Nyheter version 2011.Q3
Innehållsförteckning Nyheter & ändringar... 3 Allmänt 3 Redovisning 5 Leverantörsreskontra 5 Fakturering & kundreskontra 6 Projektstyrning 7 Tidredovisning 7 Personaladministration 8 Hyres- & avgiftsadministration (inkl. BRF) 12 Webbportal 2 20 Serviceorder 21 Uthyrning 21 Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 2 (21)
Nyheter & ändringar Detta dokument beskriver kortfattat de nyheter som tillkommit sedan vårt senaste utskick men innehåller även tillkommande nyheter från version 2011.Q2. Dokumentet är inte tänkt som utbildning utan en översikt och information. Kontakta 3L System om djupare information önskas om någon funktion. Många dokument finns också att hämta bland våra guider på hemsidan. Allmänt Slutdatum på användare Inmatningskontroll Man kan sätta ett slutdatum på en användare, därefter kan den inte logga in, den räknas inte som aktiv och behöver därför ingen licens men man kan följa olika händelser och processer senare i tiden och se vem som har gjort vad i loggningen. (Även i version 2011.Q2) Inmatningskontroll är möjlig att få för alla registerbilder i systemet. De fält som har definierats som obligatoriska markeras med avvikande färg och fält som inte används inaktiveras. Om alla obligatoriska fält inte är ifyllda kan posten inte sparas. Förslag på värden i fälten kan också erhållas. De meddelanden som kommer upp om ett obligatoriskt fält inte är ifyllt definierar man själv varför en enkel instruktion kan byggas in. Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 3 (21)
Avstämning av reskontror På det aktiva skrivbordet visas avstämning av reskontror per dagens datum. Funktionen är klientanpassad. Om differens finns mellan huvudboken och reskontran per dagens datum visas en skrivarsymbol. Via denna kan analysrapporter med möjlighet till avprickning på skärmen framställas. Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Justering av importprogrammet Med hänsyn till att det finns möjlighet att ha ett gemensamt kundregister har importprogrammet fått ny funktionalitet. Man kan i bilden välja om man vill att befintliga poster ska uppdateras vid inläsning eller om de poster som läses in ska behandlas som dubbletter vid träff på kundnumret bland befintliga kunder. Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 4 (21)
Redovisning Omföring mellan konton Ny funktion för automatisk omföring av balanser mellan konton. Används t.ex. av er som bokar om Årets anskaffning och Årets avskrivning till Ackumulerad Anskaffning och Ackumulerad avskrivning vid varje bokslut. Funktionen bokar om på koddelsnivå, dvs. har ni bokat på konto objekt projekt så sker ombokningen på samma sätt. Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Leverantörsreskontra Betalningar per sätt och datum Förbättring av rapporten betalningar per sätt och datum för att underlätta avstämning mot huvudbok etc. - framför allt då flera valutor används. (Även i version 2011.Q2) Återrapportering av lev.betalningar Uppdatering av betalningar Förbättrad funktionalitet gällande återrapportering av lev.betalningar, främst för delbetalningar. (Även i version 2011.Q2) Den tidigare bockrutan Kontering per betalning är ersatt av en ny bild där Reskontrakonto per betalning motsvarar det tidigare kontering per betalning Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 5 (21)
Motsvarande funktionalitet finns även för likvidkontot/avräkningskontot. Kontering per dag ger alltså en summerad kontering och kontering per betalning ger en detaljerad kontering i uppdateringsverifikatet. (Även i version 2011.Q2) Fakturering & kundreskontra Gemensamt kundregister Fr o m version 2011.Q3 finns möjlighet att dela kundregister mellan bolag på samma sätt som vi idag har vad gäller leverantörsregistret. Funktionen är främst tänkt för nyinstallationer av 3L Pro och ni som redan kör programmet märker ingen skillnad mot tidigare. Önskar ni gå över till gemensamt kundregister i er befintliga installation så kontakta oss för konsulthjälp. BGC-Invoice Kompletteringar i bgc-invoicefilen Kompletteringar i faktureringen för att kunna skicka bgcinvoice till bland annat Skanska. Nytt fält i fakturan = leveransdatum i fakturahuvudet samt inställning för om kontaktperson ska hämtas från både leveransadressfliken och grundfliken till bgcinvoicefilen. (Även i version 2011.Q2) Hjälp med BGC Invoice privat BGC Invoice företag Om kunden är markerad som momspliktig erhålls varning om bgc invoice privat sätts på kunden. Inställning om man vill ha det så, inställning = NEJ default. Inställningen når ni genom att klicka på kugghjulet i verktygslisten när kundbilden är öppen. Används av de som använder både bgc invoice privat och bgc invoice företag. Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 6 (21)
Hjälp med e-fakturatyp/e-avityp Om e-fakturatyp sätts till Svefakt/BGC Invoice privat /BGC Invoice företag får man en fråga om e-avityp ska sättas till samma och vice versa. Hjälp med e-avityp på kontrakt och ej förfallna avier Om en kund redan har ett eller flera kontrakt när man sätter om e-avi-flaggan i kundregistret får man frågan om flaggan ska sättas även på kontrakten och ej förfallna avier. Aviadress på fakturaspec Inställningen Föreslå aviadress om sådan finns används även då fakturaspecifikationer skapas. Anpassning till EU-standard Bic och Iban skrivs på alla faktura- och aviutskrifter. Fälten finns även att använda i ebwrapp.pbl för er som har redigerade layouter. EU-land och orgnr från ftg-reg finns i ebwrapp för er som har redigerade fakturalayouter Projektstyrning Drilldown i ytterligare projektrapporter Projekthuvudbok har kompletterats med drilldown (ända ner till visa fakturabild i Palette) (Även i version 2011.Q2) Projektsammandrag fördelat har kompletterats med drilldown (ända ner till visa fakturabild i Palette) (Även i version 2011.Q2) Tidredovisning Kontroll av upparbetade timmar En ny funktion finns för att kontrollera antal registrerade timmar på projekt samt ge en upplysning via mail då viss nivå uppnås. Syftet är att projektledare Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 7 (21)
för fastprisprojekt ska få upplysning i god tid om de kalkylerade timmarna börjar uppnås. (Även i version 2011.Q2) Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Personaladministration ATF För er som uppgraderar från version 2010.Q4 som vi släppte vid förra årsskiftet vill vi uppmärksamma att ni behöver se över era inställningar för ATF. Funktionen är ändrad efter den versionen. Ni finner instruktioner på vår hemsida. Välj program & 3L-INFO, leta upp ATF Justering Saldo och klicka er vidare. Hör av er till vår support om ni har ytterligare frågor eller inte får det att stämma trots dessa justeringar av inställningar. Extra skatt Fältet extra skatt i personal behandlas alltid som negativt oavsett om minustecken finns eller inte. (Även i version 2011.Q2) Komplettering av semesterhantering Rapporten Semesteruppgift/-skuld % av lön Separata datumurval på uttagen och intjänad semester i rapporten semesteruppgift/-skuld av lön så att man kan få båda uppgifterna i samma rapport. (Även i version 2011.Q2) Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 8 (21)
Urval på kostnadsställe, objekt och projekt i semesteruppgift/-skuld % av lön. Val att skriva ut kvarvarande dagar, sparade dagar och intjänade dagar på rapporten. (Även i version 2011.Q2) Möjlighet att ta med både tjänstemän och arbetare i samma rapport Semesterskuld (Även i version 2011.Q2) Inställningar för förvalda värden Inställning för defaultvärde för procentsats för semester. (Även i version 2011.Q2) Inställning för default semesterårstyp (Även i version 2011.Q2) Inställningarna återfinns under styrparametrarna Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 9 (21)
Bankfria dagar Möjlighet finns att få varning om löneutbetalning på bankfri dag (Även i version 2011.Q2) Personaluppgifter Mer information visas i personaluppgifter, gäller semester, ATF mm. Det är informationen från 'övriga funktioner' som flyttat ner i registerbilden. (Även i version 2011.Q2) Loggning av löneregistrering Vid registrering av lön loggas vem som skapade raden och vem som eventuellt har ändrat den. Historik visas under historikknappen i lönereg. (Även i version 2011.Q2) Turordningslistan Turordningslistan är kompletterad med information (anst.typ, yrkeskod, anst. tom) (Även i version 2011.Q2) Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 10 (21)
