2012-01-18 Dnr 2004.052 004 Omsorgsförvaltningen Arkivbeskrivning för omsorgsnämnden Enligt Värnamo kommuns arkivreglemente ska varje myndighet redovisa sitt arkiv genom att upprätta arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. Dessa ska revideras vid varje ny mandatperiod och därutöver även vid avgörande förändringar av verksamheten. Arkivbeskrivningen ska visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation samt arkivvårdens organisation, principer för bevarande och gallringsbeslut. Dokumenthanteringsplanen ska uppta myndighetens aktuella handlingar samt innehålla uppgift om handlingarnas benämning och om gallringsfrister. Organisation Omsorgsnämnden består av nio ledamöter och nio ersättare och är både beredande och beslutande organ. Nämndens verksamhet omfattar äldre- och handikappomsorg. Äldre- och handikappomsorgen är indelad i fem områden Rydaholm/Bor, Forsheda/Bredaryd, Hemtjänst Värnamo tätort, Särskilt boende Värnamo tätort samt LSS Värnamo gemensamt för hela kommunen. Varje område har en områdeschef och administrativt stöd. Sjuksköterskeorganisationen inbegriper förvaltningens sjuksköterskor med en enhetschef. På bistånds- och rehabenheten finns biståndshandläggare SoL och LSShandläggare samt rehabteam med en enhetschef. Centralt finns kansli med administrativa och andra stödfunktioner för hela verksamheten. Se även omsorgsnämndens verksamhetsplan. (Diarieförd och finns i akt med planbeteckning 042 varje år.) Gallring respektive bevarande De gallringsråd som ges i Sveriges Kommuner och Landstings skrift Bevara eller gallra? har legat till grund vid framtagningen av omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan. När det gäller personakter och patientjournaler regleras bevarande och gallring av handlingar av föreskrifter i socialtjänstlagen (SoL), lagen om m:\edpdok\diaon\on2012\skrivelser\120125arkivbeskrivning.docx 1 (4)
2 ( 4 ) stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Personakter enligt SoL och LSS Föreskriven gallring Uppgifter i personakter enligt SoL och LSS och gallras 5 år efter sista anteckningen respektive 5 år efter det att de förhållanden som uppgiften avser har upphört. Anledningen till detta är att känsliga personliga uppgifter inte ska sparas längre än nödvändigt och det anses olämpligt att arkiven ska tyngas av en mängd belastande uppgifter om enskilda personer. Gallringen ska göras årligen och vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. Reglerna i LSS gäller fr.o.m. 2005-07-01. Det innebär att akter som avslutats tidigare bevaras. Gallringsundantag Av hänsyn till forskningens behov får gallring inte göras i fråga om personer födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad. Dessa personakter bevaras. Eftersom dessa handlingar undantas från gallring endast för forskningens behov, inte för verksamhetens/myndighetens, får de inte vara tillgängliga för verksamheten/myndigheten under längre tid än då de annars skulle ha gallrats (5 år efter avslut, se Föreskriven gallring ovan). De ska därför då överlämnas till et. Av rättssäkerhetsskäl samt för att vissa personer ska ha möjlighet att ta reda på sin historia och sin bakgrund ska anteckningar och andra uppgifter, som kommit till i samband med insatser i form av boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet, undantas från gallring (21 d LSS). Dessa handlingar bevaras. Patientjournaler enligt HSL Patientdatalagen trädde i kraft 2008-07-01 och såväl patientjournallagen som vårdregisterlagen upphörde då att gälla. Patientdatalagen innebär sammanhållen journalföring, vilket gör det möjligt för en vårdgivare att ge eller få åtkomst till personuppgifter hos annan vårdgivare. Föreskriven gallring En journalhandling eller annan handling ska bevaras 10 år efter sista anteckningen hos den myndighet eller privata vårdgivare som ansvarar för handlingen. Övriga myndigheter får gallra handlingen.
