Funktionsbeskrivning för IT-stöd för BBIC

Funktionsbeskrivning för IT-stöd för BBIC 1.

2. Innehåll BILDFÖRTECKNING... 5 TERMINOLOGI... 6 INLEDNING... 7 Barns behov i centrum... 7 Behov av användaranpassat IT-stöd för BBIC... 7 Tidigare kravdokument och prototyp... 7 Socialstyrelsens test- och demonstrationsdatabas... 7 FUNKTIONSBESKRIVNINGENS SYFTE... 8 Utgångspunkter... 8 Centrala delar i BBIC-systemet... 8 Begränsningar... 9 Ingen heltäckande beskrivning... 9 Ingen en beskrivning av det färdiga och fullständigt BBIC... 9 Lokala förhållanden... 9 Krav på teknik... 10 Krav på säkerhet... 10 Juridiska förutsättningar...10 ETT TÄNKT IT-SYSTEM SOM UTGÅNGSPUNKT FÖR FUNKTIONSBESKRIVNINGEN... 11 En generell beskrivning av systemet... 11 Indata... 12 Inmatning av data... 12 Datatyper... 12 Utdata... 13 Statistiska uttag... 13 Utskrifter... 13 Pågåendedatabasen och historiedatabasen... 13 Ansvarig handläggare... 14 Typsnittet... 14 Gränssnitt... 14 GRUNDFUNKTIONER... 15 Att öppna nytt ärende registrera ny ansökan eller anmälan... 16 Löpnummer och egna koder vid ofullständiga uppgifter... 17 Kontroll av personuppgifter vid registrering... 17 Att öppna ett pågående ärende... 17 Att avsluta ett ärende... 18 Ärendeöversikten... 19 Knappradens funktioner... 20 Menyradens funktioner... 21 Kommentarer till menyradernas funktioner.... 21 Menyn Arkiv... 21 Avsluta BBIC-programmet... 21 Menyn Registrera... 21 Registrera ett ärende... 21 Menyn Ärendehantering...22 Pågående... 22 Historiedatabasen... 23 Inkorg och Utkorg... 23

3. Byte av handläggare... 24 Komplettera till ärende... 25 Uppdatera länkar... 25 Menyn Verktyg... 25 Personregister... 25 Anteckningar... 25 Dokumentarkiv... 25 Stöddokument... 26 Textrapport... 26 Genogram... 26 Dokumentfönster... 27 Tidsbevakningsfunktion... 27 Signering av beslut... 28 FORMULÄREN... 30 Interaktiva formulär... 30 Ärendeöversikten... 30 Öppna och låsta formulär tillgängliga och inte tillgängliga formulär... 31 Att öppna ett formulär som visas i ärendeöversikten... 31 Formulärfönstren... 33 Navigeringslisten... 34 Scrollfunktion... 34 Fylla i formulär... 34 Inbyggt flöde mellan frågor... 35 Ändra ordningen i formulären... 35 Ändra rubriker i formulär... 35 Infoga nya rubriker... 35 Ändra namn på formulären Utredning respektive Uppföljning... 35 Anpassa formulär... 35 Avsnitt som inte går att ta bort med Anpassa... 36 Anpassning i ett formulär överförs till efterföljande formulär... 36 En alternativ lösning till anpassning... 36 Komprimera formulär... 37 Komprimera ett avsnitt... 37 Komprimera ett helt formulär... 38 Komprimera öppna respektive låsta formulär... 38 Dölja text, inmatningsrutor och kryssrutor innan ett formulär fylls i... 38 Dölja instruktioner och hjälptext... 38 Återställa text eller instruktioner/hjälptexter som dolts... 38 Automatiskt sparande... 38 Automatisk återkomst till senaste inmatad uppgift... 38 Automatisk låsning av formulär... 38 Nya formulär kan baseras på tidigare versioner... 39 Förhandsgranska formulär...39 Skriva ut formulär... 39 Undertrycka förklaringar/hjälptexter vid utskrift... 39 Grunduppgifter... 40 Dokument med grunduppgifter skapas då ett nytt ärende öppnas... 40 Automatisk uppdatering av länkade uppgifter... 40 Alla varianter av Grunduppgifter sparas... 40 JOURNAL... 42 Rubriker i journalen... 43 Skapa egna journalrubriker... 43 Att skriva journalanteckningar... 43 Löpande anteckningar... 43 Två datum för varje journalanteckning... 43 Göra urval i journalen... 43 Fritextsökning... 44 Redigera journalanteckningar... 44

4. Göra rättelser i journalen... 44 Direktlänkar från journalen till dokumentarkivet... 45 Utskrift... 45 LÄNKAR... 46 Länkar är en av systemets huvudfunktioner... 46 Vilka länkar skall läggas in?... 46 Olika typer av länkar... 46 Bara länkning till öppna dokument... 47 Länkar mellan olika formulär... 47 Länkning mellan Grunduppgifter och andra formulär... 47 Länkning mellan formulär och Journal... 47 Länkade uppgifter går att ändra... 48 Uppdatera länkar... 48 Ändra länkar... 48 BILAGA 1... 49 Innehållet i BBIC... 49 Formulär... 49 Anmälan inklusive förhandsbedömning... 50 Ansökan... 50 Utredningsplan... 50 Utredning enligt 11 kap. 1 SoL... 50 Vårdplan... 50 Placeringsinformation... 50 Behandlingsplan med uppföljnigsdel - öppna insatser... 51 Grunduppgifter... 51 Journal... 51 Stöddokument... 51 Fördjupningsfrågor... 52 Konsultationsdokument Förskolan och konsultationsdokument Skolan... 52 Dokument för primär läkarundersökning och uppföljande läkarundersökning... 52 Samrådsdokument... 52 Bedömnings- och insatsformuläret... 52 BILLAGA 2... 53 Gruppbaserade uttag (statistik)... 53 Statistikmodulen... 53 Socialstyrelsens krav... 53 Kommunernas behov... 53 Välja resultatmängd... 54 Konstruera nya variabler... 54 Få ut resultat... 54 Exportera data... 54

