Jordbruksverkets vägledning Internettjänsten Skolmjölk Interventionsenheten Mars 2006 VG2:34
Jordbruksverkets vägledningar finns på vår hemsida: www.sjv.se
Innehåll 1. Inledning... 2 2. Vad krävs för att söka stöd via Internettjänsten Skolmjölk?... 3 2.1. Registrering och godkännande... 3 2.2. E-legitimation... 3 3. Inloggning... 4 4. Sökande som är en kommun eller friskola... 5 4.1. Behörigheter... 5 4.2. Startsidan... 6 4.3. Ändra uppgifter... 6 4.3.1. Ändra företagsuppgifter... 6 4.3.2. Ändringsanmälan... 6 4.4. Ansöka om stöd... 8 4.5. Inköpssammanställning... 8 4.5.1. Nytt kvitto... 9 4.5.2. Sök kvitto... 9 4.5.3. Ta bort kvitto... 9 4.5.4. Sammanställ kvitton till beräkningsunderlag... 10 4.5.5. Lås upp för redigering... 10 4.6. Beräkningsunderlag... 10 4.6.1. Grunduppgifter... 10 4.6.2. Inköpta kvantiteter etc... 12 4.7. Färdigställa ansökan kopplade beräkningsunderlag... 13 4.8. Färdigställa ansökan underlag via fil... 13 4.9. Färdigställa ansökan manuell registrering... 14 4.9.1. Grunduppgifter... 14 4.9.2. Inköpta kvantiteter etc... 15 4.9.3. Spara/ta bort ansökan... 15 4.9.4. Klar för attest... 15 4.9.5. Till attestera ansökan... 15 4.10. Attestera och skicka in ansökan... 16 4.11. Komplettera ansökan... 16 5. Sökande som är en leverantör... 17 5.1. Behörigheter för leverantörer... 17 5.2. Startsidan... 17 5.3. Ändra uppgifter... 17 5.3.1. Ändra företagsuppgifter... 17 5.3.2. Ändringsanmälan... 18 5.4. Ansöka om stöd... 18 5.4.1. Leverantörsrapport... 18 5.4.2. Beräkningsunderlag, färdigställa ansökan och attestera ansökan... 18 6. Anvisningar... 19 7. Arkiv...20 7.1. Beräkningsunderlag... 20 7.2. Utbetalningsbesked... 20 7.3. Utbetalningsbesked per skola/förskola... 20 7.4. Elevförteckning (gäller ej leverantör)... 20 1
1. Inledning Jordbruksverket har sammanställt vägledningar för olika stödsystem. Vägledningarna är sammanfattningar av och förklaringar till EU:s förordningar och de nationella förordningar/föreskrifter som gäller på området. Observera att vägledningarna inte är heltäckande, utan endast ska ses som en hjälp att orientera sig i regelverket. Det kan också ha skett ändringar i reglerna efter vägledningens utgivning. Vägledningarna ersätter inte EU:s regelverk när det gäller att avgöra vad som är rätt. Denna vägledning beskriver hur du via Internet ansöker om stöd för mjölk och vissa mejeriprodukter som delas ut till elever/barn vid skolor, förskolor m.fl. Det finns även en vägledning som beskriver ansökningsförfarandet om du inte vill använda Internet: Jordbruksverkets vägledning, Skolmjölksstöd, VG 2:10. Där finns också mer information om vilka regler som gäller för skolmjölksstödet. Du behöver båda vägledningarna även om du ska ansöka om skolmjölksstöd via Internettjänsten Skolmjölk! För att underlätta för dig som sökande har vi delat upp vägledningen i tre delar. Den första delen (Vad krävs för att söka stöd via Internettjänsten Skolmjölk) gäller alla. Den andra delen innehåller information som är riktad till en kommun eller fristående skola/förskola som ansöker om stöd. Slutligen finns en del som riktar sig till leverantörer som ansöker om skolmjölksstöd. 2
2. Vad krävs för att söka stöd via Internettjänsten Skolmjölk? 2.1. Registrering och godkännande För att kunna söka skolmjölksstödet ska du vara godkänd av Jordbruksverket. Hur du ansöker om godkännande finns beskrivet i den allmänna vägledningen för skolmjölksstödet. För att kunna söka skolmjölksstödet via Internettjänsten Skolmjölk krävs dessutom att du är registrerad hos Jordbruksverket som användare av Internettjänsten Skolmjölk. Anmälan om registrering som användare av Internettjänsten Skolmjölk kan göras på den blankett (E5.16) som Jordbruksverket tagit fram. Blanketten måste skickas in med post eller fax. Du hittar blanketten på Jordbruksverkets hemsida www.sjv.se under Blanketter och trycksaker/blanketter/marknadsstöd Intervention eller om du klickar på länken Skolmjölk på startsidan. SJVFS 1994:257, 5 SJVFS 1994:257, 6 2.2. E-legitimation För att kunna logga in på Internettjänsten Skolmjölk och skicka in en ansökan om skolmjölksstöd krävs att du har en e-legitimation. En e- legitimation är enkelt uttryckt en id-handling på Internet som du använder för att skriva under elektroniska handlingar på samma sätt som du skriver under ett vanligt papper. En e-legitimation skaffar du via en bank eller Telia. Det är endast fysiska personer som kan ansöka om och använda e-legitimation. Detta betyder att det är du som enskild person som måste skaffa och använda e- legitimationen. Det finns många olika leverantörer av e-legitimation. De flesta banker erbjuder e-legitimation liksom Telia. Läs gärna mer om e- legitimation på http://www.e-legitimation.se/. 3
