Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A NSA bet. 58 Fastställd av styrelsen 20131205, 7. p2 lanens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska antingen skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt papper (d.v.s. vanligt 80grams standardpapper) och arkiveras på angivet sätt eller arkiveras digitalt för bevarande när arkivmyndigheten så medger. Handlingar som enligt planen ska gallras behöver inte överhuvudtaget skrivas ut på papper, om de i digital form fullt ut kan administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen.

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 1 (20) lacering eller evaras Administrativa handlingar rotokoll Styrelse Original ärm Digitalt Ldisk Kassaskåp, Arkiv Lindövägen 5 VDassistent VDassistent evaras 10 10 Kopia i pärm i VDs tjänsterum A Mötesant. ledningens genomgång Digitalt Ldisk Mötesanteckningar ledn.grupp Digitalt Ldisk Mötesanteckningar samrådsmöte/uppföljningsmöte Digitalt Ldisk Förslagsverksamhet belönade Digitalt Ldisk förslag Förslagsverksamhet ej belönade Digitalt Ldisk förslag Utgående, inkommande och upprättade handlingar, brev, offerter, antagna anbud, avtal, försäkringsbrev diarieförda Ärendeakt Diarieskåp Arkiv Lindövägen 5 Digitalt Ldisk registrerade ej diarieförda Digitalt Ldisk anbud/offerter ej antagna ärm ersonlig epost Digitalt VDassistent 10 A VDassistent 10 A VDassistent 10 A VDassistent 10 A VDassistent 10 A VDassistent VDassistent Aktuell handläggare eställare evaras 5 5 2 10 laceras i befintlig ärendestruktur ersonligt ansvar Gia Ebrev som tillför ärende sakuppgift ska skrivas ut, diarieföras och arkiveras i ärendeakten A A

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 2 (20) lacering eller evaras Rutinhandlingar Resp. handläggare Gia/senast efter 2 år Nyckelutlämningslistor Digitalt på VDassistents hårddisk Digitalt Ldisk Server hos systemansvarig Verksamhetssystemets dokument Registrering olagsverket Ärendeakt Kassaskåp Arkiv Lindövägen 5 rogramvarulicenser Skåp lanhandlingar/remisser, inkomna ärm, områdes för yttrande vis, årsvis Grävremisser, inkomna för yttrande Administrativa handlingar, drift och anläggningar Driftinstruktioner, manualer och tekniska beskrivningar ärm, årsvis ärm och digitalt Tjänsterum och diarieskåp Arkiv Lindöväg 5 Myndighetsärenden rening ärm/ärendeakt Tjänsterum och diarieskåp Arkiv Lindöväg 5 Rutinkorrespondens, minnesanteckningar, cirkulär, kurs och konferensinbjudningar, handlingar för information/kännedom och annat arbets eller informationsmaterial, som inkommer eller upprättas och är av endast tillfällig eller ringa betydelse, eller helt saknar samband med verksamheten. I VDassistent Gia Efter kontroll och återlämnande A Dokumentägare 5 Gallringsfrist gäller när handlingen A ersatts eller utgått VDassistent evaras 10 A VDassistent Gia A Remisshandläggare 10 ärm med register ärm för innevarande år förvaras hos remisshandläggare Remisshandläggare 2 ärmar med register ärmar för innevarande år förvaras hos remisshandläggare Driftansv./rojektansv Gia N Miljöingenjör evaras Med ärendeakten Anmälan, tillstånd etc A, D, T, M, L, A A A

