Årsrapport Plan- och byggnadsnämnden 2018
Innehållsförteckning 1 Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgar/brukarperspektiv... 3 2 Verksamhet... 4 2.1 Uppföljning av grunduppdrag... 4 2.2 Följetal... 5 3 Måluppföljning... 7 3.1 I Mark ska barn och unga få en bra start i livet för att utveckla sin potential... 7 3.2 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva... 7 3.3 Hållbar personalförsörjning... 9 4 Personal... 10 4.1 Analys av personalförhållanden... 10 4.2 Statistik inom arbetsgivarområdet... 10 5 Ekonomi... 12 5.1 Driftredovisning... 12 6 Uppföljning av internkontroll... 15 6.1 Årets internkontrollarbete... 15 6.2 Uppföljning av internkontrollplanen... 15 7 Övrig uppföljning... 17 7.1 Internationellt arbete... 17 7.2 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål... 17 7.3 Uppföljning av attraktivitetsplanen... 17 7.4 Idéburet offentligt partnerskap... 17 7.5 Kommunal avtalssamverkan... 17 7.6 Uppföljning av synpunkter och avvikelser... 17 2
1 Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgar/brukarperspektiv Den ekonomiska högkonjunkturen påverkar fortfarande anläggnings- och byggnadsverksamheten inom kommunen. Fortfarande finns ett konstant högt tryck på markoch exploatering och plan- och bygglovsverksamheten. Ett förslag till fördjupad översiktsplan FÖP för Mark Nord Väst har godkänts och samrådstiden kommer att vara fram till i början av januari 2019. Den beskriver förslag till användning av mark och vattenområden och då bland annat möjligheter för utveckling av ny bebyggelse i befintliga tätorter och landsbygd. Den nya överföringsledningen för vatten- och avlopp har inneburit ett större antal lokaliseringsmöjligheter. Inom och i anslutning till Sätila tätort pågår ett flertal planarbeten, vilket har sammanställts i en dialogprocess under namnet Sätilasamtalet. Inom ramen för detta utreds också ett programförslag till ny detaljplan för Smälteryd och området invid Lygnerns norra strand och Sätila Sand. Tätortsplanen för Horred har varit utställd under sommaren och återkoppling sker nu i höst till de medverkande i Horreds byalag. Processen, som aktiverade byalaget, har också synliggjort befintliga möjligheter för ny bostadsbebyggelse motsvarande ett drygt 60-tal hyresbostäder samt givit ett relevant innehåll till ny detaljplan för Stommen 9:7 där upp emot 200 nya bostäder kommer att kunna byggas. Ett omfattande arbete har även lagts ned på utveckling av nya Kinna centrum samt lokaliseringen av plats för en ny högstadieskola. Detta projekt är mycket långsiktigt och bedöms medföra minst en fördubbling av antalet bostäder och ytor för kontor och handel inom de centrala delarna av Kinna fram till år 2035. Inom ramen för detta arbete engageras såväl administrativ personal, mark- och exploateringsgrupp och plangrupp. Projektet drivs via parallella processer för detaljplaneändringar, exploateringsfrågor och medborgardialog. Sökande upplever att effektiviteten är låg, enligt undersökningen Insikt som mäter kundnöjdhet på avslutade bygglov (enkät skickas vid slutbesked). Verksamheten ska därför se över processerna och undersöka hur dessa kan förbättras. Några åtgärder har genomförts hittills i år, exempelvis effektivisering av expedieringsrutiner och återinförande av tjänsten administrativ handläggare, som främst avlastar handläggarna i enklare ärenden. För att förbättra ytterligare på längre sikt så pågår ett arbete på Bygg- och miljökontoret med att införskaffa och implementera ett ärendehanteringssystem, om vilket både plan- och byggnadsnämnden och miljönämnden har ställt en skrivelse till kommunstyrelsen i april gällande utökad driftbudget. Projektet syftar till att få ökad effektivitet och därmed bättre service till de som kommer i kontakt med Bygg- och miljökontoret. 3
