Deloitte. Revisionsrapport Rutiner för förteckning av konst Härnösands Kommun 1mars 2013 Audit. Tax. Consulting. Financial Advisory.
Innehåll Sanunanfattning... I I. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Sammanfattande bedömning... 5
Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund Förteckning av tavlor och andra konstföremål är nödvändigt för att kommunen ska ha en bra överblick och tillfredställande intern kontroll. K01mnunens revisorer har därför beslutat att genomföra en granskning av vilka rutiner som finns beträffande förteckning av konstföremål. Revisionsfråga och kontrollmål Övergripande revisionsfråga är om ansvarig nämnds rutiner är tillräckliga för en god intern kontroll? Granskningen ska besvara följande kontrollmål: Finns rutiner kring hantering av konst? Var finns konsten i huvudsak och hur förvaras och underhålls den? Resultat av granskningen och rekommendationer Efter genomförd granskning av rutiner, förvaring och underhåll av konmrnnens konst kan vi sammanfattningsvis konstatera följande: Det finns rutiner framtagna av förvaltningen men rutinerna är inte tillämpade och beslutade av samhällsnänmden. Vi saknar, som en följd av ovan konstaterande brister, en fysisk inventering av upptagna konstföremål i översänd förteckning ur systemet "Nilex". Eftersom ingen heltäckande inventering gjorts av förvaltningen kan ingen avstämning göras av vad som verkligen finns i konmrnnens ägo. Det går inte att bedöma om och hur konsten underhålls. Gåvor aim1äls inte från förvaltningarna och registreras på grund av detta inte in i "Nilex". På grundval av ovan konstaterade brister är vår bedönming att samhällsnämndens rutiner för en god intern kontroll inte är tillräckliga. Vi rek01mnenderar att bristerna snarast åtgärdas. Östersund den 1 mars 2013 Kjell Pettersson, certifierad kommunal revisor och projektledare Sara Persson, revisor
1. Inledning 1.1 Bakgrund och uppdrag Förteckning av tavlor och andra konstföremål är nödvändigt för att kommunen ska ha en bra överblick och tillfredställande intern kontroll. Risken är annars att föremålen får "fötter" och försvinner eller att oklarheter uppstår om vem som är ägare. Ansvariga nämnder ska ha rutiner för att löpande följa upp både egen ägd konst och eventuella föremål som övergått i kommunens ägo. Kommunens revisorer har därför beslutat att genomföra en granskning av vilka rutiner som finns beträffande förteckning av konstföremål. Granskningen har utförts av Deloitte AB. 1.2 Revisionsfråga och kontrollmål Övergripande revisionsfråga är om ansvarig nämnds rutiner är tillräckliga för en god intern kontroll? Granskningen ska besvara följande kontrollmål: Finns rutiner kring hantering av konst? Var finns konsten i huvudsak och hur förvaras och underhålls den? 1.3 Revisionskriterier Underlag för bedömning är interna regelverk, policys och beslut. 1.4 Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till 2012 och en förfrågan har skickats ut till samtliga nämnder, där vi önskar att en förteckning över konstföremål skickas in till revisionen. Även intervjuer med handläggare, kulturchef, ekonomer har genomförts samt dokumentstudier (reglementen, policys). 2
2. Resultat 2.1 Organisation och personal Formellt ansvarar samhällsnämnden för ko1mnunens konst enligt gällande reglemente. Organisatoriskt är det kulturchefen som är attestansvarig och det är intendenten som är mottagningsattestant. Intendenten ansvarar praktiskt för konununens konst i bland annat konsthallen. Personalmässigt är 1,5 personer heltidsanställda - en intendent och en assistent. Budgetmässigt har konstverksamheten ca 1,8 mnkr per år i anslag innefattande personalkostnader om ca 800 kkr, lokalhyra ca 600 kkr och övriga kostnader ca 400 kkr varav 100 kkr avser in.köp av konst. Redovisade intäkter för 2012 är ca 75 kkr varav statsbidrag från AMS är 57 kkr. Verksamheten består i huvudsak av externa utställningar av konst, projektverksamhet, pedagogisk verksamhet och besök från skolor. Det finns ingen verksamhets- planering eller verksamhetsberättelse för avdelningen som fastställts av samhällsnämnden utan avdelningen ingår som en liten del inom nämndens verksamhetsområde. 2.2 Övergripande styrdokument I samhällsnämndens reglemente framgår bland annat följande beträffande nämndens uppgifter: "nänmden svarar vidare för att anskaffa konstverk till komnmnens förvaltningar, ansvarar för den konstnärliga utsmyckningen av konununens byggnader samt vara rådgivande vid utsmyckning av offentliga miljöer". I kommunens intern- kontroll reglemente framgår bland annat följande i 3: "Nänmden ansvarar för att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde och att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen". Reglementet tydliggör även ansvarsfördelningen från nänmd och ut till enskild befattningshavare. I nänmdens verksamhetsplan för 2013 framgår att ett kulturprogram ska utarbetas under året. Det fim1s inga rutiner eller riktlinjer fastställda av ansvarig nämnd för hantering av kommunens konst. 3
