i transfereringsverksamheten inte erhåller någon egentlig motprestation från bidragsmottagare. Bidragsmottagarna återfinns som regel utanför staten, och kan t ex vara stipendiater. Även myndigheter kan vara mottagare, t ex andra universitet. Transfereringsavsnittet i resultaträkningen avser enbart transfereringar till och från KI och inte mellan institutioner. Transfereringar måste ske enligt kontantprincipen. Det innebär att lämnade bidrag inte får periodiseras utan ska redovisas som lämnat respektive erhållet bidrag den månad då utbetalning av bidraget sker. Det är därför viktigt att lämnade bidrag når adressaten under samma månad. Lämnade bidrag redovisas på något av kontona i kontogrupp 77, 78 eller 79 i resultaträkningens transfereringsavsnitt (i debet). Medel som erhållits för finansiering av transferering ska redovisas på något av kontona i kontogrupp 73 eller 74 i transfereringsavsnittet (i kredit). Se kontoplanen för val av konto samt konteringsexempel i Ekonomihandboken (figur 7.1 och 7.2). Erhållna bidrag som transfereras ska intäktsreduceras i kontogrupp 35. Det är viktigt att använda ett konto som visar på en transferering av intäkt, konto 35??7, för att transfereringen då blir spårbar vid t ex en granskning/revision av transfereringsavsnittet/ett projekt. OBS! kontrollera att kontosträngen avseende stipendier som Personalavdelningen bokat upp på konto 7931 (Lämnade bidrag till enskilda personer för konsumtion)
exakt överrensstämmer med bokningen av intäktsreduceringen som skett i kontogrupp 35 mot valt konto i kontotgrupp 73 eller 74. Rapporten Kontroll transf = 0 kontrollerar att transfereringsavsnittet går i noll på institutionen, dvs konto 7300 till konto 7999 får saldot noll. Saldot på transfereringarna måste alltid vara noll över månadsbokslutet! Om transfereringsavsnittet inte går i noll kommenteras detta i övrig bilaga för konto 7300-7999. Transferingarna ska inte påverka KI:s resultaträkning då KI endast har en förmedlande roll. KI omför medel från en extern part till en tredje part dvs händelsen som ger upphov till transfereringen har inte föranlett varken någon inkomst eller kostnad endast en reducering av medel som KI förvaltar. Samtliga balanskonton, projekt samt även underfinansierade projekt genomgångna och avstämda 3. Rapporten BR bilagor visar det saldo som finns på tillgångs- och skuldkontona. Det är viktigt att kontrollera varför det finns ett saldo på kontona och vad det består av. Det ska vara enkelt att på en bilaga förklara för en extern part vad det består av och varför det uppkommit, t ex genom verifikationsnummer samt en förtydligande kommentar. Eventuella felkonteringar ska korrigeras den månad de uppstod och periodiseringar ska bokas upp enligt den rutin som finns på institutionen. Projekten ska vara genomgågna och kontrollerade så att inte kostnader som inte är tillåtna återfinns på projekten. Cancerfonden tillåter t ex inte hyreskostnader, EU och NIH tillåter inga skuldräntor eller kursförluster (NIH har dessutom speciella krav avseende resekostnader). Tänk också på att städa bland avslutade projekt. Om ett projekt är avslutat, dvs. redovisat 1 och godkänt av finansiären och det ändå finns ett projektsaldo kvar, ska saldot resultatföras, dvs. bokas bort som skuld gentemot finansiären och istället påverka årets resultaträkning. Detta sker vid värderingen, där redovisning sker med konto 2090 och konto 8999/Årets kapitalförändring. Konto 1931 och 1932 (Plusgirot) avstämt mot kontoutdrag 4. Notera att numera är Nordea-kontona nettokonton och därför ser avstämningsteget lite annorlunda ut. När samtliga transaktioner är bokade så addera 1931 och 1932 (ta ej hänsyn till tecken). Den summan ska då stämma med summan som återfinns för månaden i transaktionslista i Corporate Netbank. Om differens finns som man inte kan utreda, kontakta EA redovisning@ki.se 1 OBS, kontrollera att finansiären godkänt att saldot tillfaller KI. I annat fall ska restsaldo återbetalas till finansiären.
