Sid 1 (22) Innehållsförteckning... 1 2 Anskaffning och.. 3 2.1 Bestämmelser och förutsättningar.... 3 2.1.1 Behörighet att förfoga över myndighetens medel..... 3 2.2 Upphandling/inköp.... 4 2.2.1 Beställarens/inköparens ansvar.. 5 - Referenskod - Fakturaadress fakturor från svenska leverantörer - Fakturaadress fakturor från utländska leverantörer 2.3 Externa leverantörsfakturor... 6 2.3.1 Definitioner.... 6 2.3.2 Allmänna regler..... 6 - Uppgifter på fakturor - Betalnings- och räntevillkor - Ingående mervärdesskatt 2.3.3 Leverantörsregister... 7 2.3.4 Leverantörsreskontran Leverantörsfakturaportalen 8 - Kreditering - Rättelse - Makulering 2.3.5 Redovisningsprinciper. 10 2.4 Fakturor från svenska leverantörer 11 2.4.1 Betalningsvägar.. 11
Sid 2 (22) 2.5 Fakturor från utländska leverantörer. 12 2.5.1 Betalningsvägar.. 12 - Betalning till IBAN/bankkonto i utländsk bank - IBAN/bankkonto - BIC/SWIFT - Betalning med check 2.5.2 Avgifter 14 2.5.3 Förfallodatum/Tidsåtgång.. 14 2.5.4 Land-/valutakoder och rekommenderad valuta. 15 2.5.5 Moms och Intrastatuppgifter. 15 2.5.6 Valutadifferenser. 16 2.6 Utbetalning 17 2.7 Externa förordningar och bestämmelser 18 2.8 Interna föreskrifter och anvisningar.... 18 Bilagor 2.a Konteringsregler.. 19 - Leverantörsfakturor, svenska och utländska
Sid 3 (22) 2 Anskaffning och 2.1 Bestämmelser och förutsättningar I Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring föreskrivs bl.a. hur myndigheters medel ska förvaltas och vem som har rätt att förfoga över medlen. Med myndighetens medel avses förutom reguljära anslag tilldelade av regering och riksdag även övriga medel som förvaltas av myndigheten. Med övriga medel menas externa medel, dvs. intäkter av bidrag och avgifter (uppdrag och försäljning). Myndigheten ska tillse att kraven på intern kontroll tillgodoses. Se även kapitel 1, avsnitt Intern kontroll. 2.1.1 Behörighet att förfoga över myndighetens medel Enligt Ekonomistyrningsverkets (ESV) föreskrifter till 22 Förordning om myndigheters bokföring ska myndigheten förordna de tjänstemän som får förfoga över myndighetens medel. Behörigheten att förfoga över myndighetens medel ska fastställas i arbetsordning eller förtecknas på annat sätt. Mer information ges i kapitel 1, avsnitt 1.1, Institutionens ekonomi och prefektens ansvar. Behörighet att kontera/attestera i Leverantörsfakturaportalen kan aldrig kombineras med behörigheten att betalattestera/signera. Ingen person får ensam handlägga ett ärende med ekonomiska konsekvenser för Umeå universitet. Vilket ansvar och vilka befogenheter som ryms inom attestfunktionen respektive funktionen att betalattestera/signera framgår av kapitel 1, avsnitt 1.1.4, Utbetalningsbeslut.
Sid 4 (22) 2.2 Upphandling/inköp Institutioner/enheter köper årligen in varor och tjänster för stora belopp. Exempel på produkter som köps in kan vara kontorsmaterial, litteratur, inventarier och utrustning av olika slag. Som exempel på tjänster kan nämnas anlitande av konsulter och resebyråföretag samt trycknings-, kopierings- och fototjänster. Innan beställning görs eller avtal om köp av vara/tjänst ingås ska beställaren kontrollera att leverantören har organisationsnummer/momsregistreringsnummer och är godkänd för F-skatt. Vid köp av annonstjänst bör Svensk Handels Varningslista kontrolleras. Länk till Varningslistan finns på universitetets intranät under Medarbetare/Stöd och service/köp av varor och tjänster. Vid inköp ska universitetets upphandlingspolicy följas och Lagen om offentlig upphandling (LOU) tillämpas. Enheten Upphandling och inköp vid Universitetsledningens kansli handlägger Umeå universitets större upphandlingar av varor och tjänster samt även alla ramavtalsupphandlingar. Mer information om upphandling finns på universitetets intranät under Medarbetare/Stöd och service/köp av varor och tjänster. Här finns också information om de riktlinjer som gäller vid beställning/inköp av varor och tjänster. Vid köp av varor och tjänster enligt exemplen nedan ska angivna enheter inom universitetet nyttjas. Typ av vara/tjänst Datorer och kringutrustning Kontorsmaterial Inventarier Kemikalier Tryckning, kopiering, foto och grafiska produkter Enhet Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS) Universitetsservice Lokalförsörjningsenheten (LOK) Kemiförrådet Print & Media (Universitetsservice) Observera att det inte är tillåtet att utnyttja universitetets avtal med leverantörer för inköp för annans räkning, t.ex. Norrlands universitetssjukhus.
