Internkontrollplan Kulturnämnden. Riskanalys inför 2017

Transkript

1 1(8) Kulturnämnden Kultur- idrotts- och fritidsförvaltningen Aktuellt filter Riskkategori: IT-processen, Processen för hållbar utveckling, Säkerhetsprocessen, Ärendehanteringsprocessen, HR-processen, Informations- och kommunikationsprocessen, Internationaliseringsprocessen, Förvaltningsspecifik risk, Processen för ekonomi och styrning Område: Internkontrollrisker 17 WBS: Beakta nationella minoriteter och personer med annan modersmål än svenska (biblioteken) (kritiskt veckor), Bedriva pedagogisk verksamhet (kritiskt veckor), Bevara konstsamlingen (kritiskt timmar), Bevara levande samlingar av djur och växter (kritiskt timmar), Bevara samling av byggnader (kritiskt timmar), Bevarande av museiföremål (kritiskt timmar), Bibliotek, Biblioteken ska ha säkra och tillgängliga IT-verktyg (kritiskt dagar), Biblioteken ska vara tillgängliga (kritiskt dagar), Daglig drift av museifastighet (kritiskt dagar), Daglig drift museifastighet (kritiskt veckor), Ekonomi- och verksamhetsuppföljning (kritiskt veckor), Föreningsverksamhet (kritiskt veckor), Hantera föreningsbidrag/krisstöd (kritiskt veckor), KUN, KUN - nämnd-risk, Konstmuseet, Kulturskolan, Kunskapsförmedling (kritiskt veckor), Materiella värden ska skyddas (kritiskt timmar), Personal ska vara trygga på sin arbetsplats (kritiskt veckor), Prioritera verksamhet för barn och ungdomar (biblioteken) (kritiskt veckor), Samarbete kring social hållbarhet (kritiskt veckor), Stadsbiblioteket ska vårda och tillgängliggöra den medeltida boksamlingen (kritiskt timmar), Säkerställa att biblioteken är fysiskt tillgängliga för funktionshindrade (kritiskt veckor), Säkerställa att biblioteken är trygga och säkra (kritiskt veckor), Säkerställa ledningsprocess (kritiskt veckor), Säkerställa nämndprocess (kritiskt veckor), Tillgängliggöra fornlämningar (kritiskt veckor), Underhålla och införskaffa offentlig konst i stadsrummet (kritiskt veckor), Vallby friluftsmuseum, Visa utställningar (kritiskt veckor), Åtgärda fel och incidenter (kritiskt timmar) Vald tidsperiod: återstående del av 2016 Introduktion Riskanalys och intern kontroll är en del av styrsystemet i Västerås stad, och gäller för Västerås stad samt i tillämpliga delar för kommunens helägda bolag antogs nya riktlinjer och anvisningar för arbetet (Se insidan, Riskanalys och internkontroll under Så jobbar vi ). Internkontroll finns beskrivet i kommunallagen och ställer krav på att kommunen systematiskt ska arbeta med internkontroll dokumenterad och beslutad (i respektive nämnd) i en internkontrollplan. Internkontrollarbetet grundar sig i en riskanalys där verksamhetens risker identifieras, analyseras, åtgärdas och kontrolleras under året. Riskanalysens syfte är att på ett strukturerat sätt identifiera de största riskerna som kan påverka verksamheten att uppnå sina mål samt att prioritera sina risker för att lägga fokus på rätt risker och rätt åtgärder. Internkontrollarbetet följer årscykeln för planering och budget, varje år ska en internkontrollplan tas fram för nästkommande år, samtidigt implementeras den plan som antogs föregående år, och föregående års genomförande följs upp. Västerås stads integrerade modell Utöver internkontroll finns ett antal andra författningsstyrda planer som bygger på riskanalyser, exempelvis Lag om extraordinära händelser, lag om skydd mot olyckor, arbetsmiljölagstiftning, försäkringsbolagens krav på strategiska riskanalyser, säkerhetsskyddslagen m.fl. Det åligger varje nämnd att ta fram och besluta om dessa författningsstyrda planer som ska beskriva risker och åtgärder precis som internkontrollplanen. För att förvaltningarna ska slippa dubbelarbete och behöva göra flera olika riskanalyser har Västerås stad utvecklat en riskanalysmodell som uppfyller kraven på författningsstyrda riskanalyser i en och samma process.