Konto 19315 stäms av mot kontoutdrag från Danske Bank 5. För att ta ut kontoutdrag för månaden, gör så här: Logga in på Danske Bank via www.danskebank.se/myndighet Välj Transaktionsöversikt under Konton Välj institutionens konto på rullisten Konto Vid Period välj Senaste kalendermånad Kryssa för Visa meddelande för varje transaktion Tryck på Sök -knappen Summa insättning för perioden visas uppe ovanför rubrikraden som Summa insättning Klicka på Utskriftsversion och skriv ut som avstämningsunderlag DB skickar även betalningsstatistik till Ekonomiavdelningen som sänds ut till institutionerna efter månadens slut. Där framgår totalbelopp för månaden och ackumulerat under året för varje konto. Konto 19316 stäms av mot ett kontoutdrag från SEB 6. För att ta ut kontoutdraget för månaden, gör så här: Logga in i C&I Online Gå in under Tjänster, sedan under Konton och välj slutligen Översikt Klicka på institutionens konto i listan Skriv in den gällande perioden Skriv ut underlaget och använd som avstämningsunderlag SEB skickar betalningsstatistik till Ekonomiavdelningen som vidaresänds ut till institutionerna efter månadens slut. Där framgår totalbelopp för månaden och ackumulerat under året för varje konto. Felkonto 2304 ska vara noll 7. Som kontonamnet antyder, felkonto, så ska inga bokningar stå kvar på detta konto. Har något konterats på kontot så ska det korrigeras. Ett saldo på detta konto ger en ofullständig bild, då konto 2304, felkonto, inte tydligt visar vad det är för typ av skuld som KI har. Om bokningar ligger på detta konto beror det oftast på att konteringar inte hittat rätt vid filöverföringar, t ex televäxelfilen, och då ska det bokas om till korrekt kostnadskonto. Konto 2304 är upplagt med frivillig regel vilket innebär att konteringsfälten inte känner av ifall felaktigt kst mm anges, vilket kräver extra noggrannhet från den som bokar kontosträngen. Tänk på att alltid boka bort kontosträngen exakt som den bokats upp på konto 2304! Orsaken till att Personalavdelningens felbokningar får ligga kvar är för att de inte kan åtgärdas förrän vid nästa lönekörning som sker runt den 15:e varje månad. Bilden nedan visar ett utdrag på konto 2304 för hela KI. Ekonomiavdelningen eliminerar Personalavdelningens felbokningar i företaget UE över bokslutet så att dessa inte ligger kvar som rörelsestörande poster i balansräkningen.
