Syfte Denna lathund har tagits fram för att underlätta arbetet med driftteknikers dagliga uppgifter i Maximo.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 1 (33) Skapat av (Efternamn Förnamn, org) DokumentID Version Kerstin Abrahamsson MX012-LH 3 Roll Dokumentdatum Dokumentstatus Drifttekniker 2014-10-27 Gällande Dokumenttitel Dagligt Arbete i Maximo utfört av Drifttekniker Syfte Denna lathund har tagits fram för att underlätta arbetet med driftteknikers dagliga uppgifter i Maximo. Omfattning Rutinbeskrivningen bör användas av ansvariga inom trafikledningen och av personal som arbetar som drifttekniker/driftingenjörer. Förkunskaper Följande förkunskaper behövs för dagligt arbete i Maximo: - Grundkurs Maximo - Förståelse för din roll som drifttekniker hos Trafikverket. - Förståelse för Arbetsorderprocessen hos Trafikverket. - Förståelse för Anläggningstrukturen hos Trafikverket. Behörighet Följande behörigheter krävs för arbetet som drifttekniker : - Behörighet till rollen för TL Har du synpunkter på denna lathund? Om du har synpunkter på eller önskemål för denna lathund. Skicka då gärna ett e-post meddelande till maximo@trafikverket.se. Skriv Lathundar som ämne och beskriv dina synpunkter/önskemål samt vilken lathund det gäller. Har du synpunkter på eller frågor om Trafikverkets arbetsprocess? Om du har synpunkter på eller frågor om Trafikverkets arbetsprocess. Skicka då gärna ett e-post meddelande till maximo@trafikverket.se. Skriv Arbetsprocess som ämne och beskriv dina synpunkter/frågor. Fler lathundar och nyare versioner finns tillgängliga under: http://www.trafikverket.se/foretag/bygga-och-underhalla/vag/system-och-verktyg-forvagprojekt/maximo/handledning-maximo/ Klicka på den roll som du arbetar med. Denna sida uppdateras kontinuerligt

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 2 (33) Innehållsförteckning Dagliga arbetsmoment i Maximo s Arbetsorderprocess.... 2 Rutinbeskrivning Skapa ny arbetsorder AU... 7 Rutinbeskrivning Hitta Arbetsorder... 14 Inkorgen/Lista med Arbetsorder för åtgärd... 17 Rutinbeskrivning Starta arbetsorder, ändra status till PÅGÅR... 18 Rutinbeskrivning Stoppa arbetsorder, ändra status till UTFÖRT... 18 Rutinbeskrivning Åtgärda önskemål om ändringar på AO... 19 Rutinbeskrivning Ta bort felaktig arbetsorder... 30

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 3 (33) Dagliga arbetsmoment i Maximo s Arbetsorderprocess. Det finns ett antal viktiga arbets- och beslutssteg för drifttekniker, entreprenörer och förvaltarområdesansvariga som utförs dagligen. Varje arbets- eller beslutssteg har några arbetsuppgifter som ansvarig entreprenör, drifttekniker eller förvaltarområdesansvarig måste göra innan en arbetsorder skickas in i systemets automatiska ärendehantering som går under benämningen Arbetsflöde. Det automatiserade arbetsflödet utför kontroll av registrerade data, ändrar status på arbetsorder och skickar arbetsordern till rätt mottagare för fortsatt behandling. Mottagarens inkorg på startsidan i Maximo innehåller mottagna arbetsorder och visar information om arbetsordern och dess nästa steg i arbetsprocessen. Beredning En arbetsorder som registrerats av Trafikansvariga drifttekniker (DI eller DT) eller Förvaltarområdesansvariga (FOA) skickas till entreprenör för beredning. Arbetsorder som kommer från Förebyggande Underhåll(FU) genereras automatiskt av systemet och skickas till entreprenör för beredning. Beredningen av arbetet består i att göra en riskbedömning och beräkna säkerhetsåtgärder. En bedömning av behovet av vägavstängning ska också göras. Vid arbetsorder för förebyggande underhåll kan behov av vägavstängning vara angivet redan. Beredningen bör också inkludera uppskattning av resurser och material vilket underlättar för FOA att bedöma om arbetet kan utföras vid den aktuella tiden. Under beredningsfasen har arbetsordern status BERED. Planering Ett arbete som inte är av akut karaktär ska planeras in med hänsyn till övriga arbeten och eventuella vägavstängningar. Vid krav på vägavstängning tittar systemet efter nästa planerade vägavstängning och arbetsordern får