Internkontrollplan 2018 Skultuna kommundelsnämnd

Transkript

1 1(15) 2018 Skultuna kommundelsnämnd Dnr: KDNS 2017/ Introduktion och intern kontroll är en del av styrsystemet i Västerås stad, och gäller för Västerås stad samt i tillämpliga delar för kommunens helägda bolag antogs nya riktlinjer och anvisningar för arbetet (Se insidan, Riskanalys och internkontroll under Så jobbar vi ). Internkontroll finns beskrivet i kommunallagen och ställer krav på att kommunen systematiskt ska arbeta med internkontroll dokumenterad och beslutad (i respektive nämnd) i en internkontrollplan. Internkontrollarbetet grundar sig i en riskanalys där verksamhetens risker identifieras, analyseras, åtgärdas och kontrolleras under året. Riskanalysens syfte är att på ett strukturerat sätt identifiera de största riskerna som kan påverka verksamheten att uppnå sina mål samt att prioritera sina risker för att lägga fokus på rätt risker och rätt åtgärder. Internkontrollarbetet följer årscykeln för planering och budget, varje år ska en internkontrollplan tas fram för nästkommande år, samtidigt implementeras den plan som antogs föregående år, och föregående års genomförande följs upp. Västerås stads integrerade modell Utöver internkontroll finns ett antal andra författningsstyrda planer som bygger på riskanalyser, exempelvis Lag om extraordinära händelser, lag om skydd mot olyckor, arbetsmiljölagstiftning, försäkringsbolagens krav på strategiska riskanalyser, säkerhetsskyddslagen m.fl. Det åligger varje nämnd att ta fram och besluta om dessa författningsstyrda planer som ska beskriva risker och åtgärder precis som internkontrollplanen. För att förvaltningarna ska slippa dubbelarbete och behöva göra flera olika riskanalyser har Västerås stad utvecklat en riskanalysmodell som uppfyller kraven på författningsstyrda riskanalyser i en och samma process. sarbetet är således även en integrerad del i internkontrollarbetet och följer årscykeln för intern styrning och kontroll. Syftet med modellen är också att stadens förvaltningar och processer ska arbeta enhetligt och systematiskt med al typ av riskhantering. Integreringen har gjorts möjlig genom att utveckla gemensamma konsekvensområden där alla risker mäts emot, samt använda samma arbetssätt för att identifiera, analysera, värdera, åtgärda och kontrollera riskerna. Konsekvensområdena uppfyller respektive lagstiftnings krav, områdena utgår ifrån lagstiftningarna, och handlar om vad som ska skyddas. Exempelvis liv och hälsa (skydd mot olyckor), regelefterlevnad (kommunallagen internkontroll), miljö och egendom (försäkringsbolagens krav), attraktivitet för staden (besöksnäring). Genomförande av internkontrollplanen 2018 Denna internkontrollplan innehåller inte bara traditionella internkontrollrisker utan även andra risker kopplat till tidigare nämnda lagstiftningar och krav. Genom att arbeta på detta sätt systematiskt uppfyller nämnden och förvaltningen kraven på riskanalys inom de andra lagstiftningarna samtidigt som en internkontrollplan i enlighet med kommunallagen fastslås.

2 2(15) Planen har tagits fram i följande steg: Identifiering av verksamhetens åtagenden, verksamhetsplanering, kritisk verksamhet (tidskritisk) och mål. Identifiering av risker kopplat till ovanstående, här fokuseras främst på att identifiera risker kopplat till den verksamhet som anses vara viktigast för verksamheten att bedriva under kommande år. Analys kopplat till konsekvensområdena. Värdering/ prioritering. De risker som anses vara allvarliga tas vidare för att koppla åtgärder och kontroller till. Prioritera risker som ska vara med i internkontrollplanen och som respektive nämnd tycker är av största vikt att ständigt kontrollera och styra. Varje förvaltning har en utbildad analysledare/controller som håller samman arbetet. De allvarligaste riskerna Totalt 11 st. risker varav 7 st. att behandla 4 st. under behandling 0 st. att acceptera 0 st. accepterad

3 3(15) Visa allvarligaste riskerna. Riskäg are Id Händelse / / 16 Händelse Väpnat våld i offentlig miljö Sannolikhet / Datum 2 Ändamålsen lig och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom Regelefterle vnad Samhällets funktionalit et och grundlägga nde värden Stadens attraktivitet Kontro ll Uppsåtlig våld Storskalig påverkan på människors liv och hälsa Akutplan Begränsa Förslag Ej Behandlingsplan: Säkerställ att akutplaner finns och är uppdaterade inom respektive verksamhet. Ej Testa akutplanen med hjälp av framtagen PPT på arbetsplatsträffar Kontinuerliga övningar Förebygg Förslag Ej Behandlingsplan: Kontinuerliga övningar för in och utrymning och ökad kompetens och höjd medvetande Ej Krisplan för Skultuna Begränsa Förslag Ej Behandlingsplan: Uppdatera och säkerställ att krisplanen är i linje med akutplanerna Ej Övning väpnat våld Förebygg Förslag Ej Behandlingsplan: Övning och utbildning tillsammans med säkerhetsenheten och polisen har genomförts under Förslag ligger för att genomföra ett liknande upplägg under Ej

4 4(15) 8 Händelse Skada/Dödsfall som beror på felbehandling Felmedicinering Besök hos fel kund Uteblivna besök Stressad arbetssituation för personalen på människors liv och hälsa Minskat förtroende för verksamheten Berörd personal Rutiner för hantering Förebygg Förslag Ej Behandlingsplan: Rutiner för hantering och ömsesidigt lärande. Aktivt arbeta för att upprätthålla ett klimat där risker och problem kan lyftas. Ej Rutiner uppdateras minst årligen och vid behov. Beslut behöver fattas avseende om Skultuna ska egna rutiner eller samma som vård och omsorg.