5. Bildförteckning Bild 1. Informationsbärande delar i BBIC...9 Bild 2. Modell av IT-stöd till BBIC...11 Bild 3. Startsida till det tänkta IT-stödet till BBIC...15 Bild 4. Registrering av anmälan...16 Bild 5. Varningsfönster vid avslut av ärende...18 Bild 6. Frågefönster vid avslut av ärende....18 Bild 7. Ärendeöversikt av ett ärende...19 Bild 8. Menyn Ärendehantering med undermenyer...22 Bild 9. Lista över pågående ärenden...22 Bild 10. Exempel på tilldelning av ärende...24 Bild 11. Exempel på då handläggare tilldelats ett ärende...24 Bild 12. Exempel på signeringsförfrågan till chef...27 Bild 13. Exempel på signeringsförfrågan till handläggare...28 Bild 14. Exempel på signeringsförfrågan till chef...29 Bild 15. Ärendeöversikt: öppna och låsta formulär tillgängliga och inte tillgängliga formulär...31 Bild 16. Lista med alternativ vid högerklickning på formulärruta...32 Bild 17. Fler formulär av samma typ. (olåsta anmälningar)...33 Bild 18. Öppet formulär (Utredning)...33 Bild 19. Navigeringslist i formulär (Förhandsbedömning)...34 Bild 20. Anpassningsverktyg av formulär (Utredning)...35 Bild 21. Formulär (Utredning) som anpassats...36 Bild 22. Komprimering av formulär...37 Bild 23. Komprimerat av formulär (Utredning)...37 Bild 24. Hämta information från tidigare formulär i ärendet...39 Bild 25. Alternativ vid högerklickning på Grunduppgifter (GU)...40 Bild 26. Alternativ vid högerklickning på Grunduppgifter (GU)...41 Bild 27. Journalverktyget...42 Bild 28. Urval ur journalen...44 Bild 29. Exempel på val av datakälla vid selektivlänkning...47

6. Terminologi Här nedan definieras ett antal termer såsom de används den funktionsbeskrivning som här presenteras. Det bör observeras att många termer inte är allmängiltiga utan har definierats enbart för denna funktionsbeskrivning, ur ett snävt IT-tekniskt perspektiv. Term Aktivering av ärende Ansvarig handläggare Användare Barn Barnets familjenätverk BBIC IT-system BBIC-konceptet Databas Formulär Indata Inmatning IT-system Loggning Låst formulär Personuppgift Registrering av ansökan, anmälan/information på annat sätt Registrering av uppgifter/data Stöddokument Utdata Ärende (i system teknisk mening) Öppen anmälning/ information på annat sätt/ansökan Öppen utredning Öppet formulär Definition Ett ärende görs tillgängligt för åtgärder i BBIC IT-systemet. Den person som är registrerad i programmet som ansvarig för ett ärende eller ett möjligt ärende. Person som har tillgång till systemet, d v s har möjlighet att sätta igång åtgärder i systemet. Användaren identifieras med användarnamn och lösenord. Barn och ungdomar upp till och med 20 år. Barnets familj, släktingar och andra till barnet närstående barn och vuxna. IT-system för BBIC-konceptet Innehållet i BBIC: BBIC-konceptet är det som definierar vad BBIC ska omfatta och vad som ska gälla för att arbeta enligt BBIC. En samling information som organiserats så att ett IT-system snabbt kan hitta önskad information. Ett elektroniskt kortregister. Ett strukturerat dokument för att samla information om en avgränsad del av ett barnavårdsärende. Formulär fylls i av socialtjänstens personal. (jämför termen stöddokument.) All information som går in eller gått in i IT-systemet. Skriva uppgifter in data/tecken i dokument Datasystem samt applikationer, tjänster d v s helpdesk, utbildning, drift, övervakning mm. Registrering av användares aktiviteter i datasystemet. Formulär i vilket det har registrerats information och i vilket det bara går att läsa den registrerade informationen men inte ändra, ta bort eller lägga till information. All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Lagring i BBIC IT-systemet av den information som inkommit i en ansökan, anmälan/information på annat sätt. Informationen sparas/lagras för att utgöra underlag för bedömning av huruvida utredning ska inledas. Lagring av information i databasen. Ett strukturerat dokument för att samla information om en avgränsad del av ett barnavårdsärende. Stöddokument är inte fullt integrerade i BBIC IT systemet p g a att de inte fylls i av socialtjänstens personal utan av klienten, vårdnadshavare, vårdgivare och professionella kontakter såsom skolpersonal och läkare. Vissa stöddokument Bedömnings- och insatsformulären fyller handläggaren i tillsammans med barnet. Lagrad information som tas ut från ett IT-system. Ett ärende uppkommer när uppgifter rörande en person registreras i IT-systemet Flera ärenden kan kopplas till samma person Formulär som är registrerade innan beslut om att inleda utredning har fattats, dvs. registrerad information som antingen ska avidentifieras eller leda till ett ärende. Beslut om att inleda utredning har fattats men beslut om att avsluta utredningen har inte fattats. Formulär i vilket det går att registrera information

7. Inledning I detta dokument redovisas ett antal önskvärda funktioner i ett IT-stöd vid handläggning av barnavårdsärenden enligt utrednings- planerings- och uppföljningssystemet Barns behov i centrum (BBIC). Det som här redovisas är ett resultat av det projektarbete som bedrivits inom ramen för BBICprojektet. Barns behov i centrum Barns behov i centrum är ett enhetligt system för utredning, planering och uppföljning inom den sociala barnavården. BBIC:s syfte är bland annat att underlätta handläggning och dokumentation inom socialtjänstens barn- och ungdomsvård. BBIC förser socialarbetarna med praktiska verktyg (formulär och metoder) och är till stor del ett administrativt system som ska fungera både som utredningsverktyg och dokumenthanteringssystem. Projektet har drivits av Socialstyrelsen sedan 1999 i nära samarbete med sju kommuner/- kommundelar: Luleå, Spånga/Tensta SDN i Stockholm, Uppsala, Backa SDN i Göteborg, Linköping, Helsingborg och Gunnared SDN i Göteborg. För ytterligare information om BBIC-systemet, se Bilaga 1 (En introduktion till Barns behov i centrum) eller http://www.socialstyrelsen.se/amnesord/barn_ungdom/bbic/index.htm Behov av användaranpassat IT-stöd för BBIC Innehållet i BBIC är omfattande och erfarenheter från praktiska prov har visat att det är svårt att hantera alla uppgifter och fullfölja BBIC:s intentioner utan att ha tillgång till ett väl fungerande och, framförallt, användaranpassat IT-stöd. Med detta menas att stödet ska vara lättöverskådligt och i hög grad självinstruerande. För att få överblick över innehållet i BBIC utvecklade Socialstyrelsen under 2004 en begränsad test- och demonstrationsdatabas. Tidigare kravdokument och prototyp Under 2003 utarbetades i projektet grundläggande krav på hur ett IT-stöd till BBIC skulle kunna se ut ett så kallat kravdokument, vilket denna funktionsbeskrivning bygger på. Samtidigt utarbetades en prototyp som visade hur skärmbilder skulle kunna se ut vid handläggningen av ärenden i ett sådant system. Enligt den ursprungliga planen skulle sedan ett IT-stöd till BBIC byggas i en av projektkommunerna. Härvid var det tänkt att man skulle utgå från det så kallade kravdokumentet och den prototyp som framtagits. Denna plan fick dock ändras eftersom ingen projektkommun ansåg sig ha möjlighet att klara ett sådant åtagande. Istället för ett IT-stöd till BBIC i en projektkommun byggdes, med dessa utgångspunkter, en test- och demonstrationsdatabas på Socialstyrelsen. Socialstyrelsens test- och demonstrationsdatabas Den test- och demonstrationsdatabas som byggdes på Socialstyrelsen skulle främst användas för att pröva innehållet i BBIC men även för att konkret demonstrera datorstödd handläggning i BBIC. Databasen är enkel men körbar och är tänkt att tjäna som inspiration för kommunerna att ta fram egna IT-stöd till BBIC. Test- och demonstrationsdatabasen byggdes inte ut fullständigt endast de delar som var nödvändiga för utvärderingen av innehållet i BBIC byggdes. Denna databas började byggas den 1 mars 2004 och var klar ungefär ett år senare.

