Omvårdnadsförvaltningen Datum 2010-04-28 KLARA-manual för Skövde kommunanvändare Arbetsgrupp: Andrea Eriksson, Carina Berg, Ewa Westerberg, Maria Mustonen
2 (11) Innehåll Inkomna meddelanden... 3 Patientadministrering... 3 Söka redan registrerad patient i Klara-SVPL:... 4 Registrera ny person... 4 Vårdbegäran... 4 Instruktion SoL inskrivna... 5 Svar på vårdbegäran... 5 Meddelande till vård och omsorg... 5 Inskrivningsmeddelande... 5 Kallelse till vårdplanering... 5 Vårdplan... 6 Justering... 6 Administrativt meddelande... 7 Avsluta ärende... 7 Ta bort ärende från inkorgen... 7 Knappförklaringar... 8 För mer information... 11
3 (11) Inkomna meddelanden I inkorgen hittar du Inkomna meddelanden, vilket är startsidan i KLARA-SVPL dvs din enhets inkorg. Här finns alla meddelande som skickats till din enhet och som ännu inte är omhändertagna av er. Observera att flera enheter kan ha gemensam inkorg. Varje enhet måste kontrollera sin inkorg regelbundet, minst tre gånger/vardag. På varje rad kan du utläsa ärende id (nytt id för varje vårdperiod), person id, namn på personen, vilken meddelandetyp som är skickad samt när detta är gjort och vem som har skickat meddelandet. Vill du läsa ett av meddelandena dubbelklickar du på den aktuella raden. OBS! Ser ni under avsändare att ni har fått ett meddelande från någon annan än kontaktpunkten så måste ni felsända detta meddelande. Hur du gör se vidare under punkten Övrigt och knappen Felsänt. Detta för att ett ärende måste gå via kontaktpunkten för att anses ha inkommit till Skövde kommun. Patientadministrering Välj Ärenden i den grå menyraden till vänster.
4 (11) Söka redan registrerad patient i Klara-SVPL: 1. Välj Patient (i den grå menyraden till vänster) under ärenden. 2. Skriv in patientens personnummer (12 siffror i en följd) i rutan för person id och klicka på Sök. 3. Patienten blir valbar i den vita rutan nedanför. 4. Klicka på raden med patientens uppgifter och kontrollera att adress och telefonnummer är korrekta. 5. Patientens namn och personnummer syns nu i det grå fältet högst upp till höger. Registrera ny person 1. Välj Patient i den grå menyraden under ärenden. 2. Klicka på Ny (till höger på sidan). 3. Skriv in fullständigt personnummer (12 siffror i en följd) 4. Klicka på Västfolket (befolkningsregister). Detta kan ta en liten stund. OBS! Viktigt att hämta personuppgifter via västfolket och inte skriva manuellt. 5. Fyll i patientens telefonnummer. 6. Klicka på Spara, patienten sparas i systemet och blir valbar i den vita rutan nedanför. 7. Klicka på raden med patientens uppgifter för att välja patient. 8. Patienten är vald genom att namnet syns i det grå fältet längst upp till höger. 9. Du kan nu klicka på Meddelande, i den grå menyraden till vänster, för att komma till vårdbegäran. Vårdbegäran En vårdbegäran görs alltid för personer med insatser enligt HSL av sjuksköterskorna i kommunen och aviseras till vårdcentral eller sjukhus. Det är viktigt att fylla i rätt avdelning/ mottagning på sjukhuset. OBS! När ett datum skall fyllas i använd alltid kalendern, detta för att det skall bli rätt i statistiken samt för att sökfunktionen skall fungera. Åker patienten till jourcentral eller vårdcentral väljer man inget val i sjukhus. Om man skickar in en patienten till sjukhuset väljer man inget val i primärvård. 1. Sök fram patienten enligt ovan. 2. Klicka på Meddelande under ärendeknappen. 3. Kontrollera att rätt patient står uppe i högra hörnet. 4. Klicka på Vårdbegäran. 5. Välj enheter: Kommunen: Välj patientens område, exempelvis HSV Ryd Primärvården: Slutenvård: Skövde primärvård kontaktpunkt Område kirurgi/akutmott. KSS. (Om patienten ska direkt till avdelning exempelvis öppen retur; välj berörd avdelning)
