Anvisningar för budgetering av läkarutbildningen 2015

Transkript

1 BUDGETANVISNINGAR 2015 Anvisningar för budgetering av läkarutbildningen 2015 Version

2 Om du har problem, frågor eller synpunkter kring budgetarbetet eller budgetverktyget får du gärna kontakta fakultetskansliets ekonom med ansvar för läkarutbildningen: David Ganrot tfn: E-post: Hämtställe: 66 Postadress: Medicinska fakultetens kansli, Lund Besöksadress: BMC, Sölvegatan 19, Lund Hemsida: Frågor som rör Region Skånes del i läkarutbildningen hanteras av enheten för forskning och utveckling: Hannie Lundgren tfn: E-post: hannie.lundgren@skane.se Hemsida: Observera! I dessa anvisningar förekommer ett antal bilder hämtade från budgetverktyget, dessa är avsedda att visa hur budgetverktyget fungerar och visar inte nödvändigt vis information som är avsedd att vara autentisk eller korrekt med hänsyn till de regler som gäller för hur en budget ska vara utformad. 2

3 Innehållsförteckning 1. LÄKARUTBILDNINGENS BUDGET NYHETER BUDGETMODELLEN BUDGETVERKTYGET GRUNDLÄGGANDE FUNKTIONER OCH PRINCIPER GRUNDUPPGIFTER OCH KOMMENTARER INMATNING OCH ÄNDRING AV UPPGIFTER Allmänt om redigering i budgetverktyget Rutan Lärare Rutan Kostnadsställe Rutan Ämne Rutan Ort Observera följande KOSTNADER SOM INTE SKA LÄGGAS IN I BUDGETVERKTYGET Overhead Kompetensutveckling Personalrelaterade kostnader och kringkostnader för kontorsarbete Inventarier, inköp och avskrivning PERSONALKOSTNADER Anställning Arbetstid Personaldatabasen Löner Löner för regionanställda ADMINISTRERA EXTERNA LÄRARE INMATNING I BUDGETBLANKETTERNA ADMINISTRATION OCH LEDNING Personalkostnader Materielkostnader UNDERVISNING OCH EXAMINATION, PERSONALKOSTNADER Föreläsningar Gruppundervisning Handledning Examination Verksamhetsförlagd utbildning MATERIELKOSTNADER LOKALER RAPPORTER BESTÄLLA RAPPORTER EXCEL-RAPPORTENS INNEHÅLL BILAGA 1 FÖRTECKNING ÖVER KOSTNADSSTÄLLEN BILAGA 2 FÖRTECKNING ÖVER REGION SKÅNES KLINIKER

4 1. LÄKARUTBILDNINGENS BUDGET Dessa anvisningar riktar sig speciellt till dem som ska arbeta med verktyget för budgetering av läkarutbildningen (för övriga utbildningar finns andra, gemensamma anvisningar, i ett annat dokument). Efter detta inledande kapitel följer två kapitel om hur man matar in budgetar i verktyget och slutliget ett som behandlar hur man tar ut rapporter ur budgetverktyget.! Du som har arbetat med budgetverktyget tidigare och behärskar den tekniska biten behöver förmodligen inte läsa dessa anvisningar i sin helhet igen. Kanske är du mest intresserad av de avsnitt som behandlar principer och regler; dessa har markerats med ett utropstecken (precis som detta stycke) så att du lättare ska hitta dem. 1.1 Nyheter Nytt i årets version av budgetverktyget är: Alla budgetar ska nu läggas för endast en termin dvs. ett halvår såvida inte någon större förändring i kursens upplägg mellan vår- och hösttermin är planerad. Det finns inte längre särskilda blankettsidor för inmatning av kursutveckling. Redan sedan tidigare skulle kurserna inte själva budgetera kursutveckling, men nu har också rubrikerna faktiskt försvunnit från budgetverktyget. Tidigare har det funnits tre blankettsidor för materielkostnader (direkta materielkostnader, indirekta materielkostnader samt service och underhåll. Dessa har ersatts av en gemensam blankettsida, materielkostnader. Inventarier (inköp resp. avskrivningar) ska inte läggas in i kursbudgetarna, utan hanteras numera centrat på programmet. Kontakta programdirektören angående eventuella nyinvesteringar. Budgetering av lokalkostnader har förenklats, yta och nyttjandegrad behöver nu inte anges. Tidigare specialregler angående förberedelsetid för doktoranders undervisning har avskaffats. Generellt gäller nu faktor tre för förberedelsetid (dvs. 1 timme undervisning + 2 timmar förberedelser). För gruppundervisning på ALF-sidan gäller dock fortfarande faktor två. Nivåtentamen ska inte längre budgeteras på var och en av de fyra kliniska terminerna. Istället läggs en pott centralt på utbildningen och fördelas i efterhand efter vem som faktiskt deltog i examinationen. Schablonpåslaget som ska täcka personalrelaterade kostnader och kringkostnader för kontorsarbete har höjts till 9 kr per timme. Under grunduppgifter ska nu kursens längd anges i högskolepoäng, istället för i veckor. Befattningen avdelningsläkare har ersatts av specialistläkare. 1.2 Budgetmodellen Grundtanken med budgetmodellen är fördela resurser i enlighet med utbildningens upplägg. Ersättningen ska täcka institutionernas och klinikernas kostnader för den utbildning som genomförs där. Budgetarna ska därför så långt som möjligt utgå från faktiska kostnader och ej schabloner. Varje föreläsning budgeteras med de timmar den tar, varje laboration med de personal- och materialkostnader som är förknippad med den. Ett undantag från denna princip är dock den 4