då automatiskt planerat start- och slutdatum. I annat fall ska arbetsordern uppdateras av entreprenören med ett planerat start- och slutdatum. Arbetsorder för förebyggande underhåll har alltid ett önskat start- och slutdatum som motsvarar det av systemet framräknade datumet för utförande utifrån FU arbetets intervall. Även för FU ska planerat start- och slutdatum anges om igen trafikavstängning behövs. Titta alltid efter ett önskat start- och slutdatum då det kan förekomma även på ombyggnader och avhjälpande underhåll med prioritet 3. Under planeringsfasen har arbetsordern status VPLAN (Väntar på planering). Godkännande av beredning/planering Förvaltarområdesansvarig ansvarar för att kontrollera beredning och planering och godkänna arbetsordern för utförande. I vissa fall kan arbetsordern skickas tillbaka till entreprenör för ytterligare kompletteringar eller justeringar av beredning. En arbetsorder som väntar på godkännande har status VGODK. Arbetsorder med prioritet 1 eller 2 godkänns automatiskt av den som registrerar arbetsordern. godkännas och planeras in av samordningsansvarig inom Trafikverket.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 4 (33) Om arbetsordern tillhör en komplex anläggning och arbetet har prioritet 3 måste arbetsordern godkännas och planeras in av samordningsansvarig inom Trafikverket. En godkänd arbetsorder får status GODK (Godkänd) alternativt VPLANFOA (Väntar på planering och godkänd av FOA). Status GODK erhålls i de fall arbetsordern är färdigbehandlad och kan utföras. Status VPLANFOA erhålls i de fall samordning krävs innan utförande. Bevakning av arbetets start och slutpunkt. En godkänd arbetsorder med prioritet 1 eller 2 inom komplexa anläggningar hanteras av ansvarig drifttekniker. Det är ansvarig drifttekniker som har kontakt med entreprenören. När entreprenören är på plats ändrar driftteknikern arbetsorderns status till PÅGÅR. När entreprenören meddelat driftteknikern att arbetet är utfört och eventuella tester gjorts är det driftteknikern som ansvarar för att arbetsorderns status ändras till UTFÖRT. Arbetsordern skickas till entreprenörens inkorg och de kan sedan i efterskott rapportera nedlagd tid och eventuellt material Med hjälp av denna process kan inställelsetid mätas på ett tillförlitligt sätt. Samordning För komplexa anläggningar (Tunnlar och vissa broar) och i de fall trafikavstängning är nödvändig vid arbetets utförande samordnas arbete av Trafikverkets samordningsansvariga. Arbetsorder med krav på trafikavstängning kan därför endast utföras på de tider som samordningsansvarig angivit. En arbetsorder under samordning har status VPLAN (Väntar på planering) eller VPLANFOA (Väntar på planering och godkänd av FOA). Utförande Vid utförandet är det självklart det tekniska arbetet som är det viktiga. Men för Trafikverket är det också viktigt att veta att arbetet pågår och därför bör arbetsordern ha status PÅGÅR under tiden arbete utförs i de fall arbetet sträcker sig över flera dagar. När arbetet är klart ska arbetsordern ha status UTFÖRT. Efter utförandet tar avrapporteringen vid. Avrapportering Avrapportering är en viktig del av arbetsprocessen. Här samlas den information som utgör historik på placeringar och individer. Historiken är viktig för Trafikverket i vår utvärdering av vilka anläggningsdelar som måste få utökat förebyggande underhåll och/eller bli ombyggda och/eller få nya komponenter installerade. Långa jobb bör uppdateras med nedlagda timmar och använt material/verktyg samt textbeskrivning av utfört arbete löpande så att historik inte går förlorad. Arbetsorder med arbetstyp AU (Avhjälpande Underhåll) ska avrapporteras med hjälp av problem/orsak och åtgärd. Det är VIKTIGT att arbetsorderns placering och problemkod från registreringstillfället korrigeras i de fall arbetet utfördes på annan placeringsdel och/eller problemet är mera känt vid avrapporteringstillfället eller var felaktigt angivet. När avrapportering är utförd skickas arbetsordern vidare i arbetsflödet till respektive förvaltningsområdesansvarig(foa). Arbetsordern får då status KLAR (Arbetsmässigt klar).

