Sammanfattning årsplan 2018

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Sida 1 (1) Diarienr IFN 2017/ Sociala nämndernas förvaltning Maria Dag Epost: maria3.dag@vasteras.se Kopia till Kommunstyrelsen Individ- och familjenämnden Sammanfattning årsplan 2018 Förslag till beslut Individ- och familjenämnden beslutar godkänna Sammanfattning årsplan Till sammanfattning årsplan bifogas internkontrollplan samt reviderade styrkort avseende medarbetardelen. Ärendebeskrivning Enligt beslut i fullmäktige i juni tilldelas individ- och familjenämnden för 2018 en budgetram på 805,5 mkr. I ramen ingår löne- och priskompensation, kompensation för ökade behov samt ett rationaliseringskrav. Inför 2018 är utgångspunkten en budget i balans, varför sammanfattning årsplan redogör för hur nämnden avser att nå en budget i balans med tillhörande åtgärdsplan.

2 Internkontrollplan Riskanalys Dnr IFN 2017/ (12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Internkontrollplan - Riskanalys Individ- och familjenämnden

3 Internkontrollplan Riskanalys Dnr IFN 2017/ (12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Introduktion Riskhantering och intern kontroll är en del av styrsystemet i Västerås stad, och gäller för Västerås stad samt i tillämpliga delar för kommunens helägda bolag antogs nya riktlinjer och anvisningar för arbetet (Se insidan, Riskanalys och internkontroll under Så jobbar vi ). Internkontroll finns beskrivet i kommunallagen och ställer krav på att kommunen systematiskt ska arbeta med internkontroll dokumenterad och beslutad (i respektive nämnd) i en internkontrollplan. Internkontrollarbetet grundar sig i en riskanalys där verksamhetens risker identifieras, analyseras, åtgärdas och kontrolleras under året. Riskanalysens syfte är att på ett strukturerat sätt identifiera de största riskerna som kan påverka verksamheten att uppnå sina mål samt att prioritera sina risker för att lägga fokus på rätt risker och rätt åtgärder. Internkontrollarbetet följer årscykeln för planering och budget, varje år ska en internkontrollplan tas fram för nästkommande år, samtidigt implementeras den plan som antogs föregående år, och föregående års genomförande följs upp. Västerås stads integrerade modell Utöver internkontroll finns ett antal andra författningsstyrda planer som bygger på riskanalyser, exempelvis Lag om extraordinära händelser, lag om skydd mot olyckor, arbetsmiljölagstiftning, försäkringsbolagens krav på strategiska riskanalyser, säkerhetsskyddslagen m.fl. Det åligger varje nämnd att ta fram och besluta om dessa författningsstyrda planer som ska beskriva risker och åtgärder precis som internkontrollplanen. För att förvaltningarna ska slippa dubbelarbete och behöva göra flera olika riskanalyser har Västerås stad utvecklat en riskanalysmodell som uppfyller kraven på författningsstyrda riskanalyser i en och samma process. Riskhanteringsarbetet är således även en integrerad del i internkontrollarbetet och följer årscykeln för intern styrning och kontroll. Syftet med modellen är också att stadens förvaltningar och processer ska arbeta enhetligt och systematiskt med all typ av riskhantering. Integreringen har gjorts möjlig genom att utveckla gemensamma konsekvensområden där alla risker mäts emot, samt använda samma arbetssätt för att identifiera, analysera, värdera, åtgärda och kontrollera riskerna. Konsekvensområdena uppfyller respektive lagstiftnings krav, områdena utgår ifrån lagstiftningarna, och handlar om vad som ska skyddas. Exempelvis liv och hälsa (skydd mot olyckor), regelefterlevnad (kommunallagen internkontroll), miljö och egendom (försäkringsbolagens krav), attraktivitet för staden (besöksnäring). Genomförande av internkontrollplanen 2018 Denna internkontrollplan innehåller inte bara traditionella internkontrollrisker utan även andra risker kopplat till tidigare nämnda lagstiftningar och krav. Genom att arbeta på detta sätt systematiskt uppfyller nämnden och förvaltningen kraven på riskanalys inom de andra lagstiftningarna samtidigt som en internkontrollplan i enlighet med kommunallagen fastslås.