5 kliniska praktiken (även kallad verksamhetsförlagd utbildning, VFU) som fr.o.m budgeteras med ett schablonbelopp per student och vecka. En budget med två finansieringskällor Läkarutbildningen betalas med två pengapåsar, dels universitetets "statliga" medel och dels ALF-medlen för de ökade kostnader (intrång) som undervisningen medför inom sjukvården. Med några få undantag gäller samma principer för budgetering oavsett vilken pengapåse som ska användas. Det är egentligen missvisande att tala om en statlig budget och en ALF-budget som om de vore separata budgetar, det är snarare fråga om en budget med två finansieringskällor. Det som avgör vilken pengapåse som ska användas är hos vilken av huvudmännen Lunds universitet eller Region Skåne kostnaden uppstår. Är det institutionen som står för en kostnad ska den ersättas med statliga medel, är det kliniken som betalar ska den ersättas med ALF-medel. Ersättning för vissa ledningsuppdrag och administration ersätts dock alltid med statliga medel (läs mer om detta i avsnitt 3.4.1). Den som matar in budgetuppgifter behöver i princip alltså inte tänka på om kostnaden ska betalas med statliga eller ALF-medel. Arbetsgång Nämnden för biomedicinsk, medicinsk och folkhälsovetenskaplig utbildning (NBMFU) formulerar anvisningar och övergripande ramar för budgetarbetet och programdirektören leder och samordnar budgetarbetet inom programmet samt utfärdar kompletterande anvisningar. Utifrån dessa riktlinjer och anvisningar upprättar sedan de kurs-/terminsansvariga ett budgetförslag. Under september månad arbetar de kurs-/terminsansvariga i budgetverktyget med att mata in och uppdatera budgeterna. Det är viktigt att det sker en samverkan med berörda lärare, prefekter och verksamhetschefer under processen, så att de kan ta hänsyn till utbildningens resursbehov i sin planering och budgetering. När budgetverktyget stängts för terminsansvariga lärare tar fakultetens ekonom ut rapporter ur systemet och granskar tillsammans med programdirektören att budgetarna är upprättade i enlighet med de beslutade riktlinjerna och inom de tilldelade ekonomiska ramarna. Programdirektören för en dialog med de kurs-/terminsansvariga som vid behov reviderar sina respektive budgetförslag. Under samordningsprocessen har även institutioner och kliniker möjlighet att framföra synpunkter på budgetförslagen. När granskningen är avslutad skickas de sammanställda budgetarna till kliniker och institutioner. I detta skede förväntas budgeten vara förankrad hos institution/klinik, men om man ändå fortfarande har synpunkter måste dessa meddelas fakultetens ekonom snarast, så att utskicka till nämnden kan ske enligt tidplanen. Tidplan 11 september Budgetverktyget öppnar för de kurs-/terminsansvariga lärarna. 30 september Preliminära kurs-/terminsbudgetar ska vara klara, budgetverktyget stänger för de kurs-/terminsansvariga lärarna. Programdirektör och ekonom påbörjar granskning och kommunicerar med terminsansvariga, institutioner och kliniker angående eventuella förändringar. 15 oktober Preliminär budget klar. Den preliminära budgeten skickas till kliniker och institutioner för granskning. 5 november Budget skickas till institutionerna för kännedom och till klinikerna för godkännande. 26 november Utskick av budget till nämnderna. 3 december Nämnderna tillstyrker budgetförslagen. 5

6 2. Budgetverktyget Kurs-/terminsbudgetarna skapas i ett nätbaserat budgetverktyg och sparas i en databas, vilket gör det möjligt att i efterhand gå in och ändra eller lägga till uppgifter i blanketten. De budgetar som lades förra hösten (avseende 2014) har kopierats till årets budgetverktyg och kan användas som en grund att utgå från. Hur mycket av de gamla budgetarna som fortfarande är aktuella varierar mellan de olika kurserna/terminerna, beroende på hur mycket upplägget förändrats, hur många lärare som ska bytas ut etc. Om du vill börja från grunden med en helt blank budget kan du kontakta GA-ekonomerna på fakultetskansliet, så raderar de alla tidigare uppgifter. Budgetverktyget finns på men hittas också via fakultetens interna webbplats ( Inloggning sker med Lucat-identitet, via Lunds universitets centrala autentiseringstjänst (CAS). Efter inloggning kommer du till en indexsida, som listar de kurser du har behörighet till. Budgetverktygets användare kan delas in i tre behörighetsnivåer: Kursansvarig Varje kurs/termin kan ha upp till tre ansvariga som kan lägga till, ändra och ta bort kostnader från kursen. De kan även ta ut Excel-rapporter. Programdirektör Har samma behörighet som de kursansvariga, men får automatiskt behörighet till alla kurser/terminer på programmet. Kommer åt budgetarna även efter att budgetverktyget stängts för de kursansvariga. Administratör Endast fakultetens GA-ekonomer har denna behörighet, kommer alltid åt alla kurser, tilldelar behörighet till andra användare samt låser och låser upp kurser. På indexsidan visas kurser som är öppna för redigering med brun text, medan låsta kurser har svart text. Klicka på en kurs för att komma till dess startsida. Budgetblankettens startsida (till höger) består av ett antal rubriker (gröna rutor) och underrubriker (vita rutor), de senare är klickbara. De följande kapitlen går igenom dessa rubriker. Först kapitel 3 om grundläggande funktioner och principer vid för inmatning i budgetverktyget. Kapitel 4 behandlar de blankettsidor där den egentliga kursbudgeten läggs in, moment för moment, kostnad för kostnad. Kapitel 5 slutligen, handlar om hur du plockar ut rapporter ur budgetverktyget, i pdf- eller Excel-format. kap. 5 kap. 4 kap. 3 6

