Förfrågningsunderlag Upphandling av internrevisionstjänster Sista anbudsdag: Den 26 mars, 2015
Innehållsförteckning Förfrågningsunderlag... 1 Upphandling av internrevisionstjänster... 1 Sista anbudsdag:... 1 1. Allmän information... 4 1.1 Upphandlande myndighet... 4 1.2 AP7... 4 1.3 Omfattning... 4 1.4 Upphandlingsförfarande... 4 1.5 Förfrågningsunderlaget... 4 1.6 Anbudsformulär... 4 1.7 Frågor och eventuella förtydliganden... 5 1.8 Anbudet... 5 1.8.1 Allmänna anbudsförutsättningar... 5 1.8.2 Inlämnande av anbud... 5 1.9 Anbudsöppning... 6 1.10 Prövning och utvärdering... 6 1.11 Beslut om ingående av avtal... 6 1.12 Offentlighetsprincipen... 6 2 Anbudsformulär allmänna uppgifter om anbudsgivare... 7 2.1 Uppgifter om anbudsgivare... 8 2.2 Undertecknande av anbud... 9 2.3 Underleverantörer... 9 3 Krav på leverantören... 9 3.1 Uteslutningsgrunder... 9 3.2 Registreringskyldigheter... 9 3.3 Ekonomisk och finansiell ställning... 10 3.4 Ansvarsförsäkring... 11 3.5 Företagets tekniska och yrkesmässiga kapacitet... 11 3.5.1 Beskrivning av anbudsgivaren, förmåga och kapacitet... 11 3.5.2 Erfarenhet... 11 3.5.3 Personal... 11 4 Krav på tjänsten... 14 4.1 Inledning... 14
4.2 Mål... 14 4.3 Beställare... 14 4.4 Uppdragsbeskrivning... 15 4.5 Uppdragets genomförande... 16 4.5.1 Instruktioner för uppdraget... 16 4.5.2 Kommunikation... 16 4.5.2 Tid och plats för genomförande... 16 4.5.3 Arbetsmetodik... 16 4.5.4 Verksamhetsförståelse och service... 16 4.5.5 God sed... 16 4.5.6 Tillämpliga bestämmelser... 17 4.5.7 Personal... 17 4.5.8 Erforderliga undersökningar av best practice... 17 4.5.9 Hantering av originalhandlingar... 17 4.5.10 Sekretess... 17 4.11 Datasäkerhet... 17 4.12 Partsoberoende... 17 4.13 Kostnadshantering... 18 5 Anbudsvärdering... 18 5.1 Pris... 18 5.2 Kvalitét... 19
1. Allmän information 1.1 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Sjunde AP-fonden (AP7). 1.2 AP7 AP7 presenteras på www.ap7.se där även den senaste årsredovisningen (2014) och halvårsrapport kan laddas ner. 1.3 Omfattning Denna upphandling omfattar internrevisionstjänster. För mer information om karaktären och omfattningen av de tjänster som är föremål för aktuell upphandling hänvisas till avsnitt 4. Avtal kommer att ingås med en leverantör under förutsättning att sådan anbudsgivare lämnar kvalificerat anbud som uppfyller samtliga ställda krav. Avtalstiden är 3+1 år. Som längst kan avtalstiden följdaktligen vara fyra år. 1.4 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett förenklat förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. 1.5 Förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlaget består av Detta dokument Bilaga 1 Undertecknande av anbud 1.6 Anbudsformulär Detta förfrågningsunderlag är upprättat som ett ifyllbart formulär. Anbudsgivaren uppmanas, där så anges, att använda detta dokument vid lämnande av anbud. Endast kryss- och svarsrutor är åtkomliga för ifyllnad, dokumentet får i övrigt inte ändras. Bekräftelse av att ställda krav uppfylls lämnas genom ett kryss i rutan och i förekommande fall genom att svar lämnas i svarsrutan. Anbudsgivaren kan även göra en hänvisning i svarsrutan till en separat namngiven bilaga vari efterfrågade uppgifter lämnas.
