HANTERINGSANVISNINGAR - STÖDJANDE VERKSAMHETSPROCESSER 2 - stödjande verksamhetsprocesser 2.1 - hantera handlingar 2.3 - administrera IT och telefoni - personuppgifter enligt GDPR 2.3.1 - support av datasystem 2.1.2 - skyddade personuppgifter 2.3.2 - information från IT-support 2.1.3 - inkommen/upprättad handling 2.3.3 - förvalta datasystem 2.1.4 - utlämning av allmän handling 2.3.4 - felanmälan 2.1.5 - leverera och ta emot arkiv 2.3.5 - beställa nytt program 2.1.6 - förvara och tillgängliggöra arkiv 2.3.6 - MSI-process (programbeställning) 2.2 - kommunikation, e-tjänster 2.3.7 - beställa dator 2.2.1 - producera trycksaker 2.3.8 - beställa hårdvara 2.2.2 - producera nyheter, pressmedd. 2.3.9 - beställa nytt verksamhetssystem 2.2.3 - administrera webb och intranät 2.3.10 - versionsuppgradera verksamhetssystem 2.2.4 - mallhantering, grafisk profil 2.3.11 - beställa mobilabonnemang 2.2.5 - hantera bildbanken 2.3.12 - nybeställning nätverksåtmomst datanät 2.3.13 - applikationsövervakning i brandvägg 2.3.14 - loggning av mail och spam 2.4 - administrera ekonomi 2.4.1 - administrera kundresekontra 2.4.2 - administrera leverantörskontra 2.4.3 - huvudbok, löpande bokföring 2.4.4 - administrera stiftelser 2.4.5 - bokföringsorder 2.5 - administrera personal 2 5 1 - rekrytera personal 2.5.2 - anställa personal 2.5.3 - avsluta anställning 2.5.4 - administrera ID-kort/beh.kort 2.5.5 - systematiskt arbetsmiljöarbete 2.5.6 - anmäla arbetsskada, tillbud 2.5.7 - rehabilitera 2.5.8 - utföra löneöversyn 2.5.9 - genomföra lönesamtal 2.5.10 - ta fram IUP 2.5.11 - tvisteförhandling 2.6 - administrera förtroendevalda 2.6.1 - förtoendemannaregister 2.6.2 - arvoden och ersättningar 2.7 - utbetala ersättningar till personal, uppdragstagare 2.7.1 - nyanställning/nyvalda 2.7.2 - ändra anställning 2.7.3 - tidsbegränsad anställning 2.7.4 - avsluta anställning 2.7.5 - frånvaro och ledighet 2.7.6 - avvikande tjänstgöring 2.7.7 - administrera utmätning 2.7.8 - administrera matkuponger 2.7.9 - administrera uppdragstagare 2.7.10 - familjehem, kontaktpersoner 2.7.11 - närvaroersättning (habilitering) 2.7.12 - utföra löneutbetalning 2.7.13 - administrera kontrolluppgift 2.7.14 - reseersättning, traktamente 2.7.15 - administrera utlägg 2.7.16 - administrera pension 2.8 - upphandla/avropa/köpa in/beställa 2.8.1 - upphandla 2.8.2 - avropa/köpa in och beställa 2.9 - admin. arbetsmarknadsåtgärder 2.9.1 - administrera deltagare (upphört) 2.9.2 - sommarjobb ungdomar 2.9.3 - administrera servicelag (upphört) 2.10 - admimistrera borgerlig vigsel 2.11 - ärendehantering kontaktcenter Processnr Processnamn 2.1 Hantera handlingar Hantera personuppgifter enligt GDPR Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Uppgift om utsett Skickas till Datainspektionen. Ett beslut per dataskyddsombud Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Dataskyddsombud nämnd Bekräftelse på mottagen uppgift om dataskyddsombud Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Från Datainspektionen Samtycke till registrering Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Återkallande av samtycke Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Begäran om rättelse av personuppgift Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Underrättelse om rättelse av personuppgift Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare
Förteckning över behandling av personuppgift (registerförteckning) Registerutdrag, ansökan Vid inaktualitet Verksamhetssystem (Draftit) Nej Nej Dataskyddsombud Gäller både analoga och digitala behandlingar av personuppgifter. samt svar Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Dataskyddsombud Avtal med personuppgiftsbiträde Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Anmälan om personuppgiftsincident Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Dataskyddsombud Beslut från DI angående utredning av dataskyddsincident Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Dataskyddsombud Hantera skyddade 2.1.2 personuppgifter Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Regler och rutiner för 2.1.2 hantering Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Hantera inkommen/ upprättad 2.1.3 handling Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Listor över diarieförda handlingar skrivs ut 2.1.3 Diarium Bevaras Systematisk förvaring efter 3 år Nej Registrator varje år för arkivering Handlingar som berör myndighetens verksamhetsområde eller har intresse för Registrerade men ej myndigheten. Rutinmässig korrespondens 2.1.3 diarieförda handlingar Gallras efter 2 år Registreras (Platina) Nej Prövas Handläggare gallras vid inaktualitet 2.1.3 Ej registrerade handlingar Vid inaktualitet Handläggare/server Nej Nej Handläggare/ registrator Handling av ringa betydelse för verksamheten, t ex kurs-, konferensinbjudan, reklam, viss e-post etc 2.1.3 Diarieförda handlingar Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Registrator 2.1.3 Postlistor Vid inaktualitet Server Nej Nej Registrator Handlingar som tillhör ärenden som skapats fr o m 2017-01-01 hanteras enbart digitalt. Vissa undantag finns, se separat rutin Sammanställning av inkommande/utgående handlingar 2.1.3 Fullmakt för postöppning Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare 2.1.4 Hantera begäran om utlämning av allmän handling Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.1.4 Skriftlig begäran Vid inaktualitet/ bevaras Server/systematisk förvaring/diarieförs Till e-arkiv efter 3 år vid beslut om nekande, annars gallra Nej Registrator Bevaras vid beslut om nekande tillsammans med beslutet