4 Internkontrollplan Riskanalys Dnr IFN 2017/ (12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Planen har tagits fram i följande steg: - Identifiering av verksamhetens åtaganden, verksamhetsplanering, kritisk verksamhet (tidskritisk) och mål. - Identifiering av risker kopplat till ovanstående, här fokuseras främst på att identifiera risker kopplat till den verksamhet som anses vara viktigast för verksamheten att bedriva under kommande år. - Analys kopplat till konsekvensområdena. - Värdering/ prioritering. De risker som anses vara allvarliga tas vidare för att koppla åtgärder och kontroller till. - Prioritera risker som ska vara med i internkontrollplanen och som respektive nämnd tycker är av största vikt att ständigt kontrollera och styra. Varje förvaltning har en utbildad analysledare/controller som håller samman arbetet. Riskanalys har genomförts 2015 av verksamheten. Man identifierade ett antal allvarliga risker och kopplade åtgärder till dessa. Samma risker har sedan identifierats 2016 och 2017 vilket innebär att de vidtagna åtgärderna inte har haft önskad effekt skulle riskerna minskas genom utbildning av personal skulle riskerna minskas genom revidering och förbättring av processer och rutiner i ledningssystemet (Insidan). Inför 2018 ämnar nämnden göra på ett förändrat arbetssätt. Internkontrollens risker och åtgärder samt kontroller av dessa åtgärder har inför 2018 kopplats ihop med nämndens egenkontroller. Egenkontroll är ett sätt att systematiskt följa upp och utvärdera den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. (SOSFS 2011:9) Nämnden har en väl inarbetad rutin för hur egenkontrollerna ska gå till. Flera av riskerna på internkontrollplanen kan redan idag kopplas till de kontroller som görs i egenkontrollsarbetet. Under 2018 kommer detta arbete att tydliggöras och enheterna kommer att i sina egenkontroller bättre se den koppling som finns till riskerna på internkontrollplanen. Nedan redogörs den egenkontroll som enheterna ska göra. Under den finns nämndens risker i tabellform. På några av riskerna återkommer samma text som finns nedan under rubriken egenkontrollsplan Detta för att göra kopplingen mellan internkontrollsplanen och egenkontrollsplanen ännu tydligare.

5 Internkontrollplan Riskanalys Dnr IFN 2017/ (12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Egenkontrollsplan 2018 Egenkontroll av handläggning och dokumentation rättssäkerhet Kontroll av rättssäkerhet på Individ och familjenämndens (IFN) enheter BoU utredning, BoU samhällsvård, Familjehemsenheten, Flyktingenheten, Bostadssociala enheten, Enheten för vuxna med missbruk, Socialkontor ekonomi samt Sociala enheten, sker enligt nedanstående tre områden. Delaktighet; framgår det av dokumentation att den enskilde varit delaktig i genomförd behovsutredning. Kommunicering; framgår det av dokumentation att beslutsunderlag kommunicerats med part. Skäliga utredningstider; i de fall det finns lagstadgade tidsgränser så sker kontroll utifrån detta annars i förhållande till skyndsamt genomförande/skälig tid. Kontroll av rättssäkerhet vid Mottagning Individ och familj sker enligt nedanstående område: Förhandsbedömningar: Kontroll av skyddsbedömning inom 24 timmar, färdigställd förhandsbedömning inom 14 dagar och barns delaktighet. Barnperspektiv: Kontroll av om barnperspektivet har beaktas vid utredning och beslutsfattande i ärenden som indirekt påverkar barnet (ekonomiskt bistånd, bistånd till vuxna). Genomförande Egenkontrollerna genomförs utifrån ett enhetligt tillvägagångssätt och under samma tidsperiod, för samtliga enheter. Egenkontrollerna sker genom aktgranskning varje tertial under året. Syftet är att skapa enhetliga och mellan enheterna jämförbara egenkontroller. Egenkontrollerna genomförs av tjänstemän på respektive enhet med stöd av strateg. Enheterna kommer att genomföra egenkontroller på andra enheter än sina egna. Strateg medverkar vid egenkontrollen. Tjänstemännen ansvarar för att genomföra egenkontrollerna utifrån befintlig tidsplan och befintliga granskningsmallar. Strateg ansvarar för att sammanställa materialet och bedöma resultatet av egenkontrollerna. Tjänstemän som genomfört egenkontrollen ansvarar för att återkoppla resultatet av egenkontrollerna till sin egen enhet. Egenkontroll av metoder och arbetssätt Kontroll av att verksamheten på IFN:s enheter bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Genomförande Strateg och kvalitetshandläggare gör en undersökning av hur information och förankring av processer och rutiner genomförs på enheterna. Strateg och kvalitetshandläggare gör en undersökning av hur väl kända rutiner och processer är hos medarbetarna på enheterna. Undersökningen sker genom enkäter till medarbetarna.