3. Inloggning För att komma till Internettjänsten Skolmjölk går du in på Jordbruksverket hemsida www.sjv.se och klickar på Skolmjölk under rubriken E- TJÄNSTER. Du kommer då till en sida som handlar om internettjänsten. Här finns det allmän information om Internettjänsten, men också länkar till vägledningar och blankett för anmälan till tjänsten. Det finns också en länk till en sida med mer information om e-legitimation. Klicka på login-knappen så kommer du till den sida där du får välja inloggningsmetod. Här väljer du inloggningssätt beroende på var du har din e-legitimation. Klicka på din leverantör och logga in på Internettjänsten Skolmjölk med hjälp av ditt personnummer och ditt lösenord. 4
4. Sökande som är en kommun eller friskola 4.1. Behörigheter Det finns möjlighet att ge personer olika behörigheter till Internettjänsten Skolmjölk. Du kanske vill att det bara är en person som ska kunna skicka in en ansökan, medan fler personer ska kunna uppdatera antalet elever eller registrera inköpta kvantiteter. Behörighet Registrerare inköp Registrerare underlag skola Registrerare ansökan Vad innebär behörigheten? Registrerar kvitton och fakturor i inköpssammanställningen. Kan titta på underlag för den skola/förskola han eller hon tillhör. Kan titta på företagsuppgifter som gäller för verksamheten. Registrerar ändringsanmälan och gör beräkningsunderlag för en skola/förskola. Lägger till nya eller tar bort skolor/förskolor från ändringsanmälan. Ändrar företagsuppgifter för verksamheten. Kan göra allt som registrerare inköp kan göra. Registrerar ansökan. Kan göra allt som registrerare underlag skola kan göra. Attesterare Attesterar och skickar in ansökan om stöd. Kan registrera och göra allt annat i tjänsten. Om du söker via leverantör har du två behörigheter att välja mellan. Behörighet Registrerare leverantörsunderlag organisation Vad innebär behörigheten? Registrerar ändringsanmälningar för flera skolor, i egenskap av uppgiftslämnare för en kommun eller för en fristående skola med flera underenheter. Lägger till nya skolor som söker via leverantören samt tar bort skolor som ej längre ska ingå i underlaget till skolmjölksstödsansökan. 5
Registrerare leverantörsunderlag skola Registrerar företagsuppgifter för skolan/kommunen/verksamheten som uppgiftslämnare. Registrerar ändringsanmälan för en enskild skola/förskola som söker via en leverantör. Vem i din organisation som ska ha vilken behörighet anger du på din anmälan om registrering som användare av Internettjänsten Skolmjölk. Anmälan skrivs under av firmatecknare och skickas in med fax eller post till Jordbruksverket. 4.2. Startsidan Startsidan på Internettjänsten Skolmjölk innehåller en del övergripande information. Du får en påminnelse om vilka ändringsanmälningar (med elev/barnantal och avdragsprocent för andra förbrukare) som inte uppdaterats under det senaste året och du kan titta på vilken status din senaste ansökan har. Här finns också information om aktuella stödbelopp och en övergripande beskrivning av processen för elektroniska ansökningar. Du kan klicka direkt på någon pil i processen om du vill. Det går också bra att gå till rätt steg i processen med hjälp av rubrikerna i menyn. 