Beslut med hänvisning till instans för 2.1.4 Beslut/avslag på begäran om utlämning Bevaras vid nekande Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Se delegation överklagande, undertecknad av behörig tjänsteman. Se mall Vid inaktualitet/ Systematisk förvaring/ Registrator/ se Bevaras vid beslut om nekande tillsammans 2.1.4 Maskad handling bevaras diarieförs Nej/diarieförs Prövas delegation med beslutet 2.1.5 Leverera och ta emot arkiv Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.1.5 Blankett för leverans till kommunarkivet Bevaras Pärm efter 3 år Nej Arkivarie Kopia lämnas till levererande myndighet 2.1.5 Instruktioner inför leverans Vid inaktualitet Intranät Nej Nej Arkivarie Rutiner uppdateras löpande. Publiceras på Intranätet 2.1.5 Leveranslistor Bevaras Förteckningssystem efter 3 år Nej Arkivarie Skrivs ut från Visual Arkiv 2.1.6 Förvara och tillgängliggöra arkiv Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Revideras vid omorganisationer mm. Ses över 2.1.6 Arkivbeskrivning Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Arkivarie årligen 2.1.6 Arkivförteckning Bevaras Förteckningssystem/diarieförs efter 3 år Nej Arkivarie 2.1.6 Dokumenthanterings-planer Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Arkivarie Revideras/kompletteras löpande vid ny leverans 2.1.6 Gallringsbeslut Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Arkivarie 2.1.6 Historik Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Arkivarie Ingår i arkivförteckning. Uppdateras vid förändringar 2.1.6 Lånekvitto Vid inaktualitet Arkivet Nej Nej Arkivarie 2.2 Kommunikation, e-tjänster 2.2.1 Producera trycksaker Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.2.1 Analysunderlag Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.2.1 Utkast Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.2.1 Broschyrer Bevaras Systematisk förvaring Närarkiv/ vid behov till kommunarkivet Nej Handläggare Pliktexemplar till kungliga biblioteket samt ett ex till kommunarkivet. Närarkiv/ vid behov 2.2.1 Affischer Bevaras Systematisk förvaring till kommunarkivet Nej Handläggare 2.2.1 Placeringskort Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Pliktexemplar till kungliga biblioteket samt ett ex till kommunarkivet. 2.2.1 Roll-up Original bevaras Systematisk förvaring 2.2.1 Kommunsidorna (Steget) Bevaras Systematisk förvaring Närarkiv/ vid behov till kommunarkivet Nej Handläggare Närarkiv/ vid behov till kommunarkivet Nej Handläggare Ett ex levereras till kommunarkivet
2.2.1 Annonser Bevaras Verksamhetssystem Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare 2.2.1 Välkommen till Vallentuna Bevaras Systematisk förvaring efter 3 år Nej Handläggare Ett ex levereras till kommunarkivet 2.2.1 Originalskyltar Bevaras Systematisk förvaring Vid behov till kommunarkivet Nej Handläggare Närarkiv/ vid behov 2.2.1 Övriga trycksaker Bevaras Systematisk förvaring till kommunarkivet Nej Handläggare 2.2.1 Tryck på arbetskläder Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Pliktexemplar till kungliga biblioteket samt ett ex till kommunarkivet. 2.2.1 Kataloger/sökmotorer Bevaras och uppgraderas Server Nej Handläggare Bevaras och uppgraderas vid byte av system 2.2.1 Digitala skyltar Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.2.1 Tryck på fordon Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.2.5 Bild 2.3 Administrera IT och telefoni Bevaras/vid inaktualiltet 2.2.1 Kartor Bevaras Systematisk förvaring Närarkiv/ vid behov till kommunarkivet Nej Handläggare Egen tillverkning 2.2.2 Producera nyheter och pressmeddelanden Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.2.2 Pressmeddelande Bevaras Finns i my newsdesk efter 3 år Nej Handläggare Skriv ut på papper och leverera årsvis till kommunarkivet 2.2.2 Publicerad nyhet Bevaras Närarkiv utskrift från webb och intranät efter 3 år Nej Handläggare Skriv ut på papper och leverera årsvis till kommunarkivet 2.2.2 Arbetsunderlag Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.2.3 Administrera webb och intranät Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.2.3 Intranät Bevaras Systematisk förvaring Server/varje år till kommunarkivet Nej Webbmaster Uttag på papper minst 1 gång/år och vid stora förändringar 2.2.3 Korrektur Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.2.3 Vallentuna.se Bevaras Server/utskrift närarkiv efter 3 år Nej Kommunikationsansvarig Uttag på papper minst 1 gång/år och vid stora förändringar 2.2.3 Blankett för inlogg etc Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.2.3 Samtyckeblankett Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.2.3 Sociala medier Vid inaktualitet Resp socialt forum samt pappersutskrift i närarkiv Se anmärkning Nej Kommunikationsansvarig Ögonblicksbild 1-2 gånger per år. Levereras vart 3:e år till kommunarkivet 2.2.4 Mallhantering, grafisk profil Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.2.4 Korrektur Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.2.4 Analysunderlag Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.2.4 Mallar Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare Revideras och görs nya efter behov 2.2.5 Hantera bildbanken Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Server/verksamhetssystem Nej Handläggare Bevaras om egna, eller om Vallentuna.