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 5 (33) Godkännande av avrapportering Förvaltarområdesansvarig ansvarar för att kontrollera arbetsorderns avrapportering och kostnader. Om FOA inte godkänner arbetsordern kommer den att skickas tillbaks till entreprenören som ansvarar för att korrigera arbetsordens uppgifter. En godkänd arbetsorder får status EKLAR (Ekonomiskt klar). En returnerad arbetsorder får status KLAR (Arbetsmässigt klar). Fakturering Faktureringen är också en viktig del av arbetsprocessen eftersom entreprenör får betalt för sitt arbete och arbetsordern avslutas i systemet. Arbetsorder för förebyggande underhåll omfattas normalt av ett separat avtal och ska inte faktureras. Endast i undantagsfall faktureras FU. Systemets arbetsflöde kontrollerar om kostnader finns på en förebyggande AO och skickar den i så fall för fakturering. En arbetsorder som väntar på fakturering har status EKLAR (Ekonomiskt klar). Godkännande av fakturering Förvaltarområdesansvarig(FOA) ansvarar för att kontrollera fakturaunderlaget och godkänna det. I detta läge får både fakturaunderlag och ingående arbetsorder status AVSLUTA.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 6 (33) Processtyrande uppgifter Flera olika uppgifter på en arbetsorder styr vilken väg genom arbetsprocessen som arbetsordern tar. Den övergripande uppdelningen är mellan s k komplex och ej komplex anläggningsdel. Varje placering i systemet har en kod som anger om den tillhör de komplexa eller ej komplexa anläggningarna. Nästa uppdelning sker på Arbetstyp och Prioritet. Arbetstyper och prioritet Inom arbetsorderprocessen finns följande arbetstyper: AU (Avhjälpande Underhåll), FU (Förebyggande Underhåll), OB (Ombyggnad) DR (Driftåtgärd). En arbetsorder kan ha olika prioritet: 1 = Hög/Omedelbar åtgärd, 2 =Medel/Åtgärd nästa natt 3 =Låg/Åtgärd nästa planerade service. En arbetsorder med arbetstyp AU kan ha prioritet 1, 2 eller 3 En arbetsorder med arbetstyp FU har ingen prioritet En arbetsorder med arbetstyp OB kan ha prioritet 3 En arbetsorder med arbetstyp DR har ingen prioritet

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 7 (33) Rutinbeskrivning Skapa ny arbetsorder AU I applikationen Arbetsorderbevakning ska en ny arbetsorder skapas för akut underhållsarbete. Starta applikationen Arbetsorderbevakning på något av följande sätt: Alternativ 1: Använd länk för Snabbregistrering eller Favoritapplikationer på Startcentret eller Alternativ 2: Använd meny: Gå till/arbetsorder/arbetsorderbevakning Fliken Lista: I de fall inte Snabbregistreringsvalet användes så visas Arbetsorderbevakningens Lista. 1

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 8 (33) Arbetssteg, flik Lista 1 Skapa ny AO Klicka på ikonen för ny arbetsorder. 2 Följ beskrivningen för flik Arbetsorder nedan.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 9 (33) Fliken Arbetsorder: I de fall Snabbregistreringsvalet användes så visas Arbetsorderbevakningens huvudbild. 15 16 3 1 2 5 4 6 12 9 10 7 13 11 8 14 Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 Arbetsorder- Beskrivning Ange en så tydlig rubrik för arbetsordern som möjligt. Denna rubrik visas i alla bilder och listor där arbetsordern finns. 2 Lång beskrivning Komplettera med ytterligare text i den långa beskrivningen. 3 Placering Ange, välj eller sök placering. Ange placering : När en placering angivits gör systemet en sökning med Placering%. Det betyder att sökningen sker efter alla placeringar som börjar på den angivna placeringen. Om det blir fler än en placering som matchar sökningen så visas en liten ikon (orange förstoringsglas) i fältet. Klicka på den ikonen för att se vilka placeringar som hittats och välj placeringskod genom att klicka på den rätta. Välja placering: Använd detaljmenyn till höger om placeringsfältet och välj Välj värde. Det går att ange sökvärde för placering, alternativ märkning och beskrivning. Ange önskat sökvärde och tryck enter. När önskad placering visas i listan, klicka på den så följer

