Förfrågningsunderlag 2013-05-15 Upphandlande organisation Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet Upphandling Profil- och presentartiklar Jeanette Hemmingsson Dnr 96-5-2013 Sista anbudsdag: 2013-06-26 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Inbjudan 1.1. Statens inköpscentrals uppdrag Statens inköpscentral ansvarar för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen vilket innebär att Statens inköpscentral ingår samordnade ramavtal eller andra gemensamma avtal som effektiviserar upphandlingar avseende varor och tjänster som myndigheter upphandlar ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden. För mer information om Statens inköpscentral, se www.kammarkollegiet.se/statensinkopscentral. För ytterligare information om Statens inköpscentrals andra upphandlingar, samordnade ramavtal och praktisk vägledning, se Statens inköpscentrals webbplats www.avropa.se Statens inköpscentral tar, enligt regeringens beslut och efter samråd med Ekonomistyrningsverket (ESV), ut en administrationsavgift av ramavtalsleverantörer avseende all försäljning under respektive ramavtal för att täcka verksamhetens samtliga kostnader. Ramavtalsleverantörer betalar en avgift som i dagsläget är 1 % av fakturerat nettobelopp, dvs. fakturavärdet exklusive mervärdesskatt. 1.1.1. Avropsberättigade Ramavtalen kommer att kunna användas för avrop av statliga myndigheter under regeringen samt andra statliga upphandlande myndigheter som lämnat fullmakt. Myndigheter under regeringen deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Myndigheter under riksdagen och andra statliga offentligt styrda organ deltar med stöd av att de har lämnat fullmakt till Statens inköpscentral att upphandla ramavtal för deras räkning. Nedan följer de myndigheter och organisationer som under ramavtalsperioden är avropsberättigade: Myndigheter under regeringen (se SCB:s Allmänna myndighetsregister för detaljerad information, www.myndighetsregistret.scb.se) Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 1 av 70
Apotekens Service AB 556763-4778 Chalmers Tekniska Högskola Aktiebolag 556479-5598 Hjälpmedelsinstitutet 802406-6372 Kungliga Operan AB 556190-3294 Nordiska Museet 802002-4686 Norrlandsfonden 897000-3003 Radiotjänst i Kiruna AB 556300-4745 Riksdagens Ombudsmän 202100-2650 Riksdagsförvaltningen 202100-2627 Riksrevisionen 202100-5422 Riksteatern 802006-1365 Röda Korsets Högskola 802002-8695 Specialfastigheter Sverige AB 556537-5945 Stiftelsen Dansens Hus 802014-7792 Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna 897300-3265 Stiftelsen för internationalisering av högre utbildning och forskning 802400-3512 Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling 802400-4213 Stiftelsen för Miljöstrategisk forskning 802017-9324 Stiftelsen Högskolan i Jönköping 826001-7333 Stiftelsen Skansen 802003-0154 Stiftelsen Svenska barnboksinstitutet 802007-5852 Stiftelsen Tekniska Museet, 802005-9187 Svenska Filminstitutet, 802004-1748 Sveriges Civilförsvarsförbund 802005-8460 Sveriges Riksbank 202100-2684 1.2. Om upphandlingen 1.2.1. Bakgrund och syfte med upphandlingen Statens inköpscentral har under 2012 genomfört en förstudie avseende behovet av ett statligt samordnat ramavtal inom området profil- och presentartiklar. I förstudien konstaterades att det finns behov av ett statligt ramavtal inom området och att även profiloch presenttjänster kan vara önskvärt för avropande myndigheter. Syftet med upphandlingen är att avropsberättigade ska kunna avropa på ett enkelt och effektivt sätt, vilket genererar tid- och kostnadsbesparingar, samt möjliggör anskaffningar till fördelaktiga villkor. Syftet är samtidigt att avropande myndigheter ska kunna minska den miljöbelastande effekten av anskaffningar och istället för att avropa varor avropa transformativa lösningar. 1.2.2. Upphandlingsföremålet Denna upphandling genomförs med ett öppet upphandlingsförfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandling omfattar profil- och presentartiklar med syfte att tillgodose beställarens behov av dylika produkter och tjänster eller en alternativ transformativ lösning, se punkt 5.2.3. Upphandlingen är indelad i två anbudsområden: A) Profil- och presentartiklar I området ingår profilkläder, profilartiklar, presentartiklar, give-aways, förädling, lagerhållning av förädlade produkter, kundanpassad webbshop med lagerhållning. B) Gåvokort I området ingår gåvokort där mottagaren har möjlighet att välja mellan olika produkter och Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 2 av 70
upplevelser dock inte kontanter. Upphandlingen omfattar ej de tygmärken som används på respektive myndighets uniformer och som regleras i ett särskilt uniformsreglemente. Därtill omfattar upphandlingen inte uniformer, skydd- och arbetskläder eller skydds- och arbetsskor samt utmärkelser i form av NOR för nit och redlighet i rikets tjänst, såsom klockor, medaljer och sköldar eller liknande. 1.2.3. Möjlighet att lämna anbud på delar av upphandlingen Upphandlingen profil- och presentartiklar omfattar två anbudsområden där anbudsgivaren kan välja att lägga sitt anbud på det ena eller på båda områdena. 1.2.4. Volymer Statens inköpscentral uppskattar att den totala omsättningen på tidigare ramavtal uppgick till 29 Mkr (2011) och 28 Mkr (2012). Inköpsvolymen för respektive produktgrupp uppgår till följande: 2011 2012 - Profil-/presentartiklar 58 % 71 % - Profilkläder 16 % 12 % - Gåvokort 16 % 13 % - Övrigt* 10 % 6 % *Övrigt avser webbshop med lagerhållning. Observera att den angivna omsättningen enbart ska ses som en upplysning. Statens inköpscentral kan inte garantera några försäljningsvolymer. 1.2.5. Avropsordning Avrop sker med ett rangordnat förfarande, alternativt med förnyad konkurrensutsättning beroende på behovets omfattning. Inför varje avrop kommer avropsberättigad myndighet att uppskatta värdet av beställningen. Det på förhand uppskattade värdet av avropet ligger sedan till grund för avropsberättigad myndighets beslut om beställningen/avropet ska genomföras genom rangordnat avrop eller genom en förnyad konkurrensutsättning. Se vidare punkt 7.1.16. Rangordnat avrop Avrop sker genom att avropsberättigade myndigheter i första hand kontaktar den ramavtalsleverantör som har plats ett (1) i rangordningen. I det fall denna inte kan leverera har avropsberättigad myndighet rätt att kontakta nästkommande ramavtalsleverantör i rangordningen, osv. Förnyad konkurrensutsättning Förnyad konkurrensutsättning sker när avrop beräknas ha ett uppskattat värde överstigande 10 000 SEK för anbudsområde A. Förnyad konkurrensutsättning sker när avrop avser mer än 100 gåvokort för anbudsområde B. 1.3. Ramavtalets ikraftträdande och giltighetstid Ramavtal träder i kraft efter att det har signerats av båda parter. Ramavtalet gäller i tjugofyra (24) månader från och med ramavtalets signering. Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 3 av 70