8. Funktionsbeskrivningens syfte Utgångspunkter Funktionsbeskrivningen är tänkt att, tillsammans med den test- och demonstrationsdatabas som byggts på Socialstyrelsen, tjäna som inspiration för kommunerna att ta fram egna handläggarvänliga IT-stöd till BBIC. Den funktionsbeskrivning som här presenteras kommer att ha formen av en beskrivning av funktioner i ett fiktivt IT-system och således inte en beskrivning av funktionerna i Socialstyrelsens test- och demonstrationsdatabas. I detta dokument beskrivs önskvärda funktioner och egenskaper hos ett IT-stöd till BBIC. Dessa har framkommit på följande sätt: 4Genom erfarenheter av praktiskt arbete med barnavårdsärenden i BBIC-projektet. Detta arbete har i huvudsak skett utan IT-stöd. (I en projektkommun har det dock skett med ett IT-stöd som utarbetats för BBIC-ärenden.) 4Genom diskussioner med handläggare och chefer i projektkommunerna då kravdoument och prototyp till ett IT-stöd till BBIC utarbetades. 4Vid arbetet med konstruktionen av test- och demonstrationsdatabasen. 4Vid testning av ärenden i test- och demonstrationsdatabasen. Denna testning har skett såväl med fingerade ärenden som autentiska (avidentifierade) ärenden från projektkommunerna. 4I samband med krav som framkommit vid utvärderingar och uppföljningar med avseende på: - stöd i handläggning och administration av ärenden inom socialtjänsten - statistik på såväl ärendenivå som på lokal, regional och nationell nivå. Dessa krav är avhängiga av det som kommer att vara obligatoriskt i BBIC enligt det som kallas BBIC-konceptet. Detta stipulerar vad som gäller och vad som måste ingå i BBIC. 4Genom erfarenheter av brister i befintliga system, framförallt projektkommunerna men även från andra kommuners IT-stöd inom socialtjänsten i Sverige. 4Av erfarenheter man gjort i England och Wales av IT-stöd till det som där motsvarar BBIC. Centrala delar i BBIC-systemet De centrala delar i vilka information registreras i BBIC illustreras översiktligt av Bild 1 nedan. Funktionsbeskrivningen tar sin utgångspunkt i de informationsbärande delarna (dokumenten) i BBICsystemet. Dessa delar är: - Formulär 1 - Journal - Stöddokument Dokumenten som ingår i BBIC-systemet har inbördes relationer och vissa ska användas i en bestämd ordning. En mer ingående beskrivning av formulären, journal och stöddokument finns i Bilaga 1. 1 Här betraktas Grunduppgifter i funktionellt avseende som formulär.

9. Bild 1. Informationsbärande delar i BBIC Pilar ( Streck utan pil ( ) indikerar huvudsaklig riktningen av informationsflödet. ) indikerar att informationen kan gå åt två håll De delar som ligger inom det grå fältet i figuren ingår i IT-stödet och är kopplade till dess databas. Övriga delar är stöddokument som inte är kopplade till databasen men som är länkade till systemet. Begränsningar Ingen heltäckande beskrivning Denna funktionsbeskrivnings syftar endast till att beskriva önskvärda funktioner i ett IT-stöd för BBIC såsom det framkommit i projektarbetet med BBIC. Beskrivningen gör inga anspråk på att ge en heltäckande bild av alla de funktioner som kommer att krävas i ett IT-stöd för BBIC. Ingen en beskrivning av det färdiga och fullständigt BBIC Funktionsbeskrivningen beskriver funktionerna till ett tänkt IT-system. Detta system baseras BBIC såsom det såg ut våren 2005, då det fortfarande var under utveckling. Då BBIC är färdigt för spridning kommer det ha skett vissa förändringar. Det kan tänkas att innehållet i viss mån ändras eller att nya formulär läggs till eller att formulär tas bort alternativt slås samman. Lokala förhållanden Funktionsbeskrivningen utgår ifrån en generell modell över socialtjänstens arbetsmetoder, organisation och delegationsordningar. Vårt förslag till IT-stöd inkluderar således inte sådant som berör specifika lokala förhållanden inom socialtjänsten såsom organisation, delegationsordningar mm. Varje kommun måste därför ta fram en egen modell och anpassa IT-stödet för den organisation som gäller i den egna kommunen. Funktionsbeskrivningen kan användas som en generell modell som används som utgångspunkt för att bygga lokala BBIC IT-system. Denna grundmodell är således inte ett fullständigt IT-system, utan utgör endast en bas från vilken man kan förfärdiga lokala BBIC IT-system.

10. Krav på teknik Samma funktioner kan åstadkommas med olika tekniska lösningar. Vilken teknisk lösning som väljs styrs av en rad olika faktorer. Då det gäller att bygga ett IT-stöd till BBIC är de lokala tekniska förutsättningarna som gives i kommunernas befintliga IT-system avgörande för vilken teknisk lösning man väljer. Den funktionsbeskrivning som här föreslås är inte kopplad till specifika tekniska lösningar. Här beskrivs endast vad ett sådant stöd skulle kunna göra, inte hur detta ska åstadkommas tekniskt. Krav på säkerhet Funktionsbeskrivningen omfattar inte beskrivningar av funktioner som sammanhänger med den säkerhet som måste uppnås p g a lagar, förordningar, lokala säkerhetsföreskrifter, lokal IT-policy, lokal organisation etc. Detta p g a att det inte är möjligt att tänka ut, än mindre beskriva, alla tänkbara lokala varianter på säkerhetskrav som kan förekomma. Det förutsätts därför att de som konstruerar IT-stöd till BBIC gör det på så sätt att de uppfyller de speciella konstellationer av säkerhetskrav som gäller nationellt, regionalt och lokalt. Juridiska förutsättningar IT-stöd till BBIC ska alltid konstrueras så att lagar, förordningar föreskrifter m m uppfylls, såsom socialtjänstlagen (SoL), personuppgiftslagen (PUL), SoLPUL (lagen och förordningen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten), sekretesslagen, förvaltningslagen, Datainspektionens Allmänna råd och föreskrifter.

