Välkommen till invoicegate Konverterings- och integrationsverktyget invoicetool 1
Innehållsförteckning Nyheter... 4 Skapa konto... 5 Logga in... 6 Glömt lösenord eller kontot är spärrat... 6 Ändra lösenord... 7 InvoiceTool ditt konverteringsverktyg... 8 Första gången du använder verktyget... 8 invoicetool.ini... 11 Windows 7 eller senare... 14 Ditt företag... 14 Inställningar... 14 Utskrift/print... 15 Kunder... 16 E-faktura... 18 Bankgiro... 18 Skicka fil... 19 Kopieringsfunktion... 20 Konvertera filformat... 20 Verktyg... 21 Meddelande... 22 Factoring... 23 SPCS... 24 Visma Compact/XOR... 34 Hogia... 41 Hogia Small Office... 41 Egna mallar (XSL:er)... 42 Autogiro... 43 Kontrollera om dina fakturor är kompatibla med mottagarens krav... 43 Uppdatering av programvaran... 43 Skapa egna konverteringsscript (XSL)... 44 Vid fel... 44 2
Tips... 44 Kontoavstämning... 46 E-post avisering... 47 Uppdatera ditt kundregister med automatik från EFA fil... 47 Agresso Fastnet... 47 Navision... 48 Pyramid (GeBC)... 51 Pyramid(xml)... 53 Elvira... 53 Fortnox... 54 Dröjsmålsränta och betalningsvillkor... 55 Pengvin... 56 Elektroniska adresser... 57 SAP... 57 Svefaktura... 58 Innehållskontrollera din faktura fil... 59 Arbeta med flera bolag... 60 Schemaläggning... 61 ExFlow efh... 62 Visma efh... 63 Konvertering av formatet BGC Invoice till valfritt format... 63 Skapa PNG bilder och xml eller txt fil... 63 Skapa TIF bilder och xml eller txt fil... 64 3L... 64 Monitor XML... 65 3
Nyheter Datum Version Påverkar fil 2012-03-18 0.22 Uppdatering av kontoavstämningsfunktionen Invoicetoolgui.exe Uppdatering av rapport anmälan Uppdatering av rapport - falk 2012-04-18 0.22 Stöd för affärssystemet Fortnox Invoicetoolgui.exe Förbättrad uppdateringsrutin av programvaran Stöd för meddelanden i Internetbankerna enligt Bankgirots nya BGC invoice manual 2012-11-11 0.22 Nytt användargränssnitt. Alla Uppdaterade xsl:r 2013-01-10 0.23 Stöd för ExFlow Invoicetoolgui.exe 2013-06-27 0.27 Stöd för lagring/bearbetning av data i Invoicetoolgui.exe applikationsfolder 2013-11-12 0.28 Uppdaterad manual för Monitor XML 2015-01-01 0.31 Uppdaterat med rapport och filkommunikation Invoicetoolgui.exe 4
Skapa konto Varje ny användare av verktyget bör registrera sig för att få information om de senaste uppdateringarna/ny funktionalitet. En användare måste registrera en unik e-postadress. Kontakta därefter support@invoicegate.se för att då din aktiveringskod. Du kan även aktiveringskod använda programmet men då körs det under s.k trial licens och du får inte tillgång till de senaste uppdateringarna automatiskt. 1. Alla * markerade fält måste inneha värde. 2. Ange din e-postadress under användarnamn samt bekräfta e-postadressen. 3. Läs igenom villkoren och kryssa i att du läst dessa, längst ner på sidan 4. Ange lösenord, minst 10 tecken 5. Ange ditt förnamn och efternamn samt telefonnr 6. Ange avtalsnr dvs ert organisationsnummer utan bindestreck 7. Ange ert bankgironummer hos er bank, avtalsbgnr behöver inte vara samma som inbetalningsbankgironumret. Har du frågor kontakta din bank. Bankgironumret ska anges utan bindestreck. 8. Ange ert företagsnamn samt adressuppgifter. Postnummer ska vara numeriskt. 9. Ange organisationsnummer utan bindestreck. 10. Ange momsregistreringsnummer enligt strukturen SE012345678901 11. Ange inbetalningsbankgironr dvs dit inbetalningarna ska gå, numeriskt utan bindestreck 12. Ange e-postadress dit eventuella kvitton ska skickas. 13. Klicka på knappen nästa (visas först när du kryssat i att du har läst villkoren). 5
Logga in För att logga in så anger du din e-postadress samt ditt lösenord. Efter 3 felaktiga inloggningsförsök spärras ditt konto. Du kan aktivera kontot på nytt genom att klicka på frågetecknet och därefter ange din e-postadress. Via e-post får du ett nytt lösenord som du använder för att logga in. När du loggat in på dina sidor kan du ändra ditt lösenord genom att klicka på inställningar i menyn. 1. Ange din e-postadress och lösenord överst 2. Klicka på den gröna knappen till höger om sista rutan. 3. Om du har glömt ditt lösenord så kan du klicka på knappen som är ett frågetecken. Ange din e- postadress och begär ett nytt lösenord. Logga därefter in på nytt. Glömt lösenord eller kontot är spärrat För att logga in så anger du din e-postadress samt ditt lösenord. Efter 3 felaktiga inloggningsförsök spärras ditt konto. Du kan aktivera kontot på nytt genom att klicka på frågetecknet och därefter ange din e-postadress. Via e-post får du ett nytt lösenord som du använder för att logga in. När du loggat in på dina sidor kan du ändra ditt lösenord genom att klicka på inställningar i menyn. 1. Ange din e-postadress och klicka på skicka 2. Invänta e-postmeddelandet. 3. Ange din e-postadress och lösenord som angetts i e-postmeddelandet. Klicka därefter på den gröna knappen för att logga in på din sida. 6
Ändra lösenord Du kan när som helst ändra ditt lösenord. Du kan endast ändra ditt lösenord när du är inloggad. 1. Logga in på tjänsten 2. Välj inställningar i menyn 3. Ange ett nytt lösenord och klicka på knappen uppdatera ditt lösenord. 4. Ditt nya lösenord är nu aktiverat. 7
InvoiceTool ditt konverteringsverktyg InvoiceTool är ett verktyg som är specialisterat på integration mot affärssystem samt fil format som behöver konverteras. I basuppsättningen ingår det konverteringsfiler. Du kan däremot när som helst förändra dessa konverteringsfiler själv och samtidigt skapa nya. Verktyget utvecklas kontinuerligt med nya funktioner och konverteringsscripten kompletteras med de synpunkter som skickas till supporten. Som registrerad användare får du alltid den senaste uppdateringen från oss. Första gången du använder verktyget Första gången du använder verktyget gör du följande vid installationen. Alla dina BGC invoice filer sparas i en mapp som heter export. I mappen backup sparas dina original filer/format i ett XML format. I mappen report sparas alla dina rapporter, fakturor m.m. som skapas i programmet. Operativsystem som supporteras Windows XP 8
Windows Vista, 32 bitars version Windows 7, 32 bitars version samt 64 bitars version Windows 8 64 bitars version Skärmupplösning som supporteras 1280 * 720 eller högre 800 * 600 supporteras ej. Texter och bilder kan ej visas korrekt i bland annat menyn 1. Installera Microsoft.NET Framework 3.5 (hos de flesta datorer är detta redan installerat) 2. Vid användning av Visma SPCS eller Visma Compact, installera Microsoft OLE DB Provider for Visual FoxPro 9.0, observer att det enklast installeras från command promten med behörighet administrator. 3. Ladda ner verktyget från www.invoicegate.se 4. Unzippa filen invoicetool.zip i en mapp exempelvis c:\invoicetool. Filerna måste sparas lokalt på c drivern och inte en nätverksserver. För att kopiera fakturor från ett nätverk till lokal installation används den inbyggda kopieringsknappen. Du kan även spara din mapp i ett USB minne. 5. Starta programmet genom att använda invoicetoolgui.exe 6. Logga in på www.invoicegate.se. Välj tjänster >> konverteringsverktyg >> spara ner alla filerna (invoicetool.ini, seller.ini och buyer.ini) 9
Felmeddelande vfpoledb.1 provider is not registered Om följande text presenteras: vfpoledb.1 provider is not registered on the local machine så innebär det att drivrutinen för Visual Foxpro saknas. Det i sin tur innebär att programmet inte kan komma åt databasen. Åtgärd: Installera korrekt drivrutin som fungerar på ert operativsystem. Observera att drivrutinen måste installeras av dig i rollen som administrator. OBS! Bifogad fil, VFPOLEDBSetup.msi, fungerar både på 32 bitars och 64 bitars operativ system. Det är viktigt att använda administrator behörighet vid installation. 32 bitars versionen, använd programmet: invoicetoolgui.exe 64 bitars versionen, använd programmet: invoicetoolgui_64.exe Ladda ner filen filen, www.invoicegate.se/manual/invoicetool_64.zip Ersätt din invoicetool.exe och invoice.pdb fil med filerna i zip filen. Programmet går nu att använda på 64 bitars operativ system. Attempted to read or write protected memory. This is often an indication that other memory is corrupt eller Det gjordes ett försök att läsa eller skriva till skyddat minne. Detta indikerar ofta att annat minne är skadat. Felet är ett känt Microsoft problem och kan bero på olika saker. Pröva någon av dessa åtgärder. Efter varje åtgärd testar du om felet är avhjälpt. Application is impersonated invoicetool.exe launched under user account with administrative rights. This user account has Full Control permission on all affected files and folders as well as on used COM objects. As suggested on other forums, compiler optimisation is turned off. All methods in C# class which call methods from DLL are marked with [SecurityPermission(SecurityAction.Assert, Unrestricted = true)] attribute. Change compabiltiy (properties) to Run Windows XP. For both invoicetoolgui.exe and invoicetoolgui.pdb file 10