4.3. Ändra uppgifter 4.3.1. Ändra företagsuppgifter Under Ändra företagsuppgifter ser du de uppgifter som för närvarande finns registrerade hos Jordbruksverket. Du kan ändra på samtliga uppgifter (utom organisationsnummer) i den här bilden genom att skriva över felaktiga uppgifter med de rätta. När du klickar på Skicka in genereras ett e-postmeddelande till Jordbruksverkets Interventionsenhet. En handläggare lägger sedan in rätt uppgifter i vårt företagsregister. Det kan därför ta några dagar innan en ändring slår igenom. Om verksamheten har förändrats och du fått ett nytt organisationsnummer måste en ny ansökan om godkännande göras till Jordbruksverket. Det finns en länk till den blankett som du då ska använda. 4.3.2. Ändringsanmälan För att utbetalning av skolmjölksstöd ska bli rätt är det viktigt att uppgifter om antal elever och avdrag för andra förbrukare är korrekta. Har du inte uppdaterat uppgifterna för en enskild skola eller förskola på ett år listas dessa skolor/förskolor på Internettjänstens första sida som en påminnelse om att du bör gå in och uppdatera uppgifterna. Vi rekommenderar att du uppdaterar uppgifterna inför varje ny 6
ansökningsomgång! I ändringsanmälan ska du lägga till nya skolor/förskolor som ska ingå i ansökan. Du ska också ta bort skolor/förskolor som inte längre är aktuella. 4.3.2.1. Välj termin Välj termin som ändringsanmälan ska gälla för genom att klicka på pilen i dropdownlistan* och sedan klicka på aktuell termin i listan. Nuvarande termin är förvald. Observera att du inte kan ändra något för en termin där det finns registrerade beräkningsunderlag eller en registrerad ansökan. Du kan däremot ändra elevantal och avdragsprocent för andra förbrukare direkt i beräkningsunderlaget. * En dropdownlista är ett fält med en dold lista som visas när man klickar på pilen. 4.3.2.2. Välj skola/förskola Välj skola/förskola som ändringsanmälan ska gälla för genom att klicka på pilen i dropdownlistan. Då visas samtliga skolor som du är behörig att göra ändringsanmälan för tillsammans med ett datum för när skolan senast uppdaterades. Listan sorteras i första hand på datum och i andra hand på namn. Välj skola i listan. När du valt en skola så visas de uppgifter som Jordbruksverket har registrerat på skolan. 4.3.2.3. Ändra en uppgift Om du vill ändra t.ex. elevantal på en registrerad skola/förskola: Ställ dig i det fält du vill ändra. Skriv över med rätt uppgift. När du har gjort alla förändringar trycker du på knappen Spara. Kundnummer hos leverantör samt Leverantör går endast att ändra om du är inloggad med en behörighet som ger dig rätt att göra leverantörsunderlag (Registrerare leverantörsunderlag skola och Registrerare leverantörsunderlag organisation). I fältet senast ändrad går det inte att göra några registreringar. Det fältet visar när en ändringsanmälan gjordes senast för skolan, samma datum visas också i listan Välj skola/förskola. Fältet Regnr skola/förskola går det inte heller att göra några registreringar i. Det är ett registreringsnr som Jordbruksverket använder för att identifiera en enskild skola. 4.3.2.4. Skapa ny skola/förskola För att lägga till en ny skola/förskola klickar du på pilen i dropdownlistan Välj skola/förskola. I listan finns valet Skapa ny skola/förskola med. När du väljer Skapa ny skola/förskola presenteras de uppgifter som ska registreras för den nya skolan/förskolan. Skriv in skolans/förskolans namn. Välj verksamhet - klicka på pilen för att 7
få fram en lista med alternativ och välj grundskola, förskola eller gymnasium. Välj Län och kommun. Fyll i elevantal. Fyll i avdrag för andra förbrukare (avdrag för andra förbrukare ska göras för bl.a. lärare, annan personal, fritidsbarn. Endast barn/elever har rätt till skolmjölksstöd. Se generella vägledningen för Skolmjölksstödet). Om du har avtal med en av Jordbruksverket godkänd leverantör: Fyll i ditt kundnr hos leverantören. Välj Leverantör genom att klicka på pilen i dropdownlistan. Du får då fram en lista över de leverantörer som är godkända av Jordbruksverket. Välj din leverantör. Datumet för senast ändrad och reg. nr. genereras automatiskt när du klickar på Spara. De fälten kan du inte fylla i själv 4.3.2.5. Ta bort en skola/förskola Välj en skola/förskola genom att klicka på pilen i dropdownlistan Välj skola/förskola. Välj den skola i listan som ska tas bort. Klicka på knappen Ta bort skola/förskola. Skolan kommer då inte längre att ingå i det underlag som ligger till grund för ansökan om skolmjölksstöd. Ändringen gäller från den aktuella terminens början. 