Årsrapport. Äldreomsorgsnämnden 2017

Transkript

1 Årsrapport Äldreomsorgsnämnden 2017

2 Innehållsförteckning 1 Verksamhet Uppföljning av uppdrag Viktiga och intressanta händelser Måluppföljning I Mark ska de som behöver få bra stöd och en god vård och omsorg för att ha ett gott liv Hållbar personalförsörjning Följetal Äldreomsorgsnämndens följetal Uppföljning av internkontroll Årets internkontrollarbete Uppföljning av internkontrollplanen Personal Analys av personalförhållanden Statistik inom arbetsgivarområdet Tillbud och arbetsskador Ekonomi Driftredovisning Investeringsredovisning Övrig uppföljning Internationellt arbete Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål Uppföljning av attraktivitetsplanen

3 1 Verksamhet 1.1 Uppföljning av uppdrag Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög grad Delvis I låg grad Inte alls Vård och omsorg om äldre X Kommunal hälso- och sjukvård X Äldreomsorgen har utfört sitt uppdrag i hög grad under perioden, Enligt brukarenkäten var helhetsbedömning mycket bra men äldreomsorgen har förbättringsområden inom att skapa kontinuitet för brukarna samt att arbeta för att förebygga att avvikelser sker. Arbetet med att förbättra måltids och boendemiljön på våra vård och omsorgsboenden. Vård och omsorg om äldre Hemtjänst Antalet beviljade timmar har ökat från 2016 men antalet utförda timmar ligger kvar på samma nivå. I genomsnitt beviljades det timmar per månad och utfördes timmar per månad. I den faktiskt utförda tiden räknas även insatser enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) in medan det i beviljade insatser bara räknas den tid som är beviljad enligt socialtjänstlagen (SoL). Andelen brukare med hemtjänstinsatser har ökat marginellt och likaså har antalet besök ökat med ungefär besök per månad. Andelen hemtjänsttimmar som utförs av privata utförare enligt lagen om vårdval (LOV) ligger kvar på i genomsnitt 7% av den totalt utförda hemtjänsttiden. När det gäller arbetet med att gå från analoga trygghetslarm till digitala larm återstår i dagsläget ca 200 st larm. De digitala larmen upplevs mycket positivt både av brukare och personal. Vård och omsorgsboende Inom äldreomsorgens vård- och omsorgsboenden har beläggningen varit lägre än tidigare. Inflyttningen har varit den samma men det har varit fler uppsägningar av lägenheterna. Äldreomsorgsnämnden har i genomsnitt köpt 4 platser till brukare vars behov inte kan verkställas inom egen regi. Sedan 2016 har det pågått ett omfattande renoveringsarbete av taket på vård- och omsorgsboendet Lindäng i Skene. Det har främst drabbat delar av de anställda som har fått tillfälliga nya lokaler men även vissa besökanden har blivit hänvisade till andra lokaler. Brukarna har inte fått ändrade lokaler men kan givetvis ha blivit störda av de ombyggnader som sker. I årets brukarenkät framkom det att inomhusmiljön på våra boenden kunde vara bättre och även utomhusmiljön kan förbättras. Förvaltningen har uppmärksammat MBAB (Marks Bostads AB) och TSF (Teknik och service förvaltningen) om resultaten. Verksamheten har under året köpt lite nya inventarier. På Rönnäng har det upprättats ett hönshus, Klockaregården har köpt in nya kökslampor och gardiner. Även Stomsåker i Hyssna har investerat i nya gardiner som brukarna valt och på Lindäng har enheterna köpt in nytt finporslin. Det har varit en stor satsning på att skapa meningsfulla aktiviteter och det har anordnats gruppaktiviteter och enskilda aktiviteter så gott som varje dag på våra boenden. Förvaltningen har satsat på hörlurar där brukaren kan lyssna på sin favoritmusik utan att störa andra och större tv-skärmar där de boende både kan spela och titta. Anhörigstöd Anhörigstödet har haft sedvanliga aktiviteter såsom, stimulans, avkoppling, middagar, utflykter och friskvård mm. Torsdagscaféerna är öppna sista torsdagen i månaden och har haft många besökare. Däremot har inte så många nya familjer tillkommit, de flesta är redan kända av enheten. Flera av de närstående har genom caféträffarna fått kännedom om dagvården och önskat komma dit. De har sedan ansökt om och fått beviljat dagvård. 3

