PROTOKOLL 1 (17) 2014-11-11 Konsumentnämnden Plats och tid Kontorshuset Hjorten kl. 10.00-11-50 Beslutande Valter Stenberg (S), ordförande Agda Johansson (C) Ann-Sofi Sehlstedt (S) Inger Lundqvist (FP) Tjänstgörande ersättare Lars Lundmark (S) tj ers för Lars-Erik Lidman (S) Övriga deltagande Bo Renberg, kommunrevisor 42 Philip Cohen, förtroendevald revisor 42 Ersättare Kristina Hedman (S) Karl-Gustav Lilja (KD) Tjänstemän Jörgen Lindkvist, avdelningschef Pär Hellgren, förvaltningschef Göran Brännström, sekreterare Karin Lindmark, konsumentvägledare 37 Elin Nordén, budgetrådgivare 38 Hans Andersson, förvaltningschef 36 Justerare Agda Johansson Paragrafer 36-46 Ersättare Underskrifter.. Valter Stenberg, ordförande Göran Brännström, sekreterare.. Agda Johansson, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av konsumentnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2014-11-11 2014-11-17 2014-12-10 Förvaringsplats för protokollet Kontorshuset Hjorten Underskrift. Göran Brännström
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 36 Dnr 2014.4001 Översyn av kommunens organisation för samhällsbyggnadsfrågor, bildande av samhällsbyggnadsförvaltning Sammanfattning Under 2013 inleddes en översyn av kommunens organisation för samhällsbyggnadsfrågor. Översynen har genomförts med hjälp av stort engagemang från berörda medarbetare samt konsulter. De förvaltningar som omfattas av översynen är i första hand bygg- och miljökontoret, tekniska kontoret, räddningstjänsten och kommunledningskontoret. En inledande utredningsfas handlade om att se huvudlinjer för en framtida organisation mm. Utifrån detta arbete tog kommunstyrelsen 2014-04-08 ett inriktningsbeslut om fortsatt utredningsarbete med inriktningen att skapa en gemensam organisation för nuvarande bygg- och miljökontoret, tekniska kontoret och räddningstjänsten. En sådan organisation ska kunna träda i kraft fr o m 2015-01-01. I beslutet sägs också bl a att Support och lokaler ska bereda frågan om samlokalisering av de verksamheter som ska ingå i den nya förvaltningen. Kommunstyrelsen beslutade också 2014-06-18 att utse tekniske chefen Hans Andersson till förvaltningschef för den nya samhällsbyggnadsförvaltningen. Utredningsarbetet har gått vidare under hösten 2014 och nu finns ett färdigt förslag till ny organisation som framgår av bilaga 1. Förslaget innebär en organisation med sex avdelningar och fyra stödjande funktioner. Förvaltningen kommer att omfatta drygt 500 medarbetare. I förslaget ingår också en särskild lösning för frågor som innebär att kommunen utför myndighetsutövning mot egen produktion. Under utredningens gång har en särskild samverkansgrupp för översynen funnits. Formell samverkan om förslaget till organisation genomförs i den kommunövergripande samverkansgruppen. Detta förslag kommer också under november månad att behandlas av berörda nämnder.. Konsumentnämnden beslutar att tillstyrka förslaget. Bakgrund Allmänt Översynen av organisationen för samhällsbyggnadsfrågor inleddes våren 2013. Den främsta utgångspunkten för översynen var att skapa en organisation som kan bidra till att förverkliga kommunens vision och övergripande mål. I arbetet med
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 utvecklingsstrategin Skellefteå 2030 med målet 80 000 invånare spelar samhällsbyggnadsfrågor en mycket viktig roll. Utredningen berör nuvarande bygg- och miljökontoret, tekniska kontoret och räddningstjänsten. Andra funktioner i kommunen påverkas också, t ex kommunledningskontorets avdelning för samhällsutveckling. Översynsarbetet har delvis bedrivits med stöd av konsulter (inledningsskedet, hantering av myndighetsfrågor där kommunen själv är föremål för tillsyn), men en stor del av översynsarbetet har genomförts genom deltagande från medarbetare inom berörda verksamheter. Att alla involverade