invoicetool.ini Filen innehåller inställningar, hur ditt verktyg ska arbeta. Element Exempel activation Aktiveringskod för att få full behörighet till programmet. Aktiveringskoden får du genom att kontakta supporten@invoicegate.se debug Loggningsnivå, 0-3 Tänk på att ett högt loggningsläge innebär att programmet går långsammare eftersom mer information sparas. Default är loggningsläge 3 dvs maximal loggning. 3 base64 image imageurl Länk till base64 fil Logotypen används vid utskrift. Länk till logotypen som ska bifogas som base64 sträng i BGC invoice filen. Logotypen måste sparas i din lokala invoicetool mapp ex c:\invoicetool\logo.jpg Logotypen används vid presentation av fakturan hos BGC. logo.jpg stamp Porto som ska användas vid A utskrift. A eller B language Språk på fakturan. SE SE eller EN template Utskriftsmall B2B01 bgnr Avtalsbgnr, numeriskt utan 0012345678 bindestreck orgnr Organisationsnr i 1234567890 start/slutposten. mode Miljöflagga. C, T eller P C sender receiver backup http://www.foretag.se/logo.jpg./backup 11
invoice./invoice export./export factoringtyp Kod för factoring factoringid Kundnr hos factoring-bolag factoringtext Överlåtelsetext checkboxfactoring Automatisk false Om en FALK fil ska skapas, utöver bgcinvoice filen. Filen sparas i export mappen. villkorskod Kod för betalningsvillkor vid 30 skapande av factoring fil. Se din factoringleverantörs-kodlista btnsend Om skicka knappen ska true presenteras schema Sökväg till schemat./xsd/bgcinvoice1_1.xsd stylesheet Sökväg till presentationsmall för fakturan./xsl/presentation.xsl conversionid invoicestartelement invoicestartelement1 invoicestartelementempty customernumberelement copyfrom deletecopyfromfiles conversionxsl choicexsltemplate1 Sökväg till den mapp som kopieringsknappen ska vara kopplad till. Om fakturorna i mappen som kopieringsknappen är kopplad till ska tas bort efter kopiering. Sätts till true eller false Länk till converterings script, en xsl fil Mall som ska användas för att presentera CSV filer. Skapa din egen rapport fil. H:/minaFakturor true./xsl/svefakturaconversion.xsl./xsl/report_utskrift.xsl choicexsltemplate[n] Där n är 1 till max 50./xsl/report_lagring.xsl choicexsltemplate1 Mall som ska användas när två./xsl/report_checktwofiles.xsl csv filer ska jämföras. csvcomparexsltemplate[n] Där n är 1 till max 50./xsl/report_checkTwoFiles.xsl spcs Sökväg till databasen C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Företag\FTG1 spcstemplate1 Konverteringsskript när./xsl/spcs_alla_fakturor.xsl mappning ska ske spcstemplate[n] Där n är 1 till max 50 xor Sökväg till databasen C:\ProgramData\Visma Xor\XOR Compact 5\Företag\TESTBOLAG xortemplate1 Konverteringsskript när mappning ska ske./xsl/xor_alla_fakturor.xsl 12
ebrevtemplate1 Konverteringsskript när./xsl/ebrev.xsl mappning ska ske ebrevtemplate[n] Där n är 1 till max 50 saptemplate1 Konverteringsskript när./xsl/sapidoc1.xsl mappning ska ske saptemplate[n] Där n är 1 till max 50 log Din logg-fil invoicetool.log user Användare Förnamn Efternamn efakturatemplate1 Mall som används för att./xsl/svefaktura.xsl presentera e-faktura format exempelvis svefaktura, finvoice efakturatemplate[n] Egna mallar där konvertering eller presentation sker Där n är 1 till max 50 hogiasmallofficetemplate[n] Egna mallar vid konvertering av Small Office. Där n är 1 till max 50 taskstart Möjliggör att en maskin anropar true eller false programmet exempel ett scheduleringsprogram utan att det grafiska gränssnittet visas tasknumber Ange vilket format som ska konverteras taskmovetofolder Ange vart filen ska flyttas efter H:/minaFakturor konvertering. exportfolder Default används mappen./export där konverterade filer sparas. Anger alternativ mapp där filerna ska sparas. H:/minaFakturor 13
Windows 7 eller senare Om din dator har begränsning i behörighet att applikationen ej får skriva i samma mapp exekveringsfilen så finns det möjlighet att ändra så att data i stället skrivs i data foldern. 1. Uppgradera till senaste version 2. Redigera filen invoicetoolpath.ini 3. Ange false om datat ej ska skrivas i data foldern. Ange annars true. Ditt företag Via menyn ditt företag finner du all information som finns i din inställningsfil (invoicetool.ini) samt uppgifterna som finns om ditt företag (seller.ini). 4. Välj ditt företag 5. Välj ditt företag eller inställningar. Inställningar Via menyn inställningar >> inställningar kan du underhålla den invoicetool.ini fil som du har laddat ner från invoicegate.se. Första gången du använder programmet bör du alltid ladda ner invoicetool.ini för att få med alla aktuella inställningar. Därefter kan du underhålla invoicetool.ini via verktyget. 1. Välj inställningar i menyn 2. Välj inställningar på nytt 3. Ett nytt fönster uppdateras som uppdaterar filen invoicetool.ini 14
Utskrift/print Om du tecknat avtal med din bank om utskrift av pappersfakturor kan di via menyn inställningar >> inställningar ställa in porto, mall och ladda upp din logotyp. 1. Välj inställningar i menyn 2. Välj inställningar på nytt 3. Ett nytt fönster uppdateras som uppdaterar filen invoicetool.ini 4. Ange porto, språk och mall. Är du ett fastighetsbolag ska mallen B2B02 eller B2C02 användas. 5. Ange din logotyp, rubriken sökväg till logotyp. 6. Klicka på knappen uppdatera. 15
Kunder Via menyn kunder finner du all information som finns i filen buyer.ini 1. Välj kunder 2. Dina kunder. Nu presenteras uppgifterna för dig. För att ändra några uppgifter så gör du det enklast genom att logga in på www.invoicegate.se, registrera/uppdatera kund och spara ner en ny buyer.ini fil som ersätter befintlig 3. Du behöver endast registrera de kunder som önskar e-fakturor, ifall ditt affärssystem inte har stöd för uppgifter om den elektroniska adressen. Du kan redigera dina kunder genom att logga in på www.invoicegate.se och spara ner dina kunduppgifter i en uppdaterad buyer.ini fil. Det går även bra att redigera kunduppgifterna i filen buyer.ini direkt i programmet. 1. Välj kunder >> Redigera 2. Dina kunder från filen buyer.ini presenteras nu. 16
3. För att ändra så klickar du på valt fält. Justera uppgifterna och klicka på spara. 4. För att ta bort så markerar du ett fält och klickar på din vanliga delete knapp. Därefter klickar du på spara uppgifterna. 5. För att lägga till en ny post så registrerar du uppgifterna längst ner. Därefter klickar du på knappen lägg till. Vissa format kräver att du lagrar den elektroniska adressen i ditt kundregister, buyer.ini medan andra har stöd för uppgifterna direkt i affärssystemet. Har inte affärssystemet stöd för uppgifter om e-faktura så behöver registrera alla dina e-faktura kunder i ditt kundregister, i fil buyer.ini Filformat 3L Agresso Fastnet E-brev Eget format Elvira FDT Hogia Jeeves Navision Pengvin Du behöver registrera dina e-faktura-kunder i buyer.ini Du behöver ange dina e-faktura kunder i kundregistret, buyer.ini E-faktura adressen anges i Fastnet eller i kundregistret, buyer.ini eller i fakturafilen, fältet Avimot_fax eller i version 6.1, e-faktura fältet. Du behöver ange dina e-faktura kunder i kundregistret, buyer.ini Du behöver ange dina e-faktura kunder i kundregistret, buyer.ini E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte använda funktionen kunder i programmet. E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte använda funktionen kunder i programmet. E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte använda funktionen kunder i programmet. Du behöver ange dina e-faktura kunder i kundregistret, buyer.ini alternativt i elementet fh.edi i din Jeeves fil. Er referens kan anges i kundregistret, buyer.ini Du behöver ange dina e-faktura kunder i kundregistret, buyer.ini Er referens kan anges i kundregistret, buyer.ini E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte använda funktionen kunder i programmet. Adressen i Pengvin 17
