TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Susanne Karlsson 2019-08-05 SBN 2019/0733 Samhällsbyggnadsnämnden Ekonomisk uppföljning till och med juli 2019 Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden godkänner den ekonomiska redovisningen till och med juli 2019 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Bakgrund Enligt anvisningar för ekonomi- och verksamhetsuppföljning ska samhällsbyggnadsnämnden lämna en ekonomisk redovisning med rapportering av det bedömda helårsutfallet i jämförelse med budget till och med juni till kommunstyrelsen. Eftersom samhällsbyggnadsnämnden inte har något sammanträde i juli så redovisas månadsuppföljning och prognos till och med juli, i stället för juni, vid augusti månads sammanträde. Susanne Karlsson Ekonom Bilaga Månadsuppföljning och prognos juli 2019 samhällsbyggnadsnämnden. Samhällsbyggnadskontoret Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Monica.Helgesson@kalmar.se
Månadsuppföljning och prognos Juli 2019 Samhällsbyggnadsnämnden Godkänd av samhällsbyggnadsnämnden 2019-08-22 1 1
Innehåll Väsentliga händelser 3 Driftsredovisning 5 Kvalitet i verksamheten 7 Verksamhetsmått 7 Detaljplaner 8
Väsentliga händelser Under första delen av året har det skett en organisatorisk förändring i kommunen som har berört samhällsbyggnadsnämndens verksamhet. Projektenheten som tidigare var en enhet under verksamhetsområde Planering och bygg på samhällsbyggnadskontoret har från och med 1 februari flyttats över till kommunledningskontoret, där en ny enhet vid namn projekt- och byggenheten har bildats. Som en följd av det har samhällsbyggnadsnämndens reglemente justerats. Den huvudsakliga förändringen är att formuleringarna kring genomförandet, exempelvis att ansvara, tillhandahålla och utveckla tjänster inom projektering och projektledning vid ny- om- och tillbyggnad av frilufts-, motions- och idrottsanläggningar, gator, vägar, parker och övriga allmänna platser har utgått, liksom att nämnden ska tillhandahålla kompetens som kan utföra entreprenadupphandlingar åt kommunstyrelsen och ta fram underlag för tilldelningsbeslut. De ansvarsområdena är nu överflyttade till kommunstyrelsen enligt beslut i kommunfullmäktige i januari. Vidare innebar justeringen av reglementet att det tillkom en formulering om att det är vatten- och miljönämnden som har ansvaret för strategiska vatten-, miljö- och klimatfrågor. Samhällsbyggnadskontoret har under årets första månader arbetat med uppgifter som omorganisationen har genererat, exempelvis budgetjusteringar, ändrade behörigheter och omlokaliseringar i nämndshuset. I januari beslutade samhällsbyggnadsnämnden om Verksamhetsplan med internbudget för 2019 och samhällsbyggnadskontoret har fokuserat på att implementera nämndens huvudsakliga inriktningar, samt mål, aktiviteter och uppdrag på förvaltningen. Projektet SBK 2.0 löper enligt tidplan och chefsgruppen samlas kontinuerligt för att diskutera erfarenheter och planera kommande diskussioner på enheterna. Samhällsbyggnadskontoret implementerar för närvarande en ny modell för chef-medarbetardialog på förvaltningen. Istället för att endast har ett medarbetarsamtal på hösten bryts det samtalet ner till flera tillfällen löpande under året enligt fastställd dagordning. Den nya modellen bedöms kunna skapa ännu bättre förutsättningar för god dialog mellan chef-medarbetare och erbjuder återkommande ett formaliserat tillfälle för återkoppling åt båda hållen och möjlighet att i dialog utveckla mål och kompetensutvecklingsplan