2.3.1 Support av datasystem Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.3.1 Felanmälan Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.3.1 Dokumentation av åtgärd Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.3.2 Information från IT-support Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.3.2 Förfrågan Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 2.3.2 Ärendedata Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 2.3.3 Förvalta datasystem Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.3.3 Förvaltningsmötes-protokoll Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.3.3 Förvaltningsplan Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.3.4 Felanmälan Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.3.4 Förfrågan Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 2.3.4 Ärendedata Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Statistik bevaras 2.3.5 Beställa nytt program Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.3.5 Beställning 2 år Server/närarkv Nej Nej Handläggare 2.3.6 MSI-process (programbeställning) Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.3.6 Beställning 2 år Server/närarkv Nej Nej Handläggare 2.3.6 Godkännande Bevaras Server/närarkv efter 3 år Nej Handläggare 2.3.6 Dokumentation Bevaras Server/närarkv efter 3 år Nej Handläggare 2.3.7 Beställa dator Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.3.7 Beställning Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Intern beställning 2.3.7 Inventarielista Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.3.8 Beställa hårdvara Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.3.8 Orderbekräftelse Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 2.3.8 Beställning Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.3.8 Produktbeskrivning Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 2.3.8 Internt underlag för bokföringsorder 2 år Server/närarkv Nej Nej Handläggare Till ekonomiavdelningen 2.3.8 Följesedel Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 2.3.9 Beställa nytt verksamhetssystem Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.3.9 Beställning Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.3.9 Kostnadsanalys Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.3.9 Systemdokumentation Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.3.9 Teknisk kravspecifikation Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.3.9 Anmälan av register till GDPR-ombud Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 2.3.10 Versionsuppgradering av verksamhetssystem Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.3.10 Beställning Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.3.10 Teknisk kravspecifikation Vid inaktualitet Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare
2.3.10 Dokumentation Vid inaktualitet Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare 2.3.11 Beställa mobilabonnemang Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.3.11 Beställning Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare 2.3.11 Internt underlag för bokföringsorder Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare Till ekonomiavdelningen 2.3.12 Nybeställning nätverksåtkomst datanät Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.3.12 Beställning Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare 2.3.12 Dokumentation Vid inaktualitet Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare 2.3.12 Rapport från extern part Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare 2.3.13 Applikationsövervakning i brandvägg Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.3.13 Förfrågan Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 2.3.13 Konsultationshandlingar Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.3.13 Beställning Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.3.13 Dokumentation Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.3.13 Kostnadsanalys Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 2.3.14 Loggning av mail och spam Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.3.14 Logg Vid inaktualitet Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare 2.4 Administrera ekonomi 2.4.1 Administrera kundreskontra Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.4.1 Verifikationer 10 år efter 2 år Nej Förekommer Handläggare Manuella på papper, elektroniskt i fil. Serierna heter KF= KundFaktura, KB=KundinBetalning 2.4.1 Inkassolistor (bevaknings listor) Minst 10 år, därefter vid inaktualitet efter 2 år Nej Förekommer Handläggare Filer, papper 2.4.1 Kvittning, makulering, ändra register 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Filer, papper 