Internkontrollplan - Riskhantering

Transkript

1 1(14) - Introduktion intern kontroll är en del av styrsystemet i Västerås stad, gäller för Västerås stad samt i tillämpliga delar för kommunens helägda bolag antogs nya riktlinjer anvisningar för arbetet (Se insidan, Riskanalys internkontroll under Så jobbar vi ). Internkontroll finns beskrivet i kommunallagen ställer krav på att kommunen systematiskt ska arbeta med internkontroll dokumenterad beslutad (i respektive nämnd) i en internkontrollplan. Internkontrollarbetet grundar sig i en riskanalys där ens risker identifieras, analyseras, åtgärdas kontrolleras under året. Riskanalysens syfte är att på ett strukturerat sätt identifiera de största riskerna som kan påverka en att uppnå sina mål samt att prioritera sina risker för att lägga fokus på rätt risker rätt åtgärder. Internkontrollarbetet följer årscykeln för planering budget, varje år ska en internkontrollplan tas fram för nästkommande år, samtidigt implementeras den plan som antogs föregående år, föregående års genomförande följs upp. Västerås stads integrerade modell Utöver internkontroll finns ett antal andra författningsstyrda planer som bygger på riskanalyser, exempelvis Lag om extraordinära händelser, lag om skydd mot olyckor, arbetsmiljölagstiftning, försäkringsbolagens krav på strategiska riskanalyser, säkerhetsskyddslagen m.fl. Det åligger varje nämnd att ta fram besluta om dessa författningsstyrda planer som ska beskriva risker åtgärder precis som internkontrollplanen. För att förvaltningarna ska slippa dubbelarbete behöva göra flera olika riskanalyser har Västerås stad utvecklat en riskanalysmodell som uppfyller kraven på författningsstyrda riskanalyser i en samma process. sarbetet är således även en integrerad del i internkontrollarbetet följer årscykeln för intern styrning kontroll. Syftet med modellen är också att stadens förvaltningar processerska arbeta enhetligt systematiskt med al typ av riskhantering. Integreringen har gjorts möjlig genom att utveckla gemensamma konsekvensområden där alla risker mäts emot, samt använda samma arbetssätt för att identifiera, analysera, värdera, åtgärda kontrollera riskerna. Konsekvensområdena uppfyller respektive lagstiftnings krav, områdena utgår ifrån lagstiftningarna, handlar om vad som ska skyddas. Exempelvis liv (skydd mot olyckor), regelefterlevnad (kommunallagen internkontroll), miljö (försäkringsbolagens krav), för staden (besöksnäring). Genomförande av internkontrollplanen 2018 Denna internkontrollplan innehåller inte bara traditionella internkontrollrisker utan även andra risker kopplat till tidigare nämnda lagstiftningar krav. Genom att arbeta på detta sätt systematiskt uppfyller nämnden förvaltningen kraven på riskanalys inom de andra lagstiftningarna samtidigt som en internkontrollplan i enlighet med kommunallagen fastslås. Planen har tagits fram i följande steg: - Identifiering av ens åtagenden, splanering, kritisk (tidskritisk) mål. - Identifiering av risker kopplat till ovanstående, här fokuseras främst på att identifiera risker kopplat till den som anses vara viktigast för en att bedriva under kommande år. - Analys kopplat till konsekvensområdena. - Värdering/ prioritering. De risker som anses vara allvarliga tas vidare för att koppla åtgärder kontroller till. - Prioritera risker som ska vara med i internkontrollplanen som respektive nämnd tycker är av största vikt att ständigt kontrollera styra. Varje förvaltning har en utbildad analysledare/controller som håller samman arbetet.

2 2(14) De allvarligaste riskerna Totalt 10 st. risker varav 2 st. att behandla 8 st. under behandling 0 st. att acceptera 0 st. accepterad

3 3(14) Visa allvarligaste riskerna. Riskägare Id Händelse / / Sannolikhet 7 Händelse Icke hållbar samhällsutveckling 3 - Liv Miljö 3 4 Kortsiktiga beslut som motverkar önskad utveckling. Tidspress Dålig planering Ökat risktagande pga höga krav Minskad för staden. Handlingsplan Begränsa Förslag Behandlingsplan: Kontinuerlig uppföljning av ÖP. Omvärdsbevakning. Genomföra kontroller för att säkra att hållbar utveckling inkluderas i planering. Viktigt att stadsledningen inkluderas. Rutiner kontroller Förebygg Påbörjad Behandlingsplan: I styrkort finns redan kontrollpunkter för uppföljning.

