Årlig utredning. Verktygslådan SMART RAPPORT

Transkript

1 Verktygslådan SMART Aktivitet Årlig utredning RAPPORT Datum Årlig utredning Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor. En årlig utredning genomförs i syfte att: 1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet). 2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande. 3. Sammanställa åtgärder i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas. Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas). Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet. Så här gör vi Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen. Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc. Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten. Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras. Sannolikhet Beskrivning Värde Bedömningsgrund Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år Konsekvens Beskrivning Värde Bedömningsgrund Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)

2 Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga. Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.

3 1. Riskbedömning Huvudkategori: Säkerhet BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Kan bedrägeri/förfalskning förekomma? Inget av värde finns att tillgå. Brukarnas privata medel är inlåsta inkl strikta rutiner. 2. Kan stöld av information förekomma? Sekretessbelagd information är inlåst i brandsäkra skåp som endast anställda har tillgång till. 3. Kan våld mot personal förekomma? Framför allt våld från brukare/patienter som pga sjukdom aggerar med fysiskt våld. Rutnier finns och utbildning vid behov. 4. Kan rån förekomma? 5. Kan skadegörelse förekomma? 6. Kan hot mot personal förekomma? Framför allt våld från brukare/patienter som pga sjukdom aggerar med fysiskt våld. Rutnier finns och utbildning vid behov. 7. Kan brandskador förekomma? Systematiskt brandskyddsarbete genomförs i verksamheten. Rutiner är kända. 8. Kan fukt-/vattenskador förekomma? 9. Kan fukt-/vattenskador förekomma? 10. Kan stöld av fysisk egendom förekomma, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? INTERNA OEGENTLIGHETER 11. Kan interna bedrägerier och/eller stölder förekomma? 12. Kan otillåtet utnyttjande av brukares tillgångar förekomma? 13. Kan det förekomma att vi inte följer bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal? 14. Kan otillåtet utnyttjande av annans identitet/konto förekomma? 15. Kan mutor och bestickning förekomma?

4

5 1. Riskbedömning Huvudkategori: Arbetsmiljö PSYKOSOCIAL ARBETSMILJÖ Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Kan socialt ensamarbete förekomma (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? 2. Kan mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling förekomma? Rutiner finns. Återkommande på agendan 3. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra psykosociala problem? Vilka? 4. Kan det förekomma att vi har alltför mycket att göra (t.ex många "deadlines", övertidsarbete etc.)? 5. Kan det förekomma att vi har små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? 6. Kan det förekomma att vi saknar rätt kompetens eller tillgång till det stöd vi behöver för att utföra vårt arbete? 7. Kan det förekomma att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? FYSISK ARBETSMILJÖ 8. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra fysiska risker? Vilka? 9. Kan det förekomma att stegar och arbetsbockar används med bristande skyddsanordningar och underhåll? 10. Kan riskfylld hantering av kemikalier förekomma (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)? 11. Kan det förekomma att ställage/lagerställ (ex. pallställ eller hyllställ) används med bristande skyddsanordningar

6 och underhåll eller utan att vara förankrade? 12. Kan felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft förekomma? 13. Kan det förekomma risker i arbetet i form av t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stickoch skärskador? 14. Kan problem med luftkvalitet/ventilation förekomma? 15. Kan ljud- eller bullerproblem förekomma? 16. Kan problem med elsäkerheten förekomma (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? 17. Kan problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning förekomma? 18. Kan ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekomma (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? 19. Kan det förekomma att transporter/bilkörning sker på ett riskfyllt sätt? 20. Kan det förekomma att transporter/bilkörning sker med tjänstefordon som inte är i trafiksäkert skick? 21. Kan det förekomma att arbetsutrustning (maskin, anordning, verktyg, redskap eller installation som används i arbetet) används med bristande underhåll eller utan att vara besiktade?