1.7 Frågor och eventuella förtydliganden I det fall anbudsgivaren uppfattar att förfrågningsunderlaget innehåller någon oklarhet av betydelse för att ta fram ett korrekt och fullständigt anbud bör anbudsgivaren snarast kontakta AP7 med begäran om förtydligande. Frågor ställs skriftligen via e-post till svante.linder@ap7.se. Frågor märks i e- postmeddelandets ämnesrad med Upphandling av internrevisionstjänster, dnr 2015/29. AP7 kan inte garantera att frågor som inkommer senare än tio dagar före sista anbudsdag kan besvaras. Samtliga svar på inkomna frågor och förtydliganden publiceras via Visma Commerce AB på sidan www.opic.com. Svar eller förtydliganden lämnade på annat sätt än ovan är inte giltiga och utgör inte en del av förfrågningsunderlaget. De anbudsgivare som har registrerat sig på www.opic.com och laddat ned förfrågningsunderlaget från denna webbplats kommer att aviseras via e-post när svar på en fråga eller annan information har publicerats. Leverantören ansvarar för att denne tar del av all information som publicerats på detta sätt under anbudstiden. Leverantörer som erhållit förfrågningsunderlaget från annat håll är skyldiga att själva hålla sig uppdaterade om eventuell tillkommande information under anbudstiden. Publicerade svar och eventuella förtydliganden gäller i tillämpliga delar som en del av förfrågningsunderlaget och ska utgöra underlag för framtagande av anbud. 1.8 Anbudet 1.8.1 Allmänna anbudsförutsättningar Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar och krav som anges i förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor och i eventuell tillkommande information. Anbudet får inte innehålla reservationer eller avvikande villkor. Anbudet ska vara giltigt i sex månader från anbudstidens utgång. 1.8.2 Inlämnande av anbud Anbud ska vara AP7 tillhanda senast det datum som anges på första sidan av detta dokument. Anbud som inkommer för sent kommer att förkastas. Anbud lämnas på svenska i ett skriftligt undertecknat original samt en fullständig kopia i digitalt format (t.ex. USB- minne). Officiella dokument och intyg som är författade på annat språk får lämnas utan att översättas till svenska. Vid motstridigheter mellan inlämnade anbudshandlingar gäller i första hand den skriftliga versionen.
Anbud lämnas i försluten och neutral försändelse märkt ANBUD internrevisionstjänster,. Anbudet ska adresseras: Sjunde AP-fonden Box 100 101 21 Stockholm Det är inte möjligt att lämna anbud på annat sätt (till exempel via fax eller e-post) på grund av att sekretessen då inte kan säkerställas. Ersättning utgår inte för framtagande av anbud. 1.9 Anbudsöppning Anbuden kommer samtidigt och så snart som möjligt efter anbudstidens utgång att öppnas vid en förrättning där minst två personer som utses av AP7 deltar. 1.10 Prövning och utvärdering Efter anbudsöppning genomförs prövning och utvärdering av de anbud som inkommit i rätt tid. Prövningen och utvärderingen kommer att genomföras med utgångspunkt i de uppgifter som respektive anbudsgivare har redovisat i sitt anbud. 1. Först prövas om det av anbuden framgår att anbudsgivande företag uppfyller de krav som ställts på leverantören. 2. De anbud som klarar den inledande prövningen genomgår därefter en prövning av att de ställda kraven på tjänsten är uppfyllda. I detta steg kontrolleras även att anbudsgivaren har lämnat pris i enlighet med angivna villkor. 3. Bland de anbud som därefter kvarstår kommer AP7 att anta den anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån ställda kriterier i avsnitt 5 Utvärdering. 1.11 Beslut om ingående av avtal Så snart AP7 fattat beslut om med vilken leverantörer avtal kommer att ingås kommer information om och redovisning av skälen till beslutet att meddelas samtliga anbudsgivares kontaktpersoner per e-post. Avtal kan tidigast slutas elva dagar efter det att beslut om ingående av avtal meddelats enligt bestämmelsen om avtalsspärr. 1.12 Offentlighetsprincipen AP7 omfattas av de regler som sammanfattningsvis brukar benämnas offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd i att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med AP7. Under den tid upphandlingen pågår gäller absolut sekretess tills dess att tilldelningsbeslut har fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. Därefter blir anbud
