TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Sida 1 (1) Diarienr IFN 2016/00557-1.4.1 Sociala nämndernas förvaltning Urban Soneryd Epost: urban.soneryd@vasteras.se Kopia till Kommunstyrelsen Individ- och familjenämnden Sammanfattning årsplan 2017 Förslag till beslut Individ- och familjenämnden beslutar att godkänna: sammanfattning årsplan 2017 med tillhörande internkontrollplan att medel 1,0 mnkr till Barn i utsatta familjer inom försörjningsstödet överförs till Barn- och utbildningsförvaltningen. Sammanfattning Individ- och familjenämnden har av kommunfullmäktige den 22 juni erhållit en budgetram om 776,7 mnkr för år 2017. Detta är 18,7 mnkr mer än 2015 års budgetram. Uppräkning av pris- och löneökningar har gjorts med 14,8 mnkr. Nämnden får ett rationaliseringskrav på 1,5 mnkr samt 2,4 mnkr för en tillnyktringsenhet och 3,6 mnkr för ökade behov försörjningsstöd och vårdkostnader. 0,6 mnkr avgår för en tillfällig satsning under 2016 på familjerådgivningen. 1,0 mnkr för Barn i utsatta familjer föreslås överföras från IFNs rambudget 2017 till barn- och utbildningsförvaltningens rambudget 2017. Ny budgetram blir då 775,7 mnkr.
2016-10-11 Dnr: 2016/557-IFN-042 Sammanfattning årsplan 2017 Individ- och familjenämnden Sociala nämndernas förvaltning 721 87 Västerås 021-39 00 00 www.vasteras.se Urban Soneryd Urban.Soneryd@vasteras.se
VÄSTERÅS STAD IFN Sammanfattning av årsplan 2017 Innehållsförteckning Nämndens ansvarsområde... 3 Sammanfattning... 3 Styrkort... 5 Ekonomisk översikt... 11 NÄMNDENS BUDGETRAM 2017... 11 BUDGET 2017... 12 ÅTGÄRDER FÖR BUDGET I BALANS... 14 Investeringsplan... 14 Gemensam verksamhet... 15 PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING... 15 EKONOMI... 17 Ekonomiskt bistånd... 18 PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING... 18 EKONOMI... 18 Barn och ungdom... 19 PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING... 19 EKONOMI... 20 Vuxenmissbruk/övriga vuxna... 20 PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING... 20 EKONOMI... 21 Boende... 22 PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING... 22 EKONOMI... 23 Flyktingmottagande... 24 PLANERAD VERKSAMHETSUTVECKLING... 24 FLYKTINGMOTTAGANDE... 24 ENSAMKOMMANDE BARN OCH UNGA... 24 EKONOMI... 25 Bilagor Bilaga 1: Bilaga 2: Bilaga 3 Internkontrollplan Barnchecklistan Investeringsobjekt 2
Nämndens ansvarsområde Individ- och familjenämnden svarar för de kommunala socialpolitiska frågorna med tillhörande myndighetsutövning. De huvudsakliga uppgifterna är att stödja och företräda enskilda individer, grupper och familjer med särskilda behov av stöd och hjälp, följa och föreslå insatser på strukturell nivå samt svara för handläggning av alkoholtillstånd och stadens mottagande av flyktingar. Sammanfattning Individ- och familjenämnden har enligt Västerås stads styrsystem och kommunfullmäktiges mål beslutat om balanserat styrkort för perioden 2016-2019. Individ- och familjenämnden fortsätter under 2017 att arbeta med att stärka och säkra myndighetsutövningen samt att fullfölja och kontinuerligt revidera det ledningssystem som byggts upp. För en rättssäker myndighetsutövning krävs att det finns tillgänglig arbetsledning, att handläggartjänster är tillsatta samt att det finns riktlinjer och rutiner som stöder verksamheten. Arbete med att tillsätta vakanta tjänster inom de myndighetsutövande verksamheterna pågår. Prioriterat inom försörjningsstöd är arbete för att fler personer ska komma vidare till egen försörjning. Särskilt fokus läggs på unga bidragstagare, barnfamiljer samt hushåll med långa bidragstider. Samarbetet inom Samordningsförbundet samt med Arbetsförmedlingen och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ska utvecklas och stärkas. Prioriterat inom barn och ungdomsvården är förutom arbetet med rättssäker myndighetsutövning att dämpa vårdkostnadsutveckling. Detta sker genom att utveckla och beställa insatser för att så långt som möjligt tillgodose behov av vård på hemmaplan utan att åsidosätta kraven på stöd och skydd för barn och ungdomar i utsatta situationer. Under hösten har två insatser tillkommit, akutteam i öppenvård för familjer med barn där våld förekommit och förstärkt samverkan samt gemensamma insatser i behandlingsarbetet mellan socialtjänstens öppenvård och barnpsykiatrin. Arbetet med att motverka psykisk ohälsa hos barn och ungdomar fortsätter inom ramen för det nationella utvecklingsprojektet, Psynk. Överenskommelse och handlingsplan för samverkan kring tidiga insatser och samordnat behandlingsarbete mellan skola, socialtjänst och landstinget ska revideras under hösten. Utredningar och insatser för vuxna med missbruk och övriga vuxna utvecklas. Myndighetsutövningen ska vara rättsäker och insatserna ska ha en god kvalitet 3
som bidrar till att den enskilde förbättrar sin förmåga att hantera sin situation och kan leva ett så självständigt liv som möjligt. Uppföljning av insatser och analys av resultaten utvecklas. Färre insatser ska avbrytas och antalet personer som inte återaktualiseras ökar. Bristen på bostäder fortsätter påverka nämndens arbete inom samtliga verksamhetsområden. En stor del av nämndens vårdkostnader utgörs av boendekostnader. Arbetet inriktas på nämndens åtaganden i handlingsplanen mot hemlöshet 2016-2019 samt att leva upp till åtagandena i samverkansavtalet som finns med fastighetsägarna i staden. Nämnden deltar i samverkan med andra förvaltningar och aktörer för att hitta olika boendelösningar för de målgrupper som tillhör nämndens ansvarsområden inkl bostäder för flyktingar som tas emot utifrån lagstiftning. Utveckling av insatser för att motverka våld i nära relationer har en fortsatt hög angelägenhet. Samordningen och stödet som omfattar samtliga målgrupper som utsatts för våld men även stöd till förövare utvecklas. Långsiktiga insatser för att förebygga mäns våld mot kvinnor betonas i den nationella strategin och omsätts på lokal nivå. En ny handlingsplan mot våld i nära relationer håller på att utarbetas. Mottagandet av ensamkommande barn har sjunkit drastiskt och många av de barn som kom under hösten 2015 kommer fylla 18 år under 2017. Asylsökande 18 åringar kommer att flyttas tillbaka till Migrationsverkets boenden vilket gör att mottagandet av ensamkommande kommer att minska ytterligare. Regeringen inför ett nytt ersättningssystem för mottagande av ensamkommande barn och unga from 1 juli 2017. Ersättningen till kommunerna kommer att sänkas betydligt. Mottagandet av nyanlända kommer att vara fortsatt högt under 2017. Behovet av bostäder har ökat utifrån ny lagstiftning som trädde ikraft 1 mars 2016. Enligt kommuntal kommer Västerås behöva ordna mottagande och bostad för 426 nyanlända under 2017. Utöver dessa väntas Västerås ta emot ca 900 personer som redan är egenbosatta i Västerås, kommer som sekundärer eller på anknytning. 4
