Skräddarsydda utbildningsmaterial Var är ni? Vart ska ni? Hur ska ni komma dit? En presentation hämtad från www.verksamutveckling.se 1
Skräddarsydda program för kompetensutveckling Varje organisation har sina egna, unika kompetensutvecklingsbehov. Därför erbjuder vi tjänsten att tillsammans med er ta fram ett material och program som blir ert eget verktyg för att utveckla er verksamhet. Presentationen beskriver först inom vilka områden vi kan hjälpa er och i stora drag hur detta går till. Därefter beskriver vi de fördelar vi ser med att skräddarsy, eller företagsanpassa, utbildningsmaterial och sist erfarenheter om hur det kan gå till. Vi berättar mycket om hur vi arbetar här, men inte allt. Vill du veta mer är du välkommen att ta kontakt. Inom vilka områden Vår insats består främst i att omforma och pedagogisera det Ni behöver kommunicera eller få era medarbetare att vilja lära mer om. Inom vissa områden; kvalitet-och verksamhetsutveckling, ledarutveckling, arbetsmiljö, och personlig utveckling kan vi tillföra kunskap och erfarenhet. Inom andra områden, exempelvis Krav och förväntningar på dig som väktare kan vi inte tillföra någon kunskap innehållsmässigt, men vi kan hjälpa er att omforma er kunskap, tillsammans med er söka ny kunskap och tydliggöra era krav och förväntningar i ett utbildningsmaterial för era medarbetare. Själva vitsen med att skräddarsy är att det inte finns något färdigt material som motsvarar just ERA behov. Ert sätt att beräkna bruttobidrag eller kompensera missnöjda kunder, ert sätt att beskriva vad ni menar med engagerat ledarskap på ett sätt så att ledare hos er får en tydlig bild av de förväntningar som ställs; Ja, inget av detta vet vi just nu någonting om. Det är det vårt samarbete går ut på: Ni vet vad och vi har lång erfarenhet av hur i utbildnings- och utvecklingssammanhang. Breddutbildning? Omfattningen på ett skräddarsytt utbildningsmaterial kan variera, men oftast är det med siktet ställt på någon form av breddutbildning som materialen tas fram. Det kan vara tanken att det ska nå alla medarbetare, eller alla nyanställda, alla chefer eller alla nya chefer. Det kan vara begränsat till något område, t ex kundorientering eller det kan innefatta alla företagets framgångsfaktorer. Vilka vi är Verksam Utveckling är ett familjeföretag som drivs av Helena Svahn. (se sid 5). Helena är den ni skulle träffa mest, men beroende på uppdragets art kan det finnas anledning att även plocka in andra i arbetet. Det kan vara stöd med layout, foto, korrekturläsning, ytterligare en konsult etc. 2
Hur går det till? Ert kompetensutvecklingsbehosammans material att använda materialet Vi utvecklar till- Era ledare utbildas i 1 är utgångspunkten 2 3 4 Fortsatt stöd i processen och metod 1 Med utgångspunkt från era kompetensutvecklingsbehov utvecklar vi tillsammans med Er ett verktyg som Ni använder internt i er organisation för att uppnå era syften, förtydliga era framgångsfaktorer, nå era mål etc. Det kan exempelvis handla om 2 Ökad kundorientering Åtgärda resultat av kund eller medarbetarundersökningar Förstärka ledarskapet Öka lönsamheten Bättre psykosocial arbetsmiljö Förbättrade processer Ständiga förbättringar Företagets kultur och värderingar Vi kan hjälpa er på olika sätt att identifiera behoven. Eller också vet ni vad ni behöver och då arbetar vi vidare utifrån hur detta ska förmedlas i organisationen. 2 En kontaktperson och/eller projektgrupp hos er samarbetar med oss i att förtydliga era behov, ta fram idén, ramarna, innehållet, syftet, språket och exemplen. Med utgångspunkt från det material och den information vi från er skapar vi kreativa och lagom utmanande texter och övningar som vi sedan diskuterar med kontakperson eller i projektgruppen. Vi lägger stor vikt vid att förankra både verktyg och program i organisationen. Det vi har erfarenhet av är att ta fram verktyg som innehåller: Handledartexter: Texter som riktar sig till de handledare som ska arbeta med utbildningen. Där förmedlas det ni identifierat som viktigt i er organisation. De kan innehålla ett kunskapinnehåll med faktarutor, värderingar som är önskvärda i organisationen, eller exempel som handledarna kan använda. Övningar: I beskrivningen av vår pedagogiska grundsyn (sid 5) framgår att vår syn på inlärning och förändring