och andra inlämnade dokument i enligt huvudregeln offentliga handlingar. Nämnda dokument kan dock omfattas av sekretess på grund av andra bestämmelser enligt offentlighets- och sekretesslagen. För kommersiell sekretess krävs att det är fråga om affärs- eller driftförhållanden samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. AP7 gör en sekretessprövning varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Den omständigheten att en anbudsgivare har begärt sekretess är ingen garanti för att uppgiften i fråga vid en prövning av sekretessen kommer att anses omfattas av sekretess. Om anbudsgivaren anser att vissa uppgifter i anbudet bör omfattas av sekretess uppmanas denne dock att i sitt anbud precisera vilka uppgifter som avses samt vilken skada denne kan lida om dessa uppgifter lämnas ut. Ange eventuella uppgifter som bör hemlighållas och eventuell skada om så inte sker: Sekretess Uppgifter som bör hemlighållas: Beskrivning av vilken skada som uppstår om så inte sker: 2 Anbudsformulär allmänna uppgifter om anbudsgivare
2.1 Uppgifter om anbudsgivare Anbudet ska innehålla nedanstående uppgifter. Företagsuppgifter Företagsnamn Organisationsnummer Utdelningsadress Postnummer och -ort Telefonnummer växel Kontaktperson avseende anbudet E-postadress till kontaktpersonen Telefonnummer till kontaktpersonen Namn på person som undertecknar eventuellt avtal
2.2 Undertecknande av anbud Anbudet ska undertecknas enligt Bilaga 1, Undertecknande av anbud. 2.3 Underleverantörer Underleverantör får ej anlitas utan AP7:s skriftliga godkännande. För underlevernatör svarar anbudsgivaren såsom för sig själv. 3 Krav på leverantören Nedan anges de krav som ställs på den leverantör som ska utföra de aktuella tjänsterna. 3.1 Uteslutningsgrunder Leverantören kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om omständigheter enligt 10 kap 1 LOU föreligger. Är Leverantören en juridisk person kommer denne att uteslutas även i de fall en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Leverantören kan komma att uteslutas om omständigheter enligt 10 kap 2 LOU föreligger. En av dessa omständigheter avser om leverantören inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Anbudet ska innehålla bekräftelse av att ingen av uteslutningsgrunderna föreligger. Bekräftelse att leverantören inte är föremål för någon av uteslutningsgrunderna: Ja AP7 kontrollerar att anbudsgivaren uppfyller i Sverige lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter genom att begära in uppgifter från Skatteverket. I det fall det inte är möjligt för AP7 att på egen hand inhämta sådan information ska leverantören vara beredd att tillhandahålla erforderlig dokumentation som visar att kravet ovan uppfylls. 3.2 Registreringskyldigheter Leverantören ska uppfylla i Sverige, eller i hemlandet, lagenligt ställda krav avseende sina registreringsskyldigheter (t.ex. erforderlig registrering i aktiebolags- eller handelsregister). Anbudet ska innehålla bekräftelse att kravet ovan är uppfyllt. Bekräftelse att leverantören uppfyller i Sverige, eller i hemlandet, lagenligt ställda krav avseende sina registreringsskyldigheter. Ja
