Dags att skriva uppsats?

Dags att skriva uppsats? Grundkurs i Word 2010 SDM Studentdatorutbildning vid Malmö högskola

Att skriva i Word! 1 Börja skriva/skapa ditt dokument- något att tänka på 1 Spara ditt dokument 1 Bra att veta när du skriver 2 Använd alltid formatmallar 2 Använd sidbrytning 3 Infoga tabell 3 Använda dolda tecken 3 Hantera bild 3 Få en överblick av texten 3 Ändra radavstånd och marginaler 4 Övning: Formatmallar 5 Sidnumrering 7 Övning: Sidnumrering 8 Infoga källhänvisning 10 Övning: Lägg till källor och infoga källförteckning 11 Stavningskontroll och synonymer 13 Kommentarverktyget 13 Sökfunktion 13 Försättsblad 14 Skapa innehållsförteckning 14 Övning: Infoga innehållsförteckning 15 Spara som PDF 16 Synpunkter på utbildningsmaterialet? 17

Att skriva i Word! Är det dags att skriva uppsats? I detta material kommer du att få bekanta dig med några användbara funktioner i Word. Förhoppningsvis kan du med hjälp av dessa underlätta ditt skrivande och lättare strukturera upp din text. Börja skriva/skapa ditt dokument- något att tänka på Spara ditt dokument Tänk på att alltid spara ditt dokument i din hemkatalog om du sitter vid någon av högskolans datorer. Det gör du genom att du första gången du ska spara ditt dokument väljer Spara som under fliken Arkiv och väljer din hemkatalog (M:) som har din datorid (användarnamn) som namn. Det är alltid bra att spara viktiga dokument på mer än ett ställe. 1

Bra att veta när du skriver Använd alltid formatmallar För att få ett enhetligt utseende och kunna skapa en automatisk innehållsförteckning så måste du använda dig av formatmallar. Dessa hittar du under fliken Start. Du får ställa in de olika formatmallarna utifrån de anvisningar som finns. Hör med din handledare om vad som gäller för den fakultet du studerar vid. För att ställa in en formatmall så högerklickar du på den som du vill ändra och väljer ändra. När du klickar på Ändra så kommer följande dialogruta att dyka upp och här ställer du in hur texten ska se ut och klickar på OK. Du kommer att behöva mallar för rubriker (rubrik 1, etc.) och underrubriker (rubrik 2, etc.) samt brödtext (normal). När du använder formatmallar för rubriker så kommer du även kunna navigera i ditt dokument med hjälp av navigeringsfönstret (Se nästa sida). 2

Använd sidbrytning Det är enklast att använda sidbrytning istället för radbrytning för att separera olika avsnitt i texten. Texten efter en sidbrytning kommer alltid att börja på en ny sida. Sidbrytning finns i gruppen Sidor under fliken Infoga. Infoga tabell För att infoga en tabell väljer du Infoga i menyraden och sedan Tabell. Därefter markerar du antalet rader och kolumner du vill ha. Det går även att klistra in tabeller från andra program. Använda dolda tecken Under fliken Start (i gruppen Stycke) finns det en funktion som heter Dolda tecken, eller Visa alla. Med hjälp av denna kan du se all formatering som Word anger (mellanslag, radbrytningar, sidbrytningar, o.s.v.). Hantera bild När en bild är markerad i ett dokument så aktiveras en ny flik som heter Bildverktyg Format. Under denna flik finns inställningar för hur bilden ska se ut. I gruppen Ordna finns inställningarna för bildens placering och i gruppen Storlek finns verktyget Beskär som gör det möjligt att klippa bort valda delar av en bild. För att förstora eller förminska en bild så måste den först markeras. Dra därefter bilden till önskad storlek. Håll nere Shift-tangenten för att få bilden symmetrisk. Få en överblick av texten Med hjälp av navigationsfönstret så blir det lätt att få en överblick över texten. Alla rubriker syns i fönstret och är klickbara. Det går även att söka i dokumentet via navigationsfönstret. 3

Ändra radavstånd och marginaler För att ändra radavståndet så finns det en knapp i gruppen Stycke under fliken Start. Enkelt radavstånd är 1,0. Radavståendet kan man även ställa in när man redigerar sina formatmallar. Inställningar för stycke kan även detta editeras under inställningarna för formatmallarna. Under fliken Sidlayout hittar du också en grupp som heter Stycke och här kan du också ställa in indrag och radavstånd. 4

