Årsrapport. Äldreomsorgsnämnden 2018

Transkript

1 Årsrapport Äldreomsorgsnämnden 2018

2 Innehållsförteckning 1 Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgar/brukarperspektiv Verksamhet Uppföljning av grunduppdrag Följetal Måluppföljning I Mark ska de som behöver få bra stöd och en god vård och omsorg för att ha ett gott liv Hållbar personalförsörjning Personal Analys av personalförhållanden Statistik inom arbetsgivarområdet Ekonomi Driftredovisning Investeringsredovisning Uppföljning av internkontroll Årets internkontrollarbete Uppföljning av internkontrollplanen Övrig uppföljning Internationellt arbete Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål Uppföljning av attraktivitetsplanen Idéburet offentligt partnerskap Kommunal avtalssamverkan Uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare eller fristående huvudmän Uppföljning av synpunkter och avvikelser

3 1 Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgar/brukarperspektiv Inom äldreomsorgen har vi under 2018 infört och påbörjat planeringen av en del digitala lösningar som ska öka tryggheten och självständigheten för våra brukare. - Trygghetskameror används som en möjlighet för de som upplever att tillsynsbesöket främst nattetid stör deras nattsömn. De brukare som har haft dem har varit nöjda och ett arbete pågår för att fler ska kunna ta del av lösningen. - Införandet av digitala lås som öppnas genom en app i mobilerna är påbörjat men kommer att sättas i drift under våren Förhoppningen är att det ska öka vår tillgänglighet för brukarna då vi slipper att mötas upp för att byta nycklar med varandra. Antalet nycklar som brukarna behöver lämna ifrån sig minskas också. - För att öka möjligheten till aktivitet utomhus för våra boende inom äldreomsorgen har parcyklar köpts in. Det har varit en uppskattat att kunna cykla till den lokala affären eller andra intressanta miljöer. Cykeltur i Hyssna 3

4 Shoppingtur till Hyssna Handel Även dagbesök med buss har gjort till olika ställen tex. Varberg, 4H gård och utställningen på Rydals museum. Det har gjorts olika förbättringar i inomhusmiljön och utomhusmiljön på några av våra boenden. Stora salen på Lindäng 4

5 2 Verksamhet 2.1 Uppföljning av grunduppdrag Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög grad Delvis I låg grad Inte alls Vård och omsorg om äldre X Kommunal hälso- och sjukvård X Grunduppdraget inom äldreomsorgen uppfylls i hög grad. Vi anser att vi ger de äldre som bor och vistas i kommunen det stöd och hjälp som behövs för deras dagliga livsföring utifrån en skälig levnadsnivå. Brukarundersökningens resultat visar att de äldre är nöjda med vår verksamhet och känner trygghet med vår personal. Vi har under året kunna erbjuda både boendeplatser och korttidsplatser i den omfattning som har efterfrågats. Periodvis har det dock saknats korttid och demensplatser. Färdtjänsten, Västtrafik har fortsatt klagomål från resenärer som upplevt förseningar eller där bilen uteblivit men det är också klagomål på chaufförernas kompetens. Även om dessa resor endast utgår 1% av alla resor så är problemen stora för vissa individer. Det finns däremot inga klagomål på handläggningen av färdtjänstbeslut. Vård och omsorg om äldre Hemtjänsten. Hemtjänsten har volymmässigt ett liknande uppdrag som tidigare år men har haft några enskilt svåra ärenden utifrån hälso-och sjukvården i hemmet. Enligt Brukarenkäten är man nöjd med hemtjänsten och tycker att man får sina behov tillgodosedda. 95% har en fast kontaktperson och 78% har en genomförandeplan, i jämförelse med landet i övrigt som ligger genomsnitt på 73%. Verksamheten har arbetat med att öka kontinuiteten hos brukaren och kommunen har för bättrat resultat men måste fortsatt ska kontinuitetskapande processer för att nå ända fram. Ett av våra mindre privata LOV- företag har upphört under året vilket innebär att vi har två företag som utför hemtjänstinsatser. LOV-företagen står för 6,9% av hemtjänsten. Handläggning Enligt brukarenkäten så upplever den sökande att handläggarens beslut motsvarar förväntningen på hjälp. Handläggningen har genomsnitt 15 ansökningar per månad om vård och omsorgs boende, i jämförelse med förra året som var 14 ansökningar. Från ansökan till erbjudan om boende är genomsnittstiden 35 dagar, i jämförelse med förra året som var 47 dagar. Sammanlagt under året har det varit 5 avslag på ansökan om boende. Förvaltningen har rapporterat 3 ärenden IVO (Inspektionen för vård och omsorg) som överstigit 3 månader från beslut till verkställighet. Samtliga ärende har orsaken varit att den sökande tackat nej till första erbjudandet och IVO har lämnat det utan åtgärd. Lagen om utskrivningsklar patient har förändrats och det är numera 3 dagar som kommunen har att förbereda hemtagning från 5 vardagar som gällde innan. Kostnaden har också ökat till ca 7 tkr för varje dag som patienten utöver detta befinner sig på sjukhuset. Detta har inneburit ökad belastning på handläggningen, sjukvård och hemtjänst men hittills har inget betalningsansvar utgått för äldreomsorgen. Handläggningen har börjat att arbeta utifrån en annan nationell handläggningsmetod IBIC - (Individens behov i centrum) som är ett stöd för att identifiera och beskriva individens behov, resurser och resultat samt hantera dokumentations behov med gemensamt språk inom den process som individen genomgår i socialtjänsten. Syftet är att individens stöd utgår från personens individuella behov och mål, inte från existerande insatser. Färdtjänsten 2018 har nämnden 1860 stycken färdtjänsttillstånd vilket är några färre än förra året. 5

