Förfrågningsunderlag 2012-10-23 Upphandlingsansvarig Upphandling SKL Kommentus Inköpscentral AB Vitvaror 2012-2 Fredrik Waldemarsson 10146 Sista anbudsdag: 2012-12-03 23:59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Vitvaror 2012-2 1. Allmän orientering 1.1. Upphandlande myndighet - SKL Kommentus Inköpscentral AB SKL Kommentus Inköpscentral AB, org.nr. 556819-4798, (fortsättningsvis SKI) ägs, genom SKL Kommentus AB, av 256 kommuner och SKL Kommentus AB som i sin tur ägs av Sveriges kommuner och Landsting (SKL), genom dess bolag SKL Företag AB. SKI är bildat med syftet att vara inköpscentral för kommuner, landsting, regioner och deras bolag och för att genom samordnad upphandling dels ingå ramavtal i eget namn avsedda för andra upphandlande myndigheter och enheter (i den fortsatta texten kallade UM/UE), dels för att medverka vid en offentlig upphandling som ombud åt flera UM/UE. Denna upphandling görs i eget namn och omfattar de UM/UE som uppräknas i Bilaga 01 Avropsberättigade parter. Dessa har på förhand anmält intresse för att delta i upphandlingen och har därmed rätt att avropa från tecknade ramavtal från avtalsstart. Att vara avropsberättigad innebär en möjlighet att avropa från tecknade ramavtal, dock ingen skyldighet. När behov uppstår har avropsberättigad myndighet möjlighet att använda ramavtalet. För att avropa från SKI:s ramavtal krävs att upphandlingschef, eller annan ansvarig, först godkänner SKI:s allmänna villkor. SKI:s allmänna villkor syftar till att säkerställa att UM/UE som har gällande ramavtal inom aktuellt område eller tillämpar ramavtal som upphandlats i samverkan med andra UM/UE inte samtidigt tillämpar SKI:s ramavtal under det egna gällande ramavtalets giltighetstid. Efter godkännande kan beställare hos UM/UE avropa från ramavtalet. UM/UE kan också besluta sig för att, av olika skäl som t.ex. att UM/UE:s behov förändrats i något avseende, upphöra med att avropa från ramavtalen under ramavtalstiden genom att UM/UE gör en avstegsanmälan till SKI. Information om vilka UM/UE som avropar från ramavtalen kommer löpande att lämnas till ramavtalsleverantörerna. Mer information om SKL Kommentus Inköpscentral AB finns på www.sklkommentus.se 1.2. Mål och syfte med upphandlingen Målet med upphandlingen är att tillgodose verksamheternas löpande försörjning av vitvaror Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 1 av 26
inom tre (3) olika områden. 1.3. Reservationer och alternativa anbud I anbudet får inget så kallat sidoanbud eller alternativt anbud förekomma. Om anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas. Accepteras kravet på att reservationer och alternativa anbud inte accepteras? (/ svar) 1.4. Referensnummer Upphandlingens referensnummer är 10146. 1.5. Kontraktsföremålet Upphandlingen avser köp av vitvaror såsom kyl, frys, spis, spishällar, diskmaskiner, tvättmaskiner, torktumlare, torkskåp samt hushållsmaskiner. Upphandlingen är indelad i tre delar; Del 1 omfattar kyl, frys, kyl/frys, spis, spishällar, diskmaskiner, tvättmaskiner, torktumlare samt torkskåp. Del 2 omfattar hushållsmaskiner såsom mikrovågsugnar, dammsugare, kaffebryggare/maskiner, strykjärn, köksmaskiner, m.fl. Del 3 omfattar fastighetstvättmaskiner, Upphandlande myndigheter har behov av att anskaffa vitvaror löpande till olika verksamheter såsom lägenheter, förskolor, äldreboende, sjukhus m.fl. Avtal behövs därför som omfattar fullsortiment, d.v.s. ett sortiment med stor bredd och stort djup. Upphandlingen är indelad i länsvisa geografiska anbudsområden, ett (1) per län. Anbudsgivare kan välja att lämna anbud omfattande valfritt antal län, från ett (1) län till samtliga län (21). Ange i fritextfältet nedan vilket eller vilka av länen (se listan nedan) som ert anbud avser. Stockholms län Uppsala län Södermanlands län Östergötlands län Jönköpings län Kronobergs län Kalmar län Gotlands län Blekinge län Skåne län Halland län Västra Götalands län Värmlands län Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 2 av 26
Örebro län Västmanlands län Dalarnas län Gävleborgs län Västernorlands län Jämtlands län Västerbottens län Norrbottens län Ange det eller de län som anbudet för (Fritextsvar) Ange det/de delområde som anbudet omfattar (Fritextsvar) 1.6. Volymer Ramavtalet omfattar 483 UM/UE. SKI har i samband med upphandlingens förstudiefas fått volymuppgifter från UM/UE beträffande det aktuella ramavtalsområdet. I SKI:s undersökning har 70 UM/UE angett estimat för sin årliga avropsvolym för ramavtalsområdet. Utifrån undersökningen är den genomsnittliga årliga avropsvolymen ca 460 000 kr per UM/UE. Mindre UM/UE anger en ungefärlig genomsnittlig årlig avropsvolym om mellan 70 000-200 000 kr/år, medelstora kommuner anger en ungefärlig genomsnittlig årlig avropsvolym om mellan 500 000 kr - 900 000 kr /år och större kommuner och landsting anger en ungefärlig genomsnittlig årlig avropsvolym om mellan 1 000 000 kr - 2 500 000 kr/år. Baserat på undersökningens genomsnittliga årliga avropsvolym och ett antaget antal samtidiga avropande UM/UE om 70 stycken uppskattas ramavtalens årsvolym för denna upphandling till ca 32 000 000 SEK exklusive moms per år eller ca 128 000 000 SEK över ramavtalsperioden. Potentialen för avropsvolymen inom ramavtalet med angivet antal intresserade UM är 222 000 000 SEK per år eller ca 888 000 000 SEK över ramavtalsperioden. Det är SKI:s erfarenhet från andra ramavtalsområden att leverantören genom en aktiv kontakt med kommunerna i samverkan med SKI kan påverka Ramavtalets avropsvolym positivt. Någon garanti att erhålla viss volym ges ej. Avsikten är att upphandlingen ska resultera i 3 ramavtal per delområde och län. 1.7. Avgränsning Upphandlingen omfattar inte tjänster för service- och reparationer av produkter. 1.8. Avtalstid Ramavtal träder ikraft från den dagen då det undertecknats av båda parter. 1.9. Möjlighet att lämna anbud på delar av upphandlingen Anbud kan lämnas på samtliga tre delar eller enbart någon del samt per län. Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 3 av 26