AP7 kontrollerar att leverantören uppfyller i Sverige lagenligt ställda krav avseende sina registreringsskyldigheter genom att begära in uppgifter om detta. I de fall det inte är möjligt för AP7 att på egen hand inhämta sådan information ska leverantören vara beredd att tillhandahålla erforderlig dokumentation som visar att kraven ovan uppfylls. 3.3 Ekonomisk och finansiell ställning Leverantören ska ha en stabil ekonomisk ställning som är tillräcklig för att genomföra avtalat åtagande. Anbudsgivaren ska visa att ovanstående krav är uppfyllt genom att bifoga de två senaste årsredovisningarna. AP7 kommer vidare att bedöma huruvida ovanstående krav är uppfyllt genom att kontrollera att leverantören har lägst riskklass 3 enligt UC AB. Om Leverantören har lägre riskklass eller saknar möjlighet att erhålla uppgift om riskklass, är aktuellt krav endast uppfyllt om det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska ställning. Anbudsgivaren behöver inte skicka med något utdrag från UC AB. AP7 kommer som en del i anbudsprövningen att kontrollera anbudsgivarens riskklass omedelbart efter att anbudsöppning har förrättats. För det fall anbudsgivaren har en lägre riskklass ska det finnas en förklaring i anbudet som visar att skälet till den lägre riskklassen inte hänför sig till ekonomiska faktorer som innebär att anbudsgivaren inte har tillräckligt god ekonomisk och finansiell ställning för att sannolikt kunna genomföra avtalat åtagande under hela avtalstiden. AP7 kommer att göra en individuell prövning av anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning. Anbudet ska innehålla bekräftelse att kravet ovan är uppfyllt. Bekräftelse att de två senaste årsredovisningarna är bifogade. I förekommande fall, förklaring till lägre erhållen riskklass, eller avsaknad av riskklass Ja
3.4 Ansvarsförsäkring Anbudsgivaren ska inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under hela avtalstiden. Med anbudet ska bifogas intyg från anbudsgivarens revisor. Av intyget ska framgå, enligt revisorns bedömning, att anbudsgivaren med beaktande av omfattningen av dess verksamhet samt arten och omfattningen av anbudsgivarens uppdrag har en beloppsmässigt tillräcklig ansvarsförsäkring. Antagna anbudsgivare ska kunna uppvisa dokumentation som styrker att anbudsgivaren innehar en giltig ansvarsförsäkring och som styrker storleken på densamma (totalt och per skadefall), med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer. Uppgifter av detta slag anses enligt AP7 omfattas av sekretess, 31 kap 16-19 offentlighets- och sekretesslagen. 3.5 Företagets tekniska och yrkesmässiga kapacitet 3.5.1 Beskrivning av anbudsgivaren, förmåga och kapacitet Med anbud ska bifogas en beskrivning av anbudsgivaren, dess verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget, etableringsort, historik, ägarförhållanden, vinstdelningssystem och ledningsorganisation. Därutöver ska anbudsgivaren redogöra för revisionsmetod, revisionsstandard eller tillvägagångssätt som används vid utförandet, samt för den interna kvalitétssäkringsprocess som används i leverantörens verksamhet. 3.5.2 Erfarenhet Anbudsgivaren ska på företagsnivå ha erfarenhet av internrevisionsuppdrag avseende förvaltning av globalt diversifierade värdepappersportföljer, samt av granskning avseende investeringar i private equity. Som bevis på detta ska anbudsgivaren presentera två relevanta uppdrag inom området globalt diversifierade värdepappersportföljer och private equity. Uppdragen får inte vara äldre än tre år och ska spegla de tjänster som efterfrågas i denna upphandling. En kort beskrivning av varje uppdrag ska bifogas med information om uppdragets syfte och omfattning samt uppdragsgivarens namn och telefonnummer. AP7 förbehåller sig rätten att själv söka och kontakta referenser. 3.5.3 Personal Revisionsteamet ska ha god kompetens i och betydande tidigare erfarenhet av den bransch där AP7 är verksam, d v s fondbolag som bedriver förvaltning av placeringstillgångar som innefattar globalt diversifierade värdepappersportföljer och placeringar i onoterade tillgångar (private equity). I anbud ska anges namn på den person som är tänkt att bli huvudansvarig revisor för uppdraget (teamledare).
