Ärendenummer: Dnr 2015/55. Anbudet skall ha kommit in: Anbudet skall vara bindande t.o.m System- och stödtjänster

Transkript

1 Anbudsförfrågan Avseende drift, support och övervakning av verksamhetssystem Ärendenummer: Dnr 2015/55 Märkning: ANBUD/IT-drift Anbudet skall ha kommit in: Anbudet skall vara bindande t.o.m Upphandlingsform: Publicerad: Upphandlare: Öppet förfarande enligt LOU Via webbplats samt på TED Sjunde AP-fonden. Vasagatan 11 Box Stockholm Förfrågningar: CPV-koder: Systemtjänster och tekniska konsulttjänster System- och stödtjänster Planering av system för systemimplementation Underhåll av IT programvara Hantering av datanät och stödtjänster Säkerhetskopiering

2 Innehållsförteckning 1 Anbudsinbjudan Upphandlande myndighet Om Sjunde AP fonden Upphandlingens syfte och omfattning Upphandlingsförfarandet Förfrågningsunderlaget Frågor och svar Anbudets form och inlämning Anbudets giltighetstid Avtalsperiod Anbudspriser Sekretess Dokumentförteckning Krav på Anbudsgivaren Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen Registrerings, skatte och avgiftsskyldigheter Anbudsgivarens ekonomiska ställning Anbudsgivarens förmåga och kapacitet Driftstart Andra personella resurser Erfarenhet och referenser Riktlinjer och policies Kommunikation Ansvarsförsäkring Utvärderingskriterier och prövning Utvärderingskriterier Kommentarer till utvärderingskriterierna Betygssummering och ranking Upplysning om tilldelningsbeslut Uppdagets genomförande God sed Personal Sekretess Datasäkerhet Partsoberoende Kostnadshantering

3 1 Anbudsinbjudan Sjunde AP-fonden ( AP7 ) inbjuder härmed att inkomma med anbud avseende ITdrift och support av verksamhetssystem. 1.1 Upphandlande myndighet Sjunde AP-fonden. Organisationsnummer; Vasagatan 11 Box Stockholm 1.2 Om Sjunde AP-fonden Verksamheten AP7 är det statliga alternativet till de privata aktörerna i premiepensionssystemet. Tre miljoner svenskar sparar i AP7 Såfa. Vårt uppdrag är att bidra till att de får en trygg pension. På kontoret jobbar 25 anställda centralt beläget i Stockholm. 1.3 Upphandlingens syfte och omfattning Upphandlingen syftar till att teckna avtal avseende drift och support. Detta omfattar övergripande; AP7 hyr virtualiserade servrar med licenser, internetkoppling samt brandväggslösning av Anbudsgivaren Tillgång till minst 2 geografiskt åtskilda datahallar med total spegling av alla system och gränssnitt Övervakning, drift & support vardagar Kraven på Anbudsgivaren är extremt höga och syftar till att uppnå bästa möjliga funktionalitet, säkerhet och tillgänglighet för AP7. AP7 verkar inom den finansiella sektorn och omsluter ett stort ekonomiskt kapital, ca 280 miljarder SEK. AP7 agerar globalt inom i stort sett alla finansiella marknader och hanterar stora belopp per transaktion varför verksamheten kräver tillgång till information under kontorstid d.v.s. att alla system och gränssnitt fungerar korrekt vardagar AP7 kräver korrekthet och stor noggrannhet avseende informationen i systemen samt att gränssnitt in/ut och internt/externt alltid måste fungera. AP7 står under tillsyn av Finansinspektionen och kräver därmed att FI får tillgång till leverantörens lokaler i samband med platsbesök hos AP7. Leverantören skall i det fallet samarbeta med Finansinspektionen.