2 Verksamhet 2.1 Uppföljning av grunduppdrag Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög grad Delvis I låg grad Inte alls Bygglov och detaljplaner X Bygglov och detaljplaner Övergripande Det är viktigt att förse kommunens medborgare och verksamhetsutövare med en effektiv och rättssäker handläggning och ett gott bemötande. För närvarande pågår ett arbete på Byggoch miljökontoret med att införskaffa och implementera ett ärendehanteringssystem, om vilket både plan- och byggnadsnämnden och miljönämnden har ställt en skrivelse till kommunstyrelsen i april gällande utökad driftbudget. Projektet syftar till att få ökad effektivitet och därmed bättre service till de som kommer i kontakt med Bygg- och miljökontoret. Detaljplaneverksamheten Under året har arbete gjorts med dagvattenpolicy, parkeringsnorm och upphävande av en generalplan som inte generar intäkter men som ändå varit nödvändiga att arbeta med. Inflödet av nya planuppdrag har under året vara högre än vad den tillgängliga personalen hunnit handlägga. Under året har 6 planer vunnit laga kraft, 5 st har varit ute på samråd och med 16 planer pågår det arbete. Handläggningstider bygglov Handläggningstid för bygglov inom 10 veckor uppfylls till 90% under första halvåret och inom 7 veckor till 79 %. Handläggning inom 10 veckor förra året var snarlik. Vad gäller handläggning inom 7 veckor har det förbättrats från 65 % motsvarande period förra året. Viktigt att notera är att handläggningstiden mäts från då sökande lämnat in sista godkända handlingen, inte den totala handläggningstiden från inkommandedatum. Handläggarna upplever att de inte hinner påbörja granskningen direkt när ärenden inkommer. Detta går hand i hand med att sökande upplever att effektiviteten är låg, enligt undersökningen Insikt som mäter kundnöjdhet på avslutade bygglov (enkät skickas vid slutbesked). Verksamheten ska därför se över processerna och undersöka hur dessa kan förbättras. Verksamheten har innan sommaren effektiviserat expedieringsrutinerna som en del i detta arbete. I början av året har dokumenthanteringsplanen setts över och reviderats för att bättre återspegla verksamheten. Hantering av ärenden inom byggnadsinspektion / tillsyn Byggnadsinspektion hanterar i huvudsak den tekniska delen av bygglovshandläggningen, dvs startbesked och slutbesked men också tillsyn. Enklare tillsynsärenden har under flera år blivit nedprioriterade i enlighet med nämndens prioriteringsordning då det inte ryms inom befintlig budgetram/personalstyrka. Sammanlagt lade byggenheten ner ca 100 timmar 2017 på tillsyn (inkl administration) och då i huvudsak på ärenden som innebär fara för liv och hälsa. Svårigheter finns pga en överhettad arbetsmarknad att rekrytera kompetent personal till dessa uppgifter. Byggenheten har identifierat uppgifter som kan hanteras av administrativ personal. Rollen administrativ handläggare har därför nyligen återinförts i verksamheten, med främsta syfte att avlasta byggnadsinspektionen och enklare ärenden. Som en följd av detta så har delegationsordningen setts över i syfte att sprida kompetens inom verksamheten för att öka flexibiliteten och effektiviteten men framförallt servicen till medborgarna. 4
2.2 Följetal Följetal är mått som speglar verksamhetens omfattning och utveckling. Plan- och byggnadsnämndens verksamhetsmått Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Beviljade bygglov totalt, antal 250 263 282 279 Nybyggnation lägenheter vid bygglov, antal 57 107 142 295 Nybyggnation småhus, antal 31 24 32 53 Positiva förhandsbesked, antal 6 19 21 31 Genomsnittlig handläggningstid för planbesked, månader Antagna detaljplaner, antal 4 0 3 6 Möjliga lägenheter genom detaljplan, antal 61 0 90 90 Nybyggnadskartor, antal 48 48 48 44 Väntetid för nybyggnadskartor, veckor