3.5.3.1 Teamledare Teamledaren ska - ha minst tio års erfarenhet av revisionsarbete inom det område där AP7 är verksamt. Teamledare ska namnges (en eller flera) och CV inkluderas, - vara auktoriserad revisor, alternativt certifierad internrevisor (CIA), - ha förmåga och kapacitet att på ett professionellt sätt delta i AP7s revisionsutskott och styrelsesammanträden. Anbudet ska innehålla nedanstående efterfrågade uppgifter. Teamledare: Namn: Utbildning Bekräftelse att kravet avseende tio års erfarenhet av revisionsarbete inom den bransch där AP7 är verksam är uppfyllt Bekräftelse att kravet avseende auktoriserad revisor alternativt certifierad internrevisor är uppfyllt Bekräftelse att förmåga och kapacitet att delta i AP7s revisionsutskott och styrelsesammanträden är uppfyllt Ja Ja Ja Vidare ska teamledaren ha utfört två referensuppdrag där teamleadern haft motsvarande roll som efterfrågas av AP7. Uppdragen ska uppfylla nedanstående krav. - avse internrevision i fondbolag, - vara slutförda inom tre år från sista anbudsdag - den huvudansvariga revisorn ska, enligt referenternas bedömning, ha presterat motsvarande poängnivå tre på varje påstående, a-e, med ett sammanvägt medelvärde om lägst 3,4. Den huvudansvariga reviosorn har: a) utfört arbete av hög kvalitet som nått uppställda mål b) visat på god analytisk förmåga och förståelse för vikten av att arbeta utifrån beställarens behov och befintliga förutsättningar
c) visat på lyhördhet och god samarbetsförmåga, vilket innebar förmåga att samarbeta och kommunicera med personer inom olika sakområden och på olika befattningsnivåer d) hållit överenskommen tidplan e) visat på goda administrativa rutiner som säkerställt att uppdrag utförts utan brister och med ordning och reda För att kontrollera ovanstående uppgifter vid tidigare genomförda uppdrag kommer kontaktpersoner hos uppdragsgivarna kontaktas för att få varje punkt bedömd enligt nedan beskrivna poängskala. Motivering Poäng Det utförda referensuppdraget hade inga brister av betydelse i relation till det ifrågavarande påståendet. Det utförda referensuppdraget hade få brister av betydelse i relation till det ifrågavarande påståendet. Flera brister av viss betydelse fanns i relation till det ifrågavarande påståendet. Utförandet svarade inte alls i relation till det ifrågavarande påståendet. 5 3 1 0 Anbudet ska innehålla nedanstående efterfrågade uppgifter. Uppdrag nr 1 Uppdragsgivare: Kontaktperson hos uppdragsgivaren: Telefonnummer till kontaktpersonen: Tidpunkt för uppdragets utförande (ska ha slutförs inom tre år från sista anbudsdag) Kortfattade beskrivning av uppdraget där syfte, mål, metod och resultat med uppdraget Från (år/månad) till (år/månad) Om kontaktpersonen är oanträffbar trots upprepade försök eller avstår från att besvara huruvida ovanstående krav är uppfyllda kommer referensuppdraget inte att tillgodoräknas anbudsgivaren.
Anbudet ska innehålla nedanstående efterfrågade uppgifter. Uppdrag nr 2 Uppdragsgivare: Kontaktperson hos uppdragsgivaren: Telefonnummer till kontaktpersonen: Tidpunkt för uppdragets utförande (ska ha slutförs inom tre år från sista anbudsdag) Kortfattade beskrivning av uppdraget där syfte, mål, metod och resultat med uppdraget Från (år/månad) till (år/månad) Om kontaktpersonen är oanträffbar trots upprepade försök eller avstår från att besvara huruvida ovanstående krav är uppfyllda kommer referensuppdraget inte att tillgodoräknas anbudsgivaren. 3.5.3.2 Team Övriga medlemmar i revisionsteamet ska vara seniora med minst fem års tidigare erfarenhet av revisionsarbete inom den bransch där AP7 är verksamt. Teammedlemmar ska namnges och CV inkluderas. Relevant specialkompetens som finns att tillgå för revisionsteamet ska beskrivas och sättet varpå tillgång till denna specialkompetens säkerställs (t ex genom egna specialister, underkonsulter eller liknande) anges. 4 Krav på tjänsten 4.1 Inledning Nedan redovisas krav på tjänsten. Av anbudet ska framgå att anbudsgivaren åtar sig att uppfylla dessa krav. 4.2 Mål Målet är att säkerhetsställa att AP7 har tillgång till internrevisionstjänster som uppfyller de krav som ställs i Finansinspektionens föreskrifter (FFFS 2013:9) för värdepappersfonder. 4.3 Beställare Beställare av internrevisionstjänsten kommer att vara AP7.