6 Ca hälften av dessa utnyttjas. 58 personer har omsorgsresor, 15 har arbetsresor och 34 personer har dagvårdsresor. Under 2018 har vi genomfört stycken resor och vi har fått in 383 klagomål. Bostadsanpassning Trenden är fortfarande att antalet ansökningar minskar men att åtgärder som hissinstallationer och i iordningställande av hygienrum ökar. Att antalet utbyte av hissar har ökat beror till stor del av att hissarna var gamla redan när dom installerades och därav kom behovet av utbyte betydligt tidigare än förväntat. Iordningställande av WC/dusch-rum ökar då många människor önskar bo kvar i sina villor i stället för att flytta till ett tillgänglighets anpassat boende. Samtal förs med Marks bostad om tillgänglighetsanpassa bostäder vid ombyggnation och ändringar av fastigheten. Vård och omsorgsboende Brukarenkäten De äldre svarar årligen på en enkät som skickas ut av socialstyrelsen. 93% upplever att de får ett bra bemötande och känner sig trygga på sin vård och omsorgsboende. 82% är sammantaget nöjda med sin vård och omsorgsboende. Trots att de bor på vård och omsorgsboende så är det många som besväras av ensamhet och resultaten visar att förvaltningen behöver arbeta ytterligare med boendemiljön. Tillgänglighetssamordnaren har besökt 4 boenden och har givit råd i vad som kan förbättras och de arbetar förvaltningen tillsammans med Marks bostad med för att åtgärda. Förvaltningen har tillsammans med dietist och hushållningssällskapet under året arbetat med att förbättra måltider och måltidsmiljön på våra vård och omsorgsboenden Förvaltningen har de senaste året arbetat för att öka utbudet av sociala aktiviteter på vård och omsorgsboendena vilket vi såg ett förbättrat resultat i brukarenkäten. Rönnängs innergård 6

7 Stomsåker Anhörigstöd Årligen har enheten en eller två tillfällen för anhörigombuden för frågor, svar och utbildning kring vikten av anhörigstöd. Annonser är ute flera gånger per månad samt ute i verksamheter informerar tex i pensionärsföreningar, Närhälsan, seniormässan, vuxenutbildningen på gymnasiet. Anhörigsamordnarnas arbete handlar om att informera medborgare om anhörigstöd och socialtjänst. De slussar samtal vidare till andra enheter vid behov. Många anhöriga har behov av att samtala med någon om sin situation vilket är en daglig uppgift för anhörigsamordnarna. Samtal kan ske enskilt eller i grupp.2018 har 3 anhöriggrupper varit i gång. Nio torsdagar har det varit öppet hus klockan 15 18, ett tillfälle för allmänheten att komma för information om anhörigstöd samt träffa andra i liknande situation. Vissa kvällar har det varit underhållning andra föreläsningar tex. av sjukgymnast och demenssjuksköterska. På öppet hus har det varit i snitt 20 deltagare per gång. Under året har enheten initierat och fått i uppdrag att samverka med övriga enheter som arbetar med anhörigstöd inom Socialförvaltningen. 6 oktober samverkade enheterna på Nationella anhörigdagen med en gemensam föreläsning med inbjudan till alla anhöriga. Anhöriga erbjuds rekreation några tillfällen per år. I år har de varit en dag på vårmiddag på Villa Strömfors, rekreation på Lugna Vrå samt en avslutande jultillställning med mat. DAGVERKSAMHET DAGTRÄFFEN 2015 öppnas Dagträffen, dagvård för äldre över 65 år, med behov av stöd och stimulans samt som avlastning för anhörigvårdare. Ingen specifik diagnos behövs för att komma till dagverksamheten. Väntetiden för dem som fått beslut under året har varit i snitt 5 veckor. 29 gäster har avslutat sin tid på dagverksamheten under året. Gästerna har varit på Dagträffen 16 månader i snitt. Aktiviteter på Dagträffen är bland annat inom- och utomhus boule, buss- och cykelutflykter, musikquis, bakning, sång och musik. DEMENSSTÖD Demenssjuksköterska har haft föreläsning på Komvux om demens & BPSD. Varit på studiebesök och uppföljning på Lunnagård i Eksjö. I arbetet som demenssjuksköterska så ingår handledning till olika grupper samt uppföljningar av BPSD arbetet. Årlig träff för BPSDadministratörerna i november var uppskattad, kombinationen av information, gott exempel, gruppdiskussioner samt inspirationsföreläsare med Ola Polmé, Demens och sexualitet. På efterfrågan från enhetscheferna har en heldags demensutbildning erbjudits vid fyra tillfällen 7