1.10. Kontaktuppgifter SKL Kommentus Inköpscentral AB kommer under upphandlingens genomförande att ställa frågor och skicka tilldelningsbeslut till den person som har skickat in anbudet för anbudsgivarens räkning i upphandlingssystemet Visma Tendsign. Kontakt kan ske genom e-post, telefon och fråge- och svarsfunktionen i upphandlingssystemet Visma Tendsign. Anbudsgivaren ansvarar för att de kontaktuppgifter som finns upplagda för den person som lagt upp uppgifter i upphandlingen är aktuella och korrekta. Anbudsgivaren ansvarar för att denna person är tillgänglig för mottagande av information samt för att svara på frågor i upphandlingen. Anbudsgivare ombeds kontrollera att det föreligger identitet mellan de uppgifter ni anger när ni registrerar er i upphandlingssystemet VismaTendsign och det företag som utgör anbudsgivande företag. Kontrollera gärna att ni konsekvent anger korrekt företagsnamn (firma) och korrekt organisationsnummer på samtliga ställen där ni ombeds registrera uppgifter. Företagsnamn, postadress, telefon (Fritextsvar) Kontaktperson(er) för anbudet (Fritextsvar) E-postadress kontaktperson(er). (Fritextsvar) Telefonnummer kontaktperson(er). (Fritextsvar) Uppfylls krav avseende anbudsgivarens kontaktuppgifter? (/ svar) 1.11. Bilagor Bilaga 01 Avropsberättigade parter Bilaga 02, Anbudets underskrift Bilaga 03, Teknisk specifkation Bilaga 04, Prisbilaga Bilaga 05:1, LCC-kostnad för kyl/frys Bilaga 05:2, LCC-kostnad för diskmaskin Bilaga 05:3, LCC-kostnad för tvättmaskin 2. Administrativa krav 2.1. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs genom öppet förfarande enligt LOU, lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Det är av största vikt att anbudsgivaren redan vid anbudsgivningen lämnar sitt bästa pris då förhandling inte är tillåtet i det öppna förfarandet. 2.2. Inlämning av elektroniskt anbud I denna upphandling accepteras endast elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet Visma Tendsign. För leverantörer är det kostnadsfritt att använda systemet och att lämna anbud. För tillgång till systemet krävs inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 4 av 26
registrering på http://www.opic.com/sv/tendsign/ genom att klicka på länken "Lämna elektroniskt anbud". Efter genomförd registrering får användaren omedelbar tillgång till systemet. Vid frågor eller behov av support kring användandet av systemet kontaktas Visma Tendsigns support på telefon 013-47 47 520 eller e-post tendsignsupport@visma.com. Supporten har öppet helgfria vardagar måndag fredag mellan 08:00 17:00, med undantag för dag före röd dag då den stänger kl. 15:00. Anbudsgivaren får genom Visma Tendsign: tillkommande information om upphandlingen, automatisk kontroll av att samtliga frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid anbudslämnandet. Observera att maximal storlek för uppladdning av filer är 50 megabyte. Anbudsgivare uppmanas att omedelbart kontakta Visma Tendsign om problem uppstår i samband med anbudslämnande. Om en anbudsgivare inte registrerar sig på Visma Tendsigns hemsida utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, kan SKI inte garantera att all information om upphandlingen (eventuella förtydliganden samt frågor och svar) under anbudstiden kommer anbudsgivaren tillhanda. 2.3. Förtydligande eller komplettering av förfrågningsunderlag Eventuella förtydliganden eller kompletteringar lämnas alltid genom Visma Tendsigns anbudstjänst. Anbudsgivaren ansvarar själv för att hålla sig uppdaterad. Begäran om förtydligande eller komplettering av förfrågningsunderlaget ska vara ställda genom Visma Tendsigns anbudstjänst. Sista dag att inkomma med frågor är nio (9) dagar före sista anbudsdag. Om frågor inkommer senare än 9 dagar före sista anbudsdag garanteras inte att frågan besvaras. Detta på grund av att SKI av likabehandlingsskäl är förhindrat att lämna tillkommande information i slutet av anbudstiden. Endast frågor avseende förfrågningsunderlaget besvaras. 2.4. Kontaktpersoner Kontaktsperson för upphandlingen är Fredrik Waldemarsson, regionansvarig Skåne. 2.5. Krav på avlämnande av anbud Det är av yttersta vikt att anbud innehåller samtliga efterfrågade uppgifter, särskilt med anledning av de mycket begränsade möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller inkomma med kompletterande uppgifter. Vid anbudslämnandet ska redovisningar/svar på frågor och ställda krav endast lämnas på anvisade platser i Visma Tendsign. Anbudet ska vara författat på svenska. Enstaka fackuttryck och liknande får vara på annat språk. Anbudsgivare ska vid behov och på begäran av SKI översätta anbudstext. Det elektroniska anbudet och samtliga villkor i upphandlingen godkänns genom att behörig företrädare för anbudsgivaren undertecknar bilaga 2, Anbudets underskrift. Bilagan ska skannas och bifogas med anbudet som en elektronisk fil. Anbudet ska vara författat på svenska inkl gällande katalog och bruttoprislista. Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 5 av 26
Produktbeskrivningar i speciellt bifogade produktblad kan vara författade på engelska. Anbud kan lämnas för samtliga län eller respektive län för sig. Anbudsgivaren ska i bilaga 4, Prisbilaga, ange vilken eller vilka geografiska delar som anbudet avser. Om anbudsgivaren lämnar olika priser för olika geografiska delar ska samtliga prisbilagor bifogas anbudet. Det elektroniska anbudet och samtliga villkor i upphandlingen godkänns genom att behörig företrädare för anbudsgivaren undertecknar bilaga 2, Anbudets underskrift. Bilagan ska skannas och bifogas med anbudet som elektronisk fil. Har bilaga 2, anbudets underskrift, bifogats anbudet? (/ svar) Uppfylls kravet på anbudets underskrift? (/ svar) 2.6. Behandling av personuppgifter Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, postadress och e-postadress. I personuppgiftslagen (1998:204) finns regler för hur personuppgifter får behandlas. SKI är personuppgiftsansvarig för de uppgifter, t.ex. namn på kontaktpersoner, e-postadresser, som lämnas dels i samband med anbudsgivning, dels vid eventuellt tecknande av ramavtal mellan leverantören och SKI. Behandlingen av de aktuella personuppgifterna är nödvändig för att kunna fullgöra ingångna ramavtal. Personuppgifterna kommer att användas för att föra kund- och leverantörsregister i syfte att informera, administrera och möjliggöra avrop på ramavtalen samt skicka fakturor avseende den administrativa ersättning som tas ut av SKI. En registrerad person har rätt att när som helst begära information från SKI beträffande vilka personuppgifter som finns registrerade om personen. En sådan begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad och skickas till: SKL Kommentus Inköpscentral AB Hornsgatan 15 117 99 Stockholm 2.7. Sista anbudsdag Anbud ska lämnas senast 2012-12-03 2.8. Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med 2013-08-26 Accepteras kravet på anbudets giltighetstid? (/ svar) 2.9. Ersättning för upprättande av anbud Ersättning för upprättande av anbud medges inte. Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 6 av 26