finns med i det fortsatta arbetet är en förutsättning för att kunna skapa en bra organisation för samhällsbyggnadsfrågor. Inledande faser Det inledande skedet av översynen var en förstudie och där ingick bl a intervjuer med representanter för berörda nämnder, förvaltningar och medarbetare. Inhämtande av erfarenheter från omvärlden ingick också i arbetet. Utifrån genomförda åtgärder landade förstudien i en rekommendation om att utredningarbetet skulle gå vidare och fördjupas. I det fortsatta översynsarbetet genomfördes intervjuer med externa intressenter som fick möjlighet att ge sin bild av hur kommunens samhällsbyggnadsverksamhet fungerar. Denna fas innehöll också utvecklingsarbete avseende viktiga processer inom de berörda verksamheterna, analys av relationen mellan samhällsbyggande verksamheter och kommunledningskontoret mm. Det inledande utredningsarbetet landade i en rapport med ett antal rekommendationer Översyn av plan- och exploateringsprocessen i sin helhet. Ett inriktningsbeslut fattas om en samlad samhällsbyggnads-förvaltning som preliminärt inrättas vid årsskiftet 2014/2015. Verksamhetens omfattning, roll och placering preciseras. Roll och ansvarsfördelning mellan kommunledningskontoret och förvaltningar inom samhällsbyggandet preciseras. Tillsynsverksamhetens styrning och placering analyseras, värderas och preciseras. Risker med en samhällsbyggnadsförvaltning analyseras inför ett slutligt ställningstagande till organisationslösning. Frågan om samlokalisering bereds. Detta utgjorde grunden för att kommunstyrelsen 2014-04-08, 170, tog ett inriktningsbeslut för översynsarbetet. I detta beslut sägs bland annat att inriktningen för fortsatt arbete ska vara att skapa en gemensam organisation omfattande de nuvarande förvaltningarna bygg- och miljökontoret, tekniska kontoret och räddningstjänsten. En sådan organisation ska kunna träda i kraft fr om 2015-01-01. Kommunstyrelsen beslutade därefter också 2014-06-18, 294, att utse nuvarande tekniske chefen Hans Andersson till förvaltningschef för den nybildade samhällsbyggnadsförvaltningen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 Fortsatt arbete Det fortsatta utredningsarbetet har genomförts genom brett engagemang från medarbetare inom berörda förvaltningar. Arbetsgrupper har funderat på möjligheter med en förändrad organisation. Dessa arbetsgrupper har jobbat med frågor kring planeringsprocessen, utredningar, myndighetsfrågor, stöd och stabsfunktioner, produktion och service. För tillsynsfrågor frågor där kommunens produktion också är föremål för tillsyn av kommunens myndighetsfunktioner har en konsult (Nils Alesund) anlitats som tillsammans med berörda verksamheter har genomfört en särskild studie för att hitta en lösning som överensstämmer med lagstiftningen och som ska ge en organisation som skapar förtroende. På de workshops som arbetsgrupperna har genomfört har många förslag till förbättringar kommit upp. Några av dessa vägs in i organisationsförslaget, andra kommer att ha stor betydelse i det fortsatta utvecklingsarbetet när den nya organisationen har sjösatts. Den allra viktigaste aspekten är att skapa en organisation som på bästa möjliga sätt kan möta medborgares och kunders behov. En samlad syn på samhällsbyggnadsfrågorna är också mycket viktig när det gäller att möta framtidens utmaningar. Nämnder De nämnder som framförallt berörs av en förändrad organisation är bygg- och miljönämnden, tekniska nämnden, konsumentnämnden och överförmyndarnämnden. Även kommunstyrelsen berörs i viss mån. Kommunens nämndsorganisation förändras inte inför den kommande mandatperioden när det gäller samhällsbyggnadsområdet. Däremot blir det aktuellt med justeringar i ansvarsområden mellan framförallt tekniska nämnden och bygg- och miljönämnden. Därför behöver reglementen och delegationer ses över och detta