Utgående moms avstämd mot momspliktig omsättning Beställ rapporten under Egen meny, Månadsavstämningar, Momsavstämning A1 och ange aktuell period och tryck på Spara. Hur man stämmer av momsen vid diff på t.ex. 2572: Gå in på Fråga verifikation under Ekonomi, Huvudbok, Fråga. Sök enligt bild nedan: 8. Gör samma sökning med de intäktskonton som finns med i rapporten, kan t ex vara konto 3343. Bocka posterna mot varandra. Sök Fråga verifikation på de poster som inte får någon matchning och se hur bokningen ser ut. Vid en differens är det viktigt att tänka på att det inte är det belopp som står på momsavstämningen som ska bokas bort/upp! Exempel: I momsrapporten ser det ut så här: 3343-10 000 Summa: -10 000 X 25%: -2 500 2572 0 Diff -2 500 När man sökt fram verifikationerna i fråga verifikation (enligt bild ovan) får man fram en verifikation på konto 3343 på 10 000 kr som inte har någon matchning. När man
söker fram verifikationen ser man att momsen inte blivit uppbokad, som t ex kan bero på att momskoden nollats och att ingen moms heller bokförts manuellt. Rättning blir: 3343 10 000 D Momskod 0 3343 10 000 K Momskod 3 (25%) Konteringskombinationer 9. Beställ rapporten Konteringskontroller som finns under Egen meny, Månadsavstämningar. Ange från period och till period och tryck sedan på Spara. Rapporten visar om det konteringsfel eller inte. Finns det fel så kommer dessa rader upp med en anvisning om vad som är fel. Det kan t ex vara så att man bokat på ett uppdragskonto men har en verksamhetskod som säger att det ska vara ett bidrag. Söker man på konto och verksamhetskod (i detta fall) på Fråga verifikation får man upp den verifikation som behöver rättas. Rapporten kontrollerar bland annat att: Externa intäkter inte bokats med intern finansiär Interna intäkter inte bokats med extern finsaniär Statliga intäkter inte bokats med utomstatlig finansiär Utomstatliga intäkter inte bokats med statlig finansiär Bidrag får inte bokas på en verksamhetskod som säger att det är ett uppdrag Uppdrag får inte bokas på en verksamhetskod som säger att det är ett bidrag Avstämning reskontror mot huvudbok Kundreskontra Syftet är att kundreskontra stämmer mot huvudboken. Om den inte stämmer beror det i de flesta fall på att man har bokat på konto 15111, 15121, 15311. Kontrollera om de manuella bokningarna ska regleras i innevarande period. Om fel beror på något annat kontakta redovisning@ki.se Utsökning i huvudboken (endast de konton som avser kundfordringar): 10.
Leverantörsreskontra Syftet är att leverantörsreskontra stämmer mot huvudboken. Om den inte stämmer beror det i de flesta fall på att man har bokat på konto 25611, 25811, 25821. Kontrollera om de manuella bokningarna ska regleras i innevarande period. Om fel beror på något annat kontakta redovisning@ki.se Utsökning i huvudbok: Oreglerade kund- och leverantörsfakturor Kundfakturor All fakturering skall ske via en modul i Agresso som heter OLFI (order-lagerfakturering) och som ligger under Agresso Logistik. 11. Institutionerna har ett eget totalt ansvar för sina fordringar (fram till att eventuell indrivning skall ske via Kammarkollegiet). Fakturan skall utställas snarast efter att en fordran uppkommit, t ex i samband med externa uppdrag, vid försäljning av material och dylikt. Överenskommelse ska finnas som underlag till faktura. Detta kan vara i form av ett avtal mellan KI och uppdragsgivaren eller en överenskommelse t ex om pris, tid och antal. Moms, OH och LKP ska beaktas. Alla överenskommelser ska vara skriftliga, t ex e-post med beskrivning av vad som är överenskommet, där man ber den andra parten återkomma inom en viss tid om det finns något att invända mot. En fordran får inte överlåtas till annan. Fordringar på statliga myndigheter får inte lämnas till inkasso. Bevakning av kundfordringar görs i Agressos rutin för betalningsbevakning. Dröjsmålsränta skall tas ut på externa kundfordringar som inte betalats på förfallodagen. Inom 15 dagar efter förfallodagen skall en betalningspåminnelse skickas. Vid behov skickas en andra betalningspåminnelse efter ytterligare 15 dagar. KI har ett centralt avtal med Kammarkollegiet gällande fordran för inkassotjänster. Kontakter med Kammarkollegiet går via Ekonomiavdelningen som efter begäran från berörd institution ser till att inkassoåtgärder vidtas. En bilaga ska vid hel- och delårsbokslut upprättas där oreglerade kundfakturor som är äldre än 3 månader kommenteras.
