2019-05-15 Medvind Manual Chefswebb 1
2/35 Innehåll Logga in... 4 Startskärm... 5 Delegera din behörighet... 6 Ikonen - Organisation... 7 Personallista... 8 Anställningsfliken... 10 Placeringsfliken... 10 Koppla till schema och schemarad... 12 Kontrollera schemadifferens... 12 Avsluta placering... 13 Frånvarofliken... 14 Ikonen Planering... 15 Generellt om översikten... 15 Översiktens olika flikar... 15 Här följer beskrivning av några av Översiktens olika flikar... 15 Översikt... 15 Översikt/person... 16 Dela intervall, t.ex. vid bryt av jour/beredskap... 18 Personal... 20 Utfall... 20 Steg att gå igenom inför Attest... 21 Fliken Löneartsrapportering... 21 Fliken Ledighetsansökan... 22 Fliken Godkännande av tider... 23 Fliken Attest... 24 Summering av tid... 25 Grundschema... 26 Ändra befintligt grundschema... 26 Rapporter... 28 Lönesaldo... 28 Schemauppgifter... 29 Schemadifferens... 29 Lönerapport... 29 Lönesaldo rapport... 31
3/35 Översättningstabell - Tidtyper... 33 De vanligaste frånvaroorsakerna... 34
4/35 Logga in Loggar in i Medvind gör du via direktlänkar på intranätet eller via Okta symbolen (högst upp i högra hörnet). Om du är på ett externt nätverk t.ex. hemifrån eller mobilen går du in via adressen: medvind.ambea.se
5/35 Startskärm På startskärmen finner du genvägar till olika funktioner i systemet. De gröna ikonerna är medarbetarfunktioner och de blå är chefsfunktioner. Klicka på Start, då får du upp en lista med alla dina funktioner och kan välja en specifik funktion. Under ditt användarnamn, kan du klicka på pilen och välja att visa Mina attestbehörigheter. Du får upp en lista som visar de organisationer som du har behörighet till. Friss Elisabeth
6/35 Delegera din behörighet Det är i bilden Mina attestbehörigheter du delegerar din behöriget, exempelvis under din semester. För att delegera din attest, klicka på +Ny. Bilden nedan visas. Du kan söka fram aktuell person genom att klicka på förstoringsglaset efter kolumnen användare. Ange under vilken period du vill delegera din behörighet. Du väljer om det är attesträtt eller godkännande du vill delegera, samt om det endast är aktuell nivå eller även alla under. Om din ersättare även ska få påminnelser om ledighetsansökning mm, så bockar du för dessa.
7/35 Ikonen - Organisation På vänster sida av bilden, ser du de kostnadsställen som du har behörighet till. I Medvind måste du skapa och knyta personerna till en planeringsgrupp för att det ska resultera i någon form av tid för personen En planeringsgrupp läggs upp under en organisation. Under en organisation kan det finnas en eller flera planeringsgrupper. Under en planeringsgrupp lägger man sedan upp grundschema och resursbehov. Om man planerar utifrån individuell tid, där den anställde lägger in önskemål om arbetstider som sedan fastställs, så måste man även under en planeringsgrupp ange avstämningsperiod. Detta för att styra i vilken fas planeringen befinner sig. En avstämningsperiod måste alltid innehålla både from- och tomdatum. Observera att när planeringen är fastställd kan du ta bort avstämningsperioden. Organisation Resursbehov Grundschema Planeringsgrupp Avstämningsperiod Lägsta planeringsnivå är Planeringsgrupp, under denna lägger man upp följande: Resursbehov = Verksamhetens behov av personal under dygnet Grundschema = Om den anställde går på grundschema läggs dessa upp här och knyts till personens placeringsflik. Har personen ett schema så är det alltid detta som gäller som grund. Avstämningsperiod = Styr vilken status planeringen befinner sig i. Behöver inte användas om man inte arbetar med Behovsbaserat önskeschema.