under året. Cheferna har genomfört det första dialogtillfället innan sommaren. Under årets första halvår har ledningsgruppen arbetat med att uppdatera årshjulen för förvaltningens ledningsgrupp, chefsgrupp samt för samverkansgruppen. Kommunledningskontoret samordnar ett förvaltningsövergripande arbete gällande Kalmar kommuns ledningssystem för kvalitet och miljö, som bland annat ska generera en processkartläggning, där samhällsbyggnadskontorets miljö- och kvalitetssamordnare deltar. Arkivtillsynen som kommunledningskontorets kommunarkivarie genomförde på förvaltningen i början på året genererade i ett antal nödvändiga åtgärder för att höja standarden gällande arkivering. De senaste månaderna har arbetet med att strukturera upp och rensa i arkivet pågått. Arbetet med översiktsplanen har intensifierats och den 16 april fattade kommunstyrelsens planutskott beslut om en ny prioritering av detaljplaner. Projekten inom Mobility Management som projektleds av samhällsbyggnadskontoret, På Egna Ben och HÅREKA, är i det första fallet i full gång och i det andra fallet intensifierats då LNU:s projektledare nu är anställd. Förvaltningens ledningsgrupp har fastställt samhällsbyggnadskontorets strategiska utvecklingsplan för digitalisering av verksamheten, innehållande en prioritering för genomförandet av olika åtgärder på kort och lång sikt. För närvarande pågår arbetet bland annat med att utreda vilket diariesystem som förvaltningen ska använda, standardisering av data samt förberedelser för digitalisering av äldre detaljplaner. För det sistnämnda ska förvaltningen ansöka om pengar hos Regionalfond Småland och öarna. Vidare pågår arbetet med att utforma nya e-tjänster för att ytterligare förbättra kommunens service och effektivisera samt standardisera kommunens processer och arbetssätt. Rekryteringen av en ny verksamhetschef för verksamhetsområde Miljö är genomförd och Staffan Johnson har börjat arbeta som miljöchef på samhällsbyggnadskontoret i april. Vidare har rekryteringen av en ny infrastrukturstrateg slutförts och Christer Olsson har varit på plats sedan mitten av maj. Rekryteringen av enhetschef för TME har avslutats och Robert Dahlström tillräder tjänsten i september efter att tills dess varit projektledare på staben. Rekryteringen av en stadsarkitekt tillika verksamhetschef för 3
verksamhetsområde planering och bygg är i slutskedet av anställningsfasen. Planeringsenheten har arbetat för fullt under året med att tillsätta sina vakanta tjänster, vilket har blivit klart under våren med tillsättning efter sommaren. Samtidigt som bygglovenheten har tillsatt tjänsten som bygglovsarkitekt med tillträde i augusti. Rekryteringen av enhetschef för miljöskydd är avslutad och ska tillsättas under hösten och rekryteteringen av planchef har påbörjats. 4
Driftsredovisning Prognos Den totala förbrukningen för samhällsbyggnadskontoret ligger efter juli månad lägre än budgeterat, plus 4 400 tkr mot budget. Intäktsdebiteringen ligger högre än budgeterat efter juli månad, plus 2 000 tkr, vilket enligt prognosen kommer att jämna ut sig något till årets slut till ett överskott mot budget på plus 250 tkr. Samhällsbyggnadskontoret har inledningsvis i år haft ett antal vakanta tjänster vilket innebär en lägre förbrukning än budgeterat avseende personalkostnaderna, plus 3 400 tkr, och prognosen för helår ger ett överskott på plus 2 900 tkr efter att ett flertal tjänster tillsätts under sommar/höst. Under sommaren har även fem enheter haft totalt nio praktikanter anställda