bör bli ett uppdrag utifrån beslutet om ny organisation. De nämnder som framförallt berörs är tekniska nämnden och bygg- och miljönämnden. Genom förändringen blir tekniska nämnden en mer renodlad verksamhetsnämnd och också den nämnd som ansvarar för den nya förvaltningen. Bygg- och miljönämnden blir en mer renodlad myndighetsnämnd. I dagsläget behåller nämnderna sina nuvarande namn. Förslag till organisation Förslaget innebär skapande av sex avdelningar samt fyra stödjande funktioner. Avdelningar: Hamn och logistik. I denna avdelning ingår verksamheterna hamn (i nuvarande organisation en avdelning inom tekniska kontoret) samt transport, verkstad och centralförråd (i dagsläget enheter i serviceavdelningen inom tekniska kontoret). Miljö och hälsa. I denna avdelning ingår nuvarande miljöavdelningen inom byggoch miljökontoret samt också den nuvarande avdelningen för konsument- och överförmyndarfrågor.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 Gator och parker. I denna avdelning ingår verksamheterna projekt och gestaltning (tidigare planering), produktion, belysning och parkering. Räddningstjänst och sotning. I denna avdelning ingår den nuvarande förvaltningen räddningstjänsten samt nuvarande sotningsavdelningen inom tekniska kontoret. Fysisk planering. Denna avdelning omfattar bygglov, lantmäteri och plan (nuvarande planavdelning från bygg- och miljökontoret) samt trafikfrågor från tekniska kontoret. Tekniska kontorets mätenhet sammanförs med lantmäteriet. Projektet Framtidsvägen får sin hemvist inom verksamheten plan inom denna avdelning. Vatten och avfall. Denna avdelning motsvarar nuvarande vatten- och avfallsavdelningen inom tekniska kontoret och omfattar de verksamheter som idag heter kund & teknik, produktion VA/biogas och avfall. Förslaget innebär också skapande av fyra stödjande funktioner. Dessa funktioner är inte egna avdelningar utan enheter som ska stödja verksamhetsavdelningarna. I funktionerna samlas kompetensområden som idag finns i stabsfunktioner/administrativa funktioner inom nuvarande bygg- och miljökontoret, tekniska kontoret och räddningstjänsten. Verksamhetsutveckling/IT HR/kommunikation Ekonomi/nämndadministration Projektledning. Denna funktion är nybildad och ska ha ansvar för ledning av större samhällsbyggnadsprojekt. Slutliga benämningar på avdelningar, verksamheter och funktioner utarbetas i det fortsatta utvecklingsarbetet. Chefer för avdelningar, verksamheter och funktioner hämtas ur befintlig organisation och utses, efter samverkan, av förvaltningschef. När det gäller chef för projektledningsfunktionen så planeras en extern rekrytering. Rekrytering inleds omedelbart efter fattade beslut. Förvaltningens ledningsgrupp utgörs av förvaltningschef, avdelningschefer samt cheferna för de stödjande funktionerna, totalt 11 personer. Konsekvensanalyser Förslag till organisation för den nya förvaltningen Samhällsbyggnad framgår av särskild bilaga. Konsekvensanalyser med riskbedömningar har genomförts enligt de riktlinjer som finns och utfall av dessa har vägts in i förslaget. Sedan organisationen sjösatts måste varje avdelningschef tillsammans med sina medarbetare fortsätta utvecklingsarbetet inom och mellan de olika avdelningarna. Den nya organisationen kommer totalt att omfatta drygt 500 medarbetare.