Medicinska fakultetens utbildning på grund- och avancerad nivå 2013

BUDGETANVISNINGAR 2013 Anvisningar för budgetering av Medicinska fakultetens utbildning på grund- och avancerad nivå 2013 MeGA-budget 2013 Version 1 2012-09-10

Om du har problem eller frågor om budgetarbetet eller om hur blanketterna ska fyllas i får du gärna kontakta ekonomerna på fakultetskansliet. Vi tar även tacksamt emot förslag på förbättringar och förändringar av budgetverktyget eller anvisningarna. Kontakta i första hand ekonomen som har hand om din nämnd. NOU Laila Persson, tfn: 046 222 81 96 E-post: Laila.Persson@med.lu.se NBMFU David Ganrot, tfn: 046 222 30 67 E-post: David.Ganrot@med.lu.se NRU Bo Olsson, tfn: 046 222 71 14 E-post: Bo.Olsson@med.lu.se Postadress: Medicinska fakultetens kansli, 221 84 Lund Besöksadress: BMC, Sölvegatan 19, Lund Hemsida: www.med.lu.se Fax: 046 222 41 70 Hämtställe: 66 Observera! I dessa anvisningar förekommer ett antal bilder hämtade från budgetverktyget, dessa är avsedda att visa hur budgetverktyget fungerar och visar inte nödvändigt vis information som är avsedd att vara autentisk eller korrekt med hänsyn till de regler som gäller för hur en budget ska vara utformad. 2

Innehållsförteckning 1. GA-BUDGET PÅ MEDICINSKA FAKULTETEN... 4 1.1 NYHETER... 4 1.2 BUDGETMODELLEN... 4 2. BUDGETVERKTYGET... 6 2.1 BEHÖRIGHETER... 6 2.2 INLOGGNING OCH INDEXSIDAN... 7 3. BUDGETERING, ATT LÄGGA IN BUDGETAR... 8 3.1 STARTSIDAN OCH NAVIGERING... 8 3.2 GRUNDUPPGIFTER OCH KOMMENTARER... 9 3.3 INMATNING OCH ÄNDRING AV UPPGIFTER... 9 3.3.1 Allmänt om redigering i budgetverktyget... 9 3.3.2 Rutan Lärare... 11 3.3.3 Rutan Kostnadsställe... 11 3.3.4 Att ange en totalkostnad när styckepriset är okänt... 12 3.3.5 Observera följande... 12 3.4 KOSTNADER SOM INTE SKA LÄGGAS IN I BUDGETVERKTYGET... 13 3.4.1 Overhead... 13 3.4.2 Kompetensutveckling... 13 3.4.3 Personalrelaterade kostnader och kringkostnader för kontorsarbete... 13 3.5 PERSONALKOSTNADER... 14 3.5.1 Personaldatabasen... 14 3.5.2 Löner... 15 3.6 ADMINISTRERA EXTERNA LÄRARE... 16 3.7 ADMINISTRATION OCH LEDNING... 18 3.7.1 Personalkostnader... 18 3.7.2 Materialkostnader... 18 3.8 KURSUTVECKLING... 19 3.8.1 Personalkostnader... 19 3.8.2 Materialkostnader... 19 3.9 UNDERVISNING OCH EXAMINATION, PERSONALKOSTNADER... 19 3.9.1 Föreläsningar... 20 3.9.2 Gruppundervisning... 20 3.9.3 Handledning... 21 3.9.4 Examination... 21 3.9.5 Verksamhetsförlagd utbildning... 22 3.9.6 Medicintekniska övningar... 22 3.10 UNDERVISNING OCH EXAMINATION, MATERIAL... 23 3.10.1 Direkt materielkostnad... 23 3.10.2 Indirekt materielkostnad... 23 3.10.3 Service och underhåll... 24 3.11 UNDERVISNING OCH EXAMINATION, INVENTARIER... 24 3.11.1 Inköp av inventarier... 24 3.11.2 Avskrivningskostnader... 25 3.12 LOKALER... 26 4. ADMINISTRATION AV LÄRARTIMMAR... 27 5. RAPPORTER... 30 5.1 BESTÄLLA RAPPORTER... 30 5.2 EXCEL-RAPPORTENS INNEHÅLL... 32 BILAGA 1 FÖRTECKNING ÖVER KOSTNADSSTÄLLEN... 34 3

1. GA-BUDGET PÅ MEDICINSKA FAKULTETEN Dessa anvisningar riktar sig till alla som ska arbeta med verktyget för budgetering av utbildning på grund- och avancerad nivå (med undantag för läkarutbildningen som har särskilda anvisningar). Efter detta inledande kapitel följer två kapitel som riktar sig till de kurs-/terminsansvariga lärare som lägger in budgeterna. Kapitel 4 och 5 behandlar administration av lärartimmar respektive rapporter. Dessa båda kapitel är skrivna för att kunna stå självständiga och ändå ge all nödvändig information för personer som enbart har behörighet för dessa funktioner (med andra ord kan dessa personer hoppa direkt dit). 1.1 Nyheter Rent tekniskt har inget ändrats i budgetverktyget. Inte heller har några ändringar gjorts i anvisningarna med anledning av det nya arbetstidsavtalet för lärare. Först i ett senare skede, när parterna utarbetat råd och anvisningar för tillämpning av avtalet, kan det eventuellt bli aktuellt att ändra anvisningarna i detta dokument. 1.2 Budgetmodellen GA-medlen ska täcka institutionernas kostnader för den grundutbildning de genomför. Beräkningarna ska så långt som möjligt utgå från faktiska kostnader, ej schabloner. För att kunna beräkna kostnaderna på ett korrekt sätt måste samråd med berörda prefekter ske tidigt. De kurs- /terminsansvariga måste samverka när utbildning bedrivs på samma institution, så att kostnaderna för resurser som används av flera kurser, forskare eller andra användare kan fördelas efter faktiskt nyttjande. Varje institution tilldelas GA-medel i förhållande till dess insatser i utbildningen. GA-nämnderna formulerar anvisningar och övergripande ramar för budgetarbetet och respektive programdirektör leder och samordnar budgetarbetet inom programmet samt utfärdar kompletterande anvisningar. Utifrån dessa riktlinjer och anvisningar upprättar sedan de kurs-/terminsansvariga ett budgetförslag. Det är viktigt att det sker en samverkan med berörda prefekter och lärare under processen, så att de kan ta hänsyn till utbildningens resursbehov i sin planering och budgetering. Det behövs även ekonomiska uppgifter från respektive institution för att korrekt kunna ange vissa uppgifter i budgetblanketten. Dessa uppgifter erhålls från respektive institutionsekonom. Under september månad arbetar de kurs-/terminsansvariga i budgetverktyget med att mata in och uppdatera budgeterna. Sedan tar GA-ekonomerna ut rapporter ur systemet och granskar tillsammans med programdirektörerna att budgetarna är upprättade i enlighet med de beslutade riktlinjerna och att de ekonomiska ramarna hålls. Programdirektören för en dialog med de kurs- /terminsansvariga som vid behov reviderar sina respektive budgetförslag. Under samordningsprocessen har även institutionerna möjlighet att framföra synpunkter på budgetförslagen. När granskningen är avslutad skickas de sammanställda budgetarna till institutionerna för information. I detta skede förväntas budgeten vara förankrad hos institutioner, men om institutionerna ändå fortfarande har synpunkter måste dessa meddelas GA-ekonomerna snarast, så att utskick till nämnderna kan ske enligt tidplanen. 4