Övning: Formatmallar I den här övningen ska vi gå igenom formatmallarna. Vi ska editera tre formatmallar och gå igenom inställningar för dessa. 1. Titta på dina formatmallar. Högerklicka på den formatmall som heter Normal. 2. I den nya dialogrutan syns information. Denna information talar om för dig hur det aktuella formatet är inställt. Vilken styckeindelning, vilket radavstånd, vilket teckensnitt, textjustering/orientering och vilken nivå texten befinner sig på. Med nivå menas rubriknivå. I detta fall ingen nivå eftersom vi arbetar med brödtexten. 3. Börja med att ändra teckensnittet från det aktuella till Times new roman. Ställ in storleken till 12 punkter och se till så att textorienteringen är vänsterställd. 4. Nästa steg är att trycka på knappen längst nere i vänster hörn, som heter Format. När man trycker på denna så kommer det upp en rad olika val. Här ifrån kan man ställa in sitt format så att man slipper göra det i texten senare. De inställningar som anges här följer sedan dokumentet igenom. Välj inställningen för stycke. 5. I den nya dialogrutan som dyker upp kan du ställa in hur ditt format ska bete sig när det kommer till styckeindelning. Du kan ange indrag, radavstånd, stycksförskjutningar o.s.v. Om du tittar på inställningen Efter, under Avstånd (ganska långt ner) ser du att den står inställd på 10 punkter (Microsofts grundinställning när man öppnar Word). Ändra denna inställning till 0. Den sista inställningen som skall göras är på radavståndet. Detta ska vara 0. Klicka på rullistan för radavstånd och välj enkelt. Nä 6. r dessa inställningar är gjorda, tryck på knappen OK på den aktiva dialogrutan för stycke och tryck sedan på OK på dialogrutan för formatmallar. Du är nu tillbaka på arbetsytan. 7. Skriv: Brödtext på arbetsytan. 8. Repetera punkt 1-5 ovan fast gör det med Rubrik 1 och Rubrik 2. Rubrik 1 ska ha följande inställning: Arial Black, 16 punkter, Normal stil (ej fet, ej kursiv), Svart färg (automatisk), Styckeavståndet före ska vara 10 punkter (övriga ska vara inställt på 0 punkter), ställ in 5

enkelt radavstånd. Rubrik 2 ska ha följande inställningar: Arial, 14 punkter, Fet stil, Svart färg (automatisk), Styckeavståndet före ska vara 5 punkter (övriga ska vara inställt på 0 punkter), still in enkelt radavstånd. OBSERVERA: Du måste göra klart Rubrik 1 och trycka OK på alla dialogrutor innan du kan börja med Rubrik 2. 9. Tryck på ENTER-tangenten så att du kommer ner en rad i formateringen (textmarkören ska blinka under det ord som tidigare skrivits, brödtext). Skriv Rubrik 1, med formateringen för rubrik 1(tryck på den i formatmallarna för att skriva med den). Efter detta trycker du på ENTER-tangenten igen så att ny rad blir infogad, skriv Rubrik 2 (använd formatmall rubrik 2 när du skriver detta). 10. Du är nu klar med denna övning! 6

Sidnumrering När det gäller rapporter och uppsatser brukar det ofta vara så att numreringen inte ska synas på de första sidorna. Vanligtvis brukar dock alla sidor räknas d.v.s. om din sidnumrering startar på tredje sidan ska det första sidnumret vara tre. Sidnumrering nås från fliken Infoga och sen klickar du på funktionen Sidnummer. För att börja sidnumreringen längre fram så måste dokumentet delas in i avsnitt (avsnittsbrytningar). Det gör du genom att sätta markören i början av den sida där du vill att numreringen ska börja och välja fliken Sidlayout i menyraden. Därefter klickar du på Brytningar och välja Löpande. 7