11. Ett tänkt IT-system som utgångspunkt för funktionsbeskrivningen Beskrivningen av funktionerna kommer att utgå från ett tänkt IT-system. Detta tänkta system beskriver funktioner i Socialstyrelsens test- och demonstrationsdatabas kompletterat med andra önskvärda funktioner och egenskaper hos ett IT-stöd för BBIC som framkommit under projektarbetets gång. Detta IT-stöds delar, dessa delars relationer och hur de engageras i hanteringen av ett ärende, kan principiellt och översiktligt beskrivas med den modell av IT-stöd till BBIC som visas i Bild 2 nedan. Bild 2. Modell av IT-stöd till BBIC IT-system Indata Stöddokument Blankettmallar Formulär Journal Register (ex. KIR) Externa dokument Databas Pågåendedatabas (pågående ärenden) Historiedatabas (avslutade ärenden) Stöddokument Dokumentarkiv Anteckningar Textsammanställning Genogram Formulär Journal Statistik Utdata Utdata Utdata En generell beskrivning av systemet Ärenden ska kunna hanteras och studeras på ett flexibelt sätt. Det ska vara möjligt att i flera steg sortera och selektera information ur databasen. Kontroll av informationen ska utföras för att hantera bortfall och öka datakvaliteten (se nedan avsnittet Informationskontroller). Det får inte finnas begränsningar för hur många ärenden som kan kopplas till ett barn. Generellt ska databasdesignen vara väl anpassad mot framtida krav. Det innebär att det ska vara lätt att ta bort och lägga till enskilda uppgifter i enskilda formulär det ska lätt gå att ändra i all in- och utdata, t ex lägga till nya formulär, stöddokument, blanketter, externa dokument och ändra statistikuttag.

12. Indata Data läggs in i systemet genom följande: - Formulär och journal - Externa register - Stöddokument - Blanketter och skrivelser - Anteckningar - Externa dokument (som inte ligger i systemet) Inmatning av data Sättet att registrera uppgifter är utformad så att användarvänligheten alltid prioriteras. Detta gynnar kvaliteten på indata. I IT-stöd till BBIC motsvaras formulär och journalen av inmatningssidor skärmbilder uppbyggda av frågor och inmatningsfält som användaren fyller i. Dessa skärmbilder öppnas i egna fönster ( Windows-fönster ) som visar inmatningssidorna. Uppgifter i formulär och journal registreras av användarna. Vissa fördefinierade uppgifter från externa register, t ex KIR, överförs till formuläret Grunduppgifter genom ett aktivt val av användaren. Samtliga uppgifter som registreras av användarna sparas automatiskt i databasen och finns kvar om formulär och journal stängs. Det behövs således ingen aktiv handling från användarnas sida för att registrerade uppgifter ska sparas. (Anledningen till denna automatiska sparfunktion är till för att förhindra att registrerade uppgifter går förlorade p g a tekniska fel eller p g a av andra orsaker.) Vissa stöddokument fylls i av handläggarna, andra fylls i av klienten, vårdnadshavare, vårdgivare eller professionella kontakter såsom skolpersonal och läkare. Externa dokument, exempelvis brev från klienter och myndigheter, som inte ligger i systemet kan lagras i systemet om de inkommer på IT-medium, t ex via e-post. Om externa dokument kommer in som pappersdokument kan att de skannas in. I systemet finns malldokument för blanketter och skrivelser som har anknytning till barnavårdsärenden. Det kan t ex vara kommunicering av beslut, umgängesplan eller placeringsbeslut. I systemet finns en funktion för anteckningar ett slags anteckningsblock. Det användaren skriver i anteckningarna bevaras i systemet tills det aktivt tas bort. (Se avsnittet Anteckningar, sidan 25.) Det finns funktioner som gör det lätt att navigera i formulären: Det går att välja vilka delar man vill arbeta med och det framgår vilka delar som innehåller inmatad information och vilka delar som inte gör det. Det går att ha flera inmatningssidor som avser samma ärende öppna samtidigt. (Se även avsnittet Dokumentfönster sidan 27.) Inmatningen och navigeringen i Journal avviker från sättet att mata in uppgifter i formulär. (Se avsnitten Journal på sidan 42.) Datatyper De uppgifter som matas in i inmatningsfälten i BBIC-dokument (formulären och Journal) är av följande typer: 8 siffror i form av fördefinierade format, t ex personnummer och datum 8 fri text i form av bokstäver, siffror och eventuellt andra tecken 8 kontroller i formulären t ex kryssrutor Informationskontroller Informationen som matas in i systemet utsätts för olika typer av kvalitetskontroller. Det är viktigt att göra en noggrann analys av vilka kontroller som ska gälla samt vilka konsekvenser det ger. Följande är några exempel på kontroller som kan vara aktuella: 8 Villkorskontroll, ska kontrollera att svaret på frågan uppfyller de ställda villkoren. Villkoren anger t ex inom vilka intervall svaren får ligga eller vilka svarskategorier som får förekomma.