8 i höst. Temat har varit demenskunskap samt introduktion till BPSD (Beteendemässiga och psykiska symptom vid demens) arbetet med dess metodverktyg. FRIVILLIGVERKSAMHETEN 812 träffar har genomförts under I snitt deltar 2 frivilliga per aktivitet. Uppskattningsvis har frivilliga arbetat ca 4000 timmar under året. På Internationella frivilligarbetardagen, instiftad av FN, kom ett 80 tal frivilliga till en tacklunch samt introduktion inför en inspirationsdag till våren. Kommunal hälso- och sjukvård Uppdraget inom kommunal hemsjukvård anses vara uppfyllt i hög grad. Hemsjukvården har idag ca 1100 patienter inskrivna. Dess uppdrag är förvaltningsövergripande och organiseras efter område hemsjukvård, boende LSS och psykiatri. Det har varit bekymmer på vissa områden eftersom Närhälsan har stor brist på läkare. Detta har medfört att vissa ronder uteblivit. Problemet har tagits upp med ledningen för Närhälsan som har hänvisat till svårigheten att rekrytera hyrläkare. Senaste tiden har problemet löst sig med nytillkommen hyrläkare. Under sommaren var bristen på sjuksköterskor så stor att två tjänster fick bemannas med hyrpersonal. Inom rehabdelen har det varit svårt med rekrytering av fysioterapeuter och arbetsterapeuter. När nya överenskommelsen med VGR (Västra Götalands Regionen) nu gäller är det viktigt att kommunens patienter kommer hem så snabbt som möjligt. Detta förutsätter att den kommunala hemsjukvården där även rehab ingår är väl rustade för att finnas på plats med hjälpmedel och sjukvårdsinsatser. 2.2 Följetal Följetal är mått som speglar verksamhetens omfattning och utveckling. Äldreomsorgsnämndens följetal Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Särskilt boende SoL, antal pers Hemtjänst i ordinärt boende, antal pers Hemsjukvård, antal personer

9 3 Måluppföljning Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt följs mål och indikatorer upp. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 3.1 I Mark ska de som behöver få bra stöd och en god vård och omsorg för att ha ett gott liv Kommungemensamma mål: All hjälp utformas efter individuella behov med delaktighet från brukare och anhöriga Nämndens mål: All hjälp utformas efter individuella behov och med delaktighet från brukare och anhöriga Äldreomsorgsnämnden har goda resultat i brukarundersökning i avseende andelen personer som har en individuell genomförandeplan samt att brukarna upplever att biståndet är utformade efter deras behov. Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018 Andel brukare i hemtjänsten med aktuell genomförandeplan Andel brukare i vård- och omsorgsboende med aktuell genomförandeplan >= 80% >= 85% Andel brukare i hemtjänsten med aktuell genomförandeplan Inom hemtjänsten är det svårt att hålla en aktuell genomförandeplan för en så hög andel brukare som inom vård och omsorgsboende. Det som försvårar är att antalet brukare är fler och att biståndet förändras i högre grad än för brukare på vård och omsorgsboende. Verksamheten arbetar dock aktivt med målet för att på så sätt också öka delaktigheten för brukarna. Andel brukare i vård- och omsorgsboende med aktuell genomförandeplan Inom vård och omsorgsboende så följs målet upp varje månad då de används som en del i resurstilldelningen. 9