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 Samverkan Under organisationsöversynen har en särskild samverkansgrupp ( lilla KÖS ) funnits, med representanter för berörda verksamheter och fackliga organisationer. I denna särskilda samverkansgrupp har praktiska samverkansfrågor i anslutning till översynen hanterats. Formell samverkan om förslaget till organisation sker i kommunövergripande samverkansgruppen (KÖS). Frågor där kommunen har myndighetsutövning och tillsyn mot egen produktion Utifrån det utredningarbete som genomförts tillsammans med konsulten Nils Alesund har en modell för hantering av frågor där kommunens har myndighetsutövning och tillsyn över egen produktion utarbetats. Genom att tillämpa den modellen ska jävssituationer och också situationer som kan rubbar förtroendet för hanteringen undvikas. Det innebär bl a att frågor som rör myndighetstillsyn av egen produktion inte ska föredras av förvaltningschef utan av avdelningschefen för miljö & hälsa och att lönesättning för chefen för avdelningen för miljö & hälsa inte hanteras av förvaltningschef utan av kommunens personalchef. Avslutande kommentarer Den nya organisation som är tänkt att träda i kraft 2015-01-01 kommer naturligtvis att behöva bli föremål för fortsatt utvecklingsarbete. Chefer och medarbetare i den nya förvaltningen kommer tillsammans att jobba med detta och då är de många förbättringsförslag som kommit fram under processen till stor hjälp. Den nya samhällsbyggnadsförvaltningen har ju också behov av nära relationer till andra delar av kommunens organisation, t ex kommunledningskontoret. Support och lokaler har sedan tidigare ett uppdrag att utreda frågan om lokaler där hela den nya förvaltningen kan samlokaliseras. Detta är också en fråga som är fortsatt aktuell när den nya organisationen sjösätts, och målsättningen är att frågan är löst under 2015. Beslutsunderlag Förslag till organisation, särskild bilaga. Kommunstyrelsens protokoll 2014-04-08, 170 Kommunstyrelsens protokoll 2014-06-18, 294 Nils Alesunds rapport Samverkansprotokoll Beslutet sänds till: Kommunstyrelsen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 37 Information från konsumentvägledningen Sammanfattning Konsumentvägledningen informerar om: 13-14 november hålls en konsumentvägledarträff i Skellefteå som arrangeras av Konsument Skellefteå. Inbjudan har gått ut över hela landet. Konsumentvägledningen har stor ärendetillströmning. Ärendemängden har ökat markant jämfört med samma period 2013 Problemen med telefonförsäljning till äldre konsumenter fortsätter. Konsument Skellefteå servar förnärvarande Robertsfors kommun. Sedan tidigare så finns ett samarbetsavtal med Norsjö och Malå. Konsumentvägledarna har deltagit på en tvådagarskurs om bilhandels- och verkstadsjuridik vilken anordnades lokalt av Motorbranschens riksförbund. Konsumentnämnden tackar för informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 38 Information från budgetrådgivningen Sammanfattning Budgetrådgivningen informerar om: Väntetid cirka 3-4 veckor. Budgetrådgivningen har haft ett ganska jämt inflöde av nybesök. Budgetrådgivningen har flera ärenden från kommunerna som köper tjänst av dem. Många av kunderna blir hänvisade hit av budgetrådgivningens samarbetspartners, Kronofogden, personliga ombuden, socialförvaltningen. Siffrorna för snabblånen fortsätter vara höga, både Kronofogdens och budgetrådgivningens siffror. Skuldsanering: Fram till idag totalt 66 ansökningar (Under tidigare år 2013: 47 stycken, 2012: 61 stycken, 2011: 46 stycken). Budgetrådgivningen kommer antagligen få över 70 ansökningar detta år. Ungefär 7 av 10 personer som söker skuldsanering får bifall på sin ansökan. Konsumentnämnden tackar för informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 39 Förvaltningschefen informerar Sammanfattning Risk- och konsekvensanalys är gjord bland tjänstemännen på förvaltningen inför organisationsförändringen till en ny Samhällsbyggnadsförvaltning. Analysen kommer att användas i det fortsatta arbetet med den nya organisationen. Skellefteå kommun har genomfört en medarbetarundersökning. Resultatet presenteras tisdag 18 november. Bygg- och miljökontoret planerar att ha en förvaltningsfest som en kick-off inför den nya organisationen. Konsumentnämndens budget följer plan. Konsumentnämnden tackar för informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 