4 4(14) Riskägare Id Händelse / / Sannolikhet 20 Händelse Bristande samarbete med andra aktörer inom staden Otydlig ansvarsfördelning Bristande kommunikation mellan politiker/tjänstemän/andra förvaltningar Liv Miljö Minskad för staden Dåligt rykte/förtroende Initet (dubbelarbete/omtagningar) Dialog/Kommunikation Förebygg Påbörjad Behandlingsplan: Fortsätta driva på arbetet med samverkan samt involvera relevanta aktörer (politiker) i forum för diskussion. Uppföljning av ansvarstvister Förebygg Förslag Behandlingsplan: Tydliggöra ansvarsfördelning följa upp eventuella tveksamheter. Tydliggöra roller ansvar även under förändringsprocesser: - under omorganisation t ex

5 5(14) Riskägare Id Händelse / / Sannolikhet 14 Händelse Långa leverans- handläggningstider Personalbrist Kompetensbrist Ökade volymkrav/efterfrågan Otillgängliga /eller otidsenliga stödsystem Liv Miljö Ej når upp till satta mål Missnöjda kunder uppdragsgivare Minskat förtroende Kompetensförsörjning Förebygg Förslag Behandlingsplan: Utbildning, personalförsörjning. Hanteras genom att åtgärda risk 1 8. Systematisk uppföljning Förebygg Påbörjad Behandlingsplan: Upprätthålla befintliga uppföljningsrutiner, samt utveckla se över denna för att öka kunskapen kring var det finns brister var problemet är mest allvarligt. Leveranstider mäts genom styrkortet. Följa upp kundnöjdhet. Kopplas till IT-risk (no 2)

6 6(14) Riskägare Id Händelse / / Sannolikhet 2 Händelse Brister i IT-system stödsystem Liv Miljö Lång leveranstid på IT-materiel Långsamt nätverk/uppkopplingsproblem Tröghet/otillgänglighet i datakommunikationssystem Långsam respons vid servicebehov Initet Sårbarhet i leverans Missnöjda kunder Ej tillgång till nödvändig information på CAD GIS Negativ påverkan på arbetsmiljö Arbeta aktivt med förbättringar Begränsa Påbörjad Behandlingsplan: Upprättahålla PM3-förvaltningsplaner IKT-strateg: -fortsatt satsning på rollen uppdraget -upprätthålla arbetet md IKT-samordning på förvaltningen Ställa högre krav uppåt: - ansvaret för Stadsledningen tydliggörs - tydliggöra problembilden vid kontakt med CGI

7 7(14) Riskägare Id Händelse / / Sannolikhet 6 Händelse Ej kunna uppfylla åtaganden i bostadsförsöjningsprocessen 2 - Liv Miljö 1 3 Bemanningsproblem Samarbetsproblem med berörda parter Överklaganden Motstridiga politiska beslut Låg bostadsproduktion Bostadsbrist Förbättra samarbete inom staden Förebygg Påbörjad Behandlingsplan: Inom gemensamma processer inom staden med berörda parter. Marknadsföra det egna (SBF)arbetet processerna. Förtydliga extern kommunikation. Bör åtgärdas i samarbete med andra aktörer. Internt samarbete Behandlingsplan: Utveckla samarbetet internt genom t ex kommunikationsutbildningar, forum för samverkan förtydliganden genom t ex processkartläggningar (bygglov, FÖP) Riskanalysera bostadsbyggnadsprocessen Behandlingsplan: Riskanalysera bostadsbyggnadsprocessen tillsammans med andra involverade aktörer. Arbete pågår under ledning av stadsledningen Återuppta påbörjat arbete med hemsida Behandlingsplan: Återuppta arbetet med bostadsbyggnadsprocessen.se Förebygg Påbörjad Förebygg Påbörjad Förebygg Förslag

8 8(14) Riskägare Id Händelse / / Sannolikhet 25 Händelse Risk för förgävesplanering, överdriven medial uppmärksamhet, påverkan Liv Miljö Valår 2018 Osäkerhet hos medarbetare Produktionsborfall, svårt att få beslut (förgävesplanering) Dialog kunskap Begränsa Förslag Behandlingsplan: Föra dialog med Byggnadsnämnden. Öka medvetenheten hos medarbetare om Valår 2018 hur det kan påverka vår. Bjuda in presidiet till att informera på förvaltningsträff.

9 9(14) Riskägare Id Händelse / / Sannolikhet 1 Händelse Kompetensbrist Liv Miljö Svårt att attraheter /eller behålla kompetent personal pga t ex brister i arbetsmiljö (t ex stress), konkurrens på arbetsmarknaden Ej tid till kompetensutveckling Långa leveranstider /eller försämrad kvalitet. Högre arbetsbelastning för andra Missnöjda kunder Aktivt arbete med att säkerställa kompetensnivå Begränsa Påbörjad Behandlingsplan: Löpande arbete med arbetsgivarvarumärket genom t ex; - ambassadörsskap - rekryteringssatningar/kampanjer - systematiskt arbetsmiljöarbete satsningar på - Alltid ha med perspektivet vid arbete med interna rutiner, riktlinjer mm. - Bra rutiner för introduktion avslut Kompetensförsörjningsstrategi Förebygg Påbörjad Behandlingsplan: Aktivt arbete med att ha en fungerande strategi för kompetensförsörjning på förvaltningen. Under 2018 bl.a. satsningar på; - se över karriärvägar inom förvaltningen - Utreda nyttan av verktyget Competenz - Anställa studentmedarbetare - Uppdaterad medarbetarsamtalsmaterial - Införa bättre systematik kring kompetensutveckling. - Satsning på gott ledarskap genom t ex utbildning