10 Nämndens mål: Anhöriga ska stödjas i sitt omhändertagande av sina vårdbehövande närstående Nämndens bedömning är att målet har uppfyllts i hög grad under året. Bedömningen grundar sig på att vi erbjuder anhörigstöd i våra verksamheter på olika sätt. Kommungemensamma mål: Allt arbete bedrivs med professionellt förhållningssätt och god kvalitet Nämndens mål: Allt arbete bedrivs med professionellt förhållningssätt och god kvalitet Äldreomsorgsnämndens bedömning är att målet har uppfyllts. Under året så har äldreomsorgen tagit fram förbättringsområden som i brukarundersökningen 2017 visade att det kunde förbättras för att öka nöjdheten. Särskilda områden har exempelvis varit aktiviteter för de boende, boendemiljön på vård och omsorgsboende samt kontinuiteten inom hemtjänsten. Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018 Nöjda brukare, hemtjänst >= 90% Nöjda brukare, särskilt boende äldreomsorg >= 80% Nämndens mål: Verksamheten baseras på brukares erfarenheter, yrkesverksammas praktik och bästa tillgängliga vetenskapliga kunskap (EBP) Nämndens bedömning är att målet i hög grad har uppfyllts under året. Bedömningen grundar sig på att verksamheten har arbetat med mål som är framtagna av resultatet av brukarundersökningen från De mål som verksamheten har riktat in sig på är främst: Öka antalet aktiviteter för de boende på vård och omsorgsboende. Minska antalet olika personal hemma hos brukarna i hemtjänsten. Erbjuda trivsammare miljö i innemiljön och utemiljön vid våra vård- och omsorgsboende I den senaste brukarundersökningen under 2018 så såg vi klara förbättringar inom de områden som arbetat med och det arbetet kommer också fortsätta under Nämndens mål: Varje person där kommunen har ett hälso- och sjukvårdsansvar ska känna sig trygg och säker i kontakten med vården Nämndens bedömning är att nämndens mål i hög grad har uppfyllts under året. Bedömningen grundar sig på att verksamheten arbetat med att förbättra bland annat läkemedelsprocessen, delegeringsprocessen och den palliativa vården. Utbildningar för personalen har genomförts både inom läkemedel, omvårdnad samt rehabiliterande förhållningssätt. Som en del i kvalitetsarbetet så arbetar verksamheten med de olika kvalitetsregistren som finns. Nämndens mål: Verksamheten ska präglas av delaktighet för medarbetare och ha en god bemanningsprocess Nämndens bedömning är att nämndens mål i hög grad har uppfyllts under året. Bedömningen grundar sig på att verksamheten har arbetat med att säkerställa kompetensen för nyrekryterade i den mån det går och förvaltningen har också arbetat för att förändra 10

11 kollektivavtalen. Rutiner inom bemanningsprocessen har förändrats och upprättats. Alla yrkesgrupper har fått en kompetensutvecklingsplan. Nämndens mål: Antal vård- och omsorgsplatser ska vara tillräckligt stort för att motsvara det förväntade behovet Nämndens bedömning är att målet har uppfyllts i hög grad under året. Bedömningen grundar sig på att behovet av vård och omsorgsboendeplaster ligger i fas under Däremot ses behov av en utökning under de kommande åren och det arbetet förbereds på olika sätt. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 3.2 Hållbar personalförsörjning Kommungemensamma mål: Friska medarbetare Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018 Sjukfrånvaron ska minska 9,9 8,6 7,9 <= 8% Kommungemensamma mål: Rätt till heltid och möjlighet till deltid Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018 Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad >= 90% Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad Inom äldreomsorgen så sker en löpande dialog mellan medarbetare och chef för att sysselsättningsgraden ska vara enligt medarbetarens önskemål. Mätningen under hösten visar på att näst intill all personal har den önskade sysselsättningsgraden. 11

12 4 Personal 4.1 Analys av personalförhållanden För att klara kompetensförsörjningen har arbetsgivaren satsat på en rad olika kompetensförsörjningsprogram. Ett av dessa är VOC- (Vård -och omsorgscollege) som är ett certifierat samarbete mellan arbetsgivaren, skolan och fackliga organisationer. Marks kommun blev i år certifierad som utbildningsorgan inom VOC och i år diplomerade vi våra första elever. Inom VOC har vi utbildat ambassadörer, handledare språkombud och haft mini mässa på gymnasiet och marknadsföringsdagar för årskurs 9. Verksamheten har haft ett stort antal egna kompetensutvecklande utbildningar. Några utbildningar som kan nämnas är lågaffektivt bemötande, Demens, smärt, brand, HLR, Hygien, Kost, Dokumentation, Förflyttningsteknik, Hjälpmedel, Handledarutbildning, Rehabiliterande förhållningssätt. Inom kommunals avtalsområde har arbetsgivaren sagt upp befintligt kollektivavtal gällande arbetstid och schema. Numera följer arbetsgivaren allmänna bestämmelser och har ett flex avtal. 4.2 Statistik inom arbetsgivarområdet Utfall för Personal - Antal anställda avser den 31 oktober respektive år. Övriga utfall avser perioden november - oktober respektive år. Personal - Antal anställda Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Antal tillsvidareanställda Antal tidsbegränsade anställda Genomsnittlig sysselsättningsgrad för tillsvidareanställda (%) 89,7 89,7 90,4 90,8 Antal tillsvidareanställda Två gånger per år frågar arbetsgivaren om medarbetaren har önskad sysselsättningsgrad. Resultat är 95% har önskad sysselsättningsgrad. De som inte har önskad sysselsättningsgrad har oftast inte möjlighet till utökad sysselsättningsgrad på grund av sjukdom eller har möjlighet att flytta till annan enhet. Personal - Sjukfrånvaro Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Sjukfrånvaro alla anställda (%) 8,9 9,9 8,6 7,9 Andel långtidssjukfrånvaro i procent av den totala sjukfrånvaron (%) Frisktal (max fem sjukdagar per individ och år) (%) 17,4 49,7 40, Sjukfrånvaro alla anställda (%) Arbetsgivaren har tillsammans med rehabiliteringssamordnaren arbetat intensivt med att avsluta långtidssjukskrivna men också med att förebygga att ytterligare medarbetare blir sjuka. Ett gott exempel är Sätila hemtjänst där sjuktalen minskat från 25% till 5% genom flera genomförda och pågående aktiviteter. 12