Tidplan 10 september Budgetverktyget tillgängligt för de kurs-/terminsansvariga lärarna. 30 september Preliminära kurs-/terminsbudgetar ska vara klara. Budgetverktyget stänger för kurs-/terminsansvariga, endast programdirektörer kommer åt budgetblanketterna. Ekonomer och programdirektörer påbörjar granskning. 6 november Granskningen avslutad, de sammanställda budgetarna skickas till institutionerna för information. 20 22 november Utskick av budget till nämnderna. 27 29 november Nämnderna tillstyrker budgetförslagen. 5

2. Budgetverktyget Kurs-/terminsbudgetarna skapas i ett nätbaserat budgetverktyg och sparas i en databas, vilket gör det möjligt att i efterhand gå in och ändra eller lägga till uppgifter i blanketten. De budgetar som lades förra hösten (avseende 2012) har kopierats till årets budgetverktyg och kan användas som en grund att utgå från. Hur mycket av de gamla budgetarna som fortfarande är aktuella varierar mellan de olika kurserna/terminerna, beroende på hur mycket upplägget förändrats, hur många lärare som ska bytas ut etc. Om du vill börja från grunden med en helt blank budget kan du kontakta GA-ekonomerna på fakultetskansliet, så raderar de alla tidigare uppgifter. 2.1 Behörigheter Budgetverktygets användare kan delas in i fyra kategorier. Samtliga kan ta ut Excel-rapporter för alla budgetar på alla program, förutom det kan de olika behörigheterna även: Kurs-/terminsansvarig kan lägga till, ändra och ta bort kostnader från en eller flera kurseller terminsbudgetar. Varje kurs/termin kan ha upp till tre ansvariga. Kan ta ut Excelrapporter. Programdirektör kan lägga till, ändra och ta bort kostnader på samma sätt som kurs- /terminsansvariga, men får automatiskt behörighet till alla kurser/terminer på programmet. Kommer åt budgetarna även efter att budgetverktyget stängts för de kurs-/terminsansvariga. Administratör av lärartimmar uppdaterar uppgifterna om lärarnas tjänstgöringsgrad och tillgänglighet för GA-verksamhet. Anställd alla anställda vid Medicinska fakulteten kan ta ut budgetrapporter. Alla kombinationer av behörigheter är möjliga. Funktion Budgetera Budgetera efter Administrera Behörighet 30 september lärartimmar Kurs-/terminsansvarig X X Programdirektör X X X Ta ut Excelrapporter Admin av lärartimmar X X Anställd vid medfak X 6

2.2 Inloggning och indexsidan Budgetverktyget finns på www.gumedel.med.lu.se/2013, men kan också hittas via fakultetens hemsida (www.med.lu.se/om_fakulteten/ekonomi/ga_budget). På inloggningssidan fyller du i Lucat-identitet och -lösenord och klickar därefter på Logga in. Du kommer då till en indexsida, som beroende på din behörighet innehåller olika länkar. Om en kurs/termin är låst för redigering är den rödmarkerad och går inte att klicka på. En kurs kan vara låst för kurs-/terminsansvarig samtidigt som den är öppen för programdirektören. Bilden nedan visar indexsidan för en person som har alla fyra behörigheterna: 1. Överst visas de kurser/terminer som personen i fråga är ansvarig för. 2. Den inloggade personen i exemplet nedan är programdirektör för sjukgymnastik och alla det programmets kurser/terminer visas därför. 3. Längst ner visas länkarna som hör till behörigheten för administration av lärartimmar. 4. Anställda vid Medicinska fakultetens som inte har någon av de andra behörigheterna ser bara länken för att ta ut rapporter. 1 2 3 4 För att budgetera klickar du på någon av länkarna under 1 eller 2. Detta beskrivs i kapitel 3. För att administrera lärartimmar klickar du på Lärartimmar. Detta beskrivs i kapitel 4. Det är bara administratörer av lärartimmar samt övriga anställda som kan ta ut rapporter direkt från indexsidan. Kurs-/terminsansvariga och programdirektörer hittar istället en länk till rapporter på startsidan för varje kurs. Uttag och bearbetning av rapporter beskrivs i kapitel 5. 7

3. Budgetering, att lägga in budgetar Kapitlet inleds med avsnitt om navigering i budgetverktyget, hur man ändrar kursens grunduppgifter och skriver kommentarer, ett avsnitt om de tekniska principerna för hur uppgifter matas in samt ett avsnitt om vad som inte ska läggas in i budgetverktyget. Sedan följer ett avsnitt med allmän information om personalkostnader och ett avsnitt om hur man administrerar externa lärare. Slutligen gås de olika blankettsidorna för inmatning av budgetkostnader igenom. 3.1 Startsidan och navigering Budgetblankettens startsida (till höger) består av ett antal rubriker (gröna rutor) och underrubriker (vita rutor). Underrubrikerna är klickbara och tar dig vidare till de olika blankettsidorna. Den första rubriken grunduppgifter leder till en sida som visar information om kursen/terminen, vissa av uppgifterna går även att ändra. Under den andra rubriken administrera externa lärare registreras de externa lärare och kliniska assistenter som sedan ska läggas in under personalkostnader. Under de följande rubrikerna från administration och ledning till och med lokaler registreras de kostnader som kursen/ terminen kommer att medföra. Vid underrubrikerna visas summan av de kostnader som registrerats. Sedan följer två rubriker sammanställning och rapport som används för att sammanställa de registrerade uppgifterna och visa dem på skärmen, som pdf-fil eller i Excel. Detta beskrivs i kapitel 5 Rapporter. Längst ner på startsidan hittar du Åter till index-sidan som tar dig tillbaka till listan med de kurser/terminer du är ansvarig för. Längst ner på varje blankettsida (till vänster) finns en rullgardinsmeny med genvägar till de andra blankettsidorna, samt en knapp som tar dig Åter till startsidan. Vid navigering mellan blankettsidorna är det viktigt att använda någon av dessa alternativ och inte använda webbläsarens bakåt-knapp. 8