4.3.2.6. Spara När du klickar på knappen spara skickas ändringarna till Jordbruksverket och skolan/förskolan får ett datum som talar om när skolan/förskolan förändrades senast. Datumet är till för att du lätt ska kunna se vilken skola/förskola som det gjorts förändringar på. (Knappen Spara syns när det finns ändringar att spara annars så har knappen namnet Bekräfta.) 4.3.2.7. Bekräfta Ska inga ändringar göras på en skola/förskola bekräfta då att uppgifterna gäller genom att trycka på knappen Bekräfta. Skolan/förskolan får då ett nytt senast ändrat datum som visar att uppgifterna bekräftats. (Knappen Bekräfta syns så länge det inte finns några ändringar att spara annars så har knappen namnet Spara.) 4.4. Ansöka om stöd För att börja registrera in en ansökan om stöd klickar du på Ansökan i menyn. Du får då upp en sida med information om olika sätt att göra en ansökan. Du får också i högerkolumnen information om det finns en färdig ansökan som väntar på att bli attesterad och inskickad. Du kan välja att registrera din ansökan på olika sätt. De olika sätten innebär att du får olika mycket hjälp med beräkningar och liknande. 4.5. Inköpssammanställning Om du vill kan du löpande registrera in dina kvitton och fakturor i Internettjänsten Skolmjölk. Du kan då välja om du vill registrera inköpta 8
produkter från ett visst kvitto eller en viss faktura i kg eller liter och få hjälp med omräkningen till liter. När du sedan vill sammanställa din ansökan hämtar systemet in inköpta kvantiteter till beräkningsunderlagen och du kan enkelt göra din ansökan. 4.5.1. Nytt kvitto I den övre delen väljer du för vilken termin och skola du vill registrera ett kvitto. 4.5.1.1. Välj termin Välj termin - klicka på pilen för att få fram en lista. 4.5.1.2. Välj skola/förskola Välj skola/förskola - klicka på pilen för att få fram en lista. 4.5.1.3. Välj kvitto Välj skapa nytt kvitto - i listan "välj kvitto". Klicka på pilen för att få fram listan. 4.5.1.4. Kvitto/fakturanummer Ange nummer på kvittot. Du kan också lägga in en leverantörsfaktura som kvitto och anger då fakturanumret. Du kan också skriva in ex.vis Ica. 4.5.1.5. Inköpsperiod Skriv i inköpsdatum. Om det bara är ett datum (t.ex. för ett vanligt kvitto) skriver du samma datum i båda fälten. Du kan också ange en inköpsperiod (t.ex. för inköpsstatistik från leverantör) fr.o.m.- och t.o.m.- datum. 4.5.1.6. Välj enhet som produkterna anges i Välj om du vill ange inköpta kvantiteter i kg eller liter. Klicka i ringen framför den enhet du vill ha. Kvantiteterna du fyller i för ost kommer alltid vara i kg, oavsett om du väljer liter eller kg. 4.5.1.7. Inköpta kvantiteter Fyll i inköpta kvantiteter på rätt produkt och spara. Klicka på knappen Nytt kvitto och registrera samtliga kvitton som ovan. 4.5.2. Sök kvitto Om du vill titta på ett kvitto som du redan lagt in, välj termin och skola/förskola och sedan väljer du kvitto i listan "Välj kvittonr/fakturanr". Sorteringen i listan är efter inköpsdatum. Klicka på det kvitto du vill titta på. 4.5.3. Ta bort kvitto Sök upp ett kvitto (se ovan) och klicka på knappen Ta bort kvitto. En 9
dialogruta visas med alternativen OK och Avbryt. Vid Avbryt stängs dialogrutan och kvittot finns kvar. Vid OK tas kvittot bort och en bekräftelse visar att kvittot är borttaget. 4.5.4. Sammanställ kvitton till beräkningsunderlag När du är klar med dina kvitton för alla skolor/förskolor kan du gå vidare med din ansökan genom att sammanställa kvittona till beräkningsunderlag för terminen. Välj beräkningsunderlag i menyn. Välj termin genom att klicka på pilen. Klicka sedan på Hämta inköpssammanställning, så förs alla kvantiteter du registrerat över till beräkningsunderlag för skolan/förskolan.. 