Rapport över granskning avseende Jämtlands läns institut för landsbygdsutveckling i Ås Jämtlands läns landsting januari 2004
1 SAMMANFATTNING...2 2 INLEDNING...3 2:1 UPPDRAG...3 2:2 METOD...3 2:3 KORT BESKRIVNING AV VERKSAMHETEN...3 3 ÖVERSIKTLIG GENOMGÅNG AV EKONOMIRUTINER...4 3:1 RUTIN KONTANTFÖRSÄLJNING...4 3:2 RUTIN KREDITFÖRSÄLJNING...7 3:3 RUTIN LEVERANTÖRER...9 3:4 RUTIN VARULAGER...10 1
1 SAMMANFATTNING Vi har på uppdrag av landstingets revisionskontor granskat och bedömt om den interna kontrollen är tillfredställande vid Jämtlands läns institut för landsbygdsutveckling i Ås, JiLU. Granskningen har omfattat intäkts- och kostnadsredovisningen i verksamheten vid kök/cafeteria, mejeri, växthus/trädgård, stallar och ladugård. Åsbygdens naturbruksgymnasium utgör en stor del av verksamheten i JiLU med huvudsakligt syfte att bedriva undervisning. Det som produceras i undervisningen går i vissa fall att sälja inte bara internt inom skola och landsting utan också till allmänheten. För detta ändamål finns försäljningsställen i form av enklare butiker. Hantering av kontanta medel ställer alltid krav på bra redovisningsrutiner och god intern kontroll. Vi har vid granskningen av de ekonomiska rutinerna funnit att det finns vissa brister i den interna kontrollen. En förutsättning för god internkontroll är att det finns dokumenterade rutinbeskrivningar och att personalen har kännedom om dessa. De generella rutinbeskrivningar som finns inom landstinget kan enligt vår mening kompletteras med några verksamhetsspecifika rutinbeskrivningar för JiLU. Vi har i vår granskning konstaterat att kassaredovisningen och hantering av handkassa för närvarande inte uppfyller kraven i bokföringslagen och att tillräcklig internkontroll inte föreligger. Vi föreslår att en dokumenterad kassarutin tas fram och att en blankett för kassarapport utarbetas. Vidare anser vi att en rutin för inventering av varulager bör tas fram för att säkerställa god intern kontroll vid inventeringen av varulager. För att förbättra möjligheten till god intern kontroll i verksamheten anser vi också att den interna kontrollen i de ekonomiska rutinerna bör kompletteras med uppföljning av produktions- och försäljningsstatistik. Målsättningen med verksamheten är inte att i första hand bedriva affärsmässig försäljning i butik, utan utbildning och utveckling är prioriterat. För att bättre kunna kontrollera att alla intäkter redovisas i bokföringen anser vi att den interna kontrollen vad det gäller intäktsredovisningen bör förbättras. Vid vår granskning framkom att full ingående moms lyfts på alla inkommande fakturor. Eftersom JiLU s verksamhet består av både momspliktig och icke momspliktig omsättning, skulle vi rekommendera att en utredning görs av momshanteringen för att få en korrekt bedömning av vilken avdragsrätt som gäller för ingående moms. 2
2 INLEDNING 2:1 UPPDRAG Vi har fått i uppdrag av landstingets revisionskontor att granska och bedöma om den interna kontrollen är tillfredställande vid Jämtlands läns institut för landsbygdsutveckling i Ås, JiLU. Granskningen har omfattat intäkts- och kostnadsredovisningen i verksamheten vid kök/cafeteria, mejeri, växthus/trädgård, stallar och ladugård. 2:2 METOD Granskningen har utförts genom dokumentstudier och intervjuer. Verifiering har gjorts genom stickprov. 2:3 KORT BESKRIVNING AV VERKSAMHETEN JiLU har till uppgift att verka för att länets landsbygdsnäringar präglas av utveckling och förnyelse och gynnar därigenom en god hälsa och en positiv livsmiljö. JiLU s verksamhet stödjer länsinnevånarna med utbildning och utveckling där naturen är resurs. JiLU arbetar bland annat med följande medel: Ungdomsutbildningar inom naturbruk Vuxenutbildningar inom naturbruk Utvecklingsprojekt Entreprenörsinitiativ erbjuds uppmuntran och körskola Schematiskt beskrivning över JiLU s organisation och verksamheter finns i bilaga 1. 3