4 Dagträffen - Gästerna trivs och samverkar med varandra i olika aktiviteter. I snitt besöks dagträffen av 29 gäster per månad. Kötiden för att komma till dagträffen är nu 6,5 veckor. För närvarande är det 9 personer som väntar på plats inklusive de som fått beslut på utökat antal dagar. Demensstöd - Demenssjuksköterskan ägnar mycket tid åt utbildning, stöd och handledning vid användandet av BPSD (beteendemässiga och psykiska symptom vid demens) registrets metodverktyg. Registreringarna har under året ökat. Mark kommun är mer aktiv än de flesta kommuner. Uppföljning av BPSD-arbetet har skett på i stort sett varje enhet under året och i oktober genomfördes en gemensam återträff för BPSD-administratörerna i Marks kommun. Det var ett 70-tal personer (omvårdnadspersonal (dag/natt) från boenden och hemtjänst, sjuksköterskor, enhetschefer & biståndshandläggare som fick möjlighet att delta denna dag. En musikterapeut var inbjuden som uppskattad föreläsare. Utöver det har demenssjuksköterskan deltagit i 2 anhöriggrupper & på 2 torsdagskvällar som Anhörigstöd anordnat samt informerat om demens på Komvux under en eftermiddag. Frivilligverksamheten började året med en rikskonferens för frivilligverksamheter i landet. Den blev mycket uppskattad av deltagarna och fick högsta betyg. Konferensen besöktes av flera kända föreläsare bland andra Kattis Ahlström och Lena Nyberg. De föreläste på dagens tema som var gränsdragning mellan offentlig och ideell verksamhet. I nuläget finns 233 frivilliga som har 77 gruppaktiviteter igång, vilka sammantaget haft 813 träffar. Under våren var det miljöinspektion på de frivilligcentraler som har redskapsträning. Alla fyra lokalerna stängde under sommaren för att åtgärda lokalerna och göra nya ansvarsrutiner. Lokalerna har nu öppnat upp igen och de är lika uppskattade som förut. I Sätila finns i nuläget inte någon lokal som de frivilliga vill vara i. De har fått erbjudande om pentryt/caféet på Björkeberga men inga nya aktiviteter har startats där. Färdtjänsten Under 2017 har Marks kommun skrivit ett nytt avtal med Västtrafik som ska gälla till och med Under året har Västtrafik för Marks kommun utfört resor sammanlagt, det är 1092 resor mindre än Trots detta så har kostnaden för färdtjänst ökat. Antal färdtjänsttillstånd har minskat med cirka 100 tillstånd från 2016 till Inkomna klagomål från resenärer gällande beställningscentral, chaufförer och resan har minskat från 213 klagomål 2016 till 185 klagomål Handläggarenheten Enheten har under året haft full bemanning och höga frisktal. Vi har förbättrat handläggningsprocessen och in och utflytt på vård och omsorgsboenden detta har bidragit till kortare handläggningstider. Under året har det varit i genomsnitt 14 ansökningar per månad till vård- och omsorgsboende och sammanlagt 8 avslag. Samma period föregående år var det i genomsnitt 16 ansökningar per månad och 7 avslag. Handläggningstiden för en ansökan till att ett vård- och omsorgsboende erbjuds är i genomsnitt 47 dagar vilket kan jämföras med 56 dagar föregående år. Handläggning har haft inspektion av IVO (Inspektion om vård och omsorg) som sammantaget gav en positiv bedömning av verksamheten. Enligt brukarenkäten var de sökande nöjda med att handläggarens beslut var väl anpassade efter behoven. 4

5 Bemanningsenheten Månad Tillsatta (st) Tillsatta (timmar) Avbeställda (st) Avslag (st) Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Tabellen visar antal tillsatta beställningar av vakanta pass och timmar per månad av bemanningsenheten. Bemanningsenheten har lyckats väl med att försörja samtliga verksamheter med korttidsvikarier. Sommarperioden ansågs som en av de bättre ur ett bemanningsperspektiv, både verksamheterna och vikarierna var nöjda i utvärderingen som gjordes efter semesterperioden. Förvaltningen kan konstatera att det är allt svårare att rekrytera pga. att konkurrensen mellan arbetsgivarna och antalet tillgängliga medarbetare minskar samtidigt som behovet ökar. Bostadsanpassning Bostadsanpassning Antal registrerade ansökningar Varav avslag (delvis avslag) 12 (13) 5 (6) Exempel på åtgärder Automatiska dörröppnare 6 6 Borttagning av trösklar Iordningställande av duschplats Ramper, övriga yttre arbeten Reparation av hissar, dörröppnare Uppsättning av stödhandtag Installation av hissar 5 9 Total utbetalning Med anledning av byte av dokumentationsprogram ser statistiken annorlunda ut mellan åren. Skillnaden i kostnader mellan åren beror delvis på att det finns några större ansökningar under 2017 som inte har kommit till beslut utan följer med till Det har varit en ökning vad det gäller ansökan om hissinstallationer, dels nya installationer dels utbyte av befintliga hissar som nu inte längre är möjliga att reparera. 5