3.2 Grunduppgifter och kommentarer Varje budgetblankett kan avse en eller flera kurser, eller en hel termin. Programdirektörerna avgör vilka blanketter som ska finnas för respektive program. Grunduppgifterna visar program, termin 1, kurs och Ladok-kod för aktuell budgetblankett. Kurs kan vara det faktiska kursnamnet eller (som till höger) ange vilken termin det gäller. Varje budgetblankett kan ha upp till tre kursansvariga (beteckningen används även om blanketten avser en hel termin). Om du vill ändra någon av dessa uppgifter om de är felaktiga, om en blankett som avser flera kurser ska delas upp i flera blanketter som avser en kurs var, om blanketten ska kopieras, om kursansvariga ska bytas ut ska du kontakta GAekonomerna på fakultetskansliet. Uppgifterna om kurslängd och antal studenter används inte i några beräkningar, men finns med som information för termins-/kursansvariga och programdirektör. Du ska uppdatera dem om de inte är korrekta. Kommentarfältet kan användas för minnesanteckningar eller för information till programdirektör och GA-ekonomerna. (Har du frågor du vill ha snabbt svar på är det dock bättre att ringa eller mejla.) När budgetverktyget öppnas finns föregående års kommentarer kvar, eftersom dessa troligtvis inte längre är aktuella bör du ändra dem. Glöm inte att spara när du ändrat uppgifterna eller kommentarerna. 3.3 Inmatning och ändring av uppgifter 3.3.1 Allmänt om redigering i budgetverktyget Alla blankettsidor för inmatning av kursutveckling, handledning, lokalkostnader etc. har ett liknande upplägg. Bilden nedan visar inmatningssidan för föreläsningar (i detta fall på kursen Humanfysiologin i sitt sammanhang, vilket framgår av rubriken). Den övre raden innehåller kolumnrubriker och de följande raderna visar de kostnader som lagts in i budget. Varje rad läggs till, ändras eller raderas var för sig. Under raderna finns ett belopp i fetstil som visar summan i kronor av kostnaderna på raderna ovanför. 1 Termin betyder här T1, T2, T3 etc, inte i VT eller HT. Vill man ha separata budgetblanketter för VT och HT kan man ange det i kursnamnet. Förutom T1-T11 kan termin även vara Ledning vilket avser programmets centrala budget med ersättning till PD: etc, Valfria vilket kan avse en kurs som inte är obligatortisk i utbildningsprogrammet eller Strimman vilket avser läkarutbildningens kurser i professionell utveckling. 9

Sortera rader Det är möjligt att sortera om raderna så att de visas i en annan ordning. Om man exempelvis vill att de två momenten som behandlar Parkinson (till höger) ska komma efter varandra i listans ordningsföljd håller man muspekaren över det moment man vill flytta pilen förvandlas då till ett pilkors klickar och håller inne musknappen, drar momentet till önskad plats i listan och släpper sedan musknappen. Lägga till ny rad 1. Klicka på knappen Lägg till nytt moment (eller ny inventarie eller ny lokal). En ny rad läggs då till sist efter de existerande, vita rutor markerar de uppgifter som ska fyllas i (övriga uppgifter fyller systemet själv i automatiskt) och två röda knappar dyker upp till höger om raden (Spara, Avbryt). 2. Genom att trycka på tabb-tangenten eller klicka med musen flyttar du textmarkören till den första vita rutan, fyll i moment (eller motsvarande). 3. Hoppa till nästa ruta med tabb-tangenten eller genom att klicka i rutan och sedan nästa ruta etc. 4. När alla de vita rutorna är ifyllda klickar du på Spara-knappen. Om någon av rutorna är felaktigt ifylld får du en varning om detta, det går inte att spara förrän alla rutor är korrekt ifyllda. Du kan när som helst avbryta inmatningen genom att trycka på Avbryt-knappen. Ändra rad 1. Klicka på den grå pennan till höger om raden du vill ändra. De uppgifter som kan ändras markeras då med vita rutor och tre röda knappar dyker upp till höger om raden (Spara, Avbryt resp. Radera). 2. Genom att trycka på tabb-tangenten eller klicka med musen flyttar du textmarkören till den ruta du vill ändra, ändra uppgifterna. 3. Om du ska ändra ytterligare rutor, flytta textmarkören med hjälp av tabb-tangenten eller genom att klicka i rutan. 4. När du är klar med ändringarna klickar du på Spara-knappen. Om någon av rutorna är felaktigt ifylld får du en varning om detta, det går inte att spara förrän alla rutor är korrekt ifyllda. Du kan när som helst avbryta ändringen genom att trycka på Avbryt-knappen. Radera rad 1. Klicka på den grå pennan till höger om raden du vill radera. 2. Klicka på den röda Radera-knappen till höger om raden. 3. En grå ruta dyker upp där du bekräftar raderingen genom att klicka på OK. (Det går inte att ångra en gjord radering.) Vill du inte radera raden klickar du istället på Avbryt, den grå rutan stängs då och du klickar på den blå Avbryt-knappen till höger om raden. 10

3.3.2 Rutan Lärare De rutor där en lärares (eller administratörs) namn ska fyllas i fungerar på ett särskilt sätt. Välja lärare 1. Börja skriv lärarens för- eller efternamn, systemet söker i databasen efter matchande lärare. För varje bokstav du skriver in förfinas sökningen. 2. Förutsatt att det som skrivits in matchar någon av lärarna i databasen visas dessa i en lista. Först visas matchande lärare som redan används på kursen och sedan övriga matchande lärare. Välj lärare från listan genom att klicka på lärarens namn. 3. Om läraren inte finns i databasen visas ett felmeddelande. Om läraren faktiskt saknas men borde finnas kan den läggas till (se avsnitten 3.5.1 och 3.6). (Att ingen lärare hittas kan förstås också bero på felstavning och lösningen är då givetvis att stava rätt.) Söklistan visar alla matchande lärare, sorterade på efternamn, samt vilka kostnadsställen de tillhör. Dessutom visas hur många timmar de är tillgängliga för undervisningsverksamhet på grund- och avancerad nivå (inkl administration och kursutveckling), hur många timmar som redan budgeterats (utnyttjats) på och hur många timmar som fortfarande är tillgängliga för GA-verksamhet. Det finns ingen teknisk spärr mot att budgetera en lärare på fler timmar än vad denne är tillgänglig, men det är naturligtvis olämpligt. Om situationen uppstår får berörda kurs- /terminsansvariga och programdirektörer hitta en lösning på för den överutnyttjade lärarens timmar ska fördelas. Mer om budgetering av personal hittar du i avsnitt 3.5. 3.3.3 Rutan Kostnadsställe Vid budgetering av personalkostnader fylls kostnadsställe i automatiskt (alla personer i lärardatabasen har ett kostnadsställe knutit till sig). När man lägger upp externa lärare (se avsnitt 3.6) eller budgeterar verksamhetsförlagd utbildning, material- eller lokalkostnader måste kostnadsställe anges. I budgetverktyget finns alla kostnadsställen vid Medicinska fakulteten, några kostnadsställen vid andra fakulteter (LTH, N, S, HT) samt Region Skåne i systemet. Hela listan hittar du i bilaga 1. (Vid behov kan ytterligare kostnadsställen läggas till, kontakta i så fall GA-ekonomerna.) 11