Pyramid Px Control SAP idoc Soft One SPCS Svefaktura XOR/Compact anges till elektronisk adress.operator E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte använda funktionen kunder i programmet. E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte använda funktionen kunder i programmet. E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte använda funktionen kunder i programmet. Du behöver ange dina e-faktura kunder i kundregistret, buyer.ini E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte använda funktionen kunder i programmet. E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte använda funktionen kunder i programmet. E-faktura uppgifter registreras i ditt affärssystem. Du behöver inte använda funktionen kunder i programmet. E-faktura Under rubriken har vi samlat olika funktioner som ska göra det enklare för dig att hantera dina e-faktura filer. Allt data presenteras i en HTML mall. Alla html mallar finner du i mappen XSL. Funktion Anmälan (EFA) Bilagor Fakturor Fakturarapport Återredovisning Om du har tagit emot en anmälan/avanmälningsfil, formatet EFA så kan du använda verktyget för att presentera innehållet. Programmet plockar ut alla bilagor i en BGC invoice och gör dem tillgängliga, klickbara. Alla fakturor som finns i en BGC invoice fil plockas ut och kopplas ihop med presentationsmallen. Fakturorna presenteras som html. Det finns möjlighet att kontrollera alla fakturor som finns i en fil hur de kommer att se ut innan de skickas vidare till banken. Alla fakturor i en fil plockas ut och en rapport skapas innehållande de viktigaste uppgifterna. Efter varje faktura konvertering rekommenderar vi att ni skapar en rapport för att kontrollera så att alla fakturorna hanterades på ett korrekt sätt. Återredovisningsfil i BGC invoice presenteras som en html sida. Bankgiro Vi har möjliggjort för dig att presentera informationen i de vanligaste Bankgiro-filerna. Välj format och peka ut din fil. En html rapport skapas. 18
Skicka fil Ditt företag önskar skicka fil via ett script. Efter varje konvertering ska en skicka knapp presenteras så att handläggen med automatik kan föra över filen. Senaste bgcinvoice filen hämtas från export mappen. 1. Aktivera skicka knappen genom att sätta btnsend till true i invoicetool.ini eller aktivera knappen genom fliken kontroller 2. Skriv ett överföringsscript som heter skicka.bat. Filen sparas i din invoicetool mapp. Argumentet är filnamnet på din bgcinvoice fil. Skicka.bat kan ändras till att exempelvis starta internetbanken. I exemplet nedan startas överföring till en mottagares sftp server Nedan anges i skicka.bat winscp.com /script=skickafil.bat /parameter %1% Nedan anges i skickafil.bat rem option batch on option batch abort option confirm off open sftp://[username]@[ftp] -hostkey="ssh-rsa 1024 [public key receiver]" -privatekey="[your private key].ppk" cd in put -nopreservetime %1% [filnamnet som mottagaren önskar] rem AVSLUTA ftp fönster exit 19
OBS! Följande filer måste ligga i samma mapp invoicetoolgui.exe för att ovanstående ska fungera Börja med att installera open source programvaran winscp. Script instruktioner finns i WinSCP hemsida. Kopiera därefter följande filer till mappen med verktyget DragExt64.dll WinSCP.com WinSCP.exe WinSCP.sv Kopieringsfunktion Vissa format har alla fakturor i en fil. Du väljer då din fil och klickar därefter på STARTA. Andra format hanterar en faktura per fil. Du måste då lägga alla fakturor i mappen invoice. Tryck därefter på knappen STARTA. Om ditt affärssystem skapar filer i dag och lägger dem i en särskild mapp så kan du använda kopieringsknappen för att överföra dem enkelt din invoice mappen, lokalt på din dator. Observera att du även kan ange att fakturorna automatisk ska raderas från din befintliga mapp. Du styra detta i filen invoicetool.ini Konvertera filformat Under rubriken har vi samlat olika konverteringsfunktioner. Välj ditt format, peka ut din fil och klicka på skapa. Kontrollera efter varje konvertering antalet fakturor som bearbetats i meddelande fältet. Efter varje konvertering rekommenderar vi dig att skapa rapport över fakturorna i din fil. Du finner funktionen under rubriken e-faktura. Innan du gör konverteringen så kontrollera att rätt format är valt och läs därefter instruktionen i meddelande fältet. Vissa format har alla fakturor i en fil. Du väljer då din fil och klickar därefter på STARTA. Andra format hanterar en faktura per fil. Du måste då lägga alla fakturor i mappen invoice. Tryck därefter på knappen STARTA. Om ditt affärssystem skapar filer i dag och lägger dem i en särskild mapp så kan du använda kopieringsknappen för att överföra dem enkelt din invoice mappen, lokalt på din dator. Observera att du även kan ange att fakturorna automatisk ska raderas från din befintliga mapp. Du styra detta i filen invoicetool.ini 20
Tips om du skapa en rapport. Tryck på ctrl+c så kopierar programmet dagens senaste bgcinvoice fil. Använd knappen ctrl+v för att klistra in sökvägen när du skapar rapporten så slipper du peka ut din fil utan kan enkelt bara trycka på STARTA. Alla format som konverteras har stöd för både e-faktura och utskrift av pappersfakturor. Format 3L Agresso Fastnet Falk E-brev Eget format Elvira D96 FDT Hogia Jeeves Navision Pengvin Pyramid PX Control SAP idoc Soft One SPCS Svefaktura XOR/Compact Peka ut din fil och klicka på STARTA Peka ut din fil och klicka på STARTA Registrera dina factoring inställningar i invoicetool.ini Välj därefter din BGC invoice och klicka på STARTA. Din factoring fil sparas i export mappen. Varje Posten e-brevs format kan vara unikt. Kontakta därför supporten angående vilken konverteringsmall som passar ditt företag bäst. Möjliggör för dig att skapa en egen konverteringsfil för ditt format Välj både din faktura fil samt motsvarande pdf. Datat från filen sparas i BGC invoice samt fakturan från pdf filen splittas upp och sparas i respektive faktura. PDFen presenteras mot internetbankskunden. Spara dina filer i mappen invoice. Kicka därefter på knappen skapa Peka ut din mapp med filer och klicka på STARTA. Peka ut din mapp med filer och klicka på STARTA. Peka ut din mapp med filer och klicka på STARTA. Peka ut din fil och klicka på STARTA. Spara dina filer i mappen Invoice. Klicka därefter på STARTA. Läs även Kopieringsfunktion Peka ut din mapp med filer och klicka på STARTA. Peka ut din fil och klicka på STARTA. Lägg dina filer i invoice mappen och klicka på STARTA. Peka ut din fil och klicka på STARTA. Viktigt är att du innan bearbetning avslutar/tar backup på ditt spcs företag. SPCS får inte vara igång när du hämtar data från databasen eftersom denna då kan skadas. När du skapar dina fakturor i SPCS så skriver du inte ut dem. I stället hämtar invoicetool fakturorna och sparar dem i en BGC invoice. När filen är skapad så startar du SPCS på nytt och skriver ut fakturorna igen exempelvis som en pdf så att alla fakturor är stängda på ett korrekt sätt. Spara alla dina Svefakturor i mappen invoice. Systemet tillåter endast rena Svefakturor. Se SPCS. Verktyg 21
