Snabbguide för leverantörer Basware Supplier Portal Fakturering 5.2.6 Processöversikt Basware Supplier Portal är avsedd för leverantörorganisationer (senare kallad leverantörer). Beroende på systeminställningarna kan Basware Supplier Portal även användas för. hantera produkter och produktkataloger hantera ordrar skapa fakturor visa anbudsförfrågningar (senare kallad förfrågningar) och skapa anbud Förfrågningar och anbud är endast tillgängliga om Basware RFx Management används. Basware RFx Management är en separat produkt som kräver en separat licens. Kontakta Baswares försäljningspersonal för mer information. Basware Supplier Portal integrerar kundorganisationer (senare kallad kunder) till en utvald leverantör med realtidsanslutning. Kunderna kan använda Supplier Portal tillsammans med Basware Purchase Management, Basware Invoice Processing, eller andra fakturerings eller inköpssystem och med Basware RFx Management. Beroende på om kunden använder Basware Purchase Management eller Invoice Processing, möjliggör Basware Supplier Portal att leverantörerna kan komma åt sina ordrar eller fakturainformation. Om kunden använder båda systemen, kan leverantörer både se sina fakturor och ta emot beställningar i elektronisk form. Kunden erbjuder Supplier Portal tjänsten till utvalda leverantörer, och har befogenheten och behörigheten att administrera systemet. Figur 1: Basware Supplier Portal system Copyright 1999 2010 Basware Corporation. All rights reserved. 1
Hantera Administratörsfunktioner Redigera företagsinformation Sökväg: sidan Administration > Företagsprofil 1. Du kan ändra följande företagsinformation: Obligatoriska fält är markerade med en asterisk (*). Företagskod (ABN, EAN, GLN, DUNS, eller momsregistreringsnummer) Ange den officiella företagskoden. Företagsnamn E post Land Organisationskod: Ange lämplig kod enligt dina landinställningar: VAT ID / DUNS / EAN / momsregistreringsnummer Gatuadress Postnummer Ort Län Telefon Webbsida E faktureringsadress Faxnummer Språk Ange företagets officiella språk här. Språket du väljer här kommer att bestämma vilket format som används för datumvisning och valuta inställningar samt andra lokala inställningar i ansökan. Detta urval påverkar dock inte språket i användargränssnittet. Språket i användargränssnittet definieras i varje användares profil. 2. Du kan lägga till bankkonton till företaget i fönstret Bankkonton. a. Klicka på. En ny rad skapas. b. Fyll i fälten för Banknamn, SWIFT, Bankkonto, och IBAN. c. Markera standard bankkonto om du har lagt till fler än ett bankkonto. 3. Spara ändringarna genom att klicka på i verktygsfältet. Hantera användare Lägga till användare Sökväg: sidan Administration > Användare 1. Klicka i verktygsfältet. Sidan Användarinformation öppnas. 2. Ange följande användarinformation: Obligatoriska fält är markerade med en asterisk (*). Förnamn Efternamn E post Telefon Gatuadress Postnummer Ort Land Välj landinställningar som påverkar till exempel hur datum, tid, och decimaler visas för användaren. Användarnamn Språk: Välj språk i användargränssnittet, och på vilket språk du vill att användaren ska ta emot e post och andra systemmeddelanden. 3. Välj en roll för användaren under Roller. 4. För att spara användarinformationen, klicka på. Ett e postmeddelande med användarnamn och ett automatiskt genererat lösenord skickas till användaren. Skapa användargrupper Sökväg: sidan Administration > Användargrupper För att skapa användargrupper 1. Klicka på i verktygsfältet. Sidan Användargruppinformation öppnas. 2. Ange följande information på fliken Grunddata: Gruppnamn Copyright 1999 2010 Basware Corporation. All rights reserved. 2