6 Internkontrollplan Riskanalys Dnr IFN 2017/ (12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Strateg och kvalitetshandläggare gör aktgranskning varje tertial för att kontrollera om handläggningen görs enligt processer och rutiner. En detaljerad plan för hur dessa granskningar ska genomföras kommer att tas fram under vintern Riskanalys Internkontroll Egenkontroll De allvarligaste riskerna Totalt 6 st. risker varav 1 st. att behandla 5 st. under behandling 0 st. att acceptera 0 st. accepterad

7 Internkontrollplan Riskanalys Dnr IFN 2017/ (12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Inte kunna erbjuda insats utifrån behov i rimlig tid Riskägare Id Händelse / Orsak / Påverkan Teresia 38 Händelse Inte kunna erbjuda insats utifrån behov i rimlig tid Orsak Personalbrist 3 - Sannolikhet / Datum Ändamålsenli g och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom Regelefterlevn ad Samhällets funktionalitet och grundläggand e värden Stadens attraktivitet Kontroll Påverkan Personskada, brister i verksamheten Behandlingsst Behandling Behandlingsnamn Ansvarig Behandling atus färdig Kostnad Likvärdiga bedömningar hela SNF Teresia Förebygg Förslag Ej angivet Behandlingsplan: Hela förvaltningen bedömer behov utifrån samma kriterier. Riktlinjer för vissa insatser gemensamma. Enhetschefer Bedömt kvarvarande ansvarar för att under 2018 undersöka vilka insatser som är gemensamma och ta fram gemensamma riktlinjer och rutiner för dessa.

8 Internkontrollplan Riskanalys Dnr IFN 2017/ (12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Återkommanande missförhållanden Riskägare Id Händelse / Orsak / Påverkan Teresia 42 Händelse Återkommande missförhållanden 4 - Sannolikhet / Datum Ändamålsenli g och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom Regelefterlevn ad Samhällets funktionalitet och grundläggand e värden Stadens attraktivitet Kontroll Orsak Ändrade rutiner efterlevs inte Påverkan Fortsatta missförhållanden Behandlingsst Behandling Behandlingsnamn Ansvarig Behandling atus färdig Kostnad Arbeta annorlunda Teresia Förebygg Påbörjad Ej angivet Behandlingsplan: Förvaltningen behöver se till att alla medarbetare arbetar efter de nya rutiner som tas fram efter upptäckta Bedömt kvarvarande missförhållanden. Kontroll av att verksamheten på IFN:s enheter bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens Ej angivet ledningssystem. Strateg och kvalitetshandläggare gör en undersökning av hur information och förankring av processer och rutiner genomförs på enheterna. Strateg och kvalitetshandläggare gör en undersökning av hur väl kända rutiner och processer är hos medarbetarna på enheterna. Undersökningen sker genom enkäter till medarbetarna.

9 Internkontrollplan Riskanalys Dnr IFN 2017/ (12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Felaktig handläggning Riskägare Id Händelse / Orsak / Påverkan Teresia 16 Händelse Felaktig handläggning 4 - Sannolikhet / Datum Ändamålsenli g och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom Regelefterlevn ad Samhällets funktionalitet och grundläggand e värden Stadens attraktivitet Kontroll Orsak Felaktiga och röriga rutiner och checklistor på Insidan. Påverkan Felaktig handläggning och beslut Behandlingsst Behandling Behandlingsnamn Ansvarig Behandling atus färdig Kostnad Genomgång av dokument Teresia Förebygg Påbörjad Ej angivet Behandlingsplan: Ordentlig och djupgående genomgång av dokument i kvalitetsledningssystemet på Insidan. Bedömt kvarvarande Ej angivet Utbildningar 4C - Emelie Förebygg Förslag Ej Olsson angivet Behandlingsplan: Utbildningar (interna och externa) med fokus på rutiner (som uppdateras kontinuerligt), bemötande mm Bedömt kvarvarande Ej angivet

10 Internkontrollplan Riskanalys Dnr IFN 2017/ (12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Fel eller uteblivna insatser Riskägare Id Händelse / Orsak / Påverkan Teresia 39 Händelse Fel eller uteblivna insatser 3 - Sannolikhet / Datum Ändamålsenli g och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom Regelefterlevn ad Samhällets funktionalitet och grundläggand e värden Stadens attraktivitet Kontroll Orsak Ingen informationsöverföring Påverkan Bristande omvårdnad/stöd. Behandlingsst Behandling Behandlingsnamn Ansvarig Behandling atus färdig Kostnad Rutiner Teresia Begränsa Påbörjad Ej angivet Behandlingsplan: Gå igenom eller ta fram rutiner för överföring mellan olika instanser med beskrivning av vilken, och hur, information Bedömt kvarvarande ska överföras. Ej angivet