6 Kommunal hälso- och sjukvård Verksamheten inom den kommunala hälso- och sjukvården utförs av legitimerad personal som sjuksköterskor, fysioterapeuter och arbetsterapeuter samt av delegerad personal. En stor förändring är att den kommunala rehabiliteringen nu ingår som en del i äldreomsorgsnämndens ansvar för den kommunala hälso- och sjukvården. Medicinskt ansvarig sjuksköterskan (MAS) ansvarar övergripande för säkerheten och kvalitén i kommunens hemsjukvård och Medicinskt Ansvarig för Rehabilitering (MAR) ansvarar för säkerheten och kvalitén för de delar som hör till rehabilitering. Sammanslagningen av den kommunala rehabilitering och den kommunal hälso- och sjukvården som genomfördes i slutet av 2016 benämns numera som kommunal hemsjukvård. Den administrativa delen av verksamheten är placerad i gamla samrehabs lokaler på Skene lasarett. Arbetet med kartläggning av processer, mål samt planering av verksamheten har pågått sedan årets början och verksamheten ser samordningsvinster och även att samarbetet runt patienterna har blivit bättre. Dokumentation av processerna inom kommunala hemsjukvården pågår och granskning av 80 journaler har genomförts. Där har förbättringsområden identifierats som dokumentationsgruppen kommer att arbeta vidare med. Verksamheten har deltagit i en nationell punktprevalensmätning PPM (består av observation, riskbedömning och journalgranskning på ett strukturerat sätt) av följsamhet till basala hygienrutiner. Att följa dessa rutiner är den mest grundläggande åtgärden för att förebygga vårdrelaterade infektioner inom alla former av vård och omvårdnad. Resultatet för våra verksamheter var en 63,4% följsamhet till de basala hygienrutiner vilket är ett bättre resultat än för riket som är 49%. Fokusområden efter mätningen är att arbeta för en större följsamhet till att desinficera händerna före patientarbete och ökad följsamhet till att arbeta utan ringar/klockor och påbyggnadsnaglar. Resultatet är likvärdigt med Arbetet med att införa hygienkörkort är påbörjat (en checklista för HSL-personal, webbutbildning. Händelseanalys av läkemedelsavvikelser är genomförd på de enheter som har visat en ökning av antalet läkemedelsavvikelser. Ansvarig för händelseanalysen var apotekare från Apoteket AB och med på analysen var enhetschefer, ansvariga sjuksköterskor och omvårdnadspersonal. Det har identifierats ett behov av lokala läkemedelsrutiner vilket kommer att arbetas fram i respektive grupper under året. Arbete med analys av avvikelser sker kontinuerligt. En särskild uppmärksamhet riktas mot avvikelser som handlar om fall och läkemedel. Antalet avvikelser inom dessa områden har ökat något mot samma period föregående år. 5 allvarliga avvikelser har utretts och ytterligare 3 är under utredning, varav en Lex Maria är upprättad och inskickad. Införandet av ICF (internationell klassifikation av funktioner) och KVÅ (klassifikation av vårdåtgärder, nytt nationellt sätt att dokumentera) har genomförts för sjuksköterskeorganisationen under mars månad. Kommunala hälso- och sjukvården har utfört sitt uppdrag i hög grad under perioden, men har förbättringsområden inom nutrition, läkemedelshantering, basala hygienrutiner samt att bli bättre på att registrera i kvalitetsregistren. Socialstyrelsen har reviderat sin föreskrift om basal hygien i vård och omsorg (SOFS 2015:10) och under året har MAS (Medicinskt ansvarig sjuksköterska) informerat om de förändringar som skett både till förvaltningsledningen och till de olika verksamheterna. Verksamhetens alla hygienombud har genomgått en hygienombudsutbildning i syfte att säkerställa att hygienrutinerna vid magsjuka och influensa används och är kända. Under året har det anordnats läkemedelsutbildningar av Apoteket AB för både omvårdnadspersonal och sjuksköterskor. Utbildningen har nått över 400 av våra anställda. 6

7 Kvalitetsgranskning av läkemedelshanteringen inom verksamheterna har skett på 10 enheter och genom denna granskning har förbättringsområden identifierats som det kommer att fortsätta arbetas med under Under året har det genomförts två nattfastemätningar för att se hur brukarna inom våra vårdoch omsorgsboendens nattfasta ser ut. Resultatet från årets mätning visade en förbättring sedan mätningarna Av de brukare som deltog 2015 hade 77 % en nattfasta över 11 timmar. Vid årets mätningar så ligger resultatet på ca 60%. Ungefär samma nivå som Under året har ett kontinuerligt arbete pågått med införande av ICF (Klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa) och KVÅ (Klassifikation av vårdåtgärder). ICF:s övergripande mål är att erbjuda en struktur och ett standardiserat språk för att beskriva funktionstillstånd och funktionshinder i relation till hälsa. ICF har utvecklats av Världshälsoorganisationen (WHO) för att tillämpas på olika aspekter av hälsa. KVÅ är en kod som används för statistisk beskrivning av åtgärder inom bland annat hälso- och sjukvård och koder ur KVÅ är obligatoriska att rapportera till Socialstyrelsens hälsodataregister. Vid 12 tillfällen har det anordnats utvecklingsforum för verksamhetens sjuksköterskor med olika fokusområden som en del i deras kompetensutveckling. I övrigt vad det gäller kommunal hälso- och sjukvård, se patientsäkerhetsberättelsen. 1.2 Viktiga och intressanta händelser Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgarperspektiv BPSD-arbete i Marks kommun 2017 Demenssjuksköterskan ägnar mycket tid åt utbildning, stöd och handledning vid användandet av BPSD (beteendemässiga och psykiska symptom vid demens) registrets metodverktyg. Registreringarna har under året ökat. Mark är mer aktiv än de flesta kommuner. Uppföljning av BPSD-arbetet har skett på i stort sett varje enhet under året och i oktober anordnades en gemensam återträff för BPSD-administratörerna i Marks kommun. Det var ett 70-tal personer (omvårdnadspersonal (dag/natt) från boenden och hemtjänst, sjuksköterskor, enhetschefer & biståndshandläggare som fick möjlighet att delta denna dag. I dagsläget finns180 personer (vårdtagare) som är registrerade inom Marks kommun. För brukare har verktyget BPSD inneburit stor förändring. Många har blivit bättre utan att behöva använda läkemedel i samma utsträckning som tidigare, och de allra flesta har blivit hjälpta genom det bemötandet som BPSD innebär. Det är inte enbart inom demensvården detta verktyg (BPSD) används, det ger stora förbättringar även inom övrig verksamhet där psykiska symptom förekommer. Viktiga och intressanta händelser ur ett verksamhetsperspektiv För att säkerställa delegeringar har en docka köpts in där det finns möjlighet att praktiskt träna på olika arbetsmoment, tex venprovtagning katetersättning etc. Detta innebär ett stort steg framåt att kunna träna och bli bra på dessa moment. Dockan är avancerad och ger möjlighet att träna på i stort sett alla sjukvårdande behandlingar. 7