förutsätter en aktivitet som leder till en egen upptäckt. För att grupparbeten ska upplevas som spännande behöver uppgiften vara tillräckligt utmanande och instruktionen klar och tydlig. Vi ger er förslag på befintliga övningar eller utvecklar nya som motsvarar de behov ni presenterar. Deltagarmaterial: Som ett stöd till medarbetarna och till handledarna tar vi fram deltagarmaterial som ofta är sammanfattningar av innehållet i handledartexterna. Deltagarmaterialen kan bestå enbart av dokumentation eller innehålla uppgifter att utföra, fundera över hur du själv... etc. Spel: Hela verktyget kan, om så önskas, utformas till ett spel med spelkort, spelplan och pjäser där det passar. Här kan också ett tävligsmoment ingå. Program: Med program menar vi processen att använda verktyget. Det kan till exempel innefatta att förankra verktyget i högsta ledningen, att genomföra handledarutbildningar och uppföljningar, att sprida kunskap i organisationen om verktyget, att vidareutveckla och förbättra. 3
3 3 Interna handledare utbildas, helst era ledare inom organisation. Utöver kompetensutveckling inom det område som behandlas skapas allas delaktighet, en möjlighet att lära av varandra och ett än mer engagerat ledarskap. Vi genomför helst handledarutbildningen tillsammans med vår kontaktperson eller personer från er organisation. 4 När materialet börjar användas i organisationen kan vi ge stöd i det fortsatta arbetet. Vår erfarenhet är att det gäller att hitta rätt takt i att föra in ett nytt verktyg. Det är beroende på programmets karaktär, men ofta är det bra att låta en metod att arbeta växa sig inåt i organisationen. Fördelar med att skräddarsy utbildningsmaterial och program. Ni får ett verktyg som kommunicera just Era behov, på Ert sätt. Även om utvecklingsbehoven inom olika typer av organisationer i grund och botten kan vara likartade, eller till och med samma, tar de sig olika uttryck beroende på verksamhetens inriktning och den kultur som finns i företaget. Modeller och metoder för verksamhetsstyrning, de egna framgångsfaktorerna, ja allt det som är själen och hjärtat i företaget kan förmedlas i ett eget, skräddarsytt utbildningsmaterial. Det klart tänkta är det enkelt sagda. För att ta fram ett eget anpassat material behöver ni själva ha en klar bild över vad det är ni behöver utveckla. Den processen är nyttig i sig, och resultatet leder till ett mer effektivt utnyttjande av både tid och pengar. Effekten i en utvecklingsinsats ökar om den motsvarar behovet. Det som med pedagogisk term kallas överföring, dvs att man tar en generell kunskap och anpassar eller överför den till sin vardag kan vara nyttig att träna, men den stjäl energi. I ett anpassat verktyg är det här och nu och hos oss som gäller. Ett språkligt uttryck som känns bekant för användare. Egna exempel på både interna föredömen och sådant som är mindre bra och som man kan lära av. Delaktighet i processen att ta fram material, att få komma med exempel, att kunna ge synpunkter på både innehåll och form innebär att materialet blir förankrat. Skapa en metod för uppföljning. I ett skräddarsytt program kan man lägga in uppföljning av vad aktiviteterna leder till, vilka positiva effekter det ger. Uteblivna effekter kan leda till förbättringar och nya angreppssätt. Begrepp som exempelvis kundorientering översätts till de egna begreppen kund, patient, gäst etc. Processer kan också kallas vid sina riktiga namn och exempel tas från verksamheter som är igenkända. Utbildning och utveckling ska syfta till att Ni når Era mål. Ni får en möjlighet att förtydliga mål och underlätta hur de kan brytas ner till varje enskild individ. Vad är det ni behöver göra mer eller mindre av för att nå målen? Har ni inte arbetat med mål kan det vara ett sätt att börja göra det. Bygg på efterhand som nya behov uppstår. Nya mål, ny teknik, nya markandssituationer etc leder ofta till nya kompetensutvecklingsbehov. Har ni etablerat formen för intern utbildning med anpassade verktyg är det lätt att ta fram 4