Uppdateringsfrekvens av primärkartan, år Andel beslutade strandskyddsdispenser inom 10 veckor, % Andel strandskyddsbeslut som klarar överprövning, % Andel bygglovsärenden som beslutas inom 10 veckor, % Andel bygglovsbeslut som klarar överprövning, % 3 3 3 3 3 3 3 3 100 100 100 83 85 100 100 83 91 89 83 90 98 99 99 99 Nybyggnation lägenheter vid bygglov, antal En markant ökning jämfört med föregående år varav två bygglov för flerbostadshus står för större andelen. Genomsnittlig handläggningstid för planbesked, månader Ingen mätning utförd 2018. Antagna detaljplaner, antal En av dem var en hävning av generalplan Möjliga lägenheter genom detaljplan, antal Fördelat på tre planuppdrag Andel strandskyddsbeslut som klarar överprövning, % Tre överklagande gällande strandskydd inkommit, där Länsstyrelsen valt att överpröva besluten. I två av fallen har besluten upphävts och i ett av beslutet upphävts i en viss del. Utfall blir alltså 3 ändrade ärenden / totalt 18 st ärenden x 100 = 16,6 % som ändras i dagsläget, dvs 83,4 % strandskyddsbeslut har inte har ändrats vid årets slut. 5
Andel bygglovsärenden som beslutas inom 10 veckor, % Utfallet är 90 % klaras inom 10 veckor, vilket är en förbättring jämfört med motsvarande år då det var på 83 %. Observera att 10 veckor mäts från då sökande lämnat in sista godkända handlingen, inte från inkommandedatum. Andel bygglovsbeslut som klarar överprövning, % Uträkning: 2 ändrade ärenden / totalt 297 st ärenden x 100 = 0,67 % som ändrats. Dvs. 99,33 % klarar överprövning. 6
3 Måluppföljning Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt följs mål och indikatorer upp. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 3.1 I Mark ska barn och unga få en bra start i livet för att utveckla sin potential Kommungemensamma mål: Barn och unga är trygga och ges möjlighet att påverka i frågor som rör dem Nämndens mål: Barn och unga ges möjlighet att ha synpunkter inför framtagande av detaljplaner Nämndens bedömning är att målet har uppfyllts delvis under året. Bedömningen grundar sig på följande: Byggenheten har under sommaren haft unga praktikanter som bland annat har arbetat med att skissa på detaljplaner. Medarbetare på byggenheten blev positivt överraskade av praktikanternas arbete och engagemang. I arbetet med Program Kinna Centrum arrangerades en workshop för skolungdomar där ett tjugotal ungdomar deltog tillsammans med politiker och tjänstepersoner. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 3.2 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva Kommungemensamma mål: En god kommunal service Nämndens mål: Förvaltningen utses till Sveriges bästa Bygg- och miljökontor 2019. Nämndens bedömning är att målet har delvis uppfyllts under året. Bedömningen grundar sig på följande: Plan- och Byggnadsnämnden har antagit ett mycket ambitiöst mål att utveckla Bygg- och miljökontoret i Marks kommun till landets bästa 2019. Nu i samband med årsrapport kan konstateras att en rad förbättringsåtgärder har genomförts, exempelvis genom rekryteringar av kompetent personal. Kontorets prestationer har ökat i vid bemärkelse, både kvantitativt och kvalitativt, såväl vad gäller handläggning av ärenden som levererade råd och service. 7
