Så här gör du vid kommunens flytt av e-postkonton

1 (18) 2013-11-01 Kommunstyrelsens kontor Så här gör du vid kommunens flytt av e-postkonton Kommunen byter till en ny version av e-postsystem i samband med arbetet att uppgradera vår IT-miljö. Samtliga e-postkonton kommer att flyttas till den nya versionen under v44 till v46. Det mesta sköter sig automatiskt men det finns tre saker som du måste göra för att det skall fortsätta fungera som vanligt för dig. 1) Om du har e-post i mobilen/surfplattan måste du ändra den s k domänen samt den s k serveradressen. Vi beskriver i denna manual hur man gör för de vanligast förekommande modellerna. Om du har en mobiltelefon/surfplatta av annan modell än de vi beskriver, så ber vi dig se om någon av de modeller som beskrivs här, liknar din och försöka följa den modellens manual. 2) Om du har tillgång till en funktionsbrevlåda måste du göra om kopplingen mot den. Vi beskriver både i webbhjälpen och i detta dokument hur du gör. 3) Om du använder webbmejlen via Personalingången så måste du klicka på den nya webbmejlikonen. Vi beskriver här hur den nya ikonen ser ut. Vi ber dig att noggrant följa instruktionerna och i första hand ta hjälp av dina kollegor och webbhjälpen på Kanalen eller Personalingången ifall du har problem. Om problemen ändå kvarstår kan du ringa servicedesk, men observera att samtalen är kostsamma, 180 kr styck. Vi önskar dig lycka till! Med vänliga hälsningar Jonas Knutsson IT-chef IT-enheten Telefon (direkt): 1057 E-post: jonas.knutsson@sodertalje.se Södertälje kommun IT-enheten 151 89 Södertälje Organisationsnr: 212000-0159 www.sodertalje.se Besöksadress: Campusgatan 26 Växel: 08-523 010 00

2 (18) Innehåll Så här gör du vid kommunens flytt av e-postkonton... 1 HTC S730/S740... 3 HTC Wildfire / Wildfire S... 4 Samsung Galaxy S3... 5 Samsung Galaxy W... 9 Iphone 4/5 (Ios 6/7)... 12 Sony Xperia GO... 13 Instruktion för att lägga upp en gemensam funktionsbrevlåda i Outlook 2010... 15 Så här får du tillgång till din nya e-post via Personalingången... 17

3 (18) HTC S730/S740 Dessa telefoner är över 4 år gamla och vi kan inte få dem att fungera med vår nya e- postplattform utan vidare. Du kommer inte att kunna läsa din e-post i dessa telefoner efter att din e-post blivit flyttad men du kommer fortfarande kunna ringa som vanligt. Vill du fortsättningsvis kunna läsa mail i mobilen så behöver du köpa en ny telefon. Ett alternativ till HTC s730/s740 är Sony Xperia GO. Mer information om modeller/priser finns i beställningssystemet ITSY (http://itsy/itsywb/).

4 (18) HTC Wildfire / Wildfire S Denna telefonmodell tillåter inte redigering av användarnamn/domän, så kontot behöver tas bort först. På telefonens startskärm välj Program, Inställningar, Konton & synkronisering. Välj ditt Södertälje-konto. Välj sedan Ta bort konto och följ instruktionerna. Nu ska du lägga upp kontot på nytt med de nya inställningarna. Från telefonens startskärm, tryck på och välj E-post. Välj Microsoft Exchange ActiveSync. Välj sedan Manuell inställning Ange: E-postadress: din mailadress Serveradress: mobil.sodertalje.se Domän: lämnas tomt Användarnamn: samma som du loggar in på datorn. Lösenord: samma som du loggar in på datorn. Klicka sedan på nästa. Telefonen kommer nu att verifiera dina uppgifter mot e-postservern. Nu är du klar med installationen utav ditt Exchange konto. Klicka på Avsluta Inställning. Då du klickat på Avsluta inställning så kan den kräva att du ställer in vissa säkerhetsåtgärder. Klicka på OK för att följa instruktionerna. Sedan aktiverar du säkerhetspolicies som den kräver. Välj att ha en fyrsiffrig PIN. Fungerar inte synkroniseringen av mail efter att du följt instruktionen ovan måste du göra en återställning av din telefon. OBS all data, bilder, sms osv kommer att försvinna. Vill du behålla något så behöver du kopiera över detta till din dator eller anteckna ner information. Välj program, Inställningar, SD, Telefonminne, Återställ standardinställn. Följ sedan instruktionerna. När telefonen är återställd lägger du upp ditt konto på nytt enligt ovan instruktion.