Sid 5 (22) 2.2.1 Beställarens/inköparens ansvar Respektive institution/enhet utser en eller flera personer som inköpsansvarig(a). Inköpsansvar innebär att man har rätt att beställa/köpa varor och tjänster för institutionens/enhetens räkning. För detta ändamål ska blanketten Beställningsordning EA41 fyllas i och förvaras vid institution/enhet. Blanketten ska uppdateras minst en gång om året. Innan beställning görs eller avtal om köp av vara/tjänst ingås ska inköpsansvarig kontrollera att leverantören har organisationsnummer, momsregistreringsnummer och är godkänd för F-skatt. Vid beställning/köp av varor och tjänster bör någon av blanketterna Beställning Externa inköp UH01 eller om beställningen avser utländsk leverantör Purchase order UH02 nyttjas. På blanketterna ska varans/tjänstens art, mängd, pris, eventuella rabatter samt uppgift om leveranstid och betalningsvillkor anges. Blanketten ska skrivas under av den som gjort beställningen. Länk till blankettsidan finns på universitetets intranät under Medarbetare/Stöd och service/blanketter och mallar/ekonomi. Observera att du måste vara inloggad som anställd för att ta del av beställningsblanketterna! Inköpsansvarig ska lämna uppgift om fakturaadress, referenskod och beställarens namn till leverantören samt informera om på vilket sätt referenskoden ska användas (se nedan). Referenskod Faktura ställd till Umeå universitet ska alltid vara märkt med referenskod. Referenskoden ska anges enligt något av nedanstående format. 1. Som en alfanumerisk kod bestående av sju (7) positioner: 1234ABC 2. Som en numerisk kod bestående av fyra (4) positioner: 1234 Fakturaadress - fakturor från svenska leverantörer Umeå universitet Namn på institution/enhet (optimalt) PG1099 737 84 Fagersta Till denna adress skickas samtliga svenska fakturor (inklusive bilagor som föreligger vid faktureringstillfället). Observera att adressen endast gäller fakturor. Övriga försändelser (t.ex. följesedlar som inte följer med fakturan, påminnelse/krav etc.) samt varuleveranser ska skickas till beställarens ordinarie adress: Umeå universitet, institution/enhet, 901 87 Umeå (institutioner/enheter på annan ort kan ha avvikande postadress). Elektronisk faktura (Svefaktura) särskilda regler Referenskoden ska anges i Referensfält 1/Kundreferens 1. Referenskoden ska anges i en följd, utan mellanslag. I de fall leverantör av olika skäl anger/kommer att ange övrig information (t.ex. namn på beställare, beställningsnummer etc.) i Referensfält 1/Kundreferens 1, ska referenskod enligt format 1 ovan anges. Övrig information ska då anges efter referenskoden separerad från denna med ett mellanslag. Optimalt är dock att leverantören anger övrig information i annat fält.
Sid 6 (22) Fakturaadress - fakturor från utländska leverantörer Umeå University Namn på institution/enhet 901 87 Umeå (institutioner/enheter på annan ort kan ha avvikande postadress) Sweden Vid beställning/köp av vara eller tjänst från utländsk leverantör behöver inte referenskod anges. Referenskoden anges då av institution/enhet i samband med beredning av fakturan innan den sänds till. Hantering av faktura från utländsk leverantör följer ett annat flöde än faktura från svensk leverantör. Läs om hantering av faktura från utländsk leverantör i avsnitt 2.5, Faktura från utländsk leverantör. 2.3 Externa leverantörsfakturor 2.3.1 Definitioner Betalning till externa leverantörer sker till följd av att institution/enhet köpt varor och tjänster. Till externa leverantörer räknas andra statliga myndigheter samt svenska och utländska företag/motsv. Betalning till extern leverantör sker via Leverantörsfakturaportalen (LP) som är ett system för hantering av elektroniska fakturor Samtliga betalningar till privatpersoner sker via löneadministration vid Personalenheten. Utlägg som avser ersättning i samband med förrättning/tjänsteresa hanteras i lönesystemet Primula. Om det är oklart huruvida en ny leverantör är att betrakta som näringsidkare eller privatperson gäller följande: Det är upp till säljaren att bevisa att denne utfört arbetet i egenskap av näringsidkare. Det är viktigt att köparen klargör detta redan vid upphandlingstillfället. För att en svensk leverantör ska betraktas som näringsidkare ska denne vara godkänd för F- skatt. Enklast kontrolleras detta genom kontakt med Skatteverket. Utländsk leverantör ska på motsvarande vis kunna lämna uppgift om VAT-nummer eller, om sådant saknas, istället uppge det organisationsnummer (för näringsidkare) som gäller i dennes land. Särskilda bestämmelser och rutiner gäller för utbetalning från handkassa. Se kapitel 7, Kontanta medel.