som innebär ökade personalkostnader, vilket har tagits hänsyn till i prognosen. Förbrukningen för övriga verksamhetskostnader ligger totalt något högre än budgeterat vilket innebär en avvikelse på minus 900 tkr, vilket inkluderar en avvikelse för bostadsanpassningsbidrag på minus 2 000 tkr. Prognosen totalt för övriga kostnader är ett underskott mot budget på drygt minus 2 800 tkr, varav bostadsanpassningsbidrag minus 500 tkr. Även kapitaltjänstkostnaderna har en prognos med underskott, minus 300 tkr. riktvärde: 58,3% Driftsredovisning (tkr) Budget 2019 Utfall juli Avv. mot riktv. Prognos helår Intäkter -65 083-40 021 2 056 250 Kapitaltjänstkostnader 1 333 900-122 -300 Personalkostnader 72 613 38 962 3 396 2 900 Övriga verksamhetskostnader 33 511 20 497-949 -2 850 Summa 42 373 20 338 4 380 0 Till och med juli månad finns det mer eller mindre avvikelser inom alla verksamhetsområde men helårsprognosen för förvaltningen är ett resultat lika med budget 2019. Nedanstående tabell visar årets budget per verksamhetsområde och dess prognos för helår samt skillnad mellan budget och prognos. Driftsredovisning 2019 tkr Budget Prognos Skillnad Verksamhet Samhällsbyggnadsnämnden 1 658 1 658 0 Förvaltningschef 7 214 7 214 0 Staben 9 881 9 781 100 Vht Stadsingenjör 14 010 13 410 600 Vht Planering o bygg 1 727 3 077-1 350 Vht Miljö 7 884 7 234 650 Summa 42 373 42 373 0 5
Prognos helår per verksamhetsområde Prognosen för samhällsbyggnadsnämndens budget är lika med budget 2019. Prognosen på helår visar att totalt för förvaltningschefens verksamhet kommer utfall att bli lika med budget. I prognosen inkluderas ett överskott på intäkter (+250 tkr) och ett underskott på övriga kostnader (-250 tkr), vilket avser utredningen av Kalmar C. Stabsverksamheten kommer under året ha något lägre personalkostnader än budgeterat, totalt ca 0,1 tjänst på grund av att del av ekonomtjänst har flyttats över till kommunledningskontoret vilket vägs upp av en föräldraledighet på 0,2 tjänst. Staben kommer även att under året ha högre övriga kostnader (-500 tkr) än budgeterat för externfinansierade projekt, vilket jämnar ut sig i och med ökade projektintäkter (+500 tkr) som ska täcka kostnaderna. Prognosen för stabsverksamheten är ett överskott gentemot budget på plus 100 tkr. Stadsingenjörsverksamhetens prognos för helår är ett utfall på plus 600 tkr jämfört med budget, vilket avser ett överskott på personalkostnader vad gäller framförallt ett antal föräldraledigheter som inte tillsatts med vikarier fullt ut. Verksamhetsområde Planering och byggs prognos visar totalt ett underskott mot budget på minus 1 350 tkr. Det inkluderar bland annat ett underskott för intäkter på minus 500 tkr för bygglovenheten. På grund av vakanta tjänster, totalt drygt 3,0 tjänster på helår, är prognosen för personalkostnader plus 1 500 tkr mot budget. Vakanserna avser bland annat verksamhetschef samt handläggare inom planering och bygglov, där alla handläggartjänsterna kommer att vara tillsatta i augusti. Prognosen för övriga verksamhetskostnader visar totalt ett underskott på minus 2 100 tkr, vilket avser planeringsenhetens köp av tjänster (-1 600 tkr) i och med konsulters arbeten med ett antal detaljplaner samt kostnader för bostadsanpassning (-500 tkr). Helårsprognosen för verksamhetsområde Miljö visar ett överskott mot budget på totalt plus 650 tkr. Överskottet avser personalkostnader på grund av tjänstledigheter vad gäller ett antal föräldraledigheter under del av året, samt 1,5 månaders vakans på tjänsten som verksamhetschef. 6