De flesta kostnader (t ex fakturor och löner) betalas av institutionerna som sedan får ersättning från GA-nämnderna. I de fall du vet vilket kostnadsställe som kommer att betala fakturan eller den externe lärarens lön ska du ange detta kostnadsställe. Om du vet vilken institution, men inte vilket kostnadsställe som kommer att betala kostnaden kan du välja den institutionens huvudkostnadsställe (i bilaga 1 ser du vilka som är huvudkostnadsställen). Vissa kostnader ska betalas direkt av utbildningarna, genom att fakturan skickas till utbildningens eget kostnadsställe och attesteras av programdirektören. I dessa fall ska du ange utbildningen som kostnadsställe (t ex 314952 Läkarutbildningen eller 314958 Sjukgymnastutbildningen). Om du inte vet vilken institution som ska betala kostnaden ska du också välja respektive utbildnings eget kostnadsställe. Pengarna blir då kvar hos utbildningen och betalas ut efter hand som kompletterande uppgifter lämnats in. Välja kostnadsställe 1. I rutan för kostnadsställe kan du söka på kostnadsställets nummer eller ett ord i kostnadsställets namn. Systemet söker i databasen efter matchande kostnadsställen. För varje siffra/bokstav du skriver in förfinas sökningen. 2. Välj kostnadsställe från listan genom att klicka på det. 3.3.4 Att ange en totalkostnad när styckepriset är okänt På vissa blankettsidor (material- och lokalkostnader) anges antal (eller yta) och styckepris (kr/st eller kr/m²). Normalt sett ska faktiskt antal och styckepris anges, men om antal och styckepris är osäkra kan man istället ange en totalkostnad under kr/st (eller kr/m²) och sedan ange 1 (ett) som antal (eller yta). 3.3.5 Observera följande Alla tal som fylls i på blanketten ska vara heltal och siffrorna ska skrivas in i en följd utan tusentalsavgränsning. Alla kostnader som anges ska avse hela budgetåret. Materialkostnader ska anges exklusive moms. Personalkostnader har redan ett påslag för beräknade löneökningar. Övriga kostnader ska budgeteras i 2012 års kostnadsnivå. Detta innebär att troliga prisökningar kommer att justeras i samband med sammanställning av respektive programs budget. 12

3.4 Kostnader som inte ska läggas in i budgetverktyget Det finns en del kostnader som inte ska läggas in i budgetverktyget, utan hanteras av fakultetens GA-ekonomer i samband med sammanställning av nämndernas budgetar: 3.4.1 Overhead Ersättning för gemensamma kostnader så kallad overhead eller OH betalas enligt särskild ordning. Samtliga belopp i budgetverktyget ska därför anges exklusive OH-pålägg. 3.4.2 Kompetensutveckling Tid för kompetensutveckling ska inte läggas in i budgetverktyget, utan betalas ut enligt en särskild modell med två komponenter, en aktivitetsbaserad och en fast komponent. Den fasta komponenten ger ersättning till universitetsadjunkter samt till universitetslektorer som arbetar endast med utbildning och inte har fakultets- eller externa medel. Ersättningen baseras på lärartidsavtalets riktlinjer om respektive grupps utbildningsaktivitet; universitetsadjunkter som ska undervisa (inkl. förberedelsetid) högst 80 % av arbetstiden får 10 % kompetensutveckling och universitetslektorer som ska undervisa högst 70 % får 20 % kompetensutveckling. Resterande 10 %-enheter ersätts enligt den aktivitetsbaserade modellen. Universitetsadjunkter får ett påslag för kompetensutveckling med 12,5 % av undervisningstiden, vilket ger 10 %-enheter om de undervisar 80 %. Universitetslektorer får ett påslag med 14,3 % av undervisningstiden, vilket ger 10 %-enheter om de undervisar 70 %. Även professorer får ett påslag med 14,3 %. Rörlig (påslag på undervisningsaktivitet) Fast (del av tjänst) Professorer 14,3 % - Lektorer med forskningsmedel 14,3 % - Lektorer som endast undervisar 14,3 % 20 % Adjunkter 12,5 % 10 % Övriga - - 3.4.3 Personalrelaterade kostnader och kringkostnader för kontorsarbete Personalrelaterade kostnader och kringkostnader i samband med kontorsarbete är var för sig ofta av en ganska obetydlig karaktär. För institutionen som helhet kan det dock handla om flera miljoner kronor och utbildningarna ska givetvis betala sin andel av detta. Istället för att lägga in dessa kostnader var för sig på respektive kurs-/terminsbudget, ges en schablonersättning baserat på hur många timmar som budgeterats på respektive institution (såväl för lärare som för administrativ personal). Schablonen 8 kr för varje budgeterad timme ska täcka bland annat följande: Läkemedels- & sjukvårdsersättning Motion & rekreation 13

Personalvårdande åtgärder Intern representation Datorer Kontorsmaterial Telefon, fast och mobil Kopieringskostnad I och med denna schablonersättning ska inga av ovanstående kostnader läggas in i budgetverktyget om de är kopplade till den enskilde lärarens anställning och kontorsarbete i allmänhet. Kostnader av mer specifik karaktär, så som för inköp av litteratur till lärare eller tutorer, för kopiering av kompendier till studenter, för datorer till datorsalar eller andra kostnader som har koppling till undervisningen ska dock läggas in i budgetverktyget. Kontakta gärna din GAekonom om du är osäker på vad som gäller i konkret fall. 3.5 Personalkostnader Enligt de lokala arbetstidsavtalen 2 anses årsarbetstiden för en heltidstjänst vara 1 700 timmar, respektive 1 133 timmar (2/3 av 1 700) för kombinationstjänster. (Detta gäller egentligen personer med 35 semesterdagar, men i budgetverktyget används detta som schablon för samtliga anställda.) En halvtidstjänst är därmed 850 respektive 567 timmar, etc. Under ett kalenderår bör det antal arbetstimmar som en enskild lärare arbetar med undervisning inte överstiga för: lektorer c:a 1 200 arbetstimmar lektorer/överläkare c:a 800 arbetstimmar adjunkter c:a 1 360 arbetstimmar forskarassistenter c:a 300 arbetstimmar Det antal arbetstimmar som en enskild doktorand under ett kalenderår arbetar med undervisning får inte överstiga ca 340 arbetstimmar. Uppgift om hur många timmar varje lärare är tillgänglig för undervisning finns i budgetverktyget (se avsnitt 3.3.2 och kapitel 4), det finns dock ingen teknisk spärr mot att överbudgetera en lärare. Ersättning för kompetensutveckling ska inte tas upp i kurs-/terminsbudget, utan betalas centralt av respektive utbildning (se avsnitt 3.4.2). 3.5.1 Personaldatabasen I budgetverktyget finns en personaldatabas med alla som har anställning vid Medicinska fakulteten lärare, doktorander och TA-personal. Databasen innehåller också adjungerade lärare, även om dessa inte får lön från universitetet (istället har löneschablonerna använts, se avsnitt 3.5.2). Dessutom innehåller databasen en del personer som inte är anställda vid fakulteten men som vid flera och återkommande tillfällen har medverkat i fakultetens utbildning, det kan handla om 2 Lokalt avtal om arbetstid för lärare vid Lunds universitet (1999-12-02) och Lokalt avtal om arbetstid för läkare/lärare vid Lunds universitet (2001-01-02). 14