8 2 Måluppföljning Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt följs mål och indikatorer upp. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 2.1 I Mark ska de som behöver få bra stöd och en god vård och omsorg för att ha ett gott liv Kommungemensamma mål: All hjälp utformas efter individuella behov med delaktighet från brukare och anhöriga Nämndens mål: All hjälp utformas efter individuella behov och med delaktighet från brukare och anhöriga Förvaltningen har goda resultat i brukarundersökningen i avseende genomförandeplan för brukarna samt brukarnöjdhet att biståndet är väl anpassat efter brukarnas behov. Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Mål 2017 Andel brukare i hemtjänsten med aktuell genomförandeplan Andel brukare i vård- och omsorgsboende med aktuell genomförandeplan Andel brukare i hemtjänsten som varit delaktiga i att utforma sin genomförandeplan Andel brukare i vård- och omsorgsboende som varit delaktiga i att utforma sin genomförandeplan >= 95% >= 95% >= 95% >= 95% Uppgifterna om delaktighet hämtas ur enhetsundersökningen inom äldreomsorgen och kommunal hälso- och sjukvård Efter 2016 så redovisas dock inte delaktigheten för vård och omsorgsboende därav ingen uppgift där. Andel brukare i hemtjänsten med aktuell genomförandeplan Målet är svårt att uppnå, då det är många brukare med få insatser där genomförande plan är svår att upprätthålla aktuell. Andel brukare i vård- och omsorgsboende med aktuell genomförandeplan Den satsning som förvaltningen har genomfört har givit positivt resultat. Andel brukare i vård- och omsorgsboende som varit delaktiga i att utforma sin genomförandeplan Detta tal mäts inte längre i enhetsundersökningen. Kommer därför inte finnas med framöver. Nämndens mål: Anhöriga ska stödjas i sitt omhändertagande av sina vårdbehövande närstående Anhörigstödet har under året haft olika aktiviteter för anhöriga och man har i snitt kontakt med 80 tal familjer under en månad. Arbetet med att ha anhörigombud på alla enheter fortsätter med utbildningsinsatser för nya ombud. 8

9 Under året så har avlösningstimmarna för anhöriga legat på en relativt jämn nivå med ett medel på 406 timmar per månad. Kommungemensamma mål: Allt arbete bedrivs med professionellt förhållningssätt och god kvalitet Nämndens mål: Allt arbete bedrivs med professionellt förhållningssätt och god kvalitet Förvaltningen har i år gjort utbildning och utvecklingssatsningar inom dokumentation, läkemedelshantering, nutrition, hygien, rehabiliterande förhållningsätt, palliativ vård, och värdegrundsarbete. Förvaltningen har förbättrat processerna i avvikelsehanteringen Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Mål 2017 Nöjda brukare, hemtjänst >= 90% Nöjda brukare, särskilt boende äldreomsorg >= 90% Uppgifterna kommer från 2017 års brukarundersökning. Nöjda brukare, hemtjänst Marks kommun ligger högre än genomsnittet av kommunerna i brukarenkäten. Nöjda brukare, särskilt boende äldreomsorg Marks kommun ligger genomsnitt med övriga riket i brukarenkäten. Nämndens mål: Arbetet ska ske i samarbete med interna och externa aktörer Det genomförs regelbundna möten i ledningsgruppen för lokal närvårdssamverkan. I nuläget arbetar man med hur vi ska arbeta med det nya hälso- och sjukvårdsavtalet. Nya rutiner behöver utarbetas och implementeras. Man arbetar också med en ökad samsyn av arbetet med Samordnad individuell plan (SIP). För kommunens del så är det MAS som är representant i detta arbetet. Samordnade individuella planer har börjat att implementerats i verksamheten och använts alltmer. Vid planeringen så deltar kommunen, primärvården och andra aktörer tillsammans med enskilda brukare samt eventuella anhöriga. Under den första delen av året så har 10 SIP:ar genomförts inom äldreomsorgen. På vård och omsorgsboendena pågår ett arbete med hur frivilligverksamhetens insatser ska kunna utvecklas. Nämndens mål: Verksamheten baseras på brukares erfarenheter, yrkesverksammas praktik och bästa tillgängliga vetenskapliga kunskap (EBP) Under den första delen 2017 har boendeenheterna arbetat med att förbättra brukarnas måltids och boendemiljö. Detta mål togs fram då brukarundersökningen visade att det kunde förbättras. Genom de åtgärder som gjorts så hoppas vi att mätningarna visar på förbättringar under nästkommande år. Frågan arbetas med på de husmöten som sker tillsammans med Teknik och serviceförvaltningen. 9

10 Nämndens mål: Barnkonventionen beaktas i alla verksamheter Vi har tillsammans med övriga verksamheter tagit fram skriftliga rutiner för hur samverkan mellan socialförvaltningens olika verksamheter ska ske. Det finns också med i riktlinjerna för palliativ vård som ska implementeras i verksamheten. Där kommer barnperspektivet in både i rollen som närstående och som patient. Detta arbete sker genom en utsedd arbetsgrupp under hösten 2017 för att fortsätta implementeras i verksamheterna under Nämndens mål: Varje person där kommunen har ett hälso- och sjukvårdsansvar ska känna sig trygg och säker i kontakten med vården Verksamheten arbetar med att lägga in resultat i de olika kvalitetsregistren som finns. Med Senior alert har det dock varit problem i registret så det har inte kunnat gå att föras i systemet utan det finns bara på papper. Det har genomförts kvalitetsgranskningar av verksamheten tillsammans med apotekare för att se över läkemedelshanteringen. Förändringar och förbättringar har därefter genomförts för att säkra hanteringen ytterligare. Arbetet med risk och händelseanalyser av avvikelser har genomförts och kommer att fortsätta under hösten. Ny rutin för läkemedelsdelegeringar implementeras med start i september månad. Den är antagen av ledningsgruppen. Nämndens mål: En värdig och kunskapsbaserad vård ska ges vid livets slut Nya riktlinjer har kommit för palliativ vård. En utsedd arbetsgrupp arbetar för att ta fram rutiner och arbetssätt som sedan ska implementeras i verksamheten. Detta arbete kommer att pågå både under 2017 och Nämndens mål: Samarbetet med högskolor och universitet ska öka Under året så tar vi emot sjuksköterskestudenter i den omfattning som högskolan har behov av. Antalet brukar vara cirka 10 per termin både studenter i sjuksköterske- och distriktssköterskeutbildningen. Under året har också 5 chefer inom äldreomsorgen fått möjlighet att läsa socialrätt. Det är en satsning som kommer att fortsätta också under Ett arbete pågår också med Marks gymnasieskola för att öka samarbetet. Vi har exempelvis personal som är där och utbildar i social dokumentation både inom gymnasiet och vuxenutbildningen. Samarbetet sker både med programråd där både skolan och kommunen kan komma med förslag på hur utbildningen kan möta behoven som finns i verksamheterna. Vi har varit på STARK dagarna för att visa upp verksamheten och försöka rekrytera personal som både är tillsvidareanställd och vikarier. Det är en arbetsmarknadsmässa som anordnas av Borås högskola. Vi har första eleverna som genomgår validering på Lindängs vård och omsorgsboende. 10