3 ( 4 ) Rensning Handlingar av tillfällig betydelse som inte är nödvändiga för att man ska förstå ett ärende - t.ex. anteckningar, kopior/dubbletter, utkast, meddelanden - ska fortlöpande och senast i samband med arkivläggningen rensas bort. När en personakt avslutas eller personen avlider rensas akten av handläggaren, som har bäst kännedom om ärendet. Gallring Gallring innebär att handlingar förstörs eller uppgifter utplånas. Uppgift om när handlingar får gallras finns angivna i omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan (bilaga). Handlingar som är sekretesskyddade förstörs genom strimling (särskild rutin finns för detta). en vid inaktualitet, som i vissa fall anges i dokumenthanteringsplanen, innebär att handling kan gallras när den förlorat sin betydelse för förvaltningen, för det mesta efter kort tid. Arkivbeständighet Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Det betyder att utskrift ska göras på arkivbeständigt eller åldersbeständigt och med skrivare och toner som är godkända av SP (Sveriges Provnings- och forskningsinstitut). Arkivbeständigt (märkt svenskt arkiv) ska användas till handlingar som ska bevaras och där man kan räkna med stort slitage. Åldersbeständigt har lika god beständighet och är mycket billigare, men är inte lika slitstarkt. Värnamo kommun har i sin kravspecifikation vid upphandling av kopierings angett att det ska vara åldersbeständigt. Handlingar som ska bevaras skrivs ut enkelsidigt. Förvaring och överföring till et Arkivhandlingar ska förvaras under betryggande former så att de är skyddade mot fukt, brand och annan förstörelse samt obehörig åtkomst. Innan protokoll, akter eller andra handlingar lämnas till et ska plastfickor, gem, gummiband o.dyl. tas bort. Handlingarna läggs i arkivboxar, förtecknas i Visual Arkiv och förses med etiketter. Detta görs i samråd med förvaltningssekreteraren och kommunarkivarien. Då vi har brist på utrymme i närarkiven har vi överenskommelse med kommunarkivarien om att få använda visst utrymme i et för förvaring av gallringsbart materiel. Det gäller främst verifikationer samt HSL-journaler, som har en gallringsfrist på 10 år. Skriv då på boxryggen vilket år handlingarna ska gallras.
4 ( 4 ) Ansvaret för arkivverksamheten Omsorgsnämndens arkivansvariga är omsorgschefen. Arkivredogörare är förvaltningssekreteraren. Därutöver finns kontaktpersoner - en biståndshandläggare på bistånds- och vårdenheten som bevakar arkivfrågor och dokumentation enligt SoL och LSS myndighetsutövningen, - medicinskt ansvarig sjuksköterska för dokumentationen enligt HSL - administratörer för respektive verksamhet i områdena verkställigheten. Dokumenthanteringsplan se bilaga Dokumenthanteringsplanen visar vilka handlingar som finns inom omsorgsnämndens verksamhet och hur länge dessa sparas. Som regel redovisas endast originalhandlingar eller handlingar som är huvudexemplar. Planen följer förvaltningens organisation och redovisas per avdelning. Dokument som förekommer i flera områden, t.ex. personal och ekonomi, redovisas endast i första avsnittet Kansli allmän administration. Gunnel Lundgren Omsorgschef Ingalill Lidén Förvaltningssekreterare
1 (16) Kansli allmän administration Omsorgsnämndens protokoll, föredragningslistor och ev. skriftliga reservationer Handikapprådets protokoll, ej diarieförda bilagor - kallelser Pensionärsrådets protokoll, ej diarieförda bilagor - kallelser Förvaltningens Samverkansgrupp (FSG), protokoll - kallelser Lokala Samverkansgrupper (LSG), protokoll - kallelser - begäran om facklig förhandling MBL-förhandlingar, protokoll - kallelser Minnesanteckningar Samrådsgrupp FUB-RBU Minnesanteckningar ledningsgruppen Minnesanteckningar från arbetsgrupper, personalmöten o.dyl. (inom förvaltningen Kopior av minnesanteckningar från andra förvaltningar/myndigheter Ne Arkivbeständ. Arkivbeständ. Arkivbeständ. Digitalt Digitalt Årsvis Närarkiv 5 år Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv Org.utvecklare Resp vht Org.utvecklare 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år 5 år Närarkiv 10 år Biläggs protokoll från förhandlingstillfället Digitalt Årsvis Mapp i datorn 5 år Om de innehåller beslut eller information av betydelse för verksamheten förs de till diariet Digitalt eller Vid inaktualitet alt. bevaras Vid inaktualitet om de innehåller beslut eller information av betydelse för verksamheten