lärare med anställning vid annan fakultet eller kliniska assistenter. Alla dessa personer är sökbara i samtliga kurs-/terminsbudgetar. I första hand skall fakultetens egna lärare utnyttjas, i andra hand universitetsanställda lärare vid övriga fakulteter. Om universitetsanställda lärare inte är tillgängliga eller om de saknar erforderlig kompetens får externa timlärare användas. Företag får inte anlitas i undervisningen utan godkännande av dekanus. Att lägga till nya personer i databasen Om du saknar någon lärare kan du kontakta GA-ekonomerna vid fakulteten, så lägger de till personen i databasen. Du kan också själv lägga till läraren, men den blir då bara tillgänglig på just den kurs/termin du lägger till den. (Läs mer om detta i avsnitt 3.6.) Risken med att själv lägga till en person på detta sätt är att någon annan också lägger in samma person på en annan kurs/termin, fast med annan lön eller på ett annat kostnadsställe, vilket givetvis skapar förvirring. Såvida du inte är säker på att personen du vill lägga till i databasen endast kommer att figurera på ett fåtal kurser/terminer är det därför bättre att be GA-ekonomerna lägga till personen. Namnlösa lärare Om du inte vet namnet på den person som ska utföra ett visst moment ska du inte budgetera det på någon annan befintlig lärare (som dig själv). Använd istället någon av de namnlösa lärare som finns i databasen. Sök på titeln (exempelvis universitetslektor ) i rutan för lärarens namn så får du upp dessa. Icke anställd Personer som någon anledning avslutat sin anställning vid fakulteten plockas bort ur databasen. Om de sedan tidigare finns med i någon budget finns de dock fortfarande kvar i personaldatabasen, men har deras lön nollställts, deras titel ändrats till Icke anställd och deras kostnadsställe ändrats till 999999 Extern. Om du hittar en sådan lärare på din kurs/ termin bör du undersöka om den inte ska ersättas av någon som fortfarande är aktiv vid fakulteten. Om personen av någon anledning ändå ska fortsätta undervisa på kursen/terminen ska du kontakta GA-ekonomerna som då korrigerar lön, titel och kostnadsställe. 3.5.2 Löner Timkostnaderna i budgetverktyget baseras på varje persons faktiska lön. Formeln för beräkning av timkostnad ser ut som följer: Timkostnad = (Årslön vid heltid/ Årsarbetstid vid heltid) Lönekostnadsfaktor I och med att årslönen delas med årsarbetstiden (dvs. med avdrag för semester) så ingår semesterersättning i den framräknade timkostnaden. I timkostnaden ingår även sociala avgifter (LKP), semestertillägg samt löneuppräkning, vilket ger en lönekostnadsfaktor på 1,6358 3. För personer födda före 1947 betalas lägre sociala avgifter och lönekostnadsfaktorn blir därför endast 1,3240 för dessa. (Tidigare ingick även en trivselpeng på 0,1 % i lönekostnadsfaktorn. Trivselpengen ingår numera istället i den schablonersättning för personalrelaterade kostnader etc. på 8 kr som 3 L önekostnadsfaktor: 1,5652 = 1,5004 1,0128 1,03 Sociala avgifter 50,04 % (22,48 % för personer födda före 1947, vilket ger en lönekostnadsfaktor på 1,2777) Semestertillägg 1,28 % Löneuppräkning fr.o.m. okt 2012 3,00 % 15

betalas ut per arbetad timme. Denna ersättning syns dock inte i budgetverktyget, utan läggs på i efterhand. Läs mer om schablonersättningen i avsnitt 3.4.3.) Om den faktiska timlönekostnaden för externa lärare och kliniska assistenter inte är känd kan nedanstående schabloner 4 användas. Om du är i behov av ytterligare information om lönekostnader kan du kontakta en ekonom på institution eller fakultetskansliet. Fakultet M N LTH S HT Typ av undervisning Undervisning på professorsnivå 60 800 55 800 59 100 55 700 53 400 Undervisning av särskild kvalificerad art 45 900 43 200 46 000 40 500 38 400 (motsvarande lektorsundervisning) Undervisning av kvalificerad art (motsvarande 35 500 35 700 39 400 34 400 30 900 adjunktsundervisning) Handledning, övningar, laborationer och dylikt 25 100 24 500 26 700 24 800 24 000 (motsvarande doktorandundervisning) Allmänt institutionsarbete, (assistenttimmar) 25 100 24 500 26 700 24 800 24 000 3.6 Administrera externa lärare Om du vill använda en lärare som inte finns med i personaldatabasen (se avsnitt 3.5.1), men som du vet ska finnas med i budgeten för flera kurser/terminer ska du kontakta någon av GAekonomerna vid fakulteten så lägger de till personen i databasen så att den blir tillgänglig för alla kurser/terminer. Om du däremot vill använda en extern lärare eller klinisk assistent som endast används på en eller några kurser/terminer kan du själv läggas in läraren via sidan Administrera externa lärare. Lärarna/ klinassarna blir då tillgängliga bara på den kurs/termin de läggs in och måste alltså läggas in på nytt för varje kurs/termin. När en lärare lagts till i kursens egen personaldatabas kan den väljas i blankettsidorna för personalkostnader (föreläsningar m fl) på samma sätt som övriga (dvs. anställda) lärare. Att lägga till, ändra och radera externa lärare och kliniska assistenter fungerar tekniskt precis som beskrevs i avsnitt 3.3.1. Det går dock inte att radera en lärare som används på något av kursens moment, ett meddelande visas som talar om på vilka moment läraren används. Radera då först läraren från momenten och sedan från listan med externa lärare. Lärare som läggs in via Administrera externa lärare kan urskiljas från lärare med anställning i rapporterna genom att de har en speciell markering. Läs mer om detta i kapitel 5 Rapporter. 4 Baseras på de normbelopp som tillämpas från och med 2011-12-01. 16