Styrkort Vi har nöjda kunder och invånare Kritisk framgångsfaktor Indikatorer Styrtal Det ska finnas bra information Brukaruppföljning/ om verksamheterna enkät eller Vår verksamhet har hög tillgänglighet Bemötandet är professionellt, värdigt och trovärdigt Vår verksamhet har hög tillgänglighet månadens fråga Det ska vara lätt att komma i Nöjdhet 4-5 kontakt med verksamheterna 85 % eller mer Hjälp och stöd fås inom rimlig tid Nöjdhet 4-5 75 % eller mer Den enskilde upplever att Nöjdhet 4-5 personalen är kunnig 90 % eller mer Den enskilde upplever att Nöjdhet 4-5 personalen visar respekt för 90% eller mer denne och dennes situation. Den enskilde upplever att personalen är intresserad och lyssnar Den enskilde känner förtroende för personalen Nöjdhet 4-5 90 % eller mer Nöjdhet 3-5 90 % eller mer Sveriges kommuners och landstings nationella brukarundersökning som innehåller frågor rörande bl a tillgänglighet och bemötande kommer genomföras på Individ och familjs myndighetskontor under hösten 2016. Brukarenkätens frågor skiljer sig något från nämndens indikatorer och styrtal. För att bättre kunna jämföra med andra kommuner bör indikatorer och styrtal inom styrkortets kundperspektiv revideras och anpassas till brukarenkäten. Ekonomiskt bistånd Västerås är pilotkommun för UIV-FS (uppföljning av insatser för vuxna försörjningsstöd) som syftar till att utarbeta former och ta fram styrtal för att utvärdera försörjningsstödet. Arbetet handlar om att följa upp vilka insatser som gett bra resultat samt klienternas nöjdhet av insatserna. En årlig uppföljning kommer att göras av de personer som varit i behov av bistånd längre än nio månader. Arbetet kring UIV-FS påbörjades under våren 2016. 5
Bemötandet är professionellt, värdigt och trovärdigt Vuxen missbruk Personer som t o m augusti 2016 avslutat en insats inom öppenvården (ej biståndsbedömd insats) uppger en nöjdhet med i medel 4,82 (5-gradig skala) avseende bemötande från vårdgivaren. Resultat helår var 2014: 4,91 och 2015: 4,83. Socialkontor vuxen har påbörjat implementering av uppföljningsmetoden UIV för biståndsbeslutade insatser. Inriktningen är att vid årsbokslut kunna redovisa tendenser avseende nöjdhet med bemötande från vårdgivare. Ensamkommande barn Ett arbete pågår med att ta fram brukarenkäter riktade till ensamkommande barn. Målet är att under hösten 2016 få ut en enkät till de ensamkommande barn som bor på HVB. Vi har rätt kvalitet i våra verksamheter och levererar rätt resultat. Kritisk framgångsfaktor Indikator Styrtal Andel hushåll med bidragstider Under 40 % 9-12 månader inom försörjningsstöd Tillräckligt med personal och personal med rätt kompetens leder till att personer som kommer i kontakt med nämndens verksamheter ökar sin förmåga att leva ett så självständigt liv som möjligt Effektiv och rättsäker handläggning Evidensbaserad praktik Andel ej återaktualiserade personer ett år efter avslutad utredning eller insats Enskilda ska efter avslutad insats ha förbättrat sin förmåga att hantera sin situation Utredning enligt Sol, BoU genomförs inom lagstadgad tid Alla beslutsunderlag som omfattas av reglerna i 17 Förvaltningslagen har kommunicerats med den enskilde Barns synpunkter redovisas i utredningar som rör barn och ungdomar Metoder relevanta för målgruppen Ungdomar : 74 % eller fler Vuxna: 74 % eller fler 75 % eller fler 100% av alla som ingått i egenkontroll 100% av alla som ingått i egenkontroll 100% av alla som ingått i egenkontroll Alla enheter ska kunna beskriva sina metoder 6
Vi har rätt kvalitet i våra verksamheter och levererar rätt resultat. Kritisk framgångsfaktor Indikator Styrtal Det finns tillräckligt med bostäder och boendestöd Antal/andel bostadslösa Hemlösa/uteliggare: 60 personer eller färre Flyktingar från a-bo: 100 % har eget boende Vår verksamhet har god tillgänglighet Besvarade telefonsamtal Besvarade mail Basmätning 2016 Personer som kommer i kontakt med nämndens verksamheter ökar sin förmåga att leva ett så självständigt liv som möjligt Ekonomiskt bistånd Antalet hushåll med bidragstider mellan 10-12 månader minskar. Även antalet hushåll med kortare bidragstider minskar. Andelen hushåll med bidragstider mellan 10-12 månader är ett vedertaget mått där det finns jämförande statistik i landet. Indikatorn 9-12 månader bör därför ändras till 10-12 månader. Andelen personer som ej återaktualiserats med försörjningsstöd ligger i nivå med styrtalet. Västerås är pilotkommun för UIV-FS som syftar till att utarbeta former och ta fram styrtal för att utvärdera försörjningsstödet. Arbetet kring UIV-FS påbörjades under våren 2016. Vuxen missbruk Av de som t o m augusti 2016 avslutat en insats (ej biståndsbedömd) inom öppenvården har 89 % uppgett att deras förutsättningar att hantera missbruket förbättrats till följd av behandlingen. Resultat helår var 2014: 91 % och 2015: 88%. Effektiv och rättsäker handläggning Barn och ungdom Egenkontroller har genomförts under vecka 35. För närvarande pågår en resultatsammanställning av genomförda egenkontroller. Ensamkommande barn Flyktingenheten har upprättat en Lex Sarah i april. Utredningen visar på allvarliga brister i handläggning avseende ensamkommande barn och uppdragstagare för dessa barn. Lex Sarah anmälan görs till Inspektionen för vård och omsorg. 7