Generera löner Man kan välja om man vill ha utskrift till fil, skrivare eller till bildskärm när man kör generera löner (Även i version 2011.Q2) Nästa post Funktion för nästa och föregående post i personaluppgifter, lönearter, löneartpriser (Även i version 2011.Q2) Lönespec Programinställning finns för att Sem.dgr på lönspec alltid skall vara ibockad vid nyupplägg av anställd. (Även i version 2011.Q2) Överförda lönearter Lönearter som ligger som överföringar visas i kursiv stil på ett antal rapporter (Även i version 2011.Q2) Kontrollistan Kontrollistan är kompletterad med urval på löneart och kan skrivas ut för löneperioder fr o m - t o m. (Även i version 2011.Q2) Löneregistreringsbilden Löneregistreringsbilden är större. Man kan med nästa och föregående hoppa mellan anställningsnummer. Mer information visas också i bilden. När man anger ett anställningsnummer visas semester, arbetstidsförkortning, Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 11 (21)
komptidssaldo, ordinarie tid, övertid i år, sysselsättningsgrad, ack bruttolön och ack skatt. skattetabell. (Även i version 2011.Q2) Hyres- & avgiftsadministration (inkl. BRF) LMV-tabeller Nya LMV-tabeller i fastighet avs. rättigheter samt tillägg av registreringsbilder, relationsträd, översikter (Även i version 2011.Q2) Okända betalningar i BGMax och TotalIN Startvärde BGmax Förenklad hantering av okända betalningar både gällande BGMax och Total IN. T.ex. föreslås ett företag om bg-/pg-numret hittas. (Även i version 2011.Q2) Man kan ställa in startvärde för BGMax, jfr TotalIN (Även i version 2011.Q2) Inställningen når ni genom att klicka på kugghjulet i bilden för inläsning av BGmax-fil Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 12 (21)
E-avier, BGC Invoice Hjälp med BGC Invoice privat BGC Invoice företag När momskod sätts på kontraktet ges en varning om det står bgc invoice privat på kunden. Om kontraktet är momsat görs kontroll på att kunden och kontraktet ska ha bgc invoice företag och är kontraktet omomsat görs kontroll på att kunden och kontraktet ska ha bgc invoice privat. Inställning om man vill ha det så, inställning = NEJ default. Inställningen når ni genom att klicka på kugghjulet i verktygslisten när kontraktsbilden är öppen. Används av de som använder både bgc invoice privat och bgc invoice företag. Hjälp med BGC Invoice privat BGC Invoice företag Om kunden är markerad som momspliktig erhålls varning om bgc invoice privat sätts på kunden. Inställning om man vill ha det så, inställning = NEJ default. Inställningen når ni genom att klicka på kugghjulet i verktygslisten när kundbilden är öppen. Används av de som använder både bgc invoice privat och bgc invoice företag. Hjälp med e-fakturatyp/e-avityp Om e-fakturatyp sätts till Svefakt/BGC Invoice privat /BGC Invoice företag får man en fråga om e-avityp ska sättas till samma och vice versa. Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 13 (21)
Hjälp med e-avityp på kontrakt och ej förfallna avier Om en kund redan har ett eller flera kontrakt när man sätter om e-avi-flaggan i kundregistret får man frågan om flaggan ska sättas även på kontrakten och ej förfallna avier. Om kunden har e-avi när man skapar kontrakt får man en fråga om e-avi ska sättas på kontraktet. Flaggan för e-faktura följer inte med vid omflytt av kontraktet. (Även i version 2011.Q2) LMV-nummer till BGC-Invoicefilen LMV-nummer läggs som en textinformation i bgc-invoicefilen Layout Saldoavi Mall finns att hämta i ebwrapp.pbl gällande saldoavier (Även i version 2011.Q2) Skyddad ID i översikter Parter med skyddad ID visas överstrukna i översikter. En förutsättning för detta är att skyddad id måste finnas med i översikten. (Även i version 2011.Q2). Se på partsaldo Se på partsaldo. Ny bockruta: endast förfallna per idag. Det finns en inställning om den ska vara default markerad eller inte. (Även i version 2011.Q2). Inställning om man vill ha det så, inställning = JA default. Inställningen når ni genom att klicka på kugghjulet i verktygslisten när partsaldobilden är öppen. Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 14 (21)