7 3. Grundläggande funktioner och principer Den första länken på startsidan går till kursens grunduppgifter, under denna kommer en länk till budgetanvisningar (dvs. detta dokument). På vissa program/kurser följer sedan länkar till ytterligare dokument. Efter en kort genomgång av grunduppgifterna fortsätter detta kapitel med en beskrivning av hur inmatning i budgetverktyget fungerar rent tekniskt. Sedan följer en beskrivning av de övergripande principerna för vilka och hur kostnader ska budgeteras. Därefter kommer ett avsnitt om principerna för personalkostnader och sist ett avsnitt som behandlar hur externa lärare hanteras i budgetverktyget. 3.1 Grunduppgifter och kommentarer Den första klickbara rubriken under "Övergripande" är grunduppgifter leder till en sida som visar information om kursen/terminen. Varje budgetblankett kan avse en eller flera kurser, eller en hel termin. Programdirektörerna avgör vilka blanketter som ska finnas för respektive program. Grunduppgifterna visar program, termin 1, kurs och Ladok-kod för aktuell budgetblankett. Varje budgetblankett kan ha upp till tre kursansvariga (beteckningen används även om blanketten avser en hel termin). Om du vill ändra någon av dessa uppgifter om de är felaktiga, om en blankett som avser flera kurser ska delas upp i flera blanketter som avser en kurs var, om blanketten ska kopieras, om kursansvariga ska bytas ut ska du kontakta din programdirektör som i sin tur meddelar GA-ekonomerna på fakultetskansliet. Uppgifterna om hp (dvs. högskolepoäng) och antal studenter används inte i några beräkningar, men finns med som information för termins-/kursansvariga och programdirektör. Du ska uppdatera dem om de inte är korrekta. Sist bland grunduppgifterna finns ett kommentarsfält som kan användas för minnesanteckningar och för kommentarer till/från kursansvarig och GA-ekonom. (Har du frågor du vill ha snabbt svar på är det dock bättre att ringa eller mejla.) Läs gärna genom kommentarerna innan du börjar lägga nästa års budget, åtgärda vid behov och radera kommenterar som inte längre är aktuella. Glöm inte att spara när du ändrat uppgifterna eller kommentarerna. 1 Termin betyder här T1, T2, T3 etc, inte i VT eller HT. Vill man ha separata budgetblanketter för VT och HT kan man ange det i kursnamnet. Förutom T1-T11 kan termin även vara Ledning vilket avser programmets centrala budget med ersättning till PD: etc, Valfria vilket kan avse en kurs som inte är obligatortisk i utbildningsprogrammet eller Strimman vilket avser läkarutbildningens kurser i professionell utveckling. 7

8 3.2 Inmatning och ändring av uppgifter Allmänt om redigering i budgetverktyget Alla blankettsidor för inmatning av föreläsningar, materielkostnader, lokalkostnader etc. har ett liknande upplägg. Bilden nedan visar inmatningssidan för föreläsningar. Den övre raden innehåller kolumnrubriker och de följande raderna visar de kostnader som lagts in i budget. Varje rad läggs till, ändras eller raderas var för sig. Under raderna finns ett belopp i fetstil som visar summan i kronor av kostnaderna på raderna ovanför. Sortera rader Det är möjligt att sortera om raderna så att de visas i en annan ordning. Håll muspekaren över det moment du vill flytta pilen förvandlas då till ett pilkors klicka och håll inne musknappen, dra momentet till önskad plats i listan och släpp sedan musknappen. Lägga till ny rad 1. Klicka på knappen Lägg till nytt moment. En ny rad läggs då till sist efter de existerande, vita rutor markerar de uppgifter som ska fyllas i (övriga uppgifter fyller systemet själv i automatiskt) och två bruna knappar dyker upp till höger om raden (Spara, Avbryt). 2. Genom att trycka på tabb-tangenten eller klicka med musen flyttar du textmarkören till den första vita rutan, fyll i moment (eller motsvarande). 3. Hoppa till nästa ruta med tabb-tangenten eller klicka i rutan och sedan nästa ruta etc. 4. När alla de vita rutorna är ifyllda klickar du på Spara-knappen. Om någon av rutorna är felaktigt ifylld får du en varning om detta, det går inte att spara förrän alla rutor är korrekt ifyllda. Du kan när som helst avbryta inmatningen genom att trycka på Avbryt-knappen. Ändra rad 1. Klicka på den grå pennan till höger om raden du vill ändra. De uppgifter som kan ändras markeras då med vita rutor och tre bruna knappar dyker upp till höger om raden (Spara, Radera resp. Avbryt). 2. Genom att trycka på tabb-tangenten eller klicka med musen flyttar du textmarkören till den ruta du vill ändra, ändra uppgifterna. 3. Om du ska ändra ytterligare rutor, flytta textmarkören med hjälp av tabb-tangenten eller genom att klicka i rutan. 4. När du är klar med ändringarna klickar du på Spara-knappen. Om någon av rutorna är felaktigt ifylld får du en varning om detta, det går inte att spara förrän alla rutor är korrekt ifyllda. Du kan när som helst avbryta ändringen genom att trycka på Avbryt-knappen. 8

9 Radera rad 1. Klicka på den grå pennan till höger om raden du vill radera. 2. Klicka på den bruna Radera-knappen till höger om raden. 3. En ruta dyker upp där du bekräftar raderingen genom att klicka på OK. (Det går inte att ångra en genomförd radering.) Vill du inte radera raden klickar du istället på Avbryt, den grå rutan stängs då och du klickar på den blå Avbryt-knappen till höger om raden Rutan Lärare De rutor där en lärares (eller administratörs) namn ska fyllas i fungerar på ett särskilt sätt. Välja lärare 1. Börja skriv lärarens för- eller efternamn, systemet söker i databasen efter matchande lärare. För varje bokstav du skriver in förfinas sökningen. 2. Förutsatt att det som skrivits in matchar någon av lärarna i databasen visas dessa i en lista. Först visas matchande lärare som redan används på kursen och sedan övriga matchande lärare. Välj lärare från listan genom att klicka på lärarens namn. 3. Om läraren inte finns i databasen visas följande meddelande. Om man var på väg att lägga in en lärare som är anställd inom sjukvården fortsätter man här, fyller i det fullständiga namnet (i formatet Efternamn, Förnamn) samt väljer titel och klinik. Observera att det endast går att välja bland sjukvårdens titlar och kliniker. Om man istället sökte, men inte hittade, en universitetsanställd lärare ska man klicka på Avbryt och sedan lägga till läraren under Administrera externa lärare (se avsnitt 3.5). Att man inte hittar läraren man sökte kan förstås också bero felstavning. I så fall får man klicka på Avbryt och sedan göra ett nytt försök (när sökrutan väl bestämt sig för att den inte hittar någon matchande lärare hjälper det inte att rätta stavningen, man måste alltså avbryta). Söklistan visar alla matchande lärare, sorterade på efternamn, samt vilka kostnadsställen de tillhör. Dessutom visas hur många timmar de är tillgängliga för undervisningsverksamhet på grund- och avancerad nivå (inkl administration), hur många timmar som redan budgeterats (utnyttjats) på och hur många timmar som fortfarande är tillgängliga för GA-verksamhet. Det finns ingen teknisk spärr mot att budgetera en lärare på fler timmar än vad denne är tillgänglig, men det är naturligtvis olämpligt. Om situationen uppstår får berörda kurs-/terminsansvariga, programdirektörer och grundutbildningsprefekt i samråd hitta en lösning. 9