Verktyget innehåller en del smarta funktioner för dig som utvecklar stöd för e-faktura format samt även önskar enkla kontrollmöjligheter att BGC invoice formatet är korrekt. Funktion Base64 encode Base64 decode Dela en fil till flera Kontrollera att tabb tecken ej finns Ta bort en faktura Infoga en bilaga i en faktura Infoga en bilaga i alla fakturor Kontrollera och presentera CSV fil Kontrollera två filer i CSV formatet Presentera filtyp Dela pdf Kontrollera om OFHOTELL uppgifter finns Schema validera BGC invoice Välj en fil som sedan omvandlas till en base64 sträng Välj en fil som sedan omvandlas tillbaka till ursprunglig form Bankgirot har krav på att en fil får max vara 60 Mbyte. Om din BGC invoice fil blir för står så kan du använda detta program för att ange hur många fakturor som ska finnas i en fil. Peka ut din befintliga BGC invoice fil och klicka på STARTA. Dina nya filer finner du i export mappen. Enligt Bankgirots manual så kan inte tabb tecken hanteras. Tabb tecken kan vara svårt att upptäcka i en fil. Denna funktion kontrollerar alla rader i en fil så att inte tabb tecken finns. Ange din BGC invoice samt fakturanr. Den nya filen sparas i export mappen. Peka ut en bilaga i formatet pdf som ska bifogas en faktura i en BGC invoice fil. Ange fakturanr som bilagan ska kopplas till. Peka även ut din BGC invoice fil. Den nya filen sparas i mappen export. Saknas fakturanumret så anges detta som ett felmeddelande Peka ut en bilaga i formatet pdf som ska bifogas alla fakturor i en BGC invoice fil. Peka även ut din BGC invoice fil. Den nya filen sparas i mappen export. Tar en vanlig csv eller text fil och presenterar datat mot den mall som du har valt. Du kan i programmet lägga in max 50 förvalda mallar. Mallarna registrerar du invoicetool.ini samt sparar dem i mappen xsl. Efter första körningen kan du se datat i mappen backup, xml filen utifrån din csv fil. Därefter kan du skapa en xsl mall. Om du har två CSV alt text filer som du önskar samköra och där du förväntar dig att ett resultat (rapport). Programmet kan då låta dig sätta upp ett regelverk på vilket data som ska kontrolleras samt hur resultatet ska presenteras. Om du är osäker på vilket e-faktura format filen är i så kan programmet kontrollera filen mot de vanligaste filformaten. För dig som har en pdf fil där du önskar plocka bort några sidor. Välj vilka sidor som ska finnas kvar så skapas en ny pdf fil. Kontrollera att filen innehar en start/slutpost enligt Bankgirots krav för att ta emot e-faktura fil Kontrollera att filen uppfyller Bankgirots schema för BGC invoice Meddelande När du önskar skapa ett generellt meddelande till dina kunder så kan du lägga texten i fritext fältet. Meddelandet kommer då ut på alla dina fakturor. 22
1. Välj inställningar i menyn (invoicetool). Välj inställningar (invoicetoo.ini). 2. Om ditt affärssystem inte har stöd för meddelanden på fakturan så kan du ange denna text under basinställningar, fritext. Uppgifterna sparas i din fil, invoicetool.ini Factoring Via programmet går det att skapa en factoring fil som kan skickas till banken. Ange tjänst och kundnr samt överlåtelsetext. 1. Välj inställningar i menyn (invoicetool). Välj inställningar (invoicetoo.ini). 2. Under rubriken factoring anger du tjänst och kundnr hos banken. Registrera överlåtelsetexten som du avtalat med banken om. 3. Önskar du att en factoring fil skapas med automatik när du skapar en bgcinvoice fil så kan du klicka i rutan, skapa fil automatiskt. En factoring fil skapas då och sparas i export mappen 4. Om ditt affärssystem inte har stöd för överlåtelsetexten på fakturan så kan du ange denna text under basinställningar, fritext. Uppgifterna sparas i din fil, invoicetool.ini 23
SPCS Användare av SPCS behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att hämta fakturadata. Tjänsten fungerar på XP, Vista, Windows 7 och Windows 8 Endast fakturor och kreditnotor hanteras. Kontantfakturor och räntefakturor måste hanteras manuellt tillsvidare. 1. Sökväg till databaserna (dbf filerna) finner du genom sökvägen som visas när du väljer bolag, a. SPCS klient installation. Sökvägen finner du genom att välja Arkiv Programinställningar, Avancerat i Visma Klient. Exempel \\Server\SPCS_Administration\Gemensamma filer ("Server" är namnet på den dator där Visma Administration finns installerat) b. SPCS med lokal installation. Exemplet nedan visar sökvägen c:\programdata\spcs\spcs administration\foretag\ovnbol2000. Sökvägen skriver du in i verktyget, välj inställningar. Klicka på uppdatera när du är klar. 24
Windows XP: C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\SPCS\SPCS Administration Windows Vista: C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Gemensamma filer Windows 7: C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Gemensamma filer Windows 8: C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\Gemensamma filer 2. Arkiv >> Företagsunderhåll >> EDI >> Inställningar. Kryssa i EDI aktivt. Du behöver inte fylla i användarnamn eller lösenord. 25
3. Inställningar, inbetalningar till bankgiro eller plusgiro. 4. Kund som du ska skicka e-faktura till. Välj Register >> Kunder >> EDI. Kryssa inte i val av dokument. E-fakturor till företag Ange tjänsteleverantörs-id, exempel LOGICA samt elektronisk adress på mottagaren exempelvis TEST123 när du adresserar företagskunder. Kontakta din bank för att få en komplett lista över tjänsteleverantörs-id. 26
E-fakturor till privatpersoner Ange tjänsteleverantörs-id, enligt bankernas standard. Exempel NB.SE samt elektronisk adress på mottagaren dvs personnr 198712345678. Viktigt är att banknamnet även har.se efter sig eftersom man använder detta ID för att kontrollera om det är en privatpersons e-faktura. 5. Skapa en dina fakturor på vanligt sätt men skriv inte ut dessa. 6. Ta därefter en säkerhetskopia på ditt företag och avsluta SPCS. 7. Starta invoicetoolgui.exe och välj SPCS 27
OBS! Är det första gången du använder verktyget invoicetool behöver du även installera en särskild databas-drivrutin. Vi rekommenderar - Windows 32 och 64-bitars databas drivrutin. Du hittar drivrutinen på Microsofts hemsida. http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=e1a87d8f-2d58-491f-a0fa- 95A3289C5FD4&displaylang=en alternativt sök på The Visual FoxPro OLE DB Provider (VfpOleDB.dll) Windows 32 och 64-bitars ODBC databas drivrutin. Drivrutinen hittar du på Microsofts hemsida. http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?familyid=c06b8369-60dd-4b64-a44b- 84B371EDE16D&displaylang=en Efter installationen måste du skapa en ODBC koppling. Följ instruktionen nedan. Start -> Administrative Tools -> Data Sources (ODBC) -> User-DSN-> Add I work with a ODBC - Driver for dbase 5.0. At microsoft.com you can download the ODBC-Jet Driver. You have to create a DSN with the driver Microsoft dbase Driver (*.dbf), with the name spcs_dbase and with the right path to the file. Without creating the DSN, the application won't find the dbase file! 8. Kontrollera att i invoicetool har rätt sökväg till ditt företag. Du anger detta annars i invoicetool.ini enligt exemplet nedan <spcs>c:\programdata\spcs\spcs Administration\Företag\FTG1</spcs> 9. Klicka därefter på STARTA. I meddelandet fönstret ska det därefter stå att filen har bearbetats, antal fakturor som finns i filen. Du finner din bgcinvoice fil i export mappen. 10. Du kan därefter skapa en rapport för att se vilka fakturor som har plockats ut från SPCS. Tryck ctrl+w och välj din fil från export mappen. 11. Starta därefter SPCS programmet och skriv ut dina fakturor som vanligt men istället som en pdf och spara pdf:en på din dator. Skicka därefter fakturafilen som du finner i export mappen till banken. Felmeddelande Om följande text presenteras: vfpoledb.1 provider is not registered on the local machine så innebär det att drivrutinen för Visual Foxpro saknas. Det i sin tur innebär att programmet inte kan komma åt databasen. Åtgärd: Installera korrekt drivrutin som fungerar på ert operativsystem. Observera att drivrutinen måste installeras av dig i rollen som administrator. OBS! Bifogad fil, VFPOLEDBSetup.msi, fungerar endast på 32 bitars operativ system. Använd SPCS och Autogiro 28
Aktivera autogiro funktionen i programmet. Autogiro filerna skapas när du klickar på knappen. För att hantera autogiro kompletterar du betalningsvillkor med en ny kod: AG - autogiro. Koden måste vara AG. AGM avanmäld autogiro. Koden måste vara AGM. Koden används i kombination med datum när ett medgivande ska avanmälas För en autogiro faktura sätts betalningsvillkor till AG. Fakturan får därefter rätt kod när du skapar en bgcinvoice fil. Kundregister Registrera autogiro på utvalda kunder enligt nedanstående exempel, ändra betalningsvillkor till exempelvis AG30. Vid fakturering vet programmet att fakturan ska debiteras via autogiro. Skapa nu ett autogiromedgivande i internetbanken, tjänsten Autogiro Online. Registrera kunduppgifterna. Om kunden ej längre ska ha autogiro så ändrar du betalningsvillkor till samma som för vanliga pappersfakturor exempelvis 30. 29