Eventuell förlängning av ramavtal sker på initiativ av Statens inköpscentral. Förlängning av ramavtalets avtalsperiod kan uppgå till högst tjugofyra (24) månader. 1.4. Innehållsförteckning Förfrågningsunderlagets består av nedanstående kapitel och bilagor: Kapitel 1. Inbjudan Kapitel 2. Administrativa bestämmelser Kapitel 3. Leverantörskvalificering Kapitel 4. Utvärdering Kapitel 5. Anbudsområde A. Profil- och presentartiklar Kapitel 6. Anbudsområde B. Gåvokort Kapitel 7. Ramavtalsutkast Kapitel 8. Allmänna villkor Kapitel 9. Kravkatalog Bilaga Sekretessbegäran Bilaga Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran Bilaga Förteckning underleverantörer Bilaga Konsortium Bilaga Referensuppdrag anbudsområde A Bilaga Referensuppdrag anbudsområde B Bilaga Produktinformation Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 4 av 70
2. Administrativa bestämmelser 2.1. Allmänt Anbudsgivaren ska i sitt anbud visa att de krav som ställs i förfrågningsunderlaget uppfylls. Uppfylls inte samtliga obligatoriska krav kommer anbudet inte utvärderas. Om anbudsgivaren avstår från att svara på ställda frågor kommer detta att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas eller att kraven inte kan accepteras. Anbudsgivaren uppmanas att följa anvisningarna i detta förfrågningsunderlag som är ett elektroniskt anbudsformulär och ska användas vid anbudsgivning. Det är av yttersta vikt att anbudet innehåller samtliga efterfrågade uppgifter, särskilt då möjligheten att efter anbudstidens utgång inhämta eller inkomma med förtydliganden eller kompletterande uppgifter är begränsad. Anbudsgivaren uppmanas att noggrant gå igenom sitt anbud innan det lämnas in för att kontrollera att den efterfrågade informationen verkligen finns med i anbudet samt kontrollera att samtliga bilagor bifogats anbudet. 2.2. Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs genom ett öppet upphandlingsförfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). De inkomna anbuden kommer efter anbudsöppningen att genomgå en kvalificering. De anbud som är kompletta och uppfyller de obligatoriska kraven i förfrågningsunderlaget kommer sedan att utvärderas utifrån de förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget. 2.2.1. Förhandling Då upphandlingen genomförs som ett öppet upphandlingsförfarande finns ingen möjlighet att förhandla om villkoren i förfrågningsunderlaget. Det är därför viktigt att anbudsgivaren redan vid anbudsinlämningen säkerställer att anbudet är fullständigt ifyllt. 2.3. Alternativa anbud Anbudsgivare kan endast lämna ett anbud per anbudsområde. I de fall en anbudsgivare inkommer med flera anbud kommer Statens inköpscentral anse det senast inkomna som det giltiga anbudet. 2.4. Reservationer Om anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i upphandlingsunderlaget kan anbudet komma att förkastas. Anbudsgivaren uppmanas därför att undvika att lämna information som inte efterfrågas och som kan tolkas som en reservation mot uppställt krav. 2.5. Förutsättningar för anbudslämningen 2.5.1. Anbudets språk Anbud ska vara skrivet på svenska. Svenska språket tillämpas vid all kommunikation rörande denna upphandling, med undantag för certifikat, intyg och bevis som kan vara på engelska. Uppfylls ovan krav avseende anbudets språk? (/ svar) 2.5.2. Anbudslämning i Tendsign Statens inköpscentral använder sig av det webbaserade upphandlingsverktyget Tendsign för hantering av upphandling, förfrågningsunderlag och anbud. Tendsign ägs av Visma Opic AB. Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 5 av 70
Anbudet, inklusive samtliga bilagor, ska skriftligen inlämnas via Tendsign, vilket innebär att anbud inte kan lämnas i pappersformat eller via fax eller e-post. Företrädare för anbudsgivare ansluter sig personligen till tjänsten Tendsign genom att registrera ett användarkonto på Tendsigns hemsida, www.tendsign.com Anbudsgivare uppmanas att registrera användarkontot i god tid innan inlämning. Notera att supporten inte har öppet dygnet runt. Anbudsgivare uppmanas använda följande förfarande: Logga in, gå in under Annonser, Aktuella annonser, välj upphandlande enhet "Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet" och aktuell upphandling och diarienummer. För supportfrågor gällande hanteringen av systemet kan Tendsign support kontaktas på telefon 013-474 75 20. Det är även möjligt att komma i kontakt med Tendsign via deras hemsida. Då Tendsign support inte har öppet dygnet runt är det viktigt att ta kontakt i god tid innan sista anbudsdag för att på så sätt garanteras teknisk support. Den e-postadress som anbudsgivare använt för sin inloggning i systemet, är den som gäller för all vidare kommunikation i upphandlingen både från och till Statens inköpscentral. Samtliga begärda bilagor som ska undertecknas ska skannas in och bifogas anbudet. 2.5.3. Kostnader i samband med anbudsgivningen Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader som uppstår i samband med anbudsgivningen. 2.5.4. Sista anbudsdag Sista dag för anbudslämning är 2013-06-26 23:59 2.5.5. Anbudets giltighetstid Vid en eventuell överprövning kan giltighetstiden för anbuden komma att förlängas. Statens inköpscentral kommer i sådana fall att begära bekräftelse hos anbudsgivaren att denne godkänner förlängningen. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud tom 2014-02-26 Uppfylls ovan krav avseende anbudets giltighetstid? (/ svar) 2.6. Frågor om upphandlingen 2.6.1. Frågor om förfrågningsunderlaget Alla frågor om förfrågningsunderlaget ställs till Statens inköpscentral via upphandlingsverktyget Tendsign. Den e-postadress som anbudsgivare använt för sin inloggning i Tendsign, är den som gäller för all vidare kommunikation i upphandlingen både från och till Statens inköpscentral. Förfrågningsunderlaget ska på ett tydligt och transparent sätt beskriva vad som ska upphandlas. Skälen till att upphandlingen görs och orsaken till att den genomförs på ett visst sätt eller att vissa krav ställs ligger däremot, enligt Statens inköpscentral, utanför ramen för upphandlingen. Av den anledningen besvaras endast frågor som är relevanta för själva upphandlingen. Frågor om varför ett visst krav ställts kommer inte att besvaras. För att samtliga anbudsgivare ska behandlas lika, kommer frågor att besvaras och förmedlas Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 6 av 70
till samtliga anbudsgivare via Tendsign. Alla frågor och svar som publiceras är avidentifierade. Frågor och svar utgör en del av förfrågningsunderlaget. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor från anbudsgivare, eller av någon annan anledning, kommer kompletteringen att finnas i Tendsigns frågor-och svarsfunktion samt sändas, via den e-postadress som anbudsgivare använt för sin inloggning i systemet, till alla som via Tendsign hämtat förfrågningsunderlaget. De av Statens inköpscentral lämnade svaren avseende förfrågningsunderlaget är endast bindande om svaren lämnats via Tendsign. Anbudsgivare är själv skyldig att hålla sig uppdaterad och ta del av den information som publiceras under anbudstiden. Om anbudsgivare inte registrerar sig på www.tendsign.com utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, kan Statens inköpscentral inte garantera att all information, som frågor och svar, under anbudstiden kommer anbudsgivare tillhanda. Anbudsgivare ansvarar i så fall själv för att kontrollera och hämta eventuella tillkomna upplysningar. Sista dag för att besvara frågor är 2013-06-19. Frågor ställda senare än sista dag för att ställa frågor kommer inte att besvaras. Sista dag för att ställa frågor är 2013-06-17 2.6.2. Rättelse av fel och kompletteringar av anbud Anbudsgivaren kan inte på eget initiativ vidta ändringar i eller kompletteringar till anbud efter sista anbudsdag. Däremot kan anbudsgivare, på begäran av Statens inköpscentral, få rätta uppenbara felskrivningar eller felräkningar eller annat uppenbart fel. Statens inköpscentral får också begära att anbud förtydligas eller kompletteras efter sista anbudsdag, om det inte finns risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Anbudsgivaren har ingen motsvarande rätt att få ett förtydligande eller komplettering till stånd. 2.7. Avtalsvillkor Villkoren i förfrågningsunderlagets kapitel 7 och 8, kommer att utgöra underlag för ramavtalet och det kontrakt som kommer att användas vid avrop av de avropsberättigade. Samtliga villkor ska accepteras i sin helhet av anbudsgivaren. Anbudsgivarens egna standardvillkor, allmänna villkor eller förbehåll accepteras inte. Accepterar anbudsgivare samtliga villkor i sin helhet? (/ svar) 2.8. Anbudsöppning Anbudsöppning äger rum efter sista anbudsdag i närvaro av minst två (2) personer från Statens inköpscentral. 2.9. Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut kommer att fattas efter genomförd kvalificering och utvärdering. Ett tilldelningsbeslut är inte bindande utan innebär endast att Statens inköpscentral har fattat beslut om utgången av anbudsutvärderingen och dess vinnare. Efter att tilldelningsbeslut har fattats underrättas samtliga anbudsgivare via Tendsign. Ramavtal sluts tidigast tio (10) dagar räknat från och med dagen efter underrättelsens avsändande. 2.10. Sekretess Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 7 av 70
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av absolut sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbuden enligt huvudprincipen i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105) offentliga allmänna handlingar. Delar av anbuden kan dock omfattas av kommersiell sekretess. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter krävs att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som krävs för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om att uppgifter i anbudet ska sekretessbeläggas. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle uppkomma om anbudsgivarens uppgifter röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. I det fall anbudsgivaren väljer att begära kommersiell sekretess avseende delar av sitt anbud anges detta i bilaga sekretessbegäran. Statens inköpscentral kommer inte på förhand att ge besked om en viss uppgift kommer att omfattas av sekretess utan sekretessprövning sker först i samband med att en uppgift begärs ut. Slutlig prövning kan komma att ske i domstol. Åberopar anbudsgivare sekretess? (/ svar) Bifoga bilaga sekretessbegäran här (Bifogat dokument) 2.11. Elektronisk underskrift av ramavtal Statens inköpscentral har övergått från undertecknande av ramavtal på papper till elektroniskt undertecknande (e-signering) av ramavtal. Rutinändringen ställer krav enligt nedan på blivande ramavtalsleverantörer. För att kunna utföra e-signering i Statens inköpscentrals upphandlingsverktyg Tendsign ska ramavtalsleverantör ha en e-tjänstlegitimation hos utfärdare av e-tjänstelegitimationer samt konto hos Chambersign för tjänsten CSign och signering. Konto och signering av Statens inköpscentrals ramavtal via CSign är kostnadsfri för ramavtalsleverantör. CSign stöder ett flertal e-tjänstelegitimationer. Läs mer på CSign.se för beställning av e-tjänstelegitimation samt för anslutning till CSign och konto för e-signeringstjänst. OBS! Beställning av e-tjänstlegitimation för behörig firmatecknare bör ske i god tid före avtalstecknande. Anbudsgivare anger namn, e-post adress samt telefonnummer till den person som är avtalstecknare för detta ramavtal. Uppfylls ovan krav avseende elektronisk underskrift av ramavtal? (/ svar) Ange namn, e-postadress och telefonnummer till den person som kommer vara avtalstecknare om inlämnat anbud resulterar i att ni erbjuds ramavtal. (Fritextsvar) 2.12. Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran Det elektroniska anbudet bestyrks genom att behörig företrädare för anbudsgivaren fyller i och undertecknar Bilaga Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran, skannar in den Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 8 av 70