13. 8 Tidskontroll, ska kontrollera att alla uppgifter om datum är korrekt angivna. Datumuppgifter ska t.ex. kontrolleras mot varandra så att avslutningsdatum inte kommer före startdatum. 8 Mönstermatchningskontroll. Mönstret på teckensträngen ska uppfylla vissa krav: datum ska t ex se ut enligt 2003-05-19 om mönstret är ÅÅÅÅ-MM-DD. 8 Flödeskontroll, definierar hur frågornas inbördes relationer ser ut. Svaret på en fråga kan certifiera en eller flera andra frågor och avgöra hur dessa frågor får besvaras. 8 Valideringskontroll. Validering görs t ex av personnummer (se avsnittet Registrering av namn och personnummer). Villkor för informationsflödet Det finns en interaktion mellan frågor i formulären. Ett visst svar på en fråga/variabel kan till exempel göra att följdfrågor eller hela avsnitt inte är relevanta; då ska automatiskt följdfrågor eller ej relevanta avsnitt avaktiveras respektive undertryckas. Detta gäller såväl frågor inom samma formulär som mellan frågor i olika formulär (inklusive formuläret Grunduppgifter.). Om det t ex bara finns en vårdnadshavare ska alla frågor om vårdnadshavare 2 undertryckas såväl inom det aktuella formuläret som i alla andra delar av systemet. (Se även avsnittet Inbyggt flöde mellan frågor sidan 34.) Utdata Nedan följer exempel på olika utdatatyper - Statistik - Textsammanställning - Genogram - Formulär - Journal - Stöddokument - Dokumentarkivet - Anteckningar Statistiska uttag Databasen är så organiserad att den stödjer statistiska uttag ur systemet för behoven på såväl lokal, regional som central nivå. Det avser både statistik om de individer som finns registrerade i systemet och statistik om de handläggningsprocesser som de olika ärendena i systemet givit upphov till. Det går att göra uttag på individnivå (formulär, journal, textrapport och genogram) samt aggregerade uttag (enhets-, kommun- och nationell statistik). Sådana uttag ska gå att göra på ärenden som finns i pågåendedatabasen (pågående ärenden) eller i historiedatabasen (avslutade ärenden). Även på avidentifierade ärenden ska det gå att göra statistik. Det kan då exempelvis röra sig om anmälningar som inte lett till utredning, hur lång tid utredningar tagit, antal uppföljningar. En mer ingående beskrivning av gruppbaserade uttag från systemet beskrivs i bilaga 2: Gruppbaserade uttag statistik (statistik). Utskrifter Vissa utdata utgör underlag för utskrifter. Det går alltid att skriva ut en skärmbild oavsett var i systemet man befinner sig. Utskrivna formulär, journal, textrapporter och övriga dokument som finns kopplade till systemet ser likadana ut som då de visas på skärmbilden. Formulären och dokumenten i dokumentarkivet är möjliga att skriva ut med eller utan inmatad information. Det är möjligt att skriva ut enbart delar av ifyllda formulär, journal och dokument i dokumentarkivet. (Se avsnittet Dokumentarkiv på sidan 25.) Pågåendedatabasen och historiedatabasen Ärenden som inte avslutats pågående ärenden hanteras av en del (pågåendedatabasen) och avslutade ärenden av en annan del (historiedatabasen).

14. Alla avslutade ärenden och avidentifierade anmälningar/ansökningar förs automatiskt till historiedatabasen som är separerad från de pågående ärendena i pågåendedatabasen. (Här avses en funktionell separation. Hur detta löses tekniskt är i detta sammanhang av underordnat intresse.) Sökning av ärenden går att göra i såväl pågåendedatabasen som i historiedatabasen. Man kan välja om man vill se en särskild användares ärenden eller enhetens samtliga ärenden. När ett avslutat ärende eller en avidentifierad anmälan/ansökan aktiveras i historiedatabasen ges tillgång till all befintlig information, men ingen information kan läggas till eller tas bort. Det ska dock finnas möjlighet till gallring av information enligt SoL 12 kap. 2, 4. Ansvarig handläggare I systemet registreras ansvarig handläggare. Varje ärende tillhör i första hand en enhet och har en eller flera handläggare, beroende på den lokala organisationen. Såväl chef som handläggare kan via inkorg/utkorg tilldela ett ärende eller öppen anmälan/ansökan till en annan användare. (Se avsnittet Inkorg och utkorg, sidan 23.) I journalen registrerar programmet alla tilldelningar, vem som lämnat över till vem och vid vilken tidpunkt förfrågan skett respektive accepterats. Alla handläggare kan lägga till information i alla pågående ärendet vid den egna enheten. Om en användare som inte är ansvarig handläggare i ett ärende registrerar uppgifter i ärendet meddelas detta till den ansvarige handläggaren. Detta sker genom ett meddelande i den ansvarige handläggarens Inkorg. Av detta meddelande framgår vem som har registrerat uppgifter, när detta skett samt var denna registrering skett (journalen eller formulär och avsnitt i formulär). Denna funktion går att koppla bort om så önskas. Typsnittet Typsnittet på inmatade uppgifter ska tydligt avvika från typsnittet i formuläret. Det skall finnas ett textredigeringsverktyg med vilket det går att individuellt påverka utseendet på inmatad text. Gränssnitt Användargränssnittet är den del av programmet som användaren ser och utnyttjar för att fullgöra sina uppgifter. Gränssnittet kontrollerar hur information presenteras och hur systemet får styrkommandon från användaren. Detta inkluderar programmets visuella utseende samt hur navigering, menyer, inmatningssystem mm. fungerar. I systemet läggs stor vikt vid gränssnittets användarvänlighet. Gränssnittets användarvänlighet befrämjas av att det är: 8lämpligt för och anpassat till uppgiften (enkel inmatning och navigering) 8självbeskrivande (varje steg ska förstås omedelbart) 8kontrollerbart (användaren ska styra systemet och inte tvärtom) 8förutsägbart (anpassat till användarens förväntningar samt till dennes kunskaper och erfarenhet) 8feltolerant (systemet ska förhindra allvarliga misstag) 8inlärningsfrämjande (användaren ska ges stöd och ledning under inlärning) Det konkreta förslaget på ett gränssnitt visas i de bilder av systemet som finns i denna funktionsbeskrivning.

15. Grundfunktioner Bild 3 nedan visar startsidan i det tänkta IT-stödet till BBIC. Här finns vissa av de hjälpmedel/funktioner som finns inbyggda i IT-stödet. Bild 3. Startsida till det tänkta IT-stödet till BBIC Dokumentarkiv Det finns flera sätt att gå vidare från startsidan. Det vanligaste för handläggare är att antingen registrera en ny ansökan/anmälan eller att gå in i ett pågående ärende När man har valt ett pågående ärende eller startat ett nytt ärende kommer man in i Ärendeöversikten som ger en överblick över det valda ärendet. (Se bild 7, sidan 19.) Grunden i ett BBIC-ärende är formulären och Journal och förhållandet dem emellan. Ärendeöversikten (bild 7) ger en interaktiv schematisk beskrivning av ärendet och formulären.

16. Att öppna nytt ärende registrera ny ansökan eller anmälan Menyn Registrera innehåller undermenyerna Ansökan och Anmälan eller information på annat sätt. Dessa används då man påbörjar ett helt nytt ärende. Då man väljer en av dessa undermenyer kommer man direkt in i formuläret Ansökan respektive Anmälan. (Se bilaga 1 angående dessa formulär.) Formuläret öppnas i ett eget fönster och man kan börja fylla i uppgifter. (Se avsnittet Fylla i formulär sidan 34.) Om man försöker stänga formulärfönstret eller när man klickar på Registrera ansökan eller Registrera anmälan (se bild 4) blir man tillfrågad om man vill registrera det nya formuläret. I och med att ett nytt ärende påbörjas läggs ärendet till användarens pågående ärenden (och därmed även till samtliga pågående ärenden hos enheten). Då Ansökan eller Anmälan öppnas aktiveras ärendeöversikten över ärendet. (Se bild 7 på sidan 19.) Denna översikt ligger bakom formulärfönstret med Ansökan/ Anmälan och framträder då detta fönster stängs. Det innebär att då ett pågående ärende är aktiverat men inget formulär är öppet syns hela ärendeöversikten. Bild 4. Registrering av anmälan Dokumentarkiv Bilden ovan visar hur man registrerar Anmälan. Att registrera Ansökan sker på likadant sätt som att registrera Anmälan. Då man öppnar ett nytt ärende behöver man inte fylla i ett formulär fullständigt utan man kan välja att registrera formuläret, öppna det senare och fortsätta mata in uppgifter. Man får då följande alternativ när man klickar på Registrera ansökan/ Registrera anmälan eller försöker stänga fönstret med formuläret genom att klicka krysset i fönstrets övre högra hörn. Registrera ansökan/anmälan Registrera ansökan/anmälan och fördela till handläggare/chef Registrera inte ansökan/anmälan I samband med registrering/ej registrering av Anmälan/Ansökan gäller följande:

17. - Den som registrerar en ansökan/anmälan blir själv ansvarig handläggare. - Om man registrerar en ansökan/anmälan och samtidigt vill fördela ansvaret för ärendet till en annan handläggare eller chef, väljer man alternativet Registrera ansökan/anmälan och fördela till handläggare/chef. (Se bild 4.) I det fönster som följer väljer man handläggare som man vill skicka en förfrågan om att ta emot den nya ansökan/anmälan. Man behåller ansvaret för ärendet tills den tillfrågade handläggaren accepterar att bli ny handläggare. Om man i stället väljer chef lägger man genast över ansvaret för formuläret till chef eller delegat på enheten. - Om man inte registrerar ansökan/anmälan sparas inte formuläret i BBIC IT-systemet med koppling till enskilt barn d v s personnummer/namn. Däremot sparas både ansökan och anmälan på sådant sätt att det går att föra mängdstatistik på omfattningen av icke registrerade ansökningar/anmälningar. (Se även avsnittet Statistik.) Om man vid registrering av en ansökan eller anmälan har angett ett personnummer i formuläret kontrollerar programmet om det finns pågående eller avslutade ärenden med samma personnummer registrerat i BBIC systemet. Om det finns ärende med identiskt personnummer får man ett meddelande om det. (Se avsnittet Kontroll av personuppgifter vid registrering, nedan.) Om det befintliga ärendet inte är avslutat får man följande alternativ när man klickar på Registrera ansökan/anmälan: - Registrera ansökan/anmälan och komplettera till befintligt ärende med personnumret xxxxxx-xxxx: Man registrerar formuläret och knyter det till det befintliga ärendet. - Registrera inte ansökan/anmälan: Formuläret sparas inte i BBIC IT-systemet. För samma barn kan man registrera flera ansökningar och anmälningar/information på annat sätt. Man kan göra det genom att komplettera befintliga ärenden enligt ovan eller genom att aktivera det befintliga ärendet, högerklicka på ikonerna (rutorna) som representerar Anmälan eller Ansökan i ärendeöversikten och välja alternativet Nytt formulär från den lista med alternativ som då visas. (Se bild 16, sidan 32.) Den enda sättet att öppna ett helt nytt ärende i IT-stödet till BBIC är att registrera en ny Ansökan eller en ny Anmälan (eller information på annat sätt ). Löpnummer och egna koder vid ofullständiga uppgifter I många fall vet eller känner inte användaren till barnets namn och personnummer. Därför ska nya anmälningar/information på annat sätt och ansökningar kunna registreras utan personuppgifter eller genom att ange ofullständigt personnummer. Man kan ange ofullständiga uppgifter eller egna koder. Om ingenting anges fyller systemet i ett löpnummer i inmatningsfälten för personnummer, förnamn respektive efternamn. Löpnumret eller den egna koden kommer att finnas i listrutorna med personnummer och namn och används när man vill söka och öppna det nya ärendet. För att kunna starta utredning måste däremot fullständigt personnummer finnas inmatat i Grunduppgifter. Om inte personnummer kan anges ska TF-registrering användas. Man börjar med att skriva TF (stora bokstäver) i inmatningsrutan och därefter en egen kod, t.ex. TF-1, TFabc eller TFab12. TF-koden kan användas genom hela ärendet. Kontroll av personuppgifter vid registrering Första gången man anger ett fullständigt personnummer i ett formulär kontrolleras det med hjälp av kontrollsiffran att det är ett riktigt personnummer. Det sker också en kontroll av om huruvida barnet redan finns registrerat i den lokala organisationens IT-stöd för BBIC. Man får en varning av systemet om man öppnar en ny Ansökan/Anmälan med samma personnummer. Varningen är en fråga i ett fönster om man vill komplettera till ärende. I denna situation behöver således inte användaren själv vara aktiv genom att gå till menyn Ärendehantering och i denna välja undermenyn Komplettera till ärende. Systemet kontrollerar också personnumret i de personregister som är uppkopplade till systemet. Om det finns information om barnet i detta/dessa register får man ett meddelade om detta så man automatiskt kan föra över uppgifter från registret/registren till ärendet. Att öppna ett pågående ärende Man kan öppna ett pågående ärende på två sätt. Det ena sättet är att öppna något av de egna ärendena via de s k listrutorna med personnummer och namn. (Angående listrutor se bild 7). Med listrutorna kan man komma

18. åt sina egna ärenden. Genom att klicka och välja i personnummerlistan eller i namnlistan kan man ta fram information om det ärende som avser det valda barnet. Ett annat sätt att öppna ett pågående ärende är att gå till menyn Ärendehantering. Genom undermenyn Pågående öppnas en lista över enhetens samtliga pågående ärenden. (Se vidare avsnittet Pågående, sidan 22.) Att avsluta ett ärende Då ett ärende aktiveras finns ärendeöversikten över ärendet (bild 7) alltid i bakgrunden på skärmbilden. I och med detta finns det tillgång till en avslutningsfunktion. Avslutningsfunktionen nås genom den röda knapp med ett A på som finns på ärendeöversikten. Med denna funktion är det möjligt att när som helst avsluta ett barnavårdsärende, oavsett var i handläggningen man befinner sig. Då avslutningsfunktionen aktiveras kommer det upp ett varningsfönster med en förfrågan om huruvida man är säker på att man vill avsluta ärendet och därmed låsa samtliga formulär. Bild 5. Varningsfönster vid avslut av ärende. Om man vill avsluta ärendet kommer det upp ett nytt fönster med en fråga om varför ärendet avsluta. I detta fönster finns också en avslutningsknapp: Avsluta ärende. (Se bild 6.) Bild 6. Frågefönster vid avslut av ärende.