Flyktingenheten har fortsatt svårt med rekrytering och har ständigt vakanta tjänster. De handläggare som anställts är fortfarande nya och oerfarna. Detta har också påverkat kvalitet och rättsäkerhet. Evidensbaserad praktik Flera av myndighetskontoren har börjat eller börjar använda uppföljningsmetoder som UIV/UBU för att följa upp insatserna. Utförare och leverantörer beskriver metoder relevanta för sina målgrupper i mål- och verksamhetsuppföljningen. Det finns tillräckligt med bostäder och boendestöd Flyktingmottagande Staden har tom 2016-08-31 tagit emot 111 personer på anvisning. Staden har behövt skjuta upp anvisningar då det saknats lägenheter. För att få fler bostäder till nyanlända ensamhushåll, har Bostads AB Mimer i samarbete med Västerås stad bostadsanpassat större lägenheter. Två till tre ensamstående personer ska kunna dela lägenhet med eget rum, delat kök och badrum. Bostads AB Mimer har försett SNF med lägenheter, men med anledning av bostadsbristen har det inte varit tillräckligt. Detta har också gett konsekvenser med att andra sociala grupper inte kunnat erbjudas bostad i den omfattning som det finns behov. Boendestödet till nyanlända har varit underdimensionerat och har därmed utökats. Vår verksamhet har god tillgänglighet En brukarundersökning kommer att genomföras i oktober. Vi har ekonomi i balans Kritisk framgångsfaktor Indikatorer Styrtal Budget jämförs med Utfall är lika eller lägre än utfall/prognos budget Tilldelad budgetram hålls Kostnadseffektiv verksamhet Kostnadsjämförelser med andra kommuner Kostnaden är lika eller lägre än andra jämförbara kommuner 75 % inköp inom avtal Avtalstrohet vid inköp vård Rätt insatser till rimlig kostnad Samordnade vårdplaner Antal SIP. Basår 2016. 8
Tilldelad budgetram hålls För gemensamma verksamheter och för försörjningsstödet så håller sig prognosen/utfallet inom budgetramen. Däremot så överskrids budgeten för barnoch ungdomsvård, vuxenvård och för boendeblocket. Vid en jämförelse med andra kommuner så ligger Västerås i nivå med Örebro men lägre i kostnader än Eskilstuna och Linköping för hela ifo-verksamheten. Kostnadseffektiv verksamhet Avtalstroheten vid inköp av institutionsplaceringar vuxen har uppgått till 3 procent under 2016. För närvarande finns det inom avtalsområde vuxen 21 avtal fördelat på 13 olika leverantörer. Avtalstrohet avseende barn- och ungdom, samt utredningsplaceringar har under innevarande period varit ungefär 10%. Nämnden har sedan tidigare beslutat att delta i Kommentus upphandling avseende HVB för vuxna. I denna deltar ett 40-tal andra kommuner och denna kommer resultera i ett flertal nya leverantörer i jämförelse med nuvarande ramavtal. Rimligtvis kommer detta resultera i en avsevärt högre ramtrogenhet. En delförklaring till den låga ramtrogenheten är att flera leverantörer ej önskat förlänga sina avtal med Västerås stad. Inom förvaltningen pågår det även arbete att planera för en LOV-upphandling kring HVB för barn och ungdom i enlighet med beslut från nämnden. För att få ett underlag att analysera om rätt insatser sker till en rimlig kostnad är inriktningen att öka den systematiska uppföljningen av insatser av kundnytta/ kvalitet (via UIV), dvs hur upplevelsen av förutsättningarna att hantera missbruket förändrats och jämföra kvaliteten med kostnaden. Det har i dagsläget gjorts för få uppföljningar för att kunna göra en bedömning av indikatorn. Första mätningen av brukarupplevelsen med UIV-FS beräknas att kunna genomföras i början av 2017. Vi har engagerade medarbetare med rätt kompetens Kritisk framgångsfaktor Indikator Styrtal SNF har ett tillåtande och öppet arbetsklimat där Det är ett gott ledarskap inom SNF. Ledarskapsindex 63 eller högre medarbetarna är delaktiga i verksamhetsutvecklingen Medarbetare och chefer upplever att de har en rimlig arbetsbelastning. Stressindex 10 eller lägre 9
Vi har engagerade medarbetare med rätt kompetens Kritisk framgångsfaktor Indikator Styrtal Alla tillsvidaretjänster är tillsatta av medarbetare som uppfyller kravprofilen för tjänsten. Medarbetarna kommer med nya innovativa förslag för verksamheten. Vi hittar rätt person vid rekrytering till de myndighetsutövande verksamheterna. Personalomsättning 10 % Antal förslag till InnoMera är 1 på 60 medarbetare och 5% av förslagen leder till vidare utveckling. 80% av rekryteringarna leder till anställning. Arbetsklimat Ledarskaps- och medarbetarindex mäts under hösten 2016. Personalomsättning Personalomsättningen är fortsatt hög inom förvaltningen men sett över en tvåårsperiod har den minskat med 2 %. 2014 låg den totala omsättningen på 32,7% och för 2015 på 30,4 %. Viktigt att komma ihåg är att i denna totalsiffra ligger både intern rörlighet och externa avgångar. 2015 slutade nästan 18 % och gick till en extern arbetsgivare medan drygt 12 % bytte arbetsplats inom förvaltningen eller inom staden. Jämfört med 2014 så kan vi nu se att vi har fler som slutar och går externt medan den interna rörligheten minskat. Vi har en lägre total omsättning motsvarande 2 % samt en kraftig expansionsrekrytering motsvarande 47 stycken tillsvidaretjänster (102 st slutade och 149 anställdes under 2015). Trots detta har vi fortsatta vakanser och ett tufft rekryteringsläge. Att arbeta med kompetensförsörjningsprocessen och insatser och aktiviteter kopplade till denna är fokusområde för det strategiska HR- arbetet. Bland annat har ett gediget arbete med varumärke och ambassadörskap påbörjats, introduktionsprogram för nyanställda tagits fram, planering av program för interna karriärväggar samt traineeprogram för nyutexaminerade socionomer pågår mm. Sammantaget arbetar vi med aktiviteter både kort- och långsiktigt för att öka vår förmåga att attrahera, rekrytera och behålla våra medarbetare. 10
Ekonomisk översikt Nämndens budgetram 2017 Förändring av budgetramen mnkr Budgetram 2016 758,0 1. Löne- och prisuppräkningar 14,8 2. Rationaliseringskrav -1,5 3. Avgår tillfällig satsning 2016, familjerådgivningen -0,6 4. Tillnyktringsenhet 2,4 5. Ökade behov försörjningsstöd och vårdkostnader 3,6 Summa/budgetram 2017 776,7 Omfördelning av budgetram mnkr 6. Ytterligare rationaliseringsåtgärder -1,3 7. Gude, lokalhyra, helårseffekt (2,6 mnkr helårseffekt) 1,2 8. Håven, lokalhyra avgår -0,3 9. Jonas, lokalhyra avgår (50%) -0,3 10. Akutplatser, extra, 5 st 0,5 11. Träningslägenheter, helårseffekt (0,6 mnkr) 0,2 12. Fler stöd/övergångsboenden (2 st) 0,8 mnkr 13. Sociala insatsgrupper, motverka kriminell livsstil, ungdomar 14. Somaliaprojektet 15. Koordinator mot prostitution/människohandel 16. Försörjningsstöd, som budget 2016 17. Vårdkostnader Ramjusteringar mnkr 18. Utsatta EU-medborgare 0,5 19. Medel Barn i utsatta familjer (f-stöd) överförs till BUN -1,0 Budgetram 2017 776,2 11