2.10. Tilldelning Efter genomförd upphandling fattar SKI tilldelningsbeslut. SKI meddelar sedan tilldelningsbeslutet via e-post till den person hos anbudsgivaren som lämnat in anbudet i tendsign. Tilldelningsbeslut utgör inte accept av anbud. Bindande ramavtal uppkommer först när båda parter skriftligt undertecknat ramavtal. Ramavtal tecknas när 10 dagar gått räknat från det att tilldelningsbeslut skickats till anbudsgivarna. 2.11. Anbudsöppning Anbudsgivaren har inte rätt att själv närvara vid anbudsöppningen, men kan däremot begära att en representant från Stockholms Handelskammare närvarar. Anbudsgivare som begär att representant från Stockholms Handelskammare närvarar vid anbudsöppningen står själv för kostnaden för detta. Anbudsöppning är planerad till 2012-12-04. 2.12. Sekretess SKI omfattas inte av offentlighetsprincipen. SKI lämnar därför, som huvudregel, inte ut anbud eller anbudsansökningar. Detta gäller även efter att tilldelningsbeslut har fattats. SKI förbehåller sig emellertid rätten att lämna ut handlingar för det fall domstol, tillsynsmyndighet eller annan myndighet så begär, eller om det i övrigt krävs för ett effektivt bedrivande av SKI:s verksamhet. Anbudsgivare som önskar att vissa uppgifter inte ska lämnas ut till annan, bör i anbudet precisera vilka uppgifter i anbudet sekretess begärs för, och beskriva på vilket sätt det kan innebära skada för anbudsgivaren om uppgifterna lämnas ut. SKI vill dock betona att i samband med att tilldelningsbeslutet distribueras kan vissa uppgifter ur anbudet som är relaterade till tilldelningskriterierna komma att offentliggöras (t.ex. vissa prisuppgifter). Om sekretess inte begärs - svara NEJ i båda fritextfälten nedan. Om sekretess begärs - svara JA i det första fritextfältet nedan. Precisera sedan för vilka delar av anbudet som sekretess begärs och beskriv vilken skada som kan uppstå om uppgiften lämnas ut i det andra fritextfältet nedan. Önskas sekretess? Precisera i så fall för vilka uppgifter. (Fritextsvar) Beskriv i förekommande fall vilka delar av anbudet begäran av sekretess avser, samt vilken skada som kan uppstå om uppgiften lämnas ut (Fritextsvar) 2.13. Publicering av avtalsdokument Avtal med uppgifter om kontaktpersoner m.m. kommer att publiceras på Internet (publika databaser). Samma information kommer att finnas tillgänglig för alla avropande myndigheter/enheter. Anbudsgivaren ska acceptera att timarvoden samt uppgifter om kontaktpersoner, m.m. publiceras på Internet. Accepteras kravet på publicering av avtalsdokument på Internet? (/ svar) Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 7 av 26
2.14. Kontroll av uppgifter I samband med prövningen av anbuden kommer SKI att kontrollera att de av leverantören lämnade uppgifter är korrekta. För att SKI ska ha möjlighet att pröva och utvärdera anbudet är det därför ytterst viktigt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter. Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller inkomma med kompletterande uppgifter är begränsade. Under avtalstiden kommer också kontroller ske av att uppgifter angivna vid anbudslämnandet efterlevs under hela avtalstiden. Efterlevs inte uppställda krav kan avtalet komma att hävas. 2.15. Avropsförfarande SKI har för avsikt att teckna ramavtal med minst tre leverantörer i rangordning per delområde och län. Om antalet giltiga anbud understiger tre kan färre antal anbud komma att antas. 2.16. Ramavtal Framtida ramavtal kommer att baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag med bilagor samt anbudsgivarens anbud. Ramavtalet innehåller också bestämmelser avseende SKI:s administrativa ersättning. Ersättningen till SKI avser genomförande av upphandlingen samt avtalsförvaltning, marknadsföring av avtalet, administrativ service, information mm. Administrativ ersättning utgår med 2% av den fakturerade summan exklusive mervärdesskatt. Ersättningen ska utbetalas månadsvis. 3. Krav på anbudsgivare 3.1. Uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 1 LOU Enligt 10 kap. 1 LOU ska en upphandlande myndighet utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt laga kraft vunnen dom är dömd för sådan brottslighet som innefattar: 1. deltagande i organiserad brottslighet, 2. bestickning, 3. bedrägeri, 4. penningtvätt. Är leverantören en juridisk person, ska leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Om en anbudsgivare anlitar underleverantörer ansvarar anbudsgivaren för att underleverantörerna uppfyller kraven enligt 10 kap. 1. Intyga på heder och samvete att ovan omständigheter inte föreligger genom att svara. (/ svar) 3.2. Uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 2 LOU Enligt 10 kap. 2 LOU kan en anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandling om denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 8 av 26
tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och SKI kan visa detta eller 5. ej lämnat begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap LOU Är leverantören juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i första stycket 4. Intyga på heder och samvete att ovan omständigheter inte föreligger genom att svara. (/ svar) 3.3. Skatter och socialförsäkringsavgifter Leverantören och eventuella underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende lagenligt ställda krav avseende inbetalning av skatter och socialförsäkringsavgifter i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav på skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivare skall vara registrerad för mervärdesskatt. För utländska Leverantörer och/eller utländska underleverantörer skall bevis som visar att företaget inte har restförda skulder avseende skatter och socialförsäkringsavgifter i det egna landet, biläggas anbudet. SKI kommer som en del av leverantörsprövningen, att kontrollera att Leverantören och eventuella underleverantörer uppfyller i Sverige ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter genom hämtning av uppgifter från Skatteverket. I det fall det inte är möjligt