19. När ett ärende avslutas flyttas det automatiskt till historiedatabasen. Samtliga formulär och Journal låses och, från och med det, går det inte att lägga till eller ändra information i någon del av ärendet. (Se avsnittet Pågåendedatabasen och historiedatabasen på sidan 13.) Ärendeöversikten När man har valt ett pågående ärende eller startat ett nytt ärende kommer man in i Ärendeöversikten som ger en överblick över det valda ärendet. (Se bild 7.) Ärendeöversikten ger en schematisk beskrivning av ärendet och formulären. Bild 7. Ärendeöversikt av ett ärende K Dokumentarkiv A. Menyrad: Om man klickar på en meny visas en lista på funktioner och kommandon som man kan välja i programmet. B. Knapprad: Ger snabb tillgång till de vanligaste funktionerna i programmet. T ex. ordbehandlings-, utskrifts- och hjälpfunktioner. C. Listrutor med personnummer och namn: Med dessa kan man komma åt egna öppna ärenden. Genom att klicka och välja i personnummer- eller namnlistan kan man ta fram information om det valda barnet. D. Inkorg/utkorg: Med hjälp av dessa kan man hantera signering av ärenden, handläggarbyten mm. Siffran intill anger hur många meddelanden som finns i in- respektive utkorg. Se avsnittet Inkorg/utkorg. E. Genogram och textrapport skapar sammanställningar som är baserade på det aktuella ärendet. Dokumentarkiv med dokument, dokumentmallar och pdf-filer etc F. Information om ärendet: Grundläggande information om barnets namn och personnummer och ansvarig handläggare. G. Grunduppgifter: Länk som ger tillgång till grunduppgiftsformuläret. Där samlas barnets, vårdnadshavarnas och andra viktiga personers kontaktuppgifter. H. Journal: Med denna länk öppnar man BBIC-programmets journalverktyg. I. Formuläröversikt: Bilden ger information om vilka formulär som innehåller information, vilka som är låsta och om det finns flera av samma typ som berör det valda ärendet. Genom att klicka på formulärikonerna kan man öppna pågående, starta nya och låsa formulär. J. Avsluta ärende: När man klickar på knappen Avsluta (röd knapp märkt A) avslutar man det valda ärendet. Därefter kan man inte lägga till information i någon del av ärendet.

20. K. Stöddokument: Med stöddokument avses i BBIC dokument som inte fylls i av handläggarna av barnavårdsärenden utan av klienten, vårdnadshavare, vårdgivare och professionella kontakter såsom skolpersonal och läkare. Vissa stöddokument Bedömnings- och insatsformulären fyller handläggaren i tillsammans med barnet. Fönstren i BBIC-programmet kan minimeras, maximeras och storlekförändras på samma sätt som andra Windows-fönster. Om man klickar på krysset högst upp till höger stängs fönstret och programmet avslutas. Allt sparas automatiskt. Knappradens funktioner I BBIC-programmet finns de vanligaste ordbehandlingsfunktionerna inbyggda. I alla delar av programmet där man skriver löpande text; formulär, journal, textrapport och anteckningsblock kan man använda dig av knappraden när man vill klippa, klistra, formatera och söka i text. (Se bild 7.) Vänsterpil: Högerpil: Öppna: Spara som fil: Skriv ut: Klipp ut: Kopiera: Klistra in: Teckensnitt: Fet stil: Kursiv stil: Understruken: Vänsterställt stycke: Centrerat stycke: Högerställt stycke: Stavningskontroll: Sök ord: Hjälp: När man har ett formulär öppet går man till föregående inmatningssida. När man har ett formulär öppet går man till efterföljande inmatningssida. Öppnar ett nytt textdokument i t ex Anteckningar eller Textsammanställning Används när man vill spara en textrapport eller anteckningar i anteckningsblocket som en textfil som kan öppnas i andra program t.ex. MS Word. Skriver ut olika delar av programmet/ärendet beroende på vilket verktyg som man använder när man klickar på utskriftsknappen. När man befinner sig i ett dokument kan man välja mellan att skriva ut hela dokumentet, aktuell sida eller specificerade sidor (liknande Skriv ut i Microsoft-Word-dokument). Klipper ut och placerar markerad text i minnet. Kopierar markerad text och placerar den i minnet. Klistrar in text som finns i minnet på den plats där textmarkören är placerad. Visar Windows standardruta där man kan välja teckensnitt, teckenstorlek mm. Markerad text får fet stil. Markerad text blir kursiv. Markerad text blir understruken. Markerat textstycke placeras i textrutans vänstra kant. Standard. Markerat textstycke placeras i textrutans mitt. Markerat textstycke placeras i textrutans högra kant. I stavningskontrollen finns en ordlista speciellt anpassad för (utvidgad till att omfatta) ord som är speciella för socialtjänsten. Med denna funktion kan man fritextsöka efter hela eller delar av ord i det verktyg som man för tillfället har öppet. Man anger vilket ord/del av ord man vill söka och klickar på OK. Öppnar hjälpsystem.

21. Menyradens funktioner De menyrader man har tillgång till då man är inne i systemet har följande funktioner. (Se bild 7.) Meny Arkiv Undermeny Logga ut: Loggar ut och ger möjlighet för annan användare att logga in. Avsluta: Avslutar och stänger programmet Inloggade användare: Visar de fem senaste inloggade användarna i ärendet Registrera Ansökan: Öppnar en ny ansökan. Anmälan eller information på annat sätt: Öppnar en ny anmälan eller information på annat sätt. Ärendehantering Pågående: Pågåendeverktyget ger en överblick över egna och enhetens öppna anmälningar/information på annat sätt, ansökningar och utredningar. Man kan söka och öppna sina egna och andra handläggares pågående ärenden. Historiedatabas: Överblick över egna och enhetens avslutade ärenden. Man kan söka och titta på avslutade ärenden. Inkorg: I inkorgen finns förfrågningar från andra användare till dig som gäller ärenden inom enheten. T.ex. signeringsförfrågningar och förfrågningar om byte av handläggare. Utkorg: I utkorgen finns förfrågningar från dig till andra användare som gäller ärenden som man handhar. Tilldela till handläggare: Skicka en förfrågan om att byta handläggare i ett ärende som man handhar. Komplettera till ärende: Om man öppnat något av formulären Anmälan, Förhandsbedömning eller Ansökan kan de läggas till ett annat, redan pågående, ärende. Uppdatera länkar: Uppdaterar alla länkade uppgifter i öppna formulär i systemet. Verktyg Personregister: Startar personregister som används på den egna enheten. Anteckningar: Verktyg där man kan föra egna anteckningar. Hjälp Om BBIC-programmet: Visar information om BBIC-programmet. Kommentarer till menyradernas funktioner. Här nedan kommenteras några av menyradernas funktioner. Menyn Arkiv Avsluta BBIC-programmet Man avslutar programmet genom att klicka på Arkiv-Avsluta i menyraden eller stänger BBIC ITsystemfönstret genom att klicka på x i fönstrets övre högra hörn. Menyn Registrera Registrera ett ärende Menyn Registrera innehåller undermenyerna Ansökan och Anmälan eller information på annat sätt. Dessa används då man påbörjar ett ärende. Då man väljer en av dessa undermenyer kommer man direkt in i formuläret Ansökan respektive Anmälan. (Se bilaga 1 angående dessa formulär.) I och med att ett ärende påbörjas läggs ärendet till användarens pågående ärenden (och därmed även till enhetens samtliga ärenden).