Beskrivning 3. Visa behörigheterna som tilldelats gruppen på fliken Behörigheter. 4. För att spara gruppen, klickar du på. Ändra och återställa lösenord Om du inte kommer ihåg ditt lösenord och inte kan logga in på Supplier Portal, kan du återställa det på sidan Inloggning, och få ett nytt lösenord via e post. Endast administratörer kan återställa och ändra andra användares lösenord. Ändra lösenordet så här: Sökväg: sidan Administration > Användare > fliken Lösenord 1. Skriv in det nuvarande lösenordet i fältet Nuvarande lösenord. 2. Skriv in det nya lösenordet i fältet Nytt lösenord. Lösenord måste innehålla bokstäver och specialtecken (t.ex.!"# %&/()=? ), Totalt minst 8 tecken. 3. Skriv in det nya lösenordet i fältet Bekräfta lösenord. 4. Spara ändringen genom att klicka på. För att återställa lösenord: Sökväg: sidan Administration >Användare 1. Välj den användare vars information du vill redigera i listan Användare. 2. Klicka på i verktygsfältet. Systemet genererar ett lösenord för användaren och skickar det via e post. Användaren uppmanas att byta lösenord vid nästa inloggning. 2. Välj önskad roll i fältet Användarinformation, nedanför Roller. 3. Spara ändringarna genom att klicka på i verktygsfältet. Registrering för kunder Sökväg: Administration > Kundsida Du kan söka efter kunder som använder Supplier Portal, men för vilka du ännu inte har registrerats som leverantör. För att utöka ditt nätverk kan du skicka din registrering till nya kunder. Sök efter kunder så här: 1. Välj lämpliga sökvillkor. Kundnamn Kundens företagskod Status 2. Klicka på i verktygsfältet. En lista över de kunder som matchar kriterierna visas i Sökresultat. Sök efter nya kunder så här: 1. Om du vill söka efter nya kunder, kan du välja icke registrerad från nedrullningslistan Status och klicka på i verktygsfältet. 2. Markera kunden du vill registrera nedanför Sökresultat. 3. Skicka registreringsförfrågan genom att klicka på i verktygsfältet. Du får ett meddelande när kunden har godkänt din registrering. Ändra användaroller Sökväg: Administration > Användarsida Endast administratörer kan ändra användarroller. Ändring av användarrollen gör du så här: 1. Markera den användare som du vill ändra rollen för i användarlistan. Copyright 1999 2010 Basware Corporation. All rights reserved. 3
Hantera fakturor Skapa fakturor Sökväg: sidan Fakturor > Skapa faktura Du kan börja skapa en ny faktura från grunden eller kopiera informationen från en befintlig faktura som en mall. Anvisningar om hur du kopierar fakturor finns i Kopiera fakturainformation. Du kan även skapa fakturor genom att konvertera bekräftade ordrar till fakturor. För instruktioner, se Basware Supplier Portal online hjälp för leverantörer Inköp. Du kan när som helst spara fakturan genom att klicka på i verktygsfältet. Du kan söka efter sparade fakturor på sidan Sök fakturor. Observera att en faktura inte kan skickas till kund innan de obligatoriska fälten har fyllts i. Skapa en faktura: 1. Välj kunden som du vill skicka fakturan till från rullgardinsmenyn Välj kund. 2. Välj fakturatyp från rullgardinsmenyn Välj fakturatyp. 3. Välj bankkonto från rullgardinsmenyn Bankkonto. 4. Klicka på Nästa i verktygsfältet. 5. Lägg till fakturarubriksinformation i den övre delen av sidan. Obligatoriska fält är markerade med en asterisk (*). 6. Lägg till fakturaradsinformation: a. Klicka på på fliken Fakturarader. b. Ange lämplig information i fälten. Momsvärdet beräknas automatiskt utifrån angivet nettobelopp och momsprocentsatsen. Värdena beräknas automatiskt på radnivå och rubriknivå. 7. På fliken Fakturaskärmbilder, kan du se en automatisk genererad skärmbild av fakturan efter det att fakturadata har sparats. om fakturadata har uppdaterats, uppdateras skärmbilden efter att data har sparats. För att visa skärmbilden av fakturan klickar du på bildnamnet. 8. På fliken Bilagor, kan du lägga till fakturabilagor: a. Klicka på. Dialogrutan Ladda upp fil öppnas. b. Klicka på Bläddra och välj den fil som ska läggas till. Filnamnen på fakturabilagorna valideras mot konfigurerbara valideringsregler. Som standard används följande regler: Filnamn på bilagor får inte överskrida 25 tecken, det måste innehålla bokstäver från A till Z och siffror från 0 till 9, och det måste ha en filändelse (tillåtna tillägg är:.pdf,.tif/.tiff,.jpg,.htm/.html,.txt,.xls/.xlsx,.doc/.docx,.ppt/.pptx) c. Ange en beskrivning av bilagan i fältet Beskrivning. d. Klicka på OK. Tips! Klicka på för att ta bort en bilaga. Om du skickar fakturor till länder som kräver att en digital signatur bifogas till fakturan, läggs den automatiskt till fakturan. 