Sid 7 (22) 2.3.2 Allmänna regler I samband med att vara levereras eller tjänst utförs av extern leverantör erhåller institution/enhet faktura (pappersfaktura eller skannad/elektronisk faktura). Skannade/elektroniska fakturor hanteras i Leverantörsfakturaportalen. Se avsnitt 2.3.4. Uppgifter på fakturor En faktura/hyresavi/räkning är ett skriftligt krav på betalning genom vilken fordringsägaren (leverantören) kräver betalt från den betalningsskyldige (kunden). Med en faktura avses ett dokument i pappers-eller elektronisk format (skannad eller elektronisk faktura) som uppfyller vissa krav på innehåll. Elektronisk fakturering (i formatet Svefaktura) kan bara ske om universitetet godkänner det. Vid förfrågan från leverantör om universitetet kan ta emot elektronisk faktura ska kontakt tas med som utreder och fattar beslut. En grundläggande förutsättning för att en faktura ska betalas är att den ska vara adresserad till institution/enhet vid Umeå universitet. Faktura från extern leverantör ska innehålla uppgift om: Fakturaadress Leveransadress (om annan än fakturaadress) Referenskod (se ovan) Beställarens namn Leverantörens fullständiga namn och adress Leverantörens organisationsnummer/momsregistreringsnummer/vat-nummer Leverantörens Plus- eller Bankgiro/ bankkontonummer/iban och BIC/SWIFT Fakturanummer Fakturadatum Förfallodatum och betalningsvillkor Valuta (om annat än SEK) Totalt fakturabelopp Totalt momsbelopp samt momssats(er) Godkänd för F-skatt Varans/tjänstens benämning och pris Vid befrielse från skatt eller vid omvänd skattskyldighet hänvisas till relevanta bestämmelser i mervärdesskattelagen eller i det 6:e mervärdesskattedirektivet. Information om momsfria varor och tjänster finns i kapitel 6, Mervärdesskatt. Betalnings- och räntevillkor Huvudregeln vid Umeå universitet är att betalningsvillkor avseende leverantörsfaktura är 30 dagar om inte särskilt villkor avtalats i förväg. I de fall kortare betalningstid än 30 dagar angetts på faktura ska kontakt tas med leverantör för ändring av villkoret. Betalas faktura med betalningsvillkor som avviker från huvudregeln betraktas detta som en tyst överenskommelse och villkoret är svårt att ändra i efterhand. Med hänvisning till Räntelagen, 4, bestrider universitetet krav på dröjsmålsränta som beräknats på mindre än 30 dagars betalningsvillkor om inte särskilt villkor avtalats i förväg.
Sid 8 (22) Ingående mervärdesskatt Umeå universitet är skyldigt att redovisa mervärdesskatt. För att bokföringen, och därmed också momsredovisningen, ska bli rättvisande måste ingående mervärdesskatt vara specificerad på leverantörsfaktura. Det ska också framgå efter vilken procentsats som mervärdesskatten beräknats för olika varor eller tjänster. Mervärdesskatt ska dock aldrig faktureras mellan statliga myndigheter. Anledningen är att statliga myndigheter i detta avseende räknas som ett enda skattesubjekt. Information om särskilda regler och vissa undantag ges i kapitel 6, Momsanvisningar. Konteringsregler framgår av bilaga 2.a. 2.3.3 Leverantörsregister Leverantörsreskontran i Raindance innehåller ett leverantörsregister över universitetets externa svenska och utländska leverantörer. För att utbetalning till leverantör ska kunna göras måste leverantören finnas upplagd i leverantörsregistret. 2.3.4 Leverantörsreskontran - Leverantörsfakturaportalen Faktura från extern leverantör hanteras i Leverantörsfakturaportalen (LP), som är ett system för elektronisk fakturahantering. Anvisningar avseende hantering av fakturor i Leverantörsfakturaportalen ges i Raindance användarhandbok. En fil med inskannade fakturor från svenska och utländska leverantörer sänds dagligen till för inläsning i Leverantörsfakturaportalen. Vid inläsningen tilldelas fakturan ett fakturanummer och ett verifikationsnummer för ankomstregistrering. Fakturor från svenska leverantörer och fakturor från utländska leverantörer har var sin fakturanummerserie respektive verifikationsnummerserie. Såväl faktura- som verifikationsnummerserierna är gemensamma för hela universitetet. Vid ankomstregistreringen (sker med automatik i samband med filinläsningen) sker bokning av leverantörsskuld, eventuell moms samt ett preliminärt kostnadskonto. Den referenskod som ska finnas angiven på fakturan styr denna till rätt handläggare. Verifikationsdatum sätts med automatik till samma datum som fakturadatum. I samband härmed skapas ett verifikationsnummer på den slutliga konteringen. Verifikationsdatum anger datum för när kostnaden bokförs och därmed också bokföringsperiod. I de fall faktura betalattesteras/signeras efter det att den period i vilken verifikationsdatum ligger stängts, ändras verifikationsdatum till den första dagen i nästa period. Vid periodskifte och vid delårs- och årsbokslut är det viktigt att ange verifikationsdatum som styr mot rätt period. Leverantörens fakturadatum styr förfallodatum vilket i normalfallet ska inträffa 30 dagar efter angivet fakturadatum. Skulden regleras när utbetalning sker på förfallodagen. Samtliga fakturor i Leverantörsfakturaportalen ska konteras, attesteras och betalattesteras/signeras. Samma person kan inte både attestera och betalattestera/signera en faktura eftersom ingen person ensam ska kunna handlägga ett ärende med ekonomiska konsekvenser. Innebörden i begreppen attest respektive betalattest/signering framgår i kapitel 1, avsnitt 1.1.4.