Nämndens mål: Handläggningen är rättssäker, effektiv och serviceinriktad Nämndens bedömning är att målet har uppfyllts delvis under året. Bedömningen grundar sig på följande: Andel bygglov inom 7 veckor är nästan uppfyllt då det enbart är en procentenhet från målet men dras ner av upplevd kundnöjdenhet (NKI) enligt undersökningen Insikt. Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018 Kundnöjdhet (NKI) 54 = 80 Andel bygglovsärenden som beslutas inom 7 veckor 74% 65% 79% 80% Genomsnittlig handläggningstid för framtagande av detaljplan Genomsnittlig handläggningstid mellan planbesked fram till påbörjat detaljplanarbete 20 månader 66 månader 26 månader =18 månader = 3 månader Kundnöjdhet (NKI) Resultatet för hela året finns ännu inte tillgängligt. Synligt utfall är 54 vilket är en förbättring sedan delårsrapporteringen då det var 39. Vi har störst utvecklingsbehov vad gäller effektiviteten och upplevd tillgänglighet enligt NKI-undersökningen. Snittet i Västra Götaland har ett värde på 60 med nuvarande tillgängliga data. Notera dock att antal svar inte är likställt med antal slutbesked (urvalet sker baserat på slutbesked). Alltså, det är inte många svar som inkommit vilket gör att ett enskilt svar kan påverka mycket. Andel bygglovsärenden som beslutas inom 7 veckor Utfallet i år är att 79 % klaras inom 7 veckor vilket är precis under målsättningen med en procentenhet. Detta är en förbättring jämfört med föregående år med 14 procentenheter. Observera att 7 veckor mäts från då sökande lämnat in sista godkända handlingen, inte från inkommandedatum. Genomsnittlig handläggningstid mellan planbesked fram till påbörjat detaljplanarbete Ingen mätning utförd 2018. Nämndens mål: Stimulera kommuninvånare till energibesparande beteende Marks kommuns energi- och klimatrådgivare medverkade under 2018 i ett insatsprojekt som energimyndigheten driver. I insatsprojektet, Sol arbetar energi- och klimatrådgivaren med att informera fastighetsägare om möjligheterna att utnyttja solceller för elproduktion. Intresset för solel har ökat de sista åren och energi och klimatrådgivningen har fått ett stort antal förfrågningar under 2018. Tillsammans med den traditionella energirådgivningen har antalet förfrågningar uppgått till cirka 120 stycken vilket innebär att målet helt har uppnåtts. Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018 Förfrågningar kring energirådgivning, antal 35 0 120 8
Kommungemensamma mål: Goda boendemiljöer Nämndens mål: Främja utveckling genom att skapa attraktiva livsmiljöer Nämndens bedömning är att målet har uppfyllts i hög grad under året. Bedömningen grundar sig på följande:plan- och byggnadsnämnden ansvarar för tillsyn av plan- och byggnadsverksamheten inom kommunens gränser. Genom det dagliga arbetet som pågår inom Bygg- och miljökontoret tillses att bebyggda livsmiljöer eller planerade, utförs, vårdas och hålles i ett attraktivt skick.vid samtliga bygglovsärenden bevakas och bedöms om planerade åtgärder kommer att bidra till attraktiva livsmiljöer. I de fall då handläggare ej bedömer ansökan uppfylla nödvändiga krav ges råd och service till den sökande om hur denne/denna kan förbättra sin ansökan.bygg- och miljökontoret har under det gångna halvåret handlagt och varit ansvarigt för ett stort antal program och detaljplaner, av vilka några har väsentliga omfång och mycket väsentlig betydelse som livsmiljöer i Marks kommun. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 3.3 Hållbar personalförsörjning Kommungemensamma mål: Friska medarbetare Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018 Sjukfrånvaron ska minska 3,6 7,3 7,8 4 Kommungemensamma mål: Rätt till heltid och möjlighet till deltid Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018 Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad (%) 100 100 97,5 100 9
