Internkontrollplan. Riskanalys inför 2019

Transkript

1 1(7) Nämnden för idrott och friluftsliv Introduktion Riskhantering och intern kontroll är en del av styrsystemet i Västerås stad, och gäller för Västerås stad samt i tillämpliga delar för kommunens helägda bolag antogs nya riktlinjer och anvisningar för arbetet (Se insidan, Riskanalys och internkontroll under Så jobbar vi ). Internkontroll finns beskrivet i kommunallagen och ställer krav på att kommunen systematiskt ska arbeta med internkontroll dokumenterad och beslutad (i respektive nämnd) i en internkontrollplan. Internkontrollarbetet grundar sig i en riskanalys där verksamhetens risker identifieras, analyseras, åtgärdas och kontrolleras under året. Riskanalysens syfte är att på ett strukturerat sätt identifiera de största riskerna som kan påverka verksamheten att uppnå sina mål samt att prioritera sina risker för att lägga fokus på rätt risker och rätt åtgärder. Internkontrollarbetet följer årscykeln för planering och budget, varje år ska en internkontrollplan tas fram för nästkommande år, samtidigt implementeras den plan som antogs föregående år, och föregående års genomförande följs upp. Västerås stads integrerade modell Utöver internkontroll finns ett antal andra författningsstyrda planer som bygger på riskanalyser, exempelvis Lag om extraordinära händelser, lag om skydd mot olyckor, arbetsmiljölagstiftning, försäkringsbolagens krav på strategiska riskanalyser, säkerhetsskyddslagen m.fl. Det åligger varje nämnd att ta fram och besluta om dessa författningsstyrda planer som ska beskriva risker och åtgärder precis som internkontrollplanen. För att förvaltningarna ska slippa dubbelarbete och behöva göra flera olika riskanalyser har Västerås stad utvecklat en riskanalysmodell som uppfyller kraven på författningsstyrda riskanalyser i en och samma process. Riskhanteringsarbetet är således även en integrerad del i internkontrollarbetet och följer årscykeln för intern styrning och kontroll. Syftet med modellen är också att stadens förvaltningar och processe rska arbeta enhetligt och systematiskt med al typ av riskhantering. Integreringen har gjorts möjlig genom att utveckla gemensamma konsekvensområden där alla risker mäts emot, samt använda samma arbetssätt för att identifiera, analysera, värdera, åtgärda och kontrollera riskerna. Konsekvensområdena uppfyller respektive lagstiftnings krav, områdena utgår ifrån lagstiftningarna, och handlar om vad som ska skyddas. Exempelvis liv och hälsa (skydd mot olyckor), regelefterlevnad (kommunallagen internkontroll), miljö och egendom (försäkringsbolagens krav), attraktivitet för staden (besöksnäring). Genomförande av internkontrollplanen 2019 Denna internkontrollplan innehåller inte bara traditionella internkontrollrisker utan även andra risker kopplat till tidigare nämnda lagstiftningar och krav. Genom att arbeta på detta sätt systematiskt uppfyller nämnden och förvaltningen kraven på riskanalys inom de andra lagstiftningarna samtidigt som en internkontrollplan i enlighet med kommunallagen fastslås. Planen har tagits fram i följande steg:

2 2(7) - Identifiering av verksamhetens åtagenden, verksamhetsplanering, kritisk verksamhet (tidskritisk) och mål. - Identifiering av risker kopplat till ovanstående, här fokuseras främst på att identifiera risker kopplat till den verksamhet som anses vara viktigast för verksamheten att bedriva under kommande år. - Analys kopplat till konsekvensområdena. - Värdering/ prioritering. De risker som anses vara allvarliga tas vidare för att koppla åtgärder och kontroller till. - Prioritera risker som ska vara med i internkontrollplanen och som respektive nämnd tycker är av största vikt att ständigt kontrollera och styra. Varje förvaltning har en utbildad analysledare/controller som håller samman arbetet. De allvarligaste riskerna Totalt 3 st. risker varav Tekniskt fel på anläggning, såsom brand, vattenläckage, översvämning, felaktig kemikaliehantering, takras mm Klimatpåverkan Minskade intäkter från anläggningar bl a genom obetalda hyresskulder och konkurser

3 3(7) Visa allvarligaste riskerna. Riskäg are Id Händelse / Orsak / Påverkan 85 Händelse Tekniskt fel på anläggning, såsom t ex brand, vattenläckage, översvämning, felaktig kemikaliehantering och takras Sannolikhet / Datum 3 - Ändamålsen lig och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom Regelefterle vnad Samhällets funktionalit et och grundlägga nde värden Stadens attraktivitet Kontro ll Orsak Oaktsamhet av personal Sabotage Tekniska fel Brister i anläggningen Anlagd Olycka Skyfall Grundvattenpump slutar fungera Översvämningar i Svartån Större snömängder på tak Påverkan Personskada, förlust av egendom, svårighet att genoföra uppdraget, skador på anläggningar, stoppad verksamhet, minskad attraktionskraft

4 4(7) 121 Händelse Klimatpåverkan Orsak Klimatförändringar värmebölja översvämning storm Påverkan Fallna träd på spåren Nedblåsta båtar Elavbrott 26 Händelse Minskade intäkter på anläggningar bl a genom obetalda hyresskulder och konkurser Orsak Obetalda fakturor (föreningar betalar inte) Arrangören i konkurs Påverkan Sämre ekonomi, minskad beläggning, avsteg från stydokument då skuldavskrivningar, avbetalningsplaner görs.

