Årlig utredning. Verktygslådan SMART RAPPORT

Transkript

1 Verktygslådan SMART Aktivitet Årlig utredning RAPPORT Datum Årlig utredning Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor. En årlig utredning genomförs i syfte att: 1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet). 2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande. 3. Sammanställa er i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas. Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas). Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet. Så här gör vi Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen. Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc. Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten. Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras. Sannolikhet Beskrivning Värde Bedömningsgrund Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år Konsekvens Beskrivning Värde Bedömningsgrund Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)

2 Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga. Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.

3 1. Riskbedömning Huvudkategori: Säkerhet BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att hot mot personal 2. Hur stor är risken för att brandskador 3. Hur stor är risken för att fukt-/vattenskador 4. Hur stor är risken för att våld mot personal 5. Hur stor är risken för att rån 6. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? 7. Hur stor är risken för att stöld av information den risk som kan uppst är att besökare stjäl annan låntagares kontouppgifter 8. Hur stor är risken för att stöld av information 9. Hur stor är risken för att skadegörelse i bibliotekslokalen 10. Hur stor är risken för att skadegörelse 11. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning falska låntagaruppgifter INTERNA OEGENTLIGHETER 12. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder 13. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av annans identitet/konto

4 14. Hur stor är risken för att vi inte följer bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal? okunskap kan leda till att vi inte följer lagar osv 15. Hur stor är risken för att mutor och bestickning

5 1. Riskbedömning Huvudkategori: Arbetsmiljö PSYKOSOCIAL ARBETSMILJÖ Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att vi saknar rätt kompetens eller tillgång till det stöd vi behöver för att utföra vårt arbete? just nu hög risk beroende av att vi inte alltid har tillräcklig kunskap i IT frågor och inte heller stöd i detta 2. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? 3. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? 4. Hur stor är risken för att mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling 5. Hur stor är risken för att vi har alltför mycket att göra? (t.ex många "deadlines", övertidsarbete etc.) högt tryck på verksamheten med många besök och ofta otillräcklig bemanning gör att det blir för mycket 6. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? Inga möjligheter påverka arbetet då datorer är sega och biblioteksdatasystemet faller ut vilket händer ofta och det går inte att påverka. digital stress eftersom det 7. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra psykosociala problem? Om ja, markera "hög risk". Vilka? 38% upplevde stress man inte känner att man kan hantera FYSISK ARBETSMILJÖ 8. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation Ofta dålig luft i personalutrymmen. kontakter har skett vid flera tillfällen under flera år både med Nacka kommun och Rodamco7hyresvärden 9. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning 10. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem bullerproblem med garageport. Personalrumm alldelses ovanför 11. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)?

6 12. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)? 13. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? 14. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visar på några andra fysiska risker? Om ja, markera "hög risk". Vilka? 15. Hur stor är risken att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft tunga lyft av böcker på felaktigt sätt, felaktiga arbetsställningar vid datorer ÖVRIGT 16. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a. bristande tillgänglighet?

7 2. Rutininventering I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort. Säkerhet Brottslighet, brand och vattenskador Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd Rutin för hantering av kontanta medel och kassor Gå hem för dagen - checklista Interna oegentligheter Rutin gällande interna oegentligheter Rutin mot mutor och bestickning Arbetsmiljö Psykosocial arbetsmiljö Rutin för att förebygga psykosociala arbetsmiljörisker Rutin för ensamarbete Rutin för att förebygga kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier Åtgärdsplan vid kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier på arbetsplatsen Rutin gällande sexuella trakasserier Fysisk arbetsmiljö Rutin för bildskärmsarbete Rutin för kemiska ämnen och produkter Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker Övrigt Rutin för tillgänglighet

8 3. Årsplan I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering. Välj risk: -- Alla -- HÖG RISK: SÄKERHET 1. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för fukt- /vattenskador fukt/vattenskador ska minska med 75% Hyresvärd/Rodamco Skyddsrond fuktskador kontakter med hyresvärd och Lokalenheten, Nacka kommun Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för skadegörelse. Antalet skadade inventarier minska med 25% personal Riskbedömning egendomsskydd (exkl. kameraövervakning) Informationsskyltar, samtal med grupper som står för skadegörelse 3. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för skadegörelse. se ovan se ovan Riskbedömning egendomsskydd se ovan HÖG RISK: ARBETSMILJÖ 4. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline

9 Minska risken för avsaknad av rätt kompetens eller stöd. Skaffa rätt kunskap och stöd vad gäller allmänna datafrågor samt specifika inom BOOK IT Arbetskraft Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö: sammanställning fortbildning genomförd av IT strateger inom vår verksamhet och myndighet 6. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för utbrändhet. Minskad kunskap om hur vi arbetsrelaterad stress hanterar minska från 38% till stress/digital stress. 15% Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö: sammanställning se över olika arbetsuppgifter. Inköp av "massagestol" stöd av IT strateg speciellt vad gäller BOOK IT systemet 7. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för psykosociala problem som visat sig i föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser. minska arbetsrelaterad stress från 38% till 15% Kunskap om hur vi hanterar stress/digital stress Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö: sammanställning Se över olika arbetsuppgifter. Stöd av IT strateg 5. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för problem med luftkvalitet/ventilation. Luft och ventilation ska bli 100% bättre Arbetsmiljöverket och Rodamco

10 jämfört med nu Kontroll av fuktproblem - checklista Skyddsrond fysisk allmän Skyddsrond städning Ta kontakt med Arbetsmiljöverket, Rodamco och Lokalenheten, Nacka kommun Begära mätning av luft Medel risk: Säkerhet 8. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för hot mot personal. Riskbedömning hot och våld - Avsnitt 1: Riskinventering Se över rutiner vid hot och våld 9. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för brandskador Riskbedömning brand 10. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för våld mot personal. Riskbedömning hot och våld - Avsnitt 1: Riskinventering se över rutiner vid hot och våld 11. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för stöld av fysisk egendom.

11 Åtgärdsplan vid obehöriga på arbetsplatsen, inbrott, stöld och egendomsskada Riskbedömning egendomsskydd (exkl. kameraövervakning) kolla låsmöjligheter i informationen 12. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för bedrägeri/förfalskning. 1) Inkalla stöd från säkerhetsfunktionen, ekonomicontroller eller jurist. 2) Upprätta interna säkerhetsrutiner. uppmärksam på falsksedlar Medel risk: Arbetsmiljö 14. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för psykosocial ohälsa på grund av litet inflytande över den egna arbetssituationen. Skyddsrond för psykosocial arbetsmiljö: sammanställning kontakter med IT enheten angående snabba o säkra nät/datauppkopplingar 13. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för ljud- och bullerproblem. Skyddsrond fysisk - ljud/buller

12 Skyddsrond fysisk allmän kontakt med Rodamco/ arbetsmiljöverket 15. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft. Skyddsrond fysisk allmän RUTINER ATT GÅ IGENOM: SÄKERHET Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd Gå hem för dagen - checklista Rutin för hantering av kontanta medel och kassor RUTINER ATT GÅ IGENOM: ARBETSMILJÖ Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker Rutin för att förebygga psykosociala arbetsmiljörisker Rutin för bildskärmsarbete Rutin för tillgänglighet