2.3 Aktuellt läge beträffande förteckning av kommunens konst Vid intervju med kulturchef och intendent har följande framkommit: Tidigare intendent började med att skissa på rutiner kring förteckning av kommunens konst im1an anställningen upphörde 2011. Bland am1at finns förslag på avtal och låneförbindelser framtagna, regler för lån av konst, årliga inventeringslistor samt åtgärder specifikt för Qvistka samlingen. Inga av dessa regler och rutiner tillämpas och inga beslut har fattats om att de ska tillämpas av ansvarig nämnd. Enligt beräkningar har ca 200 olika lokaler konst som tillhör komn1unen. Enligt uppgift har konsten på Sambiblioteket och familjecentralen inventerats år 2012 och i konsthallen pågår inventeringar. Ytterligare inventeringar planeras 2013. För övrigt har ingen heltäckande inventering gj01is sedan 2002. Om vi sammanfattar ovan punkter gäller följande: - det finns inga avtal med de som lånat konst. - det lämnas inte in inventeringslistor årligen från förvaltningarna. - det finns inga konstansvariga utsedda på varje förvaltning. - Qvistka samlingen inventerades senast 1987. Det pågår ett arbete med att överföra tidigare förteckningar till ett ADB -baserat system "Nilex" men intendenten vet inte om överförda uppgifter stämmer mot vad som i verkligheten finns ute i verksamheterna. Beträffande försäkringsvärdet är konstverk ägda av kommunen maximerat till ca 5,3 mnkr i kommunens försäkring och konstverk ägda av externa utställare till ca 1,2 mnkr. Konsten har inget bokfört värde utan allt är avskrivet. Senaste bokförda investeringen gjordes 2002 i anläggningsregistret. Beloppsgränsen för att aktivera ett inköp som investering är ett basbelopp (ca 44 000). Deloitte \Granskning av konsten i kommunen 4
3. Sammanfattande bedömning 3.1 Organisation och personal Vi bedömer att en specifik verksamhetsplanering behöver göras årligen för kulturverksamheten, vilken samhällsnämnden ska godkänna och fastställa. Även en specifik verksamhetsberättelse behöver tas fram årligen. Från och med år 2013 har kulturverksamheten delats upp i en biblioteksdel och en kulturdel, vilket kan bidra till en mer fokuserad verksamhet inom respektive område. Kulturchefen är övergripande ansvarig för båda verksamheterna och ett kulturprogram ska tas fram. Vi bedömer att en tydlig rutin- och systembeskrivning behöver tas fram över vad som ska gälla för hantering av komnmnens konst i framtiden. I samband med detta behöver även en handgriplig plan över vilka åtgärder som ska vidtas fastställas för de nännaste åren. 3.2 Overgripande regler och styrdokument Samhällsnänmdens reglemente är tydligt beträffande ansvaret för kommunens konst. Även intern kontroll reglementet är tydligt med ansvarsbeskrivning från nämnd och ut i verksamheten. I 2012 års intern kontroll plan för nämnden finns inga kontroller gjorda kring konstiimehavet. Det finns förslag till rutiner framtagna inom verksamheten som är väl utfonnade men inte fastställda av nämnden och inte tillämpade i verksamheten. Vi bedömer att nämnden snarast bör fastställa riktlinjer för hantering av kommunens konst. För närvarande lever samhällsnänmden inte upp till de fastställda reglementenas intentioner. 3.3 Sammanfattande bedömning Efter genomförd granskning av rutiner, förvaring och underhåll av konmmnens konst kan vi sanunanfattningsvis konstatera följande: Det finns rutiner framtagna av förvaltningen men rutinerna är inte tillämpade och beslutade av samhällsnämnden. Vi saknar, som en följd av ovan konstaterande brister, en fysisk inventering av upptagna konstföremål i översänd förteckning ur systemet "Nilex". Eftersom ingen heltäckande inventering gjorts av förvaltningen kan ingen avstänming göras av vad som verkligen finns i konununens ägo. Det går inte att bedöma om och hur konsten underhålls. Gåvor amnäls inte av förvaltningarna och registreras på grund av detta inte in i "Nilex". På grundval av ovan konstaterade brister är vår bedömning att samhällsnänmdens rutiner för en god intern kontroll inte är tillräckliga. Vi rekonunenderar att bristerna snarast åtgärdas. 5