Individ- och familjenämnden har av kommunfullmäktige den 22 juni erhållit en budgetram om 776,7 mnkr för år 2017. Detta är 18,7 mnkr mer än 2016 års budgetram. Uppräkning av pris- och löneökningar har gjorts med 14,8 mnkr. Nämnden får ett rationaliseringskrav på 1,5 mnkr samt 2,4 till en tillnyktringsenhet och 3,6 mnkr för ökade behov försörjningsstöd och vårdkostnader - demografi. Tillskott på 0,6 mnkr till familjerådgivningen är tillfälligt under 2016 och avgår 2017. Medlen har under året använts för att familjerådgivningen ska utveckla arbetsformer i syfte att möta nyanlända i samband med familjeåterförening eller annan särskild familjeproblematik som uppstått på grund av separationer eller ett liv på flykt. När det gäller kontaktcenter utsatta EU-medborgare så finns en enighet politiskt mellan Individ- och familjenämnden och Kommunstyrelsen att IFN ska fortsätta driva projektet med medel från Kommunstyrelsen. Verksamheten beräknas kosta ca 0,5 mnkr. De medel 0,5 mnkr som 2016 finns hos kommunstyrelsen avseende utsatta EU-medborgare bör genom ramjustering överföras till individ- och familjenämnden from 2017. Medel 1,0 mnkr till Barn i utsatta familjer inom försörjningsstödet föreslås överföras till barn- och utbildningsförvatningen då IFN endast tillhandahåller medlen åt BUF för rekvirering. Vi styr inte själva över hur medlen ska användas. Ny budgetram blir 775,7 mnkr. Budget 2017 Individ- och familjenämnden Nettokostnad, mnkr Bokslut 2015 Prognos 2016 12 Budget 2016 Budget 2017 Förändring 2016-2017 Gemensamt 159,5 157,5 162,5 167,2 4,7 Ekonomiskt bistånd inkl försörjningsstöd 205,0 205,8 211,1 210,3-0,8 Barn och ungdom 215,1 211,0 208,5 211,5 2,9 Vuxenmissbruk/övrigt vuxen 95,2 102,4 95,6 102,5 6,9 Boenden 73,4 81,8 80,2 84,2 4,0 Totalt exkl flyktingmottagning 748,2 758,5 758,0 775,7 17,7 Flyktingmottagning -4,3-24,7-6,9 0,0 6,9 Totalt inkl flyktingmottagning 743,8 733,8 751,1 775,7 24,6
Prognosen, som lämnades i samband med delårsbokslutet för andra tertialet 2016, pekar på ett underskott på 0,5 mnkr exklusive flyktingmottagande. Underskott redovisas för vårdkostnader barn 8,7 mnkr samt vårdkostnader vuxen 7,0 mnkr. För individ- och familjenämnden blir det beräknade underskottet för vårdkostnaderna 2015 ca 9,5 mnkr. De beslutade rationaliseringsåtgärderna för vårdkostnader 2016 har pressat ner underskottet för vårdkostnaderna som annars skulle ha blivit betydligt högre. Försörjningsstödet förväntas gå med ett överskott på 5,4 mnkr under 2016. För 2017 beräknas försörjningsstödet rymmas inom anvisad budgetram om snittiden som hushållen uppbär försörjningsstöd inte ökar samt att inte antalet hushåll med försörjningsstöd ökar dramatiskt. Flyktingar mottagna 2013 förväntas göra ett överskott om 8,7 mnkr på grund av generellt lägre kostnader än budgeterat. Verksamheten för ensamkommande flyktingbarn (EKB) visade ett nollresultat vid delår 2. I resultatet för EKB ingår en periodisering om 37,5 mnkr till nästa år för att möta de kostnader det nya ersättningssystemet för med sig. Efter delåret har prognosen förändrats till 16,0 mnkr för ensamkommande barn. 13
Åtgärder för budget i balans Nämnden ska vidta åtgärder för att rationalisera verksamheten på motsvarande 1,5 mnkr. Vid beräkning av beloppet har försörjningsstöd och vårdkostnader undantagits, se tabell nedan. Åtgärder för ekonomi i balans mnkr Bostad först, 5 lägenheter/bostäder 1,5 Södra alléns motivationsboende, 2 extraplatser 1,3 Total rationalisering 2,8 Investeringsplan Enligt stadsledningskontorets anvisningar ska nämnder och styrelser redovisa investeringsplaner för perioden 2017-2020. Det gäller även de tre sociala beställarnämnderna trots att dessa inte har några egna investeringsutgifter utan beställer nya boenden m m av fastighetskontoret. I bilaga framgår dessa investeringar. Dessa uppgifter finns även med i fastighetskontorets Komplettering av årsplan. I de sociala nämndernas kostnadsberäkningar avseende planperioden har detta medräknats för att inrymmas i respektive nämnds budgetram. 14
Gemensam verksamhet Planerad verksamhetsutveckling Ett nytt kvalitetsledningssystem är framtaget och arbetet med innehåll, riktlinjer, rutiner, egenkontroller mm kommer att fortgå under 2017. Ett väl ordnat system där handläggare kan hämta lättillgänglig, uppdaterad information om rutinerna, riktlinjer och ärendehantering underlättar det vardagliga arbetet och ökar rättsäkerheten. Inom myndighetsutövningen har ett särskilt team för våld i nära relationer bildats. Syftet är att samordna insatser från olika delar av socialtjänsten och andra viktiga aktörer. Förvaltningen har tilldelats en utökad budgetram för en samordningsfunktion med uppgift att stärka upparbetet kring våld i nära relationer. Kvalitet Planerat förbättringsarbete Ledningssystem All verksamhet som bedriver socialtjänst är skyldiga att ha ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med SOSFS 2011:9. Ledningssystemet ska bl a innehålla processer och rutiner som beskriver hur olika arbetsuppgifter ska genomföras och hur avvikelser i form av klagomål/synpunkter respektive lex Sarah ska hanteras. Som en del i det systematiska kvalitetsarbetet ska socialtjänstens verksamheter också genomföra egenkontroller samt ta tillvara, sammanställa och analysera vad som framkommit vid klagomålshantering, hantering av lex Sarah, egenkontroll samt riskanalyser i verksamheten. Verksamheten ska också se till att personalen arbetar i enlighet med processer och rutiner i ledningssystemet, att de deltar i kvalitetsarbetet samt att processer och rutiner uppdateras för ett mer ändamålsenligt arbetssätt när analyserna visar att så behövs. Sociala nämndernas förvaltnings (SNF) kärnverksamheter är bl.a. myndighetsutövningen inom nämnden för personer med funktionsnedsättning, individ- och familjenämndens samt äldrenämndens verksamhetsområden. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för dessa verksamheter byggs upp och publiceras elektroniskt via stadens intranät Insidan Så Jobbar vi. Under 2016 har ett fortsatt arbete bedrivits med att bygga upp ledningssystemets processer och rutiner. Enhetens huvudprocess samt en hel del rutiner, checklistor och stödmaterial finns publicerat i ledningssystemet, men arbetet fortskrider och kommer så att göra även under 2017. 15