3 ÖVERSIKTLIG GENOMGÅNG AV EKONOMIRUTINER Ekonomifunktionen på basenheten består av tre personer vilka tar fram underlag till bokföringen och bokför dessa. In- och utbetalningar, löneutbetalning, moms- och uppbördsredovisning samt vissa avstämningar görs av personal på landstingets kansli. 3:1 RUTIN KONTANTFÖRSÄLJNING Det finns fyra kassaapparater och en handkassa. Kontantförsäljningen redovisas på olika sätt och ingen gemensam kassarutin finns upprättad. Nedan följer en kort beskrivning av hanteringen av de olika kassorna samt förslag till förbättringar. Restaurang Restaurangen har en kassaapparat vid ingången till matsalen. De flesta elever äter gratis medan andra gäster antingen betalar kontant, med betalkort eller med matkuponger. Det finns också möjlighet att få faktura. Matkuponger kan köpas i häfte om 10 st. Dessa häften rekvireras från landstingets kansli och är numrerade. Vid försäljning av ett häfte noteras nummer på häftet samt datum för försäljningen i en inbunden skrivbok. Inslagning i kassaapparaten ska göras på knapp avsedd för matkuponger. På kassaremsan kan man sedan se hur många kupongförsäljningar som varit och kontrollera detta mot notering i skrivboken. Det finns också noterat vilka nummer som JiLU har kvitterat ut från landstingets kansli. När matgäster sedan betalar med kupong slås ingen försäljning in i kassan utan kupongen tas endast emot. Kupongerna följer inte med i redovisningen av dagskassan. Kassan slås ut varje dag och dagens försäljning räknas ihop och pengarna läggs i en påse tillsammans med en kvittoremsa med z-nummer. Även betalkortsterminalen töms och kvitto sparas. Vid eventuella felslag noterar kassaansvarig orsak på baksidan av kvittot och bifogar kvittot med dagens redovisning. Påsen med pengar och kvittoremsa förvaras i kassaskåp tills redovisning sker. Varje vecka görs en total tömning av kassan. Kvitton från den dagliga tömningen, veckotömningen, kvitto för betalkorten, eventuella felslagskvitton och pengar lämnas sedan till ekonomiavdelningen där personal kontrollräknar pengarna, kontrollerar att försäljningen enligt de dagliga kassatömningarna stämmer med veckotömningen och bokför försäljningen i huvudbok. Personal på ekonomiavdelningen gör kontroll av att kvittoremsorna finns i obruten z- nummerföljd. 4
Rösta Café Rösta Café har öppet under sommaren och vid speciella tillfällen såsom exempelvis julmarknad och öppet hus. Övriga tider på året har caféet endast öppet för personal, samarbetspartners och bokade grupper/konferenser. Caféet serverar då förmiddagsoch eftermiddagskaffe. När Caféet har öppet för allmänheten används en kassaapparat med login signaturer där det framgår vem som gjort vad i kassan. Kassan slås då ut varje dag, pengar räknas och en kvittoremsa med z-nummer sparas. Även betalkortsterminalen töms och kvitto sparas. Vid eventuella felslag noterar kassaansvarig orsak på baksidan av kvittot och bifogar kvittot med dagens redovisning. Pengar och insättningsuppgift lämnas till lantbrevbäraren som hämtar detta när behov finns. Varje vecka görs en total kassatömning. Kvitton från den dagliga tömningen, veckotömningen, kvitto för betalkorten, eventuella felslagkvitton och insättningsuppgift lämnas sedan till ekonomiavdelningen där personal kontrollräknar att försäljningen enligt de dagliga kassatömningarna stämmer med veckotömningen och bokför försäljningen i huvudbok. Personal på ekonomiavdelningen gör också kontroll av att kvittoremsorna finns i obruten z- nummerföljd och kontrollerar att insättningsuppgifter stämmer mot postens redovisning. Vid