2 (16) Rapporter från granskning av personakter Diarieförda handlingar - Akter Närarkiv Diarielistor Diariekort Diarieplanbeteckn årsvis Diarienr.ordn årsvis Diarienr.ordn årsvis Aktskåp, förvaltningssekreterare 8 år Närarkiv 8 år Närarkiv 8 år Läggs i resp. akt vid överlämnande till CA Diarieplan När ny plan kommer Ordförandebeslut i brådskande fall - sammanställning Beslut att ej lämna ut allmän handling Arkivbest. /dig. Digitalt Akt Förvaltningssekr Akt/närarkiv 3 år / 5 år - sammanställning Digitalt Förvaltningssekr 5 år Klagomål- och synpunkter Förvaltningssekr - inkomna klagomål - Dokumentation av åtgärder -- Berörd chef syn enl. 13 kap 2 SoL Aktskåp 8 år - Socialstyrelsens beslut samt On:s yttrande Ej verkställda beslut om Närarkiv insatser enl SoL och LSS, efter rapport till Socialstyrelsen verkställ. Utdömande av avgift maa ej Akt 8 år verkställda beslut SoL, LSS Socialstyrelsen Kommunalt bostadstillägg Handikappkons. 5 år för handikappade (KBH) - Ansökan och beslut Aktivitetsbidrag Handikappkons. 10 år - Ansökan och beslut Följer gallringsregler för resp. handlingstyp Om beslutet rör ärende där det finns akt läggs beslutet där och följer gallringsregler där, annars 5 år Sammanfattning redovisas i verksamhetsberättelse
3 (16) Riksfärdtjänst - Ansökan och beslut Domar/Beslut (i av brukare överklagade ärenden) Handikappkons. 5 år Närarkiv 5 år Kopia. Orig i personakt Nyckelkvittenser Närarkiv efter återlämnandet Förteckning över personuppgiftsregister, enl. PUL Digitalt Personuppgiftsombud Revideras kontinuerl. Användarregister ADB Digitalt IT-utvecklare Revideras kontinuerl. Förteckning över förvaltningens datorer, skrivare o.dyl Digitalt IT-utvecklare Revideras kontinuerl. Statistik måltider Digitalt Kostekonom Finns även på centrala IT-avd. Ansökan om godkännande av livsmedelsanläggning (storhushåll) - Msbn:s beslut Anmälan om reg. av mindre livsm.anläggning - Msbn:s beslut Utse ansvarig person för varje livsm.anläggn. (storhushåll) med uppgift att se till att kraven i livsm.lagen tillämpas Msbn:s beslut Inspektionsrapport livsmedel särskilda boenden Underlag för riskklassificering (för bestämn. av avgift) Avtal/Hyreskontrakt Områdesvis Områdesvis Områdesvis Områdesvis Kostekonom Kostekonom Kostekonom Kostekonom Områdesvis Kostekonom Områdesvis Kostekonom 5 år Efter inaktualitet Efter inaktualitet Efter inaktualitet Områdesvis Kostekonom Efter att ny klassificering gjorts Närarkiv Efter uppsägning
4 (16) E-post *) Digitalt 1 månad (Beslut Ks 971006) Enkäter - Inkomna enkätsvar Närarkiv - Svar på externa enkäter Skrivelser av mindre vikt och som ej kräver beslut el. åtgärd Kopior av protokoll, informationsmateriel o.dyl. av tillfällig betydelse Vid inaktualitet *) om det har betydelse för verksamheten Om sammanställn gjorts Personal Diarium personalsociala ärenden Heroma Produktion: Anställning, fr 2002-01 Frånvaro, viss från 2002-01 Grundlista, 2004-04 Utförd arbetstid (schema) 2004-04 LAS (Lagen om anställn.- skydd) - underrättelse - begäran om företräde Heroma Historik: Anställning Frånvaro Grundlista Utförd arbetstid (schema) Arvoden förtroendevalda - Närvarolistor, tjänstgöringsrapp (sammanställn), inkomstuppg + intyg tj.led. Arkivbest. Digitalt Produktionsdatabas Historikdatabas Personnr. Resp chef/ Närarkiv IT-avdelningens serverrum Adm. Ass IT-avdelningens serverrum Förvaltningsass. Reseräkningar/Km-ersättn. Personalredogör. 10 år centrala PA tidigast efter att ärendet är avslutat. (Särskild rutin) Digital arkivering föremål för framtida utredning. De som var anställda 2004 finns i Heroma Kopia. Orig centrala PA Digital långtidslagring föremål för framtida utredning. Historiktömning 2002