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 10 (33) den med till arbetsordern. Sök placering: Man kan även söka placering genom att använda detaljmenyn vid fältet och där välja Gå till Placeringar. När rätt placering hittats i applikationen Placeringar används valet återgå med värde som finns i övre högra hörnet. Det är viktigt att rätt nivå i anläggningshierarkin anges. Placering är ett obligatoriskt fält. 4 Arbetstyp Arbetstyp sätta automatiskt av systemet till AU (Avhjälpande Underhåll). Arbetstyp styr arbetsorderns resa genom arbetsflödet 5 Prioritet Prioritet måste anges och även detta fält styr arbetsorderns resa genom arbetsflödet. 6 Ekonomisk arbetstyp Uppdatera vid behov för t ex Trafikskada, Garantijobb, Ändrings/Tilläggsarbete och Grundavtal. 7 Avtal Ange eller välj avtal Kontrollera vilka avtal som finns för placeringen genom att klicka på placeringens ikon för detaljmeny, och välj Visa Avtal. Avtal är ett obligatoriskt fält. 8 Leverantör Ange eller välj leverantör innan avtal väljs för att se giltiga avtal för leverantören. När leverantör angivits, klicka på Avtalets ikon för detaljmeny, sedan Välj Värde och välj därefter vilket avtal som ska användas. Leverantör är ett obligatoriskt fält. 9 Upptäckt av Ange eller välj kod för upptäckt av Se mer om hur man avgör värdet för upptäckt av under www.trafikverket.se/maximo sedan Styrande dokument. Upptäckt av är obligatoriskt i processen för akut underhåll. 10 Larminformation Ange eventuellt larmidentitet och larmtidpunkt. 11 Problemkod Ange eller välj problemkod.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 11 (33) Se mer om hur man väljer problemkod under www.trafikverket.se/maximo sedan Styrande dokument. Problemkod är obligatoriskt i processen för akut underhåll. 12 Vägavstängning För Arbetsorder i prioritet 1 eller 2 måste behovet av vägavstängning anges. Ange eller välj kod för vägsavstängning. 13 Förvaltarområde Om inget förvaltarområde visas för den angivna placeringen måste ett förvaltarområde anges eller väljas. Förvaltarområde är ett obligatoriskt fält. 14 Önskat startdatum /slutdatum Ange eventuellt ett önskat start- och/eller slutdatum. 15 Spara AO Om den nya arbetsordern inte ska skickas vidare vid detta tillfälle måste den sparas. Klicka på ikonen Spara arbetsorder. 16 Skicka AO vidare Om arbetsordern ska skicka vidare så klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt. 17 18

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 12 (33) 17 Redan rapporterat problem Om systemet hittar en öppen arbetsorder för samma placering och samma avtal så visas en lista på dessa arbetsorder. Om den nya arbetsordern inte är en dubblett, klicka på Fortsätt. Följ instruktionerna på skärmen om den nya arbetsordern ska relateras till en redan registrerad. Om den nya arbetsordern är en dubblett, klicka på ikonen Avbryt. Klicka på fliken Lista och klicka på Nej när frågan Vill du spara ändringar innan du fortsätter visas. Den nya arbetsordern har då inte sparats. I de fall arbetsordern sparades under steg 14 måste dubbletten tas bort. Följ då rutinbeskrivningen Ta bort felaktig arbetsorder längre ner i detta dokument. 18 Manuell inmatning Skicka denna Arbetsorder till entreprenören. Klicka på OK för att stänga bilden. Arbetsordern har nu skickats vidare i arbetsflödet och ligger och väntar i inkorgen hos den entreprenör som ska utföra arbetet.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 13 (33) Exempel ny AO