11 Internkontrollplan Riskanalys Dnr IFN 2017/ (12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Lämna ut sekretessbelagda uppgifter Riskägare Id Händelse / Orsak / Påverkan Teresia 3 Händelse Lämna ut sekretessbelagda uppgifter 3 - Sannolikhet / Datum Ändamålsenli g och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom 3 3 Regelefterlevn ad Samhällets funktionalitet och grundläggand e värden Stadens attraktivitet Kontroll Orsak Slarv, stress, okunskap Påverkan Sekretessbelagda uppgifter kan lämnas till obehörig Behandlingsst Behandling Behandlingsnamn Ansvarig Behandling atus färdig Kostnad Utredas och ta fram rutin Teresia Förebygg Påbörjad Ej angivet Behandlingsplan: Utredas och ta fram rutin. Utreda och kartlägga processerna. Ta fram rutin för SNF och sen enhetsnivå. Bedömt kvarvarande Ej angivet

12 Internkontrollplan Riskanalys Dnr IFN 2017/ (12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Riskägare Id Händelse / Orsak / Påverkan Teresia 28 Händelse Stor personalomsättning Sannolikhet / Datum 4 - Ändamålsenli g och effektiv verksamhet Liv och hälsa Miljö och egendom Regelefterlevn ad Samhällets funktionalitet och grundläggand e värden Stadens attraktivitet Kontroll Orsak Hög arbetsbelastning Brist på socionomer Påverkan Tappar fart i verksamheten Behandlingsst Behandling Behandlingsnamn Ansvarig Behandling atus färdig Kostnad Fortsatt överrekrytering 4C - Emelie Förebygg Förslag Ej Olsson angivet Behandlingsplan: Fortsatt överrekrytering för att minska arbetsbördan och på så sätt skapa en trivsam arbetsplats. Bedömt kvarvarande Ej angivet Kompetensförsörjning Teresia Förebygg Påbörjad Ej angivet Behandlingsplan: Fortsatt arbete med aktiviteter inom strategisk kompetensförsörjning. Bedömt kvarvarande Ej angivet

13 Internkontrollplan Riskanalys Dnr IFN 2017/ (12) Handläggare: Teresia Ritwa Frang Sociala nämndernas förvalting Bilaga - Alla risker som täcks i rapporten Behandlingsstat Riskägare Id Händelse Orsak Påverkan Datum us Teresia 38 Inte kunna erbjuda insats utifrån behov i Personalbrist Personskada, brister i verksamheten - Förslag rimlig tid Teresia 42 Återkommande missförhållanden Ändrade rutiner efterlevs inte Fortsatta missförhållanden - Påbörjad Teresia 16 Felaktig handläggning Felaktiga och röriga rutiner och checklistor Felaktig handläggning och beslut - Påbörjad på Insidan. Teresia 39 Fel eller uteblivna insatser Ingen informationsöverföring Bristande omvårdnad/stöd. - Påbörjad Teresia 3 Lämna ut sekretessbelagda uppgifter Slarv, stress, okunskap Sekretessbelagda uppgifter kan lämnas till - Påbörjad obehörig Teresia 28 Stor personalomsättning Hög arbetsbelastning Brist på socionomer Tappar fart i verksamheten - Påbörjad

14 Styrkort IFN, medarbetardelen Rev Dnr: IFN 2017/ Vi har engagerade medarbetare med rätt kompetens Individ- och familjenämndens framgångsfaktorer för att nå målet är: 1. SNF har ett tillåtande och öppet arbetsklimat där medarbetarna är delaktiga i verksamhetsutvecklingen 2. Alla tillsvidaretjänster är tillsatta av medarbetare som uppfyller kravprofilen för tjänsten. Uppföljningen av indikatorerna och styrtalen beskrivs i tabellerna nedan. 1. SNF har ett tillåtande och öppet arbetsklimat där medarbetarna är delaktiga i verksamhetsutvecklingen Indikator Styrtal Ansvarig Mätmetod När/frekvens Det är ett gott ledarskap inom SNF HME- värde över 75 Personalchef Medarbetarundersökning 1 g/ år Medarbetare och chefer upplever att de har en rimlig arbetsbelastning HRI- värde över 35 Kasam- värde Personalchef Stamina, Kraftkartan 3 ggr/ år över 50% Medarbetarna kommer med nya förslag kring utveckling av verksamheten Antal idéer som effektiviserat/ förbättrat verksamhetens kvalité på något vis ska vara minst en per enhet och tertial Enhetschef Antal verkställda idéer följs upp på APT Tertial 2. Alla tillsvidaretjänster är tillsatta av medarbetare som uppfyller kravprofilen för tjänsten Indikator Styrtal Ansvarig Mätmetod När/frekvens Vi hittar rätt person med rätt kompetens vid rekrytering till våra verksamheter Vid rekrytering leder 80% till anställning vid första annonstillfället Personalchef Statistik från HR center Tertialvis Vi har en personalomsättning som understödjer en naturlig och sund kompetensrörlighet Extern personalomsättning är mellan 8-12% Personalchef Statistik från personalsystem Halvårsvis