5 (18) Samsung Galaxy S3 Denna telefonmodell tillåter inte redigering av användarnamn/domän så kontot behöver tas bort först. På telefonens startsida välj Program, Inställningar, Microsoft Exchange ActiveSync. Välj ditt Södertälje-konto. Välj sedan Ta bort kon. och följ instruktionerna. Nu ska du lägga upp kontot på nytt med de nya inställningarna. Klicka på Program ikonen som finns på första sidan utav din telefon. Därefter så klickar du på E-post ikonen. Därefter så dyker denna ruta upp Fyll i din E-postadress samt lösenord till datorn. Klicka därefter på manuell inst. Därefter så klickar du på Din E-postadress/användarnamn samt lösenord är densamma som din dator. Du får inte ha Å, Ä, Ö i ditt lösenord.

6 (18) Nu fyller du i uppgifterna enligt bilden nedan. Bocka i denna ruta. Efter att du klickat på nästa så dyker en ruta upp. Välj Fortsätt Nu kontrolleras dina uppgifter mot servern. Efter en liten stund så dyker nedan ruta upp. Välj OK.

7 (18) Efter en liten stund så dyker rutan: Kontoalternativ upp. Rekommenderat är att fylla i dem enligt bilden nedan. Men ställer ni andra krav på synkroniseringen så får ni ändra dessa så som ni önskar. Efter en liten stund dyker nedan ruta upp. Tryck på Aktivera

8 (18) Nu måste du välja en PIN-kod för skärmlåset. Tryck på PIN. Därefter så väljer du din kod. Efter det dyker nedan ruta upp, tryck på Klar. Nu är vi klara med inställningarna för ditt konto. e-post synkroniseras mot servern efter en liten stund. Fungerar inte synkroniseringen av mail efter att du följt instruktionen ovan måste du göra en återställning av din telefon. OBS all data, bilder, sms osv kommer att försvinna. Vill du behålla något så behöver du kopiera över detta till din dator eller anteckna ner information. För att återställa din telefon, välj Program, Inställningar, Säkerhetskopiera och återst.. Välj sedan Återställning till fabriksdata. Följ instruktionerna. När telefonen är återställd lägger du upp ditt konto på nytt enligt ovan instruktion.

9 (18) Samsung Galaxy W Denna telefonmodell tillåter inte redigering av användarnamn/domän så kontot behöver tas bort först. På telefonens startsida välj Program, Inställningar, Konton & synk. Välj ditt Södertäljekonto. Välj sedan Radera konto (alt Ta bort konto). När kontot är raderat ska du lägga upp kontot på nytt enligt nedan: Välj Program->E-post. Fyll i din E-postadress samt lösenord (samma som till datorn). Klicka därefter på manuell inst. Därefter så klickar du på Fyll i endast ditt användanamn (samma som du loggar in på datorn med). Samma lösenord som tidigare. Fyll i mobil.sodertalje.se (OBS e som försvunnit)

10 (18) Efter att du klickat på nästa så dyker en ruta upp. Välj OK. Nu kontrolleras dina uppgifter mot servern. Efter en liten stund så dyker en ruta upp. Välj OK. Efter en liten stund så dyker rutan: Kontoalternativ upp. Rekommenderat är att fylla i dem enligt bilden nedan. Men ställer ni andra krav på synkroniseringen så får ni ändra dessa så som ni önskar. Därefter så klickar du på Nästa. Rutan Ställ in e-post dyker upp. Välj Klar!