13 Personal - Personalrörlighet Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Personalomsättning (%) Personalomsättning (%) Den största personalomsättningen är inom sjuksköterskeorganisationen. Där har arbetsgivaren gjort en särskild lönesatsning under året som har givit resultat. Personal - Timtid, mer- och fyllnadstid samt övertid Följetal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Timtid i timmar Fyllnadstid i timmar Övertid i timmar Timtid i timmar Bemanningsenheten som försörjer enheterna inom äldreomsorgen med timvikarier gjorde en utvärdering efter sommaren som visade att både verksamheterna och vikarierna sammanfattningsvis var nöjda med varandra. Förvaltningen kan konstatera att det är allt svårare att rekrytera pga. att konkurrensen mellan arbetsgivarna och antalet tillgängliga medarbetare minskar samtidigt som behovet ökar. Vi har under 2018 ökat antalet timmar som arbetats av timvikarier på grund av vakanser, semester, sjukdom och extraresurser. 13

14 5 Ekonomi Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av året. Resultaten som presenteras i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige har godkänt årsredovisningen som den skall ses som fastställd. 5.1 Driftredovisning Tabell årsrapport Driftredovisning (belopp i tkr) Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018 Budgetavvikel se Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnader Fördelning på huvudverksamhet, netto Ledning, central adm, nämnd Äldreomsorg Nettokostnader Kostnader för inhyrd personal ingår i personalkostnader Analys av driftredovisning Äldreomsorgsnämnden genererar ett överskott 2018 mot budgetramen om 0,1 mnkr. Årets totala nettokostnader uppgår till 463,5 mnkr mot budgetramen på 463,6 mnkr. I jämförelse med föregående år har nettokostnaderna ökat med 18,8 mnkr, 4,2 procent. För 2018 har nämnden erhållit 7,7 mnkr i statsbidrag avsedda för ökad bemanning inom äldreomsorgen. Bidrag skall återbetalas till Socialstyrelsen om medlen inte använts såsom avsetts. Bedömningen är att hela bidraget utnyttjats och att ingen återbetalning är aktuell. Intäkter Jämförelse föregående år; Intäkterna för 2018 uppgår till 72,8 mnkr. Detta är en ökning mot föregående år med 9,5 mnkr, 15,0 procent. Taxor och avgifter uppgår till 33,8 mnkr 2018 vilket är en ökning med och 2,7 mnkr mot föregående år. Sålda tjänster till Socialnämnden har ökat med 2,9 mnkr mot föregående år. Jämförelse budget; 2018 års intäkter genererar ett överskott på 10,3 mnkr, 16,5 procent. Överskott från taxor och avgifter motsvarar 3,7 mnkr och överskottet för sålda tjänster till Socialnämnden motsvarar 2,0 mnkr. 4,2 mnkr av överskottet härleds till nämndens interna kostnadsfördelningar. Personalkostnader Jämförelse föregående år; Personalkostnaderna inkl. kostnaderna för inhyrd personal uppgår 2018 till 416,7 mnkr, vilket är 20,2 mnkr, 5,1 procent högre än föregående år. Personalkostnaderna inom hemtjänsten uppgår till 135,5 mnkr vilket är 5,3 mnkr, 4,1 procent högre än föregående år. Motsvarande siffror i verksamheten vård och omsorgsboende visar en total kostnad på 159,4 mnkr vilket är 6,7 mnkr, 4,4 procent högre än föregående år. Ersättningar för timlöner, fyllnads- och övertid exkl. PO-pålägg har ökat med 4,0 mnkr i jämförelse med föregående år. Den största ökningen finns i verksamheten för särskilt boende. Nämndens kostnader för sjuklöner har minskat med 0,5 mnkr jämfört med föregående år. 14