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 14 (33) Rutinbeskrivning Hitta Arbetsorder I applikationen Arbetsorderbevakning ska en ny arbetsorder skapas för akut underhållsarbete. Starta applikationen Arbetsorderbevakning på något av följande sätt: Alternativ 1: Använd länk från Favoritapplikationer på Startcentret eller Alternativ 2: Använd meny: Gå till/arbetsorder/arbetsorderbevakning Fliken Lista: Arbetsorderbevakningens lista visas. Listan är förinställd att vara tom när den startas. Detta går att ändra per användare. Om du vill att listan visar en speciell lista av arbetsorder när du öppnar applikationen Arbetsorderbevakning så kontakta oss på mailadressen som finns på sida 1 så hjälper vi dig med det. När man söker fram arbetsorder i listan så innehåller den endast öppna arbetsorder som standard. För att söka historiska AO måste ett sökvärde ändras (det beskrivs nedan).

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 15 (33) 2 1 1 Arbetssteg, flik Lista 1 1 1 Filtrera listan Skriv in sökvärden i något/några av de öppna fälten i listan. Aktivera sökningen genom att trycka på Enter eller klicka på ikonen för sökning (Filtrera tabell). När en text eller siffervärde skrivits in som sökvärde söker systemet efter %sökvärde%. Dvs alla ställen där sökvärdet hittas oavsett om det står först, i mitten eller sist. Sökning på ordet modem i beskrivningsfältet ger alltså alla öppna AO med ordet modem i beskrivningen. För detaljerad sökning kan man använda följande tecken: % eller * = valfritt antal tecken där tecknet skrivits in.? = ett valfritt tecken där tecknet skrivits in. Vill man söka på flera statusar eller prioriteringar kan man använda Välj värde ikonen vid fältet för att visa en lista med värden. I listan kan man välja värden att söka på genom att klicka i rutan till vänster på de som ska ingå i sökningen. 2 Avancerad sök I de fall man vill använda fler fält vid sökningen kan man aktivera ett nytt fönster där man kan fylla i sökvärden för många olika fält. Klicka på Avancerad sök.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 16 (33) Arbetssteg, flik Fler sökfält 3 Fler fält Ange sökvärden för önskade fält (OBS! Det finns fler fält än vad bilden här visar och nås med scrollisten till vänster. I de fall man vill söka bland historiska AO måste sökvärdet för fältet Historik? ändras. Ange sökvärde J (ja) om endast historiska AO ska visas. Lämna fältet tomt om både öppna och historiska ao ska visas. 4 Sök Klicka på sök för att aktivera sökningen. 5 Aktivera applikationens standardvärden Klicka på denna ikon om de sökvärden som används när man startart applikationen arbetsorderbevakning ska användas.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 17 (33) Inkorgen/Lista med Arbetsorder för åtgärd I inkorgen finns arbetsorder som tillhör en komplex anläggning och där drifttekniker ansvarar för statusändringar från Godkänd till Pågår och slutligen Utfört. Detta gäller arbetsorder med prioritet 1 eller 2. I inkorgen finns även arbetsorder som skickats tillbaks till drifttekniker pga något är fel på arbetsordern eller för att entreprenören har andra synpunkter. Synpunkter ska registreras i arbetsorderbeskrivningen av den som skickar tillbaks ordern. Arbetssteg, Inkorgen Arbetsorder för åtgärd 1 Klicka på AO Klicka på beskrivningsfältet för att öppna den arbetsorder som ska åtgärdas. 