Inköp i ADJob 4.5. ADJob 4.5 ADJob Nordic AB 1985-2013. Alla rättigheter förbehålls.

Inköp i ADJob 4.5 ADJob 4.5 ADJob Nordic AB 1985-2013. Alla rättigheter förbehålls. Programmet ADJob med dokumentation levereras under licens och får enbart användas och kopieras i enlighet med de villkor som står i licensen. ADJob och uppgifterna i dokumentationen kan ändras utan föregående varning och ska inte ses som ett åtagande. ADJob Nordic AB tar inte på sig något ansvar eller skyldigheter för eventuella fel och felaktigheter som kan finnas i denna handbok eller i programvaran. ADJob Nordic AB, Häggelundsvägen 17, 523 38 Ulricehamn Tel 0321-261 20, http://www.adjob.se, support@adjob.se

ADJOB 4.5 3 Inköpsflödet i ADJob 1 Förfrågan... 5 2. Offerten... 5 3. Inköpet... 5 4. Leverantörsfakturan... 5 Arbetsgång Förfrågningar 1. Gör inställningar på Förfrågningar... 8 2. Mata in Ny Förfrågan... 8 3. Skriv ut och mejla din Förfrågan... 9 4. Byt status till Bevakning... 9 5. Notera pris, kommentarer och välj en leverantör... 10 6. Hur återanvänder du din Förfrågan?... 10 Arbetsgång Offerter 7. Gör inställningar på Offerter... 12 8. Skapa Offert av en Förfrågan... 13 9. Offert med flera Förfrågningar... 14 10. Skriv ut och Byt Status på Offerten till bevakning... 14 12. Om Offerten accepteras... 15 13. Om förutsättningarna ändras... 16 Arbetsgång Inköp 14. Gör inställningar på Inköp... 18 15. Komplettera Inköpet som skapats från Offerten / Förfrågningen... 18 16. Byt Status till Beställd eller Levererad... 18 Arbetsgång Leverantörsfakturor Allmänt om Leverantörsfakturor... 20 17. Ange vilka inköpskonton som ska kopplas till Jobb... 20 18. Preliminärregistrera Leverantörsfakturan... 20 19. Attestering och komplettering... 21 20. Färdigkontering... 21 21. Debiteringsunderlaget där allt samlas... 22

4 ADJOB 4.5

ADJOB 4.5 5 Inköpsflödet i ADJob En steg-för-steg-handbok som visar ett exempel hela vägen. Handboken hänvisar till detaljer i Handbok ADJob 4.3 samt Offerter i ADJob 4.3. Gäller varianterna Classic och Total. Q Förfrågan E Offert Inköp Leverantörsfaktura Fokus är på Inköpets väg genom ADJob. Från det att du frågar din leverantör vad kostar det? tills du får leverantörsfakturan. Denna process kan ta flera månader. Under hela denna tid gäller det att hålla reda på vad som sagts och vad som levererats. 1 Förfrågan Ofta är det din kund eller prospekt som frågar dig vad kostar det?. Om du behöver underleverantörer eller underkonsulter, frågar du i din tur. Gör du en skriftlig Förfrågan, spar du mycket tid och slipper diskussioner vid ett senare tillfälle. Förfrågningar har en nummerserie som börjar med bokstaven Q (Exempel Q-110001) 2. Offerten I L Förfrågningarna bildar tillsammans med byråns arvode grunden för din Offert. Ofta handlar det om flera Förfrågningar på en Offert. Ibland är det bara en Förfrågan. Offerter har en nummerserie som börjar med bokstaven E (Exempel E-110001) 3. Inköpet Antingen skapar du din beställning direkt från Förfrågan. Eller bildas beställningarna automatiskt när du ändrar status på Offerten till accepterad. Eftersom du redan har gjort grunden för beställningen när du gör din Förfrågan, krävs inte mycket arbete för att skapa även en skriftlig beställning. En skriftlig beställning minskar risken för missförstånd och kan bidra till att öka lönsamheten. Inköp har en nummerserie som börjar med bokstaven I (Exempel I-110001) 4. Leverantörsfakturan En tid efter att din beställning har levererats, kommer Leverantörsfakturan. Du kan då möta din beställning med Leverantörsfakturan. På så sätt godkänner du eller verifierar att beloppet och Leverantörsfakturan är OK. Leverantörsfakturor har en nummerserie som börjar med bokstaven L (Exempel L-110001). Leverantörsfakturor är också en del av bokföringen och har samma verifikationsserie i bokföringen.