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 3 (20) lacering eller evaras eriodiska besiktningsrapporter Digitalt Ldisk Miljörapporter, årsrapporter Ärendeakt Diarieskåp Arkiv Lindöväg 5 Digitalt Ldisk Kvartalsrapporter rening Ärendeakt Diarieskåp Arkiv Lindöväg 5 Digitalt Ldisk Kontrollprogram Digitalt Ldisk Slamrevisionöstgötaslam ärm Tjänsterum miljöingenjör Industriärenden, utsläpp till ärm / ärendeakt Tjänsterum och avlopp diarieskåp Arkiv Fettavskiljarärende Vattenskyddsområden inkl skyddsföreskrifter Interna och externa revisioner, ISO 17025, 9001, 14001, REVAQ ärm / ärendeakt Ärendeakt Digitalt Ldisk Digitalt Ldisk apperoriginal Lindöväg 5 Tjänsterum och diarieskåp Arkiv Lindöväg 5 Diarieskåp Arkiv Lindöväg 5 Diarieskåp Arkiv Lindövägen 5 roblem/insatser Nät VAbanken rotokoll från filmning av nät VAbanken Miljöingenjör 10 A Miljöingenjör evaras Gia Miljöingenjör 10 Gia 5 Ska registreras i diariet. A Kopia Referensbibliotek A Miljöingenjör Gia Scannas A Miljöingenjör evaras 5 A Miljöingenjör Gia Yttranden etc A Miljöingenjör evaras Med ärendeakten Miljöingenjör Miljöingenjör 5 Driftingenjör nät, enhet Drift Underhållsingenjör, enhet Nät evaras Gia evaras 5 Med ärendeakten Krav på installation, dispenser Diarieförs Ansökningshandlingar, beslut, ärenden inom fastställda områden Gia D Gia D A A A

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 4 (20) lacering eller evaras Filmer från filmning av nät Ärendeakt Arkiv Lindövägen 5 Checklistor reningsverk ärm, kronologiskt Underhållsingenjör, enhet Nät Driftingenjör nät, enhet Drift Gia D Tjänsterum Driftingenjör 2 Visar vår skötsel av reningsverk D Administrativa handlingar, ritningar Konstruktionsritningar, vattenverk Konstruktionsritningar, reningsverk Konstruktionsritningar, pumpstationer/tryckstegringar DTA DTA DTA Utredningar Digitalt Ldisk Relationsritningar, nät VAbanken Kommunens tekniska akiv. rojektledare ansvarar för att handlingen kommer till kommunens tekniska arkiv. Kommunens tekniska arkiv. rojektledare ansvarar för att handlingen kommer till kommunens tekniska arkiv. Kommunens tekniska arkiv.. rojektledare ansvarar för att handlingen kommer till kommunens tekniska arkiv. Gia Inskannade fram till 1 juli 2008. Ritningar som har tillkommit efter detta datum ligger på Ldisken (IDUS länk) i avvaktan på nytt system. Gia Inskannade fram till 1 juli 2008. Ritningar som har tillkommit efter detta datum ligger på Ldisken (IDUS länk) i avvaktan på nytt system. Gia Inskannade fram till 1 juli 2008. Ritningar som har tillkommit efter detta datum ligger på Ldisken (IDUS länk) i avvaktan på nytt system. Utförare Gia Sparas i Rapportarkivet T Kommunens GISenhet Gia rojektledare ansvarar för att handlingen kommer till kommunens GISenhet. N, T T T N appersutskrift Stadsarkivet Driftingenjör vanät evaras Direkt efter Utskrift vart 5:e år med början år utskrift 2008 Översiktskarta, nät Vabas Karta Kommunens GISenhet Gia D, N

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 5 (20) lacering eller evaras appersutskrift Stadsarkivet Driftingenjör vanät evaras Direkt efter Utskrift vart 5:e år med början år utskrift 2008 Administrativa handlingar, Gallringsfristen rojektakter Från gallringen ska undantas pro rojekt och löpande underhåll räk som ska bejektakter som nas från varas levereras innehåller arkitekttävling året för 10 år efter avser kulturhistoriskt värdefullt slutbesiktning slutbesiktning objekt samt av NoVa särskilt bedöms värda att bevara. Checklistor pumpstationer ärm, kronologiskt Tjänsterum Driftingenjör 2 Visar vår skötsel av SU D Checklistor Vattenverk ärm, kronologiskt Tjänsterum Driftingenjör org 2 Visar vår skötsel av VV D Förstudie Digitalt Ldisk eställare 10 Rapportarkiv N, T rojekteringsmötesprotokoll Digitalt Ldisk rojektledare 10 rojektpärm (N) N, T eslutsunderlag investering och ärm/ärendeakt, Diarieskåp arkiv rojektledare 10 rojektpärm (N) N, T underhåll digitalt Ldisk Lindövägen 5, server kommunens eställning ärm/ärendeakt, digitalt Ldisk Diarieskåp arkiv Lindövägen 5, server kommunens eställare 10 N, T yggmötesprotokoll Digitalt Ldisk, rojektledare 10 N, T ärm Tidplaner Digitalt Ldisk, rojektledaqre 10 N, T ärm esiktningsprotokoll Digitalt Ldisk, rojektledare 10 N, T