11 Nämndens mål: Verksamheten ska präglas av delaktighet för medarbetare och ha en god bemanningsprocess En utsedd arbetsgrupp har arbetat fram och omarbetat tidigare rutiner för rekrytering och introduktion. Kommungemensamma mål: Arbetet har en rehabiliterande och förebyggande inriktning Nämndens mål: Arbetet ska ha en rehabiliterande och förebyggande inriktning Utifrån personalperspektivet så har ett samarbete med personalenhetens medarbetare som ska arbeta med rehabiliteringsplan upprättats. Informationsmöten och träffar har inplanerats och/eller genomförts med alla enheter. Detta i syfte att ta fram en strategi för hur vi fortsatt ska arbeta med rehabiliterande förhållningssätt på verksamhetsnivå, enhetsnivå och individnivå. Utifrån brukarperspektivet så fortsätter arbetet med BPSD (beteendemässiga och psykiska symtom vid demens) och Senior alert. Mätningarna av BPSD tas upp på ledningsgruppen under våren och hösten för att följa upp resultatet. Rehab fortsätter tillsammans med enheterna att arbeta efter ett rehabiliterande och förebyggande förhållningssätt för brukarna. Strategiska områden/förutsättningar/utgångspunkter: 2.2 Hållbar personalförsörjning Kommungemensamma mål: Friska medarbetare Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Mål 2017 Sjukfrånvaron ska minska 8,9 9,9 8,6 <= 7,2% Sjukfrånvaron ska minska Den totala sjukfrånvaron har minskat med 1,3 procent under 2017 i jämförelse med föregående år. Frisktalet ligger kvar på samma nivå som under 2016 men antalet individer med långtidssjukfrånvaro har minskat med 19 st individer under Minskningen av den totala sjukfrånvaron beror främst på att långtidssjukfrånvaron minskat med nio procent under året. Kommungemensamma mål: Rätt till heltid och möjlighet till deltid Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Mål 2017 Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad = 100% Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad Den genomsnittliga sysselsättningsgraden har legat runt 90 procent sedan 2014 vilket är ca fyra procent lägre i jämförelse med kommunens genomsnittliga sysselsättningsgrad. Enligt samtal med enhetschefer har majoriteten av medarbetarna den önskade sysselsättningsgraden. 11

12 3 Följetal Följetal är mått som speglar verksamhetens omfattning och utveckling. 3.1 Äldreomsorgsnämndens följetal Följetal Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Särskilt boende SoL, antal pers Hemtjänst i ordinärt boende, antal pers Hemsjukvård, antal personer

13 4 Uppföljning av internkontroll Internkontroll syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och följer lagar, föreskrifter och riktlinjer. Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med internkontroll. 4.1 Årets internkontrollarbete Äldreomsorgsnämnden arbetar med att utveckla den interna kontrollen av verksamheten. Sedan 2011 används COSO-modellen, som kommunen beslutat att använda sig av. Arbetet har resulterat i en utvecklad månatlig uppföljning av nämndens verksamhet, personal och ekonomi där ett flertal nyckeltal följs under året. En genomarbetad plan för intern kontroll har tagits fram och inför 2017 har flera nya kontrollområden införts. Planens granskningsområden är ekonomi, personal, administration, verkställighet inom äldreomsorg, hälso- och sjukvårdslagen och kvalitetsuppföljning. Äldreomsorgsnämndens främsta verktyg för att säkerställa en god intern kontroll är det ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyrelsens föreskrifter som fastställdes Under året har detta utvecklingsarbete fortsatt vad gäller uppbyggnad och innehåll. Ledningssystemet visualiseras i KLOK-boken, kvalitetsledning och kunskapsbank. 4.2 Uppföljning av internkontrollplanen Ekonomi Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 Kommungemensam: Avtal följs inte vid inköp. Inköp sker hos icke avtalsleverantör. Fel pris faktureras. Övriga villkor följs inte. Granskning av inköp i förhållande till avtal Under perioden januari - april har totalt stycken fakturor avseende inköp av varor och tjänster gjorts från 218 stycken leverantörer till ett värde av kr. Av dessa gjordes ett urval av fem leverantörer och två fakturor per leverantör. Det som köpts in är bland annat om möbler, drivmedel, trygghetslarm och sjukvårdsprodukter. Av de fem utvalda leverantörerna är det fyra stycken som ingår i kommungemensamma ramavtal och en som har avtal direkt med förvaltningen. För en av leverantörerna har någon prislista inte hittats. För en leverantör uppdaterades prislistan i avtalskatalogen i december Slutsats I ett fall finns inte samtliga produkter med i prislistan som finns bifogat i avtalskatalogen. Möbelavtal och prislista finns på SKL:s hemsida. Det är svårt att stämma av om det som köpts ingår i avtalet då prislistan är uppdelad efter leverantör och detta inte klart framgår av fakturan. Granskningen har varit tidskrävande och svår att genomföra. Avtal är ofta svåra att hitta och tolka, framförallt avtal som har löpt ut. Kommunens riktlinjer för inköp och upphandling behöver tydliggöras, struktur och sökbarhet behöver förbättras. Avtalsdatabasen behöver kompletteras med gjorda direktupphandlingar för att underlätta för hela kommunen att 13