6 ADJOB 4.5

ADJOB 4.5 7 Förfrågningar E Offert Q I L Förfrågan Inköp Leverantörsfaktura Förfrågan Q-110002 Datum 2011-04-05 Vår referens Mats Olsson Svar före 2011-04-07 V g ange vårt förfrågningsnummer på er faktura. Folder inbjudan till Inköpsmässan 2011 Format A4 Antal sidor 4 Färger 4+4 Repro Papper pdf från oss MultiArt 90 g Upplaga 1000 Efterbehandling Falsas Övrigt Leveranstid Levereras till Offererat pris Faktureras Med vänlig hälsning ADJob Nordic AB Postadress: Box, 310 00 Halmstad, Tel: 035-15 15 15 F-Skattebevis finns. Momsreg: SE12315678978901, Bankgiro: 1234-4567

8 ADJOB 4.5 Arbetsgång Förfrågningar 1. Gör inställningar på Förfrågningar Dokument > Förfrågningar > Inställningar Se Handbok ADJob 4.3 för mer detaljerad beskrivning. 1. Allmänt 2. Förfrågningar Layout OBS! Det är en fördel om du har samma layout som beställningen. 3. Beställningsmallar. Knyts till respektive Inköpskod. Se Prislista. OBS! Samma mall som för Inköp 2. Mata in Ny Förfrågan Dokument > Förfrågningar > Ny Förfrågan Välj rätt Inköpskod från Prislistan. Beställningsmallen som är knuten till denna Inköpskod läses in när du lämnar fältet. Har du inget Jobbnummer, behöver du inte ange detta nu. Ange kundens namn och kontaktperson samt ansvarig hos er. Ge Förfrågningen en tydlig rubrik eller ämne samt fyll i beskrivning. Du kan lätt lägga till eller ta bort listrader. Se menyn Alternativ. Låt dessa rader finnas med på Förfrågningen även om du inte använder dem. De behövs senare till beställningen. Dubbelklicka för att lägga till en eller flera leverantörer. Hämta upp leverantören på vanligt sätt. Noteringsfält och offertsumma behövs vid ett senare tillfälle. Leverantören får status Bevakning som förval.

ADJOB 4.5 9 3. Skriv ut och mejla din Förfrågan Dokument > Förfrågningar > Hitta / Lista > Skriv ut Skriv ut Förfrågan till skärm och granska. Skriv ut till skrivare och välj Save as PDF. Observera att det finns även möjlighet att mejla PDF direkt. I Windows väljer du en virtuell skrivare typ Adobe pdf. Eller som i exemplet nedan CutePDF. Bifoga pdf-dokumentet på samma sätt. Har du skrivit in mejladress på personnivå i ADJob, finns dessa nu i minnet och du kan klistra in dem i hemlig kopia eller motsvarade. Då ser inte mottagaren de andra som fått mejlet. Bifoga pdf-dokumentet 4. Byt status till Bevakning Dokument > Förfrågningar > Hitta / Lista > Byt Status För att lättare se vilka Förfrågningar du skickat, Byt Status till Bevakning.

10 ADJOB 4.5 5. Notera pris, kommentarer och välj en leverantör Dokument > Förfrågningar > Hitta / Lista > Ändra När du får in priserna från dina leverantörer kompletterar du din Förfrågan. Skriv in priset från leverantören. Kommentera vid behov. Byt Status till Accepterad på den leverantör du valt. 6. Hur återanvänder du din Förfrågan? Dokument > Förfrågningar > Hitta / Lista > Byt Status I detta läge har du tre alternativ: 1. Skapa Offert av Förfrågningen. Se punkt 8 2. Skapa Offert med flera Förfrågningar Se punkt 9 3. Skapa Inköp direkt av Förfrågningen. Se punkt 17

ADJOB 4.5 11 Offerter E Offert Q I L Förfrågan Inköp Leverantörsfaktura Offert E-110009 Datum 2011-04-05 Grossistföretaget AB Mikael Persson Box 12 SE-400 00 Göteborg Er referens Mikael Persson Vår referens Mats Olsson Giltig till 2011-05-05 Betalningsvillkor 30 dagar netto Moms, bud och frakter tillkommer. Vi delfakturerar månadsvis upparbetade tider och utlägg. Folder inbjudan till Inköpsmässan 2011 Format: A4 Antal sidor: 4 Färger: 4+4 Repro: pdf från oss Papper: MultiArt 90 g Upplaga: 1000 Efterbehandling: Falsas Produktionsledning 4,00 tim 4 000,00 Tryckning Q-110002 11 500,00 Summa SEK 15 500,00 Med vänlig hälsning Test AB Godkännes Grossistföretaget AB Mats Olsson Mikael Persson ADJob Nordic AB Postadress: Box, 310 00 Halmstad, Tel: 035-15 15 15 F-Skattebevis finns. Momsreg: SE12315678978901, Bankgiro: 1234-4567