4 AP7 avser att teckna avtal med en leverantör som har lång och gedigen erfarenhet av och mycket goda referenser från liknande uppdrag inom den finansiella sektorn. Stora krav ställs på att Anbudsgivaren har förmåga att utföra uppdraget med hög grad av självständighet och noggrannhet. 1.4 Upphandlingsförfarandet Upphandlingen genomförs i enlighet med lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) med tillämpning av reglerna för öppet förfarande. Anbudsgivaren skall vara uppmärksam på att möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är begränsade. 1.5 Förfrågningsunderlaget Anbudsförfrågan kommer att annonseras på TED samt påap7s webbsida, Frågor och svar Frågor från Anbudsgivaren skall ställas skriftligen senast 10 dagar före sista anbudsdagen via mail till johan.dageryd@ap7.se eller svante.linder@ap7.se Svar på frågor till Sjunde AP-fonden publiceras på AP7.se senast 5 dagar före sista anbudsdagen. Anbudsgivare kan endast åberopa kompletterande upplysningar som begärts och besvarats skriftligt. Det är Anbudsgivarens eget ansvar att följa och bevaka AP7s förtydliganden, korrigeringar rättelser och svar. 1.7 Anbudets form och inlämning Anbud lämnas på svenska i ett skriftligt undertecknat original samt en fullständig kopia i digitalt format (t.ex. USB- minne) vilken skall vara AP7 tillhanda senast kl Anbudet skall märkas med Anbud IT-drift följt av diarienummer Dnr 2015/55. Anbud via Post till: Sjunde AP-fonden Box 100, Stockholm Anbud via bud; Sjunde AP-fondens reception Vasagatan 11, 6tr Stockholm

5 Anbud per fax godtas inte! Anbudet bör vara paketerat i slutet kuvert eller paket och märkt med Anbud ITdrift följt av Dnr 2015/55. Anbudsgivaren skall följa anvisningarna i anbudsformuläret bil 3, samt använda anbudsformuläret som tillhör detta förfrågningsunderlag. Anbudsgivaren ombeds begränsa anbudet till att omfatta endast samtliga de efterfrågade uppgifterna samt eftersträva enkelhet i beskrivningar och underlag. Som komplement till inlämnat anbud kan AP7 komma att be anbudsgivare som kvalificeras för utvärdering att muntligen presentera hur uppdraget ska skötas. Dessa presentationer genomförs på plats hos AP7 enligt överenskommelse. Anbud skall lämnas skriftligen och på samtliga delar av de efterfrågade tjänsterna i enlighet med Anbudsförfrågan. Anbudet skall av firmatecknare för Anbudsgivaren signeras sist i Bil 3. Därmed accepteras samtliga krav i förfrågningsunderlaget. Samtliga delar i anbudet skall vara skrivet på svenska. Anbudsgivaren har mycket begränsade möjligheter att enligt LOU förtydliga och komplettera anbudet varför det är viktigt att anbudet innehåller efterfrågad och fullständig information. Anbudsgivaren behöver därför, innan anbudsinlämning, säkerställa att samtliga krav är uppfyllda. Anbudsgivare äger inte rätt till ersättning för nerlagt arbete i samband med anbudsgivningen. 1.8 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt till och med I de fall upphandlingen blir föremål för rättslig prövning, kan AP7 komma att begära förlängning av anbudets giltighetstid. 1.9 Avtalsperiod Avtal skall tecknas för perioden till och med Beställaren har rätt att förlänga med upp till och med två (2) år Anbudspriser Anbudspriser skall anges i svenska kronor (SEK) exkl. moms. Priset skall omfatta dels ett fast pris per månad för hela drifttjänsten, och inkludera samtliga kostnader för åtaganden enligt tjänstebeskrivningen, samt ett löpande timpris för uppdrag och åtaganden som ligger utanför ordinarie driftåtagande. Denna typ av löpande uppdrag avropas vid varje enskilt fall. Pris skall anges i Anbudsformuläret, bilaga 3.