för SKI att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska anbudsgivaren när SKI så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. För utländska Leverantörer och utländska underleverantörer kommer SKI att kontrollera uppfyllelsen av ställda krav i det egna landet genom bilagt bevis. Om Leverantören inte uppfyller kravet förkastas anbudet. Om någon av angivna underleverantörer inte uppfyller dessa krav, kommer aktuell underleverantör att strykas från anbudet. Observera dock att en eventuell uteslutning av underleverantör kan komma att påverka anbudet i sin helhet. Kontroll avseende inbetalning av skatter och socialförsäkringsavgifter kommer även att göras under avtalsperioden. Observera att bevis enbart får vara på svenska alternativt en översatt styrkt kopia av originalet till engelska. Redovisa här eventuella bifogade bevis för utländska leverantöre/underleverantörer (Fritextsvar) Uppfyller anbudsgivaren och eventuella underleverantörer krav om skyldigheter avseende inbetalning av skatter och socialförsäkringsavgifter? (/ svar) 3.4. Bolagsregistrering Anbudsgivaren skall uppfylla lagenligt ställda krav på registrering i aktiebolags- eller handelsbolagsregister eller liknande register som gäller för anbudsgivaren och som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad. SKI kommer att kontrollera anbudsgivarens bolagsregistrering genom att inhämta uppgifter från affärs- och Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 9 av 26
kreditupplysningsföretaget Creditsafe. SKI kan komma att begära komplettering av anbud för det fall registeruppgifter inte finns tillgängliga via Credit Safe. Detta kan t.ex. komma att bli aktuellt för företag registrerade i annat land Uppfylls kravet på registrering i aktiebolags-, handelsbolagsoch liknande register för näringsidkare? (/ svar) 3.5. Ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att denne kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Underlag för bedömningen av anbudsgivarens ekonomiska stabilitet och finansiella ställning är utdrag ur affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafes register. SKI kommer att inhämta utdrag från Creditsafe avseende samtliga anbudsgivare efter anbudsöppning. Utdraget skall visa att anbudsgivaren minst är "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala. Om lägre riskklassificering påvisas skall anbudsgivaren ändå anses uppfylla kravet om a) och b) nedan är uppfyllda. Anbudsgivaren kommer i sådant fall att beredas möjlighet att inkomma med sådan förklaring. a) Anbudsgivaren inlämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet, b) Garanti lämnas gällande anbudsgivarens ekonomiska stabilitet av moderbolag eller annan garant. Sådant intyg ska vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande vis redovisas och uppfyllas av denne (garanten). Garanten ska minst vara "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala. Nystartade företag skall redovisa sin ekonomiska ställning och styrka att de har tillräcklig finansiell ställning för att fullgöra uppdraget under avtalstiden. Bevis kan utgöras av senaste resultaträkning eller revisorsintyg. Uppfylls kravet på ekonomisk stabilitet genom lägst "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala? (/ svar) 3.6. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren ska ha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet av att leverera vitvaror i enlighet med detta förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren ska därför redogöra för minst två (2) referenskunder i tidigare eller pågående uppdrag med liknande inriktning. Uppdragen ska ha utförts under de tre (3) senaste åren räknat från sista anbudsdag. Anbudsgivare styrker att kravet uppfylls genom att bifoga följande uppgifter: a) kort beskrivning av uppdragen, inriktning och omfattning b) under vilken tid uppdragen pågått c) kontaktperson och kontaktuppgifter hos kunden Anbudsgivaren ska utförligt redovisa referensuppdrag 1 enligt a-c enligt ovan: (Fritextsvar) Anbudsgivare skall utförligt redovisa referensuppdrag 2 enligt a-c ovan: (Fritextsvar) Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 10 av 26
Uppfylls kraven och är det styrkt genom begärd redovisning? (/ svar) Bifoga en övergripande företagspresentation med beskrivning av verksamhet. (Fritextsvar) 3.7. Åberopa andra företags kapacitet Åberopande av annans kapacitet, till exempel underleverantör eller moderbolag skall styrkas genom bifogat avtal eller intyg om samverkan under ramavtalsperioden. Kommer andra företags kapacitet åberopas? (/ svar) Bifoga intyg för att styrka tillgång till annan kapacitet (Fritextsvar) 3.8. Underleverantör Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra hela eller delar av uppdraget skall dessa anges med uppgifter om och i vilken omfattning de kommer att anlitas. Underleverantörer skall i de delar de anlitas uppfylla de krav som ställs på anbudsgivaren. Anbudsgivarens anbudssvar skall omfatta eventuella underleverantörer. Underleverantör får inte bytas ut utan skriftligt godkännande från SKI. Kommer underleverantör att anlitas och i vilken omfattning kommer de i så fall att anlitas? (Fritextsvar) De krav och frågeställningar som är specificerade i avsnittet krav på anbudsgivare ska också besvaras för underleverantörerna. Det kan göras här i löpande text alternativt i bifogad bilaga. (Fritextsvar) Om underleverantör byts under avtalsperioden ska detta meddelas SKI som ska godkänna bytet. Accepteras kravet? (/ svar) 3.9. Rutin för kvalitetssäkring Anbudsgivaren ska tillämpa dokumenterade kvalitetssäkringsrutiner som säkerställer att det aktuella uppdraget kvalitetssäkras. Anbudsgivaren ska antingen inneha en gällande tredjepartscertifiering eller ett eget dokumenterat kvalitetssystem. Som bevis för att kravet uppfylls ska anbudsgivaren bifoga antingen gällande intyg om certifiering eller en beskrivning av hur anbudsgivaren arbetar med kvalitetssäkring av sin verksamhet. Av beskrivning ska minst följande framgå: - Namn på kvalitetsansvarig, - Kvalitetspolicy, - Hur det aktuella uppdraget kommer att kvalitetssäkras Uppfylls kravet på rutiner för kvalitetssäkring? (/ svar) Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 11 av 26