12 ADJOB 4.5 Arbetsgång Offerter 7. Gör inställningar på Offerter Dokument > Offert > Inställningar > Generella Se Handbok ADJob 4.3 och Offerter i ADJob för mer detaljerad beskrivning. 1. Allmänt OBS! Inställning för att Inköpet ska följa med till Jobbet när du accepterar Offerten. 2. Offert Layout OBS! Det är en fördel om du har ungefär samma layout som Kundfakturor. 3. Offertrubriker. 4. Kalkylunderlag. Se även specialhandboken Offerter i ADJob.

ADJOB 4.5 13 8. Skapa Offert av en Förfrågan Dokument > Förfrågningar > Hitta / Lista > Byt Status > Skapa Offert Innehåller inte Offerten mer än en Förfrågan, är det ett mycket snabbt sätt att skapa en Offert. Det bildas då en normal Offert där du kan komplettera både kalkyl och Offert. Se separat handbok Offerter i ADJob. Offerten fylls i med de uppgifter som Förfrågningen har. Komplettera och ändra i kalkylen. Skjut in listrader om det behövs. När du är klar med kalkylen, klickar du på Uppdatera Offert Komplettera och ändra i beskrivningen. Spara Offerten.

14 ADJOB 4.5 9. Offert med flera Förfrågningar Dokument > Offert > Ny Offert Innehåller Offerten flera Förfrågningar, gör du Offerten på vanligt sätt. Antingen väljer du en Normal eller Komplex Offert. I fältet för Kod skriver du in numret på Förfrågan som läses in och kopplas till Offerten. För att kunna läsa in Förfrågningen, måste en leverantör vara accepterad. Gör din kalkyl som vanligt. När du behöver hämta upp en Förfrågning, skriver du in Q-numret. Forsätt med nästa Förfrågning Uppdatera Offerten och komplettera med beskrivning etc. 10. Skriv ut och byt Status på Offerten till Bevakning Dokument > Offert > Hitta / Lista > Byt Status När Offerten är skickad till kund (via mejl - Se Förfrågan), lägger du Offerten på bevakning.

ADJOB 4.5 15 12. Om Offerten accepteras Dokument > Offert > Hitta / Lista > Byt Status Finns inget Jobbnummer på Offerten, får du möjlighet att mata in Jobbet direkt efter att du ändrat status på Offerten. Komplettera med Mapp och Jobbtyp samt spara det nya Jobbet. Inköpet från Offerten ligger automatiskt på Jobbet om du har denna inställning. Inköpet får status Utkast och tas inte med på Debiteringsunderlag och Nuläge. Gå Till Inköpet, komplettera och skicka till din leverantör. OBS! Du kan stänga av denna funktion se punkt 7.

16 ADJOB 4.5 13. Om förutsättningarna ändras Ibland säger kunden OK men ändrar något. Detta kallas oren accept och innebär att du bör skicka en ny Offert med de nya förutsättningarna. Här är en arbetsgång som minskar dubbelarbetet och ökar tydligheten: 1. Hitta Offerten och duplicera originalofferten. Spara utan ändringar. Kopian får ett nytt Offertnummer. Du kan även byta status till Utkast på originalofferten. Dokument > Offert > Hitta / Lista > Duplicera Offert 2. Gå till Förfrågningar Dokument > Offert > Gå Till 3. Uppdatera den aktuella Förfrågningen med nya förutsättningar och nytt inpris. Dokument > Förfrågningar > Ändra Förfrågan I exemplet har vi ökat upplagan med 1000 ex och även priset från leverantören. När du sparar, får du möjlighet att uppdatera även kopian av Offerten. Uppdatera aldrig originalofferten!