10 Mer om budgetering av personal hittar du i avsnitt Rutan Kostnadsställe Vid budgetering av personalkostnader fylls kostnadsställe i automatiskt (alla personer i lärardatabasen har ett kostnadsställe knutit till sig). När man lägger upp externa lärare (se avsnitt 3.5) eller budgeterar verksamhetsförlagd utbildning, materiel- eller lokalkostnader måste kostnadsställe anges. I budgetverktyget finns Medicinska fakultetens samtliga kostnadsställen, några kostnadsställen vid andra fakulteter, samt kliniker/verksamhetsområden vid SUS och andra förvaltningar inom Region Skåne i systemet. Hela listan hittar du i bilaga 1 och 2. (Vid behov kan ytterligare kostnadsställen läggas till, kontakta i så fall GA-ekonomerna.) De flesta kostnader (t ex fakturor och löner) betalas av institutionerna och klinikerna, som sedan får ersättning från läkarutbildningen. I de fall du vet vilket kostnadsställe/verksamhetsområde/klinik som kommer att betala fakturan eller den lärarens lön ska du ange detta kostnadsställe. Om du vet vilken institution, men inte vilket kostnadsställe som kommer att betala kostnaden kan du välja den institutionens huvudkostnadsställe (i bilaga 1 ser du vilka som är huvudkostnadsställen). När undervisningen bedrivs på en vårdcentral anges Vårdcentraler/primärvården oavsett vilken vårdcentral som avses. Avstämning av vilka vårdcentraler som faktiskt kom att utnyttjas sker sedan terminsvis. Vissa kostnader ska betalas av läkarutbildningen centralt, genom att fakturan skickas till utbildningens eget kostnadsställe och attesteras av programdirektören. I dessa fall ska du ange Läkarutbildningen. Detta kostnadsställe väljer du även om du inte vet vem som ska betala kostnaden, men tror att den kommer att betalas av universitetet. Om du istället tror att kostnaden kommer att betalas av Region Skåne, men inte vet av vilken klinik väljer du kliniken som kallas Övrig verksamhet. Pengarna blir då kvar hos utbildningen och betalas ut efter hand som kompletterande uppgifter lämnats in. Välja kostnadsställe 1. I rutan för kostnadsställe kan du söka på kostnadsställets nummer eller ett ord i kostnadsställets namn. Systemet söker i databasen efter matchande kostnadsställen. För varje siffra/bokstav du skriver in förfinas sökningen. 2. Välj kostnadsställe från listan genom att klicka på det Rutan Ämne För att underlätta informationssökning, jämförelser etc. finns möjlighet att ange till vilket ämne varje budgetrad räknas (t ex ortopedi, urologi etc.) i ett särskilt fält, istället för att ange detta som text i moment-fältet. Det är helt frivilligt att använda funktionen, men ska den vara till någon glädje bör den användas konsekvent. 10

11 Ämnen väljs från en lista som är unik för varje termin och baseras på kursplanerna. I nuläget finns dock listor endast för de kliniska terminerna. Om terminsansvariga lärare så önskar kan fakultetsekonomen ändra, lägga till eller ta bort denna funktion Rutan Ort För att kunna hålla reda på vilka budgetrader som avser vilken studieort finns ett särskilt fält. På de terminer där studenterna är uppdelade ska ort anges på varje rad. Observera att detta fält syftar på den ort studenterna organisatoriskt tillhör, alltså INTE på den ort där kliniken eller institutionen finns. På varje rad kan noll till tre orter markeras. Budgetposter som är gemensamma för alla tre orterna (eller båda två på T4-T5) bör för tydlighets skull ha bock i alla tre rutorna Observera följande Alla tal som fylls i på blanketten ska vara heltal och siffrorna ska skrivas in i en följd utan tusentalsavgränsning. På vissa blankettsidor (materiel- och lokalkostnader) anges antal och styckepris. Normalt sett ska faktiskt antal och styckepris anges, men om antal och styckepris är osäkra kan man istället ange en totalkostnad under kr/st och sedan ange 1 (ett) som antal. Materielkostnader ska anges exklusive moms. Personalkostnader har redan ett påslag för beräknade löneökningar. Övriga kostnader ska budgeteras i 2014 års kostnadsnivå. 3.3 Kostnader som inte ska läggas in i budgetverktyget Det finns en del kostnader som inte ska läggas in i budgetverktyget, utan hanteras av fakultetens GA-ekonomer i samband med sammanställning av nämndernas budgetar: Overhead Ersättning för gemensamma kostnader så kallad overhead eller OH betalas enligt särskild ordning. Samtliga belopp i budgetverktyget ska därför anges exklusive OH-pålägg Kompetensutveckling Tid för kompetensutveckling ska inte läggas in i budgetverktyget, utan betalas ut enligt en särskild modell med två komponenter, en bas- och en aktivitetsbaserad komponent. Baskomponenten ger ersättning till universitetsadjunkter och -lektorer som arbetar endast med utbildning och inte har fakultets- eller externa medel. Ersättningen baseras på lärartidsavtalets riktlinjer om respektive grupps utbildningsaktivitet; universitetsadjunkter som ska undervisa (inkl. förberedelsetid) högst 80 % av arbetstiden får 10 % kompetensutveckling och universitetslektorer som ska undervisa högst 70 % får 20 % kompetensutveckling. Från denna kompetensutveckling görs avdrag för eventuella forskningsmedel. 11