Egenkontroll Egenkontrollerna genomförs av enheten med stöd av strateg utifrån ett enhetligt tillvägagångssätt och under samma tidsperiod, för samtliga myndighetskontor/ enheter. Egenkontrollerna sker genom aktgranskning. Syftet är att skapa enhetliga och mellan enheterna jämförbara egenkontroller. Tre gemensamma egenkontrollsområden för området rättssäkerhet bestäms för myndighetsutövningen inom hela SNF: Delaktighet: framgår det av dokumentation att den enskilde varit delaktig i genomförd behovsutredning. Kommunicering: framgår det av dokumentation att beslutsunderlag kommunicerats med part. Skäliga utredningstider: i förhållande till skyndsamt genomförande/skälig tidsåtgång. Rutin för redovisning av avvikelser Avvikelser är ett samlingsbegrepp för både klagomål och synpunkter samt lex Sarah. Hanteringen av såväl klagomål och synpunkter som lex Sarah är viktiga delar av det systematiska förbättringsarbetet SOSFS 2011:9. Den som bedriver socialtjänstverksamhet har ansvar för att ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet. En ny rutin är framtagen gällande rapportering till nämnden av klagomål och synpunkter samt lex Sarah. Detta sker två gånger per år, i samband med tertial två och samt som en del i verksamhetsberättelsen. I den senare rapporteringen ska en analys av avvikelser gällande myndighetsutövningen göras sammanvägt med övrigt som framkommit i det systematiska förbättringsarbetet i form av bland annat egenkontroller. Hälso- och sjukvård Syftet med uppföljning av hälso- och sjukvård är förutom att följa resultat och förändring, också att stödja verksamheterna i utvecklingen av det systematiska strukturerade arbetssättet. Detta för att öka patientsäkerheten. Förvaltningen följer upp fall, trycksår, undernäring, munhälsa, kommunikation och information, läkemedel, fördröjd, utebliven eller felaktigt utförd vård och behandling, infektioner, och smittspridning samt medicintekniska produkter. Utöver detta följs också allvarliga händelser och vilka av dessa som leder till lex Mariaanmälan, antal avlidna personer samt om de blivit registrerade i palliativregistret. 16
Riktlinjer för föreningsbidrag Det pågår en stadsövergripande översyn av riktlinjer för föreningsbidrag där planen är att grunderna för föreningsstöd ska se lika ut oavsett förvaltning och typen av förening. I dag så berörs flera förvaltningar av föreningsstöd och dess riktlinjer ser olika ut. Ekonomi Gemensamt Nettokostnad, mnkr Bokslut 2015 Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Förändring 2016-2017 Politisk verksamhet/nämnd 1,9 1,9 1,9 2,0 0,1 Ledning/myndighetsutövning 150,3 149,8 153,6 158,1 4,5 Utvecklingsmedel 1,7 0,8 1,7 1,7 0,0 Föreningsbidrag 2,6 2,0 2,3 2,4 0,1 Verksamhetssystem 3,0 2,9 2,9 3,0 0,1 Totalt 159,5 157,5 162,5 167,2 4,7 Endast löne- och prisuppräkningar. Att prognosen är lägre än budget inom myndighetsutövningen beror på svårigheten att tillsätta vakanta tjänster inom myndighetskontoren. 17
Ekonomiskt bistånd Planerad verksamhetsutveckling Västerås har jämförelsevis låg kostnad för utbetalat försörjningsstöd. Det är många hushåll som har långa eller mycket långa bidragstider enligt resultat som presenterats 2015 (mätning 2014). Dessa hushåll har ofta behov av samordnade insatser från olika myndigheter och verksamheter. Deras situation rör såväl arbetslöshet som ohälsa och social oförmåga. Flera har otillräcklig språkkompetens. En kartläggning av samtliga hushåll med försörjningsstöd genomförs under slutet av 2016. Under 2017 kommer effekter av försörjningsstödet mätas. Genom Samordningsförbundet genomförs aktiviteter i samverkan med FK, AF och Landstinget för att fler personer ska återgå i arbete eller få underlag som berättigar till ersättning via sjukförsäkringen. Samordningsförbundet har beviljat medel till projektet Etableringsresurs som pågår under 2017. Projektet är en samverkan mellan Arbetsförmedlingen, landstinget och kommunen för att fler nyanlända ska gå vidare till egen försörjning under etableringstiden och inte bli beroende av försörjningsstöd. Under 2014 avslutades ett projekt för att få fler romer i arbete och egen försörjning. Från 2015 bedrivs arbetet som permanent verksamhet inom den kommunala arbetsmarknadsavdelningen med stöd av social resurs som bekostas av individ- och familjenämnden. Under 2016 påbörjades ett projekt som bland annat syftar till att fler somalier ska integreras genom arbete eller utbildning och därigenom bli självförsörjande. Ekonomi Ekonomiskt bistånd Nettokostnad, mnkr Bokslut 2015 Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Förändring 2016-2017 Försörjningsstöd 193,8 195,3 200,7 199,7-1,0 Arbetsmarknadsåtgärder 8,7 7,9 7,8 8,0 0,1 Budget- och skuldrådgivning 2,5 2,6 2,6 2,7 0,1 Totalt 205,0 205,8 211,1 210,3-0,8 Försörjningsstödet minskas med 1,0 mnkr för Barn i utsatta familjer som överförs till barn- och utbildningsförvaltningen. 18
Försörjningsstödet bedöms kunna ligga kvar med samma budget 2017 som 2016 förutom att 1,0 mnkr för Barn i utsatta familjer behöver överföras till BUF. Prognosen 2016 beräknas bli 195,3 och budgeten 2017 blir 199,7. Den ökade kostnaden beror på en bedömning utifrån förväntad indexuppräkning av normen Men då får antalet bidragshushåll inte öka allt för mycket samt att bidragstiden är oförändrad. Barn och ungdom Planerad verksamhetsutveckling Åtgärder för att stoppa kostnadsökningarna för vård är ett fortsatt fokusområde. Tidigare beslutade projekt för att minska vårdkostnaderna genomförs i syfte att skapa en budget i balans. Ett fortsatt arbete bedrivs för att utveckla och anpassa beställningar inom den egna öppenvården till behoven av insatser för barn, ungdomar och deras föräldrar. Ytterligare samarbete med barn- och ungdomspsykiatrin bedöms nödvändigt för att finna bättre och mindre kostsamma lösningar för barn och ungdomar med sammansatt problematik. 1 september 2015 har två nya insatser startats upp som planeras pågå under 2017. 1. Förstärkt samverkan gemensam insats mellan BUP och öppenvården med ett teamarbete som innehåller både barnpsykiatrisk individualbehandling och familjebehandling. Barnpsykiatrin genomför utbildning av personal för att till 2017 möjliggöra ett gemensamt arbete i ett socialpsykiatriskt team. 2. Akutteam inom öppenvården ger akut stöd och hjälp till barn och familjer i samband med misstankar om att barnet utsatts för eller upplevt våld. Insatserna från teamet ska medföra ett förstärkt krisstöd och att placeringar av barn under utredningstid minskar. Behandlingsinsatsen kognitiv integrerad behandling vid barnmisshandel (kibb) kan efter akutinsatserna erbjudas familjer där barn utsatts för våld. En inventering av stöd till ungdomar och unga vuxna som idag vistas på institution genomförs för närvarande i syfte att undersöka möjligheten till gemensamma insatser för boende och behandling på hemmaplan. Detta görs gemensamt med nämnden för funktionshindrade. Ett aktivt arbete för att stärka samverkan och främja åtgärder för tidig upptäckt och fysisk och psykisk hälsa bland barn och unga har pågått sedan 2013 och fortsätter 2017. Arbetet bedrivs i samarbete med landstingets hälso- och sjukvård, skolan, socialtjänsten och brukarorganisationerna. Statliga stimulansmedel fördelas till kommuner och landsting för fortsatt utveckling inom området psykisk 19