Fakturering, välj betalningsvillkor Nu går det att skapa en betalnings fil i invoicetool, välj autogiro, skapa medgivande. Alla poster med dagens datum samt koderna AG och AGM sparas i en fil som du skickar till banken. För alla fakturor så skapas en autogiro fil, benämns med autogiro i export mappen. Eventuella fakturor som krediteras sparas i samma fil. Du kan alltid välja att presentera innehållet i din autogiro fil genom att välja autogiro i invoicetool. Särskild autogirotext som ska bifogas varje faktura. I invoicetool, autogiro fliken kan du välja att bifoga en särskild autogirotext på alla autogiro fakturor. Använd SPCS och överlåtelse av fakturor/factoring 30
Vid factoring anger du bankens factoringtext i SPCS, bild finner du nedan. Factoringtexten får du av din bank. Om fakturorna skickas till både svenska och engelska kunder så anger du både engelsk och svensk text i SPCS programvaran. Texten bifogas varje faktura, efter alla fakturarader. Du kan förhandsgranska fakturorna i verktyget. ROT/RUT Vid fakturering och där ROT eller RUT ska avgå ska du kryssa i nedanstående ruta. Förutsättningen är att du har en ny/uppdaterad databas. Annars kan ett felmeddelande skapas (menyn/administration/inställningar/spcs) 31
Felmeddelande som visas om databasen är äldre. Ta bort krysset för ROT/RUT (menyn/administration/inställningar/spcs) Användning av fakturabelåning och reskontratjänst Inbetalningarna ska gå till det bankgironummer ditt företag har fått av banken medan ditt företags vanliga bankgironummer ska användas vid utbetalningar. 32
Ange företagets bankgironr i fältet nedan. Ange bankgironumret från banken i fältet OCR-bankgironummer Ange bankgironumret från banken i verktyget, fliken factoring under administration 33
Visma Compact/XOR Användare av Visma Compact behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att hämta fakturadata. 1. Sökvägen till databasfilerna finner du genom första bilden. Se rödmarkeringen nedan. Din sökväg skriver du in under inställningar i verktyget. Klicka på uppdatera när du är klar. 34
2. Register >> Företagsinformation. Kontrollera att adressen på ditt företag är korrekt. Gatuadress anges i Adress 1, postnr och postort anges i adress 2. Finns en enhet eller boxadress så anges den i adress 1, gatuadress i adress 2 osv. Adressfältet får inte vara tomt. 35
3. Register >> Företagsinformation >> EDI. Kryssa i EDI aktivt. EDI tjänsten i programmet måste vara aktivt för att du ska kunna ange EDI information på dina kunder. 36
4. Ändra villkor i fakturan. Välj register, välj företagsinformation, välj reskontra. Ändra uppgifter om exempelvis påminnelseränta, betalningsvillkor. 5. Lägg in särskilt meddelande till kund. Välj register, välj text-register. Välj nr 278 samt 279. Endast dessa två nr mappas ut till kund. Gäller för alla fakturor. 6. Kund som du ska skicka e-faktura till. Välj Register >> Kundregister >> EDI. Kryssa inte i val av dokument. 37
E-fakturor till företag Ange tjänsteleverantörs-id, exempel LOGICA samt elektronisk adress på mottagaren exempelvis TEST123 när du adresserar företagskunder. Kontakta din bank för att få en komplett lista över tjänsteleverantörs-id. E-fakturor till privatpersoner Ange tjänsteleverantörs-id, enligt bankernas standard. Exempel NB.SE samt elektronisk adress på mottagaren dvs personnr 198712345678. Viktigt är att banknamnet även har.se efter sig eftersom man använder detta ID för att kontrollera om det är en privatpersons e-faktura. 7. Skapa en dina fakturor på vanligt sätt men skriv inte ut dessa. 8. Ta därefter en säkerhetskopia på ditt företag och avsluta Visma Compact. 9. Starta invoicetoolgui.exe och välj Visma Compact/XOR OBS! Är det första gången du använder verktyget invoicetool behöver du även installera en särskild databas-drivrutin. Du hittar den på Microsofts hemsida. http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=e1a87d8f-2d58-491f-a0fa- 95A3289C5FD4&displaylang=en alternativt sök på The Visual FoxPro OLE DB Provider (VfpOleDB.dll) 10. Kontrollera att i invoicetool har rätt sökväg till ditt företag. Du anger detta annars i invoicetool.ini enligt exemplet nedan <xor>c:\programdata\visma Xor\XOR Compact 5\Företag\TESTBOLAG</xor> 11. Klicka därefter på STARTA. I meddelandet fönstret ska det därefter stå att filen har bearbetats, antal fakturor som finns i filen. Du finner din bgcinvoice fil i export mappen. 12. Du kan därefter skapa en rapport för att se vilka fakturor som har plockats ut från Visma Compact. Tryck ctrl+w och välj din fil från export mappen. 38
13. Starta därefter Visma programmet och skriv ut dina fakturor som vanligt men istället som en pdf och spara pdf:en på din dator. Skicka därefter fakturafilen som du finner i export mappen till banken. Felmeddelande Om följande text presenteras: vfpoledb.1 provider is not registered on the local machine så innebär det att drivrutinen för Visual Foxpro saknas. Det i sin tur innebär att programmet inte kan komma åt databasen. Åtgärd: Installera korrekt drivrutin som fungerar på ert operativsystem. Observera att drivrutinen måste installeras av dig i rollen som administrator. OBS! Bifogad fil, VFPOLEDBSetup.msi, fungerar endast på 32 bitars operativ system. Använd Visma Compact och Autogiro Aktivera autogiro funktionen i programmet. Autogiro filerna skapas när du klickar på knappen. För att hantera autogiro kompletterar du betalningsvillkor med en ny kod: AG - autogiro. Koden måste vara AG. AGM avanmäld autogiro. Koden måste vara AGM. Koden används i kombination med datum när ett medgivande ska avanmälas För en autogiro faktura sätts betalningsvillkor till AG. Fakturan får därefter rätt kod när du skapar en bgcinvoice fil. BGC invoice filen används för att skapa din autogiro fil. 39
Kundregister Registrera autogiro på utvalda kunder enligt nedanstående exempel, ändra betalningsvillkor till exempelvis Autogiro 30 dagar. Vid fakturering vet programmet att fakturan ska debiteras via autogiro mha texten autogiro. Skapa nu ett autogiromedgivande i internetbanken, tjänsten Autogiro Online. Registrera kunduppgifterna. Om kunden ej längre ska ha autogiro så ändrar du betalningsvillkor till samma som för vanliga pappersfakturor exempelvis 30. Fakturering, välj betalningsvillkor Nu går det att skapa en betalnings fil i invoicetool, välj autogiro, skapa medgivande. Alla poster med dagens datum samt koderna AG och AGM sparas i en fil som du skickar till banken. För alla fakturor så skapas en autogiro fil, benämns med autogiro i export mappen. Eventuella fakturor som krediteras sparas i samma fil. 40
Du kan alltid välja att presentera innehållet i din autogiro fil genom att välja autogiro i invoicetool. Särskild autogirotext som ska bifogas varje faktura. I invoicetool, autogiro fliken kan du välja att bifoga en särskild autogirotext på alla autogiro fakturor. Hogia Användare av Hogia behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att hämta fakturadata. 1. Exportera alla dina fakturor i Hogias interna xml format. Spara dessa i mappen invoice 2. Välj Hogia i menyn och skapa en bgc invoice fil E-fakturor till företag Ange tjänsteleverantörs-id, exempel LOGICA samt elektronisk adress på mottagaren exempelvis TEST123 när du adresserar företagskunder. Kontakta din bank för att få en komplett lista över tjänsteleverantörs-id. Adressen anges i köparens referens efter ett semikolon ;. Datat efter semikolon används för att adressera fakturan till mottagaren. Kalle Nilsson; Test123.Logica E-fakturor till privatpersoner Ange tjänsteleverantörs-id, enligt bankernas standard. Exempel NB.SE samt elektronisk adress på mottagaren dvs personnr 198712345678. Viktigt är att banknamnet även har.se efter sig eftersom man använder detta ID för att kontrollera om det är en privatpersons e-faktura. Hogia Small Office Användare av Hogia Small Office behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att hämta fakturadata. Förberedelser 1. Välj administration/inställningar i menyn. 2. Välj fliken Hogia 3. Peka ut din access databas där dina uppgifter finns sparade 4. Välj fliken Ditt företag. Registrera dröjsmålstext ex. 1,5% per månad 41