4.4 Uppdragsbeskrivning AP7 har under senare år förstärkt den interna styrningen och kontrollen, bland annat genom inrättandet av oberoende funktioner för risk och regelefterlevnad, vilka löpande avrapporterar sina iakttagelser till styrelsen. Sedan 2013 har fonden också en internrevisionsfunktion (utlagd på extern leverantör) och styrelsen har inrättat ett revisionsutskott. Fondens kontrollfunktioner samt extern- och internrevisorer bedömer fondens interna styrning och kontroll vara god. AP7 avser att upphandla internrevisionstjänster för granskning av den egna verksamheten, dess risker, internkontroll och regelefterlevnad av policies, riktlinjer och rutiner. Internrevisionen ska utföras på ett strukturerat och systematiskt sätt och granska effektiviteten i verksamheten och dess riskhantering. Internrevisionen ska fokusera på risker, processer, IT-miljöer, kontroller, beslutsfattande och kostnadseffektivitet. Styrelsen fastställer årlig granskningsplan, vilken ska bygga på en riskbedömning. Internrevisionen förutsätts delta i årlig riskkartläggning som ska ligga till grund för riskbedömningen och granskningsplanen. Rekommendationer och förslag på förbättringsåtgärder ska ges skriftligen. Minst en gång per år ska muntlig och skriftlig återrapportering ske till hela styrelsen. Därutöver ska internrevisionen vid, uppskattningsvis, fyra-fem tillfällen per år sammanträda med styrelsens revisionsutskott, där skriftlig och muntlig rapport ska ges efter varje utförd granskning. Antalet årliga granskningsområden uppskattas till tre-fyra, där varje granskningsområde i normalfallet förväntas utföras under en-två veckor. Någon inköpsvolym kan inte garanteras. AP7 förvaltar ett betydande kapital för de pensionssparare som inte själva gjort ett aktivt premiepensionsval. Investeringar görs i AP7 Aktiefond och AP7 Räntefond. Med dessa byggstensfonder som grund erbjuder AP7 också fyra fondkonstruktioner, där olika delar AP7 Aktiefond och AP7 Räntefond ingår (förvalsalternativet AP7 Såfa samt tre statliga fondportföljer). AP7 Aktiefond är en global aktiefond, där hävstång används i förvaltningen. Tillgångarna i AP7 Räntefond placeras främst i svenska räntebärande finansiella instrument med låg kreditrisk. Ytterligare information om AP7 Aktiefond, AP7 Räntefond, AP7 Såfa och statens fondportföljer finns i AP7:s årsredovisning. Det är av stor vikt att allmänhetens förtroende för AP7 upprätthålls. Det är därför viktigt att internrevisorerna besitter tillräcklig kunskap om finansiell verksamhet, förvärvad genom erfarenhet av liknande uppdrag. Mot bakgrund av den komplexa verksamhet som fonden bedriver och de höga krav som ställs på internrevisorerna krävs att erfarenhet och övriga allmänna krav kan tillgodoses med en betryggande grad av säkerhet. Därför ställs krav på branschledande kunskaper och omfattande erfarenhet, som i sin tur styrker att internrevisionen kan bedrivas med integritet och tillräcklig insikt om verksamhetens olika risker. Revisionsteamet ska som helhet ha den kunskap och erfarenhet som krävs för att vara väl förtroget med uppdraget och i övervägande utsträckning utgöras av erfarna medarbetare. Ledaren för revisionsteamet ska vara erfaren i sin roll och effektivt kunna leda arbetet på plats. God tillgänglighet krävs av internrevisorer och revisionsteam.
