Användarmanual för felanmälan och beställning i Weblord Användarmanual Weblord 2015-09-02 1
Inledning Anmälan görs i Weblord som arbetar direkt mot Västfastigheters fastighetssystem Landlord. I Weblord kan du som kund kan ha ständig bevakning över dina felanmälningar och beställningar. Du kan göra egna uppföljningar och lätt kontrollera dina egna kostnader och får även en snabb överblick av dina ärende. Tänk på att: Skriva ett ärende per anmälan/beställning Ange rumsnummer (finns oftast på utsidan av dörrkarmen) Ange installations/maskin nummer eller liknande i texten Lämna kontaktuppgifter som är aktuella Vid ändring av till exempel kontaktuppgifter, kontakta din Kundtjänst Genvägar till Västfastigheters webbplats och Weblord Västfastigheters webbplats http://vastfast.vgregion.se/sv/vastfastigheter/ Beställa inloggningsuppgifter till Weblord http://vastfast.vgregion.se/sv/vastfastigheter/service1/weblord/bestalla-inloggningsguppgifter-till- Weblord/ Användarmanual Weblord 2015-09-02 2
Direkt till inloggning för Weblord https://weblord3.vgregion.se/login.aspx Logga in som kund med det Kundid/Användarnamn och lösenord som du har fått, vid eventuellt byte av lösenord ta kontakt med din kundtjänst. Klicka på Logga in. Registrera ny Felanmälan/Beställning: Markera klicka på Felanmälan/Beställning. Användarmanual Weblord 2015-09-02 3
De uppgifter som sätts med automatik när du registrerar ny beställning/ felanmälan är inregistrerat i Landlord som är mastersystem för Weblord. Om det är några uppgifter som är fel, kontakta din Kundtjänst så ändrar de felaktigheter. Det är bra om det mesta finns registrerat och blir ifyllt med automatik, då är det inte så mycket som behöver fyllas i. Fältet har hjälpregister, för att se vad som finns att välja måste fältet tömmas. När fältet Kontaktperson tömts kan du se vad som finns i hjälpregistret och följande alternativ för att få fram hjälpregistren. Klicka på pilen till höger i fältet. Klicka på höger musknapp när markören är i fältet. -Tryck F4 eller nedåtpil på tangentbordet. Samma sak gäller i alla fält som har hjälpregister. Användarmanual Weblord 2015-09-02 4
Exempel på lista när fler kontaktpersoner finns registrerade. De fält som har röda stjärnor efter texten är obligatoriska att fylla i (och även fälten för förvaltningsobjekt och byggnad är obligatoriska). De fält som måste fyllas i är: Kund vi ska veta vem som anmält. (OBS! är alltid förifyllt och ska inte ändras). Kontaktperson vi ska veta vem vi ska kontakta. Telefon för att veta vilket telefonnummer vi kan ringa. E-post veta vilken e-postadress vi kan nå er på. Förvaltningsobjekt veta vilken tomt område ärendet hör till. Byggnad, plan och rum - vi ska veta vart vi ska gå och hitta rätt plats. OBS! Om det sökta rummet inte finns i hjälpregistret måste det högra fältet fyllas i och i det fältet fungerar det att skriva vilka siffror och bokstäver som helst. Beskrivning - Skriv en så god beskrivning som möjligt av beställningen /felanmälan. OBS! Endast 1 beställning per felanmälan/ beställning. Användarmanual Weblord 2015-09-02 5
Bock i kryssrutan Skicka kvittens och information till E-post - Kvittens skickas med automatik till ifylld e-postadress när vi mottagit och behandlat ärendet i Landlord. Användarmanual Weblord 2015-09-02 6
För att söka byggnad i hjälpregisterlista - Använd piltangenter på tangentbordet. Exempel nedan visar att 5000 som är förvaltningsobjekt (tomten) för Sahlgrenska sjukhuset är ifyllt, jag ska göra en anmälan för huset/byggnaden Vintergatan. Du skriver vinter och trycker på pil-ner tangenten eller pil längst till höger i fältet. Resultatet av sökningen visas. Byggnad 501201 SS Vintergatan är registrerad, i hjälpregistret för plan visas nu de plan som finns registrerade mot den byggnaden. Användarmanual Weblord 2015-09-02 7
Registrerat plan 02, i rumsfältet visas i hjälpregisterlista de rum som finns registrerade på det planet i den byggnaden. Om inte rätt rum finns i hjälpregistret går det bra att skriva egna siffror och bokstäver i det högra rumsfältet. Användarmanual Weblord 2015-09-02 8
Beskrivning - Skriv in vad du/ni behöver ha hjälp med. OBS! Endast 1 beställning per felanmälan/beställning. Trycker du på rensa knappen rensas enbart det du skrivit in i fälten. (i de fält som det har hämtats uppgifter från hjälpregister sitter värden kvar, om de värdena skall tas bort måste de markeras för att kunna tas bort). Trycker du på skicka så skickas ärendet till Landlord. Användarmanual Weblord 2015-09-02 9
När du tryckt på skicka visas kvittens för felanmälan med det nummer som ärendet har fått. Du kan även välja att skriva ut kvittensen tryck då på skriv ut knappen. Lista på öppna arbetsorder finns under registreringsformuläret. Listan kan man se mer eller mindre av om man markera och drar i listen mitt på sidan markera och dra i det streckade fältet. Användarmanual Weblord 2015-09-02 10
Listan kan du ändra ordning på och kolumnerna kan göras bredare. Tryck på pilen för att ändra ordning, tryck på häftstiftet för att kunna göra ett urval, markera strecket så att dubbelpil visas för att kunna göra kolumnerna större/bredare. Exempel pil för att ändra ordning. Exempel häftstift för att kunna göra urval. Exempel, markera strecket mellan kolumner, dubbelpil visas, håll ner vänster musknapp och dra för att göra kolumnen bredare. Användarmanual Weblord 2015-09-02 11
Längst ner till vänster finns funktionen för att Visa kvitto för felanmälan/beställningsrad Markera den rad (arbetsorder) du vill se kvitto på, klicka på Visa kvitto. Längst ner till höger finns flera utskriftsalternativ. Markera skrivaren och du får fram en rapport på listan över de aktuella felanmälningarna. Om du vill ha en utskrift till PDF eller Excel, markera/tryck på ikonen för PDF eller Excel, fönster med texten Rapporten är redo att sparas/visas. OBS! Klicka inte på spara rapport. Användarmanual Weblord 2015-09-02 12
Klicka på Öppna och välj sedan att spara ner filen på din egen dator. Historik I fältet historik går det att se alla gamla arbetsorder. Markera klicka på Historik. När Felanmälan - Historik laddats är Kundid automatisk ifyllt, detta ska inte ändras. Användarmanual Weblord 2015-09-02 13
Söka specifikt AO nummer fyll i AO-nummer enligt exempel. Det går att välja att söka de AO-nummer som du är Beställande Kund för eller enbart de som du är Betalande kund för. Det går även att ändra i datumfälten och göra urval under Arbetsstatus. Klicka på Sök för att söka och rensa då du till exempel vill rensa ut och göra ny sökning. Användarmanual Weblord 2015-09-02 14
Vid frågor kontakta Västfastigheters Kundtjänst på den ort du tillhör Västfastigheters Kundtjänst Göteborg 031-342 12 00 Västfastigheters Kundtjänst Borås 033-616 20 00 Västfastigheters Kundtjänst NÄL 010-441 35 50 Västfastigheters Kundtjänst Skövde 0500-47 84 00 Användarmanual Weblord 2015-09-02 15