15 Minskningen finns framförallt i verksamheten för särskilt boende. Jämförelse budget; 2018 års personalkostnader genererar ett underskott på 6,3 mnkr. Underskottet består delvis av framtida avgångsvederlag för tidigare förvaltningschef, 2,5 mnkr. Socialnämnden har delvis finansierat detta avgångsvederlag. Resterande del av underskottet av nämndens personalkostnader härleds framför allt inom verksamheten för särskilt boende. Övriga kostnader Jämförelse föregående år; Nämndens övriga kostnader redovisar ett utfall om 119,6 mnkr, vilket motsvarar en ökning om 8,2 mnkr, 7,4 procent mot föregående år. Redovisade kostnader för färdtjänst är 0,4 mnkr lägre jämfört med föregående år. Bostadsanpassningar har ökat med 0,9 mnkr jämfört med föregående år. De sammanlagda kostnaderna för bilarna har ökat inom verksamheten för hemtjänst med 0,6 mnkr jämfört med föregående år. En del av förklaringen till att kostnaderna för förbrukningsinventarier ökat med 1,1 mnkr jämfört med föregående år är att man gjort satsningar inom verksamheten för särskilt boende avseende eldrivna Pegasus tvåsitscyklar. 4,2 mnkr av kostnadsökningen härleds till nämndens interna kostnadsfördelningar. Jämförelse budget; Övriga kostnader genererar ett underskott med 3,9 mnkr. Underskottet kan härledas till kostnader för förbrukningsinventarier som redovisar ett underskott med 1,7 mnkr, framförallt till verksamheten särskilt boende. 3,0 mnkr av underskottet avser nämndens interna kostnadsfördelningar. Specifikation av statsbidrag Statsbidrag Statsbidrag (tkr) Utfall 2017 Utfall 2018 Budget 2018 Ökad bemanning inom äldreomsorgen - Socialstyrelsen Hjälpmedelsbidrag Arbetsförmedlingen Välfärdsteknik i omsorgen - Socialstyrelsen Summa Kommentar statsbidrag Statsbidraget för ökad bemanning inom äldreomsorgen har funnits sedan Statsbidraget har möjliggjort att kunna bibehålla personalnivå som tidigare. Utan statsbidraget så kommer det att bli svårt att bibehålla kvalitén på samma nivå. Extern utförare inom hemtjänsten har också tagit del av statsbidraget. Under 2018 så fick äldreomsorgen motsvarande 7,7 miljoner kronor till sin verksamhet. Statsbidrag från arbetsförmedlingen avser bidrag för extratjänster och andra lönebidrag. Under 2018 infördes extratjänster i kommunen, därav ökningen av redovisade bidrag från arbetsförmedlingen. Under hösten beviljades Marks kommun statsbidrag för välfärdsteknik i omsorgen motsvarade totalt till kommunen tkr. Äldreomsorgen och funktionshinderverksamheten delade på bidraget och 857 tkr blev äldreomsorgens andel. Bidraget har använts till finansiering av nyckelfria lås inom hemtjänsten. 15

16 Kostnader för asylsökande >18 år Äldreomsorgsnämnden har inga kostnader som kan relateras till detta beslut. 5.2 Investeringsredovisning Investeringsredovisning årsrapport Investeringsprojekt Budget 2018 Utfall 2018 Budgetavvikelse Summa ,0 mnkr av utfallet för 2018 avser nyckelfria lås inom verksamheten för hemtjänst. 0,9 mnkr av investeringen finansieras genom statsbidraget Välfärdsteknik i omsorgen. 16

17 6 Uppföljning av internkontroll Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med intern kontroll. 6.1 Årets internkontrollarbete Äldreomsorgsnämnden arbetar med att utveckla den interna kontrollen av verksamheten. Sedan 2011 används COSO-modellen, som kommunen beslutat att använda sig av. Arbetet har resulterat i en utvecklad månatlig uppföljning av nämndens verksamhet, personal och ekonomi där ett flertal nyckeltal följs under året. En genomarbetad plan för intern kontroll har tagits fram. Planens granskningsområden är ekonomi, personal, administration, verkställighet inom äldreomsorg, hälso- och sjukvårdslagen och kvalitetsuppföljning. Resultatet av årets internkontrollplan redovisas i samband med nämndens årsrapport. Äldreomsorgsnämndens främsta verktyg för att säkerställa en god intern kontroll är det ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyrelsens föreskrifter som fastställdes Under året har detta utvecklingsarbete fortsatt vad gäller uppbyggnad och innehåll. Ledningssystemet visualiseras i KLOK-boken, kvalitetsledning och kunskapsbank. Se för övrigt kvalitetsberättelsen. 6.2 Uppföljning av internkontrollplanen Ekonomi Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Kommungemensam: Utbetalning sker till fel mottagare Kommungemensam: Kommunen betalar anställdas privata kostnader Granskning av att utbetalning har skett till det kontonummer som står på underlag Uppföljningen består av att genom en enkätundersökning med chefer kartlägga vilka rutiner som finns för att säkerställa att kommunens resurser inte används för privat bruk. En stickprovskontroll har utförts under tertial 1, Kontrollen visade att samtliga av 20 granskade manuella utbetalningar skett till angivet kontonummer enligt underlag. Resultatet från enkätundersökningen har visat på brister i den information som finns tillgänglig för kommunkoncernens chefer och medarbetare. Koncernledningen för Marks kommun har tagit del av resultatet från enkätundersökningen och ett arbete med att förtydliga tillgänglig information för chefer och medarbetare har påbörjats. Arbetet med att tillgängliggöra informationen väntas fortgå under nästkommande år. Personal Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Kommungemensam: Risk att åtgärder inte vidtas vid korttidssjukfrånvaro Uppföljning av att chefer påbörjat åtgärder efter att systemstöd informerat om exempelvis korttidsjukfrånvaro. I uppföljningssystemet så visar det att enhetscheferna inom äldreomsorgen följer rehab processen och arbetar förebyggande. Administration Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Bristande efterlevnad av delegationsordning Månadsvis granskning av fem delegationsärenden, utförts av nämndsledamöter. Äldreomsorgsnämndens ledamöter och ersättare har under 2018 granskat 31 stycken delegationsbeslut. Samtliga beslut har funnits vara motiverade och väl dokumenterade. 17