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 6 (20) lacering eller evaras ärm Digital projektinformation nät Digitalt Ldisk rojektpärmar Enligt märkning Kompaktarkiv arkiv projektpärmar i Lindövägen 5 Economanummerordning rojektledare nät 10 N rojektledare 10 Möten, korrespondens, utredningar/förstudier Ledningsrättsavtal Lantmäteriet Lantmäteriet rojektledare evaras Inskrivet på fastighet. Levereras till NSA från Lantmäteriet enligt dokumenthanteringsplan. Avtal med fastighetsägare (gäller ej avtal om anslutning och brukning) ygglovhandlingar ärm/ärendeakt, digitalt Ldisk ärm/ärendeakt, digitalt Ldisk Diarieskåp arkiv Lindövägen 5, server kommunens Diarieskåp arkiv Lindövägen 5, server kommunens rovningsprotokoll rojektpärm rev till kund som innebär någon Digitalt Ldisk, Diarieskåp arkiv form av förbindelse pärm/ärendeakt, Lindövägen 5, NoVa/kund projektpärm server kommunens orgs VV och rojektledare 10 Avser avtal med giltighet endast under pågående projekt rojektledare 10 N, T rojektledare 10 N, T rojektledare 10 Avser förbindelser med giltighet endast under pågående projekt Underhållbeställning material och tjänster Kronologiskt i pärm Resp. UHansvarig 10 Avser uppdrag enligt gällande delegationsordning. Finns även i underhållsystemet IDUS T utan påskrift Digitalt Ldisk eställningar avseende ledningsnäten Digitalt Ldisk Driftingenjör vanät 10 Avser uppdrag enligt gällande dele T gationsordning. Tidrapport från entreprenörer Kronologiskt i orgs VV och Resp.underhållsansvarig 2 T N, T N, T N, T N, T

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 7 (20) lacering eller evaras pärm Slutrapporter Digitalt Ldisk Upphandling Upphandlingar som utförs av Digitalt Kommunens E kommunens upphandlingscenter avrop, databas Avtal med entreprenörer ärm ärm/ärendeakt Digitalt Ldisk Digitalt Diarieskåp Upphandlingscenter Diarieskåp arkiv Lindövägen 5 Kommunens avtalsdatabas rojektledare Gia Rapportarkivet T Kommunens Upphandlingsenhet Upphandlare Inköpsansvarig NoVa Inköpsansvarig NoVa Kommunens Upphandlingsenhet Gallras enligt regler E avrop evaras Gia 5 I ärendeakten kan ingå följande dokumentslag: förfrågningsunderlag, anbudshandlingar (se sid 1), utvärderingsrapport, beslutsprotokoll inför tilldelning, tilldelningsbeslut, kontrakt. Efter tilldelningsbeslut eller överklagandetidens utgång ska dokumentationen levereras till NoVa som därefter bevakar leveransfristen. Diarieförd handling U U Förfrågan Anbud antaget ej antaget apperoriginal ärm/ärendeakt, digitalt Ldisk ärm/ärendeakt, digitalt Ldisk ärm Diarieskåp Arkiv Lindövägen 5 Diarieskåp arkiv Lindövägen 5, server kommunens Diarieskåp arkiv Lindövägen 5, server kommunens Inköpsansvarig NoVa evaras Med ärendeakten eställare 10 Även Upphandlingscenter U eställare eställare 10 2 Anbud som inte antas ska förvaras åtskilda från det antagna U

