för administrativa utvecklingsprojekt vid Uppsala universitet
Innehållsförteckning 1. Syfte och bakgrund 3 2. Projekt som arbetsform 3 3. Projektportföljen kriterier och funktion 3 Projekt som inte är portföljprojekt 3 4. Projektprocessen 4 Förstudiefas 5 Genomförandefas 5 Avslutande fas 6 5. Projektorganisation 6 Portföljledning 6 Projektägare 6 Styrgrupp 7 Projektledare 7 Projektgruppen 7 Referensgrupp 7 Projektkontor 8 6. Dokumentmallar 8 Idébeskrivning 8 Förstudierapport 8 Projektdirektiv 8 Projektplan 8 Statusrapport 9 Slutrapport 9 2
1. Syfte och bakgrund För att få en samlad överblick och styrning på universitetsövergripande administrativa utvecklingsinitiativ har universitetsdirektören beslutat om en ny styrmodell för utveckling (UFV 2015/611). En portföljledning övergripande ansvar för den gemensamma projektportföljen. Som stöd för verksamheten har ett projektkontor inrättats vid planeringsavdelningen. Det arbete som görs i utvecklingsprojekt utanför den gemensamma projektportföljen är också tänkt att ha nytta av den gemensamma projektmodellen. Denna modell kan användas av alla inom universitetet som vill ha stöd i att arbeta på ett strukturerat sätt med utveckling. Handboken beskriver förutsättningar och ramar för den framtagna modellen. 2. Projekt som arbetsform Arbete i projektform möjliggör en kraftfull utvecklingsinsats under en begränsad tid. I ett projekt har man möjlighet att komma långt under kort tid i större frågor genom att kraftsamla resurser. Några saker som utmärker ett projekt är bland annat att det har ett klart definierat mål är tidsbegränsat har en egen organisation har en egen budget 3. Projektportföljen kriterier och funktion Genom att samla pågående projekt i en gemensam portfölj får portföljledningen en samlad bild av projektens status och kan använda underlaget i sin strategiska styrning. Några kriterier för de projekt som ingår i projektportföljen är att de involverar fler än en avdelning, har stor påverkan på organisationen, är av stor strategisk och ekonomisk betydelse, kräver samordning från flera områden. Med kriterierna som utgångspunkt tar universitetsdirektören, efter beredning i portföljledningen, beslut huruvida ett projekt ska ingå i portföljen. Projekt som inte är portföljprojekt Utvecklingsprojekt som inte ingår i projektportföljen kan fritt använda och modifiera den framtagna projektmodellen och mallarna utifrån sina behov, se bild 2 avsnitt 4, Generell process för projekt. Projektkontoret stödjer även de här projekten. 3
4. Projektprocessen Processen för portföljprojekt beskriver modellen för hur ett projekt genomförs från idé till införande i tre faser; förstudie, genomförande och avslut. Dessutom beskrivs olika roller, de mallar som ska användas samt de centrala beslutspunkterna. Process för portföljprojekt Behov Krav Idéer Verksamhet Införande Projekt Idébeskrivning Organisera Styrgrupp Överlämna Förstudie Genomförande Avslut Statusrapporter Slutrapport Projektdirektiv Projektplan Förstudierapport Projektkontor Portföljledning Bild 1 Generell process för projekt Behov Krav Idéer Verksamhet Införande Projekt Idébeskrivning Organisera Styrgrupp Överlämna Förstudie Genomförande Avslut Slutrapport Projektdirektiv Projektplan Förstudierapport Bild 2 Projektkontor 4