ohälsa. Uppföljning av vårdkostnader och jämförelser kring vad som kan betraktas som rimliga vårdkostnader för en kommun av Västerås storlek görs kontinuerligt. Målet är att genom olika åtgärder öka andelen ungdomar som efter genomförd insats inte återaktualiseras inom socialtjänsten. Ekonomi Barn och ungdom Nettokostnad, mnkr Bokslut 2015 Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Förändring 2016-2017 Institutionsvård barn 12,6 20,7 12,3 20,5 8,2 Öppenvård barn 7,1 3,4 7,0 3,4-3,6 Familjehemsvård barn 35,5 37,9 34,1 37,7 3,6 Institutionsvård ungdom 82,4 79,8 80,2 80,0-0,2 Öppenvård ungdom 8,5 7,0 7,9 7,0-0,9 Familjehemsvård ungdom 30,0 23,5 28,6 23,3-5,3 Beställd öppenvård barn och ungdom 39,0 38,5 38,5 39,6 1,0 Totalt 215,1 211,0 208,5 211,5 2,9 Vuxenmissbruk/övriga vuxna Planerad verksamhetsutveckling Både antalet placeringar och vårdkostnaderna för vuxna med beroendeproblematik och övriga vuxna bedöms fortsätta att öka i jämförelse med tidigare år. Orsaker är ett ökat antal personer med tungt missbruk i kombination med psykisk ohälsa. Även behovet av insatser som stöd- och skyddsboendet för personer som utsatts för våld i nära av relationer fortsätter öka. Kostnadsdrivande för samtliga målgrupper är bristen på bostäder. Arbetet inriktas på att fortsätta utveckla arbetsmetoderna och ha en rättssäker myndighetsutövning. Insatserna ska vara av god kvalitet och bidra till att den enskilde förbättrar sin förmåga att hantera sin situation och kan leva ett så självständigt liv som möjligt. Den systematiska uppföljningen av insatserna ökar och utvecklas för att tillvarata erfarenheter och kunskaper om vilka insatser som 20
är verkningsfulla för olika grupper. Färre insatser ska avbrytas och antalet personer som inte återaktualiseras ökar. En ny samverkansöverenskommelse mellan landstinget och kommunerna gällande missbruks- och beroendevården har tagits fram 2016. En lokal handlingsplan för utveckling av samverkan kring särskilt utsatta målgrupper ska utarbetas. Vårdkedjan för personer med beroende, som involverar kommun, landsting och andra aktörer utvecklas. Under 2017 inrättas en tillnyktringsenhet inom landstinget och antalet abstinensvårdsplatser utökas. Kommunerna medfinansierar tillnyktringsenheten. Utveckling av insatser för att motverka våld i nära relationer har en fortsatt hög angelägenhet. Samordning av nämndens insatser ska ske inom myndighetsutövning och öppenvård. Stödet ska omfatta samtliga målgrupper som utsatts för våld men även stöd till förövare. Stödet ska så långt som möjligt vara könsneutralt. Långsiktiga insatser för att förebygga mäns våld mot kvinnor betonas i den nationella strategin och omsätts på lokal nivå. En ny handlingsplan mot våld i nära relationer håller på att utarbetas. Ekonomi Vuxen missbruk Nettokostnad, mnkr Bokslut 2015 Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Förändring 2016-2017 Institutionsvård vuxna 33,6 35,7 32,8 33,9 1,1 Öppenvård vuxna 35,8 38,4 34,5 36,6 2,1 Familjehemsvård vuxna 3,2 3,3 3,1 3,3 0,2 Beställd öppenvård vuxna 22,7 25,0 25,3 28,8 3,5 Totalt 95,2 102,4 95,6 102,5 6,9 Familjerådgivning får ett avdrag på 0,6 mnkr 2017 som var tillfälligt under 2016. 3,5 mnkr går till en nyinrättad Tillnyktringsenhet. Varav 1,1 mnkr omfördelas från Vård vuxen och 2,4 mnkr genom en ökad rambudget. 21
Boende Planerad verksamhetsutveckling Bristen på bostäder fortsätter påverka nämndens arbete inom samtliga verksamhetsområden. En stor del av nämndens vårdkostnader utgörs av boendekostander och en ökande del av försörjningsstödet går till tillfälligt boende. Ökningen av antalet hemlösa och personer som behöver hjälp att få bostad påverkar kvaliteten i verksamheten. Avsaknad av bostad och en otrygg bostadssituation påverkar möjligheterna att sköta hälsa, studier, arbete och ha sociala kontakter. Nämnden antog 2016 en handlingsplan mot hemlöshet 2016-2019. Arbetet enligt handlingsplanen fortsätter. Handlingsplanen anger vilka målgrupper som är särskilt utsatta och vilka åtaganden som finns kring dessa målgrupper. Ett nytt samverkansavtal mellan staden och fastighetsägarna i Västerås har tagits fram. Arbetet inriktas på att leva upp till stadens åtaganden i samverkansavtalet och att få fler fastighetsägare att ansluta sig för att få tillgång till fler bostäder för sociala ändamål samt att få redan anslutna att leva upp till avtalet. Bostad först utvecklas och skalas upp så att fler personer i långvarig hemlöshet får en bostad som kan möjliggöra återhämtning. Nämnden kartlägger hemlösheten och beskriver hur behovet av bostäder för olika målgrupper ser ut. Arbetet enligt nämndens boendeplan till och med 2020 fortsätter. En nära samverkan sker med fastighetskontoret, andra förvaltningar och aktörer för att hitta lämpliga fastigheter för vård- och behandlingsboenden, stödboenden, övergångsboenden och andra boendelösningar för olika målgrupper. 22
Ekonomi Boende Nettokostnad, mnkr Bokslut 2015 Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Förändring 2016-2017 Vuxenboende 68,5 76,9 75,7 79,6 3,9 Ungdomsboende 3,2 3,7 3,3 3,3 0,1 Lokalanpassning 1,7 1,3 1,3 1,3 0,0 Totalt 73,4 81,9 80,2 84,2 4,0 För att nå helårseffekt för Södra alléns motivationsboende (Gude) så utökas budgeten med 1,2 mnkr under 2017. Ökade lokalkostnader för Tallbackens omvårdnadsboende pga ombyggnationer. Träningslägenheter 0,2 mnkr extra i helårseffekt. Extra akutplatser, 5 st för 0,5 mnkr. Håven 0,3 mnkr i minskad lokalhyra och Jonas 0,3 mnkr (50%) i minskad lokalhyra. För så gott som samtliga verksamheter inom boende så finns avtal med utföraren vård och omsorg eller extern utförare där redovisningen ska följa budgeten. Avvikelser från budget kan dock förekomma för lokalanpassning, tomhyror och fastighetsägarkompensation. Flera boenden har utökats med nya platser samt renoverats eller byggts till under 2016 vilket gjort att kostnaderna har varit svåra att beräkna och prognostisera. 23