Parter till kravlista och inkassofil Val om parter som inte är avimottagare eller har sitt namn på avin ska med till kravlista och inkassofil Via kugghjulet i knapplisten förvald eller inte når ni inställningen för om ni önskar att denna ska vara Nya Autogirot Autogirofunktionerna är anpassade till fillayouterna för Nya Autogirot. Dessutom har ny funktionalitet byggts in. Vi har i samband med detta samlat allt som rör autogiro i två menyval: Autogiro Exporter Autogiro Importer Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 15 (21)
Autogiro exporter innehåller funktioner för att skapa: Medgivandeunderlag (hette tidigare Rapportera Betalare Autogiro) Betalningsunderlag (hette tidigare skapa fil till Autogiro) Autogiro Importer innehåller funktioner för att läsa in: Återredovisning Betalningar Återredovisning Medgivanden Avvisade betalningsuppdrag (endast rapport) Makuleringar/Ändringar av betalningar (endast rapport) Nya medgivanden via Internetbank Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 16 (21)
Återredovisning av betalningar hette tidigare Inläsning av Autogirofil i meny. Vid inläsning av denna fil skrivs en rapport ut över vilka betalningar som är inlästa. Återredovisning medgivanden är nytt i 3L Pro. Vi läser in filen över godkända medgivanden och sätter autogiroflagga på alla kontrakt där kunden har en godkänd status för autogiro i kundregistret, dvs om Agda Larsson har Rapporterad ny i bolag 250 och har två kontrakt i bolag 250 och ett kontrakt i bolag 350 så är det bara kontrakten i bolag 250 som sätts till autogiro. En rapport skrivs ut över vilka kunder som medgivande kommit för och vilka kontrakt som därmed är markerade med autogiro. Inga avier läggs om. Rapporten sorteras/grupperas per bolag/kundnummer/kontraktsnummer. Rapport Avvisade Betalningsuppdrag. Vid inläsning av denna fil får man information om avvisade betalningsuppdrag. Ingen påverkan på databasen, dvs. ingen information i 3L Pro ändras. Rapporten visar vilken kund som avvisandet gäller, vilket avinummer som är avvisat, information om avin (typ, period, förfallodatum, belopp) samt varför den är avvisad. Ex: Felaktigt betalarnummer etc. Rapport Makuleringar/Ändringar av betalningar. Med nya betalningsdirektivet har den enskilde betalaren större möjlighet att ändra/makulera autogiron vilket då måste återredovisas till betalningsmottagaren. Vid inläsning av denna fil får man i 3L Pro endast en lista, ingen påverkan görs på informationen i 3L Pro. Rapporten visar vilken kund som makuleringen/ändringen gäller, vilket avinummer som är makulerat/ändrat, information om avin (typ, period, förfallodatum, belopp) samt varför den är makulerad/ändrad. Ex: Makulerad av betalare etc. Nya medgivanden via Internetbank. Inläsning av medgivanden där en fil inte skickats från 3L Pro först utan där medgivandet skett i Internetbanken. Statusändringar sker endast i det/de bolag där betalningsmottagarens bankgironummer finns (3L Pro letar i betalningssätt eller styrparametrar fastigheter) Vi läser in denna fil och sätter autogiro på alla kontrakt där betalaren finns. Det kan ju då gälla flera bolag om bg-numret återfinns i flera bolag. Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 17 (21)
En rapport skrivs ut över vilka kunder som medgivande kommit för och vilka kontrakt som därmed är markerade med autogiro. Inga avier läggs om. Rapporten ska visa all information om betalaren som kommer i filen (personnummer, namn, adress, betalarnummer, kontonummer, vilket/vilka bolag som status ändrats i) samt vilka kontrakt som autogiro har satts på. Rapporten sorteras/grupperas per bolag/kundnummer/kontraktsnummer. Om det kommer kunder i filen som inte hittas vid inläsningen kommer en upplysning på rapporten. Betalarinformationen skrivs ut lika som på de andra, men i fälten för vilka kontrakt som är påverkade skrivs en upplysning om att inga kontrakt kan hittas. Autogirobetalningar i BGMaxfilen I samband med införandet av Nya Autogirot kommer det även finnas möjlighet att få sina Autogiroinbetalningar i BGMaxfilen. 