2 Gå vidare till rutinbeskrivningen nedan som motsvarar nästa steg för den arbetsorder som valts. Arbetssteg, Lista med Godkända eller Pågående AO i prio 1-2 inom komplex anläggning. 1 Klicka på AO Klicka på raden för att öppna den arbetsorder som ska åtgärdas. 2 Gå vidare till rutinbeskrivningen nedan som motsvarar nästa steg för den arbetsorder som valts.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 18 (33) Rutinbeskrivning Starta arbetsorder, ändra status till PÅGÅR I applikationen Arbetsorderbevakning ska en arbetsorder startas eftersom entreprenören meddelat att de är på plats och kan påbörja felsökning/reparation. Arbetsordern har status GODK (Godkänd) och finns i er inkorgen och i listan för godkända arbetsorder. Ny status blir PÅGÅR 1 Skicka AO vidare Skicka AOn vidare genom att klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt. Rutinbeskrivning Stoppa arbetsorder, ändra status till UTFÖRT I applikationen Arbetsorderbevakning ska en arbetsorder stoppas eftersom entreprenören meddelat att de är klara och eventuella tester/provkörningar har utförts med gott resultat. Arbetsordern har status PÅGÅR och finns i er inkorg och i listan över pågående arbetsorder. Ny status blir PÅGÅR och arbetsordern skickas automatiskt till entreprenörens inkorg. 1 Skicka AO vidare Skicka AOn vidare genom att klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 19 (33) Rutinbeskrivning Åtgärda önskemål om ändringar på AO I applikationen Arbetsorderbevakning ska en arbetsorder åtgärdas eftersom den har returnerats från entreprenören. Det finns följande orsaker till returen: - Något är fel eller oklart på arbetsordern. - Arbetsordern behöver prioriteras om - Arbetsordern ska inte utföras - Arbetsordern ska utföras av annan entreprenör Arbetsorderns status är alltid NYREG (Nyregistrerad) när den skickats tillbaks till er. Och den finns i er inkorg. Fliken Arbetsorder: 1 Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 AO beskrivning Titta på arbetsorderns beskrivningstext (både rubrik och eventuell lång beskrivning) Här bör det stå en förklaring från entreprenören varför arbetsordern skickats tillbaka. 2 Kontrollera och uppdatera arbetsordern beroende på vad som skrivits i beskrivningen av entreprenören.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 20 (33) Vid mindre ändringar fortsätt med steg 10 nedan. Om arbetsordern kommit till fel entreprenör kan även avtal och entreprenör ändras. Detta gäller endast om entreprenören bara skickat tillbaks arbetsordern för att den skickats fel och inte några timmar har använts för den. Fortsätt till steg 50 nedan. 3 Prioritet Eventuellt har en omprioritering begärts. I de fall det godkänns av er ändra då prioritet på arbetsordern. Fortsätt till steg 20 nedan. 4 Ska ordern stoppas? Skriv en notering om det i arbetsorderbeskrivningen i det fallet. Fortsätt till steg 30 nedan. 5 Ny AO ska skapas Behövs det en ny AO till en annan entreprenör? Detta steg används i de fall entreprenören efter viss felsökning/analys har upptäckt att en annan entreprenör måste utföra arbetet. Den ursprungliga entreprenören ska då få tillbaks arbetsordern för tidsskrivning och den nya ska få en ny arbetsorder. Fortsätt till steg 40 om en ny AO ska skapas. Fliken Arbetsorder: Arbetsstegen nedan ska utföras när det är enklare ändringar och/eller ändring av entreprenör om arbetsordern skickats fel. Arbetssteg, flik Arbetsorder 10 Utför de kompletteringar och eventuella småändringar som behövs. 