övriga öppet tider slås inte kassan ut varje dag dock minst en gång i veckan. I övrigt är rutinen densamma som ovan. Personal som fikar har kostavdrag vilket innebär att ingen försäljning slås in i kassan. Betalning sker via löneavdrag. Det finns enligt uppgift några i personalen som inte vill ha kostavdrag utan väljer att betala kontant för de gånger de fikar. När det inte finns kassapersonal på plats förekommer det att betalning för fika läggs i en burk. Denna försäljning slås sedan in som en klumpsumma i kassaapparaten. Några gäster som återkommer regelbundet vill betala på faktura för detta finns en lista att skriva på upp namn och belopp. Denna lista blir sedan underlag för en samlingsfaktura. Växthus Växthuset har begränsade öppettider och är stängt under flera månader per år. Kassan slås inte ut varje dag men pengarna kontrollräknas mot dagens försäljning och läggs i kassaskåp tillsammans med kvitto för betalkorten. När kassan slås ut sparas kvittoremsa och pengarna räknas och lämnas tillsammans med insättningskvitto till lantbrevbäraren. Under säsong töms kassan varje vecka. Kvitton från den dagliga tömningen, veckotömningen, kvitto för betalkort och insättningsuppgift lämnas sedan till 5
ekonomiavdelningen där personal kontrollräknar att försäljningen enligt de dagliga kassatömningarna stämmer med veckotömningen och bokför försäljningen i huvudbok. Eventuella felslagskvitton lämnas inte med redovisningen. Personal på ekonomiavdelningen gör också kontroll av att kvittoremsorna finns i obruten z- nummerföljd och kontrollerar att insättningsuppgifter stämmer mot postens redovisning. Sommarvikarier brukar inte kvittera ut växelkassa vilket innebär att det är ordinarie kassaansvarig som står risken vid eventuella kassabrister. Den kassaapparat som fanns vid granskningstillfället hade en kassalåda som inte var möjlig att låsa. Personalen arbetar mestadels ute i växthuset och har inte uppsikt över kassaapparaten hela tiden. Mejeri Mejeriet har en kassaapparat i gårdsbutiken. Varje dag görs ett utslag i kassan för att kontrollera dagens försäljning. Det kvitto som erhålls vid detta utslag skickas ej med i den slutliga redovisningen som sker några gånger i månaden. Pengarna räknas och stäms av mot dagens försäljning. Med jämna mellanrum lämnas pengar och insättningsuppgift till lantbrevbäraren. Några gånger i månaden görs en kassatömning och kvittoremsa, kvitto från betalkort, kopia på inlämningskvitton och eventuella felslag lämnas till ekonomiavdelningen för kontering och bokföring i huvudbok. Personal på ekonomiavdelningen gör kontroll av att kvittoremsorna finns i obruten z- nummerföljd och att insättningsuppgifter stämmer mot postens redovisning. Eftersom kassan inte töms och dokumenteras dagligen kan man inte följa försäljningen dag för dag. Både växthuset och mejeriet har tryckt upp presentkort för försäljning. Presentkorten redovisas som försäljning vid säljtillfället. När presentkortet sedan löses in registreras ingen försäljning i kassan. Handkassa Det finns en handkassa hos ekonomiansvarig på JiLU. Den förvaras i låst kassaskåp. Handkassan används både för inbetalningar och för utbetalningar. Kassan redovisas en gång i månaden till länsutvecklingsförvaltningens kansli. Ekonomiansvarig fyller i en kassarapport där insättningar och uttag framgår. Underlag skickas tillsammans med kassarapporten, kontrolleras och bokförs av Länsutvecklingsförvaltningens kansli. Enligt samtal med ekonomiansvarig har inte växelkassorna på JiLU inventerats av någon från ekonomiavdelningen. 6