En tvist om fakturabeloppet är en vanlig orsak till att kundfakturor ligger oreglerade under lång tid. Kommentaren ska utförligt belysa vad institutionen gjort för att lösa tvisten d.v.s kommentaren det finns en tvist om fakturabeloppet räcker inte! Leverantörsfakturor För att utbetalning av leverantörsfakturor ska kunna ske måste först ett betalningsförslag (SU07) beställas från Agresso och kontrolleras enl. särskild rutin. Först efter att en betalningsbekrätelse (SU08) har körts sänds de fakturor som ingick i betalningsförslaget till Plusgirot (avseende svenska leverantörer) och SEB (utländska leverantörer) för bevakning samt utbetalning på förfallodagen. Från och med 2014-06-02 kommer betalningsfiler att skötas centralt. Detta innebär att själva filerna körs centralt men institutionerna har fortfarande ansvaret för sin leverantörsreskontra. Precis som tidigare så kommer det en A-lista vid SU07-filen som visar de betalningar som är avvisade. Denna lista åligger det även fortsättningsvis institutioner att hantera. Ni finner dem fortsättningsvis enligt nedan rutin. Det är viktigt att kontrollera så att inga leverantörsfakturor ligger kvar av misstag och inte blir betalda! Om så är fallet - kontrollera varför betalningen inte har gått iväg samt kontakta företaget ifall betalningen inte kommer dem tillhand före förfallodatumet. En bilaga ska vid hel- och delårsbokslut upprättas där oreglerade leverantörsfakturor som är äldre än 3 månader kommenteras. Var tydlig i kommentaren så att den beskriver vad institutionen gjort för påstötningar för att t ex få in en kreditfaktura samt ny korrekt utställd leverantörsfaktura! Gå till Agresso Ekonomi/Leverantörsreskontra/Fråga/Öppna och historiska poster alla leverantörer. Här finns följande rapporter:
I fråga SU07 A lista parkerade fakturor presenteras alla parkerade fakturor. Sökningen kan göras per institution. I fråga SU07 A lista kreditfakturor kan Ni söka med INST-kod eller utan och få en lista över kreditfakturor per institution. Markera rad med leverantör som Ni vill veta saldo på och använd därefter länken Fråga alla obetalda fakturor för leverantör. Resultaten kommer att presenteras i en annan skärmbild som öppnas automatisk. Om saldo är negativ kommer krediten inte hamna i SU07 A-lista. Vid synpunkter och frågor kring detta hänvisas till ekonomisystem@ki.se Intrastat 12. Vad är intrastat? Intrastat är ett statistiksystem för in- och utförsel av varor mellan EU-länder. Det är nödvändigt som underlag till nationalräkenskaper mm. EU:s ministerråd har konstaterat att information om varuhandeln mellan medlemsländer är väsentlig för att kunna visa den inre marknadens utveckling. Denna måste baseras på detaljerade varuuppgifter för att kunna belysa olika sektorer av näringslivets varuhandel inom gemenskapen och dess medlemsländer. Viktiga användare av statistiken är bl a Finansdepartementet, Sveriges riksbank, Konjunkturinstitutet, Sveriges Exportråd, Svenskt Näringsliv, branschorganisationer, massmedier, forskningsinstitut, Europeiska centralbanken och EU-kommissionen.