och bifogar den tillsammans med anbudet som en pdf-fil. I det fall anbudet undertecknas av person som är behörig att företräda anbudsgivaren utan att vara behörig firmatecknare kan dokument för styrkande av rätten att underteckna anbudet komma att inhämtas i efterhand. Bifoga bilaga Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran här. (Bifogat dokument) För upphandlarens kontroll - har undertecknad Bilaga Anbudets undertecknande och sanningsförsäkran, undertecknats, skannats och bifogats anbudet? (/ svar) 2.13. Publicering av avtalsdokument Ramavtal med avtalspriser/rabattsatser och kontaktpersoner etc. kommer att publiceras på internet, www.avropa.se. Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 9 av 70
3. Leverantörskvalificering 3.1. Inledning I kapitlet preciseras de kvalificeringskrav som ställs på anbudsgivaren. Uppfylls inte kvalificeringskraven, kommer anbudet att förkastas. Syftet med kraven är att säkerställa att inga uteslutningsgrunder föreligger samt verifiera att de anbudsgivare som erhåller ramavtal har nödvändig ekonomisk och teknisk kapacitet för att fullgöra de åtaganden som följer av ramavtalet. Anbudsgivaren ska lämna svar på samtliga begärda uppgifter om inte annat framgår. Anbudsgivaren har möjlighet att åberopa andra företags ekonomiska och tekniska kapacitet. Om anbudsgivaren åberopar annat företags ekonomiska och tekniska kapacitet ska anbudsgivaren vid anbudstillfället ange att denne kommer att använda underleverantörer vid kontraktets fullgörande. 3.2. Kvalificeringskrav 3.2.1. Obligatoriska uteslutningsgrunder enligt 10 kap 1 LOU Statens inköpscentral kommer att utesluta en leverantör från deltagande i upphandlingen, om Statens inköpscentral får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar 1. sådan brottslighet som avses i artikel 2 i rådets rambeslut 2008/841/RIF av den 24 oktober 2008 om kampen mot organiserad brottslighet, 2. bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn, 3. bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller 4. penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. Är leverantören en juridisk person, ska leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Om det finns grundad anledning att anta att en leverantör ska uteslutas med stöd av ovanstående, får Statens inköpscentral begära att leverantören visar att det inte finns någon grund för uteslutning. Om det finns särskilda skäl, får Statens inköpscentral avstå från att utesluta en leverantör som dömts för sådan brottslighet som anges ovan. Föreligger grund för uteslutning enligt 10 kap 1 LOU? (/ svar) Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 10 av 70
3.2.2. Uteslutningsgrunder enligt 10 kap 2 LOU Statens inköpscentral kommer att utesluta leverantör från att delta i upphandlingen, om leverantören 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap LOU. Är leverantören en juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i punkt 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i punkt 4. Statens inköpscentral får, utom i de fall som avses i 10 kap 4 LOU, begära att en leverantör visar att det inte finns någon grund för att utesluta leverantören med stöd av ovanstående punkter 1, 2, 3 eller 5. Statens inköpscentral kommer att kontrollera att anbudsgivaren har fullgjort sina skyldigheter avseende skatter och socialförsäkringsavgifter. Kontroll görs genom elektronisk inhämtning av Skatteverkets blankett SKV 4820. Utländska anbudsgivare ska styrka att företaget inte har restförda skulder avseende skatter och avgifter i det egna landet med bevis motsvarande Skatteverkets yttrande på blankett SKV4820. Denna handling ska översättas till svenska eller engelska om originalhandlingen avser ett annat språk. Handlingen ska inte vara äldre än tre (3) månader från sista anbudsdag. Föreligger grund för uteslutning enligt 10 kap 2 LOU? (/ svar) Utländsk anbudsgivare kan bifoga handling här (Bifogat dokument) För upphandlarens kontroll - Har anbudsgivaren fullgjort sina skyldigheter avseende skatter och socialförsäkringsavgifter? (/ svar) 3.2.3. Bevis på registrering Anbudsgivaren ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register. Statens inköpscentral kommer att kontrollera att anbudsgivaren, uppfyller krav på Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 11 av 70
registrering. Kontroll görs genom elektronisk inhämtning av Skatteverkets blankett SKV 4820. Utländska anbudsgivare ska inkomma med handling som styrker att företaget är registrerat i motsvarande register i det egna landet. Denna handling ska översättas till svenska eller engelska om originalhandlingen avser ett annat språk. Handlingen ska inte vara äldre än tre (3) månader från sista anbudsdag. Utländsk anbudsgivare kan bifoga handling om bevis på registrering här (Bifogat dokument) För upphandlarens kontroll - Har Anbudsgivaren uppfyllt ovan krav avseende bevis på registrering? (/ svar) 3.2.4. Företagsinformation Anbudsgivaren ska lämna en övergripande beskrivning av företagets verksamhet. I beskrivningen ska det framgå att företaget är verksam inom upphandlingsföremålet för det eller de anbudsområden anbudsgivaren lämnar anbud på. Bifoga företagsbeskrivning här. (Bifogat dokument) 3.2.4.1. Ramavtalsansvarig kontaktperson Under hela ramavtalsperioden ska det finnas en ramavtalsansvarig kontaktperson hos anbudsgivaren för Statens inköpscentral. Bekräfta att kravet uppfylls (/ svar) 