2.4.1 Blanketter, mallar Vid inaktualitet Intranät Nej Nej Handläggare Revideras vid behov 2.4.2 Administrera leverantörsreskontra Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.4.2 Blanketter, mallar Vid inaktualitet Intranät Nej Nej Handläggare Revideras vid behov 2.4.2 Verifikationer 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Elektroniska fakturor IMA, IMR, IMD. Manuella LF (lev.faktura), LB (lev.betaln.). Kvitton (t ex First card) 2.4.2 Påminnelse Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 2.4.3 Föra huvudbok, löpande bokföring Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.4.3 Blanketter och mallar Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare Revideras vid behov 2.4.3 Verifikationer 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Kassa, BF, PER, LON, osv 2.4.3 Kontoutdrag 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare
2.4.3 Attest- och namnteckningsprov 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare 2.4.3 Huvud- och grundbok 10 år Server Nej Nej Handläggare Filer 2.4.3 Kontoplan och kodplan 10 år/bevaras efter 2 år Nej Nej Handläggare Bevara 1 ex med årsredovisningen 2.4.3 Anläggningsregister 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Fil. Årets inköp/sålda papper 2.4.3 Deklarationer 6 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Inkomst-, moms-, uppbördsdeklaration, redovisningsräkning, särskilt statsbidrag (dold moms) 2.4.3 Lånehandling 2 år efter avslutat ärende/upphört att gälla Närarkiv Nej Nej Handläggare Skuldebrev, borgensförbindelse, pantbrev, ansvarsförbindelse 2.4.3 Värdehandling 2 år sedan de upphört att gälla Närarkiv Nej Nej Handläggare Aktier, andelar, bostadsrättsbevis, hyresavtal, bostadsrättsavtal 2.4.4 Administrera stiftelser Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.4.4 Stiftelsehandling Bevaras Diarieförs efter 3 år Prövas Ekonomichef 2.4.4 Ansökan om utdelning Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare när stiftelsen är avslutad, permuterad eller beslut om likvidation tagits. Bevaras i original. Aktuella finns i närarkivet (urkund, gåvobrev, testamente, mm) Om inte spontanansökan som besvaras med att utbetalning ej görs. Bevara enbart beviljade ansökningar och beslut 2.4.4 Beslut Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare Nämndsbeslut om utdelning diarieförs 2.4.4 Svarsbrev Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare Om inte spontanansökan som besvaras med att utbetalning ej görs 2.4.4 Anmälan till stiftelseregistret Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Handläggaren 2.4.4 Utbetalning, verifikation 10 år efter 2 år Nej Nej 2.4.4 Kontoutdrag från banker 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Uppdrag till bank att 2.4.4 köpa/sälja fonder Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Räkenskapssammanställning Närarkiv. Gallrings- 2.4.4 10 år arkiv efter 2 år Nej Nej Handläggare 2.4.4 Revisionsberättelse Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare 2.4.4 Deklaration 6 år Närarkiv Nej Nej Handläggare 2.4.4 Protokoll Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare
2.4.4 2.4.4 Ansökan om ändrad föreskrift Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Beslut om ändrade föreskrifter Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare 2.4.4 Årsbokslut/ årsredovisning Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare 2.4.5 Administrera bokföringsorder Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.4.5 Bokföringsorder 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare 2.5 Administrera personal 2.5.1 Rekrytera personal Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.5.1 Kravprofil Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Rekryterande chef 2.5.1 Annons Vid inaktualitet Verksamhetssystem Nej Nej Rekryterande chef 2.5.1 Ansökningshandlingar Bevaras för den som anställs Server/ personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Rekryterande chef MBL-protokoll vid chefstillsättning 2.5.1 Bevaras Personakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Spontana intresseanmälningar 2.5.1 till tjänst Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.5.2 Anställa personal Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.5.2 Beslutsunderlag till arbetsförmedlingen Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Prövas Rekryterande chef Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst gallras efter 2 år De som skickar in intresseanmälan ombeds att registrera sitt intresse via hemsidan Nytt beslut eller omprövning, inkl handlingsplan Kopia förvaras centralt KLK 2.5.2 Anställningsavtal Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Förhandlingschef Centralt förvarade 2.5.2 Tystnadsplikt, sekretessbevis Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Ansvarig chef Nytt beslut eller omprövning. Förvaras 2.5.2 Beslut från arbetsförmedlingen om bidrag Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Prövas Rekryterande chef centralt KLK tillsammans med anställningsavtal 2.5.2 Rekvisition av bidrag till arbetsförmedlingen - Arbetsförmedlingens webb Rekryterande chef Elektronisk blankett 2.5.3 Avsluta anställning Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.5.3 Besked om uppsägning Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Prövas Ansvarig chef 2.5.3 Uppsägning Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Avgång/entledigande, anmälan om 2.5.3 Meddelande om provanställningens upphörande Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Blankett