nya verktyg (handledartexter, övningar, uppgifter etc.) efter hand. Gemensamma värderingar är ett annat område där det egna utbildningsmaterialet kan användas för att kommunicera mellan olika led i organisationen. Egna ledare blir budbärare. Oftast är det bäst när de egna ledarna förmedlar budskap och för diskussioner med sina medarbetar. Det är inte alltid ledarna själva tycker det - det kan uppfattas enklare och mer ofarligt att plocka in en konsult. Men effekten av att utvecklingsarbetet sker i den egna gruppen, att det är ledaren själv som får möjlighet att höra medarbetarnas syn på olika frågor, är väl värd det extra arbete detta kan medföra. På köpet utvecklas ett mer engagerat ledarskap, kunskapen och kännedom om varandra ökar, beslutsfattade underlättas liksom genomförandet av förbättringar. Bygg in det förhållningssätt ni vill ska gälla mellan ledare och medarbetare! Olika grupper eller enheter inom organisationen kan ha olika behov. Då kan materialet utvecklas i form av en verktygslåda till ledare där de själva, utifrån de egna behoven bestämmer vilka aktiviteter eller områden de behöver ta upp. Koppla nya utbildningsinsatser till redan genomförda, som en följd av, eller som ett nästa steg, istället för att de upplevs som nu ska vi börja med något nytt igen. Vill du veta mer? På hemsidan kan du under menyn referenser läsa om en kund vi utvecklat ett skräddarsytt material tillsammans med. Under menyn Skräddarsydda utbildningsprogram kan du läsa tidningsartiklar om samma projekt. Framför allt hoppas vi du tar kontakt med oss om du har funderingar. Vi har mycket att berätta som inte står här. Med vänliga hälsningar Helena Svahn Nyköping 03 09 16 Tel 0155-50708 Mob 070-749 50 60 epost: helena.svahn@verksamutveckling.se 5
Helena Svahn Fil kand i pedagogik, påbyggd med forskarutbildning inom Förändrings- och Utvecklingsarbete vid Linköpings Universitet. Sedan årsskiftet 1994-95 driver jag Verksam Utveckling. Jag har under dessa år arbetat med olika utbildningar: Mentorprogram, ledarutvecklingsprogram, Kvalitet-till er tjänst!, Myers-Briggs, Verksamhetsutveckling, Processledning mm samt utveckling av skräddarsydda eller egna utvecklingsverktyg. Under mitt yrkesliv som anställd arbetade jag inom utbildnings- och kvalitetsområdet. Linköpings kommun, föreståndare för en enhet inom missbrukarvården och var parallellt med detta timlärare i sociologi på Vårdhögskolan i Linköping. HAO-konsult, Handelns Arbetsorganisations konsultföretag där jag bla arbetade med att överföra ett engelskt kvalitetscirkelkoncept till svenska förhållanden. Ahlsell VVS, främst med ansvar för ledar- och kvalitets- utbildningar. Philips Elektronikindustrier AB, som beteendevetare på kvalitetsavdelningen. Bl a med den interna kvalitetsutmärkelen Philips Quality Award (enligt Malcolm Baldridge). Digital Equipment BCFI AB, utbildningschef. Arbete med målstyrda grupper, målstyrningsprocessen och företagskultur var mina huvudsakliga arbetsuppgifter. Allt det som går under begreppet TQM har följt mig från början av 80-talet och framåt. Det innebär att jag bl a varit examinator och utvärderingsledare inom QUL och Sambandet. Under senare år har verksamheten allt mer, och medvetet, övergått till utveckling av material och koncept. Pedagogisk grundsyn Den enskilda människan är den enda som kan vara aktiv på ett sådant sätt att inlärning sker. Min uppgift som utbildare och utvecklare av utbildningsmaterial är att skapa förutsättningar för inlärning samt att stimulera den enskilde deltagaren till aktivitet. deltagarens egen upptäckt är den grund som skapar insikt, kunskap och förståelse deltagare ska ges uppgifter som stimulerar nyfikenhet och reflektion deltagare ska ges möjlighet att uppfatta helheter och sammanhang genom delaktighet och påverkansmöjligheter ges deltagaren ansvar för utbildningen, den egna inlärningen och hur den ska komma till användning i vardagen Utvärdering Utbildningsinsatser ska utvärderas och kan ständigt förbättras. Den bästa utvärderingen är effektutvärdering, när det som mäts inte är själva utbildningen, utan i vilken mån den önskade effekten uppnås. Train-the-trainer Långsiktighet, företagskännedom och det föredömets makt viktiga i förändringsarbete. Därför föredrar jag att utbilda företagsinterna handledare som i sin tur arbetar med företagets medarbetare. Bäst effekt uppnås om det är företagets ledare som leder utbildningar och aktiviteter. Då utövas ett aktivt, tydligt och engagerat ledarskap och budskapen kommer från rätt källa. Jag är gärna med som stöd och samarbetspart till ledare i dessa situationer. 6