Förstudiefas Processen startar med att det finns ett behov och en idé om en önskad utveckling i verksamheten. Det kan också finnas externa krav som resulterar i att ett projekt startas. I idébeskrivningen fångas de första idéerna kring ett projekt vilket blir en start på förstudiefasen. En förstudie syftar bland annat till att säkerställa att projektet bidrar med nytta till verksamheten, att det inte krockar med andra initiativ och att det finns rätt förutsättningar för att projektet ska lyckas. Den ska belysa olika perspektiv och lösningsförslag. Här är några viktiga aktiviteter under förstudiefasen: Idébeskrivningen fångar de första tankarna kring ett förändringsbehov och blir ett underlag för beslut om en förstudie ska genomföras. om att en förstudie inleds tas av ansvarig chef. Antas förstudien resultera i ett portföljprojekt kan det krävas en mer omfattande förstudie som i sig behöver drivas som ett eget projekt med extra resurser. Dialog förs då vanligen med portföljledningen innan ett beslut om att inleda förstudien fattas. Förstudien genomförs och resultatet sammanställs i en förstudierapport. Ett förslag till projektdirektiv tas fram i samråd med projektkontoret och presenteras för portföljledningen. Universitetsdirektören fastställer direktivet efter beredning i portföljledningen. En projektägare ges i uppdrag att genomföra projektet. Genomförandefas Projektägaren utser en projektledare och arbetet med att organisera projektet och planera genomförandet tar vid. Kommunikation och aktiv medverkan av användare redan i ett tidigt skede är centralt för ett lyckat genomförande. Här är några viktiga aktiviteter under genomförandefasen: Projektplan tas fram av projektledaren och beslutas i projektets styrgrupp där projektägaren är ordförande. Projektet genomförs under ledning av projektledaren enligt projektplan. I statusrapporter informeras portföljledningen kontinuerligt om projektets utveckling. Vid behov rapporterar projektägare och projektledare direkt vid ett portföljledningsmöte. Plan för implementering av projektets resultat tas fram i dialog med verksamheten och överlämning av eventuellt IT-system sker till e-förvaltningsorganisationen. Slutrapporten skrivs av projektledaren och förankras i portföljledningen innan den fastställs i styrgruppen. 5
Avslutande fas Överlämning och implementering av projektets resultat sker oftast kontinuerligt under hela projekttiden. I den avslutande fasen säkerställs att leveranser, dokumentation m.m. är överlämnat till verksamheten och att det är tydligt att ansvaret för det fortsatta arbetet kring införande och effekthemtagning nu ligger hos den mottagande linjeorganisationen. Projektet avslutar därmed sina åtaganden. Här är några viktiga aktiviteter under avslutsfasen: Projektgruppen avvecklas. Dokumentation arkiveras och diarieförs. 5. Projektorganisation Portföljledning Portföljledningen är rådgivande till universitetsdirektören. Det huvudsakliga uppdraget är att säkerställa att förvaltningens administrativa projektportfölj ligger i linje med mål i verksamhetsplan och utvecklingsstrategier. Portföljledningen har ett övergripande ansvar för portföljen och att projektdirektiven följs, samt att projektens resultat motsvarar verksamhetens behov. Portföljledningen leds av universitetsdirektören som är ordförande och består i övrigt av två biträdande universitetsdirektörer, chef för IT-avdelningen, kanslichef för områdeskansli, avdelningschef för planeringsavdelningen samt chefen för utvecklingsstöd. Universitetsdirektören beslutar om: projektdirektiv för de projekt som ska ingå i projektportföljen att utse projektägare. Projektägare Projektägare utgörs normalt av en avdelningschef eller någon som har en stark anknytning till den verksamhet som projektet ska utveckla. Projektägarens ansvar är: att initiera och säkerställa genomförandet av projektet inom ramen för projektdirektivet, att utse styrgrupp för projektet, att utse projektledare för projektet. 6