12 Resterande 10 %-enheter ersätts enligt den aktivitetsbaserade modellen. Universitetsadjunkter får ett påslag för kompetensutveckling med 12,5 % av undervisningstiden, vilket ger 10 %-enheter om de undervisar 80 %. Universitetslektorer får ett påslag med 14,3 % av undervisningstiden, vilket ger 10 %-enheter om de undervisar 70 %. Även professorer får ett påslag med 14,3 %. Bas (del av tjänst) Aktivitetsbaserad (påslag på undervisningsaktivitet) Professorer - 14,3 % Lektorer med fakultetsmedel - 14,3 % Lektorer utan fakultetsmedel 20 % (avdrag görs för externa 14,3 % forskningsmedel) Adjunkter 10 % (avdrag görs för externa 12,5 % forskningsmedel) Övriga Personalrelaterade kostnader och kringkostnader för kontorsarbete! Personalrelaterade kostnader och kringkostnader i samband med kontorsarbete är var för sig ofta av en ganska obetydlig karaktär. För institutionen som helhet kan det dock handla om flera miljoner kronor och utbildningarna ska givetvis betala sin andel av detta. Istället för att lägga in dessa kostnader var för sig på respektive kurs-/terminsbudget, ges en schablonersättning baserat på hur många timmar som budgeterats på respektive institution (såväl för lärare som för administrativ personal). Schablonen 9 kr för varje budgeterad timme ska täcka bland annat följande: Läkemedels- & sjukvårdsersättning Motion & rekreation Personalvårdande åtgärder Intern representation Datorer Kontorsmaterial Telefon, fast och mobil Utskrifter och kopiering för eget behov I och med denna schablonersättning ska inga av ovanstående kostnader läggas in i budgetverktyget om de är kopplade till den enskilde lärarens anställning och kontorsarbete i allmänhet. Kostnader av mer specifik karaktär, så som för inköp av litteratur till lärare eller tutorer, för kopiering av kompendier till studenter, för datorer till datorsalar eller andra kostnader som har koppling till undervisningen ska dock läggas in i budgetverktyget. Kontakta gärna din GAekonom om du är osäker på vad som gäller i konkret fall Inventarier, inköp och avskrivning! Budgetverktyget har inte längre separata blankettsidor för inköp av, eller avskrivning av inventarier. Dessa budgeteras numera centralt, i respektive programs ledningsbudget. Behöver din kurs köpa in en inventarie ska du kontakta programdirektören om detta. 12

13 3.4 Personalkostnader Anställning Ersättning betalas dit personen är anställd! Ersättning för personalkostnader betalas dit personen i fråga är anställd, dvs. till den som betalar personens lön. Vart varje budgeterad person hör framgår av att kostnadsstället eller kliniken visas på varje rad, samt den lilla logotyp som visas till vänster om namnet. Skulle någon person ha fått felaktiga uppgifter, be fakultetens ekonom att korrigera detta. Ersättning till personer anställda vid Lunds universitet baseras på faktisk lön och betalas till den institution och det kostnadsställe som betalar personens lön. Ersättning till personer anställda inom Region Skåne baseras på löneschabloner för respektive personalkategori och betalas till kliniken. Adjungeringar räknas i detta sammanhang inte som anställningar vid universitetet, i och med att lönen fortfarande betalas av Region Skåne. Att en läkare har forskning vid universitetet (och kanske t o m har ett eget kostnadsställe) räknas inte heller som en anställning vid universitetet, om inte universitetet också betalar (en del) av läkarens lön. Läkare med kombinationstjänst har visserligen anställning vid både institution och klinik, men ersättningen betalas helt och hållet till institutionen. Ersättningen för klinisk handledning betraktas inte som ersättning för någon enskild läkares arbete, utan inkluderar sjukvårdspersonal inom olika kategorier och även materialkostnader etc. Denna ersättning betalas alltid till kliniken, även om en läkare med kombinationstjänst deltar i handledningen. Statliga medel till institution, ALF-medel till klinik Grundregeln är att ersättning till institutionen (eller annan enhet inom universitetet) betalas med statliga medel och att ersättning till kliniken (eller annan enhet inom Region Skåne) betalas med ALF-medel. Det finns dock undantag som alltid betalas med statliga medel, oavsett vem som är betalningsmottagare: Terminsansvar Kurs-/moment-/ämnesansvar Termins-/kursadministration Dessa undantag behöver inte beaktas när budgeten matas in i budgetverktyget, justering sker istället manuellt i efterhand. Följande tabell sammanfattar läget kring anställning och ersättning. 13

14 Anställning som Anställd vid Utbetalas till Betalas med Inst. Klinik Inst. Klinik Statliga medel ALFmedel Lärare, forskare, doktorander X X X Komb.tjänst, t ex Prof/ÖL X och X X X Sjukvårdspersonal X X X Forskande läkare X X X Adjungerade lekt/prof X X X Terminsansvar X eller X X eller X X Kurs-/moment-/ämnesansvar X eller X X eller X X Administratör, sekreterare m fl X eller X X eller X X Arbetstid! Enligt de lokala arbetstidsavtalen anses årsarbetstiden för en heltidstjänst vara timmar, respektive timmar (2/3 av 1 700) för kombinationstjänster. (Detta gäller egentligen personer med 35 semesterdagar, men i budgetverktyget används detta som schablon för samtliga anställda.) En halvtidstjänst är därmed 850 respektive 567 timmar, etc. Ersättning för kompetensutveckling ska inte tas upp i kurs-/terminsbudget, utan betalas centralt av respektive utbildning (se avsnitt 3.3.2) Personaldatabasen I budgetverktyget finns en personaldatabas med alla som har anställning vid Medicinska fakulteten lärare, doktorander och TA-personal. Dessutom innehåller databasen en del personer som inte är anställda vid fakulteten men som vid flera och återkommande tillfällen har medverkat i fakultetens utbildning, det kan handla om lärare med anställning vid annan fakultet eller kliniska assistenter. För alla dessa personer finns uppgifter om lön samt det kostnadsställe på universitetet som betalar deras lön. I personaldatabasen finns dessutom alla personer som har en Lucat-identiet 2 vid Medicinska fakulteten utan att vara anställda. I budgetverktyget antas att dessa personer istället är anställda inom Region Skåne, dock saknas inledningsvis uppgifter som lön eller kliniktillhörighet. Den som först använder en sådan person måste ange titel och kliniktillhörighet, uppgifter som sparas till nästa gång personen budgeteras. Dessa uppgifter kan endast rättas av fakultetens ekonom.! I första hand skall universitetets egna lärare utnyttjas, i andra hand sjukvårdsanställda. Om lärare inte är tillgängliga inom universitetet eller region Skåne eller om de saknar erforderlig kompetens får externa timlärare användas. Företag får inte anlitas i undervisningen utan särskilt beslut från dekanus 3. 2 Lucat är universitetets personkatalog som förutom anställda även innehåller personer som på annat sätt är knutna till universitetet, t ex forskande läkare vars lön betalas av Region Skåne. Lucat-id används för inloggning till t ex universitetets e-post samt till budgetverktyget. 3 Läs mer på www5.lu.se/pa-online/anstaellning/anstaellningsavtal/anlitande-av-juridisk-person 14