15 Styrkort IFN, medarbetardelen Rev Dnr: IFN 2017/ Uppföljning av följekort I följekorten finns de verksamhetsmått och nyckeltal som nämnden vill följa för att ha kontroll på att verksamheten genomförs så att de fyra övergripande målen uppnås. Medarbetare Vi följer indikatorer utifrån vårt arbete enligt modellen ARUBA: Attrahera Rekrytera Utveckla Behålla Avsluta Indikatorer Ansvarig Mätmetod Frekvens/när? ATTRAHERA Antal ansökningar per rekrytering som HR- konsult Via system Månadsvis uppfyller kravprofilen. Uppdelat på olika kategorier; socialsekreterare, biståndshandläggare, teamledare, chefer, övriga Antal ansökningar totalt per rekrytering HR- konsult Via system Månadsvis Antal gilla/delningar av annonser i sociala HR- konsult Månadsvis medier Antal följare #SNFvasteras HR- konsult Månadsvis Gilla markering/inlägg i #SNFvasteras HR- konsult Månadsvis Antalet besökare på mässor och karriärdagar HR- konsult Återkoppling t PC Efter mässa el liknande Besöksfrekvens på hemsidans Socionomsida HR- konsult Tertial Antal aktiva ambassadörer HR- konsult Juni, dec REKRYTERA Antal praktikanter VFU- Terminsvis samordnare Antal studentmedarbetare PC Juni, dec Andel interna ansökningar inom SNF och HR- konsult Via system Månadsvis inom staden Rekryteringsprocessen hur upplever HR- konsult Enkät el Juni, dec intervjuade kandidater processen? liknande Antal som rekryterats via tips HR- konsult Lön jmf med närliggande kommuner PC Statistik Årsvis efter avslutad löneöversyn UTVECKLA Andel individuella medarbetarplaner med mål och utveckling (Antal planer delat på antal anställda) Introduktionsprogrammet ska upplevas som givande Kompetensmodeller ska upplevas som ett stöd vid ex medarbetarsamtal Interna karriärvägar (där rekrytering skett internt) - Antal seniorhandläggare - Antal teamledare Chef Medarbetarsamtal HT PC Utvärdering 2 ggr/ år Chef, PC Uppföljning Dec HR- konsult Via system Tertial

16 Styrkort IFN, medarbetardelen Rev Dnr: IFN 2017/ Indikatorer Ansvarig Mätmetod Frekvens/när? - Antal chefer Antal som går stadens aspirantprogram PC Vid antagning BEHÅLLA Kränkande särbehandling Chef I det dagliga, vid medarbetarsamtal mm. Årlig revision Löpande Årsvis Arbetsskador och tillbud Chef, KIA Löpande medarbetare Sjukfrånvaro PC Statistik Tertial Årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet PC Årlig revision Årsvis Andel chefer och teamledare som har gått PC Uppföljning Årsvis arbetsmiljöutbildning STAMINA: HRI-mått Chef Stamina Var 4:e månad STAMINA: Kasam Chef Stamina Var 4:e månad Löneutveckling FC, PC Löneanalys Årsvis i samband med löneöversyn AVSLUTA Intern personalomsättning PC Statistik Halvårsvis Extern personalomsättning PC Statistik Halvårsvis Avslutssamtal HR- konsult Analys Halvårsvis Antal återvändare HR- konsult Tertial

17 Dnr: IFN 2017/ Sammanfattning årsplan 2018 Individ- och familjenämnden Soc nämndernas förvaltning Västerås Dag, Maria

18 VÄSTERÅS STAD Innehållsförteckning 1. Sammanfattning planerad verksamhet Bedömning av förutsättningarna Ekonomiska förutsättningar INVESTERINGAR Beskrivning av eventuella utmaningar/problemområden ÅTGÄRDSPLAN... 8 Bilagor Bilaga 1: Internkontrollplan Bilaga 2: Reviderade styrkort, medarbetardelen 2