3.2.5. Ekonomisk ställning Det är viktigt att anbudsgivare som erhåller ramavtal har ekonomiska förutsättningar att fullgöra uppdraget under den tid ramavtalet gäller. Anbudsgivaren ska därför ha god ekonomisk ställning och lägst inneha ett kreditomdöme med lägst riskklass Kreditvärdig (det vill säga lägst 40 poäng) enligt affärs- och kreditupplysningsföretaget Credit Safe eller likvärdig bedömning. Statens inköpscentral kommer att kontrollera kravet på stabil ekonomisk ställning genom att inhämta uppgifter från Credit Safe i samband med kvalificering. Anbudsgivare bör själv kontrollera sin riskklassificering hos Credit Safe innan anbud lämnas för att undersöka om uppfyllelse av krav på ekonomisk stabilitet behöver visas på annat sätt. Utländska anbudsgivare ska styrka att företaget uppfyller kravet på ekonomisk ställning genom att bifoga motsvarande handling som visar att kravet uppfylls. Denna handling får inte vara äldre än en (1) månad från sista anbudsdag, och ska översättas till svenska eller engelska om originalhandlingen avser ett annat språk. Credit Safes riskklassificering: 80-100 poäng, Mycket god kreditvärdighet 60-79 poäng, God Kreditvärdighet 40-59 poäng, Kreditvärdig 15-39 poäng, Kredit mot säkerhet 0-14 poäng, Kredit avrådes Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 12 av 70
Utländsk anbudsgivare kan bifoga handling om bevis på ekonomisk ställning här (Bifogat dokument) För upphandlarens kontroll - Uppfyller Anbudsgivaren ovan krav avseende ekonomisk ställning? (/ svar) 3.2.5.1. Krav på omsättning Anbudsgivaren ska inneha en omsättning på minst 15 MSEK från det senaste bokslutsåret för anbudsområde A, se vidare punkt 5.1.2. Om inte anbudsgivaren uppfyller omsättningskravet för 2012 anses kravet ändock uppfyllt om anbudsgivaren innehaft en omsättning om minst 15 MSEK de två föregående bokslutsåren (2010 och 2011) samt innehar en omsättningen för 2012 års bokslut som inte avviker med mer än 10 % från omsättningskravet om 15 MSEK. För anbudsområde B ska anbudsgivaren inneha en omsättning på minst 10 MSEK från det senaste bokslutsåret, se vidare punkt 6.1.2. Om inte anbudsgivaren uppfyller omsättningskravet för 2012 anses kravet ändock uppfyllt om anbudsgivaren innehaft en omsättning om minst 10 MSEK de två föregående bokslutsåren (2010 och 2011) samt innehar en omsättningen för 2012 års bokslut som inte avviker med mer än 10 % från omsättningskravet om 10 MSEK. Statens inköpscentral kommer att kontrollera kravet på omsättning genom att inhämta uppgifter från Credit Safe i samband med kvalificering för det enskilda anbudsområde. Utländska anbudsgivare ska styrka att företaget uppfyller kravet på omsättning genom att bifoga motsvarande handling som visar att kravet uppfylls. Denna handling får inte vara äldre än en (1) månad från sista anbudsdag, och ska översättas till svenska eller engelska om originalhandlingen avser ett annat språk. Utländsk anbudsgivare kan bifoga handling om bevis på omsättning här (Bifogat dokument) 3.2.5.2. Alternativa sätt att styrka ekonomisk ställning Om anbudsgivaren inte uppnår den miniminivå på riskklassificering som krävs, ska kravet avseende den ekonomiska ställningen ändå anses vara uppfyllt om en eller flera av punkterna nedan är uppfyllda. 1. Anbudsgivaren lämnar sådan förklaring eller på annat sätt intygar den ekonomiska ställningen så att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk ställning som anges i krav 3.2.5. En sådan förklaring kan utgöras av att anbudsgivaren inkommer med ett kreditvärderingsintyg från ett annat kreditvärderingsbolag motsvarande credit safe som visar att kravet på ekonomisk ställning är uppfyllt. 2. Garanti lämnas gällande anbudsgivarens ekonomiska stabilitet av moderbolag eller annan garant. Sådant intyg ska bifogas anbudet och vara undertecknat av moderbolagets eller garantens behöriga företrädare. Skanna in den och bifoga den tillsammans med anbudet som en pdf-fil. Av intyget ska det klart och tydligt framgå att garanten träder i anbudsgivarens ställe så som för eget åtagande i händelse av att anbudsgivaren inte längre kan fullgöra sina förpliktelser mot Statens inköpscentral. Dessa förpliktelser avser såväl finansiellt ansvar som fullgörande av åtagandet i ramavtalet. Efterfrågad riskklassificering samt kravet enligt ovan punkt 3.2.5.1 ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av garanten. Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 13 av 70
Anbudsgivare som inte uppfyller kraven om lägst riskklass Kreditvärdig enligt credit Safe och som åberopar omständigheter enligt punkt 1 och/eller 2 ovan, ska till sitt anbud bifoga förklaring enligt punkt 1 och/eller garanti/intyg enligt punkt 2. Avser anbudsgivare att styrka sin ekonomiska ställning på grund av att anbudsgivare inte uppnår miniminivå på riskklassificering som krävs? (/ svar) Om svar på ovan fråga - Lämna förklaring och bifoga bilaga med förklaring här. (Bifogat dokument) Här kan bilaga om garanti/intyg från moderbolag eller annan garant lämnas. (Bifogat dokument) 3.2.6. Teknisk kapacitet 3.2.6.1. Leveransförmåga Anbudsgivaren ska i samverkan med sina underleverantörer ha förmåga att leverera de produkter och tjänster som omfattas av upphandlingen i den omfattning och komplexitet som framgår i förfrågningsunderlaget. Anbudsgivare ska tillsammans med sina underleverantörer ha resurser, kapacitet och förmåga att leverera produkter och tjänster till avropsberättigade myndigheter inom hela Sverige. Bekräfta att kraven uppfylls om att ha resurser, kapacitet och förmåga att leverera produkter och tjänster till avropsberättigade myndigheter i hela Sverige. (/ svar) 3.2.6.2. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Den tekniska och yrkesmässiga kapaciteten styrks genom att anbudsgivaren ska till anbudet bifoga efterfrågade referensuppdrag för den del eller delar anbudet avser. För mer information se punkt 5.1.1 anbudsområde A och punkt 6.1.1 anbudsområde B. 3.2.7. Åberopande av andra företags kapacitet 3.2.7.1. Allmänt Anbudsgivaren har möjlighet att åberopa andra företags kapacitet, till exempel moderbolag, systerbolag, dotterbolag, franchisetagare eller fristående bolag. Dessa benämns i upphandlingen som underleverantörer. Underleverantörer är en juridisk person som bistår anbudsgivaren med de produkter och tjänster som omfattas av denna upphandling. Ett företag som endast levererar produkter eller tjänster som inte är direkt hänförliga till upphandlingsföremålet är inte en underleverantör inom ramen för denna upphandling. Anbudsgivaren är ansvarig för underleverantörers åtagande såsom för egen del. Med underleverantör menas samarbetspartner exempelvis en underleverantör av gåvokort för upplevelser och inte tillverkande bolag eller grossister eller fraktbolag. Tillägg eller utbyte av underleverantörer accepteras inte under upphandlingsprocessen. Det är därför viktigt att redovisa samtliga underleverantörer redan i anbudet. 3.2.7.2. Antal underleverantörer i anbudet - förteckning Anbudsgivaren ska ange om det ingår underleverantörer i anbudet. Observera att koncerner Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 14 av 70
som lämnar anbud måste bifoga skriftligt åtagande från samtliga åberopade koncernföretag som kommer att ingå i anbudet. Franchisegivare ska ange samtliga franchisetagare som åberopas. I det fall underleverantörer ingår i anbudet ska anbudsgivaren bifoga en förteckning över samtliga underleverantörer som åberopas för den eller de anbudsområden som anbudet avser. Bilagaförteckning underleverantör, ska användas. Bifoga bilagan i en olåst version. Underleverantörer ska inte vara föremål för sådana omständigheter som anges i 10 kap. 1 och 2 LOU. Ingår underleverantörer i anbudet? (/ svar) Bifoga bilaga förteckning underleverantörer här. (Bifogat dokument) 3.2.8. Gemensamt anbud För det fall en grupp av leverantörer avser att lämna ett gemensamt anbud, gäller vad som stadgas i 1 kap. 11 LOU. Med gemensam anbudsgivning avses här situationen att anbudsgivaren inte är en enskild juridisk person som åberopar underleverantörer, utan att det är flera juridiska personer som inom ramen för ett s.k. konsortium lämnar ett anbud. Om gemensamt anbud lämnas ska följande gälla: Om konsortiet erhåller ramavtal ska ett gemensamt bolag bildas. Konsortiet ska planera eventuell bolagsbildning så att denna kan vara avslutad vid den tidpunkt ramavtal ska tecknas. Det gemensamma bolaget kommer att bli part i ramavtalet. Anbud som lämnas utifrån denna förutsättning ska innehålla kopior på civilrättsligt bindande avtal mellan konsortiets parter. I avtalet ska framgå att parterna avser att bilda ett gemensamt bolag samt gemensamt delta i och solidariskt ansvara för fullgörande av det ramavtal som sluts till följd av denna upphandling. Samtliga juridiska personer i konsortiet ska var för sig klara de omständigheter som framgår i 10 kap 1-2 LOU om uteslutning av leverantörer. Övriga krav på ekonomisk ställning, teknisk och yrkesmässig kapacitet ska uppfyllas i sin helhet av minst en (1) av de juridiska personerna. Det ska i anbudet redovisas vilket eller vilka av i konsortiet ingående juridiska personer som uppfyller respektive krav. Anbudsgivaren ska bifoga Bilaga Konsortium där deltagare i konsortiet med företagsnamn och organisationsnummer samt kravuppfyllnad tydligt framgår. Bilagan ska fyllas i, undertecknas och skannas in som en pdf-fil. Lämnas anbud som konsortium/gemensamt anbud? (/ svar) Bifoga kopior på civilrättsliga bindande avtal mellan konsortiets parter här (Bifogat dokument) Bifoga bilaga Konsortium här (Bifogat dokument) 3.2.9. Kvalitetssäkring Anbudsgivaren ska arbeta med kvalitetssäkrande åtgärder. Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga en beskrivning som beskriver kvalitetssäkrande åtgärder som minst omfattar och beskriver följande: Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 15 av 70
1. Anbudsgivarens arbete med hantering av reklamationer. 2. Anbudsgivarens arbete med att kvalitetssäkring av sina underleverantörer/samarbetspartner. Anbudsgivaren ska med anbudet bifoga antingen: - Beskrivning vari det framgår att punkt 1-2 ovan är uppfyllt. eller - Certifikat enligt SS-EN ISO 9001 (eller motsvarande). Certifieringen ska vara giltig vid tidpunkten för anbudets lämnande. Bifoga beskrivning eller certifikat enligt SS-EN ISO 9001 (eller motsvarande) här? (Bifogat dokument) För upphandlarens kontroll - Har anbudsgivaren uppfyllt ovan krav avseende kvalitetssäkring? (/ svar) Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 16 av 70
4. Utvärdering 4.1. Anbudsutvärderingen 4.1.1. Prövning och utvärdering Prövning och utvärdering av inkomna anbud sker i fem steg enligt nedan: Steg 1. KOMPLETT ANBUD (formalia): Kontroll att inlämnade handlingar i anbudet är kompletta. Steg 2. LEVERANTÖRSKVALIFICERING: De anbud som uppfyller steg 1 går därefter till en prövning av att de ställda ska-kraven på anbudsgivaren är uppfyllda. Steg 3. KONTROLL AV ANBUDS SKA-KRAV: Anbud som uppfyller steg 1 och 2 prövas mot ställda ska-krav i kravspecifikationen. Alla anbudsgivare som klarar ställda ska-krav går vidare till utvärdering. Steg 4.UTVÄRDERING: Anbud som uppfyller steg 1, 2 och 3 utvärderas. Steg 5. TILLDELNINGSBESLUT: Lämnas skriftligen till samtliga anbudsgivare när beslut i ärendet är fattat. 4.1.2. Högst antal ramavtalsleverantörer Statens inköpscentral kommer att anta för: - område A högst fem (5) ramavtalsleverantörer (om tillräckligt antal leverantörer uppfyller ställda kvalificeringskrav). - område B högst tre (3) ramavtalsleverantörer (om tillräckligt antal leverantörer uppfyller ställda kvalificeringskrav). 4.1.3. Allmänt om utvärderingen De anbud som är ekonomiskt mest fördelaktiga, kommer att tilldelas Ramavtal inom det/de anbudsområden som ingår i anbudet. Statens inköpscentral kommer att utvärdera respektive anbudsområde separat. I den händelse två eller flera anbud efter utvärdering erhållit samma jämförelsesumma, kommer vinnande anbud att utses enligt följande rangordning för anbudsområde A: 1. Det anbud som tilldelas högst mervärdespoäng vid utvärderingen av kriteriet "förädlingskvalité". 2. Det anbud som tilldelas högst mervärdespoäng vid utvärderingen av kriteriet "case 1 - FM" + kriteriet "case 2 - SGU". 3. Det anbud som offererat lägst pris. I den händelse två eller flera anbud efter utvärdering erhållit samma jämförelsesumma, kommer vinnande anbud att utses enligt följande rangordning för anbudsområde B: 1. Det anbud som tilldelas högst mervärdespoäng vid utvärderingen av kriteriet "produktbredd". 2. Det anbud som offererat lägst pris. Om två eller flera anbud efter ovanstående förfarande fortfarande har samma jämförelsesumma kommer ett lottningsförfarande genomföras under överinseende av Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 17 av 70