2 2(8) Riskhanteringsarbetet är således även en integrerad del i internkontrollarbetet och följer årscykeln för intern styrning och kontroll. Syftet med modellen är också att stadens förvaltningar och processer ska arbeta enhetligt och systematiskt med al typ av riskhantering. Integreringen har gjorts möjlig genom att utveckla gemensamma målområden/ konsekvensområden där alla risker mäts emot, samt använda samma arbetssätt för att identifiera, analysera, värdera, åtgärda och kontrollera riskerna. Konsekvensområdena uppfyller respektive lagstiftnings krav, områdena utgår ifrån målen med lagstiftningarna, och handlar om vad som ska skyddas. Exempelvis liv och hälsa (skydd mot olyckor), regelefterlevnad (kommunallagen internkontroll), miljö och egendom (försäkringsbolagens krav), attraktivitet för staden (besöksnäring). Genomförande av internkontrollplanen 2017 Denna internkontrollplan innehåller inte bara traditionella internkontrollrisker utan även andra risker kopplat till tidigare nämnda lagstiftningar och krav. Genom att arbeta på detta sätt systematiskt uppfyller nämnden och förvaltningen kraven på riskanalys inom de andra lagstiftningarna samtidigt som en internkontrollplan i enlighet med kommunallagen fastslås. Planen har tagits fram i följande steg: - Identifiering av verksamhetens åtagenden, verksamhetsplanering, kritisk verksamhet (tidskritisk) och mål. - Identifiering av risker kopplat till ovanstående, här fokuseras främst på att identifiera risker kopplat till den verksamhet som anses vara viktigast för verksamheten att bedriva under kommande år. - Analys kopplat till målområdena/ konsekvensområdena. - Värdering/ prioritering. De risker som anses vara allvarliga tas vidare för att koppla åtgärder och kontroller till. - Prioritera risker som ska vara med i internkontrollplanen och som respektive nämnd tycker är av största vikt att ständigt kontrollera och styra. Varje förvaltning har en utbildad analysledare/controller som håller samman arbetet. De allvarligaste riskerna Totalt 3 st. risker varav 3 st. att behandla 0 st. under behandling 0 st. att acceptera 0 st. accepterad

3 3(8) Visar riskprodukter. Riskäg are Id Händelse / Orsak / Påverkan 82 Händelse Hot och våld situationer på offentliga kulturinstitutioner samt vid publika arrangemang Datum / Sannolikhet - 4 (1,65/Year) Ändamålsen lig och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom Regelefterle vnad Samhällets funktionalit et och grundlägga nde värden Stadens attraktivitet Kontro ll Orsak Missnöje, t ex med bemötande, verksamhet och evenemang Våldsdåd Vansinnesdåd Påverkan Personskada Egendomsskada 83 Händelse Stöld, brand och skadegörelse mot inventarier och lokaler - 4 (1,65/Year) Orsak Missnöje Egen vinning Illvilja Olycka Anlagd Påverkan Förstörda föremål Personal far illa Djur far illa 84 Händelse Brist på kompetent personal samt svårighet att rekrytera rätt - 4 (1,65/Year)

4 4(8) kompetens. Orsak Sjukdom Semester Liten personalgrupp Rekryteringssvårigheter Påverkan Tredje part Svårighet att utföra uppdraget

5 5(8) Bilaga - Alla risker som täcks i rapporten Riskägar e Jan Melander Behandlingsst Id Händelse Orsak Påverkan Datum atus 2 Brand i fastighet (oersättliga samlingar) eller anläggningar 82 Hot och våld situationer på offentliga kulturinstitutioner samt vid publika arrangemang Oaktsamhet av personal Sabotage Tekniska fel Missnöje, t ex med bemötande, verksamhet och evenemang Våldsdåd Vansinnesdåd Personskada, förlust av egendom (oersättliga samlingar), svårighet att genomföra uppdtraget, skador på anläggningar, stoppad verksamhet Personskada Egendomsskada 58 Kommunikationsavbrott Larm kommer inte fram 34 Politiker är för expansiva (förtätning av bostäder) Rivning av intressanta miljöer Expansion av staden 83 Stöld, brand och skadegörelse mot Missnöje inventarier och lokaler Egen vinning Illvilja Olycka Anlagd 6 Översvämning i fastigheter Skyfall Grundvattenpump slutar fungera Översvämningar i svartån 69 Sabotage/stöld medeltida boksamlingen Tillgång till säkerhetsmagasinet Tillgång till föremål vid visning 63 Skadegörelse av föremål och utrustning Individer som blir provocerade av utställningar/föremål Illvilja 59 Dåligt fungerande chefer eller medarbetarprestation 75 Gäster kommer till allvarlig skada Olycksfall (snubblar, trillar, is eller annat som faller från tak, barn som leker) 61 IT-system havererar (exempelvis Vähs och museum plus, Bookit, Booking...) Försämrad miljö, minskar attraktionskraften, lekytor exploateras Förstörda föremål Personal far illa Djur far illa Minskad attraktionskraft, fuktskador, förstört material Förstörda eller försvunna föremål Förstörda föremål, personal far illa - Påbörjad Brott, felaktigheter - Påbörjad Dödsfall kan inte lämna ut handlingar, genomföra uppdrag.

