KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Kultur- och fritidsnämnden Tid och plats: Kultur- och fritidsnämnden kallas till sammanträde 2016-04-19 13.15 i Stora mötet, Koordinaten Patrik Renfors Ordförande Agnetha West Sekreterare Nr Ärendemening Sidnr Nr 1 Budgetuppföljning per mars 2 Nr 2 Delgivningar 5 Nr 3 Redovising av delegationsbeslut 8 Nr 4 Förvaltningschefens rapport Nr 5 Ordförande informerar Nr 6 Balanslista 9 Efter ordinare nämndsammanträde, som är öppet för allmänheten, fortsätter nämnden med gruppdiskussioner om prioriteringar mål och budget 2017.
Tjänsteskrivelse 1(1) Datum Dnr 2016-04-11 KFN.2016.4 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Kultur- och fritidsförvaltningen Conny Zetterlund 0155-383 56 Kultur- och fritidsnämnden Budgetuppföljning 2016 1. Kultur- och fritidsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens beslut Godkänna rapporten om ekonomisk uppföljning för mars 2016 2. Sammanfattning Periodens budgetavvikelse är +213 tkr Prognosen är +18 tkr När det gäller intäkter så faktureras idrottsplatsen i april. Vårens biljettintäkter ökar eftersom biljetterna till vårens arrangemang är sålda. Lägre personalkostnader beror på sjukfrånvaro och arbete med andra uppgifter. Förändrad hyra av Ramdalens sim och sporthall p.g.a. felräkning av hyresbeloppet leder till behov av korrigering av internbudget. Arbetsförmedlingens lokalhyra på Koordinaten kommer att korrigeras av kommunstyrelseförvaltningen nästa månad. De fyra perspektiven: ekonomi, brukare/kund, personal/medarbetare och verksamhet/kvalitet finns beskrivna i ekonomirapporten. Beskrivningar utifrån perspektiven kommer att finnas med i alla årets uppföljningar.. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad 2016-04-11 Ekonomisk rapport för mars 2016 -- Conny Zetterlund Förvaltningschef Pia Westlin Administrativ handläggare Beslut till: Kommunstyrelseförvaltningen för åtgärd Kultur- och fritidschefen för kännedom Administrativ handläggare för kännedom Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se
Kultur- och fritidsnämnden mars 2016 Verksamhetsrapport V2 helårsprognos Kommentarer: Helårsprognos 2016 Ack utfall jan-mars 2016 Verksamhet Anslag Intäkt Kostnad Avvikelse Anslag Intäkt Kostnad Avvikelse 11 Stöd till pol partier 527 0-509 18 132 0-119 13 24 Turism, konsumentinfo 1 087 20-1 008 99 272 0-156 115 30 Gemensam administration 835 139-925 48 209 52-202 59 32 Fritid 2 012 0-2 012 0 503 0-496 7 33 Kultur 7 610 905-8 430 85 1 902 248-2 092 58 34 Idrotts- och fritidsanläggningar 13 239 450-13 897-208 3 310 90-3 462-62 35 Fritidsgård 2 088 95-2 207-24 522 36-579 -21 36 Café/uthyrning 0 966-966 0 0 292-247 45 44 Grundskola 0 0 0 0 0 0-1 -1 27 398 2 575-29 955 18 6 850 718-7 355 213 Ekonomi (verksamhetsnivå) Den ackumulerade budgetavvikelsen för perioden är +213 tkr. Prognos för året är +18 tkr (åtgärd efter sänkt löneökningsantagande med 0,2 % under 2016). Personalkostnaderna har varit lägre än budgeterat under perioden, främst för verksamheterna turism, gemensam administration och kultur. Orsak är sjukfrånvaro samt arbete med andra uppgifter/projekt. Planhyror för idrottsplatsen jan- mars faktureras i april och ger ett underskott på intäkterna för idrotts- och fritidsanläggningar. Till underskottet bidrar också att budgeten för hyran av Ramdalens sim och sport inte stämmer överens med det faktiska utfallet. Nytt beslut om internbudget behöver eventuellt tas, avvaktar i väntan på resultat av andra faktorer som kan påverka budgeten. Förstärkning av administrationen genom omfördelning av personal från fritidgården ger ett underskott på fritidgården då vikarier har ersatt omfördelad personal. Café och uthyrning har haft högre intäkter än budgeterat då bokningar är en säsongsbetonad verksamhet med topp i mars/april och september/oktober. Brukare / kund Ökat antal besökare på Koordinaten, nyanlända/asylsökande står för den största delen. Många barn och unga tillbringar en stor del av sin fritid på Koordinaten. En fritidsledare på 50 % har anställts för att möta de ökade behoven, kompensation för detta ska komma från kommunstyrelseförvaltningen. Fortsatt samverkan med Kommuncenter. Planering pågår för de årliga värdskapsutbildningarna. Bibliotekets hemsida är omarbetad och numera responsiv. Personal / medarbetare Oplanerade händelser och flertalet vakanser på personalsidan under 2015 har lett att arbetsmiljön för personalen varit och är fortfarande till viss del ansträngd med hög arbetsbelastning och svårigheter att ta ut överskottstid i ledighet. För att komma till rätta med detta och arbeta för att sjukfrånvaron inte ska öka har ett prioriterat arbete kring arbetsmiljön påbörjats med resultatet från medarbetarenkäten som grund, översyn av rutiner/manualer och intern information samt uppstart av processanalys om fördelning/ omfördelning av personalresurserna. En viktig förutsättning för att verksamheternas planering ska kunna genomföras är att säkerställa bemanningen därför har en vikarie till turism och en timanställd som kan arbeta vid behov rekryteras.