Sid 9 (22) Kreditering Leverantören sänder kreditfaktura till följd av att en vara eller tjänst helt eller till viss del reklamerats. Kreditfakturor behandlas i Leverantörsfakturaportalen på samma sätt som debetfakturorna. Avräkning av kreditfaktura sker mot alla universitetets betalningar till samma leverantör. Kreditfaktura från en leverantör med få leveranser till universitetet bör om möjligt ha samma förfallodatum som debetfakturan så att fakturorna tar ut varandra. Risken är annars stor att debetfakturan betalas innan den avräknas mot kreditnotan. Anvisningar om hur förfallodatum ändras i Leverantörsfakturaportalen ges i Raindance användarhandbok. I de fall faktura från en leverantör med få leveranser till universitetet redan gått till betalning då kreditfakturan inkommer bör leverantören kontaktas och anmodas att göra en återbetalning till Umeå universitets Bankgiro 5050-0719. Vid återbetalning ska leverantören ange kreditfakturans fakturanummer på inbetalningsavin så att återbetalningen kan matchas mot denna. Om det bara finns en muntlig överenskommelse med leverantören om återbetalning måste institution/enhet kontakta som upprättar en kreditfaktura i systemet som återbetalningen kan matchas mot. Institution/enhet som får en kreditfaktura som felaktigt tolkats som en debetfaktura vid skanningen ska kontakta som vidtar erforderlig åtgärd. Rättelse Ankomstregistrerade leverantörsfakturor med status PREL som inte är slutgiltigt godkända (signerade), kan rättas i Leverantörsfakturaportalen. Samtliga uppgifter som är registrerade är ändringsbara, utom Leverantörs-ID och reskontraposttyp. När fakturan är slutkonterad och betalattesterad/signerad (status DEF ATT) kan endast förfallodatum ändras. Ändringen kan då inte göras i Leverantörsfakturaportalen. Kontakta vid behov av ändring. Då en faktura har status DEF ATT rättas t.ex. konto, verksamhet och projekt genom att en ny verifikation skapas i Bokföringsportalen. Som underlag för registrering bör blankett Bokföring/Omföring fyllas i. Uppgift om vad rättelsen avser samt hänvisning till den verifikation/faktura som rättas ska noteras i Meddelanderutan. Samtidigt ska det noteras på den felaktiga fakturan att rättelse har skett med hänvisning till den nya verifikationen (rättelsen) i Bokföringsportalen. Den felaktiga fakturan i Leverantörsfakturaportalen tas upp på bildskärmen och informationen registreras (skrivs in) i Meddelanderutan. Se anvisningar i Raindance användarhandbok. Faktura som vid skanningen blivit kopplad mot fel org.enhet kan cirkuleras om mot rätt org.enhet. Kontakt ska då alltid först tas med berörd institution/enhet. Då det gäller ändring som berör Anläggningsregistret ska kontakt alltid tas med. Makulering
Sid 10 (22) En felaktig faktura makuleras vid institution/enhet under förutsättning att man kommit överens med leverantören om att detta får ske och att ny faktura ställas ut. Orsak till makulering ska alltid anges. Detta görs i Meddelanderutan i Leverantörsfakturaportalen. I de fall en leverantörsfaktura blivit kopplad mot fel leverantör ska kontakt alltid tas med som makulerar fakturan och skannar in den på nytt med rätt uppgifter. Kommer leverantören att sända en kreditfaktura måste både debet- och kreditfakturan behandlas i portalen. Fakturan får i sådant fall inte makuleras. Faktura som är betalattesterad och signerad (status DEF ATT) kan inte makuleras. Om betalningen ändå måste stoppas ska kontakt tas med som vidtar erforderliga åtgärder. Detta under förutsättning att fakturan inte redan gått till betalning.