6 1.12 Sekretess Anbud omfattas av absolut sekretess till dess tilldelningsbeslutet har meddelats. Efter att tilldelningsbeslut har meddelats är anbuden enligt huvudregeln offentlig handling. Anbudsgivaren kan i anbudet hemställa att viss uppgift i anbudet skall sekretesskyddas, men AP7 är i sin sekretessprövning inte bunden av en sådan hemställan. Begäran om sekretess skall i förekommande fall anges för varje enskild del som anbudslämnaren önska ska sekretessbeläggas. Generellt sekretessbeläggs inte offererade priser Dokumentförteckning Anbudsförfrågan, detta dokument Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Tjänstebeskrivning IT inkl. volymer Tjänstenivåer Anbudsformulär Kompetensmatris Sanningsförsäkran 2 Krav på Anbudsgivaren 2.1 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen Efter anbudstiden utgång sker prövning av Anbudsgivaren. Prövningen sker mot de kvalificeringskrav som ställs på Anbudsgivaren enligt nedan samt övriga administrativa krav i denna upphandling. Anbudsgivaren kommer att uteslutas om förhållandet enligt 10 kap 1 LOU föreligger (om myndigheten får kännedom om att Anbudsgivaren enligt en lagakraft vunnen dom är dömd för brott som bl.a. innefattar bestickning, bedrägeri, penningtvätt). Anbudsgivaren kan även uteslutas om förhållanden enligt 10 kap 2 LOU föreligger (bl.a. konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord, inställda betalningar, näringsförbud, brott eller allvarliga fel avseende yrkesutövningen) samt registrering-, skatteoch avgiftsskyldighet eller om ofullständiga eller felaktiga uppgifter lämnats). De anbudsgivare som uppfyller samtliga krav i anbudsförfrågan och ej utesluts i enlighet med 10 kap 1-2 LOU har kvalificerat sig för anbudsprövning. 2.2 Registrerings-, skatteoch avgiftsskyldigheter Anbudsgivaren ska uppfylla lagenligt ställda krav, avseende sina registrerings- skatteoch avgiftsskyldigheter. Till anbudet skall bifogas följande:

7 Ett registreringsbevis från Bolagsverket som inte får vara äldre än sex (6) månader räknat från sista anbudsdagen. Sanningsförsäkran undertecknad av firmatecknare för företaget. (Bilaga 6) Två senaste årsredovisningarna. AP7 kontrollerar att Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer uppfyller i Sverige lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatteoch avgiftsskyldigheter genom att begära in uppgifter från Skatteverket. Utländska anbudsgivare eller underleverantörer måste till anbudet bifoga dokument som visar att de uppfyller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatteoch avgiftsskyldigheter. 2.3 Anbudsgivarens ekonomiska ställning Leverantören ska ha en stabil ekonomisk ställning som är tillräcklig för att genomföra avtalat åtagande. Anbudsgivaren ska visa att ovanstående krav är uppfyllt genom att bifoga de två senaste årsredovisningarna. Anbudsgivare skall ha en soliditet på minst 30 % Anbudsgivare skall minst ha en årlig omsättning inom verksamheten för teknisk drift och support på minst 30 miljoner kronor AP7 kommer vidare att bedöma huruvida ovanstående krav är uppfyllt genom att kontrollera att leverantören har lägst riskklass 3 enligt UC AB. Om Leverantören har lägre riskklass eller saknar möjlighet att erhålla uppgift om riskklass, är aktuellt krav endast uppfyllt om det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska ställning. Anbudsgivaren behöver inte skicka med något utdrag från UC AB. AP7 kommer som en del i anbudsprövningen att kontrollera anbudsgivarens riskklass omedelbart efter att anbudsöppning har förrättats. För det fall anbudsgivaren har en lägre riskklass ska det finnas en förklaring i anbudet som visar att skälet till den lägre riskklassen inte hänför sig till ekonomiska faktorer som innebär att anbudsgivaren inte har tillräckligt god ekonomisk och finansiell ställning för att sannolikt kunna genomföra avtalat åtagande under hela avtalstiden. AP7 kommer att göra en individuell prövning av anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning.