9. Spara fakturainformationen genom att klicka på i verktygsfältet. 10. Du kan skicka fakturan till kund genom att klicka på i verktygsfältet. Kopiera fakturainformation Sökväg: sidan Fakturor > Skapa faktura Du kan använda befintliga fakturor som mall för att lägga till nya fakturor. 1. Välj kunden som du vill skicka fakturan till från rullgardinsmenyn Välj kund. 2. Välj fakturatyp från rullgardinsmenyn Välj fakturatyp. 3. Välj bankkonto från rullgardinsmenyn Bankkonto. 4. Klicka på Nästa i verktygsfältet. 5. Klicka på Kopiera från i verktygsfältet. Sidan Sök anställda öppnas. 6. Välj nästa faktura som du vill skapa en mall för. Anvisningar om hur du söker efter fakturor finns i Söka efter och redigera fakturor. 7. Klicka på Kopiera från i verktygsfältet. Sidan Skapa fakturor öppnas. 8. Fyll i resterande fakturainformation. Anvisningar finns i Skapa fakturor. 9. Du kan skicka fakturan till kund genom att klicka på i verktygsfältet. Copyright 1999 2010 Basware Corporation. All rights reserved. 4
Söka efter och redigera fakturor Sökväg: sidan Fakturor > Sök fakturor 1. Välj sökvillkor: Fakturastatus: Från rullgardinsmenyn väljer du önskad fakturastatus. Fakturadata: Klicka på och markera start och slutdatum i kalendrarna. Fakturanummer Ordernummer Faktura som är på väg att förfalla: Markera den här kryssrutan för att söka efter fakturor som är på väg att förfalla. 2. Klicka på. Projekten som överensstämmer med sökvillkoren visas i Sökresultat. 3. För att visa fakturainformationen, markera en faktura och klicka på ovanför kolumnen Status. Sidan Fakturainformation öppnas. Du kan visa historikinformationen på fliken Historik. Som grundinställning kan du se vad som gjorts, och av vem. Beroende på inställningarna kan du även visa IP status i kolumnen Kommentarer. Du kan inte redigera fakturainformationen i fakturor som redan har skickats. Exportera fakturor till arkivet Sökväg: sidan Fakturor > Sök fakturor Samtliga fakturor lagras automatiskt i Basware Supplier Portal databasen under tre månader efter att fakturan skapats. E faktura avsändare kan exportera fakturorna enligt valda sökkriterier till en angiven plats när som helst innan fakturorna förfaller. Exportera fakturor så här: 1. Sök efter fakturor som du vill exportera genom att välja sökkriterierna: Fakturastatus: Från rullgardinsmenyn väljer du önskad fakturastatus. Fakturadatum: Klicka på och markera start och slutdatum i kalendrarna. Fakturanummer 2. Klicka på. Projekten som överensstämmer med sökvillkoren visas i Sökresultat. Alla fakturor som anges nedanför Sökresultat exporteras 3. Klicka på Exportera till arkiv i verktygsfältet. Dialogrutan Filhämtning öppnas. 4. Klicka på Spara. Det skapas en ZIP fil som innehåller fakturorna, i separata mappar för varje månad. Mappens namn innehåller månadsdag, kundnamn, och fakturanummer. Mappen innehåller fakturans skärmbild (InvoiceImage.htm). I de fall fakturan har bilagor har dessa sparats i en separat mapp som heter "Bilagor". Den undertecknade skärmbilden av fakturan som är i PDF format, finns i mappen "Bilagor". Copyright 1999 2010 Basware Corporation. All rights reserved. 5
Nedladdning av användarhandböcker Sökväg: sidan Hämtningar > Användarguider Du kan ladda ner Supplier Portal (SP) bruksanvisningar i PDF format till datorn. För att ladda ner en handbok klickar du på bredvid filnamnet. Handboken öppnas i Adobe Acrobat Reader. Copyright 1999 2010 Basware Corporation. All rights reserved. 6
Kontaktinformation Om du inte hittar den information du letar efter i det här dokumentet får du gärna kontakta Basware HelpDesk. Personalen där hjälper dig att använda programmet och att skicka alla förslag till förbättringar av program eller dokumentation till systemleverantören. Besök vår webbplats http://www.basware.com för att hitta kontaktuppgifterna för din lokala Basware HelpDesk. Copyright 1999 2010 Basware Corporation. All rights reserved. 7