15 Att lägga till nya personer i databasen Om du saknar någon lärare kan du kontakta fakultetens ekonom, så lägger denne till personen i databasen. Du kan också själv lägga till läraren, men den blir då bara tillgänglig på just den kurs/termin du lägger till den. (Läs mer om detta i avsnitt 3.5.) Risken med att själv lägga till en person på detta sätt är att någon annan också lägger in samma person på en annan kurs/termin, fast med annan lön eller på ett annat kostnadsställe, vilket givetvis skapar förvirring. Såvida du inte är säker på att personen du vill lägga till i databasen endast kommer att figurera på din kurs/termin är det därför bättre att be fakultetens ekonom lägga till personen. Namnlösa lärare! Om du inte vet namnet på den person som ska utföra ett visst moment ska du inte budgetera det på någon annan befintlig lärare (som dig själv). Om du vet att momentet kommer utföras av en universitetsanställd lärare kan du istället någon av de namnlösa lärare som finns i databasen. Sök på titeln (exempelvis universitetslektor ) i rutan för lärarens namn så får du upp dessa. Lärare på ALF-sidan behöver inte namnges och du kan själv välja om du vill ange namn eller skapa dina egna namnlösa lärare (t ex Överläkare, Neuro-Lund ). Icke anställd Personer som någon anledning avslutat sin anställning vid fakulteten plockas bort ur databasen. Om de sedan tidigare finns med i någon budget finns de dock fortfarande kvar i personaldatabasen, men deras lön har nollställts och deras titel ändrats till Icke anställd. Om du hittar en sådan lärare på din kurs bör du undersöka om den inte ska ersättas av någon som fortfarande är aktiv vid fakulteten. Om personen av någon anledning ändå ska fortsätta undervisa på kursen ska du kontakta GA-ekonomerna som då korrigerar lön och titel Löner Timkostnaderna i budgetverktyget baseras på varje persons faktiska lön. Formeln för beräkning av timkostnad ser ut som följer: Timkostnad = (Årslön vid heltid/ Årsarbetstid vid heltid) Lönekostnadsfaktor I och med att årslönen delas med årsarbetstiden (dvs. med avdrag för semester) så ingår semesterersättning i den framräknade timkostnaden. I timkostnaden ingår även sociala avgifter (LKP), semestertillägg samt löneuppräkning, vilket ger en lönekostnadsfaktor på 1, För personer födda 1949 eller tidigare betalas lägre sociala avgifter och lönekostnadsfaktorn blir därför endast 1,2844 för dessa. Om den faktiska timlönekostnaden för externa lärare inte är känd kan nedanstående schabloner 5 användas. Om du är i behov av ytterligare information om lönekostnader kan du kontakta en ekonom på institution eller fakultetskansliet. 4 Lönekostnadsfaktor: 1,5734 = 1,5004 1,0128 1,0354 Sociala avgifter 50,04 % (22,48 % för personer födda före 1947, vilket ger en lönekostnadsfaktor på 1,2844) Semestertillägg 1,28 % Löneuppräkning fr.o.m. okt ,9 % + (2,50 % / 4) När löneförhandlingarna för 2014 är klara kommer de nya lönerna att läsas in i budgetverktyget och resterande löneuppräkning justeras. 5 Baseras på de normbelopp som tillämpas från och med www5.lu.se/pa-online/loener-foermaaner/loen-ersaettningar/timarvoderad-undervisning 15

16 Fakultet M N LTH S HT Typ av undervisning Undervisning på professorsnivå Undervisning av särskild kvalificerad art (motsvarande lektorsundervisning) Undervisning av kvalificerad art (motsvarande adjunktsundervisning) Handledning, övningar, laborationer och dylikt (motsvarande doktorandundervisning) Allmänt institutionsarbete, (assistenttimmar) Löner för regionanställda Ersättning för personer anställda inom Region Skåne baseras på befattningskategori. Timkostnad inklusive semesterersättning, sociala avgifter och löneuppräkning framgår av tabellen. Befattningen avdelningsläkare har utgått och ersatts av specialistläkare. Kategori Timkostnad Kategori Timkostnad Arbetsterapeut 297 Psykolog leg 380 Biomed analytiker 277 Sjukgymnast 301 Bitr. Överläkare 677 Sjukhusfysiker 407 BMA funktionsutb 321 Sjuksk funkt.utb 354 Distriktsläkare 730 Sjuksköterska 323 Enhetschef HoS 436 Specialistläkare 610 Ekonom 383 Underläkare AT 311 Kurator 319 Underläkare leg ST 434 Labingenjör 316 Undersk m spec funk 269 Medicinsk sekr 249 Undersköterska 243 Medicintekn ingenj 354 Överläkare 718 Medicintekniker Administrera externa lärare Detta avsnitt gäller externa lärare som ska betalas av universitetet. Hur nya personer läggs till på någon av Region Skånes enheter beskrivs i avsnitt Om du vill använda en lärare som inte finns med i personaldatabasen (se avsnitt 3.4.3), men som du vet ska finnas med i budgeten för flera kurser/terminer ska du kontakta fakultetens ekonom så lägger denne till personen i databasen så att den blir tillgänglig för alla kurser/terminer. Om du däremot vill använda en extern lärare som endast används på en eller några kurser/terminer kan du själv lägga in läraren via sidan Administrera externa lärare. Läraren blir då tillgänglig bara på den kurs/termin den lagts in och måste alltså läggas in på nytt för varje kurs/termin. När en lärare lagts till i kursens egen personaldatabas kan den väljas i blankettsidorna för personalkostnader (föreläsningar m fl) på samma sätt som övriga (dvs. anställda) lärare. 16

17 Att lägga till, ändra och radera externa lärare och kliniska assistenter fungerar tekniskt precis som beskrevs i avsnitt Det går dock inte att radera en lärare som används på något av kursens moment, ett meddelande visas som talar om på vilka moment läraren används. Radera då först läraren från momenten och sedan från listan med externa lärare. Lärare som läggs in via Administrera externa lärare kan i Excel-rapporten urskiljas från lärare med anställning genom att de har en speciell markering. Läs mer om detta i kapitel 5 Rapporter. De fält som ska fyllas i är: Förnamn Efternamn Titel Börja skriv, så visas en lista med matchande titlar. Kontakta fakultetens ekonomer om du tycker att någon titel saknas. Månadslön Månadslön anges exklusive LKP och exklusive semesterersättning. Uppgifter om faktisk lön lämnas av den institution som ska tillse att lönen utbetalas, alternativt används schablonerna (se avsnitt 3.4.4). Kostnadsställe I och med att databasen för externa lärare är unik för varje kurs/termin händer det inget om en lärare med samma namn, titel och kostnadsställe matas in på flera kurser/terminer. Om samma lärare läggs in på flera kurser/terminer, men med olika ersättning uppstår ju dock förvirring. Det är därför bättre att GA-ekonomerna sköter upplägget av personer som ska budgeteras på flera kurser/terminer. 17