4 Personal 4.1 Analys av personalförhållanden Bygg- och miljökontorets personal har under ett antal år varit kraftigt underbemannad och den stora ärendemängden i kombination med bristfällig ledning har inneburit en orimlig stresspåverkan på personalen. Arbetsmiljön har identifierat brister vad gäller trängsel, dålig ventilation och ej tillräckligt dagsljus i lokalerna. Följderna har blivit långvariga sjukskrivningar, omfattande uppsägningar och därmed vakanser samt ytterst också en allvarlig arbetsmiljöanmälan mot Marks kommun. Förvaltningen har lämnat in svar till Arbetsmiljöverket under våren 2018 och har samtidigt startat ett arbete med att få ordning på det systematiska arbetsmiljöarbetet. Personalen har fått besvara en enkät och deltagit i grupparbeten under hösten för att på sikt förbättra arbetsmiljön. 2019 kommer förvaltningen få en rad nya strategiska uppdrag. Detta innebär att alla uppdrag som rör samhällsplanering samlas under en förvaltning. Förvaltningen kommer byta namn till samhällsbyggnadsförvaltningen. Plan och byggenheten kommer delas upp i två enheter, samhällsutvecklingsenheten och byggenheten. Samhällsutvecklingsenhet kommer bestå av de nya strategiska tjänsterna, översiktlig planering, detaljplan samt mark och exploatering. Byggenheten kommer bestå av bygglov, inspektion, kulturmiljö, energirådgivning samt karta. På grund av flera olika omständigheter valde förvaltningschefen att avsluta sin anställning i början av december. Rekrytering av ny förvaltningschef kommer att ske under våren. 4.2 Statistik inom arbetsgivarområdet Utfall för Personal - Antal anställda för nämnderna avser den 31 oktober respektive år. Övriga utfall avser perioden november - oktober respektive år. Utfall för Personal - Antal anställda för bolagen avser den 31 december respektive år. Övriga utfall avser perioden januari - december respektive år. Personal - Antal anställda Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Antal tillsvidareanställda 17 17 22 28 Antal tidsbegränsade anställda 2 2 1 0 Genomsnittlig sysselsättningsgrad för tillsvidareanställda (%) 100 100 99,1 97,5 Personal - Sjukfrånvaro Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Sjukfrånvaro alla anställda (%) 4,1 3,6 7,3 7,8 Andel långtidssjukfrånvaro i procent av den totala sjukfrånvaron (%) Frisktal (max fem sjukdagar per individ och år) (%) 0 22,8 35,4 35,5 65 63 70 63 10
Personal - Personalrörlighet Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Personalomsättning (%) 22 17 58 62 Personalomsättning räknas fram genom att jämföra antal medarbetare som börjat under året och antal medarbetare vid årets början. Vid årets början var antalet medarbetare 21 personer, vid årets slut var antalet 28 personer. Under året har sex medarbetare slutat och då alla vakanta tjänster tillsatta under året så är antalet medarbetare som börjat 13 personer. Om personalomsättningen syftar till hur många som slutat så blir beräkningen istället sex medarbetare som slutat jämfört med 28 medarbetare vid året slut vilket ger en personalomsättning på 21 %. Personal - Timtid, mer- och fyllnadstid samt övertid Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Timtid i timmar 823 0 34 344 Fyllnadstid i timmar 0 13 0 23 Övertid i timmar 61 276 92 53 11
5 Ekonomi Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av året. Resultaten som presenteras i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige har godkänt årsredovisningen som den skall ses som fastställd. 5.1 Driftredovisning Tabell årsrapport Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018 Budgetavvikelse Total Intäkter -8 293-8 318-9 289-9 210 79 Personalkostnader 10 150 14 022 18 136 17 083-1 053 Övriga kostnader 6 889 3 468 3 719 3 427-292 Nettokostnad 8 746 9 173 12 566 11 300-1 266 Nämnd / ledning / adm Intäkter -200-200 -118 0 118 Personalkostnader 2 810 3 474 4 773 3 581-1 192 Övriga kostnader 1 493 1 117 759 652-107 Nettokostnad 4 103 4 390 5 414 4 233-1 181 Planverksamhet Intäkter -2 136-1 456-1 988-1 846 142 Personalkostnader 1 641 2 012 2 152 2 473 321 Övriga kostnader 2 157 599 490 817 327 Nettokostnad 1 662 1 154 654 1 444 790 Kartverksamhet Intäkter -787-686 -610-740 -130 Personalkostnader 577 593 614 620 6 Övriga kostnader 358 310 243 344 101 Nettokostnad 147 217 248 224-24 