19 VÄSTERÅS STAD Sammanfattning planerad verksamhet 2018 Individ- och familjenämnden svarar för de kommunala socialpolitiska frågorna med tillhörande myndighetsutövning. Omorganisation En delning av sociala nämndernas förvaltning kommer att ske inför En ny förvaltning, Individ och familjeförvaltningen föreslås och organisation beslutas av KF under Flykting och ensamkommande barn Ett hem för vård och boende (HVB) som kan hantera ungdomar med bredare problematik planeras till Pilotprojektet Etableringsresurs visar på goda resultat, ca 85 % av deltagarna går vidare i arbete och/eller studier. Implementering av projektet planeras till 2018 men beslutas av individ och familjenämnden i november Tillfälligt boende Ett tillfälligt boende som kan ersätta vandrarhems- och hotellkostnader, planeras inför Boendet har möjlighet att ta tre emot familjer totalt max 12 personer. Bostäder ungdomar/unga vuxna Boendekedjan för ungdomar som ex är färdigbehandlade för behov av insatser från socialtjänsten ses över. Förvaltningen planerar för ytterligare boendelösningar med stöd riktat till ungdomar/unga vuxna. Förtroendetandläkare En funktion som förtroendetandläkare har upphandlats och införts. Syftet är att vara sakkunnig i bedömningen av föreslagen tandvårdsbehandling i förhållande till behovet av nödvändig tandvård och kostnad. Öka antalet fältarbetande socialsekreterare Inför 2018 har kommunfullmäktige omfördelat till nämnden en budgetram för utökning av fältarbetande socialsekreterare. Funktionen syftar till att arbeta uppsökande med tidiga insatser. 3

20 VÄSTERÅS STAD Tillnyktringsenhet I samverkan med region Västmanland kommer en ny tillnyktringsenhet startas september Nämndens andel av kostnaden uppgår helår 3,5 mkr. Lågtröskelsysselsättning platser Sysselsättningsskapande åtgärder/verksamhet bör utvecklas för målgruppen med olika sociala problem som missbruk, psykisk ohälsa, mm. Lågtröskelsysselsättning bör utredas och utvecklas under Bedömning av förutsättningarna Utökning av kuratorstjänster på ungdomsmottagningen För att svara upp mot styrdokumentet för ungdomsmottagningarna i Västmanland skulle det behövas en utökning av kuratorstjänster. Kostnaden för utökningen beräknas till 2,2 mnkr. Nämnden saknar medel för denna utökning och kommer därmed inte göra några åtgärder under Bostäder för sociala ändamål och flykting Oklart om nämnden kommer att få nya statliga medel från sk byggbonus för satsning på bostäder för sociala ändamål och flykting. Nämnden kommer att erhålla 2,9 mkr 2018 för att ha möjlighet att behålla ensamkommande asylsökande som fyller 18 år. Beroende på vad nämnden fattar för beslut inför 2018 kommer det krävas boendeplatser i form av stödboende och bostäder för denna målgrupp. Hur många detta berör kommer vara avhängigt Migrationsverkets beslut i beviljandet av uppehållstillstånd under Extra akut-/härbärgesplatser Mer kostnadseffektiva lösningar för extra akut-/härbärgesplatser har tagits fram till vintern Under nov-mars utökades akutplatserna på Eken med 5 extra platser, detta till en kostnad av 0,6 mnkr. Samma utökning kommer att göras även nov-mars , men denna vinter till en kostnad av 0,4 mnkr. Sociala insatsgrupper Den gemensamma avsiktsförklaringen som tecknats mellan polisen och Västerås stad är att etablera arbetssättet sociala insatsgrupper för att bryta en kriminell livsstil hos unga med hög risk för fortsatt kriminalitet. För denna verksamhet har nämnden tilldelats budgetmedel 2018 om 1,2 mkr, motsvarande 2,0 årsarbetare. 4

21 VÄSTERÅS STAD Krisstöd Krisstödet föreslås övergå i ordinarie verksamhet. Verksamheten syftar till att ge familjer akut och planerat stöd i samband med att våld/misstanke om våld upptäckts. Vidare att motivera att ta emot långsiktigt stöd. Ett utvecklat krisstöd innebär bland annat färre återaktualiseringar, reducerade vårdkostnader i form av minskat behov av utredningsplaceringar och familjehemsplaceringar. Gemensamt stödteam NF/IFN Under flera år har detta bedrivits i projektform, och inför 2018 föreslås denna verksamhet att permanentas. Syftet är att fler familjer med barn och ungdomar i åldern 5-15 år, som har en sammansatt problematik utifrån en funktionsnedsättning och samtidig social problematik, ska få en fungerande vardag så att barnen/ungdomarna kan växa upp i det egna hemmet. Finansiering för denna verksamhet sker inom befintlig ram genom omprioriteringar/omfördelningar. Ny förvaltningslag Ny förvaltningslag föreslås träda i kraft 1 juli 2018 som syftar till att stärka den enskildes rättssäkerhet i kontakt med myndigheter och att snabba på ärendehanteringen. En konsekvens av det nya lagförslaget är längre utredningstider och förhöjda kostnader gällande auktoriserade översättningar. Tillfälliga platser regionen abstinensvård En bedömnings- och samverkansfunktion har återskapats av beroendesektionen i Regionen, vilken finns tillgänglig för kommunens socialtjänst. I november 2017 återgår beroendesektionen till att kunna erbjuda patienter/klienter planerad abstinensbehandling i slutenvård i form av två platser, vilket gäller fram till att den nya tillnyktringsenheten öppnar. Åtgärden bedöms minska behovet av köpt abstinensvård. 3. Ekonomiska förutsättningar 2018 Enligt beslut i kommunfullmäktige i juni tilldelades individ- och familjenämnden en budgetram om 808,5 mkr för verksamhetsår Den tilldelade ramen består av generella pris- och löneuppräkningar samt ökad budgetram med anledning av ökade behov och/eller tillkomna uppdrag. 5