Flyktingmottagande Planerad verksamhetsutveckling Flyktingmottagande Verksamhetsområdet omfattar de insatser som görs för att ge nyanlända flyktingar en bra start under den tvååriga etableringsperioden. Behovet av bostäder har ökat utifrån ny lagstiftning som trädde ikraft 1 mars 2016. Detta behov förväntas öka ytterligare under 2017-2020. Länstalet för 2017 är 634 nyanlända som ska anvisas till länet. Enligt tvingande lag ska Västerås bereda bostad och mottagande för 426 nyanlända under 2017. Utöver dessa väntas Västerås ta emot ca 900 personer som redan är egenbosatta i Västerås, kommer som sekundärer eller på anknytning. En gemensam mötesplats för nyanlända planeras av Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Migrationsverk, och pensionsmyndigheten. Sociala nämndernas förvaltning planerar att delta i detta projekt. I uppföljning har det framkommit att det är svårt för nyanlända att veta vart de ska vända sig i olika frågor. Förvaltningen ser över beställningar av boendestöd och vägledning för att tydliggöra uppdragen. Behovet av bostäder inför 2017 är stort och förvaltningen arbetar tillsammans med stadsledningen och fastighetskontoret med att hitta lösningar. Lokaler av olika slag kommer behöva tas i anspråk för att anpassas till bostäder. Ensamkommande barn och unga Mottagandet av ensamkommande barn har sjunkit drastiskt och många av de barn som kom under hösten 2015 kommer fylla 18 år under 2017. Det är oklart hur många av dessa som kommer att få upphållstillstånd och som kommer att få sitt ärende prövat innan 18 årsdagen. Asylsökande 18 åringar kommer att flyttas tillbaka till Migrationsverkets boenden. Detta innebär att många av de HVB platser som idag finns behöver avvecklas. För de 18 åringar som får uppehållstillstånd kommer stödboenden alternativt lägenheter att behövas. Regeringen inför ett nytt ersättningssystem för mottagande av ensamkommande barn och unga from 1 juli 2017. Ersättningen till kommunerna kommer att sänkas betydligt. Förslaget bygger på att färre barn ska bo i HVB, att en betydande andel av 16-17 åringar ska bo i stödboende, och att 18-20 åringar inte ska behöva vara placerade enligt socialtjänstlagen om inte särskilda skäl föreligger. 24
För Individ och familjenämnden innebär förslaget att åtgärder kommer behöva ske för att minska kostnaderna för mottagandet. Nämnden har redan drygt 45 tomma avtalade HVB platser och prognosen är att antalet barn kommer att fortsätta minska. Åtgärder som kommer krävas under 2017 är ett stort antal HVB måste avvecklas. Samtidigt behöver en del HVB platser omvandlas till stödboendeplatser, och nya stödboenden kommer att behöva upphandlas. Ersättningar till HVB kommer sänkas utifrån Migrationsverkets nya ersättningsnivåer. Behovet av bostäder kommer att öka för ensamkommande unga mellan 18-20 år. Dessa unga kan komma att behöva stöd i form av övergångslägenheter då det saknas lägenheter på ordinarie bostadsmarknaden. Insatser som gjordes under 2016 gällande sommaraktiviteter, simundervisning, sommarjobbspraktik kommer att vidareutvecklas under 2017. Arbetet behöver fortgå med att integrera och etablera de ensamkommande unga i svenska samhället. Ekonomi Flyktingar exkl ensamkommande barn Nettokostnader, mnkr Bokslut 2015 Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Förändring 2016-2017 Statlig ersättning 46,4 76,0 90,9 122,4 27,5 SFI/SPR/Förberedels eklass -12,3-22,0-37,4-50,9-9,6 Mottagning/introdu ktion -11,7-12,8-11,9-10,7 1,2 Myndighetskontor -0,9-3,0-4,9-4,7-0,1 Samhällsorientering -1,6-2,5-4,1-5,5-0,8 Försörjningsstöd -14,0-22,5-24,9-27,0-1,0 Tolkkostnader -0,5-1,5-0,7-0,8-0,1 Gemensamt/övrigt -0,9-3,0-3,0-3,0 0,0 Resultatöverföring 0,0 0,0-4,4-19,8-17,1 Totalt flyktingmottagande 4,4 8,7 0,0 0,0 0,0 25
Gruppen mottagna 2013 beräknas visa ett överskott om 8,7 mnkr i bokslut 2016. Överskottet beror till stor del på lägre kostnader än beräknat på framför allt svenska för invandrare (SFI) och samhällsorientering. För övriga grupper, 2014, 2015 och 2016 periodiseras överskottet till 2017 enligt tidigare rutiner för att möta kostnader kommande år. Intäkterna för varje grupp betalas ut under två år och ska ge täckning för totalt fyra år. Prognosen för kommande grupper är att schablonen ska täcka kostnaden. Ensamkommande barn Nettokostnader, mnkr Bokslut 2015 Prognos 2016 Budget 2016 Budget 2017 Förändring 2016-2017 Statlig ersättning 95,9 298,7 360,3 173,6-186,7 Vårdkostnader/ boende -82,7-216,2-334,5-183,5 151,0 Myndighetskontor -11,3-25,1-23,0-23,0 0,0 Försörjningsstöd -0,6-1,0-1,0-2,0-1,0 Gemensamt/övrigt -1,4-2,9-1,8-2,9-1,1 Ensamkommande flyktingbarn -0,1 53,1 0,0-37,5-37,5 Periodisering 2017 0,0-37,5 0,0 37,5 37,5 Resultat -0,1 16,0 0,0 0,0 0,0 Nämnden behöver minska kostnadsmassan under 2017 efter regeringens belsut om nytt ersättningssystem från och med 1 juli 2017. Från och med 1 januari 2017 avslutas avtalen med Migrationsverket vilka tidigare garanterat en intäkt om 1 600 kr/dygn för alla platser, oavsett om de var belagda eller tomma, och 300 kr/dygn extra för belagda platser. Istället ersätts staden endast för belagda platser. För att nämnden ska klara en budget i balans 2017 är periodiseringen från 2016 års resultat ett viktigt tillskott i nästa års planering liksom planerade åtgärder med att minska antalet HVB-platser samt utökning av stödboendeplatser. Det är svårt att bedöma hur intäkterna för 2017 kommer att se ut. Detta både utifrån oklara prognoser på hur många barn som kommer att få stanna samt oklarheten över vilken ersättning Migrationsverket kommer betala ut under första halvåret 2017 då de sagt upp överenskommelsen med kommunen. 26
Prognosen för 2016 var ett nollresultat vid delår 2. I resultatet ingår en periodiseringspost om 37,5 mnkr vilken ska täcka kostnader 2017 inför det nya ersättningssystemet. Periodiseringsbeloppet kan komma att bli högre och förvaltningen bevakar utfallet noggrant. Efter perioden har resultated förbättrats med 16,0 mnkr på grund av minskade kostnader och högre intäkter än beräknat. 27