14 Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 följa avtal, lagar och regler. Kommungemensam: Chefer beslutsattesterar egna kostnader såsom resor, utbildning mm Granskning av beslutsattest gällande chefers egna kostnader För äldreomsorgsnämnden uppgick urvalet till 318 fakturor som konterats på konto 681, 700, 71 och av dessa fakturor valdes slumpmässigt ut för granskning. Granskningen innebar en kontroll av vem fakturan avsåg samt vem som har satt beslutsattesten. I de fall då fakturan har gällt enskilda kostnader för samma person som har beslutsattesterat har fakturan inte godkänts. Av de fakturorna med korrekt beslutsattest hade 10 stycken (25 procent) bristfälliga underlag. Det innebär att det framgick vilken enhet kostnaden gällde, men syfte och/eller deltagarförteckning saknades. Beslutsattesten var dock korrekt, då enhetschef kan godkänna en faktura som gäller flera inblandade även om han eller hon själv deltar (tex en utvecklingsdag). I fem fall av granskade fakturor var beslutsattesten felaktig och avsåg beslutattestantens egna kostnader. I samtliga fall avsåg kostnaden telefonräkningar. 12 procent eller sex fakturor gick inte att bedöma om attesten var felaktig eller inte. Orsaken var att underlagen var så pass bristfälliga att varken syfte eller deltagare framgick. Slutsats Som chef får du inte sätta beslutsattest på egna kostnader såsom utbildning, resor, inköp av arbetskläder mm. Dessa fakturor skall mottagningsattesteras av aktuell chef för att därefter beslutattesteras av överordnad chef. Äldreomsorgsnämndens chefer behöver få förtydligande och bli bättre uppdaterade om vilka regler och riktlinjer som gäller vid fakturahantering av egna kostnader. Framförallt behövs en uppdatering i ekonomihandboken gällande de lagstadgade kraven på underlag och dokumentation vid representation, utbildning och resor. Vissa kostnader, till exempel telefonkostnader, kommer att automatiseras och kan därmed styras rätt i attestledet. Bristande underlag förekommer alltid i viss utsträckning, trots att det har informerats om vikten av att följa lagkravet vid flertalet tillfällen tidigare. Det finns ett behov av att vid återkommande tillfällen påminna i alla led och även kunna hänvisa till en enkel och tydlig förklaring i ekonomihandboken. Till exempel skulle informationen kunna vara en standardpunkt vid chefsmöten i maj och i oktober, samt en standardpunkt vid årliga träffar med administratörer. Socialförvaltningens ledningsgrupp har informerats om resultatet av internkontrollen så att de kan ta ställning till vilka åtgärder 14

15 Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 som bör vidtas för att hålla informationen levande och återkommande. Kommungemensam: Manuella utbetalningar saknar korrekta och kompletta underlag samt behörig attest. Kontroll av transaktioner som inte är fakturor eller lön med avseende på underlag och attest Under årets två första kvartal har totalt 322 transaktioner (207 respektive 115) avseende manuella utbetalningar gjorts. Dessa uppgår till ett totalt värde om kr ( respektive ). Av totalt 55 granskade poster (23 respektive 22) hade samtliga korrekta attester. Av de 23 granskade underlagen kvartal 1 hade 13 stycken eller 56 procent kompletta underlag. De brister som framkom var framförallt att kopia på beslut eller hänvisning till vart beslut finns saknades. I kvartal 2 hade samtliga granskade underlag kompletta underlag. Vid felaktigt eller avsaknad av korrekt underlag i kvartal 1 kontaktades utfärdaren av betalningen för att i efterhand komplettera med korrekt underlag. Vid upptäckt av systematiska fel informeras berörd verksamhet i syfte att upprätthålla gällande regler. Slutsats Rutinen avseende attester på manuella utbetalningar är god inom nämndens område. Det är bara ett fåtal personer som gör manuella utbetalningar. Personal Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 Kommungemensam: Brister i kompetensförsörjningsprocessen - hantering av kravprofil och referenstagning Uppföljning av om kravprofiler upprättas vid rekrytering Uppföljning av om referenser tas vid rekryteringar Uppföljningen avseende kravprofil och referenstagning i samband med rekrytering genomfördes genom en enkät till samtliga enhetschefer inom äldreomsorgsnämnden. 82 procent av enhetscheferna svarade på enkäten. Uppföljningen visar att 70 procent av de chefer som besvarat enkäten upprättade alltid en kravprofil innan rekryteringen och 30 procent upprättade ingen kravprofil innan rekrytering. En kompetensbeskrivning är framtagen för omvårdnadspersonal. Uppföljningen visar att 74 procent av de chefer som besvarat enkäten tog referenser på kandidaten innan anställning. 13 procent av cheferna uppger att dem tagit referenser innan vissa anställningar och 13 procent uppger att dem inte tagit referenser alls innan anställning. Referenser tas för alla som anställts. Undantag finns dock för de unga som ingen erfarenhet har där det inte finns några referenser. 15