Beskriv eller bifoga en beskrivning av rutiner för kvalitetssäkring (Fritextsvar) Hur och i vilka tidsintervall utvärderas leverantörens rutiner för kvalitetssäkring? (Fritextsvar) Har leverantörens rutiner för kvalitetssäkring aktuell tredjepartssertificering, exempelvis ISO 9001 eller likvärdigt? Om ja, vänligen ange vilken certifiering och certifieringens löptid (Fritextsvar) 3.10. Producentansvar elartiklar Anbudsgivare ska uppfylla krav på producentansvar för elektriska och elektroniska produkter i enlighet med SFS 2005:209. Detta görs genom att anbudsgivaren eller tillverkaren av produkterna är ansluten till El-retur eller genom ett eget fungerande system. Anbudsgivaren eller tillverkaren av produkterna ska vara registrerad i Naturvårdsverkets EE-register. Intyg eller annan dokumentation som styrker att kraven uppfylls ska bifogas. 3.11. Producentansvar förpackningar Anbudsgivare ska uppfylla krav på producentansvar för förpackningar i enlighet med förordning 2006:1273 med senaste ändring genom att anbudsgivaren eller tillverkaren av produkterna är ansluten/anslutna till REPA-registret eller motsvarande, eller genom ett av anbudsgivaren eget upprättat fungerande system. Intyg eller annan dokumentation som styrker att kravet uppfylls ska bifogas. 4. Krav på vara/tjänst 4.1. Allmänt Anbudsgivaren svarar för att tjänsterna utförs fackmannamässigt i enlighet med branschpraxis. Uppfylls kravet? (/ svar) 4.2. Funktions- och prestandakrav Offererade produkter skall uppfylla kraven i prisbilagan, bilaga 4 samt uppfylla kraven i teknisk specifikation, bilaga 3. Verifikation enligt handlingarna. Uppfylls kravet? (/ svar) 4.3. Installation/montering Anbudsgivare som offererar produkter i delområde 1 vitvaror och delområde 3 fastighetstvättmaskiner skall kunna tillhandahålla installation/montering på samtliga produkterna inom delområdet. I prisbilagan på flik tjänster ska anbudsgivare ange specifikt pris för installation/montering. Priserna för tjänsterna räknas av produktpriset då köparen ombesörjer installation/montering själv. Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 12 av 26
För installationspriserna gäller att produkterna installeras på befintliga kopplingar. Om det behövs göras några förändringar för att installatioen ska kunna färdigställas, som t.ex. nydragning av ledningar, får kostnaden debiteras separat per hel och halvtimme. Uppfylls kravet på installation/montering? (/ svar) 4.4. Sortiment Upphandlingen avser löpande leveranser av vitvaror för olika verksamheter. Leverantör ska tillhandahålla ett komplett sortiment av vitvaror. Sortimentet ska ha både stor bredd och stort djup avseende exempelvis produktkategorier, funktioner, material och dimensioner. Efterfrågat sortiment som avses är traditionella vitvaror, och återfinns inom produktkategorier såsom: kyl, frys, spis, spishällar, diskmaskiner, tvättmaskiner, torktumlare samt hushållsmaskiner. Beskriv konkret och kortfattat i fritextfältet nedan ert sortiment vad gäller bredd och djup. Ange vilka produktkategorier/ produktgrupper som ingår och antalet artiklar inom respektive grupp/kategori. Hur väl täcker sortimentet in förekommande behov av vitvaror inom svenska landstings, kommuners och deras bolags olika verksamheter? I vilken utsträckning erbjuder ni alternativa produkter av olika fabrikat/ varumärken? (Fritextsvar) 4.5. Produktkvalitet Artiklarna i efterfrågat produktsortimentet ska i förekommande fall uppfylla legala standarder och krav. Produkterna ska exempelvis hålla tillräckligt hög kvalitet avseende följande: Uppfylla tillämpliga standarder Funktionalitet (användningsområden) Prestanda Livslängd Tillbehör Finish/ design Produktspecifikation (produktblad, produktkatalog eller motsvarande) med beskrivning av samtliga efterfrågade produkter ska bifogas anbudet. Aktuella produktspecifikationer och övrig produktinformation ska löpande finnas tillgängligt på anbudsgivarens hemsida. De produkter som offereras i prisbilagan, bilaga 4, skall ha en produktlivscykel på minst 12 månader räknat från sista anbudsdag. Produkterna som offereras får således inte ingå i ett sortiment som utgår hos leverantören/tillverkaren inom kort. Uppfylls kravet på produktkvalitet? (/ svar) Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 13 av 26
4.6. Bruksanvisning Vid leverans skall bruksanvisning (användarmanual) med svensk text medfölja. Undantag får göras för enstaka tekniska beskrivningar där det är allmänt vedertaget inom branschen att de är på annat språk än svenska. Språk som används ska i så fall var det som är vedertaget, i första hand engelska. Bruksanvisning skall kunna levereras i elektronisk format. Teknisk beskrivning innehållande sprängskisser och reservdelsförteckning skall finnas för för produkterna inom delområde 1 och 3. Accepteras kravet på bruksanvisning? (/ svar) 4.7. Beställningar Anbudsgivaren ska tillhandahålla effektiva och flexibla beställningssystem. Beställningar ska kunna göras per telefon, fax, e-post, webb-butik samt brev. Telefonbeställning med manuell mottagning ska tillhandahållas mellan kl. 08.00 och 17:00 helgfria vardagar. Mottagare av manuell telefonbeställning ska ha hög produktkompetens och kunna vägleda och ge råd till beställaren avseende till exempel produktval och handhavande. Vid alla former av beställningar ska kunden kunna erhålla en skriftlig (alternativt elektronisk, utskrivbar) orderbekräftelse. Denna ska innehålla uppgifter om beställda artiklar och leveranstid. Lämna en konkret beskrivning av ert beställningssystem, de olika alternativ som erbjuds, med avseende på teknik, tillgänglighet, orderbekräftelse och möjlighet till rådgivning av personal avseende exempelvis produktval och handhavande. (Fritextsvar) Uppfylls kravet på beställningar enligt lämnad beskrivning? (/ svar) 4.8. Webb-butik Anbudgivare skall erbjuda en webb-butik för offererat sortiment med information enligt nedan; Produktinformation Bruttopriser Nettopriser Lagersaldo Vid lagersaldo noll skall förväntad leveranstid redovisas. Prislistan och eventuell rabatt ska under avtalstiden publiceras av antagen leverantör, lätt tillgänglig för SKI och de avropberättigade myndigheterna och enheterna, på hemsida och i web-butik med separat inloggning. Nettopriserna för varukorgens artiklar ska visas vid eventuella avrop/ beställningar i web-butik. Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 14 av 26