2.5.3 Besked om att tidsbegränsad anställning upphör Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Meddelande till anställd. Kopia till facklig organisation 2.5.3 Meddelande om avgångsskyldighet Bevaras (kopia) Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Orginalet till anställd 2.5.3 Kopia på arbetsintyg Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Ansvarig chef 2.5.3 Kopia på anställnings-intyg Vid inaktuallitet Handläggare Nej Nej Ansvarig chef 2.5.3 Kopia på tjänstgörings-betyg Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Kopia på ansökan om 2.5.3 tjänstepension Vid inaktuallitet Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Bilaga till skriftlig uppsägning 2.5.3 Anteckningar från facklig överläggning Bevaras Diarieförs/ personalakt i närarkiv Kommunarkivet Prövas Ansvarig chef Kopia till facklig organisation 2.5.3 Konsekvensbeskrivning enligt AML Bevaras Diarieförs/ personalakt i närarkiv Kommunarkivet Prövas Ansvarig chef 2.5.3 Överenskommelse om att avsluta anställning Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Ansvarig chef Närarkiv i Sorteras in i personnummerordning personakt i 2.5.3 Pensionsbrev Bevaras kommunarkivet Nej Personalchef 2.5.3 2.5.4 Inkl överenskommelse/beslut om avgångsvederlag Underrättelse om övervägande av uppsägning/ avsked Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Prövas Ansvarig chef Kopia till facklig organisation Administrera ID-kort/ behörighetskort Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.5.4 Blankett 2 år efter inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare 2.5.4 Kvittens 2 år efter inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare 2.5.4 Årsrapport ID-kortsutfärdare Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare 2.5.5 Utföra systematiskt arbetsmiljöarbete Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Kan tillhöra ett ärende, t ex omorgansiation, förändr i verksamhet. Kan vara små eller 2.5.5 Riskbedömning Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef stora bedömningar. 2.5.5 Skydds-/ arbetsmiljörondsprotokoll Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef 2.5.5 Beslut från Arbetsmiljöverket Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté)
2.5.5 Inspektionsmeddelande från Arbetsmiljöverket Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) 2.5.5 Årssammanställningar Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef 2.5.5 Protokoll CAG, VAG, LAG Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef CAG = central arbetsmiljögrupp; VAG = verksamhetsövergripande arbetsmiljögrupp; LAG = lokal arbetsmiljögrupp (skyddskommittéer) 2.5.5 Svar till Arbetsmiljö-verket Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef Kopia till personalchef, övergripande samverkansgrupp (skyddskommitté) 2.5.5 Åtgärdsplan Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Ansvarig chef Tidplan, riskbedömning vid tex verksamhetsförändring, handlingsplan 2.5.6 Anmäla arbetsskada/ tillbud Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Arbetsgivarens ansvar att anmäla, 2.5.6 Anmälningsblankett FK Kopia bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Ansvarig chef skyddsombud delaktig 2.5.6 Anmälningsblankett AFA Kopia bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Ansvarig chef Arbetstagarens ansvar. 2.5.6 Anmälningsblankett internt Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Ansvarig chef Anmälan till 2.5.6 Arbetsmiljöverket Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Ansvarig chef Webbformulär - skriv ut 2.5.6 Handlingsplan Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Ansvarig chef Kan ingå i anmälan till FK. 2.5.6 Anmälan till arbetsmiljögrupp Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Ansvarig chef CAG, VAG, LAG 2.5.6 Sammanställning Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Ansvarig chef Rapporteras regelbundet till samverkansgrupp 2.5.7 Rehabilitera Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.5.7 Handlingsplan Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Ja Ansvarig chef 2.5.7 Rehabiliteringsutredning Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Ja Ansvarig chef Förvaras skilt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr. Förvaras skilt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr. 2.5.7 Arbetsförmåge-bedömning Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Ja Ansvarig chef 2.5.7 Plan för återgång i arbetet Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Ja Ansvarig chef 2.5.7 Beslut från FK Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Ja Ansvarig chef Förvaras skilt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr. Förvaras skilt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr. Förvaras skilt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr.