Verksamhet / kvalitét Kartläggning av arbetsprocesser är gjord och har sammanställts i en årsplan. Ska vara underlag vid ny framarbetad metod för fördelning av personalresurserna för att säkra att verksamheternas arbete följer beslutade verksamhets- och handlingsplaner. Den nya metoden används också för att få en bra struktur på det systematiska arbetsmiljöarbetet med bl a riskbedömningar. Arbetet med kulturplan för Oxelösund kommun har återupptagits. Arbete med strategi för besöksnäringen i Oxelösund kommer att starta inom kort. I övrigt fortsätter verksamheten enligt planering. Ansvarsrapport RR per Kontogruppering Årsbudget Årsprognos Diff Ack budget Ack utfall Ack diff I Intäkter Avgifter 31100-31990 395 395 0 99 131 32 I Intäkter Bidrag 35100-35999 935 954 19 234 283 50 I Intäkter Övrigt rest kkl 3 1 226 1 226 0 306 304-3 I Intäkter Anslag 39990 27 398 27 398 0 6 849 6 850 0 Summa: I Intäkter 29 954 29 973 19 7 488 7 567 79 K Kostnader Personal 50000-56330 -9 186-8 979 207-2 297-2 024 273 K Kostnader Lokaler 60110-20, 61320-13 831-14 039-208 -3 458-3 507-49 K Kostnader Köp av verksamhet 46300-80 -1 040-1 040 0-260 -227 33 K Kostnader Övrigt rest kkl 4-8 -5 897-5 897 0-1 474-1 597-123 Summa: K Kostnader RAPPORT- TOTAL -29 954-29 955-1 -7 489-7 355 134 0 18 18 0 213 213 Ekonomi (kontogruppsnivå) Den ackumulerade budgetavvikelsen för perioden är +213 tkr. Prognos för året är +18 tkr. Avgiftsintäkterna har varit högre än budgeterat då biljetter till vårens alla evenemang är sålda (säsongsverksamhet). Högre utfall på bidrag genom att en lönebidragsanställning tillkommit. Avtal med Arbetsförmedlingen för hyra av rum är inte klart, hyran är fakturerad och intäkterna har bokförts på kommunstyrelseförvaltningen, det ger ett underskott på övriga intäkter. Personalkostnaderna har varit lägre än budgeterat under perioden. Orsak är sjukfrånvaro samt arbete med andra uppgifter/projekt. Kostnader för lokaler har varit högre än budgeterat, se tidigare kommentar om hyran för Ramdalens sim och sport. Verksamheten på Ramdalens idrottsplats har inte varit igång för fullt och det ger ett överskott på de budgeterade kostnaderna för köp av verksamhet från Kustbostäder. Underskott på övriga kostnader beror till största delen på prenumerationer av tidningar och tidskrifter till biblioteket för hela 2016, 75 tkr. Bidrar till underskottet gör också elkostnaderna för idrottsplatsen som är högre under januari-mars och november-december, 25 tkr Bytet av bibliotekssystemet under 2015 har gett fortsatt ökat behov av utbildning och kostnaderna för detta har varit högre än budgeterat, 10 tkr.