Bygglovsverksamhet Intäkter -4 980-5 676-5 930-6 474-544 Personalkostnader 3 603 5 531 5 869 5 742-127 Övriga kostnader 1 111 961 1 211 1 120-91 Nettokostnad -267 817 1 149 388-761 Översiktlig planering Intäkter -188 0-514 0 514 Personalkostnader 991 668 1 274 1 205-69 Övriga kostnader 427 224 638 248-390 Nettokostnad 1 230 892 1 398 1 453 55 Mark- och exploatering Intäkter 0-300 -128-150 -22 Personalkostnader 529 1 744 3 454 3 462 8 Övriga kostnader 1 343 258 378 246-132 Nettokostnad 1 872 1 702 3 704 3 558-146 Kostnader för inhyrd personal redovisas under personalkostnader. 12
Analys av driftredovisning Plan- och byggnadsnämndens totala nettokostnader visar ett utfall på 12,6 mnkr och genererar ett underskott om 1,3 mnkr. Utfallet är 111,2 procent av nämndens totala budgetram 2018. Föregående års utfall låg på 9,2 mnkr, vilket var 89,9 procent av dåvarande budgetram och motsvarade ett överskott om 1,0 mnkr. Den största förändringen i jämförelse med föregående år finns inom personalkostnaderna där en ökning om 4,1 mnkr / 29,3 procent redovisas. Intäkter och övriga kostnader har jämförelsevis ökat i en mindre utsträckning i förhållande till föregående år. Intäkter Jämförelse föregående år; 2018 års intäkter uppgår till 9,3 mnkr och föregående års intäkter uppgick till 8,3 mnkr, en ökning med 1,0 mnkr / 11,7 procent. Avvikelserna varierar mellan nämndens olika verksamheter och år. Planverksamheten redovisar 2018 högre intäkter i jämförelse med 2017; 0,5 mnkr. Planavgifter för detaljplanen Ängahagen, del av Assberg 1:30 finns redovisade 2018 om 0,7 mnkr. Översiktlig planering redovisar för 2018 intäkter om 0,5 mnkr. Intäkterna avser ersättning från kommunstyrelsen i samband med kostnader för Planprogram Sätila / Smälteryd, Planprogram Kinna C / Sahara, FÖP Mark nordväst samt ersättning för tjänsten miljöstrateg som tillsattes under sista kvartalet 2018. Mark- och exploatering erhöll 2017 driftbidrag om 0,3 mnkr från kommunstyrelsen. Intäkterna om 0,1 mnkr 2018 avser ersättning för sålda tjänster till teknikoch serviceförvaltningen. Jämförelse årets budget; 2018 års intäkter om 9,3 mnkr är 0,1 mnkr högre än årets budgeterade intäkter. Överskottet beror framför allt på ersättning från kommunstyrelsen i samband med projektkostnader för översiktlig planering. Bygglovsverksamhetens intäkter redovisar ett underskott om 0,5 mnkr, underskottet härrör lägre intäkter än budgeterat avseende bygglovsavgifter och avgifter för startbesked. Personalkostnader Jämförelse föregående år; 2018 års personalkostnader uppgår till 18,1 mnkr och i jämförelse med föregående år är det 4,1 mnkr högre utfall. Ökningen härrör framför allt verksamheterna för nämnd / ledning / adm samt mark- och exploatering. 0,7 mnkr av ökningen inom nämnd / ledning / adm avser framtida löneutbetalningar för tidigare förvaltningschef. Enligt överenskommelse med arbetsgivaren har den tidigare förvaltningschefen arbetsbefriats och kostnaden, i enlighet med god redovisningssed, redovisas 2018. De ökade personalkostnaderna inom nämnd / ledning / adm beror även på att nämnden under året utökats med en tjänst som enhetschef. Ökade personalkostnader finns även inom mark- och exploatering. Ökningen i jämförelse med föregående år är 1,7 mnkr och det i enlighet med budget. Jämförelse årets budget; Personalkostnaderna uppgår till 18,1 mnkr vilket är 1,0 mnkr högre än budgeterade personalkostnader och genererar ett underskott. Framtida löneutbetalningar för tidigare förvaltningschef och som arbetsbefriats, 0,7 mnkr, genererar ett underskott. Under 2018 har även en tjänst som enhetschef tillsatts utöver budget och genererat ett underskott. 13