18 Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Kommungemensam: Risk att beslut fattas utan delegation Kommungemensam: Felaktigt arvode betalas ut Uppföljning av att anmälda delegationsbeslut till nämnd/styrelse har fattats av behörig delegat. Uppföljning av att arbetsgivarintyg är aktuella och korrekta. Nämndsekreterarna har som en del av den interna kontrollen gjort en granskning av beslutanderätten som följer äldreomsorgsnämndens delegationsordning. Syftet med granskningen har varit att verifiera att rätt delegat har fattat beslutet. Granskningens omfattning har sträckts sig till tio stycken slumpmässigt utvalda delegationsbeslut, fem stycken från två olika sammanträden under innestående år. Utav de 10 granskade delegationsbesluten har inga avvikelser hittats, utan samtliga beslut har fattats av behörig delegat. I äldreomsorgsnämnden har fyra förtroendevalda yrkat på ersättning för förlorad arbetsförtjänst under år Vid kontroll av intyg från arbetsgivaren har tre förtroendevalda lämnat in intyg till kommunen. Ett är daterat 2015, ett är daterat 2017 och ett är daterat En förtroendevald har inte lämnat in intyg och har därför inte fått ersättning för yrkat tillfälle. De intyg som finns har kontrollerats av registrator Ulrika Bjurhed med hjälp av teknik- och serviceförvaltningens löneenhet startar en ny mandatperiod, då lämnas nya blanketter om Intyg för förlorad arbetsförtjänst ut till alla förtroendevalda. Verkställighet inom äldreomsorg Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Brist i kontinuitet Uppföljning av kontinuiteten Det genomsnittliga antalet personal som en brukare träffar under en månad är 18 stycken. Det är en minskning från föregående år men fortfarande för högt enligt vår målsättning. Förvaltningen kommer fortsatt arbeta med detta under Utebliven/felaktig insats utifrån brister i information Granskning av processen från beställning till utförande Samtliga journaler (83 st) i 100% bedöms språkbruket som gott och det finns uppgift om information som lämnats till patient eller anhörig. 90% har signerats inom 14 dagar. Patientens delaktighet har dokumenterats i 75% av journalerna. Gällande förskrivningsprocessen är dokumentationen överlag god men dokumentationen av planerad uppföljning behöver bli bättre, sker vid granskning i 58%. 18

19 HSL Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Brukaren får felaktiga insatser inom HSL utifrån bristande beställning/mottagande Granskning av processen från beställning till utförande Uppföljning genom kvalitétsdialog HSL visar att informationsöverföringen generellt fungerar väl mellan legitimerad HSL personal och omvårdnadspersonal. Granskning av fyra slumpvis utvalda patienter, där omvårdnadspersonal utfört delegerad insats, visar att insatser utförs i hög omfattning. I de fall avvikelse skrivits på utebliven insatsen har händelserna utretts på ett adekvat sätt. Kvalitetsuppföljning Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Synpunkter dokumenteras inte Avvikelser dokumenteras inte Åtgärd: information och utbildning till medarbetarna i syfte att följa rutinen Åtgärd: information och utbildning till medarbetarna i syfte att följa rutinen Under året så har förvaltningen arbetat fram en ny rutin som har implementerats inom verksamheterna. Vi ser ett förbättringsområde att dokumentera och diarieföra de synpunkter som inkommer till förvaltningen. Under året så har förvaltningen arbetat fram en ny rutin som har implementerats inom verksamheterna. Vi ser ett förbättringsområde att dokumentera och diarieföra de avvikelser som inträffar i verksamheterna. 19