Sid 11 (22) 2.3.5 Redovisningsprinciper Konteringsregler återfinns i bilaga 2.a. Kostnader för anskaffning av varor och tjänster via Leverantörsfakturaportalen redovisas i kontoklass 5. Som exempel kan nämnas lokalkostnader, hyra/leasing, förbrukningsvaror och tjänster. I kontoklass 5 ligger också konton för ersättning till studerande och försökspersoner samt kostnader för representation och information. Kostnader för personal- och hälsovård konteras i kontogrupperna 47-49. I kontoklass 7 ligger konton som avser transfereringar (utbetalning av bidrag och stipendier). Kostnaden bokförs av institution/enhet då en leverantörsfaktura slutkonteras i Leverantörsfakturaportalen. Samtidigt bokförs med automatik en leverantörsskuld. När utbetalningen görs (dvs. sänder en betalfil till banken) regleras skulden. Principer - kostnader Kontoklass 1: Tillgångar Kontoklass 2: Skulder och kapital Kontoklass 4-6: Kostnader Bokföring av leverantörsfaktura Betalning Pg ut Kredit Leverantörsskuld Kredit Leverantörsskuld Debet Kostnad Debet Under året ska kostnader/skulder bokföras löpande och, om möjligt, inom samma period som varan eller tjänsten har levererats. På så sätt blir uppföljningen för en viss period mer relevant. Vid delårsoch årsbokslut ska dessutom upplupna/förutbetalda kostnader bokföras om det behövs, för att kostnaderna ska bli rättvisande.
Sid 12 (22) 2.4 Fakturor från svenska leverantörer Som betalning till svensk leverantör räknas i huvudsak betalning till svensk leverantör med adress i Sverige (undantag finns). Det behöver dock inte alltid vara betalning i svensk valuta. Privatpersoner hanteras inte som leverantörer. Se avsnitt 2.3.1. 2.4.1 Betalningsvägar Betalning till svensk leverantör med adress i Sverige kan göras till: Svenskt Bankgiro Svenskt Plusgiro Bankkonto i svensk bank I undantagsfall, vid fakturering i utländsk valuta och efter överenskommelse med, till svenskt IBAN
Sid 13 (22) 2.5 Faktura från utländsk leverantör PDF- eller pappersfaktura skickas från leverantören till respektive institution/enhet. Information om faktureringsadress finns i avsnitt 2.2.1, Inköparens/beställarens ansvar. Vid betalning till utländsk leverantör ska institution/enhet alltid komplettera faktura/motsvarande med nedanstående uppgifter. Leverantörs-ID Referenskod Momskod Varukod Vikt Kvantitet Valuta Uppgifterna noteras på en särskild etikett som placeras på fakturan elektroniskt när fakturan anländer som PDF med e-post och som pappersetikett när fakturan anländer i pappersform. Detaljerade anvisningar finns på universitetets intranät under Medarbetare/Stöd och service/fördjupningar/ekonomi/betalning IN och UT/Faktura från utländsk leverantör/elektroniskeller pappersetikett. Fakturan sänds därefter till för kontroll och eventuell uppläggning av leverantören i leverantörsregistret. Då alla uppgifter är korrekta sänder fakturan till skanningsföretaget för skanning och tolkning. När fakturan lästs in i Leverantörsfakturaportalen hanteras den på samma sätt som faktura från svensk leverantör. Observera att i de fall fakturans belopp är 150 tkr eller högre ska riksbankskoden kontrolleras och vid behov ändras. Om korrekt faktura saknas, t.ex. vid betalning av konferensavgifter, ska blankett Faktura/utbetalning utländsk användas som förstasida. Eventuella bilagor som t.ex. utskrifter från webbsida, deltagarförteckning etc. biläggs bakom blanketten. En mer detaljerad beskrivning av flödet finns på universitetets intranät under Medarbetare/Stöd och service/fördjupningar/ekonomi/betalning IN och UT/Faktura från utländsk leverantör. Koder för valuta, vikt och kvantitet samt varukod och momskoder finns i kolumnen till höger på sidan under rubriken Viktiga länkar. Här finns också information om riksbankskoder. 2.5.1 Betalningsvägar Som utlandsbetalning räknas i huvudsak betalning till leverantör med adress i utlandet (undantag finns). Det behöver inte alltid vara betalning i utländsk valuta till utlandet. Betalning kan ske på följande sätt: Betalning till utlandet i landets egen valuta. Betalning i annan rekommenderad valuta än landets egen. (Se Land/valutakoder och rekommenderad valuta). Betalning i svenska kronor. Betalning i svenska kronor till svenskt Plus- eller Bankgiro (varan/tjänsten kommer från annat land men betalningen går till svenskt Plus- eller Bankgiro) Utländsk reskontraposttyp ska användas för att Intrastatuppgifter ska kunna fyllas i.