22. Då Ansökan eller Anmälan aktiveras visas ärendeöversikten över ärendet. (Se bild 7.) Denna översikt framträder då fönstret med Ansökan/Anmälan stängs. Menyn Ärendehantering Vad som finns under menyn Ärendehantering visas på bild 8: Bild 8. Menyn Ärendehantering med undermenyer Pågående I undermenyn Pågående finns en lista över enhetens samtliga pågående ärenden (bild 9). Ur dessa kan man göra urval på enskilda användares pågående ärenden och samtidigt visa samtliga ärenden. Vid dessa urval presenteras en lista över de ärenden som ingår i urvalet. Bild 9. Lista över pågående ärenden Dokumentarkiv Från listan över pågående ärenden går det att göra urval från en kolumn eller kombinationer av kolumner. Detta görs genom att man i inmatningsfälten överst i respektive kolumn inför

23. sitt/sina urvalskriterier. (Första kolumnen anger löpnummer.) Detta används när inga personuppgifter finns tillgängliga. Då kan det unika löpnumret användas i stället för efternamn, förnamn och personnummer. I listan över pågående ärenden kan man exempelvis söka efter alla ärenden avseende barn födda 1997. I inmatningsfältet Personnummer överst i kolumnen med personnummer skriver man då in 97, varvid endast de ärendena avseende barn födda 1997 visas. Det går att ha fler sökkriterier samtidigt. Man kanske vill hitta pågående ärenden som avser barn födda 1997 och vilkas efternamn är Hansson. Då skriver man in 97 i inmatningsfältet Personnummer och Hansson i inmatningsfältet Efternamn. Under listan med pågående ärenden finns det en översikt över det ärende som är markerat på listan. (Om ingen markering görs av användaren görs då listan öppnas markeras automatiskt det första ärendet på listan.) Denna översikt visar ärendets status, d v s hur långt man kommit i ärendet. (Se bild 9.) Då man markerar olika ärenden i listan ser man således samtidigt hur långt respektive ärende är gånget. Historiedatabasen I menyn Ärendehantering finns också undermenyn Historiedatabas. Här presenteras en lista över enhetens samtliga avslutade ärenden (som ännu inte gallras enligt SoL 12 kap, 2, 4 ). Denna lista fungerar på samma sätt som listan över pågående ärenden i undermenyn Pågående. Inkorg och Utkorg Undermenyerna Inkorg och Utkorg är ingångar till det interna e-post-systemet för behöriga användare. Inkorg och Utkorg kan också nås via ikoner på skärmbilden (Se bild 7 sidan 19.) Inkorg hanterar alla ingående meddelanden (tilldelade ärenden, signeringsförfrågningar mm.) och Utkorg alla utgående meddelanden (väntar på tilldelningsbekräftelse mm.). Då Inkorg respektive Utkorg aktiveras visas listor med meddelanden på skärmen. På programmets huvudsida markeras antal meddelanden i in- respektive utkorgen. Om nya meddelanden inkommit sedan man senast aktiverade inkorgen är detta antal markerat med fetstil Det ska vara möjligt för den inloggade användaren att skriva en kort text eller ett meddelande till den mottagande användaren i samband med en förfrågan/händelse. Inkorgen har följande rubriker (Se bild 11.): 8Barnets personnummer 8Meddelande (om förfrågan/meddelande/åtgärd) 8Avsändare (förfrågande användare) 8Datum (för förfrågan) I inkorgen kan följande händelser finnas som kräver åtgärd av den inloggade användaren: 8 Tilldelat ärende Förfrågan om att ta emot ett ärende eller en öppen anmälan/ /ansökan. Om användaren är handläggare kan vederbörande välja att ta emot eller inte. Chef kan aldrig välja att inte ta emot. 8Signeringsförfrågningar. Se avsnittet Signering av beslut. I inkorgen kan följande meddelanden som inte kräver åtgärd finnas: 8 Meddelande om att en annan användare kompletterat ett av den inloggade användarens ärenden eller öppna anmälningar/ansökningar med en anmälan eller ansökan. 8 Meddelande om att annan användare lagt till information i ett ärende eller en öppen anmälan/ansökan som inloggad användare är ansvarig för och var informationen lagts till. 8 Meddelande om ett ärende eller öppen anmälan/ansökan som inloggad användare vill tilldela annan användare tagits emot eller inte. 8 Meddelande om ett beslut som inloggad användare vill få signerat har blivit signerat eller inte. Utkorgen ska ha följande rubriker: 8 Barnets personnummer 8 Meddelande (om förfrågan/meddelande/åtgärd) 8 Mottagare (användare som förfrågan är skickad till) 8 Datum (för förfrågan)

24. I utkorgen kan följande meddelanden som inte kräver åtgärd finnas: 8Väntande förfrågningar av inloggad användare om tilldelning av ett ärende eller en öppen anmälan/ansökan till mottagaranvändare 8Väntande signeringsförfrågningar Byte av handläggare När man vill lämna över ansvaret för ett ärende till en annan handläggare eller chef öppnar man först ärendet som det gäller genom att välja i listrutorna med personnummer eller namn eller med pågåendeverktyget. Därefter väljer man Ärendehantering Tilldela till handläggare i menyraden. I fönstret som följer väljer man i listrutan den handläggare som man vill ska ta över ärendet. När man klickat på OK kommer en förfrågan om tilldelning synas i den egna utkorgen och i den valda handläggarens inkorg. Bild 10. Exempel på tilldelning av ärende Man behåller ansvaret för ärendet tills den tillfrågade handläggaren accepterar att bli ny handläggare. Om man väljer att tilldela ett ärende till en chef övergår däremot genast ansvaret för ärendet till chef eller delegat på den egna enheten. När den tillfrågade handläggaren dubbelklickar på ärendet i sin inkorg får han/hon ett meddelande om att han/hon tilldelats ett ärende. Handläggaren kan välja att titta på ärendet, ta bort ärendet eller acceptera att ta emot det (genom att klicka på OK se 11 nedan). Bild 11. Exempel på då handläggare tilldelats ett ärende