16 Administration Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 Kommungemensam: Bristande efterlevnad av delegationsordning Kommungemensam: Bristande efterlevnad av arvodesreglemente Månadsvis granskning av fem delegationsärenden, utförts av nämndsledamöter. Stickprov av 5 utbetalningar per organ (SN och SU) utifrån att det finns ett aktuellt arbetsgivarintyg, att det finns underlag för utbetalningen samt att utbetalningen hade stöd i reglementet. Ledamöter och ersättare i nämnden har under året kontrollerat 37 beslut som är fattade på delegation. Av dessa så har samtliga ärenden bedömts vara motiverade och väl dokumenterade. I ett ärende som handlade om bostadsanpassning ställdes frågor av de ledamöter som kontrollerat detta beslut hur ansvarsfördelningen ser ut mellan äldreomsorgsnämnden och teknik. och serviceförvaltningen där handläggningen av dessa ärenden sker. Kontrollen visar en god följsamhet till delegationsordningen. Kontrollen har bestått av stickprovskontroll av sammanlagt 10 utbetalningar, 5 avser äldreomsorgsnämnden och fem avser äldreomsorgsnämndens arbetsutskott. Samtliga utbetalningar har stöd i reglemente och det har funnits godkända underlag. I tre fall saknades aktuella arbetsgivarintyg, två var från 2014 och ett var från Verkställighet inom äldreomsorg Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 Brist i kontinuitet Uppföljning av kontinuiteten Kontinuiteten följs upp på månadsuppföljningarna för hemtjänsten. Resultatet visar på att det har förbättrats men ligger fortfarande något högt. Utebliven/felaktig insats utifrån brister i information Granskning av processen från beställning till utförande I de fyra ärenden som granskats framgår att processerna och informationsflödet fungerar väl. De brister som identifierats är uppdatering av genomförandeplan efter att nytt beslut fattats, att delar i handläggarnas dokumentation saknas och att det inte går att granska vilken information som utbytts mellan enhetschef och omvårdnadspersonal. Uppföljning av besluten i de flesta ärenden är planerade inom ett år. I ett av ärendena brister hälso och sjukvården-medicin och hälso och sjukvården-rehab vad gäller uppföljning av behandling. HSL Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 Brukaren får felaktiga insatser inom HSL utifrån bristande beställning/mottagande Granskning av processen från beställning till utförande I de fyra ärenden som granskats framgår att processerna och informationsflödet fungerar väl. De brister som identifierats är uppdatering av genomförandeplan efter att nytt beslut fattats, att delar i handläggarnas dokumentation saknas och att det inte går att granska vilken information som 16

17 Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 utbytts mellan enhetschef och omvårdnadspersonal. Uppföljning av besluten i de flesta ärenden är planerade inom ett år. I ett av ärendena brister hälso- och sjukvården-medicin och hälso- och sjukvården-rehab vad gäller uppföljning av behandling. Kvalitetsuppföljning Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 Synpunkter dokumenteras inte Avvikelser dokumenteras inte Åtgärd: information och utbildning till medarbetarna i syfte att följa rutinen Åtgärd: information och utbildning till medarbetarna i syfte att följa rutinen Regelbunden genomgång av rutinen för synpunkter och klagomål är inlagt i verksamhetens årsöversikt. Regelbunden genomgång av rutinen för avvikelser är inlagt i verksamhetens årsöversikt. 17

18 5 Personal 5.1 Analys av personalförhållanden Antalet tillsvidareanställda har kontinuerligt ökat sedan Mellan år 2014 och 2017 har antalet tillsvidareanställda ökat med 115 individer inom äldreomsorgsnämnden. Antalet tidsbegränsat anställda per den 1 november 2017 är 14 individer färre än samma tidpunkt föregående år. Antalet fyllnadstimmar under 2017 har minskat med 987 timmar i jämförelse med föregående år. Antalet fyllnadstimmar per år har kontinuerligt minskat sedan år Antalet övertidstimmar har minskat med 1534 timmar sedan föregående år och ligger nu på en nivå som är lägre än tre år tillbaka. 5.2 Statistik inom arbetsgivarområdet Personal - Antal anställda Följetal Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Antal tillsvidareanställda Antal tidsbegränsade anställda Genomsnittlig sysselsättningsgrad för tillsvidareanställda (%) 88,4 89,7 89,7 90,4 Anledningen till det ökande antalet tillsvidareanställda är att rehab har tillkommit med ca 30 medarbetare. Personal - Sjukfrånvaro Följetal Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Sjukfrånvaro alla anställda (%) 7,5 8,9 9,9 8,6 Andel långtidssjukfrånvaro i procent av den totala sjukfrånvaron (%) Antal individer med långtidssjukfrånvaro i okt (redovisas inte vid utfall under fem personer) Frisktal (max fem sjukdagar per individ och år) (%) 39,8 17,4 49,7 40, Personal - Personalrörlighet Följetal Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Personalomsättning (%) Personal - Timtid, mer- och fyllnadstid samt övertid Följetal Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Timtid i timmar Fyllnadstid i timmar Övertid i timmar

19 5.3 Tillbud och arbetsskador Verksamhet Tillbud 2016 Tillbud 2017 Arbetsskador 2016 Arbetsskador 2017 Hemtjänst Vård och omsorgsboende Kommunrehab Totalt