Sid 14 (22) Betalning till IBAN/bankkonto i utländsk bank Betalning till IBAN/bankkonto är synonymt med begreppet SWIFT-betalning. SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications). SWIFT är ett internationellt transfereringssystem som används för elektronisk överföring av pengar mellan banker. Förutsättningen är att parterna har IBAN/ bankkonto och BIC/SWIFT. Med korrekta betalningsuppgifter är förmedlingstiden för en kontoinsättning normalt 1-2 arbetsdag(ar) till mottagande bank inom Europa. När mottagaren kan se betalningen på sitt konto beror på de regler och rutiner som den mottagande banken tillämpar. Generellt bör man räkna med 2 3 dagar mellan utbetalning och insättning på mottagares konto. Utanför Europa kan det, beroende på till vilken del av världen betalningen ska gå, ta längre tid. Somliga valutor saknar officiell växlingskurs så rekommenderad valuta bör användas (kontakta vid oklarhet). IBAN/bankkonto IBAN (International Bank Account Number), eller Internationellt bankkontonummer, är produkten av ett internationellt banksamarbete och är en gemensam standard för hur bankkontonummer presenteras. IBAN ersätter det traditionella bankkontonumret i de länder som infört IBAN-systemet. För närvarande är systemet implementerat i Europa samt i ett litet antal utomeuropeiska länder. Med IBAN vill bankerna säkerställa en högre grad av säkerhet och effektivitet vid förmedling av gränsöverskridande transaktioner. För Umeå universitets del innebär användningen av IBAN och BIC/SWIFT att transaktionskostnaderna kan hållas på en rimlig nivå. IBAN används alltid tillsammans med BIC/SWIFT. Europeiska leverantörer ska alltid läggas upp med IBAN och BIC. Bankkonto används i de delar av världen som inte antagit IBAN-systemet. Bankkonto används alltid tillsammans med BIC/SWIFT. När leverantör (i Europa) inte kan lämna uppgift om IBAN och/eller BIC bör de ta kontakt med sin bank, vilken är den part som tillhandahåller uppgifterna i fråga till leverantören. BIC/SWIFT BIC (Bank Identifier Code) eller Bankidentitetskod, används för att identifiera mottagarens bank. Begreppet är synonymt med SWIFT-kod. Används alltid tillsammans med IBAN/bankkonto. Vid utbetalningar till länder som USA, Canada, Australien och Sydafrika ska i förekommande fall också bankkod/clearingnummer (FW, CC, AU, ZA) anges.
Sid 15 (22) Betalning med check Vid utbetalning till betalningsmottagare som inte har IBAN/bankkonto kan man skicka check. Beloppsgränsen för checkar är 175 000 kronor. Är beloppet högre måste man antingen dela upp betalningen på flera checkar eller (helst) betala med annat betalningssätt (IBAN/bankkonto). Rekommenderad valuta bör användas. Om checken inte är betalbar i inlösande land kan det förekomma att inlösande bank måste vända sig till bank i valutans hemland för inlösen, vilket gör att mottagaren inte får sina pengar direkt. Checkbetalning bör endast användas när inget annat betalningssätt är möjligt. När faktura ankommer utan uppgift om IBAN/bankkonto bör institution/enhet kontakta fakturautställaren för att om möjligt erhålla dessa uppgifter. Kompletterande uppgifter ska skickas med e-post till institution/enhet samt även utgöra en del av fakturaunderlaget. Eftersom checkhanteringen är beroende av postgången i mottagarlandet kan det ta lång tid innan betalningen når mottagaren. Checkbetalning är vidare att betrakta som en betydligt osäkrare betalningsform än betalning till IBAN/bankkonto och bör därför endast användas när betalningsmottagaren saknar bankkonto. 2.5.2 Avgifter Vid insättning av ett belopp på IBAN/bankkonto betalar Umeå universitet en avgift till sin bank. Mottagaren betalar de avgifter som uppstår hos dennes bank. För Umeå universitets del är utgångspunkten att leverantör från EU-land ska lämna uppgift om IBAN och BIC/SWIFT. Leverantör från land utanför EU ska lämna uppgift om kontonummer och BIC/SWIFT. Genomförs utbetalningen med check betalar Umeå universitet likaledes en avgift till sin bank. Checkmottagarens avgifter varierar beroende på land och förmedlande bank. Betalning med check ska i möjligaste mån undvikas eftersom det är att betrakta som relativt osäkert betalningssätt. 