4.5.5. Lås upp för redigering När inköpssammanställningen är gjord för en termin och sammanställd till beräkningsunderlag är inköpssammanställningen låst för uppdatering. Om du kommer på att du behöver göra förändringar av en inköpssammanställning för terminen klickar du på knappen Backa inköpssammanställning. Det krävs Registrerare Ansökan som behörighet för att kunna använda knappen Backa inköpssammanställning. När du klickar på knappen rensar systemet automatiskt bort beräkningsunderlaget, som kvittona använts till. Detta gör systemet för att det alltid ska vara samstämmighet mellan uppgifterna på kvittona och uppgifterna i beräkningsunderlagen och ansökan. När du är klar med uppdateringen av inköpen väljer du termin och klickar på knappen Hämta inköpssammanställning. Det krävs Registrerare Ansökan för att kunna använda knappen Hämta inköpssammanställning. Inköpssammanställning hämtar in och för över kvantiteterna till beräkningsunderlagen. Dina beräkningsunderlag är nu klara. 4.6. Beräkningsunderlag Ett beräkningsunderlag måste du göra för varje skola och förskola som ingår i din ansökan om skolmjölksstöd. Om du inte har använt dig av inköpssammanställningen kan du välja att göra beräkningsunderlaget på papper (se avsnitt 4.8), men du gör det enklare genom att använda Internettjänstens beräkningsunderlag. Klicka på Beräkningsunderlag antingen i menyn överst eller på länken i texten. Börja med att välja vilken termin du vill lägga in beräkningsunderlag för. Välj skola eller förskola från listan på den första sidan du kommer till när du klickat på Beräkningsunderlag. 4.6.1. Grunduppgifter I beräkningsunderlaget presenteras i den översta delen uppgifter om antal undervisningsdagar för terminen, antal inskrivna elever/barn etc. 10
4.6.1.1. Antal undervisningsdagar Det antal undervisningsdagar som presenteras är den schablon Jordbruksverket föreslår. Om den aktuella skolan har ett annat antal undervisningsdagar skriver du över med rätt uppgift. 4.6.1.2. Antal inskrivna elever/barn Antalet inskrivna elever/barn hämtas från din ändringsanmälan. Om uppgifterna inte uppdaterats det senaste året kommer det upp en varningstext längst ner på sidan om att uppgifterna bör kontrolleras. Du kan ändra antalet inskrivna elever/barn direkt i beräkningsunderlaget. Skriv bara över med rätt uppgift. När du sparar ändras uppgiften även i ändringsanmälan. 4.6.1.3. Avdrag i procent för andra förbrukare Avdrag i procent för andra förbrukare hämtas från din ändringsanmälan. Om uppgifterna inte uppdaterats det senaste året kommer det upp en varningstext längst ner på sidan om att uppgifterna bör kontrolleras. Om du vill ändra avdrag i procent för andra förbrukare generellt kan du göra det direkt i beräkningsunderlaget. Skriv bara över med rätt uppgift. När du sparar ändras procentsatsen även i ändringsanmälan. För att ändringen ska slå igenom på alla produkter i det beräkningsunderlag du arbetar med krävs att det inte redan finns några inköpta kvantiteter registrerade. Vill du ändra avdraget för en enskild produkt kan du göra det också (se punkt 4.6.2.2.nedan). 11
4.6.1.4. Antal dagsransoner och max liter mjölk som stöd kan sökas för Antal dagsransoner och max liter mjölk som stöd kan sökas för beräknas av systemet. Skolmjölksstöd kan sökas för maximalt 0,25 l mjölk per elev/barn och undervisningsdag. 4.6.2. Inköpta kvantiteter etc. 4.6.2.1. Inköpta kvantiteter Registrera totalt inköpta kvantiteter i vänsterkolumnen (mjölk i liter och ost i kg). Observera att inga beräkningar av avdrag etc. sker förrän du klickar på spara-knappen! Om du är osäker på vilken kategori en viss produkt tillhör kan du klicka på länken till anvisningarna som finns övers i textfältet. Där finns en sida som heter Produktinformation där du kan klicka dig in på aktuell producent/leverantör och ta reda på mer information om produkten. 4.6.2.2. Avdrag för andra förbrukare Avdragen för andra förbrukare beräknas med hjälp av den procentsats du registrerat i ändringsanmälan för respektive skola/förskola. Om du vill kan du ändra på avdragen för en enskild produkt i beräkningsunderlaget genom att ändra procentsatsen för just den produkten. Du kan inte ändra på avdraget direkt i kolumnen för kvantiteter, utan ändringar måste göras med procentsatsen. 4.6.2.3. Avdrag 0,25-litersregeln Eventuella avdrag för att du överskridit 0,25-litersregeln kan du inte ändra. Systemet gör avdragen på de produkter som ger lägst bidrag. 