6 6(8) 55 Brand vid övernattning Anlagd Olycka 15 Stora besparingar Bristande resurser Obalans i budget (Värdshuset i konkurs) 84 Brist på kompetent personal samt svårighet att rekrytera rätt kompetens. 104 Nämndens ekonomi inte räcker till för nämndens ambitioner 5 Fukt och/eller tempertaurförändringar i medeltida biblioteket 14 Brist på personal med specialistkompetens Sjukdom Semester Liten personalgrupp Rekryteringssvårigheter Stadens ekonomi Stadens prioriteringar Systemfel (ansvar ligger hod FK) Sjukdom Semester liten personalgrupp rekryteringssvårigheter Kattalog för museum plus Bookit Booking Förtroendekris, personskador Kan inte uppfylla uppdraget, kan inte producera utställningar, måste bryta avtal med konstnärer, kan inte underhålla byggnaden Inte hålla öppet under sommaren (Vallby) Tredje part Svårighet att utföra uppdraget Minskad utveckling av kulturlivet Förstörd egendom, påverkan är svår att bedöma då konsekvenserna först inträffar efter mycket lång tid. tredje part, svårigheten att utföra uppdraget. 16 Andra förvaltningar får sämre ekonomi Besparingar Andra förvaltningar lämnar tillbaka depositionskonst, KIF får ökade kostander exempelvis att IT-avgifter höjs. 45 Internkommunikation brister Organisations och ledningsstrktur Bristande rutiner och riktlinjer 98 Att kulturlivet stagnerar Att vilja saknas Ingen verksamhetsutveckling Att medel saknas Staden blir mindre attraktiv 99 Efterfrågan av kulturlivet minskar Nämndens medvetenhet om önskemål Stadens kulturliv stagnerar från invånare minskar Stadens attraktivitet minskar 60 Politisk kris Uteblivna nämndmöten, uteblivna beslut om exempelvis bidrag till föreningar eller nya projekt. 11 Konflikt med länsmuseet (Karlsgatan 2) Uppdrag krockar Personal kommer inte överens Sämre styrning och ledning Svårigheter att uppfylla uppdraget, sämre arbetsmiljö

7 7(8) 23 Människa skadar djur Illvilja, Djur skadas, kostander Sabotage 38 Fastighetsskada (byggnaden) klimatförändringar stora renoveringskostnader 22 Djur skadar människa Individer kommer för nära djuren Personskada 47 Brist på kompetent personal ingen tillgänlig lärarutbildning 19 Förskingring Illvilja hos personal kontanthantering 35 Brand i utomhusmiljö Torra anläggningar Anlagd brand 101 Det inte finns möjlighet för alla att följa den digitala utvecklingen 106 Dåligt samarbete med andra nämnder och förvaltningar 112 Dålig tillgänglighet till arenor och lokaler Minskad attraktivitet Fornlämningar försvinner - Är färdigbehandla de och accepterade Exkluderade från kulturlivet Ekonomi Kompetens Organisationskultur att verksamheter inte kan genomföras Ekonomi Efterfrågan Bristfällig matchning mellan utbud och efterfrågan 110 Brist på kulturell infrastruktur Ekonomi Politisk prioritering Hindrar utveckling av kulturlivet stagnation i samhället kulturaktörer kan inte genomföra projekt hindrar utveckling och förändring 109 Stuprörstänkande Organisation Organisationskultur 108 Informationsbrist Kommunikationsproblem Informationen når inte ut Kan inte ta del av verksamheter 107 feghet och seghet gör att beslut inte tas Oförmåga att ta beslut Verksamheten stagnerar eller genomförs Konflikt Utveckling kan gå långsamt 105 Digitala möten ersätter personlig möten Digitalisering Det personliga mötet försvinner 111 För många mål Politisk sammansättning Otylighet 100 Anläggningar inte är tillgängliga för funktionsnedsatta 102 Dålig lyhördhet från tjänstmännen gentemot nämnden Fel prioriteringar Förutsättningar Olika uppfattningar Kompetens Alla inte kan ta del av kulturlivet Förtroendekris Politisk viljeinriktning inte genomförs

8 8(8) 97 Nämnden levererar fel utbud Dålig kunskap på vad som efterfrågas Kvaliteten på vardagliga livet sänks 103 Intresset för traditionell kultur minskar Andra värderingar etableras Nya kulturyttringar tar plats