notarius publicus. För mer information om notarius publicus, se Länsstyrelsen i Stockholms läns hemsida. 4.1.4. Modell vid utvärderingen - mervärdesmodellen Som utvärderingsmodell kommer mervärdesmodellen användas. Mervärdesmodellen bygger på principen att de utvärderingskriterier utöver pris som bedöms i utvärderingen, ges ett mervärde i kronor och att detta värde anges i förfrågningsunderlaget. Varje utvärderingskriterie värderas för sig och åsätts ett ekonomiskt värde i kronor. Det totala maximala mervärdet erhålls genom att summera samtliga mervärden. Mervärdena subtraheras från anbudssumman. Resultatet betecknas anbudets jämförelsesumma. Anbudet med den lägsta jämförelsesumman är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. De fem (5) respektive tre (3) anbudsgivare vars anbud har den lägsta jämförelsesumman kommer att antas som ramavtalsleverantör för respektive anbudsområde. Observera att de värden som används vid anbudsutvärderingen är en beräkningsmodell för att jämföra anbuden och återspeglar inte nödvändigtvis hur ramavtalet kommer att utnyttjas. 4.1.5. Utvärdering av anbudsområde A Utvärderingskriterier för anbudsområde A De utvärderingskriterier som förutom priset kommer att beaktas i denna upphandling är: 1. Case 1 - Försvarsmakten (FM) 2. Case 2 - Sveriges geologiska undersökning (SGU) 3. Förädlingskvalitet 4. Rabatter Statens inköpscentral har bestämt att det totala maximala mervärdet är 184 000 SEK, vilket är fördelat enligt nedan: 1. Case 1: 24 000 SEK 2. Case 2: 24 000 SEK 3. Förädlingskvalitet: 90 000 SEK 4. Rabatter: 46 000 SEK Beräkning av anbudssumma för anbudsområde A Anbudssumma kommer att beräknas genom att lämnat pris i prismatrisen, under punkten 5.11.1 multipliceras med redan angiven kvantitet (inbördes vikt). Detta sker för varje rad i prismatrisen. Därefter summeras samtliga rader i prismatrisen till en summa. Även för punkt 5.11.2.2 sker samma beräkning. Nästa steg är att punkten 5.11.1 Pris varukorg, som har vikten 80 % och punkten 5.11.2.2 Pris webb, som har vikten 20 % summeras, totalsumman utgör anbudssumman. Beräkning av jämförelsesumma Lämnade bilder/ritningar/skisser för utvärderingskriterierna 1 (Case 1 - FM) och 2 (Case 2 - SGU) och lämnade prover av utvärderingskriteriet 3 (förädlingskvalitet) samt utvärderingskriteriet 4 (rabatter) kommer att utvärderas och tilldelas ett betyg som omvandlas till ett mervärde. Betygsskala och mervärdet framgår av punkterna 5.7.2, 5.8.2, 5.9.2. och 5.10.1. Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 18 av 70
Ett avdrag beräknas för respektive utvärderingskriterie i förhållande till hur stor del av maximalt mervärde för kriteriet som uppnås. Det framräknade mervärdet för respektive utvärderingskriterie subtraheras från respektive anbuds beräknade anbudssumma vilket utgör en jämförelsesumma. Anbudet som får den lägsta jämförelsesumman är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Observera att jämförelsesumman kan komma att bli ett negativt tal. Jämförelsesumma = Anbudssumman - anbudets avdrag för mervärde. 4.1.6. Utvärdering av anbudsområde B Utvärderingskriterier för anbudsområde B De utvärderingskriterier som förutom priset kommer att beaktas i denna upphandling är: 1. Produktbredd 2. Upplevelsebredd Statens inköpscentral har bestämt att det totala maximala mervärdet är 15 000 SEK, vilket är fördelat enligt nedan: 1. Produktbredd: 9 000 SEK 2 Upplevelsebredd: 6 000 SEK Beräkning av anbudssumma för anbudsområde B Anbudssumma kommer att beräknas genom att lämnat pris i prismatrisen, under punkt 6.3.1 multipliceras med redan angiven kvantitet (inbördes vikt). Detta sker för varje rad i prismatrisen. Därefter summeras samtliga rader i prismatrisen till en totalsumman som utgör anbudssumman. Beräkning av jämförelsesumma Lämnat antal produkter för utvärderingskriteriet 1 (produktbredd) och lämnat antal upplevelser för utvärderingskriteriet 2 (upplevelsebredd) kommer att utvärderas och tilldelas ett betyg som omvandlas till ett mervärde. Betygsskala och mervärdet framgår av punkterna 6.4.2 och 6.4.3. Ett avdrag beräknas för respektive utvärderingskriterie i förhållande till hur stor del av maximalt mervärde för kriteriet som uppnås. Det framräknade mervärdet för respektive utvärderingskriterie subtraheras från respektive anbuds beräknade anbudssumma vilket utgör en jämförelsesumma. Anbudet som får den lägsta jämförelsesumman är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Observera att jämförelsesumman kan komma att bli ett negativt tal. Jämförelsesumma = Anbudssumman - anbudets avdrag för mervärde. Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 19 av 70
