Manual till Fritid Jönköpings självservice SÖKA BIDRAG KOM IHÅG att kontrollera föreningens kontaktuppgifter, direkt efter att du loggat in. Glömt lösenord? Klicka på länken, skriv in ditt användarnamn. Klicka skicka och ditt nuvarande lösenord skickas till din mejlbox. Se bild nedan. 1
INNEHÅLL Startsida Manual till Fritid Jönköpings självservice Söka bidrag 1 Innehållsförteckning Innehållsförteckning samt information om årsmöteshandlingar 2 Förstasidan (inloggad) Huvudmeny 3 Föreningsuppgifter Så här uppdaterar föreningen sina föreningsuppgifter Grunduppgifter 4 Kontakter 5 Övriga uppgifter 5 Bidrag Så här söker föreningen bidrag av Fritid Jönköping Bidragsbesked 6 Medlemmar (uppdatera för att kunna registrera bidragsgrundande uppgifter) 7 Bidragsansökan och handlingar 8 Lokal- och anläggningsbidrag 9 Bidrag till föreningar med social verksamhet 10 Bidrag till koloniverksamhet 11 Bidrag till kategoriråd 12 Bifoga årsmöteshandlingar 13 Verksamhetsbidrag 14-15 Kontakta handläggare 16 Mer information Kontaktuppgifter till Fritid Jönköping 17 ÅRSMÖTESHANDLINGAR För att föreningens ansökan ska vara komplett ska följande handlingar skickas till Fritid Jönköping senast en vecka efter årsmötet: Verksamhetsberättelse 2014 (undertecknad) Resultat- och balansräkning 2014 Revisionsberättelse 2014 (undertecknad) Verksamhetsplan 2015 Budgetplan 2015 2
FÖRSTASIDAN (inloggad) Huvudmeny Här hittar du allt du behöver. Kontaktuppgifter till oss, fullmaktsblankett om det är aktuellt att byta fullmaktshavare, manual för vår e-tjänst Söka bidrag, våra bidragsbestämmelser, men också en länk till information om övriga bidrag (du förflyttas till vår webbsida). Kontaktuppgifter Fullmaktsblankett Manual Söka bidrag Info. övriga bidrag Bidragsbestämmelser 3
FÖRENINGSUPPGIFTER Så här uppdaterar föreningen sina föreningsuppgifter. Klicka på länken Föreningsuppgifter i menyn 1. Grunduppgifter Under fliken Grunduppgifter finns föreningens officiella uppgifter. Ändra inaktuella uppgifter. Uppgifterna visas på Internet, därför är det viktigt att nedanstående instruktioner följs: Skriv inga förkortningar. Exempelvis Bankeryds Sportklubb kan skrivas Bankeryds SK men inte BSK. Börja med VERSALER följt av gemener. Skriv e-post- och hemsideadress med gemener, kontrollera noga att adresserna är korrekta. Telefonnummer skrivs med mellanslag enligt följande exempel, 036-650 00, 036-10 69 46, 070-300 00 00. Rutorna för Plusgiro och Bankkonto/Bankgiro är låsta av säkerhetsskäl. Vid behov kontakta handläggare, se huvudmeny. När uppgifter har ändrats, klicka på Spara. Uppgifterna är därmed sparade i föreningsregistret. 1 Klicka på Godkänn uppgifter om föreningens grunduppgifter och kontakter är oförändrade och korrekta. Annars justera, men... KONTROLLERA FÖRST! 4
2. Kontakter Under fliken Kontakter finns kontaktpersoner angivna. Ändra inaktuella uppgifter, kontrollera uppgifterna kontinuerligt. När uppgifter har ändrats, klicka på Spara. Fritid Jönköping erbjuder ett föreningsregister på Internet för bl.a. kommunens invånare. I registret publiceras enbart föreningens kontaktperson, med de uppgifter som kontaktpersonen själv väljer. Se markeringar i bilden nedan. För webpublicering krävs enligt Personuppgiftslagen (PUL) att kontaktpersonen undertecknar en PUL-blankett och skickar till Fritid Jönköping. Möjlighet att skriva ut PUL-blankett kommer automatiskt när man sparat kontaktuppgifterna. På blanketten finns en Skriv ut-knapp i övre vänstra hörnet. Det går också att skriva ut en PUL-blankett genom att klicka på knappen Utskrift för publicering i föreningsregistret. 2 3. Övriga uppgifter Sidan är låst och kan inte ändras av föreningen. Om någon uppgift tillkommit eller är felaktig, kontakta Fritid Jönköpings handläggare. 3 5
BIDRAG Så här söker föreningen bidrag av Kultur och Fritidsförvaltningen 1. Bidragsbesked Under fliken Bidragsbesked finns information om de bidrag föreningen fått eller ansökt om. Det går även att hämta uppgifter från tidigare år. För att se utbetalningsdatum för bidragen, markera i rutan Visa utbetalningstillfällen. Klicka på b för utskrift av bidragsbesked. Bidragsbeskeden för verksamhets- och lokal- och anläggningsbidrag innehåller INGA belopp förrän en beräkning har gjorts av Kultur och Fritidsförvaltningen på föreningens registrerade uppgifter. Beräkningen görs i maj. Klicka på länken Bidrag i menyn 1 6