Uppfylls kravet på webb-butik? (/ svar) Beskriv webb-butikens utformning/funktionalitet kortfattat (Fritextsvar) 4.9. Beställningsbekräftelse Leverantör skall efter mottagen beställning skriftligen senast inom tre arbetsdagar översända en beställningsbekräftelse till beställaren som bekräftar avropet. Bekräftelsen skall innehålla: Produktspecifikation Antal enheter Leveransdag Total orderkostnad Annan nödvändig information Uppfylls kravet på beställningsbekräftelse? (/ svar) 4.10. Kundtjänst/support Anbudsgivare skall ha en effektiv organisation med professionell personal med hög servicenivå för att hantera beställningar/order, fakturering, leveranser, returer, reklamationer, emballagehantering, och rådgivning gentemot kunderna. Personalen i kundservicefunktionen ska vara väl insatt i anbudsgivarens sortiment och ramavtalens innehåll och tillämpning. Anbudsgivaren ska säkerställa tillgänglighet på kundtjänst/support under helgfria vardagar mellan kl 07.00 16.00. Kundtjänst skall kunna nås via telefon, fax samt e-post. Lämna en konkret beskrivning av kundtjänst/support (Fritextsvar) Uppfylls kravet på kundtjänst/support utifrån lämnad beskrivning? (/ svar) 4.11. Leveranser Leverans ska ske successivt efter avrop. Lagerförda produkter skall levereras inom fem arbetsdagar efter beställningsdatum, dvs. det datum som beställaren skickar beställning. Med lagerförda produkter avses produkter som normalt finns i lager och ingår i det ordinarie sortimentet. Faktisk leveranstid ska anges i orderbekräftelse. Uppfylls kravet på leveranser? (/ svar) Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 15 av 26
4.12. Felaktig leverans Felaktigt levererade produkter skall kunna returneras utan kostnad för beställaren. Med felaktigt avses leverans som ej överensstämmer med beställningsbekräftelsen. Uppfylls kravet på felaktig leverans? (/ svar) 4.13. Leveransvillkor Leveransvillkor är DDP (Delivered Duty Paid) enligt Incoterms 2010, fritt levererat och lossat till av beställaren anvisad plats. Vid installation/montering räknas varan vara levererad när den är installerad. 4.14. Garanti och intällelsetid Garantitid för samtliga produkter skall vara två år. Garantin skall gälla för material-, fabrikationsfel- och konstruktionsfel. Inställesetid för garantiservice skall vara maximalt 48 timmar. Kravet avser produkter inom delområde 1 och 3. Uppfylls kravet på garanti och inställelsetid? (/ svar) 4.15. Reservdelar Reservdelar och utbytesdelar skall kunna tillhandahållas i 10 år räknat från leveransdatum. Vanligare/frekventa reservdelar bör lagerhållas på ett sätt så att leveranstiderna hålls korta. Kravet gäller för produkter inom delområde 1 och 3. Uppfylls kravet på reservdelstillgång? (/ svar) Ange rabattssats på bruttoprislista avseende reservdelar för offererat sortiment: (Fritextsvar) 4.16. Ersättningsprodukt Vid utgående artikel skall leverantören erbjuda ersättningsvara, som ska tillställas och godkännas av SKI innan den förs in i det upphandlade sortimentet. Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 16 av 26
Pris på ersättningsprodukt skall ej överstiga det avtalade priset i ramavtalet. Uppfylls kravet för ersättningsprodukt? (/ svar) 4.17. Statistik Antagen leverantör ska årligen inkomma med statistik till SKI. Statistiken ska vara uppdelad per upphandlande myndighet/enhet och innehålla: köp ur nettoprislista på artikelnivå köp ur övrigt sortiment på artikelnivå totalkostnad per upphandlande myndighet/enhet Dessutom ska varje ingående upphandlande myndighet/enhet vid behov när som helst under avtalsperioden kunna begära statistik. Sådan statistik ska kunna lämnas per kund och innehålla: köp ur nettoprislista på artikelnivå köp ur övrigt sortiment på artikelnivå totalkostnad per kund totalkostnad per upphandlande myndighet/enhet Accepteras kravet på statistik? (/ svar) 4.18. LCC - Livscykelkostnad För några utvalda produkter skall lämnat produktpris per position beräknas i bilagorna 5.1, 5.2 samt 5.3. Fältet Total LCC per styck ska sedan föras in i Bilaga 4 prisbilaga, i kolumn N för nettopris per produkt och i kolumn P för bruttopris per produkt. Om anbudsgivaren offererar ett nettopris och ett bruttopris för samma produkt skall således två olika LCC-bilagor fyllas i och värdet i fältet Total LCC per styck föras in kolumn N för nettopris per produkt och i kolumn P för bruttopris per produkt. 4.19. Priser För produkterna i prisbilagan, bilaga 4, ska pris (exklusive mervärdesskatt) anges för varje anbudsområde (län) anbudet avser. Nettopriser och bruttopriser enligt förutsättningarna skall lämnas för samtliga produktgrupper (1, 2 samt 3) och lämnas för varje position. Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i ramavtalet nämnda åtaganden. Alla priser ska vara inkl frakt, dvs. fritt levererat till av beställaren anvisad plats, INCOTERMS DDP 2010. Anbudsgivaren ska för offererade varor enligt prisbilagan, bilaga 4, lämna följande uppgifter: -Leverantörens artikelnummer -Leverantörens produktbenämning -Nettopris -Generell rabattsats i procent för respektive artikel/produktgrupp -Bruttopris -Bruttopris med avdragen generell rabatt Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 17 av 26
Anbudsgivaren ska ange priser i SEK exklusive mervärdesskatt. Den generella rabatten ska gälla samtliga produkter inom produktgruppen inom leverantörens sortiment inom samma produktgrupp. Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i ramavtalet nämnda åtaganden. För att utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Beställningar sker fritt levererat till av beställaren anvisad plats, INCOTERMS DDP 2010. För produktgrupperna 1 och 3 ska lämnade priser inkludera montering och installation. SKI kan komma att begära in motivering till de priser som lämnats i anbudet. Om SKI inte anser att eventuell förklaring är godtagbar äger SKI rätt att diskvalificera anbudsgivare som lämnat oskäligt låga priser. Beskrivning av efterfrågade produkter finns i prisbilagan, bilaga 4. Anbudsgivaren ska endast ange efterfrågade uppgifter i grönmarkerade fält. Lämnade nettopriser kommer att utgöra nettoprislista för beställare. För positionerna 1, 3, 6, 8, 9 samt 10 ska bilaga 5.1 LCC för kyl och frys fyllas i. Fältet total LCC per styck ska föras in i Bilaga 4 prisbilaga, i kolumn N och P för respektive produkt. För positionerna 28 och 29 ska bilaga 5.2 LCC för diskmaskin fyllas i. Fältet total LCC per styck ska föras in i Bilaga 4 prisbilaga, i kolumn N och P för respektive produkt. För positionerna 