20 7 Övrig uppföljning Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker också en uppföljning av vissa planer och beslut, såsom internationellt arbete och kommunens miljömål. Från och med årsrapporten 2018 ska nämnder rapportera avtal enligt Idéburet offentligt partnerskap (IOP), avtalssamverkan med andra kommuner samt uppföljning/tillsyn av privata utförare. 7.1 Internationellt arbete Under 2018 har det inte bedrivits något internationellt arbete inom äldreomsorgsnämnden. 7.2 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål Nämndens verksamheter har planerat och genomfört åtgärder för att nå de miljömål som man kan vara med och påverka. En bättre ruttplanering för hemtjänsten innebär att energibehovet minskar och detta arbete pågår och kan utvecklas ännu mer. Personal som använder tjänstebilar utbildas i ECO-driving och detta görs idag men fler kan utbildas. 7.3 Uppföljning av attraktivitetsplanen Äldreomsorgsnämnden har inte bedrivit något systematiskt arbete utifrån planen. 7.4 Idéburet offentligt partnerskap Idéburet offentligt partnerskap (IOP) är en avtalsform mellan en eller flera organisationer inom idéburen sektor med koppling till social ekonomi, och en eller flera offentliga verksamheter. IOP-avtal skrivs ofta runt en speciell verksamhet, som ägs av den idéburna organisationen, men som den offentliga sektorn vill medverka i. I avtalet bestäms vad partnerskapet gäller, vilka resurser respektive part ska bidra med, hur länge avtalet ska gälla med mera. Äldreomsorgsnämnden har inga IOP-avtal. 7.5 Kommunal avtalssamverkan I årsrapporten ska nämnder redovisa vilken avtalssamverkan nämnden har, och planerar att ingå, med andra kommuner. Det gäller avtal där nämnden tar hjälp av annan kommun för att utföra kommunens uppgifter eller där Marks kommun på motsvarande sätt hjälper annan kommun. Under 2018 har det funnit en samverkan mellan Marks kommun och Svenljunga kommun gällande en MAR (Medicinskt ansvarig för rehabilitering) tjänst. Det har funnits sedan Samrehab lades ner och kommer att avslutas under första kvartalet Uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare eller fristående huvudmän Äldreomsorgen har LOV inom hemtjänsten. För närvarade är det två företag som kommunen har som utförare. Företagen följs upp på kvalitét på samma sätt som den interna hemtjänsten genom en fördjupad granskning. För att bli godkänd som LOV-företag måste företaget uppfylla kriterier i framtaget förfrågningsunderlag och avtal. Dessa kan komma att förändras i takt med att lagstiftning och andra regler förändras. Senaste exemplet på detta är att det vid årsskiftet 2018/2019 behövs tillstånd för att bedriva hemtjänst. Tillstånd som söks hos inspektionen för vård och omsorg. Äldreomsorgen har också köpta boendeplatser på andra boenden när behov uppstår. Antalet kan variera men de boendena är anpassade eller specialiserade för olika individers sjukdomar och beteende. Under året har det varit 3 personer. De boendena har tillstånd att bedriva vård och omsorg utifrån socialtjänstlagen. Det genomförs årliga besök på de här boendena för att säkra kvalitén. 20

21 7.7 Uppföljning av synpunkter och avvikelser Område/vht Beröm Förslag Klagomål Annat Äldreomsorgen 83 Övrigt Totalt 83 Kommentar Under 2018 så har en ny rutin för synpunkter och avvikelser tagits fram och implementerats i verksamheten. De flesta av avvikelserna som sker i vår verksamhet handhas i verksamhetssystemet. För de avvikelser samt synpunkter och klagomål som inte hanteras där ska hanteras i enlighet med den nya rutinen. De avvikelser och klagomål som är av mer allvarlig karaktär kan ibland behöva utredas ytterligare. När vi genomfört utredningen eller om det har varit flera liknande avvikelser så kan vi ibland behöva ändra rutiner och arbetssätt. Vi försöker att vid införandet av nya arbetssätt eller system se vilka risker som finns och på förhand åtgärda det vi ser som risker. När det är något som ändå inträffat så försöker vi lära av det inträffade och förändra de arbetssätt och rutiner som krävs för att vi ska kunna hålla god kvalitet i vårt arbete. Under året så har det registrerats 83 synpunkter i diariet varav: 54 färdtjänstärenden 13 handlar om verkställigheten 6 om bemötande, 4 om handläggning, 4 om förändring i verksamheten 2 prissättning och kostnader Under året så har vi haft 2 rapporter om Lex Sarah. Vid båda rapporterna utreddes händelserna och det beslutades att de inte bedömdes som ett allvarligt missförhållande. 21