22 VÄSTERÅS STAD Nedan tabell visar på fullmäktiges fördelning av den erhållna budgetramen. mkr Ram 2018 beslutat av KF 805,50 Ram ,60 Avgår byggbonus -4,50 Pris- och löneuppräkning 13,90 Rationaliseringskrav 0,3% -1,70 Försörjningsstöd demografi 2,90 Försörjningsstöd flyktinggrupp ,40 Vårdkostnader demografi 3,70 Sociala insatsgrupper 1,20 Fältande socialsekreterare 2,00 Prognosen för tertial 2 visar på ett underskott motsvarande -11,7 mkr exkl flykting. Vidare har nämnden ökade behov för verksamhetsår 2018 motsvarande 5,3 mkr, vilket saknar finansiering i den tilldelade ramen från kommunfullmäktige. 1 juni 2017 infördes en ny ersättningsmodell för ensamkommande flyktingbarn, vilket innebär att nämnden får lägre kompensation från Migrationsverket. Under 2017 har åtgärder vidtagits i form av omställning från HVB-hem till mindre kostsamma boendeformer exempelvis stödboende. Detta i syfte att kunna möta den minskade kompensationen från Migrationsverket Investeringar Nämnden har ingen egen tilldelad investeringsram för kommande år för övriga inventarier. Behov av investering avseende övriga inventarier uppgår till ca 300 tkr för verksamhetsår Hänförs främst till förändrade lokalytor inom myndighetskontoren. 4. Beskrivning av eventuella utmaningar/problemområden Den senaste prognosen för individ- och familjenämnden exkl flykting pekar på ett underskott motsvarande -11,7 mkr. Underskottet i prognosen är främst hänfört till höga externa vårdkostnader avseende vuxna/missbruk samt externa vårdkostnader för våld i nära relationer. Svårigheten med att rekrytera egna socionomer, har medfört en hög grad av inhyrda konsulter. Även detta en merkostnad som bidragit till nämndens prognosunderskott för

23 VÄSTERÅS STAD Vidare har nämnden ökade behov inför 2018, vilket saknar finansiering i den tilldelade ramen från kommunfullmäktige sammantaget -5,3 mkr. De ökade behoven består av nya satsningar 2018 samt ej full kompensation av tidigare fattade beslut. Inför 2018 har nämnden blivit tilldelad 2,4 mkr i sin ram för tillnyktringsenhet. Avvikelsen om 1,0 mkr kommer att finansieras inom befintlig ram genom omprioriteringar/omfördelningar. Se nedan tabell för ökade behov. mkr Satsningar ,90 Utökat krisstöd 4,0 åa 2,60 Extra akutplatser Eken 0,60 Gemensamt stödteam IFN/NF 0,70 Ej full kompensation ,40 Fältarbetande socialsekreterare 0,40 Tillnyktringsenhet 1,00 SUMMA 5,3 Den höga kostnadsutvecklingen som återfinns i prognosen för 2017 är som nämnt ovan hänfört vuxen/missbruksområdet, där den stora andelen är behov av olika boendeplatser. Med anledning av det kommer ett arbete att påbörjas under 2018 i syfte att öppna fler boenden inför Bostäder för personer med samsjuklighet, missbruk och samtidig psykisk funktionsnedsättning samt omvårdnadsboenden för personer med missbruk och fysiska och/eller psykiska problem är idag de boendeformer som är identifierade, där ett utökat behov finns. Delårsrapport 2 visar på en ökning av antal klienter utsatta för våld i nära relationer. Behovet av placeringar i stödboenden och skyddade boenden har därmed ökat, vilket medför höga kostnader. Allteftersom arbetet med våld i nära relationer uppmärksammas och intensifieras, ökar behovet av stöd till denna målgrupp. Myndighetsutövningen har till följd av detta ett ökat inflöde och ökat tryck. I syfte att möta detta ses den organisatoriska strukturen över. Enligt nämndens styrkort och indikatorn Andel ej återaktualiserade personer ett år efter avslutad utredning och insats, skall ett styrtal om 74 % eller högre uppnås för både ungdomar och vuxna. Enligt senaste jämförelsestatistik har resultatet försämrats mellan åren 2015 och 2016 (ca 15%). Satsning på tidiga insatser av bland annat krisstöd förväntas ge effekt på antal ej återaktualiserade klienter. Vidare har även ett arbete påbörjats och kommer att fortsätta pågå under 2018, 7