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 8 (20) lacering eller evaras Antagande av entreprenör (beslutsprotokoll inför tilldelning) Tilldelningsbeslut Administrativa handlingar, Lab dricksvatten rovtagningsprotokoll ärm/ärendeakt, digitalt Ldisk ärm/ärendeakt, digitalt Ldisk ärm, kronologiskt Diarieskåp arkiv Lindövägen 5, server kommunens Diarieskåp arkiv Lindövägen 5, server kommunens eställare, VDassistent 10 Även Upphandlingscenter U Upphandlare 10 Digitalt från Upphandlingscenter U Arkiv org Kvalitetsansv, Lab org 10 L eställningsunderlag, följesedlar, ärm, kronolo Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L fraktsedlar orgs lab giskt Körlistor, Lab org ärm, kronologiskt Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L Analysrapporter, fortlöpande ärm, kronologiskt Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org evaras 10 Analyser enligt myndighetskrav L och årssammanställning Mötesprotokoll LabDrift ärm, kronologiskt Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 5 L Kalibreringsbevis ärm, kronologiskt Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L Ventilationskontroll ärm, kronologiskt Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L Analysmetoder Original ärm, kronologiskt Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L Labspecifika analysmetoder ärm, kronologiskt Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L Inventarieförteckning Digitalt Ldisk Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L Serviceprotokoll ärm, kronolo Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 9 (20) lacering eller evaras Kalibreringspärm Turbiditet, färg, konduktivitet Kalibreringsbevis Ackreditering Kontrollpärm för pipetter, växelenheter Kontrollpärm för termometrar Kontrollblad rovningsjämförelser Historik, provningsjämförelser giskt ärm, kronologiskt ärm, kronologiskt ärm, kronologiskt ärm, kronologiskt ärm, kronologiskt ärm, kronologiskt ärm, kronologiskt Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 10 turbiditet=grumlighet konduktivitet=el. ledningsförmåga L Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org evaras 5 L Utvärdering av kontrollprov Internrevision Lab org edömningsrapport från SWEDAC eslut från SWEDAC Digitalt Ldisk ärm, kronologiskt ärm samt digitalt Ldisk Digitalt Ldisk apper original Kopia pärm Kvalitetsansvarig, Lab org Gia Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L Arkiv org samt server kommunens Diarieskåp Lindöväg 5 Arkiv org Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L Kvalitetsansvarig, Lab org 10 L Kvalitetsansvarig, Lab org Administrativa handlingar, Lab reningsverk Dokumentation om introduktion Kopia i pärm Lab. Kvalitetsansvarig Lab. 10 Gia L evaras 10 Med ärendeakten L

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 10 (20) lacering eller evaras av personal Original Aarkivet evaras Med personalakten Dokumentation om kompetensbevis för labpersonal Kopia i pärm Original Lab. Aarkivet Kvalitetsansvarig Lab. Interna labbmöten, minnesanteckningar ärm Lab. Kvalitetsansvarig Lab. 10 L Interna följesedlar ärm Lab. / Kvalitetsansvarig Lab. 10 L labbets närarkiv eställningsunderlag, följesedlar, ärm Lab. / Kvalitetsansvarig Lab. 10 L fraktsedlar Lab. labbets närarkiv Mötesanteckningar DriftLab. ärm Lab. Kvalitetsansvarig Lab 10 L Kalibreringsbevis ärm Lab. Kvalitetsansvarig Lab 10 10 år efter kasserad utrustning L Ventilationsprotokoll ärm Lab. Kvalitetsansvarig Lab 10 L Kalibreringsschema ärm Lab. Kvalitetsansvarig Lab Gia Sparas max 10 år L Standardmetoder ej aktuella, ärm Lab. Kvalitetsansvarig Lab evaras evaras och används som facklitteratur L del 1,2,3 SIS mm Labspecifika analysbeskrivningar ärm, digitalt L Lab., server kom Kvalitetsansvarig Lab 10 L disk munens Aktuella analysmetoder från ärm Lab. Kvalitetsansvarig Lab evaras evaras och används som facklitteratur L bl.a. SIS och Lange Rådata analyser ärm Lab. Kvalitetsansvarig Lab 10 L Servicejournaler arkiv ärm Lab. Kvalitetsansvarig Lab 10 Avklarade servicekontroller gällande L labinstrument rovningsjämförelser ärm Lab. /labbets Kvalitetsansvarig Lab 10 L närarkiv 10 evaras Gia Med personalakten L