11 Spara AO Om uppgifter ändrats och arbetsordern inte ska skickas vidare vid detta tillfälle måste den sparas. Klicka på ikonen Spara arbetsorder. 12 Skicka AO vidare Skicka AOn vidare genom att klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 21 (33) 13 Välj AO har ingen eller endast mindre ändringar, åter till samma entreprenör 14 Arbetsordern skickas nu till den angivna entreprenören. Ändringsprocessen är nu avslutad. Fliken Arbetsorder: Arbetsstegen nedan ska utföras i de fall en prioritetsändring ska göras. Arbetssteg, flik Arbetsorder 20 Prioritet Ändra prioritet i de fall önskan om prioritetsändring godkänns av er. 21 Spara AO Om uppgifter ändrats och arbetsordern inte ska skickas vidare vid detta tillfälle måste den sparas. Klicka på ikonen Spara arbetsorder. 22 Skicka AO vidare Skicka AOn vidare genom att klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 22 (33) 24 Välj AO är omprioriterad till prio 1 el 2 Eller AO är omprioriterad till prio 3 Texten som visas är beroende på vilket arbetsflöde arbetsordern kom från, prioriteten styr arbetsflödet. Klicka på OK. Arbetsflödet gör nu en kontroll om prioriteten har ändrats. Om den inte är ändrad kommer ett felmeddelande och det ges tillfälle att ändra prioriteten. Om prioriteten är ändrat så skickas arbetsordern automatiskt till entreprenören i rätt arbetsflöde. 25 Ändringsprocessen är nu avslutad. Fliken Arbetsorder: Arbetsstegen nedan ska utföras i de fall en arbetsorder ska stoppas. Arbetssteg, flik Arbetsorder 30 Arbetsorderbeskrivning Använd beskrivningsfältet och eventuell långtext till att beskriva varför arbetsordern stoppas. 31 Spara AO Om uppgifter ändrats och arbetsordern inte ska skickas vidare vid detta tillfälle måste den sparas. Klicka på ikonen Spara arbetsorder. 32 Skicka AO vidare Skicka AOn vidare genom att klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 23 (33) 33 Välj Jag stoppar denna Ao. Se AO-beskrivning. Klicka på OK. Arbetsordern lämnar nu arbetsflödet och får status AVBR (Avbruten). 34 Ändringsprocessen är nu avslutad Fliken Arbetsorder: Arbetsstegen nedan ska utföras i de fall en entreprenör har felsökt och anser att en annan entreprenör bör utföra arbetet. Entreprenörerna behöver då varsin arbetsorder för att kunna skriva tid och fakturera. Arbetssteg, flik Arbetsorder 40 Välj Åtgärd Börja med att kopiera den ursprungliga arbetsordern. Klicka på Välj Åtgärd och välj Kopiera arbetsorder.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 24 (33) 43 Arbetssteg, flik Arbetsorder Notera att avtal och entreprenör inte ska ändras nu. Det görs lite senare i den här processen. (detta för att det ska bli enkelt att relatera arbetsordrarna) 41 Spara AO Klicka på ikonen Spara arbetsorder. En informationsbild visas för att det finns en likadan arbetsorder rapporterad för avtalet och problemkoden.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 25 (33) 42 Välj post Markera den tidigare arbetsordern i listan 43 Relatera poster Klicka på relatera poster för att länka den nya arbetsordern med den gamla. Klicka på Avbryt i de fall arbetsordrarna inte ska relateras.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 26 (33) 47 46 44 44 Avtal Blanka ut det befintliga avtalet och tryck tab. Leverantören blankas ut automatiskt. Ange nytt avtal. 