Övriga kostnader Jämförelse föregående år; 2018 års övriga kostnader uppgår till 3,7 mnkr och i jämförelse med föregående år är det 0,3 mnkr högre. Ökningen härrör framför allt köp av konsulttjänster i samband med Planprogram Sätila / Smälteryd, Planprogram Kinna C / Sahara samt FÖP Mark nordväst. Samtliga av dessa kostnader redovisas under verksamheten översiktlig planering och finansieras i form av driftbidrag från kommunstyrelsen. Jämförelse årets budget; Utfallet av 2018 års övriga kostnader visar ett underskott om 0,3 mnkr. Underskottet förklaras av kostnader i samband med framtagandet av Planprogram Sätila / Smälteryd, Planprogram Kinna C / Sahara samt FÖP Mark nordväst. Kostnaderna finansieras i form av driftbidrag från kommunstyrelsen. Underskottet beror även på kostnader för administrativa tjänster i form av licenskostnad för verksamhetssystemet Comprima. Underskottet för Comprima om 0,1 mnkr i jämförelse med budget, redovisas under bygglovsverksamheten. Specifikation av statsbidrag Statsbidrag Statsbidrag (tkr) Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018 Statsbidrag från arbetsförmedlingen Energi- och klimatrådgivning 0 118 0 310 310 315 Summa 310 428 315 Kommentar statsbidrag Statsbidrag från AF avseer bidrag för extratjänster från arbetsförmedlingen. Verksamheten nämnd/ledning/adm har för 2018 utökats med en extratjänst. Statsbidrag för energi- och klimatrådgivning, erhålls från energimyndigheten och söks årligen. Bidraget redovisas under verksamheten för bygglov. 14
6 Uppföljning av internkontroll Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med intern kontroll. 6.1 Årets internkontrollarbete Internkontroll pågår löpande under verksamhetsåret men redovisas i årsrapporten. 6.2 Uppföljning av internkontrollplanen Ekonomi Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Avtal följs inte vid inköp. Inköp sker hos icke avtalsleverantör. Fel pris faktureras. Övriga villkor följs inte. Chefer beslutsattesterar egna kostnader såsom resor, utbildning mm Manuella utbetalningar saknar korrekta och kompletta underlag samt behörig attest. Kommungemensam: Utbetalning sker till fel mottagare Kommungemensam: Kommunen betalar anställdas privata kostnader Granskning av inköp i förhållande till avtal Granskning av beslutsattest gällande chefers egna kostnader Kontroll av transaktioner som inte är fakturor eller lön med avseende på underlag och attest Granskning av att utbetalning har skett till det kontonummer som står på underlag Uppföljningen består av att genom en enkätundersökning med chefer kartlägga vilka rutiner som finns för att säkerställa att kommunens resurser inte används för privat bruk. Ingen granskning har genomförts under 2018. Plan- och byggnadsnämnden visar god efterlevnad av attestreglerna, dock saknas vid vissa granskande tillfällen en korrekt anteckning i fakturasystemet om syftet och vem eller vilka deltagare kostnaden avser. Ansvarig ekonom har informerat berörda delar av förvaltningen om vilka attestregler och rutiner som gäller. Information finns även i kommunens ekonomihandbok. Granskningen av manuella utbetalningar visar god följsamhet mot kommunens rutiner där behörig attest och ett underlag som styrker verifikationen återfinns. Samtliga av nämndens granskade utbetalningar har utbetalats till angivet kontonummer. Resultatet från enkätundersökningen har visat på brister i den information som finns tillgänglig för kommunkoncernens chefer och medarbetare. Koncernledningen för Marks kommun har tagit del av resultatet från enkätundersökningen och ett arbete med att förtydliga tillgänglig information för chefer och medarbetare har påbörjats. Arbetet med att tillgängliggöra informationen väntas fortgå under nästkommande år. Personal Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Kommungemensam: Risk att åtgärder inte vidtas vid korttidssjukfrånvaro Uppföljning av att chefer påbörjat åtgärder efter att systemstöd informerat om exempelvis korttidsjukfrånvaro. Uppföljning har gjorts av det ärenden systemet indikerat. 15