4.6.2.4. Spara/klar för ansökan Det är först när du sparar som systemet gör alla beräkningar. För att markera att du är klar med ett beräkningsunderlag klickar du på Klar för ansökan. Knappen byter då namn till Ej klar för ansökan. När du klickat på Klar för ansökan markeras detta med ett x i listan över skolor/förskolor. Då är det lätt att se vilka beräkningsunderlag du är klar med. 4.6.2.5. Ta bort beräkningsunderlag Vill du rensa bort det du registrerat i ett beräkningsunderlag klickar du på Ta bort ber.underlag. 4.6.2.6. Nästa skola/förskola Gå vidare till nästa genom att klicka på Nästa skola/förskola. Du kan också gå tillbaka till listan över skolor/förskolor och välja vilken du vill fortsätta med. De skolor/förskolor som har registrerade kvantiteter markeras genom att uppdateringsdatumet visas längst till höger. De skolor/förskolor som du 12
markerat Klar för ansökan har ett x i högerkolumnen. 4.6.2.7. Färdigställa ansökan När du har registrerat inköpta kvantiteter för samtliga skolor/förskolor klickar du på Färdigställa ansökan, så förs alla kvantiteter över från beräkningsunderlagen till en ansökan som är klar att attestera. Om du har glömt att registrera inköpta kvantiteter för någon skola/förskola eller inte markerat att beräkningsunderlaget är klart för ansökan får du en varning angående detta när du klickar på Färdigställa ansökan. 4.7. Färdigställa ansökan kopplade beräkningsunderlag När du klickat på Färdigställa ansökan från sidan med listade beräkningsunderlag visas en färdigställd ansökan som är låst för uppdatering. Om du vill ändra någon uppgift måste du gå tillbaka till beräkningsunderlagen. Klicka på det beräkningsunderlag du vill ändra, klicka Ej klar för ansökan och ändra de uppgifter som ska ändras. Klicka på Klar för ansökan och färdigställ ansökan på nytt. När du granskat din ansökan klickar du på Klar för attest. För att signera och skicka in ansökan till Jordbruksverket klickar du sedan på länken "Till attestera ansökan" längst ner på sidan. 4.8. Färdigställa ansökan underlag via fil Om du har ett eget system som sammanställer din ansökan eller dina beräkningsunderlag finns det en möjlighet att skicka in dem via Internettjänsten Skolmjölk i form av en fil. Filen måste ha ett specifikt format som fastställts av Jordbruksverket. Du kan välja att läsa in antingen beräkningsunderlagen eller en färdig ansökan. För att ladda in filen trycker du på knappen Bläddra och letar fram filen som ska hämtas in. Tryck på knappen Hämta fil så skapar systemet beräkningsunderlag eller en ansökan utifrån det inlästa underlaget. Väljer du att läsa in beräkningsunderlag eller ansökan och det redan finns registrerade beräkningsunderlag och/eller en ansökan i systemet, tas ansökan bort och beräkningsunderlaget skrivs över med det som finns i filen. När filen är inläst i tjänsten visas en färdigställd ansökan som är låst för uppdatering. Om du vill ändra någon uppgift måste du gå tillbaka till din fil och göra ändringen och sedan läsa in den på nytt. När du granskat din ansökan klickar du på Klar för attest. För att signera och skicka in ansökan till Jordbruksverket klickar du sedan på länken "Till attestera ansökan". 13
4.9. Färdigställa ansökan manuell registrering Om du redan har gjort beräkningsunderlag på papper eller på annat sätt kan du registrera in din färdiga ansökan i Internettjänsten. Du får här ingen hjälp med beräkningar, utan måste själv registrera in alla nödvändiga kvantiteter och avdrag. Genom att skicka in ansökan med hjälp av Internettjänsten kan du följa status på din ansökan och ta ut vissa rapporter. 4.9.1. Grunduppgifter I beräkningsunderlaget presenteras i den översta delen uppgifter om antal undervisningsdagar för terminen, antal inskrivna elever/barn etc. 4.9.1.1. Välj termin Välj termin som du vill göra ansökan för genom att klicka på pilen i dropdownlistan med terminer. 