8/35 Personallista Markera organisationsmappen. Tryck på Öppna, där väljer du Personal. I en personallista visas alla personer som har en aktiva anställning på det valda organisationen. Markera en person i listan, nedanför personallistan öppnas detaljinformation om den markerade. Detaljinformation Personflikarna Anställning - här ser du information om personens anställning/ar Placering - här gör du kopplingen till planering och schema Frånvaro - här ser/rapporteras frånvaro för personen Löneartsrapportering - här ser/rapporteras lönearter så som t.ex. skobidrag och kostavdrag Ledighetsansökan - här ser/hanterar du ledighetsansökningar för personen
9/35 Ikonen - Sök person För att skapa en placering, börja med att välja Sök person eller välj person genom personallistan, enligt bilden på föregående sida. När du klickar på Sök person, får du upp en dialogruta där du kan ange vissa sökkriterier, för att få fram den person du söker. Obs! Du kan endast söka fram personer som är anställda på kostnadsställen som du har behörighet till. Du kan välja om du vill att ditt resultat ska visas i en Personlista (eller i en planering, förutsättningen är då att personen redan finns placerad i en planering under angiven datumperiod. Vill du söka fram en planering, måste Sök på datum vara markerad. Som förslag visas alltid innevarande månad.) När du fyllt i dina sökvillkor, klickar du på knappen Sök När du har sökt fram personen så visas ditt urval i en personlista enligt nedan.
10/35 Anställningsfliken I anställningsfliken ser du information om personens anställning/ar. Det är i denna flik man väljer vilken stämlingsmall medarbetarna ska kopplas till (hemtjänsten). När du ska placera en person är det bra att konrollera att du placerar på rätt anställningsnummer, denna kontroll görs här. Placeringsfliken För att kunna lägga in tider, frånvaro m.m. på en person i Medvind behöver denne vara placerad i en planering på enheten personen arbetar på. Om personen är månadsanställd behövs även ett grundschema kopplas till personen (detta gäller inte om personen ska gå på ett behovsbaserat önskeschema). Oftast kan du göra detta själv, om personen är anställd på ett kostnadsställe som du har behörighet till. I annat fall hjälper supporten, (Lön och PA service) till. OBS! Om personen har flera anställningar, var noga med att kontrollera att du placerar rätt anställning! Detta kontrollerar du i anställningsfliken. Om personen endast har en anställning så finns inte Avser anställning i placeringsrutan. 1. Tryck på fliken Placering och välj + Ny 2. Välj rätt anställning
11/35 3. Tryck på Välj knappen i rutan Planeringsgrupp 4. Välj planeringsgrupp som personen ska placeras i
12/35 Koppla till schema och schemarad OBS! Hoppa över dessa steg om personen du placerar är timanställd eller har behovsbaserat önskeschema. 1. Markera rutan Använd schema 2. Tryck på Välj schema 3. Välj planeringsgruppen där schemat finns, tryck Välj 4. Tryck på pilen i rutan Schemarad 5. Välj schemarad 6. Kontrollera schemadifferens 7. Spara Kontrollera schemadifferens Schemadifferens visar om det finns någon differens mellan schemat man ligger kopplat till och vilken veckoarbetstid man är anställd på. Schemadifferensen tar hänsyn till om det finns någon pågående frånvaro med omfattning.
13/35 Avsluta placering 1. Markera placeringen som ska avslutas 2. Tryck på Ändra 3. Om placeringen gäller tillsvidare, behöver rutan bockas ur för att ett T.o.m datum kan väljas 4. Välj T.o.m datum 5. Spara
14/35 Frånvarofliken Under fliken Frånvaro ser du all frånvaro för dina medarbetare. Under Urval kan du välja vilka du vill visa. Här kan du skapa en Ny, Ändra eller Ta bort en frånvaro. I slutet av denna manual har du en lista över de vanligaste frånvaroorsakerna
15/35 Ikonen Planering Generellt om översikten Det är i Översikten som personernas arbetstider från grundschemat läses upp. Alla förändringar av den anställdes tider görs från översiktsbilden. Arbetar medarbetarna med behovsbaserat önskeschema är det här som deras önskade arbetstider visas. Alla tider som skickas till lönesystemet hämtas från översikten, och all uppföljning av utförda timmar beräknas från tiderna i översikten. Du kan öppna översikten på vilken nivå som helst i organisationsträdet, och för vilka datum du vill. Översiktens olika flikar I Översikten finns ett antal flikar att välja mellan. Flikarna innehåller olika funktioner eller visar de anställda och deras arbetstider på olika sätt. Här följer beskrivning av några av Översiktens olika flikar Översikt Här ser du samtliga personer och deras arbetstider för den period och det urval av planeringsgrupper som du har gjort. Det är i denna bild du sköter den dagliga avvikelserapporteringen. Här stämmer du av att arbetstider och frånvaro är korrekt inlagda. I översikten kan du även ta fram ett antal rapporter för dina medarbetare så som Lönesaldo, Lönerapport, Larmrapport och Sjukstatistik. Genomgång av de olika rapporterna görs lite längre fram i denna manual. 1 2 1. Översikt - Här visas de utrullade tiderna för de anställda. Det är på de här bilderna du gör alla ändringar av tider. 2. Graf - Här visas de anställda och deras arbetstider grafiskt i förhållande till ditt resursbehov. Under Visa kan du ställa in om du vill visa endast den dagen du har markerat i planeringen eller även dagen före och dagen efter.