20 6 Ekonomi Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av året. Resultaten som presenteras i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige har godkänt årsredovisningen som den skall ses som fastställd. 6.1 Driftredovisning Tabell årsrapport Driftredovisning (belopp i tkr) Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Budget 2017 Budgetavvikel se Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnader Fördelning på huvudverksamhet, netto Ledning, central adm, nämnd Äldreomsorg Nettokostnader Analys av driftredovisning Analys driftredovisning Äldreomsorgsnämnden redovisar ett överskott jämfört med budgetramen om 2 mnkr för Årets nettokostnader är 444,7 mnkr jämfört med budgetramen 446,7 mnkr. Jämfört med utfallet föregående år har nettokostnaderna ökat med 33,6 mnkr (8,2 %). Jämförelse mellan kostnadsslag mot budget och föregående år Intäkterna år 2017 är 0,9 mnkr högre än föregående år och visar ett överskott mot budget om 4 mnkr. Ökningen utgörs främst av ökade omsorgsavgifter pga volymökning inom hemtjänsten samt retroaktivt erhållet momsbidrag för åren I intäkterna ingår 7,8 mnkr avsedda för ökad bemanning inom äldreomsorgen. Samtliga bidrag har använts i verksamheten och ingen återbetalning är aktuell. Personalkostnaderna för hela äldreomsorgsnämndens verksamheter visar för 2017 ett underskott om 6,7 mnkr i förhållande till budget. För kärnverksamheten inklusive dess administration är underskottet 7,7 mnkr och för central ledning och nämnd är överskottet 0,9 mnkr. Underskottet i kärnverksamheten har byggts upp under hela året. Underskottet är främst hänförligt till särskilt boende och hemtjänst. Inom hemtjänsten är orsaken främst den ökade volymen, vilket vägs upp av ökade intäkter. Jämfört med föregående år är det en kostnadsökning med 31,5 mnkr (8,6 %). En tredjedel av ökningen är hänförlig till verksamheten kommunrehab som tillkommit under Mellan lönekostnadsslagen är det kostnader för ej arbetad tid dvs semester och sjuklöner som visar störst avvikelse mot budget, 6,7 mnkr. Kostnaderna för sjukfrånvaro är höga och jämfört med föregående år är dessa kostnader drygt 1,2 mnkr (21 %) högre än Övriga kostnader 2017 visar sammantaget ett överskott mot budget med 4,7 mnkr. Jämfört med föregående år ökar övriga kostnader med 3 mnkr (2,7 %). Kostnad för bostadsanpassningsbidrag har minskat med 1,1 mnkr i förhållande till föregående år. Kostnaden för inhyrd personal har minskat med 1,3 mnkr jämfört med

21 Jämförelse med verksamhetsområde mot budget och föregående år Ledning, central administration och nämnd Kostnaderna för ledning och central administration och nämnd visar ett överskott jämfört med budget om 6 mnkr vilket i stort består av personalkostnader och övriga kostnader, Överskottet i övriga kostnader är främst budgetreserv. Äldreomsorgens verksamheter (exklusive administration) Äldreomsorgens verksamheter visar ett underskott mot budget om 4 mnkr Nettokostnaderna har ökat med 31 mnkr (8 %) i förhållande till föregående år. Av ökningen är 12 mnkr hänförligt till tillkommande verksamhet i form av kommunrehab. Utfallet för särskilt boende är ett underskott i förhållande till budget med 7,2 mnkr. Underskottet är hänförligt till personalkostnader. Nettokostnaderna har ökat med 6,9 mnkr (5 %). Underskottet i hemtjänsten är 2 mnkr. Underskott i personalkostnader, 4,6 mnkr vägs upp av ökade intäkter på grund av volymökning. Nettokostnaderna har ökat med 8,5 mnkr (7 %) i förhållande till föregående år. Kostnader för bostadsanpassningsbidrag har minskat med 1,2 mnkr i förhållande till föregående år. Utfallet för 2017 är 2,8 mnkr och är 2,2 mnkr lägre än budget. Kostnader för färdtjänst har ökat med 1,6 mnkr i förhållande till föregående år och följer budget. 6.2 Investeringsredovisning Investeringsredovisning årsrapport Investeringsprojekt Budget 2017 Utfall 2017 Budgetavvikelse 2017 Begärd ombudgetering Summa Ett inköp anses vara en investering om det som har anskaffats har ett betydande värde och har en nyttjandeperiod på minst tre år. Gränsen för vad som anses vara ett betydande värde är i Marks kommun två prisbasbelopp. Äldreomsorgsnämndens investeringsplan innehåller vanligen inventarier till särskilda boenden och övriga verksamheter där beloppen oftast inte uppgår till två basbelopp, varför hela investeringsbudgeten inte har nyttjats. Investering i sedvanliga inventarier (främst möbler) har tidigare år fått stå tillbaka pga investering i nya larmsystem, vilket har behövts åtgärdas i år. 21

22 7 Övrig uppföljning Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker i årsrapporten också en uppföljning av olika planer och beslut, såsom internationellt arbete och miljöarbete. 7.1 Internationellt arbete Under 2017 har det inte bedrivits något internationellt arbete inom äldreomsorgsnämnden. 7.2 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål Nämndens verksamheter har planerat och genomfört åtgärder för att nå de miljömål som man kan vara med och påverka. En bättre ruttplanering för hemtjänsten innebär att energibehovet minskar och detta arbete pågår och kan utvecklas ännu mer. Personal som använder tjänstebilar utbildas i ECO-driving och detta görs idag men fler kan utbildas. 7.3 Uppföljning av attraktivitetsplanen Äldreomsorgsnämnden har inte bedrivit något systematiskt arbete utifrån planen. 22