Kvalitet i verksamheten Servicegarantier Under perioden januari-juli 2019 har servicegarantin för bygglovsärenden uppfyllts till 94 %. Av de 33 ärenden som omfattas av garantin är alla förutom två beslutade inom den tid som utlovats. För enskilda avlopp ligger servicegarantin på 98 %. Av de 41 ärenden som omfattas av garantin är alla förutom ett beslutade inom den tid som utlovats. För värmepumpar är servicegarantin under de sju första månaderna 100 %, alla ärenden har alltså beslutats inom den tid som utlovats. Under januari till och med juli har fyra beslut gällande planbesked fattats av planutskottet, alla inom den tid som utlovats. Servicegaranti 2019 2018 2017 Bygglovsärenden 94% 100% - Enskilda avlopp ** 98% - 100% Värmepumpar ** 100% - 100% 4 av 4, 2 av 4, Planbesked - 100% 50% Verksamhetsmått 2019 2018 2017 2019 2018 2017 Detaljplaner Fastighetsbildning Prioriterade detaljplaner 30 27 40 Inkomna ärenden 72 46 90 Överklagade/ej avgjorda 2 1 2 Avslutade ärenden 63 67 57 Lagakraftvunna 6 7 6 Handläggningstid*** (median) 26 211 125 - antal bostäder i flerbostadshus 378 886 986 - antal småhus 81 56 148 Mät-, kart- och GIS-uppdrag - antal ha verksamhet 37 5 6 Nybyggnadskartor 72 70 82 Utsättning (utförda) 42 35 26 Bygglovsärenden Kart- och GIS-uppdrag 170 197 253 Inkomna ärenden (alla) 667 732 674 Beviljade ärenden (endast bygglov) 326 353 284 Park- och infrastrukturärenden Handläggningstid* (median) 9 17 8 Trafik** - Bev. bygglov - enbostadshus 53 104 89 Bev. bygglov - lgh i flerbost.hus 288 387 1034 Miljöärenden Hälsoärenden 344 474 313 Bostadsanpassning Tillsyn hälsoskydd 127 261 163 Inkomna ärenden, avser april 231 298 290 Livsmedel 798 810 667 Beviljade ärenden 161 226 462 Tillsyn livsmedel 671 679 527 Utbetalade bidrag (tkr) 6 937 4 408 4 895 Miljöskydd 729 685 978 Handläggningstid* (median) 3 4 3 Tillsyn miljöskydd 369 627 694 Naturvård 86 94 61 Servicegarantier Tillsyn naturvård 31 38 6 Bygglovsärenden 33 80 0 HÄLSOTAL juni, (en månad eftersläpning) - servicegaranti ej uppnådd 2 0 0 Sjukfrånvaro, % Enskilda avlopp ** 41-98 Man 1,5 2,1 2,0 - servicegaranti ej uppnådd 1-0 Kvinna 3,7 4,6 2,6 Värmepumpar ** 43-42 Totalt SBN 2,6 3,4 2,3 - servicegaranti ej uppnådd 0-0 Totalt Kalmar kommun 6,4 7,9 7,3 * från att ansökan är komplett tills dess att beslut fattats. ** från att ansökan kommer in till dess ärendet slutförts *** från att ansökan kommer in till dess ärendet slutförts i veckor siffror för 2017 och 2018 är omvandlat från dagar till veckor Frisknärvaro, % Man 59,0 50,0 65,5 Kvinna 55,7 39,7 52,7 Totalt SBN 57,4 44,6 59,1 Totalt Kalmar kommun 41,9 40,2 42,2 Frisknärvaro: Andelen tillsvidareanställda medarbetare som sedan årsskiftet inte haft någon sjukfrånvaro alls. 7
Detaljplaner De prioriterade detaljplaner som redovisas i tabellen ovan (30 st. för 2019) avser antalet detaljplaner i den prioriteringslista som planutskottet fattade beslut om den 16 april 2019. Under perioden januari till och med juli 2019 har sex detaljplaner vunnit laga kraft. Detaljplan för Kv Stensö 2:106 (Stensö camping) Detaljplan för del av Oxhagen 2:1 m.fl. (Norra Kyrkogården) Detaljplan för del av kvarteren Visiret och Svärdet m.m. Detaljplan för Vesholmarna 1, m.fl. (Kalmarsundsverket) Detaljplan för Telemarken 1 m.fl. (Tallhagen och Gröndals idrottsplats) Detaljplan för Harby 1:81, Trekanten (Ester Bagerskas väg) Överklagade/ ej avgjorda detaljplaner: Del av Sandås 2:7, Tegelviken DP Rinkaby 6:46 m fl. - Södra Staden Etapp 2, Rinkabyholm 8