18 4. Inmatning i budgetblanketterna Den egentliga budgeten de lärartimmar och andra kostnader som är förknippade med kursen finns under rubrikerna från administration och ledning till och med lokaler på startsidan. Bredvid varje rubrik visas summan av de kostnader som registrerats. 4.1 Administration och ledning! På dessa blankettsidor ska administrativa kostnader för kursen budgeteras. Dessa delas in i personal- och materielkostnader. Kostnader som tas upp här är t ex den arbetstid som kurssekreteraren lägger ner på kursen, kostnader för utskick av kursinformation till studenter mm. Hur mycket varje termin får budgetera för administration och ledning framgår av tabellen. Termin Sekreterare Ämnes-/kursansv Summa T1-T T4 Lund T4 Malmö T5 Lund T5 Malmö T6-T9 Lund T6-T9 Malmö T6-T9 Helsingborg T11, ISEX, PU Riktlinjer saknas Personalkostnader De fält som ska fyllas i är: Ämne Ort Moment Lärare Timmar Ange faktisk arbetstid, dvs. en timme motsvarar en arbetstimme Materielkostnader De fält som ska fyllas i är: Ämne Ort Moment Artikel Vilken typ av materiel eller utrustning som avses. Antal Antingen anges antalet i styck och priset i kr/st, eller så anges den Pris/st totala kostnaden och antal 1 (ett). Kostnadsställe 18

19 4.2 Undervisning och examination, Personalkostnader Vid beräkning av tidsåtgången för den enskilde lärarens medverkan i undervisningen ska hänsyn bland annat tas till undervisningens och examinationens upplägg och metod, lärarens erfarenhet av undervisning i ämnet, kursens svårhetsgrad och omfattningen av för- och efterarbete Föreläsningar! En schemalagd undervisningstimme ersätts med 3 arbetstimmar (dvs. 1 timme föreläsning + 2 timmar förberedelser). De fält som ska fyllas i är: Ämne Ort Moment Lärare Und. Undervisning, faktiskt antal lektionstimmar. Förb. Förberedelse, beräknas enligt ovan angivna riktlinjer. Grp. Antal grupper Gruppundervisning! För gruppundervisningstimme, seminarium, laborationer och demonstrationer gäller olika regler beroende på var läraren är anställd: Anställda vid universitetet: En schemalagd timme ersätts med 3 arbetstimmar (dvs. 1 timme undervisning + 2 timmar förberedelser). Anställda inom Region Skåne: En schemalagd timme ersätts med 2 arbetstimmar (dvs. 1 timme undervisning + 1 timme förberedelser).! För PBL-undervisningen på T1-ska inga tutorer namnges i budget, istället sker en avstämning när undervisningen ägt rum. Terminsansvariga behöver inte budgetera själva PBL-undervisningen, den finns inlagd som klumpsummor på respektive termin när budgetverktyget öppnar. Inga timmar budgeteras för tutormöten, de anses ingå i förberedelsetiden. (Om tutorerna däremot deltar vid utformning av tentamensfrågor eller dylikt ska detta budgeteras under lämplig rubrik (examination etc). Dessa timmar ska då budgeteras på de schablonpersoner som kallas LÄK, PBL-tutor T1-3, T4 respektive T5.) De fält som ska fyllas i är: Ämne Ort Moment Lärare Und. Undervisning, faktiskt antal lektionstimmar. Förb. Förberedelse, beräknas enligt ovan angivna riktlinjer. Grp. Antal grupper. 19

20 4.2.3 Handledning! Handledning i form av så kallad skuggning i verksamhetsförlagd undervisning ersätts via VFU-schablonen och ska inte budgeteras här. Andra typer av handledning, så som uppsatshandledning, kan dock budgeteras här och ska då inkludera förberedelsetid. De fält som ska fyllas i är: Ämne Ort Moment Lärare Timmar Ange faktisk arbetstid, dvs. en timme motsvarar en arbetstimme. Grp. Antal grupper Examination! Vid examination ersätts en arbetstimme med en timme. T6 T9 ska budgetera 625 timmar examination per halvår, 250 timmar för Lund respektive Malmö samt 125 timmar för Helsingborg. Nivåtentamen ska inte längre budgeteras på var och en av de fyra kliniska terminerna. Istället läggs en pott centralt på utbildningen och fördelas i efterhand efter vem som faktiskt deltog i examinationen. Terminsexamination Lund Malmö Hbg T T T T De fält som ska fyllas i är: Ämne Ort Moment Lärare Timmar Ange faktisk arbetstid, dvs. en timme motsvarar en arbetstimme. Grp. Antal grupper Verksamhetsförlagd utbildning! Här budgeteras kostnader för den kliniska handledningen (även kallad praktik eller verksamhetsförlagd utbildning, VFU). Kostnaden budgeteras med en schablon, kr per student och vecka, vilket beräknas täcka alla kostnader klinikerna har i samband med den kliniska praktiken; intrång i arbetstid, material, tvätt, städning, omklädningsrum etc. 20