Sammanträdesprotokoll Blad 1 (1) Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden 2016-04-19 (4) Dnr KFN.2016.2 Delgivningar Kultur- och fritidsnämndens beslut elgivningar läggs till handlingarna. Delges: Oxelösunds föreningsråd 2016-03-16 Skrivelse gällande skateprojektet i Oxelösund Kommunfullmäktige 2016-03-30 Kf 27 - Beviljande av ansvarsfrihet för kommunens verksamheter 2015 Utdragsbestyrkande
OXELÖSUNDS FÖRENINGSRÅD 2016-03-16 Oxelösunds kommun OXELOSL1 K. y,)i,j 613 81 Oxelösund l z016 * 3-1 7 hcindi.^' Angående Skateprojektet Oxelösund. [_ an-if Nu är det tidig vår 2016. Omkring årsskiftet 2014-2015 lovade Patrik Renfors att för oss presentera ett förslag till definitiv lösning på det för alla så olyckliga Skateprojektet senast tidig vår 2015. Så skedde inte och mer än ett år har gått utan att vi hört eller sett något förslag från Patrik. Under åren har vi dock haft ett antal kontakter med Magnus Pettersson och Conny Zetterlund, m fl som i början handlade om att fä anläggningen godkänd, besiktigad och få den sista utbetalningen frånjordbmksverket verkställd. Detta är nu klan. Vid det senaste mötet fick vi uppfattningen att ärendet skulle tas upp snarast och att vi i varje fall efter någon månad in på nya året skulle få höra något i ärendet. Så har inte skett. Egentligen behöver vi väl inte repetera vad som hänt men: l. Länsstyrelsen och jordbruksverket godkände ej kommunens inbetalning på 300 000.-kr som likviditetsstöd för att detta ej framgår av kommunstyrelsebeslutet och att inget avtal om detta upprättats med föreningsrådet. 2. De 300 000.-kr överfördes till vårt konto men förskingrades omgående därifrån. 3. För att klara entreprenörs- och leverantörsfakturor upptogs ett lån i Sparbanken. Då hade varken vi eller kommunen ännu kännedom om myndigheternas ställningstagande (se pkt l). Når detta blev känt försvann säkerheten för lånet och banken sa upp detta till omgående betalning. Föreningsrådet saknar som bekant medel att lösa lånet och nu sedan lång tid växer det med låneräntan. 4. Banken har hela tiden hållits, av oss, informerad om läget och har uppfattningen att lånet bör lösas av kommunen. 5. Föreningsrådets styrelse har, tycker vi, oförskyllt förlorat medlemmarnas förtroende och kommer därför att föreslå medlemmarna vid kommande årsmöte att föreningen upphör så snart denna fråga är löst. Detta är förankrat vid ett medlemsmöte. 6. Vi, som är satta att hantera denna fråga, känner en stor oro och olust över att detta inte bringas till en slutlig lösning och överväger nu på allvar att försätta föreningen i konkurs. Det är inte orimligt att banken kan ha uppfattat kommunen som, ej utsagt, men dock borgenär för lånet. Styrelsen för Oxelogupds föreningsråd ^^i\u_ Tom Linder /enligt uppdrag
Sammanträdesprotokoll Blad 6 (26) Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 2016-03-30 Kf 27 Dnr KS.2016.45 Beviljande av ansvarsfrihet för kommunens verksamheter 2015 Kommunfullmäktiges beslut Kommunens verksamheter beviljas ansvarsfrihet för 2015. Sammanfattning De av fullmäktige utsedda revisorerna har granskat den verksamhet som under 2015 bedrivits i styrelsen, nämnderna, de gemensamma nämnderna och som utsedda lekmannarevisorer även granskat verksamheten i kommunens helägda företag. Revisorerna tillstyrker att fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för styrelse, nämnder samt enskilda ledamöter i dessa organ. De tillstyrker även att fullmäktige godkänner kommunens årsredovisning för 2015. Den är i allt väsentligt upprättad i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Beslutsunderlag Revisionsberättelse för år 2015 för Oxelösunds kommun.pdf Granskningsrapport för år 2015 FÖRAB Granskningsrapport för år 2015 Kustbostäder.pdf Granskningsrapport för år 2015 Oxelö energi.pdf Granskningsrapport för år 2015 Oxelö energi.pdf Dagens sammanträde Ordföranden för kommunrevisionen Agneta Rönn (M) föredrar ärendet. Utdragsbestyrkande