Övning: Sidnumrering I den här övningen ska vi gå igenom hur vi anlägger sidnummer, som börjar med nummer 1 på sidan 3. 1. Fortsätt att jobba i det dokument som du redan skapat, med din brödtext och dina rubriker. 2. Nu behöver du skapa fler sidor i ditt dokument. Ställ textmarkören bakom där du har skrivit Rubrik 1 och infoga två Sidbrytningar (se sidan 3). Du ska nu totalt ha 3 sidor. 3. När dessa tre sidor finns i ditt dokument är det dags att dela upp dokumentet i olika delar för att det ska förstå att sidnumreringen skall börja längre fram än normalt. För att göra detta så smidigt som möjligt bör funktionen för Dolda Tecken användas (se sidan 3). 4. Scrolla upp så du befinner dig på den första sidan. Ställ markören framför sidbrytningen. Infoga sedan en löpande avsnittsbrytning här. Scrolla ner till sida nummer två och infoga ytterligare en löpande avsnittsbrytning efter sidbrytningen. 5. Nu är det dags att infoga sidnummer i dokumentet. Välj formateringen som är Nederst på sidan och innehar namnet oformaterat nummer 2. Sidnummer kommer att infogas i dokumentet, men det är fortfarande en del inställningar som måste göras innan allt börjar fungera som vi vill. 6. Ställ textmarkören framför siffran 3 på sidan tre. Titta på fliken som heter Verktyg för sidhuvud och sidfot. Där finns en knapp (Länka till föregående) som inte finns där annars (eftersom vi har delat in dokumentet i avsnitt). Du ser också informationen i sidfoten (samma som föregående). Denna information måste förändras så att Word inte länkar samma sidor som den vanligtvis gör. Tryck på knappen Länka till föregående så att den avmarkeras. Du har nu kopplat bort länken med ovanstående sidor och sidnummer. 8

7. Med textmarkören kvar vid siffran 3, på sidan tre, går du till Infoga, sen trycker du på funktionen för Sidnummer, och väljer Formatera sidnummer. I den nya dialogrutan som dyker upp trycker du på Börja med istället för Fortsätt från föregående avsnitt. Ställ in siffran nummer 1, tryck sedan på OK. När detta är gjort kommer sida nummer tre att ha sidnummer 1. 8. Scrolla upp till sida nummer två och ställ textmarkören framför siffran 2. Som du ser är denna fortfarande länkad till sidan ett. Detta gör inget eftersom vi ska radera dessa. Gå till Infoga, sen trycker du på funktionen för Sidnummer, och väljer Ta bort sidnummer. Du har nu skapat ett dokument som har sidnumrering 1 på sidan tre. För att komma ur inställningen för sidnummer trycker du på fliken längst till höger Verktyg för sidhuvud och sen på knappen Stäng sidhuvud/fot, alternativt kan du dubbelklicka mitt på arbetsytan. 9

Infoga källhänvisning Infoga referenser i din uppsats, t ex när du refererar eller citerar olika källor, kan du enkelt göra i Word. Fördelen med att göra det i Word är att du automatiskt kan skapa en källförteckning över dina referenser. För att infoga en källhänvisning väljer du fliken Referenser i menyraden, därefter Infoga källhänvisning och sedan Lägg till ny källa Följande dialogruta kommer då att dyka upp. Välj typ av källa och fyll i relevant information. 10

Övning: Lägg till källor och infoga källförteckning I den här övningen ska vi gå igenom hur man skapar referenser och sedan hur man skapar en källförteckning på de referenser man har lagt in. Fortsätt arbeta i det dokument som du har skapt och gjort ovanstående övningar i. 1. Innan du börjar lägga till källor i ditt dokument, kan det vara bra att välja vilket system du vill använda, t.ex. Harvard (hör med handläggare vilket som gäller för just dig) Börja med att klicka på fliken Referenser och sen på knappen Infoga källhänvisning. Därefter trycker du på Lägg till ny källa (se sidan 8). 2. Nu är det dags att lägga till en källa. För att göra övningen så pedagogisk som möjligt så hittar vi på en författare till en bok. I den dialogrutan som är öppen, väljer du på Typ av källa, bok. Sen anger du följande information som finns i bilden nedan: 3. När detta är inskrivet har du skapat din första referens i referensbiblioteket. Du kan när som helst editera i referensbiblioteket genom att trycka på knappen Hantera källor. 4. När du vill infoga en referens i din löpande text trycker du på Infoga källhänvisning och sen på den referens du vill infoga. Den senast skapade lägger sig överst i listan. 5. Ställ textmarkkören på din sista sida (sidan 3). För att skapa en litteraturförteckning trycker du på knappen Litteraturförteckning och sen väljer du det nedersta alternativet i listan som dyker upp, - Litteraturförteckning. När du gör detta kommer en 11

förteckning att infogas med all information du angett när du gjorde referensen tidigare. OBSERVERA utseendet på denna förteckning baserar sig på de formatmallar som du har skapat. 12