2.5.3 Förfallodatum/Tidsåtgång Vårt bankkonto belastas det datum som är angivet som förfallodatum i Leverantörsfakturaportalen. Betalningsmottagaren har inte betalningen den dagen. Det tar några dagar till innan leverantören får betalt. Vill man att leverantören ska erhålla betalningen senast på angivet förfallodatum bör man kompensera för detta genom att sätta tillbaka förfallodatum några dagar i samband med att man registrerar fakturan. Hur lång tid det tar för en betalning att nå fram till mottagaren varierar beroende på till vilket land betalningen skickas och vilken betalväg som används. Som regel är kontoinsättning bank snabbast och internationell bankcheck långsammast. När det gäller check påverkas tidsåtgången av hur postgången i mottagarlandet fungerar. Till länder i Europa tar det mellan 1-2 dagar från förfallodatum för en betalning till IBAN att nå mottagande bank. När betalningsmottagaren kan lyfta beloppet kan däremot variera eftersom det är avhängigt de rutiner och regler som den mottagande banken tillämpar. Mellan 2 3 dagar torde vara realistiskt att räkna med under förutsättning att bankuppgifterna i leverantörsregistret är korrekta. Till bankkonto i utomeuropeiska länder kan det ta ytterligare några dagar i anspråk beroende på land och valuta.
Sid 16 (22) Motsvarande tid för en check att nå en betalningsmottagare är avhängigt både bankrutiner och postbefordran i mottagarlandet och tar således längre tid. 2.5.4 Land-/valutakoder och rekommenderad valuta Frågor om land- och valutakoder samt rekommenderad valuta kan ställas till gärna med e-post till reskontra@umu.se. 2.5.5 Moms och Intrastatuppgifter Olika momsregler gäller för handel mellan EU-länder och handel med länder utanför EU. För information om de olika momsreglerna hänvisas till kapitel 6, Mervärdesskatt. Inom EU brukas ett statistiksystem Intrastat - för att direkt från företagen samla in uppgifter om inoch utförsel av varor mellan medlemsstaterna. Intrastatsystemet är baserat på grundläggande EUregler som gäller i samtliga länder medan den praktiska tillämpningen skiljer sig något mellan medlemsländerna. SCB samlar in uppgifter från alla uppgiftsskyldiga företag, registrerar och kontrollerar dessa för att sedan publicera statistiken samt överföra uppgifterna till EU:s statistikkontor Eurostat i Luxemburg. Om ett företag har levererat varor till EU till ett visst värde blir företaget uppgiftsskyldig för utförsel. Om ett företag har mottagit varor från EU till ett visst värde blir företaget uppgiftsskyldigt för införsel. Aktuella värden framgår av Statistiska Centralbyråns anvisningar. Umeå universitet är bara uppgiftsskyldig för införsel. I skattedeklarationen ska företag och myndigheter uppge värdet av varuleveranser till EU och värdet av varuförvärv från EU. För att säkerställa fullständigheten i avlämnande uppgifter till Intrastat sker en avstämning mot dessa värden. Uppgifterna ska redovisas per kalendermånad och vara SCB tillhanda senast den 10:e i månaden därpå. Detta görs vid utifrån de uppgifter som institutionen fyller i vid utlandsbetalningar. Endast varuhandel rapporteras till Intrastat, inga tjänster ska ingå. För införsel av programvaror gäller följande: Om det är frågan om en standardiserad programvara ska det rapporteras till Intrastat. Om programvaran är beställd av och anpassad till en kund (skräddarsydda programvaror) behandlas det som en tjänst och rapporteras därmed inte till Intrastat. SCB vill ha statistikuppgifter om varubeskrivning, transportsätt, nettovikt och kvantitet. De uppgifter som ska lämnas till SCB är kodade och anges i samband med registrering av utlandsbetalning. Det är inte enbart varor och tjänster köpta från EU som ska kodas utan även varor och tjänster från övriga länder. Vid tveksamhet om vilken kod som ska anges bör kontakt tas med.
Sid 17 (22) 2.5.6 Valutadifferenser När en betalning registreras i Raindance anges det utländska beloppet, som räknas om till svenska kronor enligt en preliminär valutakurs som finns inlagd i Raindance. Om valutakursen på betalningsdagen förändrats i förhållande till den preliminära valutakursen som rådde när fakturan registrerades i Raindance, uppstår en valutadifferens. stämmer av och beräknar den totala valutadifferensen med utgångspunkt i uppgifter från banken och Raindance. Avstämningen/beräkningen görs en gång i månaden. Den totala valutadifferensen bokförs på ett centralt konto. Om valutakursvinsten/-förlusten för betalningen av en faktura överstiger 300 kronor ombokas beloppet till det projektkonto som fakturan konterats med. Ombokningen görs en gång i månaden.