Styrgrupp Styrgruppen leds av projektägaren som är ordförande, samt ledamöter utsedda med hänsyn till projektets karaktär och omfattning. Minst en representant från kärnverksamheten ska ingå i styrgruppen. En representant från projektkontoret adjungeras som stöd. Styrgruppen ska stödja projektet och bidra till förankring i organisationen. Styrgruppen beslutar om: projektplan och revidering av densamma införandeplan(er) godkännande av leveranser och överlämning till verksamheten slutrapport. Projektledare Projektledaren, som kan vara en intern resurs från verksamheten eller en extern konsult, ansvarar för att projektet drivs framåt enligt plan. Projektledaren ska: leda projektet ta fram en projektplan föreslå projektgrupp till styrgruppen rapportera till styrgruppen om projektläget ta fram statusrapport till portföljledningen, ta fram en slutrapport. Projektgruppen Projektgruppens åtagande i projekt ska vara tydligt i projektplanen och varje deltagares medverkan ska godkännas av dennes linjechef innan projektet startar. Projektgruppen sätts samman utifrån behov av kompetens. Projektgruppen ska: vara väl insatt i projektets mål och bidra till att de uppfylls. vara ett stöd till projektledaren och delta aktivt i projektarbetet. Referensgrupp En eller flera referensgrupper sätts samman efter projektets behov. Den har till uppgift att vara rådgivande och bidra med kompetens in i arbetet. Dessutom kan den vara en part vid behov av dialog och även medverka till en förankring i organisationen. Utöver det finns förvaltningens chefsgrupp som har till uppgift att löpande utgöra en rådgivande referensgrupp gällande planerade och pågående utvecklingsprojekt. 7
Projektkontor Projektkontoret är en funktion vid enheten för utvecklingsstöd vid Planeringsavdelningen, och ger stöd till portföljledning, projektägare, styrgrupper och projektledare. Projektkontoret ska: ge metodstöd genom hela projektprocessen rörande exempelvis planering, framtagning av projektdirektiv och projektplan vara stöd i utvecklingsarbetet genom till exempel upplägg och genomförande av workshops i större och mindre grupper vara en länk mellan de pågående portföljprojekten och portföljledningen. 6. Dokumentmallar För att säkra kvalitén i arbetet ska de dokumentmallar som ingår i styrmodellen användas. De nås via MP och projektkontorets sidor. Idébeskrivning Idébeskrivningen fångar de första tankarna kring ett förändringsbehov. Här ges en kort beskrivning av bakgrund och konkreta exempel på hur idén skulle kunna effektivisera arbetet, minska kostnader eller förbättra kvaliteten i verksamheten. Det blir ett underlag för ett beslut om man ska fortsätta med en förstudie. Förstudierapport En förstudie belyser behov och nytta av en förändring och kan presentera olika alternativa lösningsförslag. Förstudie görs till exempel via omvärldsbevakning, enkäter eller intervjuer. Förstudierapporten ingår som en bilaga i projektdirektivet. Projektdirektiv I projektdirektivet anges uppdragets förutsättningar och förväntningarna på den slutgiltiga leveransen och projektets resultat. Universitetsdirektören beslutar om projektdirektivet som oftast tas fram av den kommande projektägaren. Antas förstudien resultera i ett portföljprojekt inleds vanligen dialog portföljledingen innan förstudien startas. Portföljledingen gör en bedömning om det behövs ett projektdirektiv även för förstudien. Projektplan Projektplanen innehåller en mer detaljerad plan av hur projektet ska genomföras och hur målen ska nås. Några centrala områden är ansvar och roller, riskanalys, leveransplan och budget samt kommunikation och användarmedverkan. Projektledaren ansvarar för att projektplanen tas fram och den godkänns av styrgruppen. 8
Statusrapport Projektledaren ansvarar för att rapportera projektets status till projektkontoret som sedan för informationen vidare till portföljledningen. Det sker ca fem gånger om året inför portföljledningens möten. Vid behov medverkar projektägare och projektledare vid portföljledningens möte. Slutrapport Projektledaren ansvarar för att ta fram slutrapporten från projektet vilken ska godkännas av styrgruppen. I slutrapporten görs en uppföljning av projektet och de erfarenheter som gjorts inom projektet dokumenteras. 9