4.9.1.2. Vägt genomsnitt av antal skoldagar/förskoledagar för terminen Antal skoldagar som registreras ska vara ett vägt medeltal för alla skolor som ansökan gäller. Om alla skolor/förskolor använt sig av schablondagarna behöver du inte räkna ut något vägt medeltal. Detta blir bara aktuellt om någon eller några skolor inte använt schablondagarna. Ett vägt medeltal räknar du ut på följande sätt: Exempel: Antag att verksamheten har tre skolor som har 94 skoldagar och två skolor som har 90 skoldagar. Skola 1-3: 94 dagar Antal skolelever (skola 1-3 totalt): 1500 Skola 4-5: 90 dagar Antal skolelever (skola 4-5 totalt): 500 Totalt antal elever (skola 1-5): 1500 + 500 = 2000 Andel elever som har 94 skoldagar 1500 / 2000 = 75 % Andel elever som har 90 skoldagar 500 / 2000 = 25 % Vägt medeltal (antal dagar) 75 % * 94 + 25 % * 90 = 93 dagar Ställ dig i det fält du vill ändra (schablondagar är det som automatiskt kommer upp). Skriv över med rätt uppgift. 14
4.9.1.3. Antal inskrivna skolelever Antal inskrivna skolelever ändrar du på ändringsanmälan. Eventuella ändringar på ändringsanmälan måste göras innan det finns en registrerad ansökan. En registrerad ansökan måste tas bort först för att ändringar ska kunna göras på ändringsanmälan. 4.9.1.4. Antal dagsransoner och max liter mjölk som stöd kan sökas för Antal dagsransoner och max liter mjölk som stöd kan sökas för beräknas av systemet. Skolmjölksstöd kan sökas för maximalt 0,25 l mjölk per elev/barn och undervisningsdag. 4.9.2. Inköpta kvantiteter etc. 4.9.2.1. Inköpta kvantiteter Registrera inköpta kvantiteter (summerade från beräkningsunderlagen) i vänsterkolumnen (mjölk i liter och ost i kg).. 4.9.2.2. Avdrag för andra förbrukare Här redovisar du kvantiteter för andra förbrukare som det ska göras avdrag för. Avdraget ska göras på samtliga produkter som konsumeras av andra än elever/barn (t.ex. lärare, personal och fritidsbarn). Mjölk anges i liter och ost i kilo. 4.9.2.3. Avdrag för 0,25-litersregeln Registrera eventuella avdrag för 0,25-litersregeln. Avdragen summeras från beräkningsunderlagen. Avdraget får göras på vilken produkt som helst där det finns en inköpt kvantitet. 4.9.2.4. Återstående kvantiteter Denna kolumn beräknar systemet genom att minska inköpta kvantiteter med avdragen för andra förbrukare och avdrag för 0,25-litersregeln. 4.9.3. Spara/ta bort ansökan När du har registrerat in alla uppgifter klickar du på Spara. Om du vill ta bort en ansökan som du registrerat in klickar du på Ta bort ansökan. Du kan inte ta bort en ansökan som redan är inskickad till Jordbruksverket. 4.9.4. Klar för attest När ansökan är klar att attestera (signera) och skicka in klickar du på Klar för attest. Knappen byter då namn till Ej klar för attest. 4.9.5. Till attestera ansökan När du vill attestera ansökan klickar du på länken Till attestera ansökan längst ner på sidan. 15
4.10. Attestera och skicka in ansökan Attesterar gör du genom att klicka på knappen Skriv under (den kan dock ha en annan text beroende på vilken typ av e-legitimation du har). Du använder din e-legitimation för att skriva under ansökan och skicka in den till Jordbruksverket. När ansökan skickats in får du en bekräftelse på detta och ett journalnummer. 4.11. Komplettera ansökan Så länge du inte har skickat in din ansökan till Jordbruksverket kan du göra ändringar i och komplettera din ansökan. När ansökan har skickats in till Jordbruksverket måste du göra eventuella kompletteringar på papper. 16
5. Sökande som är en leverantör 5.1. Behörigheter för leverantörer Det finns möjlighet att ge personer olika behörigheter till Internettjänsten Skolmjölk. Du kanske vill att det bara är en person som ska kunna skicka in en ansökan, medan fler personer ska kunna förbereda en ansökan. Behörighet Registrerare ansökan leverantör Vad innebär behörigheten? Registrerar (eller läser in på fil) beräkningsunderlag och ansökan för en leverantör. Tittar på alla ändringsanmälningar som skolor/förskolor tillhörande leverantören gjort. Laddar ner leverantörsrapporten (antingen på fil eller på papper). Registrerar företagsuppgifter för leverantören som uppgiftslämnare/stödmottagare Attesterare leverantör Attesterar och skickar in skolmjölksansökan för leverantören. Kan göra allt som registrerare ansökan leverantör kan göra. 5.2. Startsidan Startsidan på Internettjänsten Skolmjölk innehåller en del övergripande information. Du kan titta på vilken status din senaste ansökan har. Här finns också information om aktuella stödbelopp och en övergripande beskrivning av processen för elektroniska ansökningar. Du kan klicka direkt på någon pil i processen om du vill. Det går också bra att gå till rätt steg i processen med hjälp av rubrikerna i menyn. 