4.5 Uppdragets genomförande 4.5.1 Instruktioner för uppdraget Om uppdraget inte är tillräckligt preciserat för att kunna utföras åligger det leverantören att i samråd med AP7 göra ytterligare preciseringar. Leverantören ska endast ta emot och inhämta instruktioner av behöriga förträdare för AP7, inklusive ledamöter av styrelsens revisionsutskott. 4.5.2 Kommunikation Leverantören ska under arbetets gång hålla AP7 och styrelsens revisionsutskott underrättade om hur uppdraget fortskrider. Frågor från AP7 eller revisionsutskottets medlemmar om uppdraget ska besvaras skyndsamt av leverantören. 4.5.2 Tid och plats för genomförande Uppdraget ska utföras i AP7:s lokaler i den mån det krävs för att utföra uppdraget i enlighet med ställda krav och på i övrigt ändamålsenligt sätt. En revisionsinsats ska kunna genomföras inom en period av 3-6 veckor efter det att AP7 eller dess revisionsutskott begär granskning. 4.5.3 Arbetsmetodik Leverantören ska tillämpa en arbetsmetodik som säkerställer att AP7 och uppdragsspecifika behov tillfredställs. Leverantören ska utforma arbetet på ett sätt som säkerställer att levererat resultat har anpassats till AP7:s mål med uppdragen. Leverantörens ska utföra arbetet med omsorg, noggrannhet och passande skyndsamhet. Samtliga insatser ska kvalitetskontrolleras av leverantören för att undvika felaktigheter. Anbudsgivaren ska ha en intern process för kvalitetssäkring av internrevisionsuppdrag. 4.5.4 Verksamhetsförståelse och service Leverantören ska ha erforderliga kunskaper om AP7:s verksamhet och visa en hög serviceanda mot AP7, dess styrelse samt revisionsutskott. Granskningsinsatser ska samordnas med fondens interna kontrollfunktioner samt fondens externrevisorer. Anbudsgivaren ska kunna säkerställa god kvalitet i revisionsuppdraget oavsett vilket granskningsområde styrelsen beslutar om. 4.5.5 God sed Leverantören ska utföra uppdraget i enlighet med god sed på marknaden.
4.5.6 Tillämpliga bestämmelser Leverantören ska vid utförande av uppdraget följa alla tillämpliga lagar, författningar samt normer och föreskrifter som från tid till annan är eller blir tillämpliga på åtagandet eller som på annat sätt berör Leverantören vid utförandet av åtagandet. 4.5.7 Personal Leverantören ska tillse att den personal som tillhandahålls har den utbildning, erfarenhet, kvalifikationer och kompetens som krävs för att uppdraget ska kunna utföras på överenskommet sätt. Utbyte av namngiven teammedlem får endast ske om leverantören ej råder över omständigheterna. Byte ska ske till person med motsvarande kompetens och godkännas av AP7. 4.5.8 Erforderliga undersökningar av best practice Leverantörens rådgivning ska vara grundade på erforderliga undersökningar av best practice avseende internrevision av fondbolag. 4.5.9 Hantering av originalhandlingar Leverantören ska återsända alla originalhandlingar till AP7 i samband med ett uppdragets avslutande om inte överenskommelse om annan lösning har träffas. 4.5.10 Sekretess Leverantören får inte till tredje man lämna ut konfidentiell information. Med konfidentiell information avses all information rörande affärsförhållanden och liknande, liksom annan information av konfidentiell natur, som Leverantören får ta del av i anledning av uppdraget, oavsett om information härrör från AP7 eller från tredje part samt oavsett om informationen förmedlats muntligen eller skriftligen och oavsett om den markerats som konfidentiell eller ej. Leverantören ansvarar för att sekretessåtagandet enligt denna bestämmelse följs av egen personal, anlitad uppdragstagare och eventuella andra underleverantörer. Leverantören har enbart rätt att lämna ut konfidentiell information till sin personal eller underleverantör i den mån så krävs för genomförandet av uppdraget. På begäran har AP7 rätt att begära upplysning om vilka personer som har haft tillgång till AP7s konfidentiella information. Ovanstående sekretessskyldighet gäller även om avtalet i övrigt upphör att gälla. 