Stavningskontroll och synonymer Den finns en automatisk stavningskontroll och denna markerar felstavade ord med rött och grammatiska fel med grönt. Den finns i gruppen Språkkontroll under fliken Granska. Klickar du på den kommer följande dialogruta upp. Här kan du välja det som passar för det aktuella ordet eller meningen. Kommentarverktyget Detta verktyg finns under fliken Granska i gruppen Kommentarer. Med hjälp av detta kan du lägga in kommentarer utan att ändra i själva texten. Bra att använda om du låter någon annan korrekturläsa din text. När en ny kommentar infogas så lägger den sig i ett separat fält till höger i dokumentet. Det går sedan att skriva i detta fält. Sökfunktion Funktionerna sök och ersätt finns underfliken Start i gruppen i Redigering. Med hjälp av dessa så kan du hitta valda delar i dokumentet. Ersätt funktionen ger dig möjlighet att ersätta specifika ord. 13

Försättsblad För att skapa ett försättsblad väljer du fliken Infoga i menyn och därefter Försättsblad. Sen väljer du den mall som du tycker passar bäst. Exakt vad som ska finnas med på försättsbladet och hur det ska se ut varierar mellan olika kurser och utbildningar. Kontrollera med din handledare vad som gäller. Om du ska använda en specifik framsida så infoga en tom sida istället och klistra in det försättsblad som du skall använda. Skapa innehållsförteckning Om du vill skapa en innehållsförteckning väljer du fliken Referenser i menyn och därefter innehållsförteckning. När du trycker här får du en rad olika alternativ. Du kan välja att infoga en Automatisk innehållsförteckning, men du kan också göra lite mer avancerade inställningar genom att trycka på Infoga innehållsförteckning (längre ned i listan). För att innehållsförteckningen ska bli rätt så krävs det att du konsekvent använt dig av formatmallar i hela dokumentet. Gör du ändringar i dokumentet så behöver du uppdatera din innehållsförteckning genom att klicka på Uppdatera tabell (gäller för automatisk innehållsförteckning) Välj sedan det alternativ som passar. Använder du en anpassad innehållsförteckning högerklickar du på förteckningen och väljer Uppdatera fält. Samma val finns nu framför dig. 14

Övning: Infoga innehållsförteckning I den här övningen ska vi gå igenom hur man infogar en innehållsförteckning och hur man uppdaterar den. Fortsätt arbeta i samma dokument som tidigare. 1. Det första du ska göra är att infoga en ny sida framför den nuvarande första sidan. Gör detta genom placera textmarkören framför ordet Brödtext på första sidan. Infoga en sidbrytning här. Du har nu en sida som är tom och är ovan sidan med våra exempelrubriker. Sätt textmarkören i toppen på den nya sidan. 2. Nästa steg är att infoga innehållsförteckningen. Gå till fliken Referenser och leta upp funktionen Innehållsförteckning. Om du trycker på knappen dyker en lista upp med en rad olika val. Välj valet som heter Infoga innehållsförteckning. Vid klick på denna funktion kommer en ny dialogruta att dyka upp med ett antal inställningar. 3. Under Allmänt kan du ställa in bland annat hur du vill att din innehållsförteckning ska se ut rent grafiskt. Det finns sju olika val att välja mellan. I förhandsgranskningsrutan ser du hur ditt aktuella val kommer att se ut. Visa nivåer är viktigt om du överstiger 3 nivåer av rubriker (rubrik 1-4 t.ex.). Om du har fyra nivåer i ditt dokument, behövs denna inställning sättas på 4 eller högre. 4. Välj en design som tilltalar dig och infoga denna i ditt dokument genom att trycka på knappen OK. För att uppdatera din innehållsförteckning se ovan sida. 15

Spara som PDF Om din uppsats ska publiceras elektroniskt måste du förmodligen spara den som en PDF-fil. Det gör du genom att välja Arkiv och sedan spara som. Därefter väljer du filnamn och för att spara det som PDF väjer du Filformat PDF. 16

Synpunkter på utbildningsmaterialet? För att vi som utbildar och skriver utbildningsmaterial skall veta vad ni tyckte om kursen, behöver vi era synpunkter. Det är viktigt för oss att veta vad ni tycker. Vi uppskattar om ni skulle vilja fylla i följande utvärdering: http://www.mah.se/sdm/utvardering 17