5.3. Ändra uppgifter 5.3.1. Ändra företagsuppgifter Under Ändra företagsuppgifter kan du se de uppgifter som för närvarande finns registrerade hos Jordbruksverket. Du kan ändra på samtliga uppgifter (utom organisationsnummer) i den här bilden genom att skriva över felaktiga uppgifter med de rätta. När du klickar på Skicka in genereras ett e-postmeddelande till Jordbruksverkets interventionsenhet. En handläggare lägger sedan in rätt uppgifter i vårt företagsregister. Det kan därför ta några dagar innan en ändring slår igenom. Om verksamheten har förändrats och du fått ett nytt organisationsnummer 17
måste en ny ansökan om godkännande göras till Jordbruksverket. Det finns en länk till den blankett som du då ska använda. 5.3.2. Ändringsanmälan Som leverantör kan du inte uppdatera någon ändringsanmälan för en skola eller förskola, men du kan gå in och titta på de uppgifter som finns registrerade. Leverantörsrapporten finns under Ansökan. 5.4. Ansöka om stöd För att börja registrera in en ansökan om stöd klickar du på Ansökan i menyn. Du får då upp en sida med information om olika sätt att göra en ansökan. Du får också i högerkolumnen information om det finns en färdig ansökan som väntar på att bli attesterad och inskickad. 5.4.1. Leverantörsrapport Du som är leverantör kan ladda ner din leverantörsrapport direkt från Internettjänsten Skolmjölk. Rapporten är i pdf-format. Vill du ha leverantörsrapporten på fil måste du tills vidare kontakta Jordbruksverket. Klicka på Leverantörsrapport i menyn, på rubriken eller på länken Klicka här. Väljer du att göra beräkningsunderlagen i Internettjänsten hämtas uppgifterna på leverantörsrapporten automatiskt in i beräkningsunderlagen. 5.4.2. Beräkningsunderlag, färdigställa ansökan och attestera ansökan För att registrera beräkningsunderlag, färdigställa och attestera en ansökan gör du likadant som en kommun eller friskola. Se vidare under avsnitt 4. 18
6. Anvisningar På vissa sidor i Internettjänsten kan du få mer information om hur fälten ska fyllas i. Du kommer till anvisningarna genom att klicka på länken Klicka här. I anvisningarna får du hjälp med vad du ska registrera i fälten. Du kan också få hjälp om du t.ex. är osäker på fetthalten i en viss produkt och behöver få mer information om den. Klicka bara på rubriken Produktinformation i anvisningarna och klicka på namnet på den som tillverkat produkten, så får du hjälp. 19
7. Arkiv Välj rapport genom att klicka på pilen i dropdownlistan med rapportalternativ. Rapporterna är i pdf-format och kräver att du har programmet Adobe Reader installerat på din dator 7.1. Beräkningsunderlag Välj termin genom att klicka på pilen i dropdownlistan med terminer. Klicka på den skola/förskola vars beräkningsunderlag du vill titta på. 7.2. Utbetalningsbesked När du väljer utbetalningsbesked får du upp en lista med inskickade ansökningars journalnummer samt vilken termin ansökan gäller för. Klicka på journalnumret för önskat utbetalningsbesked. 7.3. Utbetalningsbesked per skola/förskola När du väljer utbetalningsbesked per skola/förskola får du upp en lista med inskickade ansökningars journalnummer samt vilken termin ansökan gäller för. Klicka på journalnumret för önskat utbetalningsbesked. Du kan välja om du vill rapporten i pdf-format (klicka på journalnumret till vänster) eller i excelformat (klicka på länken till höger). Du kan få fram ett utbetalningsbesked per skola/förskola om dina beräkningsunderlag är registrerade i Internettjänsten. 7.4. Elevförteckning (gäller ej leverantör) Elevförteckningen ger dig en samlad bild av registrerade uppgifter (t.ex. elevantal) för samtliga skolor/förskolor. Välj termin genom att klicka på pilen i dropdownlistan med terminer. Klicka på den elevförteckning du vill titta på. 20