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 11 (20) lacering eller evaras Instrument och utrustning i s laboratorium ärm Lab. /labbets närarkiv Kontrolldiagram för kontrollprov ärm Lab. /labbets närarkiv Historik provningsjämförelser Digitalt Ldisk ärm Lab. /labbets närarkiv Veckoprov ärm Lab. /labbets närarkiv Följesedlar ytterverk ärm Lab. /labbets närarkiv Uppföljning av rapportering ärm Lab. /labbets och ytterverk närarkiv Externa tjänster och lathundar ärm Lab. /labbets del 1 o 2 närarkiv Externa tjänster Rapporter efter ärm Lab. /labbets uppdragsgivare del 1 o 2 närarkiv edömningsrapport från Digitalt Ldisk SWEDAC eslut från SWEDAC apper original Diarieskåp Lindöväg 5 Kopia pärm Lab. /labbets närarkiv Administrativa handlingar, ekonomi Kvalitetsansvarig Lab Kvalitetsansvarig Lab Kvalitetsansvarig Lab Kvalitetsansvarig Lab Kvalitetsansvarig Lab Kvalitetsansvarig Lab Kvalitetsansvarig Lab Kvalitetsansvarig Lab Kvalitetsansvarig Lab Kvalitetsansvarig, Lab Kvalitetsansvarig, Lab Kvalitetsansvarig, Lab Gia Manualer och kalibreringsprotokoll L Sparas max 10 år 10 L Gia evaras 5 10 L 10 L 10 L 10 L 10 Kommer inget nytt. Kvarstår tills L gallring klar. 10 L evaras 10 Med ärendeakten Enligt dokumenthanteringsplan NSA bet 04. Avvikelser finns och redovisas nedan. Redovisningen som följer är främst till för att specificera arkivläggning/placering, förvaringsplats samt ansvarig. Fakturor original (20032005) ärm Ekonom 10 E L L

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 12 (20) lacering eller evaras Fakturor original (2006 som scannas Kommunens ITenhet Fakturor original ärm Fakturor och verifikationer, ärm Tjänsterum, arkiv original Lindövägen 5 Verifikationer ärm Tjänsterum, arkiv Lindövägen 5 Leveransbevis fakturor Ärendeakt och digitalt på Ldisk Diarieskåp Lindöväg 5 och server kommunens ITenhet Attestförteckning ärm Dokumentskåp, Slamsedlar, underlag till fakturor eställningar, följesedlar för kontorsmaterial eställningar, följesedlar för tågresor, hotell som inte blir verifikationsbilagor. eställningar, följesedlar av mobiltelefoner som inte blir verifikationsbilagor. Ekonom 3 på kommunens E enl. Skatteverkets medgivande Ekonom 10 Fakturor som ej skannas E VDassistent 10 Verifikationer som attesteras av orförande enlig delegationsordning. Tjänsterum år 1 därefter arkiv. E Ekonom 10 okföringsorder med bilagor, rättelseverifikat. E Tjänsterum år 1 därefter arkiv. VDassistent 10 Mottagningsbevis från NSA E Ekonom 10 E ärm VDassistent 10 E ärm Tjänsterum, arkiv VDassistent Gia Efter fakturakontroll E Lindövägen 5 ärm Tjänsterum VDassistent Gia Normalt efter fakturakontroll E ärm Tjänsterum VDassistent Gia Normalt efter fakturakontroll E Kvittenslistor registreringar ärm Ekonom 10 E Skattedeklaration, arbetsmaterial ärm Tjänsterum, arkiv Ekonom 5 Tjänsterum år 1 därefter arkiv. E Lindövägen 5