8 Anbudet ska innehålla bekräftelse att kravet ovan är uppfyllt. Bekräftelse att de två senaste årsredovisningarna är bifogade. Ja I förekommande fall, förklaring till lägre erhållen riskklass, eller avsaknad av riskklass 2.4 Anbudsgivarens förmåga och kapacitet Anbudsgivaren skall ha förmåga och kapacitet att utföra tjänster i den omfattningen och komplexitet som bilaga 1 Tjänstebeskrivningen beskriver. 2.5 Driftstart Anbudsgivaren skall kunna påbörja drift av tjänsten i samband med avtalets tecknande, senast Vid byte från nuvarande leverantör, skall övertagande och driftstart ske senast Anbudsgivaren skall i anbudet ange kostnaden för övertagande från annan befintlig leverantör. Priset skall anges som fast pris och omfatta samtliga kostnader för ett övertagande. 2.6 Andra personella resurser Den personal som presenteras i kompetensmatrisen (bil 4) vid anbudets inlämnande skall vara samma som vid avtalets tecknande. 2.7 Erfarenhet och referenser Anbudsgivaren skall inneha erforderlig erfarenhet både inom it-teknik och applikatorisk drift avseende kvalificerad finansverksamhet med mycket höga säkerhetskrav. Anbudsgivaren skall vidare ha kunskap och erfarenhet om hur man

9 skapar effektiva informationsflöden mellan olika system och aktörer inom aktuell finansiell sektor. Anbudsgivaren skall ha djup teknisk kompetens inom aktuell verksamhet i kombination med teknisk kompetens så att man utöver tekniska utmaningar även förstår informationens betydelse för affärsverksamheten. Anbudsgivaren skall visa på hur man under de två senaste åren från sista anbudsdag, har genomfört minst två uppdrag, varav minst ett (1) pågående, för extern uppdragsgivare som till sin art och omfattning motsvarar i denna upphandling beskrivet uppdrag. Med motsvarande art avses att anbudsgivaren skall ha ansvarat för it-drift för organisationer inom den finansiella sektorn i Sverige. Kunskap om portföljsystemet Simcorp Dimension är kraftigt meriterande. Anbudsgivaren skall styrka sin erfarenhet med följande; Referenser Anbudsgivaren skall tillhandahålla redovisning av två referensuppdrag som till innehåll och omfattning uppfyller ovan angivna förutsättningar. Anbudsgivaren skall vidare ha haft ett helhetsansvar för leveransen. Uppdragen skall ha utförts efter , och vara pågående. Något av referensuppdragen skall också ha omfattat övertagande av it-tjänsten från tredje part. Referensuppdragen skall bifogas med kontaktuppgifter för den aktuella kunden där referensuppdragen utförts i anbudsformuläret. Notera att referenserna bör vara tillgängliga under veckorna efter sista ansökningsdag för att AP7 skall kunna ställa frågor till dem. Anbudet ska innehålla nedanstående efterfrågade uppgifter. Uppdrag Uppdragsgivare: Kontaktperson hos uppdragsgivaren: Telefonnummer till kontaktpersonen: Tidpunkt för uppdragets utförande (ska ha slutförs inom tre år från sista anbudsdag) Kortfattade beskrivning av uppdraget där syfte, mål, metod och resultat med uppdraget Från (år/månad) till (år/månad)