Sammanträdesprotokoll Blad 1 (1) Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden 2016-04-19 (5) Dnr KFN.2016.3 Redovising av delegationsbeslut Kultur- och fritidsnämndens beslut Godkänna redovisning av delegationsbeslut. Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av Kultur-och fritidsnämnden antagen delegationsordning. Dessa beslut skall redovisas till Kultur- och fritidsnämnden. Redovisningen innebär inte att Kultur-och fritidsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det Kultur-och fritidsnämnden fritt att återkalla en lämnad delegation. Beslutsfattare Beslutsdatum Punkt i del. ordn Beslutets innehåll i korthet Conny Zetterlund 2016-03-08 E.2 Partnerskaps och reklamöverenskommelse med Borox Conny Zetterlund 2016-03-11 E.2 Partnerskaps och reklamöverenskommelse med SSAB Conny Zetterlund 2016-04-11 E.2 Partnerskaps och reklamavtal med ICA Kvantum Oxelösund Beslutet hittas Avtalsdatabasen Avtalsdatabasen Avtalsdatabasen Utdragsbestyrkande
Kultur- och fritidsnämndens balanslista 2016 2016-04-19 Ärende Ansvarig Beslut Sammanfattning Uppföljning Strategi för besöksnäringen i Oxelösund Kulturplan Oxelösund Kultur- o fritidschef turistansvarig Kultur- o fritidschef Kultursekreterare Dec 2014 Processen startar i september 2016 Löpande Maj 2014 Sept 2014 Budgetuppföljning Kultur- och fritidschef 2015-11-12 62 2016-03-15 Delaktighet barn och unga, eldsjälar, föreningar studieförbund remiss till UN, VON, MSN antas i KF Uppdrag att utreda kostnadsstället för ekonomistödet, om det ska ligga på finansförvaltningen eller nämnden. Löpande Maj 2016 Uppföljning intern kontrollplan Slutredovisning Oxelö skärgård Slutredovisning Ålö-projektet Kultur o fritidschef Adm.handl. Uppföljning av internkontrollplanen 2016 April och september Kultur o fritidschef 2010 Görs när projektet är avslutat Våren 2016 Kultur o fritidschef, Oxd hembygdsför 2010 Leader Kustlinjen projektet Ålö skärgårdshemman avslutas. Nu sköts Ålö av hembygdsföreningen enligt nyttjanderättsavtal med Oxd kommun. Våren 2016 Fastställande av dokumenthanteringsplan Uppdrag att utreda frågan om barnkonsekvensanalyser i samtliga beslutsunderlag till nämnden Nämndsekreterare Delegationsordning Kultur- och fritidschef 2016-02-15 Revidering av dokumenthanteringsplan Våren 2016
Kultur- och fritidsnämndens balanslista 2016 2016-04-19 Taxor och avgifter 2017 Kultur- och fritidschef 2016-04-19 Revidera taxor och avgifter för 2017. Ingår i budgetarbetet. Ny taxa för förråd på IP. Göra omvärldsanalys. Jämföra med 2016. Mål och budget 2017-2019 2016-02-15 2016-04-19 Information Diskussion och beslut Revidering av reglerna för bidrag till föreningar Ta i anspråk investeringsmedel för 2016 Riktlinje för samverkan mellan utbildnings- vård och omsorgs- och kultur och fritidsförvaltningen Information om upphandlingen av drift och skötsel vid ramdalens IP från juli 2016-juni 2017 Rapport om arbetsmiljö 2015 Uppföljning av målstyrning och roller Intern kontrollplan 2017 Konvertering för biblioteket till nationellt klassifikationssystem Dewey Kultur- och fritidschef 2016-03-15 Förslag på kontrollmoment som t.ex. stickprov samt tillägg om förtroendevalda revisorer Kultur- och 2016-04-19 Ge kultur- och fritidschefen i uppdrag att använda fritidsnämnden investeringsmedel som är avsatta för 2016. Kultur- och fritidschefen Kultur och fritidschefen Kultur- och fritidsnämnden Kultur o fritidschef Samarbeten mellan förvaltningar gällande barn och ungdomar. Anmälningsplikt gällande barn som far illa. Information om nuläget. Upphandlingen görs tillsammans med Kustbostäder och Kommunstyrelseförvaltningen. 2016-05-30 Kultur- och fritidschefen informerar om arbetsmiljöfrågor för 2015 Information 19 mars 30 maj 2016 April 2016 30 maj 2016 2016-02-15 2016-03-15 Sker en gång per år Dec 2016 Utifrån balanslistor och förslag välja moment till intern kontrollplan för nämnden 2017 Systemet finns i Europa och delar av de svenska biblioteken. Blir nytt system för alla folkbibliotek. Dec 2016 2017