5 5(15) 2 Händelse Brand med större spridning i verksamhet Matlagning (torrkokning) Anlagd brand Sängrökning Förstörda fastigheter Möjlig personskada Bättre uppföljning av brandskyddsarbete Förebygg Förslag Ej Behandlingsplan: Årligen genomföra kontroller och uppföljning avseende hanteringen av brandrisken i kommundelens olika verksamheter Ej

6 6(15) 6 Händelse Strömavbrott längre än 24 timmar under vinterhalvåret Avbrott hos leverantör Väderhändelser Boenden och skolor inte kan nyttja sina lokaler Svårigheter att upprätthålla verksamheten Kontinuitetshantering Begränsa Förslag Ej Behandlingsplan: Säkerställ att de prioriterade verksamheterna arbetar med kontinuitetshantering för att säkerställa manuella rutiner som är välkända och testade. Ej Störningsinformation Begränsa Förslag Ej Behandlingsplan: Prenumerera på störningsinformation för omvärldsbevakninng. Ej Övning Begränsa Förslag Ej Behandlingsplan: Genomföra övningar för att testa rutiner inom verksamheterna Ej

7 7(15) 9 Händelse Brister i kompetensförsörjning Hittar inte medarbetare med rätt kompetens Bristande kompetens hos de som ersätter ordinarie personal Påverkar verksamhetens kvalitet Ökar belastningen för övrig personal Attraktiv arbetsgivare Förebygg Påbörjad Ej Behandlingsplan: Delaktighet i stadens gemensamma arbete för att vara en attraktiv arbetsgivare Ej Inom kommundelen görs bland annat följande: Hälsofrämjande aktiviteter Gott ledarskap Önskescheman och önskad tjänstgöringsgrad Kartläggning av medarbetarkompetens Förebygg Påbörjad Ej Behandlingsplan: Genomför en pilot avseende kartläggning av medarbetarkompetens tillsammans med stadsledningskontoret. Ej

8 8(15) 33 Händelse Bristande integration och samverkan med myndighetsutövningen, asylhälsan och övriga externa aktörer inom kommundelen Oro i omvärlden och ökade flyktingströmmar Snabba förflyttningar initierade av stat/kommun Utmaningar avseende integration som kommundelen inte har beredskap för Behov av kompetensutveckling Succesivt minskat anslag/ersättning för HVBhem/stödboende Pågående arbete Förebygg Påbörjad Ej Behandlingsplan: Kommundelen gör flera aktiviteter inom ramen för risken. Ej Ingår i stadens strategigrupp där det finns en övergripande strategi som även gäller för kommundelen. Delaktighet i samverkan med andra aktörer Familjecentrum gör aktiviteter för bland annat kvinnor.

9 9(15) 10 Händelse Personalbrist Semestertider Svårighet att hitta behörig personal Ökad sjukfrånvaro Nyckelpersonberoende Svårt att bedriva verksamhet Kvaliteten i verksamheten påverkas Ökad arbetsbelastning på kollegor Leder till svårigheter att få vikarier Sämre förutsättningar för elever/kunder/brukare Omfallsplaner Förebygg Förslag Ej Behandlingsplan: Kompetensinventering för att möjliggöra tillfällig förflyttning av personal samt att identifiera nyckelpersonal. Ej

10 10(15) 24 Händelse Ekonomin i obalans Förändrad ersättning Ökade kostnader Obalans intäkterkostnader Oförutsägbara händelser Neddragning av personal återhållsamhet med vikarier Hög stress Sjukfrånvaro Interna synen på Skultuna försämras vid ekonomi i obalans Följer nyckeltal löpande Förebygg Förslag Ej Behandlingsplan: Ej Löpande arbete för att säkerställa ekonomi i balans Förebygg Påbörjad Ej Behandlingsplan: Löpande analys och åtgärdsplaner för ekonomi i balans månadsuppföljning Behandlingsplan: Varje chef följer upp ekonomin i Raindance varje månad. Petra Andersson Ej Förebygg Påbörjad Ej Ej

