Årlig utredning. Verktygslådan SMART RAPPORT

Transkript

1 Verktygslådan SMART Aktivitet Årlig utredning RAPPORT Datum Årlig utredning Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor. En årlig utredning genomförs i syfte att: 1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet). 2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande. 3. Sammanställa åtgärder i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas. Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas). Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet. Så här gör vi Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen. Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc. Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten. Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras. Sannolikhet Beskrivning Värde Bedömningsgrund Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år Konsekvens Beskrivning Värde Bedömningsgrund Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)

2 Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga. Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.

3 1. Riskbedömning Huvudkategori: Säkerhet BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att hot mot personal Tillfredsställande säkerhetstänkande bland personalen ej förankrat än mindre implementerat. Brister i kommunikation finns, t.ex. brister personalen i att läsa 2. Hur stor är risken för att brandskador I samband med jultider tänds stearin- och värmeljus mer frekvent vid arbetsplatsen än under andra perioder på året. Levande ljus innebär alltid en viss ökad risk, 3. Hur stor är risken för att våld mot personal Tillfredsställande säkerhetstänkande bland personalen ej förankrat än mindre implementerat. Brister i kommunikation finns, t.ex. brister personalen i att läsa 4. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning 5. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? 6. Hur stor är risken för att stöld av information Beror på, på vilket sätt man menar. Utifrån att personalen är människor och arbetar med människor samt tar emot utlämnande uppgifter från männisor i utsatt 7. Hur stor är risken för att skadegörelse INTERNA OEGENTLIGHETER 8. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder 9. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av annans identitet/konto Beror på, på vilket sätt man menar. Utifrån att personalen är människor och arbetar med människor samt tar emot utlämnande uppgifter från männisor i utsatt 10. Hur stor är risken för att vi inte följer bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal? Tyvärr mycket stor. Det hela är inte bara en risk utan utgör ett absolut faktum i detta nu. Service, biståd, rättsosäkert, ingen dokumentation, inga uppföljningar, 11. Hur stor är risken för att mutor och bestickning

4 1. Riskbedömning Huvudkategori: Arbetsmiljö PSYKOSOCIAL ARBETSMILJÖ Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att vi saknar rätt kompetens eller tillgång till det stöd vi behöver för att utföra vårt arbete? 2. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? 3. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? 4. Hur stor är risken för att mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling 5. Hur stor är risken för att vi har alltför mycket att göra? (t.ex många "deadlines", övertidsarbete etc.) 6. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? 7. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra psykosociala problem? Om ja, markera "hög risk". Vilka? FYSISK ARBETSMILJÖ 8. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft 9. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador 10. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation 11. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning

5 12. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem 13. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? 14. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)? 15. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? Risk finns utifrån medarbetares negligering av omdöme och eget ansvar att tänka säkerhet. 16. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visar på några andra fysiska risker? Om ja, markera "hög risk". Vilka? ÖVRIGT 17. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a. bristande tillgänglighet?

6 1. Riskbedömning Huvudkategori: Kvalitet ANSVAR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet inte är tydlig? KVALITETSSÄKRING 2. Hur stor är risken för att arbetsprocesserna inte är tydligt beskrivna för medarbetarna? 3. Hur stor är risken för att verksamhetens inriktning och metoder saknar anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning? 4. Hur stor är risken för att kunden inte vet vad man kan förvänta sig av insatsen? 5. Hur stor är risken för att någon medarbetare inte har tillräcklig kännedom om de krav som lagstiftningen ställer avseende sekretess? BEMÖTANDE 6. Hur stor är risken för att det finns brister i vårt bemötande av våra kunder? 7. Hur stor är risken för att kunden inte görs delaktig i de insatser som erbjuds? SAMVERKAN 8. Hur stor är risken för att brister i verksamhetens interna samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov? 9. Hur stor är risken för att brister i vår externa samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov? KOMPETENSFÖRSÖRJNING OCH MEDVERKAN

7 10. Hur stor är risken för att nyanställd personal, personal som varit borta från arbetet under en längre tid eller tillfällig personal (t.ex. vikarier och inhyrd personal) inte får relevant och individanpassad introduktion/information (kännedom om rutiner, krav, verksamhetens mål, roller, ansvar och befogenheter)? 11. Hur stor är risken för att medarbetarnas kompetens inte svarar mot uppdraget? 12. Hur stor är risken för att medarbetarna inte är delaktiga i kvalitetsarbetet? 13. Hur stor är risken att medarbetarna inte känner till innehållet i verksamhetens styrkort? UPPFÖLJNING 14. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte görs i tillräcklig omfattning (organisation, arbetsprocesser, resultat och mål)? 15. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte leder till analys och åtgärder som förbättrar verksamheten? TILLGÄNGLIGHET 16. Hur stor är risken för att verksamhetens lokaler saknar tillgänglighet och anpassning för verksamhetens kunder och andra intressenter? 17. Hur stor är risken att de som är i behov av information från, eller behöver komma i kontakt med, verksamheten inte får detta behov tillgodosett? AVVIKELSER, FEL OCH BRISTER 18. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av avvikelser, fel och brister (identifiering, rapportering, enskild och samlad analys, åtgärd samt uppföljning)? SYNPUNKTER OCH KLAGOMÅL 19. Hur stor är risken för att det finns synpunkter och klagomål som inte når verksamheten?

8 20. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av synpunkter och klagomål (registrering, enskild och samlad analys, åtgärd samt uppföljning)? DOKUMENTATION 21. Hur stor är risken för att insatser inte dokumenteras fullständigt? 22. Hur stor är risken för att dokumentationen inte hanteras enligt lagar och föreskrifter? RISKHANTERING 23. Hur stor är risken för att förändringar sker i verksamheten utan att de föregås av en riskbedömning avseende kund? (Exempel på förändring kan vara organisationsförändringar, införande av ny teknik eller nya metoder) 24. Hur stor är risken för att insatser bedrivs utan att en individuell riskbedömning har genomförts kring kunden? 25. Hur stor är risken för att det inträffar händelser som drabbar kunden, trots de riskbedömningar som har genomförts?