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 13 (20) lacering eller evaras Fskattsedel, registreringsbevis samt övrig korrespondens med Skatteverket ärm Tjänsterum, arkiv Lindövägen 5 Årsbokslut med bilagor ärm Årsredovisning ärm Dokumentskåp, arkiv Lindövägen 5 Ekonom 5 Tjänsterum år 1 därefter arkiv. E Ekonom evaras 5 E Controller evaras 5 E okslutsunderlag ärm Ekonom 5 E Avstämningsrapport, etalningsspecifikation ärm Tjänsterum, arkiv Ekonom 10 Tjänsterum år 1 därefter arkiv. E G Lindövägen 5 eordrade betalningsuppdrag ärm Tjänsterum, arkiv Ekonom 10 Tjänsterum år 1 därefter arkiv. E Lindövägen 5 Kontoutdrag SE, G, G ärm Tjänsterum, arkiv Ekonom 10 Tjänsterum år 1 därefter arkiv. E Lindövägen 5 rojektansökningar ärm Tjänsterum Ekonom 10 E Integrationsposter anläggningsreskontra ärm Tjänsterum Ekonom 5 E Avstämningslistor anläggningsreskontra ärm Tjänsterum Ekonom 5 E Fellista, anläggningsreskontra ärm Tjänsterum Ekonom 5 E Kontotabell Digitalt Ldisk, pärm, arkiv Ekonom 10 E okföringshistorik SA (2003 2005 CDskivor, digitalt Ldisk Lindövägen 5 Dokumentskåp, server kommunens Controller 10 E Likviditetsprognoser ärm Tjänsterum Ekonom Gia Rapport till kommunens internbank. E Inbetalningar G OCR ärm, datumordning Arkiv, Lindövägen 5 Kundreskontra 10 E Inbetalningar G Manuella ärm, datum Arkiv, Lindövägen 5 Kundreskontra 10 E

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 14 (20) lacering eller evaras ordning Listor G ärm, datumordning Arkiv, Lindövägen 5 Kundreskontra 10 E Kontoutdrag G Manuella ärm, datumordning Arkiv, Lindövägen 5 Kundreskontra 10 E Listor G OCR ärm, datumordning Arkiv, Lindövägen 5 Kundreskontra 10 E Fakturaunderlag ärm, datumordning Arkiv, Lindövägen 5 Kundreskontra 10 För externfakturering E Fakturaregister Digitalt Server IT enhet Kundreskontra 3 Kundfakturor E Administrativa handlingar, kundärenden Arbetsorder mätare Arkivkartonger Kalibreringsbevis, mätare Arkivkartonger Servisanmälan Arbetsorder LTAhölje Mottagningsbevis LTAhölje/LTApump Checklista LTA Arbetsorder LTApump Gröna kort ärm, kronologiskt Från 1 jan 2013 i Future. ärm med servisanmälan ärm med servisanmälan ärm med servisanmälan ärm med servisanmälan Lösa, efter fastighet skåp Kundkoordinator 10 M Kundkoordinator 10 Swedac M Kundingenjör evaras eställning av ny vaanslutning. Skall inte levereras till NSA annat än efter särskild överenskommelse. Kundingenjör Gia M Kundingenjör Gia M Kundingenjör Gia Skall i framtiden lagras i Future eller N VAbanken. Kundingenjör Gia M Kundingenjör evaras Uppgifter om abonnentens servisanslutning. Kartotek över journalnummer. Fram till 2003? Skall inte levere M M

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 15 (20) lacering eller evaras Servisdatabas Digitalt Ldisk Excelark Servisanmälan Digitalt Ldisk Debiteringsunderlag anläggningsavgifgiskt ärm, kronolo Debiteringsunderlag alla typer ärm, kronologiskt utom anläggningsavgift Arbetsorder enskilda serviser ärm, kronologiskt Skadeärende Diarie Skadeärenden utredningar Digitalt Ldisk Avtal anslutning utanför VO, Diarie anslutning GA, sprinkler, kund äger/driftar egen pump ras till NSA annat än efter särskild överenskommelse. Kundingenjör Gia Innehåller samma uppgifter som de M gröna korten Kundingenjör Gia M Kundingenjör evaras Skall inte levereras till NSA annat än efter särskild överenskommelse. M Debiteringsansvarig evaras Skall inte levereras till NSA annat än M efter särskild överenskommelse. Kundingenjör evaras 10 N Marknadskoordinator evaras 10 Skadeanmälan, besut, kompletteringar M Marknadskoordinator evaras 10 M Kundingenjör evaras 10 M Avtal antennplatser, utbyggnad Diarie Marknadskoordinator evaras 10 M VAföreningar Avtal sponsring Diarie Informatör evaras 10 M Vanämndsärenden Diarie Marknadskoordinator evaras 10 M Avtal anslutning bredband Diarie rojektledare bredband evaras 10 M Avtal hyra svartfiber Diarie rojektledare bredband Gia 10 M Ledningsrättsavtal fiber Diarie rojektledare bredband evaras 10 M Offert mot kund bredband Digitalt Ldisk rojektledare bredband Gia M