30, 31 samt 32 ska bilaga 5.3 LCC för tvättmaskin fyllas i. Fältet total LCC per styck ska föras in i Bilaga 4 prisbilaga, i kolumn N och P för respektive produkt. För delområde 1 måste samtliga produkter markerade med X i kolumn i prisbilagan, bilaga 4, offereras. Anbudsgivare som inte offererar kryssmarkerade produkter antas ej. För delområde 2 och 3 måste samtliga efterfrågade produkter offereras (100 %). Anbudgivare som inte offererar samtliga produker antas ej. För delområde 1 gäller att om anbudsgivare inte offererar en viss position kommer posten att beläggas med ett belastningspris som framgår i prisbilaga, bilaga 4. Uppfyller anbudet kraven avseende priser? (/ svar) 4.20. Rabattsats övrigt sortiment Anbudsgivaren ska ange en generell rabattsats för övrigt sortiment. Denna rabatt ska dras från bruttopriset vid köp. Bruttopriserna ska vara de vid dag för sista anbudsdag gällande i katalog eller bruttoprislista. I förekommande fall ska de finnas på anbudsgivarens publika hemsida vid dag för sista anbudsdag. Speciellt framtagna bruttoprislistor för denna upphandling accepteras ej. Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 18 av 26
Ange generell rabattsats för övrigt sortiment som ej omfattas av prisbilagan, bilaga 4. (Fritextsvar) 4.21. Bifogade dokument, bilagor Anbudsgivaren kontrollerar att alla begärda dokument/bilagor som ska bifogas anbudet är korrekt ifyllda med efterfrågade uppgifter, och att de bifogas anbudet. Uppfylls kravet om kontroll av bifogade bilagor? (/ svar) 5. Prövning och utvärdering 5.1. Stegvis prövning Anbudsgivaren skall själv eller genom underleverantör uppfylla samtliga krav som framgår av förfrågningsunderlaget samt bilagor för att kvalificera sig till utvärderingsfasen. Underlåtenhet att följa upphandlingens villkor och krav kan innebära att anbud blir felbedömt eller måste förkastas. Anbudsgivaren skall besvara samtliga frågor och bifoga efterfrågade handlingar. Samtliga anbud kvalificeras, prövas och utvärderas enligt nedan beskrivna steg. 5.2. Kvalificering av leverantören Vid steg ett (1) kvalificering av leverantören, prövas om anbudsgivaren uppfyller ställda kvalificeringskrav på Leverantören, avsnitt 3 ovan, samt att anbudet är korrekt avlämnat. Dessa är angivna som skall-krav. Ett skall-krav kan vara uppfyllt eller ej uppfyllt. De anbudsgivare som uppfyllt kraven går vidare till steg två (2), övriga förkastas. 5.3. Obligatoriska krav på tjänsten I steg två (2) prövas om anbudet uppfyller obligatoriska krav på tjänsten, d v s skall-krav kopplade till upphandlingsföremålet, avsnitt 4 ovan. Anbudsgivaren ska också acceptera de kommersiella villkoren angivna i avsnitt 7. Ett skall-krav kan vara uppfyllt eller ej uppfyllt. De anbud som uppfyllt dessa obligatoriska krav på varan/tjänsten går vidare till steg tre (3), övriga anbud förkastas. 5.4. Utvärderingsmodell I steg tre (3) utvärderas kvarvarande anbud enligt principen lägsta pris. Utvärderingen görs per delområde (1-3) och per geografiskt område. 5.5. Val av utvärderingsmodell Förklaring av utvärderingsmodell. 1) Anbudsgivaren ska lämna priser i två (2) varukorgar. I den ena varukorgen lämnas nettopriser för varje produkt. I den andra varukorgen lämnas priser med en generell rabattsats dragen från gällande bruttoprislista. Båda varukorgarna innehåller identiska produkter. De två varukorgarna multipliceras var för sig med angiven utvärderingsvolym och summeras till en totalsumma. 2) Totalt lägsta pris antas. Nettosortiment: Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 19 av 26
Nettopriser skall lämnas för respektive produkt, för delområde 1, 2 samt 3. På några positioner i del 1, position 1-10, 28 och 29 samt 30-32 (markerade i rött), ska värdena föras in från LCC-beräkningsbilagan för aktuell produkt. Nettosortimentet vägs till 50 % av totalt anbudspris. Bruttosortiment: Angivet bruttopris (från publicerad prislista) minus angiven rabatt i procent för samtliga produkter för delområde 1, 2 samt 3 utgör priset för anbudsgivarens bruttosortiment. Bruttosortimentet vägs till 50 % av totalt anbudspris. Utvärderingsmodellen är utformad i syfte att få jämvikt mellan offererade priser i nettoprislista och övrigt sortiment och att öka försäljningsvolymen av ett bredare sortiment. 6. Kontraktsvillkor 6.1. Allmänna kontraktsvillkor Kontraktsvillkoren gäller för samtliga avrop. Uppfylls samtliga kontraktsvilkor? (/ svar) 6.2. Övriga bestämmelser EHL BYGG 2007, ABM 07, samt tillägg ABM 07 Hushållsapparater (EHL) gäller för de delar som ej särreglerats i förfrågningsunderlaget i övrigt. För installation av vitvaror och fastighetstvättmaskiner i detta avtal gäller EHL Installation 2007 i de delar som ej särreglats i förfrågningsunderlaget i övrigt. 6.3. Kontraktsparter Ramavtalspart SKL Kommentus Inköpscentral AB (SKI) 117 99 Stockholm Leverantör 6.4. Kontaktpersoner Kontaktperson hos SKI är Fredrik Waldemarsson, regionansvarig Skåne. 6.5. Handlingars inbördes rangordning Om handlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende så gäller de, om Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 20 av 26
inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2. Avtal 3. Kompletteringar och förtydliganden till förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag daterat 2012-10-23 5. Kompletteringar och förtydliganden till anbud 6. Anbud med bilagor 6.6. Omfattning Detta avtal omfattar följande delområden: ( Vilka anges i avtalet ) Detta avtal omfattar upphandlande myndigheter/enheter som är listade i bilaga 01, Upphandlande myndigheter. 6.7. Option Avtalstiden kan komma att förlängas i ett år tom 2016-02-28. 6.8. Volym och Volymförändring SKI lämnar ingen garanti för att de volymuppgifter som lämnats i förfrågningsunderlaget kommer att hållas under hela avtalstiden. Under avtalsperioden kan antalet uppdrag variera för respektive avropsberättigad myndighet/enhet utifrån den specifika verksamhetens behov. 6.9. Avtalsperiod Avtalstiden är tre år med option på ytterligare ett år. Preliminär avtalstid är 2013-03-01-2016-02-28. 6.10. Ändringar och tillägg till kontraktet Behörighet att företräda SKI vad gäller detta ramavtal tillkommer SKI:s kontaktperson. Ändringar och tillägg till detta avtal liksom förlängning, prisändring, godkännande av nya produkter och underleverantörer eller annan rättshandling i anslutning till detta avtal ska således för sin giltighet godkännas av SKI. Sådant godkännande ska vara skriftligt. 6.11. Elektronisk handel Anbudsgivaren ska tillhandahålla elektronisk fakturering om avropande myndighet/enhet så önskar. Översändandet av fakturor i elektronisk form ska ske i enlighet med SFTI-standard, Affärsprocess 6, eller i annat format som avropande myndighet/enhet och anbudsgivare överenskommer om. Driftstart och detaljerade specifikationer avseende elektronisk fakturering överenskommes mellan anbudsgivaren och avropande myndighet/enhet. Avropande myndighet/enhet ska medverka till att elektronisk fakturering införs genom att tillhandahålla nödvändig information. Elektronisk fakturering ska kunna tillhandahållas sex (6) månader efter att avropande myndighet/enhet framfört önskemål om detta. Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 21 av 26