2. Medlemmar Observera att medlemsuppgifterna för föregående år måste vara ifyllda innan det går att söka bidrag och skicka handlingar via Söka bidrag. Välj bidragsansökan är gråad (inte klickbar) förrän medlemsuppgifterna är ifyllda under fliken Medlemmar. Därefter går det bra att gå tillbaka till fliken Bidragsansökan och handlingar och välja bidragsansökan/ handlingar. Registrera efterfrågade uppgifter för respektive bidragstyp och klicka på Skicka. Under Medlemmar registreras medlemsstatistik för föregående kalenderår (2014). För att förhindra felregistrering, dubbelklicka i första rutan så att nollan (0) blir aktiv. Registrera antal pojkar/män och flickor/kvinnor i respektive åldersgrupp. Ange även antal ordinarie styrelseledamöter män/kvinnor (inga suppleanter). Underlätta registreringen genom att tabba till nästa ruta. När alla uppgifter är ifyllda, klicka på Skicka. Du kan även söka statistik från tidigare år genom att ange önskat årtal i rutan Visa uppgifter för tidigare år:. 2 Ansökan 2015 gäller för kalenderåret 2014 7
3. Bidragsansökan och handlingar Nu är funktionen aktiv och du gör ditt val under Välj bidragsansökan/handlingar. Fyll i aktuella uppgifter. Skicka in handlingar gäller alla föreningar. Det går bra att göra när som helst efter att medlemsuppgifterna har registrerats. Har ni årsmöte efter 1 mars, skickar ni in dokumenten här senast en vecka efter årsmötet. Utöver föreningar som har rätt att söka Lokal- och anläggningsbidrag ska även föreningar med social verksamhet, föreningar med kolonioverksamhet och Kategoriråd skicka in sin ansökan via Söka bidrag. 3 8
4. Lokal- och anläggningsbidrag Registrera kostnaderna för föregående kalenderår, använd hela krontal. Registreras endast de kostnadsslag som finns uppräknade på respektive rad. När alla uppgifter är ifyllda, klicka på Skicka. Uppgifterna är därmed skickade till Fritid Jönköping för handläggning. 4 Ansökan 2015 gäller för kalenderåret 2014 9
4. Bidrag till föreningar med social verksamhet Registrera ansökningsbelopp för innevarande år (ansökningsår). Beskriv verksamheten och komplettera med eventuella dokument. När uppgifterna är ifyllda, klicka på Skicka. Uppgifterna är därmed skickade till Fritid Jönköping för handläggning. 4 Ansökan 2015 gäller för kalenderåret 2014 10
4. Bidrag till koloniverksamhet Registrera totalt antal övernattningar. Genomförs mer än en period, ange snittet av antal övernattningar. Ange totalt antal deltagare. Komplettera med eventuella dokument. När uppgifterna är ifyllda, klicka på Skicka. Uppgifterna är därmed skickade till Fritid Jönköping för handläggning. 4 Ansökan 2015 gäller för kalenderåret 2014 11
4. Bidrag till kategoriråd Registrera ansökningsbelopp för innevarande år (ansökningsår). Beskriv verksamheten och komplettera med eventuella dokument. När uppgifterna är ifyllda, klicka på Skicka. Uppgifterna är därmed skickade till Fritid Jönköping för handläggning. 4 Ansökan 2015 gäller för kalenderåret 2014 12
5. NYHET! Bifoga årsmöteshandlingar Årsmöteshandlingar ska bifogas digitalt. Kom ihåg att fylla i datum för årsmöte! Föreningens bidragsansökan är komplett först när samtliga handlingar inkommit. Handlingarna ska skickas in senast 1 vecka efter årsmötet. Av de efterfrågade handlingarna ska verksamhetsberättelse och revisionsberättelse vara undertecknade, skannade kopior accepteras. OBS! Endast årsmöteshandlingar ska bifogas. Notera att, om ni skickar in dokument i omgångar framgår det inte av bilden nedan vilka dokument ni tidigare skickat in. Det kan ni däremot se under Ansökningar intill Välj bidragsansökningar/handlingar. 5 13