De fält som ska fyllas i är: Förnamn Efternamn Titel Om önskad titel saknas i listan kan du välja Titeln saknas (som finns längst ner i listan) och sedan skriva in titel själv. Månadslön Månadslön anges exklusive LKP. Man kan också ange timlön (som automatiskt räknas om till månadslön), även denna ska anges exklusive LKP. När timarvoden betalas ut ska 12 % semesterersättning ingå, därför ska också semesterersättningen ingå om timlön anges här. Uppgifter om faktisk lön lämnas av den institution som ska tillse att lönen utbetalas, alternativt används schablonerna (se avsnitt 3.5.2). Kostnadsställe I och med att databasen för externa lärare är unik för varje kurs/termin händer det inget om en lärare med samma namn, titel och kostnadsställe matas in på flera kurser/terminer. Om samma lärare läggs in på flera kurser/terminer, men med olika ersättning uppstår ju dock förvirring. Det är därför bättre att GA-ekonomerna sköter upplägget av personer som ska budgeteras på flera kurser/terminer. Externa lärare med fast pris Om avtalet med den externa läraren föreskriver ett fast pris kan det bli problem att mata in i budgeten så att kostnaden blir korrekt. Antingen kan du lägga upp läraren som extern lärare och själv räkna ut vilken timlön som motsvarar det överenskomna priset (se avsnitt 3.5.2). En enklare (men mindre elegant) lösning är att lägga in läraren under verksamhetsförlagd utbildning, där du kan ange 1 under antalet veckor och sedan skriva det överenskomna fasta priset under kronor/ vecka. Ange tydligt under moment vad det handlar om, så ändrar GA-ekonomerna detta manuellt i efterhand. 17

3.7 Administration och ledning På dessa blankettsidor ska administrativa kostnader för kursen budgeteras. Dessa delas in i personalkostnader och materielkostnad. Kostnader som tas upp här är t ex den arbetstid som kurssekreteraren lägger ner på kursen, kostnader för utskick av kursinformation till studenter mm. 3.7.1 Personalkostnader De fält som ska fyllas i är: Moment Lärare Timmar Ange faktisk arbetstid, dvs. en timme motsvarar en arbetstimme. 3.7.2 Materialkostnader De fält som ska fyllas i är: Moment Artikel Vilken typ av materiel eller utrustning som avses. Antal Antingen anges antalet i styck och priset i kr/st, eller så anges den Kr/st totala kostnaden och antal 1 (ett). Kostnadsställe 18

3.8 Kursutveckling På dessa blankettsidor ska kostnader för vidareutveckling av (den befintliga) kursen budgeteras. Dessa delas in i personalkostnader och materielkostnader. Det kan t ex vara kostnader för framtagning av nya kompendier och annan utbildningsmateriel. Den kursutveckling som tas upp i budgeten ska vara godkänd av programdirektören. 3.8.1 Personalkostnader De fält som ska fyllas i är: Moment Lärare Timmar Ange faktisk arbetstid, dvs. en timme motsvarar en arbetstimme. 3.8.2 Materialkostnader De fält som ska fyllas i är: Moment Artikel Vilken typ av materiel eller utrustning som avses. Antal Antingen anges antalet i styck och priset i kr/st, eller så anges den Kr/st totala kostnaden och antal 1 (ett). Kostnadsställe 3.9 Undervisning och examination, Personalkostnader Vid beräkning av tidsåtgången för den enskilde lärarens medverkan i undervisningen ska hänsyn bland annat tas till undervisningens och examinationens uppläggning och metod, lärarens erfarenhet av undervisning i ämnet, upprepning av undervisningen i parallella grupper, kursens svårhetsgrad och omfattningen av för- och efterarbete. Under den första terminen som en doktorand arbetar med undervisning inom grundutbildningen avsätts mer förberedelsetid för att säkerställa att undervisningen håller hög kvalité. Doktoranderna ska ha en dokumenterad ämneskunskap och handledas av erfarna lärare. Från och med andra terminen anses doktoranden ha erhållit nödvändig erfarenhet och från den tidpunkten används samma förberedelsetid som för övriga lärare. 19

3.9.1 Föreläsningar En schemalagd undervisningstimme ersätts med 3 arbetstimmar (dvs. 1 timme föreläsning + 2 timmar förberedelser). För en doktorand som undervisar sin första termin ersätts en schemalagd undervisningstimme med 4 arbetstimmar (dvs. 1 timme föreläsning + 3 timmar förberedelser). Vid upprepade föreläsningar (samma föreläsning genomförs mer än en gång per termin) ersätts, fr.o.m. föreläsning två, en schemalagd föreläsningstimme med 1 arbetstimme. De fält som ska fyllas i är: Moment Lärare Und. Undervisning, faktiskt antal lektionstimmar. Förb. Förberedelse, beräknas enligt ovan angivna riktlinjer. Grp. Antal grupper. Om momentet genomförs i helklass och kursen/terminen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin). 3.9.2 Gruppundervisning En schemalagd gruppundervisningstimme, seminarium, tutorundervisning, laborationer och demonstrationer ersätts med 3 arbetstimmar (dvs. 1 timme undervisning + 2 timmar förberedelser). För en doktorand som undervisar sin första termin ersätts en schemalagd gruppundervisningstimme med 4 arbetstimmar (dvs. 1 timme undervisning + 3 timmar förberedelser). Observera att när två lärare tillsammans genomför en gruppundervisning är det endast en av dem som får förberedelsetid. För den andra läraren ersätts en undervisningstimme med en arbetstimme. De fält som ska fyllas i är: Moment Lärare Und. Undervisning, faktiskt antal lektionstimmar. Förb. Förberedelse, beräknas enligt ovan angivna riktlinjer. Grp. Antal grupper. Om momentet genomförs i helklass och kursen/terminen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin). 20

3.9.3 Handledning Handledning kräver ej förberedelsetid varför en undervisningstimme ersätts med en arbetstimme. De fält som ska fyllas i är: Moment Lärare Timmar Ange faktisk arbetstid, dvs. en timme motsvarar en arbetstimme. Grp. Antal grupper. Om momentet genomförs i helklass och kursen/terminen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin). 3.9.4 Examination Vid examination ersätts en timme med en arbetstimme. Examinationsarbete ska anges enligt följande: färdigställande av examinationsmaterial, skrivningsövervakning alternativt muntligt eller praktiskt prov, rättning av skrivningar och genomgång efter examination. De fält som ska fyllas i är: Moment Lärare Timmar Ange faktisk arbetstid, dvs. en timme motsvarar en arbetstimme. Grp. Antal grupper. Om momentet genomförs i helklass och kursen/ terminen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin). 21