10 Om kontaktpersonen är oanträffbar trots upprepade försök eller avstår från att besvara huruvida ovanstående krav är uppfyllda kommer referensuppdraget inte att tillgodoräknas anbudsgivaren. Kompetens Anbudsgivaren skall tillhandahålla redovisning av kompetens och erfarenhetsnivå på de konsulter och tekniker som anbudsgivaren har för avsikt att allokera för uppdraget. Redovisningen skall omfatta 6 namngivna personer (3 allokerade + 3 backuper ytterligare inom egen organisation) som vid avtalets tecknande står klara för uppdraget. Kompetens och erfarenhet skall redovisas i Kompetensmatrisen Bilaga Riktlinjer och policies Det är viktigt att Anbudsgivaren har uppdaterade riktlinjer och policies vad gäller ITsäkerhet och backup-plan och samarbetar med AP7 kring dessa frågor. Anbudsgivarens riskpolicy och backup-plan eller liknande skall bifogas anbudet tillsammans med en beskrivning av mål, rapportering och uppföljning av policyn. 2.9 Kommunikation Samtliga av Anbudsgivaren föreslagna personer skall ha mycket god kommunikativ förmåga samt kunna kommunicera på svenska och engelska både muntligen och i skrift. AP fonden förbehåller sig rätten att kontrollera detta krav mot angivna referenser Ansvarsförsäkring Leverantören skall inneha ansvarsförsäkring för avsett uppdrag på minimum 10 miljoner kronor per år för sin verksamhet under hela avtalstiden. Anbudsgivare skall bifoga dokumentation som styrker innehav av giltig ansvarsförsäkring och som styrker storleken på densamma (totalt och per skadefall), med uppgift om försäkringsbolag och försäkringsnummer. 3. Utvärderingskriterier och prövning Prövningen och utvärderingen av inkomna anbud sker i 3 steg enligt följande. I steg 1 genomförs en granskning och kontroll av att anbudet lämnats in i enlighet med redovisade förutsättningar och skallkrav. (bilagor, märkning, kommit in i tid etc.) I steg 2 genomförs prövning av att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs på denne enligt avsnittet krav på anbudsgivaren i anbudsformuläret Bil 3. I steg 3 sker en utvärdering av anbudet enligt nedan:

11 3.1 Utvärderingskriterier Kriterium Vikt 1. Dokumenterad erfarenhet och kompetens inom området 25 % 2. Referenser 25 % 3. Krav på tjänst enl. anbudsformuläret 25 % 4. Pris 25 % Kategori: a) Fast pris b) Löpande timpris 3.2 Kommentarer till utvärderingskriterierna Kriterie 1 bedöms utifrån kompetensmatrisen (Bilaga 4). Anbud, med högst totala poäng för den samlade kompetenserfarenheten får 8 poäng. Övriga anbud får en lägre poäng enligt formeln; (aktuell poäng/högst poäng * 8) I det fall samtlig personal är egen fast anställd hos anbudsgivaren vid tiden för anbudets inlämnande erhåller anbudsgivaren en bonus på 100 % av erhållen totalpoäng. Anställningen skall i förekommande fall kunna styrkas med kopia på anställningsavtal. I kriterie 4 får det anbud med lägst pris per priskategori 8 poäng och de övriga anbuden får en lägre poäng enligt formeln (lägsta pris/aktuellt pris) * 8. De två kategoriernas genomsnittspoäng viktas med 25 %. I kriterie 2 ska leverantören ha utfört två referensuppdrag där leverantören haft motsvarande roll som efterfrågas av AP7. Uppdragen ska uppfylla nedanstående krav: - vara slutförda inom tre år från sista anbudsdag - referenser ska lämnas, varvid kontrolleras att leverantören, enligt referenternas bedömning, väl har motsvarat nedanstående påståenden. Den huvudansvariga leverantören har: a) utfört arbete av hög kvalitet som nått uppställda mål b) visat på god teknisk förmåga och förståelse för vikten av att arbeta utifrån beställarens behov och befintliga förutsättningar

12 c) visat på lyhördhet och god samarbetsförmåga, vilket innebar förmåga att samarbeta och kommunicera med personer inom olika sakområden och på olika befattningsnivåer d) hållit överenskommen tidplan e) visat på goda administrativa rutiner som säkerställt att uppdrag utförts utan brister och med ordning och reda För att kontrollera ovanstående uppgifter vid tidigare genomförda uppdrag kommer kontaktpersoner hos uppdragsgivarna kontaktas för att få varje punkt bedömd. Kriterierna 2 och 3 kommer att betygsättas enligt en 8-gradig skala enligt följande: 8-7 Utmärkt Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens beskrivning på en utmärkt nivå uppfyller kriterierna och ger betydande mervärde för beställaren. Anbudsgivaren beskriver på ett mycket tydligt strukturerat och detaljerat sätt och med mycket stor relevans det som efterfrågas. Anbudsgivaren har en djup förståelse för det som efterfrågats. 6-5 Mycket bra Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens beskrivning i huvudsak uppfyller kriteriet och ger ett mervärde för beställaren. Anbudsgivaren beskriver på ett tydligt strukturerat och detaljerat sätt och med relevans det som efterfrågats. Beskrivningen har några få brister av mindre betydelse, anbudsgivaren har en förståelse för det som efterfrågats. 4-3 Bra Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens beskrivning delvis uppfyller kriteriet och bedöms tillföra en god kvalitet. Anbudsgivaren beskriver på en fullgod nivå det som efterfrågats. Beskrivningar har ett antal brister, godtagbar förståelse finns för det som efterfrågats. 2-1 Inget utmärkande Den sammanlagda bedömningen visar att anbudsgivarens beskrivning har tydliga brister i jämförelse med efterfrågat kriterium. Anbudsgivaren beskriver det som efterfrågats på en mindre utmärkande nivå.