Sammanfattande kommentarer: Det saknas dokumenterade rutiner för hur kassaredovisning ska utföras och vilka interna kontroller som ska genomföras. Vi föreslår att en rutin utarbetas för detta. Enligt bokföringslagen 5 kap 2 skall kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser skall bokföras så snart det kan ske. Vi har i vår granskning noterat att kassaredovisningen och hanteringen av handkassan för närvarande inte uppfyller detta krav. Vi föreslår att en blankett för kassarapport tas fram. Kassa bör tömmas dagligen och redovisas på en kassarapport som förslagsvis innehåller uppgifter om försäljning, eventuella avvikelser, signatur från den som ansvarat för kassatömningen samt visa avstämning av växelkassan. Underlag från kassatömningen ska också bifogas kassarapporten. Försäljning av presentkort är en ny företeelse och vi föreslår att en rutin upprättas och kassapersonal informeras hur försäljning ska redovisas i kassan och i bokföringen. Vid försäljning av presentkort ska en skuld bokas upp. När sedan presentkortet löses in bokförs försäljning och moms och skulden minskas. Presentkortet läggs med i kassaredovisningen. För att kunna stämma av skulden måste presentkorten vara numrerade. Vid vår granskning framkom att någon avstämning inte görs av sålda matkuponghäften mot erhållna häften samt att försäljning av matkuponghäften inte alltid slås in på avskiljbart sätt i kassan. För att förbättra den interna kontrollen föreslår vi att försäljning av matkuponghäften slås in på avsedd knapp i kassan och att försäljningen stäms av mot den sidoordnade redovisningen över vilka häften som sålts och vilka som finns kvar i lager. Eftersom matkupongerna gäller inom hela landstinget är det inte möjligt att boka upp en skuld vid försäljningstillfället. Kassalådan i växthuset går inte att låsa. Vi anser att kontanter bör kunna låsas in. 3:2 RUTIN KREDITFÖRSÄLJNING JiLU använder landstingets faktureringsrutin. Några egna rutinbeskrivningar anpassade till den specifika verksamheten finns inte. JiLU fakturerar en rad olika varor och tjänster både momspliktiga och momsfria. Som exempel kan nämnas kursverksamhet, mat, konferenser, snöröjning, boende på elevhemmet, avverkningsuppdrag, stallhyra och utbildningsplatser. Nedan följer en förenklad rutinbeskrivning av faktureringsrutinen. 7
Fakturaunderlag fylls i och lämnas till faktureringsansvarig. Faktureringsansvarig kontrollerar underlaget och skickar tillbaka detta om kontering eller andra uppgifter verkar felaktiga. Underlaget läggs in i Raindance och tilldelas en speciell nummerserie för JiLU. Fakturakopia skrivs ut och sorteras in i nummerordning tillsammans med underlag. Originalfaktura skrivs ut centralt och skickas direkt till kund. Vid tillfällen när faktura ska skickas tillsammans med en bilaga skrivs dessa fakturor ut centralt och skickas tillbaka till JiLU för vidarebefordran till kund. Betalningsbevakning görs med hjälp av Svea Inkasso i landstingets centrala kravrutin. Vid granskningen framkom att de olika försäljningsställena använder varierande system för att hålla reda på vilka intäkter som ska faktureras. Vid ett försäljningsställe användes post it lappar, uppklistrade på en dörr som underlag för vad som senare skulle föras över på ett fakturaunderlag och slutligen bli en faktura. Enligt samtal med faktureringsansvarig sker fakturering så snart underlag inkommit. De tidigare problemen med eftersläpning av fakturering förekommer numera mycket sällan. Däremot kan det ibland hända att det dröjer innan fakturaunderlaget kommer faktureringsansvarig tillhanda. Det råder viss osäkerhet hos ekonomipersonalen över hur osäkra kundfordringar ska hanteras och bedömas och vem som har ansvaret att skriva av eller ner en kundfordran. Om kunder inte betalar fakturorna får ansvariga inte veta detta vare sig av ekonomiansvarig på basenheten eller av Länsutvecklingsförvaltningens kansli. Sammanfattande