3.9.5 Verksamhetsförlagd utbildning Här anges kostanden för VFU (verksamhetsförlagd utbildning, klinisk praktik). De fält som ska fyllas i är: Moment Veckor Det totala antalet studentveckor (dvs. antal studenter antal veckor/student). Kr/v. Beloppet är fast (1 400 kr) när en ny rad först matas in. Om raden efter att ha sparats sedan öppnas igen går det dock att ändra detta belopp. Kostnadsställe 3.9.6 Medicintekniska övningar Här ska personalkostnaden för de övningar som genomförs på Practicum fyllas i, övriga medicintekniska övningar budgeteras under gruppundervisning. De fält som ska fyllas i är: Moment Lärare Und. Undervisning, faktiskt antal lektionstimmar. Förb. Förberedelse, enligt riktlinjer från programdirektör. Grp. Antal grupper. Om momentet genomförs i helklass och kursen/terminen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin). 22

3.10 Undervisning och examination, Material 3.10.1 Direkt materielkostnad På denna blankettsida ska kostnader som är direkt hänförbara till undervisningen anges. Det finns en koppling mellan antalet studenter eller studentgrupper och dessa kostnader, exempel kan vara kompendier och laborationsmaterial. De fält som ska fyllas i är: Moment Artikel Vilken typ av materiel eller utrustning som avses. Grp. Antal grupper (eller antal studenter). Om momentet genomförs i helklass och kursen/terminen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin). Kr/grp. Kostnaden för en student/studentgrupps förbrukning av artikeln. Kostnadsställe 3.10.2 Indirekt materielkostnad På denna blankettsida anges materielkostnader som indirekt har med undervisningen att göra, men som inte är direkt kopplat till ett visst undervisningsmoment. Det kan till exempel vara kostnader för litteratur, kopiering mm. De fält som ska fyllas i är: Moment Artikel Vilken typ av materiel eller utrustning som avses. Antal Antingen anges antalet i styck och priset i kr/st, eller så anges den Kr/st totala kostnaden och antal 1 (ett). Kostnadsställe 23

3.10.3 Service och underhåll På denna blankettsida ska kostnader för service och underhåll av utrustning och inventarier tas upp. Exempel på detta är uppgraderingar av studentdatorer, service av undervisningsutrustning mm. Observera att inköp av helt nya datorprogram inte är underhåll och service, utan indirekt material. De fält som ska fyllas i är: Typ av inventarie Typ av utrustning och inventariebeteckning. Åtgärd Vad är det som ska åtgärdas. Antal Hur många utrustningar är det som ska åtgärdas. Kr/st Vad kostar det att åtgärda en utrustning. Nyttj. Nyttjandegrad. Samutnyttjas utrustningen ska kostnaden delas av nyttjarna i förhållande till hur mycket de olika nyttjarna använder den. Detta anges i procent (%-tecken ska inte fyllas i). Om utrustningen endast utnyttjas av aktuell kurs/termin anges 100. Kostnadsställe 3.11 Undervisning och examination, Inventarier 3.11.1 Inköp av inventarier Här avses utrustning och inventarier som är nödvändiga för undervisningen och som måste köpas in under året. Följande år ska inventarien istället tas upp under avskrivningskostnader. Inventarier kan t ex vara overheadprojektorer, videokameror, datorer mm. Observera att gränsen för att något ska klassas som en inventarie går vid ett inköpspris på minst 20 000 kr (exklusive moms) samt en livslängd på minst 3 år. Flera artiklar som var och en kostar mindre än 20 000 kr kan tillsammans utgöra en inventarie. En dator som kostar 10 000 kr är ingen inventarie, men om 20 datorer köps in samtidigt till en datorsal kan de tillsammans räknas som en inventarie. Utrustning som samutnyttjas med andra verksamheter ska samfinansieras utifrån nyttjandegrad. Ersättning för första årets avskrivning och ränta utbetalas genom att en kopia på fakturan tillsammans med avskrivningsplanen skickas till respektive GA-ekonom. De fält som ska fyllas i är: 24

Typ av inventarie Typ av utrustning och eventuell modellbeteckning. Antal Kr/st Nyttj. Nyttjandegrad. Samutnyttjas utrustningen ska kostnaden delas av nyttjarna i förhållande till hur mycket de olika nyttjarna använder den. Detta anges i procent (%-tecken ska inte fyllas i). Om inventarien endast utnyttjas av aktuell kurs/termin anges 100. Kostnadsställe 3.11.2 Avskrivningskostnader På denna blankettsida ska avskrivningskostnader och internränta för inventarier som köpts in tidigare år, och som ännu inte är avskrivna, tas upp. För utrustning som samutnyttjas ska kostnaderna fördelas efter nyttjandegrad. De fält som ska fyllas i är: Typ av inventarie Typ av utrustning och inventariebeteckning, samt inköpsår. Avskr.bel. Avskrivningsbelopp, erhålls från institutionsekonomen. Ränt. Internränta i kronor, erhålls från institutionsekonomen. Nyttj. Nyttjandegrad. Samutnyttjas utrustningen ska kostnaden delas av nyttjarna i förhållande till hur mycket de olika nyttjarna använder den. Detta anges i procent (%-tecken ska inte fyllas i). Om inventarien endast utnyttjas av aktuell kurs/termin anges 100. Kostnadsställe 25

3.12 Lokaler På denna blankettsida ska kostnaderna för de lokaler som utnyttjas för undervisning anges. Kostnader för de lokaler som administreras av Enheten för grundutbildningslokaler här avses undervisningslokalerna i BMC, CRC och HSC ska inte tas upp här. Dessa kostnader budgeteras genom GA-ekonomernas försorg. Observera att om flera olika kurser och andra användare utnyttjar lokalen så ska kostnaderna fördelas mellan dessa enligt nyttjandegrad, respektive kurs-/terminsansvariga är skyldiga att kontrollera detta. Om det är flera olika utbildningar som utnyttjar lokalerna ska respektive utbildning betala sin andel av kostnaderna. De fält som ska fyllas i är: Typ av lokal Till exempel grupparbetsrum. Byggnad, lokal Den byggnads- och lokalbeteckning som byggnadsenheten använder för fastigheten. Kr/m² Antingen anges lokalens storlek i kvadratmeter (inklusive svällnings- Bruttoyta faktorer) och hyreskostnaden per kvadratmeter och år, eller så anges den totala hyreskostnaden samt ytan 1 (ett). Nyttjandegrad Nyttjandegrad. Samutnyttjas lokalen ska kostnaden delas av nyttjarna i förhållande till hur mycket de olika nyttjarna använder den. Detta anges i procent (%-tecken ska inte fyllas i). Om lokalen endast utnyttjas av aktuell kurs/termin anges 100. Kostnadsställe 26