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 16 (20) lacering eller evaras Fiberanläggning Tekla Xopto Kundbrev Diarie Mötesanteckningar redband: styrgrupp Digitalt Ldisk redband: samverkan Digitalt Ldisk redband: utskott Digitalt Ldisk Nätprocessmöten Digitalt Ldisk Kundprojektmöten Digitalt Ldisk Entreprenörsmöten Digitalt Ldisk MEXmöte Digitalt Ldisk Administrativa handlingar, personal Nyanställning Anställningsansökan från den som får tjänsten ersonalakt A arkiv Lindövägen 5 rojektledare bredband Gia M Enheten evaras 10 Alla kundbrev utom de som ingår i skadeärenden och sponsringsavtal. rojektledare bredband 10 M rojektledare bredband 10 M rojektledare bredband 10 M Driftchef 10 D, N Marknadschef Gia Samverkansmöte NätMarknad M Underhållsingenjör 10 N rojektledare 10 N ersonalansvarig, VDassistent evaras x) Gallras ur personalakten innan akten levereras till NSA Med personalakten Enligt dokumenthanteringsplan NSA bet 03. Redovisningen som följer är till för att specificera arkivlägning/placering, förvaringsplats samt ansvarig. Sekretess kan gälla, eller gäller, enligt OSL 39:1 3, 5 och 5 a Ska diarieföras i rekryteringsärendet M

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 17 (20) lacering eller evaras övriga Ärendeakt Diariet Lindövägen 5 ersonalansvarig, VDassistent 2 Återsändes eller gallras 2 år efter tillsättningsbeslutet Anställningsbevis ersonalakt A arkiv Lindövägen ersonalansvarig, evaras Med personal Kopia till Lönecenter. 5 VDassistent akten Skattsedel Lönecenter 2 Jämkningsbeslut Lönecenter 2 Fasta tillägg och avdrag ersonalakt A arkiv Lindövägen VDassistent Gia x) Kopia till Lönecenter 5 Sparas max 2 år Fast fördelning Lönecenter Gia Sparas max 2 år Arbetstidsschema Heroma alt. personalsystesprungsschemat VD Assistent Gia Finns kvar I Heroma, ev kan ur sparas I A arkivet Konsultkontrakt Konsultkontrakt original VD Assistent evaras 10 Ärendeakt (diarie) Diarieskåp Lindöväg 5 ågående anställning rotokoll löneöversyn ärm Tjänsterum Lindöväg 5 rotokoll övrig löneförhandling ersonalakt A arkiv Lindövägen 5 ilavtal egen bil i tjänsten ersonalakt A arkiv Lindövägen 5 Leasingbil/förmånsbil avtal ersonalakt A arkiv Lindövägen 5 ersonalansvarig evaras ersonalansvarig evaras När anställningen upphör ersonalansvarig evaras Med personalakten ersonalansvarig evaras Med personalakten Ska diarieföras men arkiveras i personalakten. Kopia skickas till Lönecenter. Grundavtalet ska diareföras leasingavtal original Ärendeakt Diarieskåp Arkiv Lindövägen 5 VD Assistent leasingavtal kopia Lönecenter Gia Gia Mellan betalande enhet och leasingföretaget. Ska diarieföras. Sparas max 10 år.

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 18 (20) lacering eller evaras Individuellt pensionsavtal ersonalakt A arkiv Lindövägen 5 ersonalvårdshandlingar (t ex ersonalakt A arkiv Lindövägen rehabilitering) ang. den anställde 5 Förändring av anställning (förlängning, ersonalakt A arkiv Lindövä ändringar) gen 5 Komplettering av tid för minnesgåvgen ersonalakt A arkiv Lindövä 5 Underlag för personuppgifter ersonalakt A arkiv Lindövägen 5 Tillägg/avdrag ersonalansvarig evaras Med personalakten ersonalansvarig evaras Med personalakten Ska diarieföras men arkiveras i personalakten. Sekretess gäller enligt SL 7:11 Dokumenteras i anställningsbevis ersonalansvarig evaras Med personalakten ersonalansvarig evaras Med personalakten Korrigeras i Heroma ersonalansvarig Gia x) Ex adressändring, telefon Tjänstgöringsrapport Tjänsterum Lindövägen 5 VDassistent 2 Gäller både månads och timavlönade Ledighetsansökan < 1,5 år ersonalakt A arkiv Lindövägen VDassistent 2 x) 5 Ledighetsansökan > 1,5 år ersonalakt A arkiv Lindövägen VDassistent evaras Med personal 5 akten Sjukanmälan Heroma Kommunens ITenhet Närmaste chef Muntlig anmälan Friskanmälan Heroma Kommunens ITenhet Närmaste chef Muntlig anmälan. Försäkran för sjuklön ersonalakt A arkiv Lindövägen ersonalansvarig 2 x) 5 Läkarintyg ersonalakt A arkiv Lindövägen ersonalansvarig 2 x) 5 Friskvårdersättning Lönecenter 10 Avdrag för plats, telefon mm Lönecenter 2 Redovisning av egna utlägg i ärm Ekonom 10 tjänsten Körjournal för hållande med egen bil i tjänsten Lönecenter Löneassistent 10