2.5.7 Läkarintyg Bevaras/2 år Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Ja Ansvarig chef Bevaras vid arbetsskada, annars gallras efter 2 år. Förvaras skilt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr. 2.5.7 Utredningshandlingar Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Ja Ansvarig chef Förvaras skilt från övriga handlingar i slutet kuvert med dnr och pnr. 2.5.8 Utföra löneöversyn Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Protokoll (minnesanteckningar) 2.5.8 överläggning Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Personalchef 2.5.8 Yrkanden från fackliga organisationer Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Personalchef 2.5.8 Samlat löneförslag Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Personalchef 2.5.8 Förhandlingsprotokoll Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Personalchef Protokoll (minnesanteckningar) 2.5.8 avstämning Bevaras Systematisk förvaring efter 3 år Nej Personalchef 2.5.8 Lönebeslut oorganiserade Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare 2.5.8 Lönestatistik Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Personalchef Inkl analys av utfall av löneöversyn 2.5.9 Genomföra lönesamtal Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.5.9 Handlingsplan Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Respektive chef 2.5.10 Ta fram individuell utvecklingsplan (IUP) Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.5.10 Individuell utvecklingsplan Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Respektive chef 2.5.11 Tvisteförhandling Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Framställan lokal 2.5.11 förhandling Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare 2.5.11 Förhandlingsprotokoll lokal tvist Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare 2.5.11 Brev från SKL angående central tvist Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Personalchef 2.5.11 Underlag Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Förekommer Handläggare Kopior gallras Förhandlingsprotokoll SKL 2.5.11 central tvist Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Förekommer Handläggare 2.5.11 2.6 Administrera förtroendevalda Faktura från facklig organisation om skadestånd 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare
2.6.1 Hantera förtroendemannaregister Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.6.1 Matrikel Bevaras Verksamhetssystem Matrikelsystem Nej Systemförvaltare Adressuppgifter, godkännande för publicering, historik, uppdrag etc 2.6.1 Beslut Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Protokollsutdrag 2.6.1 Avsägelser Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Nämndsekreterare/Regi strator 2.6.2 Administrera arvoden och ersättningar Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.6.2 Arvodesunderlag 2 år Server/närarkiv Nej Nej Handläggare Attestlista, mm 2.6.2 Begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst 2 år Server/närarkiv Nej Nej Handläggare 2.7 Utbetala ersättningar till personal/ uppdragstagare 2.7.1 Hantera nyanställning/ nyvalda Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.7.1 Skattsedel Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 2.7.1 Kopia på körkort Vid inaktualitet Personalakt i närarkiv Nej Nej Handläggare Gäller för vissa verksamheter 2.7.1 Anställningsavtal Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Handläggare 2.7.1 Utdrag ur belastnings registret Bevaras som tjänsteanteckning Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Prövas Handläggare 2.7.1 Protokollsutdrag Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Handläggare Utdraget har en viss giltighetstid. Rekommendationen är att personen visar upp det och att en tjänsteanteckning görs om innehållet. Det ska alltså finnas kvar en anteckning om att just vid anställningstillfället så hade personen ett "rent" belastningsregister. Att ha kvar själva dokumentet blir då överflödigt. Förtroendevald registreras, ingen akt läggs upp 2.7.1 Delegation för sjuksköterska Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Handläggare 2.7.2 Ändra anställning Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.7.2 Anställningsavtal Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Chef 2.7.2 Ändringsuppgift Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Chef Allt som ändrar anställningsvillkor 2.7.3 Hantera tidsbegränsad anställning Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.7.3 Underlag för anställningsinformation Vid inaktualitet Närarkiv Nej Nej Handläggare Lönelista bevaras. Inkl lönebeslut för timavlönad
2.7.3 Timavlönad personal (TAP) Bevaras Närarkiv Kommunarkivet Nej Handläggare Tidrapport för tidsbegränsat anställd personal. Kommer att registreras i system 2.7.3 Lönerapporterings-underlag 2 år efter att handlingen skapades Närarkiv Nej Nej Handläggare 2.7.4 Avsluta anställning Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.7.4 Avslut pga dödsfall Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Förekommer Chef 2.7.4 Uppsägning pga arbetsbrist Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Förekommer Chef Bekräftelse på avslut av 2.7.4 tidsbegränsad anställning Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Förekommer Chef 2.7.4 Egen uppsägning Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Förekommer Chef 2.7.4 Överenskommelse om avslut Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Förekommer Chef Uppsägning pga personliga 2.7.4 skäl Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Förekommer Chef 2.7.4 Avgångsskyldighet vid 67 år Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Chef 2.7.5 Administrera frånvaro och ledighet Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.7.5 Kopia av beslut om aktivitets- /sjukersättning 2 år Verksamhetssystem Nej Förekommer Handläggare 2.7.5 Beslut, försäkringskassan Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Förekommer Handläggare Medicinskt utlåtande 2.7.5 (läkarintyg) 2 år, se rehab Personalakt i närarkiv Nej/se anmärkning Förekommer Handläggare Handlingar angående arbetsskada bevaras 2.7.5 Sjukförsäkran 2 år Personalakt i närarkiv Nej Förekommer Handläggare 2.7.5 Läkarintyg barn 2 år Personalakt i närarkiv Nej Förekommer Handläggare 2.7.5 Försäkran tillfällig föräldrapenning (VAB) 2 år Server Nej Nej Enhetschef 2.7.5 Beslut om ledighet 2 år < 6 mån Server Nej Nej Enhetschef > 6 mån bevaras i personakt? System? 