Anbudsgivaren har inte rätt att ta ut någon extra avgift för framtagande eller distribution av elektronisk fakturering. 6.12. Skyldighet att följa lagstiftning Leverantören ska äga mycket god kännedom om och följa all för uppdragens genomförande relevant lagstiftning och rättspraxis. 6.13. Fast pris och prisjustering Lämnade nettopriser ska vara fasta tom 2014-02-28. Därefter kan vardera parten begära prisjustering. Begäran om prisändring ska framställas skriftligt till SKI senast fem (5) veckor från den dag prisändringen ska börja gälla. Överenskommen prisändring ska därefter gälla under minst 12 månader. Leverantören kan prisjustera med stöd av KPI (Konsumentprisindex), basmånad oktober 2012. Bruttopriser får justeras en gång per år. Den generella rabatten för bruttopriserna ska vara fast under hela avtalsperioden. 6.14. Administrativ ersättning och redovisning Leverantören ska till SKI erlägga en administrativ ersättning avseende all försäljning under detta Ramavtal. Ramavtalsleverantören erlägger en avgift om 2 % av fakturerat belopp enligt detta avtal. Om uppdrag utförts av underleverantör ska det fakturerade beloppet ingå i underlaget för den administrativa ersättningen som ska betalas av leverantören. Ersättningen avser SKI:s arbete med genomförandet av upphandlingen, avtalsförvaltning, marknadsföring av avtalet, vägledning vid avrop, information, administrativ service samt stöd och rådgivning vid tvister mellan avropsberättigad myndighet/enhet och antagen Leverantör. Leverantören ska inte på eget initiativ specificera SKI:s administrativa avgift på Kundens faktura. Redovisning får endast ske i det fall myndigheten/enheten särskilt begär det. Redovisning av statistik Leverantören ska månadsvis till SKI lämna en redovisning av försålda varor/tjänster som omfattas av Ramavtalet. Försäljning genom Kontrakt som löper efter ramavtalstidens utgång ska redovisas till dess att uppdraget upphört. Redovisning ska inlevereras månadsvis, på av SKI anvisat sätt, uppdelad per upphandlande myndighet och enhet som avropat på ramavtalet under den aktuella redovisningsperioden. Redovisningen ska ske månadsvis i efterskott senast per den 15:e i efterföljande månad i enlighet med och omfatta föregående månads fakturerade belopp exklusive mervärdesskatt. Redovisningen ska rapporteras via den webbaserade länk som mailas ut 14 dagar innan rapportering eller i annat format som SKI och Leverantören överenskommer om. Redovisning ska ske även om ingen försäljning har skett eller inga avrop gjorts. Redovisningen ska ske utan kostnad för SKI. Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 22 av 26
Fakturering Den administrativa ersättningen faktureras Leverantören månadsvis av SKI med redovisning av fakturerat belopp som underlag. Mervärdesskatt ska erläggas enligt gällande skattelagstiftning. Betalningsvillkor är trettio (30) dagar netto, påminnelseavgift enligt förordning (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. samt dröjsmålsränta enligt lag (1997:484) om dröjsmålsavgift respektive räntelagen (1975:635). Efter mottagen redovisning fakturerar SKI den administrativa ersättningen inklusive mervärdesskatt. Fakturan ska betalas inom trettio (30) dagar från fakturans utställningsdatum. Vite SKI har, för det fall Leverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisning eller inbetalning av den administrativa ersättningen, rätt till vite. Vite ska utgå för varje redovisningsperiod som Leverantören brister i sin redovisningsskyldighet genom att utebli med redovisningen. Vid utebliven redovisning utgår vite om 4 000 SEK exklusive mervärdesskatt för varje påbörjad förseningsvecka, dock med maximalt 16 000 SEK exklusive mervärdesskatt för varje redovisningsperiod. I det fall maximalt vite utgått och Leverantören inte inkommit med begärd statistik äger SKI rätt att till Leverantör ställa faktura baserad på tidigare lämnad redovisning. Revision SKI äger rätt att kontrollera att Leverantören fullgjort sina åtaganden enligt detta avtal, genom att anlita en av SKI utsedd revisor. Sådan revisor ska ges tillgång till fakturor och räkenskapsmaterial avseende avrop, i den utsträckning som erfordras för nämnda kontroll och som inte står i strid med lag och börsregler som är tillämpliga för Leverantören. Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid revision ska korrigeras omgående. SKI ska svara för kostnaden för revisorn i det fall Leverantören fullgjort sina åtaganden, i annat fall ska Leverantören stå för kostnaden. Leverantören ska, trots att denne fullgjort sina åtaganden, stå för kostnaderna för revision om maximalt vite om 16 000 SEK enligt ovan utgått under de senaste tolv månaderna. Detsamma gäller om Leverantören har varit i dröjsmål med betalningen med minst 30 dagar den senaste tolvmånadersperioden. 6.15. Faktureringsvillkor Betalningsvillkor är 30 dagar netto från ankomstdatum. Vid felaktiga uppgifter på fakturan kontaktas leverantören för rättelse. Administrativa avgifter eller övriga pålagor betalas inte. Vid försenad betalning orsakad av Kunden accepteras dröjsmålsränta enligt räntelagen. Förskott medges inte. Fakturor ska märkas med respektive Kunds namn eller referensnummer. Förutom obligatorisk fakturamärkning med beställarens namn och mottagarreferens, leveransadress och utförd leverans, skall fakturan innehålla följande information: OCR-nummer alt fakturanummer Förfallodatum Fakturabeloppet Momsbeloppet Bankgironummer, om bankgironummer saknas anges plusgironummer Utskrivet: 2012-10-23 17:22 Sida 23 av 26