Spara uppgifterna så att invoicetool.ini innehåller uppdateringarna. E-fakturor till företag Ange tjänsteleverantörs-id, exempel LOGICA samt elektronisk adress på mottagaren exempelvis TEST123 när du adresserar företagskunder. Kontakta din bank för att få en komplett lista över tjänsteleverantörs-id. Den elektroniska adressen anges i fliken telefonnr, val modem. Exempel: Test123.Logica E-fakturor till privatpersoner Ange tjänsteleverantörs-id, enligt bankernas standard. Exempel NB.SE samt elektronisk adress på mottagaren dvs personnr 198712345678. Viktigt är att banknamnet även har.se efter sig eftersom man använder detta ID för att kontrollera om det är en privatpersons e-faktura. Skapa din första faktura 1. Skapa en ny faktura som vanligt men skriv ej ut fakturan 2. Starta invoicetool 3. Välj Hogia Small Office och välj mall 4. Nu har en bgcinvoice skapats 5. Gå åter tillbaka till Small Office och skriv ut din faktura som vanligt. Egna mallar (XSL:er) 42
Du kan som användare ta fram egna presentationsmallar/rapporter (xsl) och konverteringsscript. Egna mallar uppdateras ej av verktyget när du laddar ner en ny version av programvaran. 1. Redigera/skapa din egen mall 2. Namnet på mallen ska vara samma som originalet exempelvis report.xsl, elvira.xsl 3. Mallen sparar du i mappen myxsl 4. När programmet startas och du valt en tjänst så kontrolleras om du tagit fram en egen mall och sparat den i myxsl. Annars används original mallen. Autogiro Det finns möjlighet att i programmet registrera en särskild autogirotext som bifogas varje faktura i formatet bgcinvoice som har status autogiro, INV03 samt elementet method/@code måste vara satt till EA. 1. Välj inställningar i menyn. Välj fliken autogiro. Registrera din autogirotext och klicka på knappen uppdatera. Kontrollera om dina fakturor är kompatibla med mottagarens krav Du kan kontrollera din bgcinvoice fil om denna uppfyller din kunds e-faktura format krav. 1. Skapa en bgcinvoice fil 2. Klicka på snabbknappen xml med ett rött plus tecken. 3. Klicka på start knappen. 4. Kontrollera i meddelande rutan att inga fel är rapporterade. 5. Om inge fel är rapporterade (schema validering, start/slutpost) så skapas en rapport som beskriver eventuella fel utifrån den adress/kanal som du skapat på din kund. Rätta eventuella fel och skapa en ny rapport. När alla fel är åtgärdade kan du skicka filen till banken. Uppdatering av programvaran 43
Ta för vana att regelbundet uppdatera din programvara. Programmet utökas med nya funktioner löpande och eventuella fel/brister justerade löpande. Dina ini filer ersätts inte (invoicetool, seller, buyer). Alla övriga filer uppdateras förutom de filer som finns i myxsl som inte påverkas. 1. Välj inställningar i menyn 2. Klicka på uppdatera 3. Klicka på start knappen. 4. Vänta ett par minuter. Din programvara uppdateras nu och startas om. Skapa egna konverteringsscript (XSL) Du kan justera/ändra de script (xsl:er) som medföljer programmet. För att inte din fil ska ersättas vid nästa uppdatering så sparar du din justerade fil, med samma namn som originalet, i mappen myxsl. Programmet läser i första hand de xsl filer som ligger i denna mapp. Vid fel Om programmet avslutas, eller om du får en felkod som du ej känner igen så beror detta vanligtvis på att konverteringsscriptet har hittat en situation som den inte är anpassad för. 1. Klicka på uppdateringsknappen, inställningar i menyn/inställningar 2. Återkommer felet så beror troligtvis felet på att din invoicetool.ini och seller.ini behöver uppdateras. Logga in på www.invoicegate.se. Ladda ner senaste version av invoicetool.ini och seller.ini. Ersätt dina befintliga filer. 3. Om felet kvarstår. Skicka in en felrapport till support@invoicegate.se tillsammans med din logg fil, invoicetool.log samt din faktura-fil. Beskriv felet så ska vi försöka återskapa och rätta felet. Tips Små enkla förändringar kan göra din hantering enklare. I listan beskrivs ett par enkla tips som kan optimera din hantering. 44
1. Default loggas alla uppgifter i ett debug (loggning) läge. För att få en snabbare programvara så kan du minska debug-läget (inställningar) till 0. Default är satt till 3 dvs alla uppgifter sparas. 2. Om systemet säger att path saknas och hänvisar till windows/system32 så skapa den mapp som saknas exempelvis skapa en temp mapp under windows/system32 45
Kontoavstämning Möjliggör kontoavstämning mellan uppgifter i en SIE fil och kontoutdrag från din bank. Transaktioner för konto 1930 och 2720 filtreras ut och matchas mot bankkontot. Egna mallar kan läggas till i invoicetool.ini, elementet accountcomparexsltemplate[n] där n = 1, 2,3,osv SIE filen 1. Ladda ner SIE fil med transaktioner. 2. Spara fil lokalt. 1. Logga in på din internetbank och spara en CSV fil med semikolon (;) mellan kolumnerna 2. Filen måste se ut enligt följande, inga andra fält får finnas med i filen a. Bankkonto b. Bokföringsdag c. Referens d. Insättning/Uttag e. Bokfört saldo Exempel 12345678;2012-01-02;ABC;1.02;30.34 46
E-post avisering Vid inläsning av en s.k EFA fil finns det möjlighet att skicka en e-post-avisering till kunden att nästa faktura kommer att skickas elektroniskt. 3. Ange följande i invoicetool.ini om fältet saknas: <email1>./email/email1.xml</email1> 4. Skapa ett konto på exempelvis gmail 5. Registrera ditt användarnamn och lösenord till gmail kontot i filen email/ email1.xml 6. Redigera dina texter i filen email/ email1.xml 7. Skicka ett email till dig själv genom att editera en EFA fil så att endast en post finns och fältet EPS i post 10 innehåller din e-post adress. Annars finns risk att e-postmeddelandet skickas till din kund. 8. Välj kund i menyn, välj importera EFA fil, välj e-post avisering Uppdatera ditt kundregister med automatik från EFA fil Vid inläsning av en s.k EFA fil finns det möjlighet att uppdatera ditt kundregister med automatik. Finns inte kund sedan tidigare så sparas kunden med automatik i din buyer.ini fil. Finns kund sedan tidigare uppdateras internetbanken. Har kund angivet avanmälan så ändras tjänsten från e-faktura till papper på din kund 1. Välj kunder i menyn, Importera EFA fil 2. Börja med att förhandsgranska importen 3. Välj därefter att importera din EFA fil. Importen kan ej ångras. 4. Innan importen utförs kommer programmet att ta en kopia på din buyer.ini fil. Denna fil sparas under backup mappen. Vill du återställa din buyer.ini fil så kopierar du backup filen till buyer.ini Agresso Fastnet Exporta och använd Fastnet filformat, version 6.1 eller senare Aktivera e-faktura modulen i Agresso Fastnet. Den elektroniska adressen anges i fältet: EfaktFakturaMottagarId. Struktur: Personnr.Bank 47
I fältet: Bolag_kortnamn anges identifierare som kopplar ihop avtalsbgnr. Kopplingen identifierare och avtalsbgnr anges i en csv fil, enligt följande struktur. Sökvägen till CSV filen anges i fliken kontroller. Struktur för CSV fil Nr;Fakturautställare;Identifierare;Avtalsbgnr;;Nr;Inbetalningsbgnr;Betalningsmottagare I filen anges även inbetalningsbgnr och det namn som ska presenteras på OCR talongen. Betalningsmottagarens namn anges inte i Fastnet filen. Om e-fakturamodulen ej är aktiverad så kan e-fakturaadressen anges i fältet Avimot_fax eller i e- fakura fältet (version 6.1) per avimottagare. Nuvarande version hanterar både papper och e-fakturor i samma fil. Konvertering sker från Agresso Fastnet interna filformat till BGC Invoice. I version 6.1 så kan även EFA filen läsas in med automatik i Agresso Fastnet Den struktur som används i programmet är följande för företag: Enhet.Företag.Operatör respektive för privatpersoner: Personnr.Bank Enhet är valfri medan Företag.Operatör respektive Personnr.Bank är obligatorisk. Operatör/bank ska anges i versaler. Se ID ovan Ex företag 1234567890.LOGICA 987654321.1234567890.LOGICA Ex Privatperson 191234567890.SHB Köparens referens anges i fältet Avimot_sortnman Navision Navision erbjuder i standard formatet inte all nödvändig information. Filen måste därför kompletteras med följande information för att Navisions filformat ska vara kompatibelt med BGC Invoice. 48