11 (18) Om du kikar längst upp till vänster på din Display så har denna ikon dykt upp Dra ner fältet längst upp, genom att med fingret ta längst upp och dra neråt. Klicka på Uppdatera säkerhetsinställningarna. Därefter Aktivera. Nu måste du välja en PIN-kod för skärmlåset. Tryck på PIN Därefter så väljer du din kod.. Fungerar inte synkroniseringen av mail efter att du följt instruktionen ovan måste du göra en återställning av din telefon. OBS all data, bilder, sms osv kommer att försvinna. Vill du behålla något så behöver du kopiera över detta till din dator eller anteckna ner information. För att återställa telefonen till fabriksinställningar gör så här: välj Program, Inställningar, Privat. Välj Återställning till fabriksdata och följ instruktionerna på telefonen. När telefonen är återställd lägger du upp ditt konto på nytt enligt ovan instruktion.

12 (18) Iphone 4/5 (Ios 6/7) Gå in på inställningar->e-post, kontakter, Kalendrar och välj ditt Södertälje-konto. Klicka sedan på fältet Konto. Ändra till mobil.sodertalje.se (OBS e som försvunnit) Detta kan lämnas tomt. Samma användarnamn som tidigare. Samma lösenord som tidigare. Klicka därefter OK på samtliga rutor. Fungerar inte mailsynken eller om du får felmeddelanden så prova att ta bort ditt konto genom att gå in på Inställningar->E-post,Kontakter,Kalendrar. Välj ditt Södertälje-konto, gå längst ner på skärmen och välj Radera konto och följ instruktionerna. Därefter lägger du upp ditt konto på nytt enligt ovan instruktion. Får du ett felmeddelande om att ditt användarnamn/lösenord inte kunde verifieras så behöver du kontakta servicedesk på 1075 för vidare hjälp.

13 (18) Sony Xperia GO Denna telefonmodell tillåter inte redigering av användarnamn/domän så kontot behöver tas bort först. På telefonens startsida välj Program, Inställningar, Konton & synkronisering. Välj ditt Södertälje-konto. Välj kontoinställningar. Välj ditt konto igen, välj sedan Radera kontot. Följ anvisningarna. När kontot är raderat ska du lägga upp kontot på nytt enligt nedan: Klicka på Program, välj sedan Inställningar, Välj sedan Konton och Synkronisering. Klicka på Lägg till konto Klicka på Företag Fyll i e-post adress och lösenord, Klicka sedan på Manuell inställning

14 (18) Ange endast ditt användarnamn (sammas som du loggar in på datorn med). Ange ditt lösenord Ange: mobil.sodertalje.se (OBS e som försvunnit) Klicka sedan på Nästa och klicka dig vidare tills alla rutor är borta. Nu kommer följande ruta upp, Klick på OK, och följ instruktionerna. Fungerar inte synkroniseringen av mail efter att du följt instruktionen ovan måste du göra en återställning av din telefon. OBS all data, bilder, sms osv kommer att försvinna. Vill du behålla något så behöver du kopiera över detta till din dator eller anteckna ner information. För att återställa telefonen till fabriksinställningar gör så här: välj Program, Inställningar, Säkerhetskop. och återst. Välj sedan Återställ standardinst. Följ instruktionerna på telefonen. När telefonen är återställd lägger du upp ditt konto på nytt enligt ovan instruktion.

15 (18) Instruktion för att lägga upp en gemensam funktionsbrevlåda i Outlook 2010 1. Starta Outlook och högerklicka på ditt namn till vänster och välj Mappbehörigheter. 2. I den nya dialogrutan som kommer upp, välj fliken Allmänt och klicka sedan på knappen Avancerat. 3. Välj sedan fliken Avancerat och klicka på Lägg till 4. Skriv mailnamnet på den funktionsbrevlåda du vill lägga upp och klicka på OK.

16 (18) 5. Klicka därefter OK på samtliga rutor tills du kommer tillbaka till standardvyn i Outlook. Den nya maillådan kommer att finnas till vänster i fönstret.

17 (18) Så här får du tillgång till din nya e-post via Personalingången Logga in med dina inloggningsuppgifter i Personalingången. Välj sedan OWA 2010 (för migrerade anv.) inringat i rött nedan. Första gången du loggar in på den nya webmailen kommer du att behöva ange användarnamn och lösenord på nytt enligt bilden nedan (samma lösenord som du loggar in på datorn).

18 (18) Efter att du klicka på Submit kommer nedan ruta upp, klicka på OK och därefter kommer du att komma åt din mail.