5 (16) Anmälan om vakant tjänst/ vikariat Annonsunderlag platsannons Personalredogör. Digitalt PA-system Ansökan om tjänst +bilagor Digitalt Rekryteringsmodulen Anställningsavtal - månadsanställda - intermittent och timanställda Personnr Personalredogör Arbetsledare Handlingar för den som anställs, till centrala PA. Övriga återsänds till sökanden Kopia. Orig centrala PA Fritidsstudiestöd, beslut Bokstavsordn Förvaltningsass Kopia. Orig centrala PA Legitimation personal sammanställning Adm.ass, enhetschef ssk 5 år efter avslutad anställning budsrapporter anmälan Org.utvecklare 5 år Bilaga till FSG-protokoll Timrapporter Adm. Ass. Läkarintyg Separat Personalredogör / bevaras Sammanställning semester Personalredogör i personaldiariet om det avser person som är föremål för rehab-utredning Tjänstgöringsintyg Personnr.ordn Assistenter När nytt intyg skrivs Tjänstgöringsbetyg Personnr.ordn Centrala PA Tystnadspliktsförsäkran/ sekretessbevis - politiker samt övriga ej anställda hos omsorgsförv. Närarkiv 10 år
6 (16) Fullmakt att öppna personadresserad post Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelanden samt förvaltningens svar Bokstavsordn Resp. område Efter att den anställde slutat Närarkiv 5 år Ekonomi Attestlistor Förvaltn.ass Ass ÄHO Underlag för omdisponering av budget Bokföringsorder och underlag Verksamhetsunderlag natt ssk (fördelning av kostnader landsting-kommun) 10 år Kopia. Orig. hos Upph. Närarkiv Kopia. Orig områdena närarkiv 10 år Enhetschef ssk Faktureringsunderlag, internt och externt samt övrig debitering närarkiv 10 år Annullering av debitering/ kreditering Omdisponering och tilläggsbudgetering inom On:s budget och enl. beslutade riktlinjer och principer beslut närarkiv 10 år Närarkiv Ersättning för egendomsskada - beslut Ekonomiass. 10 år Ansökan om särskilt bidrag till kommun (momsbidrag) samt underlag Ekonomiass 10 år Kopia. Orig till Skattemyndigheten via ek klk
7 (16) Privata medel, kontroll av hantering Närarkiv Ansökan om flyktingbidrag Ekonom 10 år Underlag för utbetalning av ersättning till stödfamiljer Förvaltningsass. Inventarieförteckning Ekonomiass
8 (16) Bistånds- och vårdenheten - handlingar som är unika för denna enhet och inte finns under avsnittet Kansli allmän administration Insatser inom ÄHO - beslut Digitalt Databas Debiteringsjournaler Underlag för avdrag frånvaro Databas och närarkiv Databas och närarkiv Inkomstförfrågan Administratör 10 år 3 år Lista över samtliga beslut tas ej ut. On:s granskare går igenom ett antal slumpvis utvalda ärenden varje månad och redovisar till On Övriga underlag för fastställande av avgifter Färdtjänst - Ansökan och beslut - Återkallelse av tillstånd - Register över färdtjänstberättigade Statistik vård och omsorg om äldre och funktionsnedsatta enl. SoL, HSL, LSS (till SCB) Statistik färdtjänst och riksfärdtjänst (till SCB) Ärenden/Anmäln. som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Bist.handläggare bevaras Administratör Digitalt Systemansvarig och MAS (HsL) 5 år 5 år 10 år Efter inaktualitet Digitalt Handikappkons. 5 år Uppgifterna redovisas även i On:s verksamhetsplan En SoL- resp. LSS-handläggare 5 år
9 (16) Personakter vård och omsorg (SoL) * Akter avseende personer födda 5, 15 el 25 bevaras för forskning. Skrivs ut på (enkelsidigt) * Övriga akter gallras 5 år efter sista anteckningen resp. 5 år efter att de förhållanden som uppgiften avser har upphört Ansökan om bistånd Ärendeblad inkl daganteckn Beslut om bistånd Uppdrag Vid inaktualitet Om uppgifterna finns i ärendeblad Bekräftelse särskilt boende Vid inaktualitet Genomförandeplan Social journal Rensas och lämnas därefter till områdeschefen fvb biståndsenheten Anmälan och beslut om ställföreträdare/ombud/god man Fullmakt Handlingar i överklagat ärende Domar Omvårdnadsepikris Om det är underlag för beslut ADL-rapport Om det är underlag för beslut