16/35 Översikt/person Denna flik visar istället en person i taget. Det är även i denna vy som du ser personens summeringar, d.v.s. timmar att göra, timmar/vecka, och totala extratimmar för året. Här kan du även godkänna/attestera personen. Om en medarbetare har gjort en anteckning på en dag, syns det som ett rödmarkerat hörn, på aktuell dag. Om du för pilen över dagen ser du anteckningen. Lägga till eller ändra arbetstid för en medarbetare görs i någon av översiktsbilderna. Genom att dubbelklicka på den dagen du ska lägga in tid på, kommer du till daginformationen. Här skriver du i Starttid och Sluttid samt ev. rast för arbetspasset. Det är viktigt att du lägger arbetstiden i kronologisk ordning. D.v.s. om personen arbetar extra innan sitt ordinarie arbetspass, lägger du tiden på raden ovanför den ordinarie arbetstiden. Om personen arbetar efter sitt ordinarie arbetspass, lägger du tiden på raden under den ordinarie arbetstiden, (likt bilden på skärmen)
17/35 Vilka tidstyper du kan välja styrs av vilken arbetstidsregel personen är kopplad till i anställningen. En timanställd kan du t.ex. inte välja Mertid/Övertid för. Denne kan du endast välja Timanställd arb. Och Arbete för. En översättningstabell av tidtyperna finns längre fram i manualen. Redovisa arbetstid med uppgifter Genom att specificera arbetstiden i olika uppgifter kan man se hur många timmar som har används på verksamheten utöver omvårdnad/brukartid. Markera raden/tiden som du vill specificera en uppgift på. Du kan ev. behöva dela arbetspasset om du tex bara ska ha uppgiften del av dag, se instruktion nedan, Dela intervall vid bryt av jour/beredskap.
18/35 Dela intervall, t.ex. vid bryt av jour/beredskap 1. Markera raden som du vill dela 2. Tryck på Dela 3. Skriv in klockslaget du vill dela intervallet med 4. Tryck sedan på Dela intervall 5. Ändra tidtypen jour till Arbete und jour/ber P eller T (pengar eller tid)
19/35 6. Välj Orsak (obligatoriskt) och ev. kommentar (inte obligatoriskt) Om du behöver dela intervallet ytterligare gör om ovanstående steg. När alla bryt är inlagda kan det se ut som på nedanstående bild.
20/35 Personal Under fliken Personal har du tillgång till personflikarna för de personer som finns i planeringen. Utfall I Utfallsfliken visas vad som utvärderats på varje medarbetare totalt under den valda perioden. Under de tre prickarna kan du
21/35 Steg att gå igenom inför Attest Föregående veckas tider ska vara Attesterade på måndag senast kl. 17:00. Föregående månads tider ska vara Attesterade den första vardagen i månaden kl. 17:00 Vid vecko/månads attestering behöver flikarna Löneartsrapportering, Ledighetsansökan och Godkännande av tider gås igenom innan du går vidare till sista fliken som är Attest. Fliken Löneartsrapportering Här visas rapporterade lönearter så som skobidrag och kostavdrag. Om du tycker något inte stämmer, kan du markera den raden och välja Ändra eller Ta bort. Om du väljer Ändra, visas den aktuella rapportering och du har möjlighet att ändra på alla uppgifter. När du är nöjd med resultatet markerar du alla och klickar på Godkännande av löneart. Obs! Tänk på vad du vad du valt i urval. Det är endast lönearter under den aktuella perioden som måsta godkännas. Om du har urval From aktuell period, kan det visas rapporteringar som avser nästa månad. Dessa måste du inte ta ställning till nu, men det är möjligt göra det. Traktamenten, resor, milersättning och övriga utlägg rapporteras i HR plus. Friskvårdsbidrag registreras i Ambea för mig
22/35 Fliken Ledighetsansökan I fliken Ledighetsansökan hanterar du medarbetarnas ledighetsansökningar. Dessa måste vara hanterade innan du kan godkänna periodens arbetstider. När du markerar en rad kan du hantera ledigheten genom att ändra status på den. Förklaring av de olika statusarna: Bevilja Ledigheten godkänns Avslå ledigheten godkänns inte (anledning bör anges i kommentarrutan) Pågår Under bearbetning, medarbetaren kan göra ändringar i sin ansökan Pågår, låst Under bearbetning, medarbetaren kan inte göra ändringar sin ansökan Om rutan Avser partiell ledighet är ibockad behöver du som chef ange omfattning på ledigheten. Se exemplet på bilden nedan. Semester går bara att söka heldag. Som chef får du ett meddelande via epost, när en medarbetare har gjort en ledighetsansökan.