5. Anbudsområde A. Profil- och presentartiklar 5.1. Leverantörskvalificering - Teknisk kapacitet 5.1.1. Referenser Anbudsgivaren ska ha en teknisk kapacitet och förmåga för utföra uppdraget. Anbudsgivaren, ska under de senaste tre (3) åren varit verksam och utfört liknande leveranser/tjänster som omfattas av detta anbudsområde. Anbudsgivare ska inkomma med högst fem (5) referensuppdrag och minst två (2) referensuppdrag från olika uppdragsgivare, för vilka anbudsgivaren genomfört uppdragen. Av uppdraget ska framgå vad leveransen omfattade, dvs. vilka produkter och tjänster som levererades samt värdet på leveransen. Tidpunkt för uppdragens genomförande får inte vara äldre än tre (3) år räknat från sista anbudsdag. Uppdraget kan vara pågående. Varje referensuppdrag ska visa att anbudsgivaren har levererat till angiven uppdragsgivares ställda krav och har erfarenhet av följande delar: 1. Ett uppdrag som avser en kundanpassad webbshop. 2. Ett till fyra uppdrag som visar leverans av följande produktgrupper: profilkläder, profilartiklar, give-aways och presentartiklar. Statens inköpscentral kommer att förkasta anbudet om någon produktgrupp inte finns med. Det står anbudsgivaren fritt att själv avgöra kombinationen av uppdragen. För respektive uppdrag ska den tidsperiod som uppdraget utfördes eller utförs anges. Uppdragsgivarna ska anges med kontaktuppgifter och namn på kontaktperson som är vidtalad. Anbudsgivaren ansvarar för att kontaktperson är vidtalade, att angiven kontaktperson är aktuell och går att nå på angiven e-post adress. Uppdragen (ett för vardera uppdragsgivare) ska beskrivas i avsedd mall, se bilaga Referensuppdrag anbudsområde A. Bilagan ska fyllas i, skannas in som en pdf-fil och bifogas för respektive uppdrag. Bilagan ska vara undertecknad av uppdragsgivaren. Statens Inköpscentral kan i samband med prövning av anbud komma att kontakta angivna referenter. Om lämnade uppgifter inte stämmer kan anbudet komma att förkastas. Bifoga bilaga referensuppdrag anbudsområde A här. (Bifogat dokument) För upphandlarens kontroll - Uppfylls kravet avseende referenser? (/ svar) 5.1.2. Krav på omsättning Anbudsgivaren ska inneha en omsättning på minst 15 MSEK från det senaste bokslutsåret. Om inte anbudsgivaren uppfyller omsättningskravet för 2012 anses kravet ändock uppfyllt om anbudsgivaren innehaft en omsättning om minst 15 MSEK de två föregående bokslutsåren (2010 och 2011) samt innehar en omsättningen för 2012 års bokslut som inte avviker med mer än 10 % från omsättningskravet om 15 MSEK. Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 20 av 70
Statens inköpscentral kommer att kontrollera kravet på stabil ekonomisk ställning genom att inhämta uppgifter från Credit Safe i samband med kvalificering. Uppfylls kravet på omsättning om minst 15 miljoner kronor? (/ svar) För upphandlarens kontroll - har anbudsgivaren en omsättning på minst 15 miljoner kronor? (/ svar) 5.2. Kravspecifikation - allmänt 5.2.1. Kataloger Anbudsgivaren ska inneha en webbsida med elektronisk katalog/-er alternativt webbshop som myndighetens avropare enkelt (utan inloggning) kommer in och kan ta del av anbudsgivarens hela erbjudna sortiment, priser etc. Därutöver ska anbudsgivaren på begäran från avropande myndighet, kunna tillhandahålla kataloger, broschyrer, prisbilagor och annan information om anbudsgivarens sortiment i pappersform. Bekräfta att kraven uppfylls (/ svar) 5.2.2. Sortimentsbredd Anbudsgivaren ska kunna erbjuda ett brett sortiment inom området profil- och presentartiklar. Med brett sortiment avses: - tillgång till kända fabrikat som finns på marknaden. - stort antal varumärken. - stort antal artiklar från flera olika leverantörer. - artiklar i olika prisklasser. - samma typ av artikel (till exempel pins, muggar, paraplyer, godis, väskor, nyckelringar och kampanjprodukter) i olika prisklasser, utförande och färger. - tillgång till artiklar eller profilkläder som är miljövänliga och vid förfrågan miljömärkta. Uppfylls kravet att kunna erbjuda ett brett sortiment? (/ svar) 5.2.3. Transformativ lösning Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla transformativa lösningar i enlighet med kapitel 9 punkt 9.1.1. Transformativa lösningar avropas genom förnyad konkurrensutsättning. Med en transformativ lösning avses exempelvis att flytta över traditionen att endast ge bort saker, som pennor, väskor, paraplyer till att också ge bort smart service såsom e-böcker, appar, ringsignaler etc. I dialog med avropande myndighet ska anbudsgivaren arbeta för att utveckla möjligheten att lösa profil- och presentbehovet genom transformativa lösningar. Bekräfta att kraven uppfylls (/ svar) Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 21 av 70
5.2.4. Varuprov och referensexemplar Anbudsgivaren ska tillhandahålla varuprov, referensexemplar och provkollektion i det fall detta efterfrågas av den avropande myndigheten i samband med avropet. I det fall det är förenat med en kostnad ska detta överenskommas med avropande myndighet. Med varuprov avses en produkt som visar exempel på hur en befintlig eller kommande produkt kan se ut eller upplevas. Avropande myndigheter ges möjlighet att därmed se och eventuellt testa varan. Varuprovet är det man tittar på innan beställning, dvs produkter utan tryck. Referensexemplar tas in tillsammans med beställningen för att man ska kunna kontrollera tryckets (logotypens) kvalitet och att produkten överensstämmer med det som har beställts. Provkollektion är kläder som visas i butiken utan tryck eller med tidigare gjorda tryck för annan kund. Anbudsgivarens produkter/artiklar ska överensstämma i mått, kvalitét och modell med provkollektionen eller varuproverna, referensexemplaret i samband med avropet. Bekräfta att kravet uppfylls (/ svar) 5.2.5. Kostnadsfri rådgivning Anbudsgivaren ska utan kostnad ge rådgivning utifrån avropande myndigheters givna mål och budgetramar och komma med genomförbara och kreativa idéer om produkter, var logotypen ska presenteras på produkten och hur de kan användas utifrån den avropande myndighetens behov och önskemål. Bekräfta att kravet uppfylls (/ svar) 5.2.6. Ajour med utvecklingen av produkterna Vad och vilka produkter som avropande myndigheter vill avropa varierar och är föränderligt över tid och det är viktigt att det erbjudna utbudet upplevs som aktuellt. Anbudsgivaren ska därför håller sig ajour med utvecklingen inom området vilket ska framgå av anbudsgivarens utbud. Bekräfta att kravet uppfylls (/ svar) 5.2.7. Schablon Schabloner och motsvarande som kan återanvändas ska sparas vid begäran från avropande myndigheter. I det fall schablonen återanvänds ska ingen ytterligare framställningskostnad tas ut. Avropande myndighet avgör i samråd med anbudsgivaren om schablonen ska återanvändas. Bekräfta att kraven uppfylls (/ svar) Utskrivet: 2013-05-15 14:02 Sida 22 av 70