5 5(7) Bilaga - Alla risker som täcks i rapporten Riskägar e Jan Melander Behandlingsst Id Händelse Orsak Påverkan Datum atus 2 Brand i fastighet (oersättliga samlingar) eller anläggningar 31 Hot och våld vid publika arrangemang våldsdåd terrorism 85 Tekniskt fel på anläggning, såsom t ex brand, vattenläckage, översvämning, felaktig kemikaliehantering och takras 34 Politiker är för expansiva (förtätning av bostäder) 6 Översvämning och fuktskador i fastigheter Oaktsamhet av personal Oaktsamhet av besökare Sabotage Tekniska fel Vansinnesdåd Oaktsamhet av personal Sabotage Tekniska fel Brister i anläggningen Anlagd Olycka Skyfall Grundvattenpump slutar fungera Översvämningar i Svartån Större snömängder på tak Rivning av intressanta miljöer Expansion av staden Klimatförändring Skyfall Grundvattenpump slutar fungera Översvämningar i svartån 121 Klimatpåverkan Klimatförändringar värmebölja översvämning storm Personskada, förlust av egendom (oersättliga samlingar), svårighet att genomföra uppdraget, skador på anläggningar, stoppad verksamhet Personskada Egendomsskada Personskada, förlust av egendom, svårighet att genoföra uppdraget, skador på anläggningar, stoppad verksamhet, minskad attraktionskraft Försämrad miljö, minskar attraktionskraften, lekytor exploateras Minskad attraktionskraft, fuktskador, förstört material Fallna träd på spåren Nedblåsta båtar Elavbrott 29 Takras Större snömängder på tak Taket rasar in, personskada 59 Dåligt fungerande chefer eller medarbetarprestation Felrekrytering Sjukdom Brott, felaktigheter - Påbörjad

6 6(7) 61 Driftstörningar i IT-system kan inte lämna ut handlingar, genomföra uppdrag. Booking 55 Brand vid övernattning Anlagd Förtroendekris, personskador 88 Lägre ersättning till barn- och ungdomsidrott Olycka Avsaknad av ersättningsmodell kopplat till befolkning Ökat antal medlemmar Ökat antal föreningar Antal aktiva minskar i förhållande till befolkningsökningen 89 att det inte finns möjligheter och platser för folk att utöva idrott Dålig ekonomi sämre folkhälsa 91 Ekonomin inte tillåter Fel prioritering Leder till exkludering av personer med anpassning/justering av av miljöer så Dålig ekonomi funktionsnedsättningar att de blir tillgängliga för funktionsnedsatta. 79 Vattenläckage i idrottsanläggning Brister i anläggningen Skador på anläggningen, stoppad verksamhet 45 Internkommunikation brister Organisations och ledningsstrktur Sämre styrning och ledning Bristande rutiner och riktlinjer 86 Klubbar avvecklar lag eller går i Dåliga resultat Sämre utbud i västerås konkurs Dålig ekonomi Nämndens trovärdighet i media 87 Folk slutar röra på sig längre upp i åldrarna Hyresskulder Dåliga anläggningar Inte anpassade anläggningar Dålig ekonomi sjunker En sjukare stad sämre folkhälsa och segregation. 90 Att friluftslivet inte utvecklas för att möta efterfrågan 93 Att föreningar inte har möjlighet till nya tränare och att ta emot nya medlemmar 60 Politisk kris Uteblivna nämndmöten, uteblivna beslut om exempelvis bidrag till föreningar eller nya projekt. 78 Felaktig kemikaliehantering i badhusen och ishallar Svårt att identifiera medaktörer svagt friluftsliv Otydlig motpart Staden mindre attraktiv Idella krafter saknas utanförskap Utsläpp Ammoniak Klor 19 Förskingring Illvilja hos personal kontanthantering 28 Drunkning i badhus/friluftsbad Bristande bevakning Sjukdom hos besökare Personskador Minskad attraktivitet Personskada, eventuellt dödsfall

7 7(7) 92 Oklarhet var idrottsfrågor hamnar organisatoriskt 94 Nämnden tappar kontrollen över arenautvecklingen 95 Otydliga gränsdragningar mellan nämnder och förvaltningar 113 Ökade mediakostnader på Rocklundaområdet 26 Minskade intäkter på anläggningar bl a genom obetalda hyresskulder och konkurser otydlig organisation ambitioner i andra nämnder Flera aktörer vill påverka frågan sammanslagningar av nämnder sammanslagningar förvaltningar Nämnden "syns inte" Effekter av nytt varmhyresavtal Ökade priser Ogynnsamt väder Förändringar i verksamhet Obetalda fakturor (föreningar betalar inte) Arrangören i konkurs 96 Uppläggningsplatser för båtar är för få Dåligt med utrymme Beroende av exploateringtrycket otydlighet gentemot föreningar och enskilda Ingen utveckling Okontrollerad kostnadsbild Otydligt ägarskap i frågan Frågor hanteras i andra nämnder än där de hör hemma Nämnden kan tappa frågor Ökade kostnader Minskad verksamhet Sämre ekonomi, minskad beläggning, avsteg från stydokument då skuldavskrivningar, avbetalningsplaner görs. Båtägarna blir arga och mediala