23/35 Fliken Godkännande av tider Här ser du de tider som i systeminställning är markerade Ska godkännas (Extratim P/T, Mertid/ötid P/T, Timanställd arb.) På samma sätt som i övriga fönster, kan du markera önskad rad och klicka på Ändra, om du tycker att det ska vara någon annan typ av tid. När du har kontrollerat att tiderna är korrekta väljer du att godkänna alla tider. Markera de personer du vill hantera genom att bocka i krysset före namnet. Därefter klickar du på Godkännande av tid.
24/35 Fliken Attest När man ska godkänna och attestera kan man göra det för en person eller flera samtidigt. En post behöver inte vara klarmarkerad för att man ska kunna godkänna, däremot måste posten vara godkänd för att man ska kunna attestera. Innan du kan attestera behöver du hantera eventuella signaler. (Se exempel på signaler på bilden nedan). Som T.o.m-datum anger du till och med vilket datum du vill godkänna/attestera. Markera de personer du vill hantera genom att bocka i krysset före namnet. Därefter klickar du på Utför. Nu är alla tider för perioden låsta för ändring. Trestegs attest - Färgerna syns i Översikten Medarbetaren har klarmarkerat = Orange Gruppchefen har godkänt = Gul Verksamhetschefen har attesterat = Grön
25/35 Summering av tid Denna summerar faktiska timmar som har används i perioden, för att kunna jämföra mot grundschemat och budget. Detta används bla till Full koll. Genom att bocka ur rutan Visa endast summering så får du fram summering/dag istället. För att öppna val av arbetsyta 1. Tryck dom 3 sträcken. 2. Markera summering av tid 3. Markera huvudmappen med kostnadsstället så att samtliga planeringsgrupper kommer med 4. Datumintervall Summan under totaler visar antal faktiska timmar du använt. Timmarna som står inom paranteserna visar all övertid, dessa 2 ska räknas ihop för att få fram den totala summan av använda timmar för perioden. Här ser man även summeringar på uppgifter som kan förklara ett ökat antal timmar pga av tex vaken jour, utbildning, utbildning internt/externt med lön, introduktion mm
26/35 Grundschema Ändra befintligt grundschema När förutsättningarna för ett schema ändras, p.g.a. av verksamhetsförändringar eller att en persons tider/anställning förändras, ska du ändra schemats fr.o.m. datum, då skapas ett datumbryt och en kopia av schemat, då behöver du inte börja om och lägga in all information i schemat på nytt. För att nå detaljinformationen för schemat klickar du på symbolen för organisationsträdet (gulmarkerat). Ange datum från när ändringen ska börja gälla. T.o.m. datum bör aldrig fyllas i. Systemet kommer nu med automatik att beräkna fram rätt start-/schemavecka för ändringsdatumet. Gör eventuella ändringar t ex utökning av antal rader, ändra antal veckor eller till annat heltidsmått. Övriga ändringar görs inne i schemat. En ny rad (Schema) har nu skapats med det nya datumet. Den tidigare raden (schemat) stängs automatiskt.
27/35 För att ändra något av innehållet i schemat, ska du markera det nya datumintervallet och välja Öppna. Du kommer då in i schemat och kan göra dina ändringar. 1 3 2 1.Här visas schemats samtliga rader dag för dag. Om schemat innehåller flera veckor så kan du bläddra (scrolla) till höger. 2. Om resursbehov finns definierat i systemet så visas en grafisk beskrivning i denna del. Du kan växla till att visas en rads samtliga veckor. 3. I arbetspasslistan finns alla typer av arbetstider som förekommer i schemat. Här kan du växla till att istället visa summeringar för schemat. Både för hela schemat totalt samt för varje enskild schemarad.