40 Dnr 2013.3830 Uppföljning av internkontrollplan på bygg- och miljökontoret 2014 Sammanfattning Under året har det genomförts stickprov och kontroller enligt den internkontrollplan som bygg- och miljönämnden fastställde 2013-12-16 226. Ansvariga har rapporterat till förvaltningschef. Avvikelser och kommentarer rapporteras nedan. Konsumentnämnden godkänner uppföljningen av internkontrollplanen för 2014. Beslutsunderlag Administrativa kontroller Delegationer De stickprov som är gjorts visar inga avvikelser från delegationsordningen. Arbetsmiljö Enligt stickprovskontrollen har alla avdelningar ett digitalt dokument som används vid dokumentation av risker. Där fastslås vem som ska genomföra åtgärder, när det ska vara klart och att det följs upp. Det är få risker som är identifierade, så det digitala dokumentet är sparsamt använt. En riskbedömning av den fysiska arbetsmiljön via en skyddsrond genomfördes i slutet av 2013 och början av 2014. Där är riskerna väl dokumenterade och tidssatta för åtgärd. Arbetet följs av förvaltningschef, Hr-specialist samt den övergripande samverkansgruppen. Samverkan Enligt stickprovskontrollen som har gjorts finns inget att anmärka på. Ärendena har samverkats på rätt nivå och enligt samverkansavtalet. Redovisningskontroller Kvalitetshöjning Rutinerna kring faktureringsrutinerna fungerar tillfredställande. Under 2014 har byggdebiteringen prioriteratas och den manuella hanteringen är nu minimerad. Eventuella kvittningar görs efter beslut av ansvarig handläggare. Förbättringsarbete: I samband med bildande av den nya förvaltningen from 1 januari 2015 så kommer debiteringsrutinerna åter att ses över för att anpassas till den nya organisationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 Bidragshantering Inga bidrag har hanterats under 2014. Representation Två månaders samtliga representationsfakturor har granskats. Samtliga hade deltagarförteckning och alla utom en hade ett angivet syfte. Under hösten har ledningsgruppen informeratas och uppdaterats om de kommunövergripande riktlinjerna för representation och momsavdrag. Verksamhetskontroller Tjänsteresor Enligt rutinerna ska tjänsteresor beställas genom upphandlad leverantör, för närvarande Via Travel. En genomgång av hur tjänsteresor redovisas visar ingen avvikelse i beställningsrutinerna. Ärendehandläggning Från och med jan 2014 så har bygg- och miljökontoret tagit tillbaka samtliga arbetsuppgifter med de två registren OVK (obligatorisk ventilationskontroll) och CFC (köldmedia) från kundtjänst. Kvalitetshöjning Hanteringen av flexiteärenden fungerar ur ett förvaltningsperspektiv bra, förutom inom byggavdelningen, där det under hösten varit många förfallna ärenden med missnöjda kunder som följd. Verksamheten hade under våren hittat en bra modell, men under hösten har antalet förfallna ärenden åter ökat. Verksamheten är medveten om problematiken och ärendena har prioriterats upp och rutinerna ses över för att hitta en långsiktigt hållbar hantering. Förbättringsarbete: Under november kommer kundtjänsten att vara med på Får jag lov? för att förbättra servicen till kunderna. Faller försöket väl ut kommer det att bli en varaktig nivåhöjning på servicen till kunderna. Diarium De kontroller som är gjorts visar inga avvikelser. Ärendehantering De stickprov som gjorts visar att arkivplan och reglementet efterföljs, förutom att byggavdelningens avslutade ärenden inte hamnar i pärmar som dokumenthanteringsplanen föreskriver utan i lådor. Förbättringsarbete: I samband med bildande av den nya förvaltningen from 1 januari 2015 så kommer bland annat dokumenthanteringsplan att uppdateras och synkroniseras med motsvarande dokument för tekniska kontoret och räddningstjänsten. Beslutet sänds till: KLK