13 0 Otillräckligt Uppdragsbeskrivning på en otillräcklig nivå. 3.3 Betygssummering och ranking Varje erhållet delbetyg avseende kriterium 1-4 viktas med angiven procentsats. Dessa viktade delbetyg summeras för att erhålla en totalsumma enl. formeln (Betyg kriterier 1 * 0,25)+ (Betyg kriterie 2 * 0,25)+ (Betyg kriterie 3 * 0,25)+ (Betyg kriterie 4 * 0,25) = Slutpoäng Det anbud som har den högsta slutpoängen kommer att vara det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet. 3.4 Upplysning om tilldelningsbeslut Samtliga anbudsgivare kommer att meddelas epost om vem som tilldelats kontraktet. Beslutet kommer också att publiceras på AP7s webbplats, Målet är att tilldelningsbeslut skall publiceras under september 2015.

14 4 Uppdragets genomförande Om uppdraget inte är tillräckligt preciserat för att kunna utföras åligger det leverantören att i samråd med AP7 göra ytterligare preciseringar. 4.1 God sed Leverantören ska utföra uppdraget i enlighet med god sed på marknaden. 4.2 Personal Leverantören ska tillse att den personal som tillhandahålls har den utbildning, erfarenhet, kvalifikationer och kompetens som krävs för att uppdraget ska kunna utföras på överenskommet sätt. Utbyte av namngiven teammedlem får endast ske om leverantören ej råder över omständigheterna. Byte ska ske till person med motsvarande kompetens och godkännas av AP Sekretess Leverantören får inte till tredje man lämna ut konfidentiell information. Med konfidentiell information avses all information rörande affärsförhållanden och liknande, liksom annan information av konfidentiell natur, som Leverantören får ta del av i anledning av uppdraget, oavsett om information härrör från AP7 eller från tredje part samt oavsett om informationen förmedlats muntligen eller skriftligen och oavsett om den markerats som konfidentiell eller ej. Leverantören ansvarar för att sekretessåtagandet enligt denna bestämmelse följs av egen personal, anlitad uppdragstagare och eventuella andra underleverantörer. Leverantören har enbart rätt att lämna ut konfidentiell information till sin personal eller underleverantör i den mån så krävs för genomförandet av uppdraget. På begäran har AP7 rätt att begära upplysning om vilka personer som har haft tillgång till AP7s konfidentiella information. Ovanstående sekretessskyldighet gäller även om avtalet i övrigt upphör att gälla. 4.4 Datasäkerhet Leverantören ska säkerställa att lämpliga datasäkerhetsåtgärder vidtas för att hindra otillbörlig åtkomst, bruk eller avslöjande av konfidentiell information hänförlig till AP7.

15 4.5 Partsoberoende Leverantören ska tillvarata och företräda AP7:s intressen. Leverantören eller Leverantörens personal får under avtalstiden inte utöva verksamhet som kan rubba förtroendet för AP7 i något som gäller avtalade åtaganden. Leverantören ska omedelbart underrätta AP7 om det finns anledning att anta att förhållande som står i strid med denna bestämmelse föreligger eller kommer att föreligga. 4.6 Kostnadshantering Leverantören ska på AP7:s begäran redovisa upparbetade kostnader för pågående uppdrag samt se till att AP7 inte förorsakas onödiga kostnader.