4. Administration av lärartimmar Detta kapitel är avsett kunna stå självständigt och ändå ge all nödvändig information för personer som enbart har behörigheten Administration av lärartimmar. Av denna anledning innehåller det en del upprepningar av information som finns i tidigare kapitel. Kurs- och terminsansvariga som inte fått till uppgift att administrera lärartimmar kan bortse från detta kapitel. Budgetverktygets personaldatabas innehåller uppgifter om namn, titel, kostnadsställe och lön. Dessa uppgifter kan endast ändras av GA-ekonomerna på fakultetskansliet. I databasen finns även uppgifter om tjänstgöringsgrad och hur stor del av tjänsten som är tillgänglig för undervisningsverksamhet på grund- och avancerad nivå (inkl administration och kursutveckling). Uppgiften om tjänstgöringsgrad är viktig för beräkning av kompetensutveckling och uppgiften om GA-timmar är viktig för tjänsteplanering och för att undvika att lärare budgeteras på fler timmar än vad de är tillgängliga (det finns dock ingen spärr mot att överbudgetera lärare). Behörigheten Administratör av lärartimmar ger möjlighet att ändra dessa uppgifter. Behörigheten är helt oberoende av behörighet som kurs-/terminsansvarig respektive programdirektör och ges lämpligen till personaladministratör, GA-prefekt eller liknande. Inloggning Inloggning sker på samma adress som till resten av budgetverktyget (www.gumedel.med.lu.se/sgu10), fyll i Lucat-identitet och -lösenord och klickar därefter på Logga in. Du kommer då till nedanstående sida. Klicka på Lärartimmar för att komma till sidan där dessa uppgifter ändras. Den andra länken är till för uttag av Excel-rapporter för samtliga utbildningar och terminer som finns i budgetverktyget. Dessa rapporter används för att se hur många timmar som budgeterats på respektive lärare. Läs mer om detta i kapitel 5. (Om du förutom behörighet som administratör av lärartimmar även är kurs-/termins- eller programansvarig får du även upp en lista med de kurser/terminer du har behörighet till.) Personallistan Listan visar all personal som är anställd vid den institution som respektive administratör själv tillhör. Listan innehåller även externa lärare och kliniska assistenter vars lön betalas av institutionen. 27

Externa lärare och kliniska assistenter kan läggas in i databasen på två olika sätt: Lärare/klinassar som endast används på en eller några kurser/terminer kan läggas in av den enskilde kurs-/terminsansvarige. Lärarna/klinassarna blir då tillgängliga bara på den kurs/termin de läggs in och måste alltså läggas in på nytt för varje kurs/termin. Pesoner som lagts in i databasen på detta sätt markeras i listan genom att raden är röd och att det står Extern i kolumnen med samma namn. Externa lärare/klinassar som används på flera olika kurser/terminer kan läggas in i databasen så att de blir tillgängliga på alla kurser/terminer. Detta sköts av GA-ekonomerna på fakultetskansliet efter klartecken från institutionen på att personen ska anställas. Dessa lärare/klinassar markeras inte särskilt i listan. Uppgifterna om namn och titel kan administratören inte själv ändra, om de blivit fel måste fakultetens GA-ekonomer kontaktas. Likaså om listan innehåller någon person som hör till annan institution eller om någon saknas i listan. Kolumnen Anst visar personens tjänstgöringsgrad i timmar. En heltidstjänst anses vara 1 700 timmar/år, eller 1 139 timmar/år för kombinationstjänster (dvs. 67 % av 1 700). En halvtidstjänst är därmed 850 eller 570 timmar, etc. Kolumnen GA-timmar visar de timmar som personen är tillgänglig för undervisningsverksamhet på grund- och avancerad nivå (inkl administration och kursutveckling). En lärare som arbetar heltid, undervisar på halva tiden och forskar på halva har med andra ord 850 GA-timmar. Under ett kalenderår bör det antal arbetstimmar som en enskild lärare arbetar med undervisning inte överstiga för: lektorer c:a 1 200 arbetstimmar lektorer/överläkare c:a 800 arbetstimmar adjunkter c:a 1 360 arbetstimmar forskarassistenter c:a 300 arbetstimmar Det antal arbetstimmar som en enskild doktorand under ett kalenderår arbetar med undervisning får inte överstiga ca 340 arbetstimmar. Tyvärr är alla personer i databasen inledningsvis registrerade med 1 700 timmar (resp. 1 139 för kombinationstjänster) både som tjänstgöringsgrad och tillgänglighet för GA-undervisning. 28

Ändra uppgifterna 1. Klicka på den grå pennan till höger om raden du vill ändra. Uppgifterna för anställningsoch GA-timmar får då gröna rutor och två blå knappar dyker upp till höger om raden (Spara resp. Avbryt). 2. Klicka i den ruta du vill ändra och ändra uppgifterna. Ange endast heltal och utan tusentalsavgränsare. 3. Du kan flytta textmarkören till nästa ruta med hjälp av tabb-tangenten eller genom att klicka i rutan. 4. När du är klar med ändringarna klickar du på den blå Spara-knappen. Du kan när som helst avbryta ändringen genom att trycka på den blå Avbryt-knappen. 29

5. Rapporter Alla anställda vid Medicinska fakulteten kan ta ut Excel-rapporter ur budgetverktyget som visar information för samtliga kurser/terminer på alla program. Rapporten är en tabell där varje rad motsvarar en inmatningsrad i budgetverktyget. Tabellen innehåller 28 kolumner med detaljerad information och är flera tusen rader lång, i sin obearbetade form är den minst sagt svåröverblickad. För att man ska ha någon verklig glädje av dessa rapporter krävs att man har åtminstone grundläggande Excel-kunskaper, men då kan man å andra sidan få väldigt mycket information ur dem. Kontakta gärna fakultetens ekonomer om du är du intresserad av någon särskild information men inte behärskar Excel. 5.1 Beställa rapporter Personer som har behörighet som kurs- /terminsansvarig eller som programdirektör tar ut rapporter genom att gå in på en kurs/termin (vilken som helst) och klicka på Rapport på kursens/terminens startsida. Med denna behörighet kan man även få en Sammanställning av kursen, som visas på skärmen, i pdf- eller Excel-format. Pdf-sammanställningen kan användas för arkivering etc, men fyller annars ingen funktion (den ska inte skrivas under eller liknande). Excel-sammanställningen har samma upplägg som övriga Excel-rapporter (som förklaras nedan), men avser bara den kurs/termin man för tillfället är inloggad på. Övriga behörigheter (dvs. de som inte är kurs-/terminsansvariga eller programdirektörer) klickar på Rapport för statliga gu-medel på indexsidan. Rapporter kan beställas för en eller flera terminer och ett eller flera program. När du gjort ditt urval klickar du på Skapa rapport. 30

Medan rapporten sammanställs visar tre blå staplar hur budgetverktyget arbetar. En rapport med alla kurser/ terminer för ett program tar ett tiotal sekunder att beräkna, medan en rapport med alla kurser/terminer för alla program tar ett par minuter. När rapporten är klar klickar du på länken Din rapport i xlsxformat finns här, och kan sedan spara eller öppna filen. 31