Det går att lägga ut en särskild text per rad, tilläggsinformation. En text som ska kompletteras värdet i kolumn 19 på radnivå. Ange texten i fältet Text1 som finns under tabben tilläggsinformation, meny inställningar. Posttyperna I Navision är POLMSG, HEAD, LINE samt END. I filen sparas flera fakturor enligt strukturen POLMSG HEAD. END HEAD END Fält HEAD1 - SÄLJARE Kolumn 1 Postidentifierare HEAD1 2 Fakturatyp 380=Faktura 381=Kreditnota 3 Fakturanummer 4 Fakturadatum. CCYY-MM-DD 5 Förfallodatum. CCYY-MM-DD 6 Leveransdatum 7 Kund på köparen 8 Säljarens momsregistreringsnummer 9 Säljarens namn 10 Säljarens adress 11 Säljarens adress 2 12 Säljarens postnr 13 Säljarens ort 14 Inbetalningsbankgironr 15 Inbetalningsplusgironr 16 används ej 17 Vår referens 18 Betalningsvillkor 19 Dröjsmålsränta Fält HEAD2 - KÖPARE 49
Kolumn 1 Postidentifierare HEAD2 2 Kundnr/EANnr 3 Leveransmottagarens identitet hos köparen 4 Fakturamottagarens identitet hos köparen om avvik. 5 Fakturaställarens identitet. 6 Betalningsmottagarens identitet hos köparen om avvik. 7 Referens till följesedel. 8 Referens till ordernummer. 9 Referens till prislista 10 Referens till faktura, endast om kreditnota 381 11 Referens till avtal/kontrakt. 12 ISO-kod för valuta, normalt SEK 13 Momssats, ex 25 14 Fraktavgift. 15 Nettobelopp exkl frakt 16 Nettobelopp. Summan av alla raders nettopris 17 Totalt momsbelopp 18 Bruttobelopp. 19 Öresutjämning. 20 21 Köparens namn 22 Köparens adress 23 Köparens adress 2 24 Köparens postnr 25 Köparens ort Fält LINE - fakturarad Kolumn 1 Postidentifierare LINE 2 Radnummer i fakturan, numrerad från 1 och uppåt 3 Referens till radnummer i ursprungsordern 4 EANkod på artikelnr 5 Artikelnr 6 Artikel benämning 7 Varubeskrivning 8 Antal levererade (=fakturerade) enheter 9 Enhet 10 Varans pris 11 Det antal som priset avser, t.ex 1 eller 100 12 Kod som anger typ av pris: CT=Avtalspris, CA=Rabatterat listpris. 13 Radnetto (QUANTITY_DEL * (UNIT_PRICE / UNIT_PRICE_BASE)) 14 Radmoms (LINE_NET * VAT_RATE) 15 Radbelopp brutto (LINE_NET + LINE_VAT) 50
16 Referens till ursprungligt ordernummer (om annat är i huvudet) 17 Momssats 18 Rabatt i procent 19 Tilläggsinformation antal, som ska skrivas ut på artikelbenämning ex 3 Pyramid (GeBC) I Pyramid finns det en möjlighet att mha en rapport skapa en text fil, formatbeskrivning GeBc. Posttyperna i Pyramid är POLMSG, HEAD, LINE, SUM samt END. Uppgifterna om fakturautställaren hämtas från verktyget, filen seller.ini. Strukturen i filen är följande POLMSG HEAD. END HEAD END Fält HEAD - Köpare Kolumn 1 Postidentifierare HEAD 2 Fakturatyp 380=Faktura 381=Kreditnota 3 Används ej 4 Fakturadatum. CCYY-MM-DD 5 Leveransdatum. CCYY-MM-DD 6 Köparens ordernr 7 Annan referens 8 Köparens EANnr 9 Godsmottagarens EANnr/kod 10 Godsmottagarens namn 11 Godsmottagarens adress 12 Godsmottagarens adress 2 13 Godsmottagarens postnr 51
14 Godsmottagarens ort 15 Fakturautställarens EAN-kod 16 Inbetalningsbankgironr 17 Inbetalningsplusgironr 18 Fakturautställarens orgnr 19 Fakturautställarens momsregnr 20 Fakturautställarens referens 21 Fakturamottagarens referens 22 Valuta 23 Förfallodatum 24 Övriga kostnader 25 Rabattbelopp avser leveransbelopp 26 Rabattbelopp avser orderrabatt 27 Köparens namn 28 Köparens adress 29 Köparens adress 2 30 Köparens postnr 31 Köparens ort 32 Köparen: landskod, ex SE 33 Köparen: Land, ex Sverige 34 Kundnr på köparen Fält LINE - fakturarad Kolumn 1 Postidentifierare LINE 2 Radnummer i fakturan, numrerad från 1 och uppåt 3 EANkod på artikelnr 4 Artikelnr 5 Artikel benämning 6 Antal levererade (=fakturerade) enheter 7 Nettobelopp (antal * pris) 8 Pris 9 Enhet 10 Rabatt i procent, ta värdet och dela det med hundra 11 Ordernr Fält SUM - fakturarad Kolumn 1 Postidentifierare LINE 2 Summa radbelopp exkl rabatt. Dela med hundra 3 Summa radbelopp inkl rabatt 4 MOA+131 5 MOA+176 52
6 Totalt skattebelopp 7 Momssats 9 Momsbelopp 10 Nettobelopp Pyramid(xml) XML filerna från Pyramids inhouse format innehåller endast en faktura. 1. XML filerna från Pyramid sparas i mappen invoice 2. Den elektroniska adressen kan anges i fältet CompanyCode (FTG/ Code = BY) enligt standard 1234567890 och operatör anges i fältet ContactID (FTG/ Code = BY enligt standard LOGICA. Den elektronisk adressen sparas endast om data är angivet i fältet ContactID (FTG/ Code = BY. Systemet delar upp adressen i BGC invoice filen. Det innebär att den elektroniska adressen kan anges i affärssystemet Pyramid 3. Alternativ 2 är att kundnr på köparen sparas i det lokala kundregistret i invoicetool. Där anges den elektroniska adressen som operatören. Kundnr måste överensstämma med värdet i fältet CompanyCode (FTG/ Code = BY). Elvira Användare av Elvira affärssystem behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att hämta fakturadata. 1. Registrera dina bankuppgifter (avtalsnr m.m.) under administration/inställningar 2. Registrera e-faktura kunden i affärssystemet Elvira eller i kundregistret (i programmet invoicetool), registrera personnummer och bank enligt modell personnr.bank exempel 191234567890.SHB.SE 3. Spara din text fil och pdf fil i valfri mapp. Namnsättningen ska vara exempelvis fakturadata.txt samt fakturadata.pdf 4. OBS! Viktigt är att namnet är samma på bägge filerna. 5. Klicka därefter på play knappen. En bgcinvoice fil har skapats. BGC Invoice filen finns i mappen export. 53
I bankkod anges SHBF.SE, SHB.SE eller LOGICA eller motsvarande kod som din bank godkänt. Fortnox Användare av Fortnox affärssystem behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att hämta fakturadata. 1. Logga in med ditt användarid och lösenord på Fortnox 2. Hämta databasid, enbart numret, numret i röd ring och parentes. 3. Hämta Token. Uppgifterna får du genom att kontakta supporten på Fortnox. 4. Starta invoicetool 5. Välj inställningar i menyn, administrera. Välj Fortnox. Ange databasid samt token. 6. Vid skapande av en e-faktura. Följ instruktionen nedan 54
Registrera den elektroniska adressen på kunden i fältet köparens faxnr. Använd strukturen: 1234567890.operatör/bank Exempel: 123455.HANDSESS 7. Skapa en faktura i Fortnox. Skriv ej ut denna. Du kan nu hämta fakturan via Invoicetool och skapa en bgcinvoice fil. När filen är klar skriver du ut fakturan som vanligt i Fortnox. 8. Fakturan ska vara markerad som ej utskriven. Endast fakturor som är markerade som ej utskriven hämtas/bearbetas Fakturorna är gulmarkerade i listan över fakturor. Fakturor markerade som kontantnotor hämtas ej. Dröjsmålsränta och betalningsvillkor I vissa format saknas stöd för dröjsmålsränta och betalningsvillkor. I invoicetool finns en möjlighet att komplettera fakturan. Ange din default text i nedanstående fält. Exempel dröjsmålsränta. Vid betalning efter förfallodag debiteras dröjsmålsränta enligt gällande lag 55
Pengvin Användare av Pengvin affärssystem behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att hämta fakturadata. 1. Registrera dina bankuppgifter (avtalsnr m.m.) under administration/inställningar 2. Registrera e-faktura kunden i affärssystemet Pengvin, registrera e-adress på din kund och bank/operatör enligt modell orgnr.bank exempel 1234567890.HANDSESS 3. Spara alla dina fakturafiler. Starta därefter invoicetool 4. Spara dina filer i mappen invoice eller använd kopieringsknappen, se bild nedan. 5. Klicka därefter på play knappen. En bgcinvoice fil har skapats. BGC Invoice filen finns i mappen export. 56
Elektroniska adresser Adressering av kunder i bankinfrastrukturen. Nedan anges en sammanställning över elektroniska adresser hos BGC. Uppgifterna är sammanställda från dokumenten som finns på www.bgc.se/e-faktura Den struktur som används i programmet är följande för företag: Enhet.Företag.Operatör respektive för privatpersoner: Personnr.Bank Enhet är valfri medan Företag.Operatör respektive Personnr.Bank är obligatorisk. Operatör/bank ska anges i versaler. Se ID ovan Ex företag 1234567890.LOGICA 987654321.1234567890.LOGICA Ex Privatperson 191234567890.SHB SAP Användare av SAP affärssystem behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att hämta fakturadata. 1. Registrera dina bankuppgifter (avtalsnr m.m.) under administration/inställningar 57