45 Skicka AO vidare Skicka AOn vidare genom att klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt. 48 Manuell inmatning Skicka denna Arbetsorder till Entreprenör. Klicka på OK för att stänga bilden. Arbetsordern har nu skickats vidare i arbetsflödet och ligger och väntar i inkorgen hos den entreprenör som ska utföra arbetet.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 27 (33) 46 Startcenter Klicka på Startcenter uppe till höger för att se Inkorgen. Lokalisera den arbetsorder som skickades tillbaks av entreprenören och som nu ersatts av en ny. Klicka på arbetsordern. 47 Skicka AO vidare Skicka AOn vidare genom att klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt. 48 Manuell inmatning Välj Ny AO skapad för annan entreprenör, urspr. entreprenör ska tidskriva denna AO och avsluta. Klicka på OK. Arbetsordern skickas nu till entreprenören. 49 Manuell inmatning Skicka denna Arbetsorder till Entreprenören. Klicka på OK för att stänga bilden. Arbetsordern har nu skickats vidare i arbetsflödet och ligger och väntar i inkorgen hos den entreprenör som ska tidskriva arbetet.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 28 (33) Fliken Arbetsorder: Följ arbetsstegen nedan vid byte av entreprenör om arbetsordern skickats fel. Arbetssteg, flik Arbetsorder 51 50 50 Avtal Blanka ut det befintliga avtalet och tryck tab. Leverantören blankas ut automatiskt. Ange nytt avtal. 51 Skicka AO vidare Skicka AOn vidare genom att klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 29 (33)

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 30 (33) Rutinbeskrivning Ta bort felaktig arbetsorder I applikationen Arbetsorderbevakning ska en felaktig arbetsorder tas bort. Endast arbetsorder utan ekonomiska transaktioner och som är utanför arbetsflödet kan tas bort. I realiteten är det då endast helt nya arbetsorder som inte ännu skickats in i arbetsflödet som kan tas bort. Dessa AO har då status NYREG (Nyregistrerad). Starta applikationen Arbetsorderbevakning på något av följande sätt: Alternativ 1: Använd länk från Favoritapplikationer på Startcentret eller Alternativ 2: Använd meny: Gå till/arbetsorder/arbetsorderbevakning

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 31 (33) Fliken Lista: 1 4 2 5 3 Arbetssteg, flik Lista 1 Sök Om arbetsordernumret är känt anges det i fältet Sök. Klicka sedan på ikonen sök eller tryck Enter. Fortsätt med steg nedan. Om arbetsordernumret inte är känt fortsätt med steg 2 nedan. 2 Status För att filtrera listan på endast nya AO skriv =NYREG i fältet. Klicka sedan på sök ikonen eller tryck enter. 3 Beskrivning Placering I de fall det finns många nya arbetsorder kan man filtrera ytterligare med hjälp av beskrivningen eller placeringen. 4 Avancerad sök I de fall man vill söka fram de som registrerats av en viss användare kan man klicka på Avancerad Sök och i detaljbilden ange sökvärden för fältet rapporterat av. Även andra fält kan användas för att filtrera sökningen. 5 Klicka på AO Klicka sedan på den arbetsorder som ska tas bort så att arbetsordern öppnas i fliken Arbetsorder.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 32 (33) Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 Välj Åtgärd För att ta bort arbetsordern. Klicka på Välj Åtgärd, välj Ta bort Arbetsorder. Svara sedan Ja på följande meddelande.

RUTINBESKRIVNING MAXIMO 33 (33) Ändringslogg Fastställd version Dokumentdatum Ändring Namn 1 2014-04-22 Ny lathund Kerstin Abrahamsson 2 2014-06-04 Ändringar efter förbättringsönskemål 3 2014-10-27 Ändringar pga nytt arbetsätt för drifttekniker med AO till PÅGÅR och UTFÖRT Kerstin Abrahamsson Kerstin Abrahamsson