7 1. Riskbedömning Huvudkategori: Miljö ENERGIANVÄNDNING Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Kan omotiverad användning av energi förekomma (t.ex att belysning och elektronisk utrustning lämnas påslagen över natt/helger, att dörrar lämnas öppna utan att beakta värmeförlust, eller att ventilation används felaktigt etc.)? RESURSANVÄNDNING 2. Kan omotiverad användning av resurser förekomma (t.ex. okontrollerad vattenanvändning, stora mängder icke förnyelsebara produkter etc.)? 3. Kan brister förekomma i bedömningen av miljöbelastande produkter/tjänster vid inköp (avsaknad av långsiktighet)? KEMISKA ÄMNEN OCH PRODUKTER 4. Kan det förekomma inköp av kemiska ämnen och produkter som inte har riskbedömts? 5. Kan det förekomma förvaring och hantering av kemikalier så att miljö- eller hälsorisker uppstår (utsläpp, reaktivitet eller tillgängligt för obehöriga)? 6. Kan det förekomma att det saknas tillstånd för tillståndspliktig förvaring/hantering av farliga ämnen eller brandfarliga och explosiva varor (t.ex. etanol, bensin etc.)? 7. Kan felaktig användning av kemikalier förekomma (dosering, metod, användningsområde etc.)? AVFALL 8. Kan det förekomma att ingen eller felaktig sortering av avfall sker? 9. Kan det förekomma att inget eller felaktigt omhändertagande/mellanlagring av farligt avfall sker?

8 10. Kan transport av farligt avfall förekomma utan anmälan/tillstånd? UTSLÄPP TILL LUFT 11. Kan omotiverat mycket utsläpp till luft från godsoch/eller persontransporter förekomma inom verksamheten (t.ex. brist på samåkning, planering av transporter, val av färdmedel)? UTSLÄPP TILL VATTEN/MARK 12. Kan läckage av drivmedel och oljor förekomma från fordon på uppställningsplatser? 13. Kan det förekomma spill eller utsläpp av kemiska ämnen och produkter till mark eller avlopp (inom- eller utomhus)? BULLER OCH VIBRATIONER 14. Kan det förekomma ljud och/eller vibrationer från egna verksamheter (t.ex. från bygg- och markarbeten, maskiner, fordon, ventilation etc.)? INDIREKT PÅVERKAN 15. Kan övrig indirekt påverkan på miljön förekomma genom egen verksamhet (t.ex. beslut och aktiviteter kopplade till tillsyn, infrastruktur, bebyggelse, avverkning etc.)? Ange vad: OLYCKOR 16. Kan kemikalieolyckor förekomma (utsläpp till luft, mark och vatten)? 17. Kan explosioner förekomma (utsläpp och förstörelse av den ursprungliga miljön)?

9 2. Rutininventering I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort. Säkerhet Brottslighet, brand och vattenskador Gå hem för dagen - checklista Åtgärdsplan vid hot, våld eller pågående skadegörelse Åtgärdsplan vid behov av krisstöd Kontroll av fuktproblem - checklista Kontroll av fuktproblem - checklista (socialtjänst och vård) Åtgärdsplan vid obehöriga på arbetsplatsen, inbrott, stöld och egendomsskada Rutin för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Åtgärdsplan vid brand och utrymning Interna oegentligheter Rutin gällande interna oegentligheter Arbetsmiljö Psykosocial arbetsmiljö Rutin för att förebygga psykosociala arbetsmiljörisker Rutin för ensamarbete Rutin för att förebygga kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier Åtgärdsplan vid kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier på arbetsplatsen Rutin gällande sexuella trakasserier Fysisk arbetsmiljö Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker Rutin för arbetsutrustning och maskiner Rutin för kemiska ämnen och produkter Säkerhet vid arbete på lager och varumottagning Rutin för bildskärmsarbete Rutin för stick- och skärskador Riktlinje för fordon och trafiksäkerhet Miljö Resursanvändning Inköp och bedömning av leverantör Kemiska ämnen och produkter Rutin för brandfarliga och explosiva varor Miljöolycka - instruktion Avfall Rutin för avfallshantering Utsläpp till luft Miljöklassade bränslen och alkylatbensin Miljöbilar och miljöklasser

10 3. Årsplan I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering. Välj risk: -- Alla -- RUTINER ATT GÅ IGENOM: SÄKERHET Åtgärdsplan vid behov av krisstöd Åtgärdsplan vid brand och utrymning Åtgärdsplan vid hot, våld eller pågående skadegörelse Åtgärdsplan vid obehöriga på arbetsplatsen, inbrott, stöld och egendomsskada Gå hem för dagen - checklista Rutin för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) RUTINER ATT GÅ IGENOM: ARBETSMILJÖ Åtgärdsplan vid kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier på arbetsplatsen Rutin för arbetsutrustning och maskiner Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker Rutin för att förebygga kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier Rutin för att förebygga

11 psykosociala arbetsmiljörisker Rutin för kemiska ämnen och produkter Rutin för stick- och skärskador Rutin gällande sexuella trakasserier RUTINER ATT GÅ IGENOM: MILJÖ Inköp och bedömning av leverantör Rutin för avfallshantering