28/35 Rapporter Du når rapporterna från Översikten. Nedan beskrivs några av rapporterna. Lönesaldo Här ser du det aktuella lönesaldot för den person som du har markerat i planeringen. Saldot uppdateras direkt om man exempelvis lägger in semester eller kompledighet. Tänk dock på att semestern räknas fram som ett preliminärt värde, (1 dag 1 semesterdag) när detta sedan beräknas i lönesystemet så uppdateras det korrekta värdet i Medvind.
29/35 Schemauppgifter Här kan du se uppgifterna från det schema som den markerade personen är kopplad till den aktuella dagen. Du ser i den övre delen av bilden vilken schemavecka som gäller för den dag du markerade. Schemadifferens Du kan se om den markerade personens schema stämmer med hens avtalade timmar (timmar/vecka) Lönerapport Här kan du se lönerapporter för varje medarbetare. Klicka på namnet på den person du vill se uppgifter för. På höger sida visas då utvärderingen av tider som hittills är rapporterade under perioden.
30/35
31/35 Lönesaldo rapport I den vänstra kolumnen väljer du vilka av dina medarbetares saldon du vill se och i den högra kolumnen väljer du vilka saldon som du vill ha med i rapporten. Klicka sedan på Visa.
32/35 Larmrapport Här kan du se överträdelser som har uppstått under perioden. Det kan t ex vara överträdelser om veckovila, dygnsvila eller bryt mot en annan arbetstidsregel. Det är samma uppgifter som även visas på översikt och planering/person. Välj vilka medarbetare du vill se i rapporten. Klicka sedan på Visa
33/35 Översättningstabell - Tidtyper Arbete Timanställda arb* Rast Extratim P* Extratim T* Extratim under ledighet* Mertid/Ötid P (Beordrad)* Mertid/Ötid T (Beordrad)* Tid som räknas som ordinarie arbetstid, och används när en chef lägger in tid åt en timanställd. Går inte att ta bort eller ändra av medarbetare Används när timanställd lägger in sin arbetstid. Går inte att ta bort eller ändra av medarbetare Används av medarbetare/chef när en person erbjuder sig att ta ett extra pass utöver sin ordinarie arbetstid P = ersättning i pengar Används av medarbetare/chef när en person erbjuder sig att ta ett extra pass utöver sin ordinarie arbetstid, måste godkännas av chef T = ersättning i tid Används när en medarbetare arbetar under sin tjänst/föräldraledighet Används av medarbetare och chef när person blivit beordrad att arbeta. Tidtypen följer kollektivavtalet, Ersättning för fullgjord halvtimme, enligt avtal P =ersättning i pengar Används av medarbetare och chef när person blivit beordrad att arbeta. Tidtypen följer kollektivavtalet Ersättning för fullgjord halvtimme, enligt avtal T = ersättning i tid
34/35 Beredskap Jour Arb und Jour/Ber P* Arb und Jour/Ber T* Jour under ledighet* Används när man är tillgänglig via telefon utanför sin arbetstid Används vid sovande jour på verksamheten Används när medarbetare bryter jour/beredskap. Ersättning för påbörjad halvtimme, enligt avtal. P = ersättning i pengar Används när medarbetare bryter jour/beredskap. Ersättning för påbörjad halvtimme, enligt avtal. T = ersättning i tid Används när medarbetare har jour på ett arbetspass denne arbetar under sin tjänst/föräldraledighet *Tidtyp som måste godkännas av chef innan period kan godkännas De vanligaste frånvaroorsakerna Sjukdom tom kalenderdag 14 Sjukdom from kalenderdag 15 Sjukdom Tim tom kalenderdag 14 Sjukdom Tim from kalenderdag 15 Rehab/FK (intyg) Sjukersättning (Beslut FK) Semester* Semester under sjukdom Kompledighet* Tjänstledighet* Permission* Havandeskapspenning* 10-dagar vid barns födelse* Föräldraledighet* Fackligt arbete betalt* Fackligt arbete obetalt* Utan anmäld orsak Utebliven dygns-/veckovila Vård av barn/kontaktdag Vård av närstående (FK) *Ledighetsansökan
35/35