Sid 18 (22) 2.6 Utbetalning ansvarar för utbetalningar från universitetets konton. Betalfil sänds till banken två gånger per vecka, i normalfallet tisdagar och torsdagar. Vid sändningstillfället betalas fakturor som förfaller till betalning inom intervallet fr.o.m. aktuellt sändningsdatum t.o.m. nästkommande sändningsdatum. Fakturor som förfallit till betalning sedan tidigare tas också med och betalas. En förutsättning för att en faktura ska betalas är att de är betalsignerade och erhållit status DEF i ekonomisystemet. Universitetet anlitar bankens rutin för betalningsbevakning vilket innebär att utbetalningar verkställs på respektive fakturas förfallodag.
Sid 19 (22) 2.7 Externa förordningar och bestämmelser Räntelag (1975:635) Lag (1992:1528) om offentlig upphandling Förordning (1993:529) om myndigheters hantering av ingående mervärdesskatt Förordning (1994:14) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning Förordning (1998:796) om statliga inköpssamordning Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring 2.8 Interna föreskrifter och anvisningar Prefektens ansvar - behörighet att förfoga över myndighetens medel, 2009-04-28, Dnr 200-1189-09. Upphandlingspolicy, 2011-03-22, Dnr 200-732-11.
Sid 20 (22) Bilaga 2.a - Konteringsregler Leverantörsfakturor svenska Vid filinläsning sker ankomstregistrering och nedanstående konteringsrader skapas med automatik. D/K Konto benämning Konto Org enh Motpart K Leverantörskulder 258* obl obl D Preliminär kostnad 5000 obl obl D Ingående moms 1541 Vid betalattestering/signering sker slutkontering och respektive projekt belastas. De objekt som är angivna med normal stil är manuellt registrerade medan de objekt som är angivna med kursiv stil har skapats med automatik. D/K Konto benämning Konto Projekt Org enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet K Preliminär kostnad 5000 obl obl D Kostnadskontering 4* - 6* obl obl obl obl obl (frivillig) (anläggningstillgångar) (1200) (frivillig) (förbrukningsinventarier) (5600) (frivillig) (förbättringsutg på annans fastighet) (1201) (frivillig) (immatriella anläggn tillg) (1202) Vid kontering av leverantörsfaktura som avser anläggningstillgångar och stöldbegärliga inventarier gäller särskilda regler som anges i kapitel 3, Anläggningstillgångar.
Sid 21 (22) Vid betalning, dvs. då fil skickas till banken, skapas nedanstående konteringsrader med automatik. D/K Konto benämning Konto Org enh Motpart D Leverantörsskulder 258* obl obl K Avräkning Pg ut svenska 1942 Vid återredovisning från banken skapas nedanstående konteringsrader med automatik. D/K Konto benämning Konto D Avräkning Pg ut svenska 1942 K Pg 768415-2 utbetalningar 1941 Leverantörsfakturor utländska Vid betalning till utländsk leverantör direktkonteras fakturan vanligtvis varvid ingen preliminär kostnad bokförs. Vid betalning av utländska fakturor särkonteras inte moms. Vid direkt slutkontering registreras de objekt som är angivna med normal stil medan de objekt som är angivna med kursiv stil skapas med automatik. D/K Konto benämning Konto Projekt Org enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet K Leverantörsskulder 258* obl obl D Kostnadskontering 4* - 6* obl obl obl obl obl frivillig (anläggningstillgångar) (1200) (frivillig) (förbrukningsinventarier) (5600) (frivillig) (förbättringsutg på annans fastighet) (1201) (frivillig) (immatriella anläggn tillg) (1202)
Sid 22 (22) Vid betalning av faktura i utländsk valuta, då fil sänds till banken, skapas nedanstående konteringsrader med automatik. D/K Konto benämning Konto Org enh Motpart D Leverantörsskulder, utländska 2583 obl obl K Avräkning utlandsbetalning 1944 Vid återredovisning från banken skapas nedanstående konteringsrader med automatik. D/K Konto benämning Konto Projekt Org enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet D Avräkning utlandsbetalning 1944 K Pg 716115-1 utbetalningar utland 1943 K Valutakursvinster 3872 989000100 9890 91 obl obl D Valutakursförluster *) 5962 989000100 9890 91 obl obl *) Valutakursvinst/-förlust på belopp mindre än 300 kr konteras på en för universitetet gemensam organisatorisk enhet. Belopp på 300 kr eller mer ombokas till respektive institution och konteras enligt fakturans slutkontering.