11 11(15) 5 Händelse Otillåten påverkan på eller hot mot politiker Politiker lever nära verksamheterna Egenintresse Flera politiker som inte har politisk erfarenhet sedan tidigare Svårt att rekrytera politiker Beslut som inte passar en viss grupp av medborgare Lagbrott Felaktiga beslut Medvetenhetsgörande Förebygg Förslag Ej Behandlingsplan: Utbilda och medvetandehetgöra politiker och tjänstemän inom dessa frågor, exempelvis med hjälp av informationsmaterial. Ej Utveckla Skultunas kommunikativa plattformar Förebygg Förslag Ej Behandlingsplan: Öka närvaro på kommunikativa plattformar som Facebook och andra sociala medier för att kunna vara proaktiva och följa händelser och diskussionspunkter i omvärlden som kan komma att påverka nämnden. Ej

12 12(15) 4 Händelse Medarbetare blir utsatta för hot och våld Nästan alla verksamheter är öppna större delen av dygnet Brukare eller kunder som ger sig på våra medarbetare 4 2 Pysiska och fysisk påverkan Stress Svårt att rekrytera nya personal Upplevd otrygghet bland den drabbade och övrig personal Lågaffektivt bemötande Begränsa Förslag Ej Behandlingsplan: Utbildning i lågaffektivt bemötande för kommundelens personal. Ej Självförsvar Begränsa Påbörjad Ej Behandlingsplan: Taktisk konflikthantering Ej Taktisk konflikhantering Förebygg Påbörjad Ej Behandlingsplan: Öka kunskaperna om konflikthantering och bemötande för att bättre kunna hantera hotfulla händelser. Pågår inom delar av verksamheten men behöver spridas till ytterligare delar av verksamheten. Ej

13 13(15) 35 Händelse Upplevd brist på samverkan med övriga förvaltningar, bolag och stadsledning i staden Bristande förståelse för modellen med en kommundel inom staden Förtroende för modellen saknas till viss del 4 2 Negativ påverkan på innovation Verksamheternas kvalitet kan bli sämre Frustration Delaktighet i nätverk Förebygg Förslag Ej Behandlingsplan: Delaktighet i stadens olika nätverk för att påverka bilden av Skultuna i övriga staden. Ej Samverkan Förebygg Förslag Ej Behandlingsplan: Upprätthålla strukturer för samverkan med övriga delar av staden, exempelvis genom att delta i säkerhetsnätverket. Ej

14 14(15) Bilaga Alla risker som täcks i rapporten Riskägar e Behandlingsst Id Händelse Datum atus 16 Väpnat våld i offentlig miljö Uppsåtlig våld Storskalig påverkan på människors liv Förslag och hälsa 8 Skada/Dödsfall som beror på felbehandling Förslag 2 Brand med större spridning i verksamhet 6 Strömavbrott längre än 24 timmar under vinterhalvåret Felmedicinering Besök hos fel kund Uteblivna besök Stressad arbetssituation för personalen Matlagning (torrkokning) Anlagd brand Sängrökning Avbrott hos leverantör Väderhändelser 9 Brister i kompetensförsörjning Hittar inte medarbetare med rätt kompetens Bristande kompetens hos de som ersätter ordinarie personal 33 Bristande integration och samverkan med myndighetsutövningen, asylhälsan och övriga externa aktörer inom kommundelen Oro i omvärlden och ökade flyktingströmmar Snabba förflyttningar initierade av stat/kommun 10 Personalbrist Semestertider Svårighet att hitta behörig personal Ökad sjukfrånvaro Nyckelpersonberoende 24 Ekonomin i obalans Förändrad ersättning Ökade kostnader Obalans intäkterkostnader Oförutsägbara händelser på människors liv och hälsa Minskat förtroende för verksamheten Berörd personal Förstörda fastigheter Möjlig personskada Boenden och skolor inte kan nyttja sina lokaler Svårigheter att upprätthålla verksamheten Påverkar verksamhetens kvalitet Ökar belastningen för övrig personal Utmaningar avseende integration som kommundelen inte har beredskap för Behov av kompetensutveckling Succesivt minskat anslag/ersättning för HVBhem/stödboende Svårt att bedriva verksamhet Kvaliteten i verksamheten påverkas Ökad arbetsbelastning på kollegor Leder till svårigheter att få vikarier Sämre förutsättningar för elever/kunder/brukare Neddragning av personal återhållsamhet med vikarier Hög stress Sjukfrånvaro Förslag Förslag Påbörjad Påbörjad Förslag Påbörjad

15 15(15) 5 Otillåten påverkan på eller hot mot politiker 4 Medarbetare blir utsatta för hot och våld 35 Upplevd brist på samverkan med övriga förvaltningar, bolag och stadsledning i staden Politiker lever nära verksamheterna Egenintresse Flera politiker som inte har politisk erfarenhet sedan tidigare Svårt att rekrytera politiker Beslut som inte passar en viss grupp av medborgare Nästan alla verksamheter är öppna större delen av dygnet Brukare eller kunder som ger sig på våra medarbetare Bristande förståelse för modellen med en kommundel inom staden Förtroende för modellen saknas till viss del Interna synen på Skultuna försämras vid ekonomi i obalans Lagbrott Felaktiga beslut Pysiska och fysisk påverkan Stress Svårt att rekrytera nya personal Upplevd otrygghet bland den drabbade och övrig personal Negativ påverkan på innovation Verksamheternas kvalitet kan bli sämre Frustration Förslag Påbörjad Förslag