5 (11) 6. Klicka Välj när alla tre enheter är ifyllda. 7. Ruta för Samtycke kommer upp. Tre år är förvalt. 8. Klicka på Registrera nere i vänstra hörnet. 9. Klicka på Kontakter uppe i högra hörnet och välj Ny. OBS! Viktigt att fylla i! 10. Välj Kommun och fyll i telefonnummer till anhöriga, dsk m m. 11. Fälten Namn, Ansvar/relation och Telefon1 är obligatoriska. 12. Klicka på Spara. För varje kontakt måste man klicka Ny och Spara. 13. Fyll i patientens status. 14. Klicka på Avisera, längst ner på sidan, för att skicka meddelandet. Vårdbegäran skickas nu till de valda enheter som skall medverka i ärendet. Instruktion ej inskrivna i HSL Undersköterskor ansvarar för att lämna ut vårdbegäran till dem som endast har SoL insatser. Blanketten heter vårdbegäran och finns på Internen. Man skall fylla i uppgifterna i vårdbegäran manuellt och skicka med patienten vid inskickningen till sjukhuset eller annan vårdinrättning. Svar på vårdbegäran Meddelande till vård och omsorg När en patient med en vårdbegäran skickas in till exempelvis sjukhuset så kan patienten antingen bli inlagd eller få åka hem igen. Om en patient inte blir inlagd så får du svar på vårdbegäran från sjukhuset i form av Meddelande till vård och omsorg. Detta meddelande aviseras till det område vårdbegäran skickats ifrån. När det har inkommit ett svar på vårdbegäran dvs meddelande till vård och omsorg till er inkorg skall kontaktpunkten informeras för att kunna avsluta ärendet. Detta kan ske via telefonkontakt eller via ett mail i Magna Cura till gruppen Resursteamet. Det är viktigt att ni meddelar kontaktpunkten om hemgången så att de kan avsluta ärendet. Inskrivningsmeddelande Blir patienten inskriven får du ett inskrivningsmeddelande. Viktigt att kontrollera att uppgifterna i kontaktrutan är ifyllda närstående samt aktuella kontakter i kommunen. Kallelse till vårdplanering Distriktssköterskan i kommunen är ansvarig för att ta kontakt med sjukhuset senast dagen efter att kallelse till vårdplanering har inkommit för att boka tid för vårdplanering. Dsk ska också meddela övriga yrkeskategorier i hemmateamet om när vårdplaneringen ska ske.
6 (11) Vårdplan Efter vårdplaneringen upprättar sjukhuset en vårdplan i samråd med kommunen och primärvården. Sjukhuset ansvarar för att fylla i fliken Gemensam. När du fått vårdplanen i din inkorg och vill komplettera/ändra något, klicka först på Redigera. Fyll sedan i fliken Kommun med de specifika insatsern. Kom överens i teamet om vem som fyller i vad. OBS! Den person som gjort en överenskommelse per telefon/direktmöte på sjukhuset måste fylla i detta i Vårdplanen (gäller alla yrkeskategorier)! Avsluta med att kontrollera under fliken Möte att mötesdeltagarna från kommunen är ifyllt (för- och efternamn, titel och enhet). Se till att Färdigrutan är ibockad. Klicka på Avisera. Justering När alla deltagare har bockat i Färdigrutan kan biståndsbedömaren justera vårdplanen. Justeringen behöver inte aviseras. Det är viktigt att biståndsbedömaren får reda på när vårdplanen är färdigifylld av övriga professioner i hemmateamet, alternativt gjort en överenskommelse, för att kunna justera vårdplanen. Bor patienten på äldreboende är det sjuksköterskan som är behörig att justera vårdplanen. Viktigt att justeringen görs snarast, helst omgående. Försenad eller utebliven justering kan leda till betalningsansvar vilket påverkar kommunens ekonomi.
7 (11) Administrativt meddelande Kan användas för kontakt med alla deltagare i Klara-processen vad gäller administrationen i processen exempelvis bokning av tid för vårdplanering, om ni vill påpeka att det saknas information i kallelse till vårdplanering mm. Dessa meddelande ligger kvar under patientens tidigare ärendenummer. OBS! Medicinsk information skall ej skrivas i detta meddelande. Avsluta ärende Kontaktpunkten ansvarar för att ett ärende blir avslutat, både när det gäller hemvård och äldreboende. Blir inte ärendet avslutat kan distriktssköterskan inte göra någon vårdbegäran och sjukhuset inte göra ett inskrivningsmeddelande nästa gång patienten skrivs in på sjukhuset. Dagen efter att utskrivningsmeddelandet har kommit avslutas ärendet och det är då viktigt att slussen är justerad och klar. Även vid makulering eller återtagande ansvarar kommunen för avslutandet av ärendet. Ta bort ärende från inkorgen Inkorgen är gemensam för er i hemmateamet vilket innebär att det du tar bort i inkorgen även försvinner för övriga deltagare i gruppen. Varje hemmateam får därför komma överens om vem som skall rensa i inkorgen.