3L Pro är anpassat för detta så att vi kan ta emot autogirobetalningar även i detta format. Autogiro för annan än avimottagaren Det finns from version 2011.Q3 av 3L Pro möjlighet att koppla autogiron även till andra parter än den som är satt som avimottagare. Ett nytt fält har tillkommit i kundbilden för detta ändamål. Finns det ett värde i detta fält skrivs det personnumret till medgivandefilen. Saknas värde i detta fält hämtas personnummer till medgivandefilen från samma ställe som idag, dvs org- /personnummer på kunden. Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 18 (21)
Gemensamt kundregister From version 2011.Q3 finns möjlighet att dela kundregister mellan bolag på samma sätt som vi idag har vad gäller leverantörsregistret. Funktionen är främst tänkt för nyinstallationer av 3L Pro och ni som redan kör programmet märker ingen skillnad mot tidigare. Önskar ni gå över till gemensamt kundregister i er befintliga installation så kontakta oss för konsulthjälp. Anpassning till EU-standard Bic och Iban skrivs på alla faktura- och aviutskrifter. Fälten finns även att använda i ebwrapp.pbl för er som har redigerade layouter. EU-land och orgnr från ftg-reg finns i ebwrapp för er som har redigerade fakturalayouter. Aviutskrift Addoro Det finns möjlighet att skriva ut sina avier via vår samarbetspartner Addoro. I filen skrivs både avier som ska printas och avier som ska gå iväg som e-avier. Vid skapande av filen laddas den direkt upp i Addoros tjänst där du enkelt kan förhandsgranska avierna och vid behov korrigera layouten. Olika layouter för olika typer/grupper av avier hanteras smidigt och layouten sparas till nästa tillfälle. Läs mer på www.addoro.com eller kontakta vår säljavdelning för mer information kring tjänsten. Rapport för kontroll av debiteringar inklusive index En ny rapport är framtagen med syfte att ha möjlighet att kontrollera indexinformationen på debiteringarna. Rapporten går direkt till Excel och går alltså inte att förhandsgranska på skärmen. Ni finner den i menyn under Hyres- & avgiftsadministration Rapporter/Listor Export till Capifast CRM (tidigare export till Capitex) Filen är utökad med ytterligare 12 summeringskolumner. Ni definierar själva vad dessa ska heta och vilka debiteringar som ska ingå. Menyvalet är också omdöpt till Export till Capifast Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 19 (21)
CRM med anledning av produktens namnbyte. En ny integration är planerad till 2012. Hantering av upplåtelseavtal Överlåtelseavtal med version 1 kan definieras som upplåtelseavtal i 3L Pro. Det innebär att man får en upplysning i kontraktsbilden samt att det går att göra utsökning i vissa rapporter på upplåtelseavtal. Det möjliggör även att få ut informationen i ett fysiskt upplåtelseavtal. Utskrift Pantsättning Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Utskrift Pantsättning är kompletterad med urval på exp.datum. Dessutom finns ett val att skriva ut endast aktuella pantsättningar (Även i version 2011.Q2) Webbportal 2 Rapporter Projektresultat inkl drilldown (Även i version 2011.Q2) Projekthuvudbok inkl drilldown (Även i version 2011.Q2) Projektsammandrag fördelat inkl drilldown (Även i version 2011.Q2) Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 20 (21)
Röstlängd Tidredovisning Leverantörsreskontra Tidredovisning, registrering (Även i version 2011.Q2) Webbportal 2 är nu klar för leverans och innehåller Ekonomirapporter BR-redovisning Projektrapporter Tid Kolumner är dynamiska, drilldown finns i alla rapporter Serviceorder Om ordernummer skannas och erhålls från Palette (Baltzar) kan en rekvisition automatiskt skapas på aktuell serviceorder för vidarefakturering till kunden. Samma möjlighet finns att manuellt skapa rekvisition på serviceordern via en leverantörsfaktura. Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert Uthyrning Funktionen för avyttringar återfinns även under Uthyrning i menyn. Nyheter i 3L Pro version 2011.Q3 Sid 21 (21)