24 VÄSTERÅS STAD där det inrapporterade data behöver säkerställas. Eventuella åtgärder kommer att vidtas utifrån resultatet Åtgärdsplan mkr Ram 2018 beslutat av KF 805,5 Utmaningar ,0 Prognos ,7 Ökade behov 2018=saknar finansiering 5,3 Besparingsåtgärder -17,0 Rationaliseringsåtgärder -9,3 Övriga åtgärder Ekonomi i balans -7,7 SUMMA 805,5 Avvikelse Ekonomi i balans (mkr) 0,0 Avvikelse Ekonomi i balans (%) 0,0% Inför verksamhetsår 2018 har individ- och familjenämnden en utmaning motsvarande 17,0 mkr att hantera. Enligt planeringsinriktningen var rationaliseringskravet 0,8 %, vilket innebar 3,0 mkr för denna nämnd. Nämnden har arbetat vidare med de rationaliseringsåtgärder som lyftes i samband med planeringen för verksamhetsår 2018, och har resulterat i rationaliseringsåtgärder motsvarande ca 3,0 %. En besparingseffekt motsvarande 9,3 mkr. Vidare har nämnden sett över övriga åtgärder och/eller omfördelningar, i syfte att vara i balans med fullmäktiges tilldelade budgetram samt finansiera de uppdrag som saknar finansiering inför En effekt motsvarande 7,7 mkr. Förtroendetandläkare Bedömningen är att inför 2018 kommer det utbetalda biståndet för tandvård att minska med omkring 50 %, en besparingseffekt motsvarande 1,1 mkr. Andra boendelösningar Se över andra lösningar gällande övergångslägenheter i syfte att minska kostnader för tillfälliga boenden (vandrarhem och hotell). Nämnden planerar att nyttja rum på Skepparbacken, som kan användas som tillfälliga bostäder för familjer. En besparingseffekt motsvarande 0,85 mkr. Utredningslägenhet Denna åtgärd syftar till att minska köp av plats på utredningshem där frågeställningen är sviktande omsorg på hemmaplan. Nämnden har idag tillgång 8

25 VÄSTERÅS STAD till en sådan lägenhet och en andra lägenhet är på ingång. Utifrån de beräkningar och bedömningar nämnden har gjort, förväntas en besparingseffekt motsvarande ca 3,6 mkr d v s köp av 1,0 årsplacering. Bostad först Denna åtgärd syftar till att ytterligare 10 st lägenheter ingår i modellen Bostad först, som ett led i att minimera och motverka hemlöshet. Bostad först avser till att klienter erbjuds eget kontrakt med tillhörande stöd. Åtgärden förväntas minska externa kostnader för stöd- och behandlingsboende motsvarande ca 4,0 årsplaceringar. Besparingseffekt om ca 0,8 mkr för nämnden. Kommentus-upphandling Denna åtgärd syftar till reglerade vårddygnsavgifter och uppsägningstider avseende vuxna HVB-hem samt konsulentstödda familjehem inom barn- och ungdom, genom upprättade avtal. Åtgärden innebär att en hög grad av avtalstrohet, kommer att innebära minskade vårdkostnader. En bedömning har gjorts där ramtroheten bör kunna uppgå till 90 %, med ett reserverande om att 2018 är det år då en successiv ramtrohet sker. Detta med anledning av redan påbörjade placeringar från 2017 som kommer att fortlöpa även under Inom ramen för denna upphandling finns ca 100 leverantörer anslutna, varför 90 % ramtrohet utifrån de vårdbehov som föreligger hos klienter bör kunna nås. Nämnden bedömer en besparingseffekt motsvarande ca 3,0 mkr. Övriga åtgärder Ekonomi i balans Under 2017 har nämnden haft en hög merkostnad för inhyrda konsulter. Intentionen är att fortsätta arbeta med olika bemanningsstrategier, i syfte att attrahera och rekrytera anställd personal på alla vakanta tjänster. Övriga åtgärder som ger effekt för en ekonomi i balans, i förhållande till den tilldelade budgetramen är enligt följande: Lägre förhandlat avtal akut- och härbärgeplatser Eken Tolkkostnader och andra kostnader hänförd flyktingsgruppen(finansieras via statsbidrag) Senarelagd drift september 2018 Tillnyktringsenheten 9