Avstämning Intrastat Beställ rapporten för intrastat under Egen meny, Månadsavstämningar, Intrastat A1. Ange den aktuella perioden och tryck sedan Spara. Rapporten tar med både varor och tjänster. Det är endast varor som transporterats över den svenska gränsen som ska tas med i intrastatrapporteringen. Landskod SE ska tas bort från intrastatrapporten. Intrastaten ska skickas in till Ekonomiavdelningen via e-mail till redovisning@ki.se senast den 8:e varje månad. Blanketten som ska fyllas i för intrastat finns på hemsidan. Kontroll av varukoder kan göras på www.intrastat.scb.se. Där kan man även hitta intrastathandledningen där mer information finns. Reavinst/förlust vid utrangering/försäljning anläggningstillgång samt avstämning av saldot på omföringen Om KI har anläggningar som inte längre behövs i den egna verksamheten eller har blivit oanvändbara, är det tillåtet att sälja alternativt utrangera egendomen. Termen utrangering används inom redovisning och innebär att en anläggningstillgång inte längre finns kvar i verksamheten på grund av att den förstörts eller skrotats. En utrangering kan ses som ett specialfall av försäljning, där erhållen ersättning = 0. I normalfallet, dvs när försäljning av anläggning sker till extern part, så ska försäljningen genomföras marknadsmässigt. KI ska emellertid vara restriktiv med försäljning, det ska gå att bevisa att egendomen inte behövs någonstans inom KI eller att den är helt obrukbar. Mer information om reavinst/reaförlust finns att läsa i kapitlet 1.1.3 Materiella anläggningar i Ekonomihandboken. 13. Rapporten Kontroll reavinst/förlust, del 1 kontrollerar ifall någon bokning skett som avser avyttring av en matriell anläggningstillgång och rapporten Kontroll reavinst/förlust, del 2 kontrollerar att den uppbokade kontosträngen avseende reavinst/förlust motsvaras av en motbokning på intäkts- alternativt kostnadskonto. Hur rapporten tas fram i Agresso, se nedan. En rapport för avstämning av dessa konton tas fram genom att klicka på fliken Rapporter och sedan öppna mappen Månadsavstämningar och sedan i tur och ordning välja respektive rapport; 1. Kontroll reavinst/förlust, del 1 2. Kontroll reavinst/förlust, del 2 På bägge rapporterna anges perioden 201X00 till 201XX. Tryck sedan klar.
OBS, för att skänka utrustning krävs regeringens tillstånd enligt 28 Lag (1996:1059) om statsbudgeten. Kontakta alltid Ekonomiavdelningen ifall något sådant skulle bli aktuellt! Avtalsreskontran 2012 implementerades en avtalsreskontra i Agresso. Syftet är att avtalsreskontran ska stödja verksamheten och underlätta det administrativa arbetet kring myndighetens pågående ekonomiska avtal. Reskontran ska borga för att KI har korrekt data och därmed ge förutsättningar för god kvalitet i rapportering, analys och uppföljning. Läs mer om Avtalsreskontran i manualen Avtalsrekontran som finns på KIs intranät. Om frågor uppstår kring avtalsreskontran - skicka frågan till EA per e-post redovisning@ki.se. Två rapporter ska månatligen kontrolleras Fråga Intäkt och Fråga Aktivitetsplan. Månadskontrollen behöver inte ske i direkt anslutning till månadsbokslutet. Förslagsvis är bästa perioder för kontroll vecka 3 i månaden (då de flesta intäktsbokningar skett) alternativt veckan efter att institutionens månadsbokslut lämnats in (då alla intäktsbokningar för månaden är inbokade). OBS, vid del- samt helårsbokslut ska avstämningen vara gjord innan del- alternativ helåret stänger! 14. Rapporterna finns under; Månadskontrollen för rapporten Fråga intäkt Rapport är sorterad på PROJEKT (projektnummer). Sök ut rapporten på följande vis (i exemplet nedan är institution K1 angiven byt ut till den institution som stäms av), ange din institution samt den period som ska stämmas av;
Rapporten är fördelad över årets perioder. Därför kan den vara missivisande om intäkten inkommer oregelbundet under årets månader. För att få en tydlig bild av dessa avtalsintäkter kan man aggregera rapporten genom att trycka på den rödmarkerade pilen i verktygsmenyn; Välj sortera på period; Kontrollera att inbetalningen följer enligt plan. I exemplet nedan är intäkten antingen; a. inte institutionen tillhanda b. intäkten har bokats i Agresso på fel intäktskonto som inte kräver DNR c. man har bokat mot ett felaktigt DNR d. man har bokat mot ett felaktigt projekt. Kontrollera att registreringen av intäkt och registeringen av prognos är på samma projekt. Ett vanligt förekommande fel är att intäkten är registrerad på ett projekt och prognosen på ett annat, se bild nedan. Om prognosen och intäkten är registrerade som exemplet nedan - korrigera till rätt projekt antingen i Agresso alternativt under Intäktsprognos i avtalsreskontran på flik 5. Spara eventuell rättelse i avtalsreskontran med F12 eller tryck på sparaikonen.