Internkontrollplan 2016/00557-IFN-1.4.1 1(9) Internkontrollplan Individ- och familjenämnden Introduktion Riskanalys och intern kontroll är en del av styrsystemet i Västerås stad, och gäller för Västerås stad samt i tillämpliga delar för kommunens helägda bolag. 2015 antogs nya riktlinjer och anvisningar för arbetet (Se insidan, Riskanalys och internkontroll under Så jobbar vi ). Internkontroll finns beskrivet i kommunallagen och ställer krav på att kommunen systematiskt ska arbeta med internkontroll dokumenterad och beslutad (i respektive nämnd) i en internkontrollplan. Internkontrollarbetet grundar sig i en riskanalys där verksamhetens risker identifieras, analyseras, åtgärdas och kontrolleras under året. Riskanalysens syfte är att på ett strukturerat sätt identifiera de största riskerna som kan påverka verksamheten att uppnå sina mål samt att prioritera sina risker för att lägga fokus på rätt risker och rätt åtgärder. Internkontrollarbetet följer årscykeln för planering och budget, varje år ska en internkontrollplan tas fram för nästkommande år, samtidigt implementeras den plan som antogs föregående år, och föregående års genomförande följs upp. Västerås stads integrerade modell Utöver internkontroll finns ett antal andra författningsstyrda planer som bygger på riskanalyser, exempelvis Lag om extraordinära händelser, lag om skydd mot olyckor, arbetsmiljölagstiftning, försäkringsbolagens krav på strategiska riskanalyser, säkerhetsskyddslagen m.fl. Det åligger varje nämnd att ta fram och besluta om dessa författningsstyrda planer som ska beskriva risker och åtgärder precis som internkontrollplanen. För att förvaltningarna ska slippa dubbelarbete och behöva göra flera olika riskanalyser har Västerås stad utvecklat en riskanalysmodell som uppfyller kraven på författningsstyrda riskanalyser i en och samma process. Riskhanteringsarbetet är således även en integrerad del i internkontrollarbetet och följer årscykeln för intern styrning och kontroll. Syftet med modellen är också att stadens förvaltningar och processer ska arbeta enhetligt och systematiskt med all typ av riskhantering. Integreringen har gjorts möjlig genom att utveckla gemensamma målområden/ konsekvensområden där alla risker mäts emot, samt använda samma arbetssätt för att identifiera, analysera, värdera, åtgärda och kontrollera riskerna. Konsekvensområdena uppfyller respektive lagstiftnings krav, områdena utgår ifrån målen med lagstiftningarna, och handlar om vad som ska skyddas. Exempelvis liv och hälsa (skydd mot olyckor), regelefterlevnad (kommunallagen internkontroll), miljö och egendom (försäkringsbolagens krav), attraktivitet för staden (besöksnäring). Genomförande av internkontrollplanen 2017 Denna internkontrollplan innehåller inte bara traditionella internkontrollrisker utan även andra risker kopplat till tidigare nämnda lagstiftningar och krav. Genom att arbeta på detta systematiska sätt uppfyller nämnden och förvaltningen kraven på riskanalys inom de andra lagstiftningarna samtidigt som en internkontrollplan i enlighet med kommunallagen fastslås.
Internkontrollplan 2016/00557-IFN-1.4.1 2(9) Planen har tagits fram i följande steg: - Identifiering av verksamhetens åtaganden, verksamhetsplanering, kritisk verksamhet (tidskritisk) och mål. - Identifiering av risker kopplat till ovanstående, här fokuseras främst på att identifiera risker kopplat till den verksamhet som anses vara viktigast för verksamheten att bedriva under kommande år. - Analys kopplat till målområdena/ konsekvensområdena. - Värdering/ prioritering. De risker som anses vara allvarliga tas vidare för att koppla åtgärder och kontroller till. - Prioritera risker som ska vara med i internkontrollplanen och som respektive nämnd tycker är av största vikt att ständigt kontrollera och styra. Varje förvaltning har en utbildad analysledare/controller som håller samman arbetet. De allvarligaste riskerna Totalt 8 st. risker varav 2 st. att behandla 5 st. under behandling 0 st. att acceptera 1 st. accepterad
Internkontrollplan 2016/00557-IFN-1.4.1 3(9) Sociala nämndernas förvaltning bistår med sakkunskap till de tre sociala nämnderna, förvaltningen ansvarar även för myndighetsutövningen inom det sociala området. Internkontrollplanerna har tagits fram på samma sätt som beskrivs ovan. De tre sociala nämnderna har likartade risker på sina internkontrollplaner och har till viss del en liknande problematik där den stora utmaningen är den stora personalomsättningen. Den är också en av förklaringarna till varför en del missförhållanden återkommer. Av de åtta risker som har identifierats för individ- och familjenämndens del kan de flesta av dessa återfinnas i Redovisning Lex Sarah 2016-01-01--06-30 dnr 2016/00453-IFN-8.0.3. Detta gör att det känns ännu viktigare att vi även under 2017 arbetar med dessa frågor. Förvaltningen har från och med 2016 skapat en funktion så att man nu har förutsättningarna för att jobba aktivt och ordentligt med riskerna som finns på interkontrollplanen. Det är ett viktigt steg i att förbättra kvalitetsarbetet där både internkontroll, egenkontroller, lex Saraharbetet samt synpunkter och klagomål är viktiga delar. Internkontrollplanen innehåller en risk som heter Brott mot verksamheten. Där är det för interkontrollsarbetet mest är tekniska kontrollmekanismer i datasystemet som ska till. Istället behöver förvaltningen uppdatera den kontinuitetsplan som finns. Detta utifrån att den som finns är gjord med Swedbank som grund och nu har staden en annan bank.
Internkontrollplan 2016/00557-IFN-1.4.1 4(9) Återkommande missförhållanden Riskägare Id Händelse / Orsak / Påverkan Teresia 42 Händelse Återkommande missförhållanden Orsak Ändrade rutiner efterlevs inte Datum / Sannolikhet - 4 (1,65/Year) Ändamålsenlig och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom Regelefterlevnad 16 12 16 4 Samhällets funktionalitet och grundläggande värden Stadens attraktivitet Kontroll Påverkan (vilket medför att) Fortsatta missförhållanden Behandling Behandlingsnamn Ansvarig Behandling Behandlingsstatus färdig Kostnad Arbeta annorlunda Teresia Förebygg Påbörjad 0 Behandlingsplan: Förvaltningen behöver se till att alla medarbetare arbetar efter de nya rutiner som tas fram efter upptäckta Bedömt kvarvarande missförhållanden. Ej angivet Ökat flyktingmottagande Riskägare Id Händelse / Orsak / Påverkan Teresia 41 Händelse Ökning av flyktingmottagande Orsak Krig och oroligheter i omvärlden Datum / Sannolikhet 4 (1,65/Year) Ändamålsenlig och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom 16 12 16 Regelefterlevnad Samhällets funktionalitet och grundläggande värden Stadens attraktivitet Kontroll Beredskap Påverkan (vilket medför att) Problem med regelefterlevnad Behandling Behandlingsnamn Ansvarig Behandling Behandlingsstatus färdig Kostnad Teresia Förebygg Påbörjad 0 Behandlingsplan: Beredskapsplaner för olika scenarier liknande det som hände hösten 2015 ska tas fram. Bedömt kvarvarande Ej angivet