10 (16) Intyg läkarintyg, rätt till nödvändig tandvård o.dyl. Utredningar - ADL-rapport, demensutredn. o.dyl. Om det är underlag för beslut Korrespondens av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Åtgärdsunderlag (matdistr, telefonservice, färdtjänst) Vid inaktualitet Vid inaktualitet Trygghetslarm, personer över 75 år - Ansökan och beställning Vid inaktualitet
11 (16) Personakter omsorg om funktionshindrade (LSS) * Akter avseende personer födda 5, 15 el 25 bevaras för forskning. Skrivs ut på (enkelsidigt). * Akter med anteckningar och andra uppgifter som kommit in eller upprättats i samband med insats i form av boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet, bevaras av rättssäkerhetsskäl (21 d LSS). Skrivs ut på (enkelsidigt) * Övriga akter gallras 5 år efter sista anteckningen resp. 5 år efter att de förhållanden som uppgiften avser har upphört Ansökan om insats Ärendeblad inkl daganteckn Förhandsbesked Beslut om insats Uppdrag Vid inaktualitet om uppgifterna finns i ärendeblad Individuell plan Genomförandeplan Social journal Rensas och lämnas därefter till områdeschefen fvb biståndsenheten Handlingar i överklagade ärenden Domar Anmälan och beslut om ställföreträdare/ombud/god man
12 (16) Fullmakt Intyg läkarintyg, rätt till nödvändig tandvård o.dyl. ADL-rapport Om det är underlag för beslut Omvårdnadsepikris Om det är underlag för beslut Korrespondens av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Vid inaktualitet
13 (16) Personakter vård och omsorg (HSL) Rensas på oviktig information och lämnas till medicinskt ansvarig sjuksköterska Omvårdnadsjournal Rapportblad vårdpersonalens, HSL sjuksköterskor, HSL Läkemedelslistor, dosrecept (ordinationshandling palliativ vård) Läkemedelslistor för Vidbehovs-medicin Journalhandling för ordination 10 år efter sista anteckningen 10 år efter sista anteckningen 10 år efter sista anteckningen Endast sjuksköterskans kopia av dosrecept 10 år efter sista anteckningen 10 år efter sista anteckningen Provsvar (ej införda i journal) 10 år efter sista anteckningen Journalkopior från andra vårdgivare Intyg Rätt till nödvändig tandvård 10 år efter sista anteckningen 10 år efter sista anteckningen Omvårdnadsepikris 10 år efter sista anteckningen Meddelanden från annan 10 år efter sista anteckningen vårdgivare (ej införda i journal) Röntgensvar 10 år efter sista anteckningen Foto 10 år efter sista anteckningen Skattningsskalor (som ej är införda i journal) 10 år efter sista anteckningen
14 (16) Sårjournal 10 år efter sista anteckningen Uppdrag vid förväntat dödsfall, bilaga 1 Dokument vid dödsfall, bilaga 2 Beslut bostadsanpassning samt svar 10 år efter sista anteckningen 10 år efter sista anteckningen 10 år efter sista anteckningen
15 (16) Områdeskontor - handlingar som är unika för dessa och inte finns under avsnittet Kansli allmän administration Klagomål- och synpunkter - Dokumentation av åtgärder Besiktningsprotokoll (från räddningstjänsten) Egentillsyn livsmedelshantering temperaturmätning varmhållning, mikrobiologisk undersökning o dyl Hyreskontrakt (särskilt boende) Underlag för utbetalning av anhörigbidrag Handkassa - kassabok - kontantkassa samanställn. Habiliteringsersättning, resor, måltidsavdrag Arbetsresor - underlag för beställning - grundlista beställn. av resa Semesterresor - underlag från god man - överenskommelse förvaltn. /brukare om ersättn. m.m. Kvittenser (Café Ugglan, Rara Ting) Berörd chef Områdeschef Efter att påpekade brister åtgärdats Resp. kök efter att det upphört att gälla Adm. ass. Kopia. Orig. ek. klk Handkasseansvarig Kopia. Orig. upphandl. Adm. ass. Adm. ass. -- Adm. ass. -- Adm. ass. daglig verksamhet Pedagogiska måltider, listor Adm. ass. daglig verksamhet Rev. kontinuerligt Trygghetslarm - förteckning innehavare Larmcentralen Revideras kontinuerl.
16 (16) - åtgärdsunderlag Utredning om stödfamilj Personnr Förvaltningssekr. Följer regler enl. SoL Personlig assistans - Tidsredovisning LASS till Fk debiteringsunderlag, räkningar - Utbetalningsbesked från Fk - Kopia av beslut och avtal från Fk Adm. ass. -- --