4.11 Datasäkerhet Leverantören ska säkerställa att lämpliga datasäkerhetsåtgärder vidtas för att hindra otillbörlig åtkomst, bruk eller avslöjande av konfidentiell information hänförlig till AP7. 4.12 Partsoberoende Leverantören ska tillvarata och företräda AP7:s intressen. Leverantören eller Leverantörens personal får under avtalstiden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för AP7 i något som gäller avtalade åtaganden. Leverantören ska
omedelbart underrätta AP7 om det finns anledning att anta att förhållande som står i strid med denna bestämmelse föreligger eller kommer att föreligga. 4.13 Kostnadshantering Leverantören ska på AP7:s begäran redovisa upparbetade kostnader för pågående uppdrag samt se till att AP7 inte förorsakas onödiga kostnader. 5 Anbudsvärdering AP7 kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn tagen till följande kriterier: 1. Anbudspris 2. Kvalitét Kriteriet kvalitét kommer att uvärderas i enlighet med vad som anges nedan och vid maximal uppfyllelse subtraheras 800 SEK från anbudspriset. Detta innebär att AP7 är beredda att betala mer för en tjänst som ger mervärde i detta avseende. Utvärderingsmodellan kan illustreras på följande sätt: Anbudspris Kvalitet Utvärderingspris Angivna priser uppnått mervärde för kvalitet = Justerade pris Exempel: angivet anbudspris 1 500 SEK uppnått mervärde 800 SEK = justerat pris 700 SEK Reduceringen av anbudspriset är endast ett upphandlingstekniskt förfaringssätt som syftar till att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet i upphandlingen och innebär inte att AP7 kommer att betala ett annat pris för tjänsten än det pris som anbudsgivaren angivit i sitt anbud. 5.1 Pris Priset ska anges per timme. Om priset varierar mellan olika nivåer i teamet ska pris för varje nivå anges, samt uppskattad viktning mellan dessa göras så att totalpris kan beräknas. Pris ska anges i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt. Priset ska vara fast under de två första åren. För det fall resterande period ska indexuppräknas ska tillämpligt index anges i anbudet.
5.2 Kvalitét För att anbudet ska kunna erhålla mervärde för kvalitét krävs att anbudsgivaren lämnar in en tidigare internrevisionsrapport om högst femton sidor som bifogas anbudet. Rapporten ska utgöras av ett befintligt alster och kan vid behov vara anonymiserat men ska: huvudsakligen vara upprättad av det ansvariga teamet/teamledaren vara representativ för den kvalitetsstandard som kommer att tillhandahållas av leverantören vid utförande av uppdraget avse uppdrag som innefattar granskning av fondbolag. Rapporten visar på en: Rapporten kommer att utvärderas utifrån hur väl nedanstående påstående uppfylls. - synnerligen hög skicklighet vad gäller: o förmåga att på ett analytiskt sätt identifiera, kategorisera och tydliggöra identifierade brister i den granskade verksamheten o tydlighet i fråga om hur uppdragsgivaren/fonden kan/bör agera utifrån de givna observationerna - god förmåga att utrycka sig skriftligt med avseende på: o disposition o formalia o pedagogik o struktur o fokus o slutledningsförmåga Anbuden tilldelas mervärde i enlighet med nedan angiven skala. Exceptionellt: Rapporten innehåller inga brister i relation till påståendet. Mycket bra: Rapporten innehåller mindre brister i relation till påståendet. 800 SEK 400 SEK Inte tillräckligt: Rapporten innehåller väsentliga brister i relation till påståendet. 0 SEK