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 19 (20) lacering eller evaras Körjournal för hållande med Lönecenter Löneassistent 10 förmånsbil i tjänsten Reseräkning inkl kvitton Lönecenter VDassistent 10 Underlag för löneavdrag ersonalakt A arkiv Lindövägen VDassistent 2 x) strejk/lockout 5 Avslutad anställning Egen uppsägning (avgångsanmälangen ersonalakt A arkiv Lindövä VDassistent evaras Med personal 5 akten ensionsansökan ersonalakt A arkiv Lindövägen VDassistent evaras Med personal Meddela pensionshandläggare på 5 akten ersonalkontoret eslut om uppsägning från ersonalakt A arkiv Lindöväg 5 VDassistent evaras Med personalaktesonalakten Ska diarieföras men arkiveras i per arbetsgivaren LAS ersonalakt A arkiv Lindöväg 5 VDassistent evaras Med personalakten Ny blankett ersätter gammal. Den sista bevaras esked till anställd om att anställning ersonalakt A arkiv Lindöväg 5 VDassistent evaras Med personalakten Återkommen anmälan om företrädes för begränsad tid kommer att upphöra, med talong för anmälan om företrädesrätt rätt gallras med 2 års frist Varsel till personalorganisation VDassistent Skickas till personalorganisationen om att medlems anställning för begräsad tid kommer att upphöra. Erbjudan om anställning ersonalakt A arkiv Lindöväg 5 VDassistent evaras Med personalakten Sparas om svar nej Ansökan om avgångsvederlag ersonalakt A arkiv Lindöväg 5 VDassistent evaras Med personalaktesonalakten Ska diarieföras men arkiveras i per Överenskommelse om av ersonalakt A arkiv Lindöväg 5 VDassistent evaras Med personal Ska diarieföras men arkiveras i per gångsvederlag, original Individuellt pensionsavtal ersonalakt A arkiv Lindöväg 5 akten VDassistent evaras Med personalakten sonalakten Ska diarieföras men arkiveras i personalakten. Meddela pensionshandläggare på Lönecenter.

Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten A 20131205 20 (20) lacering eller evaras Utdata Utanordninsglista ärm Tjänsterum Lindövägen 5 Grundlista, löner ärm Tjänsterum Lindöväg 5 Utdata ur LASmodul Heroma Tjänsterum Lindöväg 5 Övriga löner Tjänstgöringsintyg, betyg, kopia ersonalakt A arkiv Lindöväg 5 Arbetsgivarintyg, AMS kopia ersonalakt A arkiv Lindöväg 5 VDassistent 2 Ska attesteras på papper VDassistent 2 Ska attesteras på papper VDassistent Gia Ex minnesgåva, turordning, bevakning av vikariat VDassistent evaras Med personalakten VDassistent evaras Med personalakten ersonalakt pågående anställning ersonalakt A arkiv Lindöväg 5 VDassistent evaras x) Avställs vid upphörd anställning avslutad anställning ersonalakt A arkiv Lindöväg 5 VDassistent evaras 2 x) Innan akten levereras till NSA ska alla handlingar som markerats med Arbetsinfo och infomaterial av tillfällig betydelse ersonalakt A arkiv Lindöväg 5 x) i denna plan utgallras ur akten. VDassistent Gia x)