kommentarer: Vår granskning visade att JiLU använder landstingets blankett för fakturaunderlag. Fakturering sker löpande så snart underlag lämnats in för fakturering. Vi kan konstatera att försäljningsställena har olika system för hantering av uppgifter som sedan ligger till grund för faktureringsunderlag och faktura. För att förbättra faktureringsrutinen föreslår vi att uppgifter för fakturering förs in på landstingets fakturaunderlag och sätts in i pärm. Enligt vår mening behövs ett klargörande om ansvarsfördelning vid bedömning och reservering av osäkra kundfordringar. För att minska risken för osäkra kundfordringar kan ansvariga exempelvis erhålla information regelbundet vilka kunder som är dåliga betalare antingen från ekonomiansvarig på basenheten eller från Länsutvecklingsförvaltningens kansli. 8
3:3 RUTIN LEVERANTÖRER JiLU använder landstingets leverantörsrutin. Beställningar görs av respektive verksamhet och godkännes av verksamhetsledare/ansvarig utifrån upprättad lista över beslutsattestanter. Nedan följer förenklad rutin leverantörer: Faktura anländer med posten och öppnas i receptionen. Fakturan åsätts ankomstdatum Faktura lämnas till ekonomiavdelningen som ankomstregistrerar i leverantörsreskontran Faktura skickas för attest och kontering Faktura åter till annan person på ekonomiavdelningen som kontrollerar kontering och attester samt godkänner för betalning i systemet. Betalning görs av länsutvecklingsförvaltningens kansli Månatlig avstämning av leverantörsreskontra mot huvudbok görs av Länsutvecklingsförvaltningens kansli. Enligt samtal med ekonomiansvarig lyfts full ingående moms på alla inkommande fakturor förutom billeasing där halv ingående moms lyfts. Sammanfattande kommentarer: Vår stickprovsgranskning visade att rutinen fungerar tillfredställande och att god intern kontroll upprätthålls. Vid granskningen framkom att lista över beslutsattestanter inte var fullständigt uppdaterad då en person ersatts. Vid vår stickprovsgranskning framkom att full ingående moms lyfts på alla inkommande fakturor. Eftersom JiLU s verksamhet består av både momspliktig och icke momspliktig omsättning, skulle vi rekommendera att en utredning görs av momshanteringen för att få en korrekt bedömning av vilken avdragsrätt som gäller för ingående moms. 9
3:4 RUTIN VARULAGER Under verksamhetsåret förs ingen lagerredovisning. Lager bokas vid årsskiftet efter utfall från inventering. De kostnadsställen som inventerar sina lager är mejeri och växthus på Rösta och Torsta gårdsbruk. Inventeringen utförs i direkt anslutning till bokslutsdagen och dokumenteras på inventeringslistor. Det finns ingen dokumenterad inventeringsinstruktion att tillgå. Mejeri Lager består av egentillverkad komjölks- och getost samt övriga varor som bland annat vinäger, chutney och marmelad. Det finns också ett lager av glasburkar och flaskor. Den egentillverkade getosten vägs och en genomsnittsvikt beräknas per ost. Därefter räknas antal ostar. Övrig ost räknas och vägs. Lager ostar värderas till lägsta möjliga försäljningspris. Övriga egentillverkade varor värderas också efter lägsta möjliga försäljningspris. Detta pris är inte beräknat utifrån tillverkningskostnad utan är marknadsanpassat. Det innebär att man har undersökt vilka priser konkurrenter har och därefter värderat varorna till högst detta pris. Eftersom elever är med i tillverkningsprocessen brukar försäljningspriset sättas något under marknadspriset. Priset som används för lagervärdering är dock inte reducerat med en beräknad bruttomarginal. Inköpta varor är värderade till inköpspris. Det har inte gjorts någon beräkning av vad det kostar att framställa ost men kostnaden skulle bli mycket högre än försäljningspriset enligt