ADJOB 4.5 17 Inköp E Offert Q I L Förfrågan Inköp Leverantörsfaktura Beställning I-110007 Datum 2011-04-05 V g ange vårt beställningsnummer på er faktura Tryckeriet AB Box 1 SE-501 01 Borås Er referens Pelle Svensson Vår referens Mats Olsson 11-0016 Folder inbjudan till Inköpsmässan 2011 Format A4 Antal sidor 4 Färger 4+4 Repro Papper pdf från oss MultiArt 90 g Upplaga 2000 Efterbehandling Falsas Leveranstid 12 mars 2011 Levereras till Älvsjömässan 100 00 Stockholm Offererat pris 15.000:- Faktureras Faktureras Mikael Persson, Grossistföretaget AB Box 12, 400 00 Göteborg Tel 031-10 10 10 Test AB ADJob Nordic AB Postadress: Box, 310 00 Halmstad, Tel: 035-15 15 15 F-Skattebevis finns. Momsreg: SE12315678978901, Bankgiro: 1234-4567

18 ADJOB 4.5 Arbetsgång Inköp 14. Gör inställningar på Inköp Jobb > Inköp > Inställningar > Personliga / Generella Se Handbok ADJob 4.3 för mer detaljerad beskrivning. 1. Allmänt 2. Beställningar Layout OBS! Det är en fördel om du har samma layout som Förfrågningar. 3. Beställningsmallar. Knyts till respektive Inköpskod. Se Prislista och Förfrågningar. 15. Komplettera Inköpet som skapats från Offerten / Förfrågningen Jobb > Hitta / Lista > Gå Till > Inköp > Ändra Inköp Oftast är det lättast att hitta Inköp via Jobb. Hitta Jobbet och gå till Inköp. OBS! Detta Inköp har kopierats från Förfrågningen som är knuten till Offerten. Det enda du behöver göra är att komplettera. Se inställning Offerter punkt 7. Observera att du kan läsa in alla adresser som finns i adressregistret. Se menyn Alternativ. I exemplet är Förfrågningen kompletterad med ytterligare information. 16. Byt Status till Beställd eller Levererad Jobb > Inköp > Hitta / Lista > Byt Status Det är först när du ändrat status till Bevakning som du ser Inköpet på rapporten Nuläge. Vill du ha maximal koll på Inköp, ändrar du även status till Levererad.

ADJOB 4.5 19 Leverantörsfakturor E Offert Q Förfrågan I Inköp L Leverantörsfaktura tryckeriet ab Faktura 110003 Datum 2011-02-08 Förfallodatum 2011-03-10 Test AB Box SE-310 00 Halmstad Er referens Mats Olsson Vår referens Pelle Svensson Se till att leverantören anger ditt Inköpsnummer! Folder - Inbjudan till Mässan Tryckning enl ert beställningsnummer I-11007 15 000,00 Frakt till Älvsjö 675,00 Summa SEK 15 675,00 Moms 25% SEK 3 919,00 Att betala SEK 19 594,00 Godkänd Jobbnr Inköpsnr Mats 11-0016 675: I-110007 15.000 :- Är det oklart, komplettera med ytterligare information Anmärkningar mot denna faktura ska göras inom 8 dagar. Vid betalning efter förfallodagen debiteras 0,035 % ränta per dag. Tryckeriet AB Postadress: Box, 100 00 Göteborg, Tel: 031-15 15 15 F-Skattebevis finns. Momsreg: SE12315678978901, Bankgiro: 1234-4567

20 ADJOB 4.5 Arbetsgång Leverantörsfakturor Allmänt om Leverantörsfakturor För bästa möjliga kontroll över Inköpshanteringen, bör man ankomstregistrera alla Leverantörsfakturor i ADJob och även boka av när de är betalda. Risken att man missar något Inköp är då i praktiken obefintlig. Har du beställt via ADJob, finns redan ett Inköpsnummer som du möter och verifierar när Leverantörsfakturan kommer. Finns inget Inköp matar du in nytt Inköp i samband med ankomstregistrering av Leverantörsfakturor. Ofta är det projekt- eller produktionsledare som beställer och någon ekonomiansvarig som sköter ankomstregistrering. Genom att attestera och komplettera Leverantörsfakturan med Inköpsnummer och / eller Jobbnummer minskas risken för fel. Se föregående sida. 17. Ange vilka Konton som ska kopplas till Jobb Huvudmeny > Inställningar > Kontoplan > Ändra Konto 18. Preliminärregistrera Leverantörsfakturan Leverantörsfakturor > (Alternativ) Ny Leverantörsfaktura Genom att registrera preliminärt minskas risken för att Leverantörsfakturor försvinner.