6. Verksamhet För förening som använt Fritid Jönköpings Närvarorregistrering (Aktivitetsstöd) eller IdrottOnline, kommer en automatisk överföring att ske. Ni måste dock ha signerat och slutfört arbetet i Närvaroregistrering. Observera! Verksamhetsbidrag fylls därmed endast i manuellt om föreningen använt närvarokort eller annan hantering av närvaro än Närvarorregistrering (Aktivitetsstöd) eller IdrottOnline. Läs därför detta noga för att konstatera hur föreningen hanterat sin närvaroregistrering under 2014. Förening som ännu inte fullföljt kravet på att kontinuerligt registrera sin verksamhet i Närvaroregistrering (Aktivitetsstöd) utan hanterat sin närvaroregistrering på närvarokort eller annat sätt (ex. andra digitala lösningar än Närvaroregistrering eller IdrottOnline) ska registrera uppgifterna enligt bild nedan. Notera att sammankomster registreras som EN totalsumma i rutan 10-25 år för er med barn- och ungdomsverksamhet och i rutan 26 år och uppåt för er med vuxenverksamhet. Förening som endast gjort förenklad LOK-stödsansökan under hela 2014 i IdrottOnline ska registrera uppgifter enligt bild nedan. Missa inte ledare och eventuellt om ni genomfört integrerad verksamhet för personer med funktionsnedsättning. Förening som hanterat sin närvaroregistrering i Aktivitetsstöd under hela 2014 och slutfört klarmärkning och signering behöver inte registrera något under fliken Verksamhet. Fritid Jönköping sköter överföringen av uppgifterna digitalt. Detta gäller även om föreningen haft integrerad verksamhet för personer med funktionsnedsättning. Förening som hanterat sin närvaroregistrering genom fullständig LOK-stödsansökan under hela 2014 i IdrottOnline och importerat uppgifterna till Närvaroregistrering (Aktivitetsstöd) och signerat uppgifterna behöver inte registrera något under fliken Verksamhet. Fritid Jönköping sköter överföringen av uppgifterna digitalt. Förening som under 2014 använt flera olika sätt för närvaroregistrering måste kontakta Fritid Jönköpings handläggare, se kontaktuppgifter på sidan 17. Integrerad verksamhet för personer med funktionsnedsättning Föreningar som inte använt Fritid Jönköpings närvaroregistrering (Aktivitetsstöd) ska registrera godkända deltagartillfällen vid sammankomster då deltagare med funktionsnedsättning deltagit. OBS! Har föreningen endast använt närvaroregistrering (Aktivitetsstöd) eller IdrottOnline under del av föregående år eller på annat sätt har avvikelser från ovan. Kontakta Fritid Jönköpings handläggare före registrering. För att förhindra felregistrering, dubbelklicka i första rutan så att nollan blir aktiv. Registrera antal deltagartillfällen för respektive ålderskategori. Underlätta registreringen genom att tabba till nästa ruta. När alla uppgifter är ifyllda, klicka på Skicka. Uppgifterna är därmed skickade till Fritid Jönköping för handläggning. Ni kan även under denna flik söka statistik från tidigare år genom att ange årtal i rutan Visa uppgifter för tidigare år:. För sociala föreningar som får bidrag utifrån omfattning av verksamhet, ser indelningen lite annorlunda ut. Se nedan. Ange totalt antal deltagartillfällen för 1-6 år Ange totalt antal deltagartillfällen för 7 år och uppåt Ange totalt antal sammankomster för 7 år och uppåt 14
6. Verksamhet Ansökan 2015 gäller för kalenderåret 2014 6 15
7. Kontakta handläggare Under Kontakta handläggare kan du ställa frågor om allt som har föreningens verksamhet att göra. Det går att bifoga dokument om det behöver kompletteras. Avsluta med att fylla i namn och e-postadress. Klicka på Skicka e-post. Uppgifterna tas om hand av Fritid Jönköpings handläggare. 7 16
MER INFORMATION Här hittar du kontaktuppgifter till Kultur och Fritidsförvaltningen Kontakta oss i bidragsärenden Idrottsföreningar Carina Karlzon, tfn 036-10 69 34, carina.karlzon@jonkoping.se Mia Carlsson, tfn 036-10 71 07, maria.carlsson@jonkoping.se Handikapp-, nykterhets-, sociala föreningar samt Unga Örnar. Pierre Oksanen, tfn 036-10 69 46, pierre.oksanen@jonkoping.se Invandrar-, religiösa-, scout-, allmänna och politiska föreningar Idriz Bytyci, tfn 036-10 63 97, idriz.bytyci@jonkoping.se Kultur och Fritidsförvaltningen Postadress Box 1002, 561 24 HUSKVARNA Besöksadress Avdelning Kultur och Förening Stadsbiblioteket, Dag Hammarskjöldsplats 1, Jönköping Hemsida www.jonkoping.se Sök Söka bidrag 17