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 41 Konsumentnämndens sammanträdesdagar 2015 Konsumentnämnden beslutar att ha följande sammanträdesdagar 2015: Tisdag Tisdag Onsdag Tisdag Tisdag Tisdag Tisdag Tisdag Tisdag 10 februari 10 mars 15 april 12 maj 9 juni 8 september 13 oktober 10 november 8 december Gruppmöten 09.00 Sammanträdet börjar 10.00 Beslutsunderlag Bygg- och miljökontorets tjänsteskrivelse 2014-10-10 Beslutet sänds till: Margareta Granström och Cecilia Frank, båda KLK
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 42 Dnr 2014.4020 Besök från revisionen Sammanfattning Revisorerna ska granska all verksamhet årligen. Denna granskning avser de beredande och verkställande organens ansvarsutövande och ingår som en del av den årliga granskningen. Med ansvarsutövande menas nämndens aktiva åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Granskningen är en del av det underlag som behövs för revisionsberättelsen. Revisorernas granskning visar att kommunstyrelsens och nämndernas ansvarsutövande under år 2014 i allt väsentligt är tillräckligt. Granskningen visar även att flertalet organ har utvecklat sitt ansvarsutövande under mandatperioden. Generella utvecklingsområden till nästa mandatperiod: Vidta aktiva åtgärder vid bristande/delvis måluppfyllelse Konsekvent sätta tidsramar för återrapportering av beslut Vidareutveckla mätetal speciellt rörande kvalité och ekonomi Konsumentnämnden beslutar uppdra åt chefen på konsument- och överförmyndaravdelningen att till konsumentnämndens första sammanträde 2015 återkomma med förslag på förbättringar med anledning av de påpekanden som framkommit i revisionsrapporten. Beslutsunderlag Rapport Övergripande ansvarsutövande år 2014, PWC
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 43 Frågor till Ungdomsfullmäktige 2015 Sammanfattning Konsumentnämnden har tillsammans med övriga nämnder fått tillfälle att ställa ett antal frågor till de ungdomar som deltagit på Ungdomsfullmäktige under tidigare år. Konsumentnämnden vill nu se över frågorna inför Ungdomsfullmäktige 2015. Konsumentnämnden beslutar uppdra åt konsumentvägledarna och budgetrådgivarna att skriva om frågorna till ungdomarna som deltar på Ungdomsfullmäktige 2015. Förslag på nya frågor presenteras på nästa konsumentnämnd.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 44 Nästa möte Konsumentnämnden beslutar att äta en gemensam lunch efter årets sista sammanträde i december.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 45 Hallå Konsument Sammanfattning Jörgen Lindkvist informerar om den kommande upplysningstjänsten på Konsumentverket. Hallå konsument heter den nya rikstäckande upplysningstjänsten för konsumenter. Konsumentverket samordnar uppbyggnaden och lansering sker 31 mars 2015. Upplysningstjänsten knyter ihop den oberoende vägledning som myndigheter, konsumentbyråer och kommuner erbjuder. Den som vill ha vägledning kan gå in på webbplatsen hallåkonsument.se eller ringa, mejla eller chatta med experter. Hallå konsument ska svara på frågor om köp av varor, tjänster, avtal, reklamationer och annat som konsumenter behöver hjälp med. Konsumentnämnden tackar för informationen. Bakgrund Konsumentverket har fått i uppdrag av regeringen att samordna en nationell kontaktpunkt med opartisk information och vägledning i konsumentfrågor. Tjänsten ska vara tillgänglig via bland annat internet, telefon och e-post. Konsumentverket har ansvar för uppbyggnaden men vägledningen drivs i samverkan med flera andra myndigheter, främst inom konsument-, finansmarknads-, pensions-, IT-, energi- bostads-, miljö- och livsmedelsområdet. De fyra konsumentbyråerna och landets kommuner, via konsumentvägledning och budget- och skuldrådgivning, är också viktiga samarbetsparter.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 46 Delgivningar AU-KS- och KF-sammanträden 2015 Bestämmelser om ersättningar mm till kommunalt förtroendevalda.