Faktura 110003 Test AB Datum 2011-02-08 ADJOB 4.5 Förfallodatum 2011-03-10 SE-310 00 Halmstad 21 Box 19. Attestering och komplettering Er referens Mats Olsson Se till att leverantören Vår referens Pelle Svensson anger ditt Inköpsnummer! När Leverantörsfakturan är preliminärregistrerad i ADJob, lämnas fakturan ut för attest. Ska det vidarefaktureras, kompletteras fakturan med: Alternativ 1. Folder Inköpsnummer - Inbjudan till om Mässan det finns. Tryckning enl ert beställningsnummer I-11007 15 000,00 Frakt till Älvsjö 675,00 Alternativ 2. Jobbnummer om det är frågan om ett nytt Inköp. Summa SEK 15 675,00 Moms 25% SEK 3 919,00 Att betala SEK 19 594,00 Godkänd Jobbnr Inköpsnr Mats 11-0016 675: I-110007 15.000 :- 20. Färdigkontering Är det oklart, komplettera Leverantörsfakturor > Lista > Preliminärregistrerade med ytterligare information När Leverantörsfakturan är attesterad och klar, ska dessa konteras klart. Anmärkningar mot denna faktura ska göras inom 8 dagar. Vid betalning efter förfallodagen debiteras 0,035 % ränta per dag. Tryckeriet AB Postadress: Box, 100 00 Göteborg, Tel: 031-15 15 15 F-Skattebevis finns. Momsreg: SE12315678978901, Bankgiro: 1234-4567 Exemplet visar att ett Inköp ska mötas exakt och ett nytt Inköp ska matas in på samma Jobbnr. I de fall det är frågan om att möta eller verifiera ett Inköp behövs normalt ingen justering. Möjligen att inpriset förändras. Finns inget Inköp talar du om att du vill registrera ett Nytt Inköp. Komplettera detta Inköp med Inköpskod samt Ämne för att underlätta för faktureringen. Se Debiteringsunderlag nästa sida.

22 ADJOB 4.5 21. Debiteringsunderlaget där allt samlas Jobb > Hitta / Lista > (Alternativ) Skriv ut > Debiteringsunderlag Observera att det finns många inställningar för denna rapport. Exemplet nedan har inställning Inriktning Inköp. Debiteringsunderlag 11-0016 Alla poster Grossistföretaget AB Box 12, 400 00 Göteborg Tel 031-10 10 10 Handelsvägen 12, 400 00 Göteborg Mikael Persson, 031-10 10 50 Lås & Beslag Trycksaker Folder inbjudan till Inköpsmässan 2011 Ansvarig: Mats Olsson Prislista: 1 Standard, Debitering: Normaljobb Startdatum: 2011-02-07 Översikt Kalkyl Inmatat Fakt Ofakt Arvode (0,00 tim) 2 000,00 Inköp (Påslag: 1732,00) 12 506,00 13 282,00 13 282,00 Delsumma 14 506,00 13 282,00 13 282,00 Detta Inköp är helt nytt direkt från Leverantörsfakturan Arvode per Kod Kalkyl Inmatat Fakt Ofakt Produktionsledning (0,00 tim) 2 000,00 Totalt Arvode (0,00 timmar) 2 000,00 Bud och frakt Inpris Fakt Ofakt 2011-02-08 I-110014 Bud till Älvsjö 675,00 776,00 L-110009 Tryckeriet AB Totalt Bud och frakt 675,00 776,00 Tryckning Inpris Fakt Ofakt 2011-02-08 I-110007 Folder inbjudan till 10 875,00 12 506,00 Inköpsmässan 2009 L-110009 Tryckeriet AB Totalt Tryckning 10 875,00 12 506,00 Offerter Kalkyl Offert Diff? 2011-02-07 E-110009 - Accept 14 506,00 14 506,00 Detta Inköp fanns tidigare och är verifierat med Leverantörsfakturan Beräknat Täckningsbidrag - Vinst/Förlust Inmatat TB Fakt TB Vinst / Förlust Fakturerat TB - Inmatat TB = Vinst / Förlust 1 732,00-1 732,00 Test AB ADJob 430/1 2011-02-08 12:07 1-1

ADJOB 4.5 23

Denna handbok distribueras digitalt i form av ett pdf-dokument. Både miljövänligt och ekonomiskt. ADJob Nordic AB Häggelundsvägen 17 SE-523 38 Ulricehamn Tel 0321-261 20 www.adjob.se support@adjob.se