2.7.5 Anmälning till försäkringskassan via fil 2 år Server Nej Förekommer Handläggare Fr o m 15:e sjukdagen 2.7.6 Administrera avvikande tjänstgöring Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.7.6 Beslut om avvikande tjänstgöring Vid inaktualitet Personakt/fil i elektronisk mapp? Nej Nej Enhetschef Övertid, mertid, jour, beredskap, OB, förskjuten arbetstid finns på lönelista som bevaras 2.7.7 Administrera utmätning Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning
2.7.7 Förfrågan Vid inaktualitet Server Nej Förekommer Handläggare Beslut från Kronofogden om 2.7.7 utmätning 2 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare 2.7.7 Ändring av beslut 2 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare 2.7.7 Avslut 2 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare 2.7.7 Utanordning 2 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Fyll i och skicka via webben (Kronofogdens hemsida) 2.7.7 Månadsrapport utmätning till kronofogden 2 år Närarkiv Nej Förekommer Handläggare Fylls i och skickas via webb till Kronofogdens hemsida 2.7.8 Administrera matkuponger Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.7.8 Registrering i ecomp 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare 2.7.9 Administrera uppdragstagare Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.7.9 Blankett med info för upplägg i system Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 2.7.9 Skatteuppgift/ skattsedel Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.7.10 Administrera familjehem och kontaktpersoner Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.7.10 Underlag för utbetalning 2 år Verksamhetssystem Nej Ja Handläggare Information finns bevarad på löneslista 2.7.10 Beslut från socialförvaltningen 2 år Verksamhetssystem Nej Ja Handläggare Information finns bevarad på löneslista 2.7.11 Administrera närvaroersättning (habilitering) Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.7.11 Underlag för utbetalning 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Information finns bevarad på löneslista 2.7.11 Beläggningsrapport 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare 2.7.12 Utföra löneutbetalning Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.7.12 Lönekörningsfil Bevaras Verksamhetssystem efter 3 år Nej Handläggare Skrivs ut och bevaras i arkivet 2.7.12 Lönespecifikation Bevaras Verksamhetssystem Nej Handläggare 2.7.13 Administrera kontrolluppgift Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.7.13 Elektronisk fil med specifikation till kontrolluppgift 10 år Verksamhetssystem Nej Förekommer Handläggare Via fil till skatteverket 2.7.14 Administrera resersättning inklusive traktamente Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.7.14 Underlag MED övernattning 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Via självservice 2.7.14 Underlag UTAN övernattning 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Via självservice Hos resp person som 2.7.14 Körjournal 2 år kör i tjänsten Nej Nej Handläggare 2.7.15 Administrera utlägg Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning
2.7.15 Utanordning 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare Förvaras tillsammans med kvitto 2.7.15 Kvitto 10 år efter 2 år Nej Nej Handläggare 2.7.16 Administrera pension Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.7.16 Pensionsbrev Bevaras Närarkiv i personnummerordning Sorteras in i personakt i kommunarkivet Nej Handläggare 2.7.16 Svar Bevaras Personalakt i närarkiv Kommunarkivet Nej Handläggare Upphandla, avropa/ köpa 2.8 in/beställa 2.8.1 Upphandla Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.8.1 Upphandlingsuppdrag Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare 2.8.1 Checklista för förarbete Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare 2.8.1 Förfrågningsunderlag Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare 2.8.1 Annons Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Jfr förfrågningsunderlag Förtydliganden under 2.8.1 annonseringstiden Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare 2.8.1 Anbudshandlingar Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Ja. till beslut fattatshandläggare 2.8.1 Avtalsdatabas Bevaras Server efter 3 år Nej Handläggare Ej antagna anbud gallringsfrist 2 år. Broschyrer som tillför uppgifter bevaras enbart för antaget anbud. 100-284 tkr vinnande anbud bevaras med beställningen. Ev urval utgående från denna sammanställning av data som bör bevaras. Skrivs ut på papper. Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv 2.8.1 Anbudsöppnings-protokoll Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år JA till beslut fattatshandläggare 2.8.1 Begäran om förtydliganden Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare 2.8.1 Utvärderingshandlingar Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Ja, till beslut fattatshandläggare 2.8.1 Blankett SKV 4820 2 år Närarkiv Nej Nej Handläggare 2.8.1 Soliditetsupplysning 2 år Närarkiv Nej Prövas Handläggare Protokoll från MBLförhandling 2.8.1 Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare 2.8.1 Register leverantörer och konsulter Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare
2.8.1 Upphandlings-PM Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare 2.8.1 Referenser Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare 2.8.1 Avannonsering 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Efter avslutad upphandling Underrättelse om avbruten 2.8.1 upphandling Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare 2.8.1 Tilldelningsbeslut Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Prövas Handläggare Spara dokumentation kring uteslutning av leverantör etc 2.8.1 Avtal Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Varje beställare är avtalsägare, uppföljning, bevakning löptid 2.8.1 Årligt artikelregister Bevaras Närarkiv efter 3 år Nej Handläggare Varuslag och olika sorts tjänster Rapport om avslutad upphandling över tröskelvärdet EUkomissionen 2.8.1 Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Tröskelvärdet > 505 800 kr 2.8.1 Ej antagna anbud 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare 2.8.1 2.8.1 Underrättelse om antagna/icke antagna anbud 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Handläggare Upplysning på begäran av leverantör Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Då ansökan avslagits eller anbud förkastats 2.8.1 Statistik Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år Nej Handläggare Årssammanställning Spontanofferter 2.8.1 leverantörsinfo Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 2.8.1 Bilagor: marknadsföring, verksamhetsberättelser Vid inaktualitet Närarkiv Nej Prövas Handläggare Innehåller ej sakuppgifter 2.8.2 Avropa/köpa in och beställa Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.8.2 Avrop/beställning vid avrop från ramavtal 2 år/ bevaras om >300 tkr Systematisk förvaring/ Till e-arkiv efter 3 år diarieförs om > 300 tkr om diariefört Nej Handläggare Avrop/beställning mot ramavtal. Vid förnyad konkurrensutsättning ska handlingarna bevaras och diarieföras 2.8.2 Beställning, direktupphandling Systematisk förvaring/ 2 år/ bevaras om > 100 diarieförs om > 100 000 kr 000 kr Till e-arkiv efter 3 år om diariefört Nej Handläggare Beställning vid direktupphandling över 100 000 kr ska diarieföras. Från 100 000 kr ska minst 3 leverantörer ha tillfrågats, enligt LOU 2.8.2 Förfrågan till 3 leverantörer Gäller > 100 000 kr 2.8.2 Vinnande anbud Bevaras Diarieförs Till e-arkiv efter 3 år > 100 000 kr 2.8.2 Avtal Bevaras Diarieförs efter 3 år > 100 000 kr
Direktupphandling/enstaka köp av varor eller 2.8.2 Offert Gallras 2 år efter avtalstidens utgång Närarkiv Nej Nej Handläggare tjänster för vilka ramavtal saknas. Offerter under 10 000 kr gallras direkt. 2.8.2 Orderbekräftelse Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 2.8.2 Följesedel Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare 2.8.2 Reklamationer 2 år Närarkiv Nej Nej Handläggare Administrera 2.9 arbetsmarknadsåtgärder 2.9.1 Administrera deltagare Processen har upphört 2.9.2 Söka och tillsätta sommarjobb ungdomar Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.9.2 Intern uppmaning Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.9.2 Direktkontakt arbetsplatser Vid inaktualitet Systematisk förvaring Nej Nej Handläggare 2.9.2 Intresseanmälan Vid inaktualitet Personalakt Nej Nej Handläggare 2.9.2 Annons i lokaltidning Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.9.2 Lottningsprotokoll Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.9.2 Ansökningshandlingar Bevaras Personalakt Kommunarkivet Nej Handläggare Ej antagna gallras efter 2 år 2.9.2 Närvaroblankett Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.9.2 Annons på internet Vid inaktualitet Server Nej Nej Handläggare 2.9.2 Befrielse från skatt Vid inaktualitet Personalakt Nej Nej Handläggare 2.9.2 Tilldelningsbesked/ Information Vid inaktualitet Nej Nej Handläggare 2.9.2 Arbetsintyg Bevaras Personalakt Kommunarkivet Nej Handläggare 2.9.3 Administrera servicelagen Processen har upphört 2.10 Administrera borgerlig vigsel Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning Anmälan av makars Till Skatteverket - blankett fås från 2.10 efternamn Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Skatteverket 2.10 Anmälan vigsel Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Till kommunen - e-tjänst. Bekräftas via e-post 2.10 Ansökan hindersprövning Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Görs till Skatteverket 2.10 Intyg hindersprövning Bevaras Närarkiv efter 3 år Nej Handläggare Fås från Skatteverket, lämnas till kommunen 2.10 Tolkbehov ansökan Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handlägggare Lämnas till kommunen vid behov 2.10 Cermonitext Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare Orden, publicerade på kommunens hemsida, fastslås i förordningen 4-7 2.10 Val av vigselförrättare Vid inaktualitet Handläggare Nej Nej Handläggare E-tjänst Kommunen föreslår vigselförrättare. Förtroendevald väljs av fullmäktige. 2.10 Förteckning vigsel-förrättare Bevaras Närarkiv efter 3 år Nej Handläggare Länsstyrelsen förordnar uppdraget. 2.10 Vigselintyg Kopia bevaras Närarkiv efter 3 år Nej Handläggare Lämnas till kommunen, fås från Skatteverket
2.10 Protokoll Kopia bevaras Närarkiv efter 3 år Nej Handläggare Insänds årligen till Länsstyrelsen 2.10 Underrättelse om vigsel Vid inaktualiltet Handläggare Nej Nej Handläggare Underrättelse till Skatteverket, görs av kommunen 2.10 Årsräkning Kopia bevaras Närarkiv efter 3 år Nej Handläggare Insänds årligen till Länsstyrelsen 2.11 Ärendehantering Kontaktcenter Handlingstyp Bevaras/gallras Hantering/förvaring Slutförvaring Sekretess Ansvar Anmärkning 2.11 Personuppgifter (kundinformation) 1 månad Verksamhetssystem Nej Förekommer Chef 2.11 Ärendebeskrivning 1 år Verksamhetssystem Nej Nej Chef 2.11 Ärendetyp 2 år Verksamhetssystem Nej Nej Chef