Kontrollera att rätt finansiär är bokad på projektet. Om finansiären är felaktigt angiven i intäktsprognosen eller på intäktsbokningen genereras ett liknande utfall som i punkt 3. Rättningen är densamma som i punkt 3 dvs rätta antingen på intäktsbokningen i Agresso alternativt under Intäktsprognos i flik 5. Spara eventuell rättelse i avtalsreskontran med F12 eller tryck på sparaikonen. Månadskontrollen för rapporten Fråga Aktivitetsplan Även denna rapport är sorterad på PROJEKT. Sök ut rapporten på följande vis, ange institution (i exemplet nedan är institution K1 angiven byt ut till den institution som stäms av) samt den period som ska stämmas av; 1. När resultatet visas på skärmen - välj sortera på aktivitetsdatum; 2. I kolumnen Klar bör alla rader ha ett kryss där aktivitetsdatumet förfallit dvs aktiviteten har blivit utförd (som på rad 1 i bilden nedan). Om inte kontrollera om aktiviteten blivit utförd eller ej; 3. När besked inkommit om aktiviteten blivit utförd gå in på respektive DNR i Registerar/underhåll i avtalsreskontran, flik 6, och kryssa i aktiviteten som klar. Spara med F12 eller tryck på sparaikonen.
4. När besked inkommit om att aktiviteten ej blivit utförd - gå in på respektive DNR i Registerar/underhåll i avtalsreskontran, flik 6, och korrigera aktivitetsdatum samt korrigera påminnelsedatum då aktiviteten ska vara utförd. Spara med F12 eller tryck på sparaikonen. Uppföljning av stödverksamheten (INDI) Till hjälp för att kunna ha en god uppföljning av INDI, dvs se att rätt kostnader* konterats på stödprojekten enligt INDI-budgeten, tas en särskild rapport ut i Agresso EFTER kvartalets slut. Rapporten finns under Agresso Ekonomi. Tryck på +-tecknet framför Fråga saldotabell för att få fram listan på browserrapporter. *) Intäkten på projekten i stödverksamheten ska motsvara budget, dvs inga andra intäkter ska i princip bokas på stödprojekten. 15. Klicka sedan på Sökvillkor och ange institutionskod och period. Ange alltid tidsperiod fr o m IB (201X-00) t o m aktuell månad för att budgetkolumnen ska komma med!
Med hjälp av kolumnen Förbrukat i % kontrolleras utfall mot budget. Riktlinje: om utfall motsvarar budget ska 25% ha förbrukats efter kvartal 1, 50% efter delår, 75% efter kvartal 3 osv. Kontroll görs på avvikelser som är > +-10% mot budget och eventuella felkonteringar ska då rättas. Stödprojekten ska hållas fria från andra typer av intäkter och kostnader än vad som ingår i INDI-budgeten. Vid frågor eller oklarheter, kontakta Budget- och analysenheten vid Ekonomiavdelningen. Nedan visas ett exempel på uppföljningsrapporten (de första två kostnadsställena; 8100-8200, för årets första kvartal). OBS! Längst ner på budgetuppföljningen finns avsättningsprojekten *98001 och *98002. Dessa projekt ska inte korrigeras. De visar i vilken mån institutionen får in INDI för att täcka KI-fakturan och institutionens egen stödverksamhet. Avsättning till stödprojekten inom den egna institutionen sker enligt budget och görs av Ekonomiavdelningen varje månad. Eventuellt över- eller underskott på 98001-98002-projekten ska stå kvar hela året. Ekonomiavdelningen för över dem till särskilda institutionsgemensamma projekt i samband med IB nästa år.