2. Registrera e-faktura kunden i affärssystemet SAP, registrera e-adress på din kund och bank/operatör enligt modell orgnr.bank exempel 1234567890.HANDSESS 3. Spara alla dina fakturafiler. Starta därefter invoicetool 4. Spara dina filer i mappen invoice eller använd kopieringsknappen, se bild nedan. 5. Klicka därefter på play knappen. En bgcinvoice fil har skapats. BGC Invoice filen finns i mappen export. Svefaktura Användare av affärssystem som skapar svefaktura behöver göra en del förberedelser för att det ska vara möjligt att hämta fakturadata. Om cac:paymentmeanstypecode= 9 så anges att en OCR talong ska presenteras mot kund. 1. Registrera dina bankuppgifter (avtalsnr m.m.) under administration/inställningar 2. Registrera e-faktura kunden i affärssystemet, registrera e-adress på din kund och bank/operatör enligt modell orgnr.bank exempel 1234567890.HANDSESS 3. Spara alla dina fakturafiler. Starta därefter invoicetool 4. Spara dina filer i mappen invoice eller använd kopieringsknappen, se bild nedan. 5. Klicka därefter på play knappen. En bgcinvoice fil har skapats. BGC Invoice filen finns i mappen export. 58
Bilaga Lägg din fil Svefaktura fil med bilagan i samma mapp som din faktura fil. Programmet matchar samman fakturan och bilagan till ett och samma objekt i BGC invoice. Fakturanr i fakturafilen och i bilagan måste vara samma. Annars kan inte bilagan matchas mot rätt faktura. Innehållskontrollera din faktura fil Innan en faktura fil i formatet bgcinvoice skickas till banken så bör användaren skapa en rapport för att kontrollera att filen inte innehåller något allvarligt fel. Genom att skapa en rapport möjliggörs en justering/felrättning innan filen behandlas av din bank. 1. Klicka på xml knappen i snabb menyn för att innehållskontrollera din xml fil. Programmet hämtar din senaste bgcinvoice fil som finns sparad i export mappen. 2. Klicka därefter på STARTA knappen för att skapa en rapport. 3. Programmet xml schema validerar din fil samt kontrollerar om start/slut post finns. Kontrollera i meddelandet så att alla kontroller är markerade med OK. Åtgärda annars felet 59
4. Klicka på länken till rapporten och kontrollera att alla fakturor är grön eller gulmarkerade. Gulmarkerad betyder att innehåller i fakturan har medfört ingen kontroll har utförts på angiven kanal. Rödmarkerad betyder att fakturan innehåller ett allvarligt fel. Felorsaken beskrivs under kolumnen kommentar. Åtgärda eventuella fel. Arbeta med flera bolag Du har i programmet möjlighet att arbeta med flera bolag men endast företag kan vara aktivt i programmet. Övriga företag registreras/sparas i en särskilt arkiveringsmapp. för att arkivera ett företag 1. Spara/uppdatera alla dina företagsuppgifter på vanligt sätt i din invoicetool mapp 2. Välj administration i menyn, välj inställningar. Redigera dina företagsuppgifter 3. Klicka på knappen spara, play knappen. Uppgifterna sparas nu lokalt samt i arkivet. 4. Om du önskar spara ett nytt företag så uppdaterar du uppgifterna i fliken företag. Klicka därefter på spara knappen. Ditt nya företag sparas ny i arkivet. Gå igenom stegen från punkt 2. för att arbeta med ett företag 1. Välj administration i menyn, välj arbeta med bolag, välj bolag i listan. 60
2. Klicka på skapa knappen 3. Längst upp till höger ska det nu framgå att vilket namnet på bolaget du arbetar med. 4. Vid eventuella förändringar på företaget så måste dessa även arkiveras, följ punkterna i arkivera ovan. I annat fall försvinner ändringarna när du byter bolag. Schemaläggning Programmet kan startas av schemaläggning (scheduled task) och därefter kan vald funktion startas med automatik samt resultatet kopias till en valfri mapp. Applikationen avslutas med automatik efter behandling. 1. Ändra invoicetool.ini manuellt genom att öppna filen i notepad 2. Ändra taskstart till true 3. Ange vald funktion, ange nummer, enligt listan nedan i tasknumber 4. Ange vart resultatet ska kopieras i taskmovetofolder 5. Finns filen skicka.bat (skript) så startas filen med automatik. %1 är filnamnet på senaste filen inkl sökvägen som anges i taskmovetofolder. Exempel <taskstart>true</taskstart> <tasknumber>75</tasknumber> <taskmovetofolder>c:\temp</taskmovetofolder> Format/funktion Nummer Agresso Fastnet 33 Agresso XML 91 Agresso TXT 92 Hogia SmallOffice 90 Hogia Ekonomi 87 Jeeves 64 61
Monitor XML 93 Pyramid (xml) 70 Pyramid (GEBC) 86 Pengvin 44 SAP 57 SPCS 58 Svefaktura 36 ExFlow 100 Visma efh 101 BGC Invoice formatet till valfritt format. Default BGC invoice formatet 102 PNG bilder och text fil, simulera skanning 103 TIF bilder och text fil, simulera skanning 104 För övriga format. Kontakta supporten. ExFlow efh Vid mottagande av e-fakturor i ExFlow måste formatet BGC Invoice omvandlas till ExFlow:s interna xml format samt fakturabilden omvandlas till pdf. För att tjänsten ska fungera måste ett open source verktyg för konvertering av html sidor till pdf laddas ner och sparas i en ny mapp vid namn htmltopdf. I mappen som ligger i din invoicetool mapp sparas följade filer (http://code.google.com/p/wkhtmltopdf/downloads/detail?name=wkhtmltopdf-0.9.9-installer.exe eller www.invoicegate.se/manual/htmltopdf.zip) libeay32.dll libgcc_s_dw2-1.dll mingwm10.dll ssleay32.dll wkhtmltopdf.exe 1. Välj ta emot e-faktura och formatet ExFlow. 2. Spara din BGC Invoice fil i mappen Export alternativt peka ut din BGC invoice 3. Klicka på Skapa 4. Fakturafilen ExFlow.xml samt tillhörande PDF:er är tillgängliga i export mappen 62
Visma efh Vid mottagande av e-fakturor i Visma efh så kan endast en faktura per BGC invoice hanteras. Av denna anledning måste filen splittas till en faktura per fil. Ingen start/slutpost ska anges i filen. 1. I invoicetool.ini sätt elementet checkboxstartslutpost till false för att ingen start/slutpost ska anges i filen 2. Välj ta emot e-faktura och formatet Visma efh. 3. Spara din BGC Invoice fil i mappen Export alternativt peka ut din BGC invoice 4. Klicka på Skapa 5. Fakturafilerna sparas i din export mapp Konvertering av formatet BGC Invoice till valfritt format Om eget unikt format önskas eller mottagen BGC invoice fil ska begränsas utifrån särskilt regelverk så kan en instans av invoicetool sättas upp som behandlar mottagen fil. 1. I invoicetool.ini sätt elementet checkboxstartslutpost till false för att ingen start/slutpost ska anges i filen 2. Välj ta emot e-faktura i formatet BGC invoice och ändra i filen efter eget önskemål i bgcinvoicetonewformat.xsl. Spara filen i myxsl eftersom filen annars ersätts vid uppdatering. 3. Den nya filen sparas i mappen export 4. Ska filen autobehandlas så ska BGCInvoice filen sparas i export mappen eftersom programmet tar och behandlar den senaste bgcinvoice filen. Skapa PNG bilder och xml eller txt fil BGC invoice filen omvandlas till png bilder samt tillhörande xml eller txt fil. Krav: Windows 7 eller senare. 63
1. Välj ta emot e-faktura och formatet PNG och valfri txt. 2. Spara din BGC Invoice fil i mappen Export alternativt peka ut din BGC invoice 3. Klicka på Skapa 4. Fakturafilen png.xml samt tillhörande PNG:er är tillgängliga i export mappen Skapa TIF bilder och xml eller txt fil BGC invoice filen omvandlas till tif bilder samt tillhörande xml eller txt fil. Krav: Windows 7 eller senare. 1. Välj ta emot e-faktura och formatet TIF och valfri txt. 2. Spara din BGC Invoice fil i mappen Export alternativt peka ut din BGC invoice 3. Klicka på Skapa 4. Fakturafilen tif.xml samt tillhörande tif:er är tillgängliga i export mappen 3L Alla kunder som tar emot e-fakturor sparas i filen buyer.ini. I verktyget finns stöd för import av bankens anmälan/avanmälningsfil. För att skapa en fil i 3L. Välj aviutskrift (på samma sätt som vid utskrift på skrivaren). Välj fil i stället för skrivaren eller skärm. Välj därefter text som format. Klicka på play. 64
Monitor XML Elektronisk adress hämtas från kundregistret i InvoiceTool. För korrekt matchning så behöver även kontrollen i fliken kontroller aktiveras enligt bilden nedan. Filkommunikation Filer kan automatiskt skickas från filer/rapporter genom att knappen "skicka fil" visas. Skicka fil knappen aktiveras under inställningar. Script eller direkt kommunikation kan användas. Programmet använder open source kommunikationsprogrammet winscp för att skicka filer. Default kan en FTP eller SFTP katalog användas för att skicka fil. Ange uppgifter i script eller i katalog. I scriptet används %1% för att bifoga angivet filnamn. Flera filer kan markeras samtidigt vid överföring. Vid hämtning av filer. Om flera sftp kataloger ska hämta fil så kan extra behörighetsfiler anges enligt följande struktur: sökväg till privat nyckel;username;password Filen döps till sftp[n].txt där n börjar på 0. Max antal är 10 65