ansvarig för mejeriet. Det förs inte någon statistik eller uppföljning över vad som produceras i mejeriet. Det finns uppgift på hur mycket mjölk som köpts in men det görs ingen beräkning hur mycket av denna mjölk som blir färdig ost. Ingen avstämning görs heller vilken försäljning det har varit i jämförelse med vad som har producerats. Växthus Lager består bland annat av utställningsväxter, moderplantor, diverse växter för försäljning, blomkrukor, julkorgar, dekorationsmaterial, jord, gödsel, trädgårdstillbehör, keramik, vykort och naturprodukter. Utställningsväxter är inköpta och värderas till ett snittinköpspris. Moderplantor är ursprungligen inköpta och används för att ta sticklingar. De värderas till snittinköpspris. Växter till försäljning är mestadels inköpta och värderas till snittinköpspris. Övriga produkter är inköpta och lager värderas till senaste inköpspris. I växthuset finns också ett antal smådjur t. ex möss, kaniner, fåglar, ödla, sköldpaddor och ormar. Dessa djur är inte med i inventeringen. 10
Vid inventeringen går personal runt i lokalerna och räknar antal varor. En individuell inkuransbedömning görs i samband med inventeringen och endast varor som bedöms vara möjliga att sälja tas med. Resultatet sammanställs på en inventeringslista. Kontroll av inventeringslista från föregående års inventering visade att krukor var redovisade i en klumpsumma. Personalen hade dock sparat underliggande dokumentation där post för post framgick. Det förs inte heller här någon statistik eller uppföljning över vad verksamheten producerar och sedan säljer. Vid granskningstillfället gjordes inga kalkyler vad blommor och växter kostar att producera. Exempelvis driver växthuset upp olika blomplant. Försäljningspriset är baserat på marknadspris och inte tillverkningskostnad. Vid prissättning beaktas alltid marknadspriset för att JiLU inte ska anses bedriva konkurrerande verksamhet. Torsta gårdsbruk Lager består av djur, egenproducerat foder, inköpt foder, bränsle och olja. Djuren värderas enligt RSV:s senaste taxeringsanvisningar för djurvärden. Egenproducerat foder är värderat till ett branschsnitt enligt uppgifter i facktidningar. Inköpt foder, bränsle och olja är värderat till senaste inköpspris. Enligt ansvarig för verksamheten har lagret hög omsättningshastighet och ingen inkurans bedöms föreligga. Vid inventeringen delades gården in i olika ansvarsområden. Innehåll i Silo och spannmålsfickor beräknades genom att räkna volymvikt. Det finns noterat hur många hölass som körts in och hur många hölass som tagits ut och vad varje vagn rymmer och därmed kan lager hö fastställas vid inventeringen. Spannmål inventeras med hjälp av senaste inköpta vikt i fickorna och uppskattad åtgång. Oljor och bränsle läses av mot mätare och djuren räknas. Enligt ansvarig för gårdsbruket används allt egenproducerat foder i den egna verksamheten. Uppföljning av mjölkkor görs grundligt och all mjölk som produceras mäts. Mjölken levereras till mejeriet som framställer mjölkprodukter till restaurangen och tillverkar ost. Överbliven mjölk som inte behövs i mejeriet säljs till Milko. Vid leverans av mjölk till Milko noteras antal liter och detta följs sedan upp och stäms av mot erhållen mjölklikvid. 11
Sammanfattande kommentarer: Lager inventeras en gång om året. Vi kan konstatera att dokumenterad inventeringsrutin saknas. Det förs i de flesta fall inte någon statistik eller görs någon uppföljning över vad de olika verksamheterna producerar, använder i den egna verksamheten eller säljer. Vi anser att intäktskontrollen kan förbättras genom att ha bättre uppföljning av vad som produceras och säljs. Östersund den 19 januari 2004 Deloitte & Touche AB Carina Ringdahl Auktoriserad revisor 12