10 10(14) Riskägare Id Händelse / / Sannolikhet 11 Händelse Hot våld 4-2 Liv Miljö Missnöje med ärendebehandling Försök till otillbörlig påverkan via t ex mail eller sociala medier. Psykisk o Sjukskrivningar produktionsbortfall Bristande rättssäkerhet Intern uppföljning Förebygg Påbörjad Behandlingsplan: Ta fram rutin för hot våld på förvaltningen som även inkluderar uppföljning av fall stöd till drabbade. Ta fram synpunktsrutin som också har beröring på temat. Utbildning Förebygg Påbörjad Behandlingsplan: Arbeta med ökad kunskap inom kommunikation; - att möta media - att bemöta rättshaveristiskt beteende - Klarspråk

11 11(14) Riskägare Id Händelse / / Sannolikhet 10 Händelse Korruption/mutbrott i form av t ex mottagande av gåvor, pengar eller bjudningar. Liv Miljö 3 2 Egenintresse Ej uppmärksam/medveten/brist på kunskap Fel beslut Förtroendekris Utbildning/Kommunikation Förebygg Förslag Behandlingsplan: Återkommande internutbildning kommunikation, samt uppföljning av eventuella fall. Inför som tema i medarbetarsamtal.

12 12(14) Riskägare Id Händelse / / Sannolikhet 19 Händelse Förvaltningen ej klarar budget 3-2 Liv Miljö Lågkonjunktur Ökade bemanningskostnader (nyanställningar/högre löneläge) Efterfrågan matchar inte prognos Oförutsedda kostnadsökningar Ej uppfyller mål Tvingas till nedskärningar Controller Förebygg Förslag Behandlingsplan: Anställa controller som bl a ska ta fram bättre mätetal metod för uppföljning prognos kring ärendeflödet. Del- helårsrapportering Förebygg Påbörjad Behandlingsplan: Hanteras löpande i delårsrapportering uppföljning. Finns i nuvarande system. Löpande rapportering till nämnden.

13 13(14) Bilaga - Alla risker som täcks i rapporten Riskägar e Behandlingsst Id Händelse Datum atus 7 Icke hållbar samhällsutveckling Kortsiktiga beslut som motverkar Minskad för staden. - Påbörjad önskad utveckling. Tidspress Dålig planering Ökat risktagande pga höga krav 20 Bristande samarbete med andra aktörer - Påbörjad inom staden 14 Långa leverans- handläggningstider Otydlig ansvarsfördelning Bristande kommunikation mellan politiker/tjänstemän/andra förvaltningar Personalbrist Kompetensbrist Ökade volymkrav/efterfrågan Otillgängliga stödssytem 2 Brister i IT-system stödsystem Lång leveranstid på IT-materiel Långsamt nätverk/uppkopplingsproblem Tröghet/otillgänglighet i datakommunikationssystem Långsam respons vid servicebehov 6 Ej kunna uppfylla åtaganden i bostadsförsöjningsprocessen 25 Risk för förgävesplanering, överdriven medial uppmärksamhet, påverkan. Bemanningsproblem Samarbetsproblem med berörda parter Överklaganden Motstridiga politiska beslut Valår Kompetensbrist Svårt att attraheter /eller behålla kompetent personal pga t ex brister i arbetsmiljö (t ex stress), konkurrens på arbetsmarknaden Ej tid till kompetensutveckling 11 Hot våld Missnöje med ärendebehandling Försök till otillbörlig påverkan via t Minskad för staden Dåligt rykte/förtroende Initet (dubbelarbete/omtagningar) Ej når upp till satta mål Missnöjda kunder uppdragsgivare Minskat förtroende Initet Sårbarhet i leverans Missnöjda kunder Ej tillgång till nödvändig information på CAD GIS Negativ påverkan på arbetsmiljö Låg bostadsproduktion Bostadsbrist Osäkerhet hos medarbetare Produktionsborfall, svårt att få beslut (förgävesplanering) Långa leveranstider /eller försämrad kvalitet. Högre arbetsbelastning för andra Missnöjda kunder Psykisk o Sjukskrivningar - Påbörjad - Påbörjad - Påbörjad Förslag Påbörjad - Påbörjad

14 14(14) ex mail eller sociala medier. 10 Korruption, alternativt att ge eller ta emot mutor Egenintresse Ej uppmärksam/medveten 19 Förvaltningen ej klarar budget Lågkonjunktur Ökade bemanningskostnader (nyanställningar/högre löneläge) Efterfrågan matchar inte prognos Oförutsedda kostnadsökningar produktionsbortfall Bristande rättssäkerhet Fel beslut Förtroendekris Ej uppfyller mål Tvingas till nedskärningar - Förslag - Påbörjad