Administration Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Kommungemensam: Risk att beslut fattas utan delegation Kommungemensam: Felaktigt arvode betalas ut Taxorna är otydliga. Uppföljning av att anmälda delegationsbeslut till nämnd/styrelse har fattats av behörig delegat. Uppföljning av att arbetsgivarintyg är aktuella och korrekta. Ett större omtag har gjorts under 2018 då fokus var att korrigera felaktigheter. Stickprov visar att delegationsbesluten är fattade av rätt delegat. Ingen kontroll har genomförts under året. Nämnden har inte rådighet över intygen då dessa går till löneservice. Taxan har reviderats för 2019. 16
7 Övrig uppföljning Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker också en uppföljning av vissa planer och beslut, såsom internationellt arbete och kommunens miljömål. Från och med årsrapporten 2018 ska nämnder rapportera avtal enligt Idéburet offentligt partnerskap (IOP), avtalssamverkan med andra kommuner samt uppföljning/tillsyn av privata utförare. 7.1 Internationellt arbete Plan- och byggnadsnämnden har inte deltagit i eller bedrivit några internationella projekt under året. 7.2 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål Under hösten anställdes en miljöstrateg som skall vara drivande i arbetet med att bygga upp och utveckla ett miljöstrategiskt arbete. Arbetet består främst av framtagande av miljöstrategiska styrdokument, arbete med miljömål, Agenda 2030, klimatmål samt utvecklingsarbete. Miljöstrategen är en viktig del i arbetet för att utveckla och driva kommunens miljö-, klimat- och hållbarhetsarbete där fokus är att minska påverkan på miljö och klimat genom ett proaktivt, engagerat och utvecklande arbetssätt. 7.3 Uppföljning av attraktivitetsplanen För att kunna erbjuda ett Mark utan gränser som bland annat innebär ett bredare utbud av bostäder och en öka planberedskapen för bostadsbyggnation har ett förslag till fördjupad översiktsplan för Mark Nord Väst tagits fram. Den beskriver förslag till användning av mark och vattenområden samt möjligheter för utveckling av ny bebyggelse i befintliga tätorter och landsbygd. För att göra Mark-värdigt där en del är att utveckla och tillgängliggöra kulturarenor och mötesplatser pågår ett arbete med att ta fram ett nytt naturreservat i Björketorp. 7.4 Idéburet offentligt partnerskap Idéburet offentligt partnerskap (IOP) är en avtalsform mellan en eller flera organisationer inom idéburen sektor med koppling till social ekonomi, och en eller flera offentliga verksamheter. IOP-avtal skrivs ofta runt en speciell verksamhet, som ägs av den idéburna organisationen, men som den offentliga sektorn vill medverka i. I avtalet bestäms vad partnerskapet gäller, vilka resurser respektive part ska bidra med, hur länge avtalet ska gälla med mera. Nämnden har inga IOP-avtal. 7.5 Kommunal avtalssamverkan I årsrapporten ska nämnder redovisa vilken avtalssamverkan nämnden har, och planerar att ingå, med andra kommuner. Det gäller avtal där nämnden tar hjälp av annan kommun för att utföra kommunens uppgifter eller där Marks kommun på motsvarande sätt hjälper annan kommun. Nämnden har inte någon avtalssamverkan med annan kommun enligt 9 kap. 37 och 38 kommunallagen. Tjänstemännen har har inlett dialog med andra kommuner för att säkra funktioner inom karta/gis. Dessa funktioner hanteras idag av ett fåtal personer och har stor påverkan på andra funktioner inom förvaltningen. 7.6 Uppföljning av synpunkter och avvikelser Synpunkter relaterade till pågående ärenden rapporteras löpande till nämnden. Plan- och byggnadsnämnden följer upp kundnöjdhet genom enkäten Insikt. För resultat, se nämndens kapitel om mål. 17