8 (11) Knappförklaringar Knappar till höger i meddelandebilden Uppe till höger på sidan finns dessa fyra knappar: omflyttning, kommentar, betalning och kontakter. Ni får inget meddelande i Inkorgen när någon till exempel har skrivit en kommentar utan det är upp till var och en att gå in under respektive knapp och titta. Omflyttning Denna knapp används av sjukhuset när patienten ska byta avdelning. Kommentar Under denna knapp finns möjlighet att skriva en kommentar till mottagande enhet. Till exempel när ett meddelande ska felsändas. Då ska du skriva orsaken till att du felsänder, exempelvis patienten har inte skickats genom kontaktpunkten eller patienten hör inte till Skövde kommun. 1 Dubbelklicka på ett meddelande i trädet 2 I kommentarsdialogen visas nu den/de kommentarer som hör till valt meddelande. 3 Klicka på Ny, skriv din kommentar och Spara. OBS! Kommentarerna kommer inte upp i mottagarens inkorg. Betalning Denna knapp används av sjukhuset. Här fyller de i alla aktuella datum så att kommunen får reda på antal betaldagar. Vissa fält fylls i med automatik medan andra fylls i manuellt. Det är därför viktigt att Skövde kontaktpunkt kontrollerar datumen ordentligt innan fakturorna betalas. Kontakter Denna knapp använder du när du lägger upp en patient i KLARA för att sjukhuset ska kunna se anhöriga, personal och andra nyckelpersoner. För att ange ny kontakt se punkt 9-12 under Vårdbegäran. Det är av stor vikt att kontakter fylls i för att exempelvis sjukhuset skall veta vem som skall kontaktas. Lagrade uppgifter kan inte redigeras. Ta bort och skriv in på nytt om något skall redigeras. I kolumnen Processteg framgår i vilket meddelande som var i fokus då uppgifterna lagrades. För att stänga vyn Kontakter klicka på grön pil. Vid utskrift av Förberedd Vårdbegäran finns de lagrade kontaktuppgifterna med på utskriften.
9 (11) Grå menyfält i vänstra kolumnen Ärende: Meddelanden: Här har du möjlighet att komma direkt till meddelandeträdet. Du kan söka aktuell person genom att fylla i personnumret (12 siffror i en följd) i rutan patient i högra hörnet. Patient: Här kan du söka rätt på en person alternativt registrera ny person. Säkerhet: Här kan du göra ändringar vad gäller samtycke. Översikter: Grafisk ärendeöversikt: Här visas ärendets status för respektive part med mera. Här framgår även om det till något meddelande finns en specifik kommentar. Det visas då gulmarkerat. Inkomna meddelande: Din enhets inkorg. Sök ärende: Här kan du också få en översikt över alla enhetens aktuella eller avslutade ärenden. Du kan få en överblick på var dina patienter befinner sig i vårdplaneringsprocessen. Om du dubbelklickar på raden för en specifik patient kommer du direkt in i meddelandeträdet. Se vidare i användarhandboken. Knappar längst ner i meddelandebilden: Redigera Öppnar de egna delarna i dokumentet så att ändringar kan göras. Utkast Den här knappen gör meddelandet endast åtkomligt för den egna organisationen. Dokumentet är då ej färdigskrivet. Publicera Informationen sparas och blir tillgänglig för andra än den egna organisationen.
10 (11) Avisera Information blir tillgänglig för andra än den egna organisationen genom att meddelandet skickas till mottagande vårdorganisation. Justera När alla har skrivit färdigt vårdplanen efter genomförd vårdplanering ska den justeras genom att alla berörda enheter klickar på knappen Justera. Det är biståndsbedömare, sjuksköterskor på äldreboenden samt vårdplaneringsteamet som har behörighet att justera vårdplanen. Kvittera Ska endast göras på Kontaktpunkten. När mottagaren har klickat på Kvittera bekräftar det för avsändaren att meddelandet är mottaget. Kvittar man ett meddelande försvinner detta från inkorgen för alla. Makulera Makulerar eller tar bort meddelandet. Meddelandet tas bort helt om det inte har lagrats eller skickats. Felsänt Om dokumentet är felsänt skall meddelandet avvisas genom att en avisering görs till avsändaren. Skriv ett meddelande under kommentarsrutan i meddelandeträdet samt klicka på knappen felsänt. 1 Dubbelklicka på meddelandet (för att komma till meddelandeträdet) 2 Skriva en kommentar i kommentarsrutan. 3 Klicka på felsänt Historik Visar en logg på vilka användare som hanterat dokumentet samt de versioner som finns av dokumentet.
11 (11) Utskrift Förhandsvisar en utskrift av meddelandet vilket därefter kan skrivas ut på skrivare. Sändlista Här framkommer vilka enheter som skickat ärendet och vilka som mottagit det. Det finns också uppgifter när det skickats samt när det lästs av mottagaren. Är meddelandet inte sänt syns meddelandet här med status Ej sänt till dess att det aviserats. För mer information För mer detaljerad information läs vidare i användarhandboken som finns tillgänglig på Internen alternativt hittar du den när du är inloggad i Klara; högst upp till vänster under hjälp. Du kan också komma direkt till det avsnitt där du befinner dig genom att trycka på tangenten F1.