21 Varje klinisk termin får ett visst antal VFU-veckor (beroende på studentantal och terminens längd) som fördelas mellan klinikerna av de terminsansvariga: Termin Studentveckor VT 2015 Belopp (1 800 kr/v) T6 120 stud à 18 v = kr T7 120 stud à 18 v = kr T8 120 stud à 16 v = kr KUA 120 stud à 12 v = kr T9 120 stud à 18 v = kr T stud à 5 v = kr De fält som ska fyllas i är: Ämne Ort Moment Veckor Det totala antalet studentveckor (dvs. antal studenter antal veckor/student). Kostnadsställe Här anges kliniken (VFU betalas aldrig till institution). 4.3 Materielkostnader På denna blankettsida anges materielkostnader som är hänförbara till undervisningen (till skillnad från materielkostnader för administration), även kostnader för service, underhåll, eventuella städkostnader (om städning inte ingår i hyran, vilken den oftast gör) och andra tjänster anges här. Under denna rubrik finns numera de poster som tidigare ingick under direkt materielkostnad, indirekt materielkostnad samt service och underhåll. De fält som ska fyllas i är: Ämne Ort Moment Artikel Vilken typ av materiel eller utrustning som avses. Antal Kan avse studenter, studentgrupper eller antal av materielet. Kr/st. Kostnaden för en artikel eller för en students/studentgrupps förbrukning av artikeln (beroende på vad som angetts under antal). Kostnadsställe 4.4 Lokaler! På denna blankettsida anges kostnader för lokaler som utnyttjas för undervisning, samt lokaler inom sjukvården som utnyttjas för administration, lärarrum etc. I den mån städning inte ingår i lokalhyran tas den upp under Materielkostnader (se avsnitt 4.3). Observera att lokaler som används i samband med klinisk handledning inte ska budgeteras, de ingår istället i schablonen (se avsnitt 4.2.5). 21

22 Universitetets administrativa lokaler betalas på annat sätt och ska inte tas upp här. Det samma gäller lokaler som administreras av Enheten för grundutbildningslokaler, det vill säga undervisningslokalerna i BMC, CRC och HSC. Lokaler som tillhör Region Skånes Konferensservice ska budgeteras på den klinik som kommer att betala hyran. Det är viktigt att den som bokar lokalen känner till detta och anger rätt faktureringsadress vid bokning. Det är även möjligt att budgetera kostnaden direkt på Konferensservice (finns som kostnadsställe i budgetverktyget), i så fall ska vid bokning anges kundkod: K LUT ALFAKTIVITET. I tidigare versioner av budgetverktyget angavs lokalkostnader med kvadratmeterkostnad och nyttjandegrad. Denna gamla information har i vissa fall sparats och finns i fältet byggnad, lokal i formatet [X % av Y m2 à Z kr]. Observera dock att dessa uppgifter mycket väl kan vara felaktiga. De fält som ska fyllas i är: Ämne Ort Typ av lokal Till exempel föreläsningssal, skrivningssal. Byggn/lokal Ange vilken byggnad och om möjligt vilket rum som avses. Antal Ange hur många gånger lokalen beräknas bokas. Kr/st. Ange kostnad per bokning. Kostnadsställe 22

23 5. Rapporter Alla som har behörighet till budgetverktyget kan ta ut Excel-rapporter ur budgetverktyget som visar information för samtliga kurser/terminer på alla program. Rapporten är en tabell där varje rad motsvarar en inmatningsrad i budgetverktyget. Tabellen innehåller 29 kolumner med detaljerad information och är flera tusen rader lång, i sin obearbetade form är den minst sagt svåröverblickad. För att man ska ha någon verklig glädje av dessa rapporter krävs att man har åtminstone grundläggande Excel-kunskaper, men då kan man å andra sidan få väldigt mycket information ur dem. Kontakta gärna fakultetens ekonomer om du är du intresserad av någon särskild information och behöver hjälp med Excel. 5.1 Beställa rapporter För att ta ut rapporter för flera kurser/terminer/program klickar du på Rapport på kursens/terminens startsida. Du kan även få en Sammanställning av kursen (genom att klicka på rubriken med samma namn), som visas på skärmen, i pdf- eller Excel-format. Pdfsammanställningen kan användas för arkivering etc, men fyller annars ingen funktion (den ska inte skrivas under eller liknande). Excel-sammanställningen har samma upplägg som övriga Excelrapporter (som förklaras nedan), men avser bara den kurs/termin man för tillfället är inloggad på. Rapporter kan beställas för en eller flera terminer och ett eller flera program. När du gjort ditt urval klickar du på Skapa rapport. En rapport med alla kurser/terminer för ett program tar ett tiotal sekunder att beräkna, medan en rapport med alla kurser/terminer för alla program tar ett par minuter. När rapporten är klar klickar du på länken Din rapport i xlsx-format finns här, och kan sedan spara eller öppna filen. 23

24 5.2 Excel-rapportens innehåll Här följer en beskrivning av upplägget av Excel-rapporterna. Vissa kolumner är endast ifyllda vid vissa typer av kostnader (t ex är kolumnerna för timmar tomma om raden avser lokalkostnader). Kolumn Benämning Förklaring A Program Vilket utbildningsprogram som avses. B Termin Vilken termin på utbildningen som avses (T1, T2, T3 etc). C Ladok Kursens Ladok-kod, eller -koder om flera kurser budgeteras i samma blankett. D Kurs Kursens namn. E Kostnadstyp 1 Vilken typ av kostnad som avses, följande kostnads- F Kostnadstyp 2 typer finns i budgetverktyget: Kostnadstyp 1 Kostnadstyp 2 Kommentar Adm & ledn Adm & ledn, pers Adm & ledn, mtrl Undervisn Föreläsningar Gruppundervisn Handledning Examination VFU Medtekn övn Ej LÄK Materiel Materiel Inventarier Inköp av invent Endast LÄK Avskrivn invent Endast LÄK Lokaler Lokaler G Ämne Används av vissa utbildningar. H Ort Denna kolumn används bara av läkarutbildningen. I Moment Vilket kursmoment som avses. J Vem/vad Om det är fråga om en personalkostnad anges här vilken person som ska utföra momentet, om det är fråga om en materialkostnad anges här vilket material som avses. K Titel För personalkostnader anger här personens titel. L Institution Förkortning för den institution där kostnaden budgeterats. M Kst Det kostnadsställe där kostnaden budgeterats, endast det sexsiffriga numret. N Komplett kostnadsställe Det kostnadsställe där kostnaden budgeterats, både det sexsiffriga numret och kostnadsställets benämning. O Underv Vid undervisning anges här antalet undervisningstimmar per grupp. P Förber Här anges förberedelsetiden per grupp för den undervisning där man skiljer på själva undervisningen och på förberedelsen (föreläsning, gruppundervisning och prekliniska övningar). Q Grp/antal Här anges antingen antalet grupper eller antal enheter (styck, veckor etc), beroende på vilken typ av kostnad raden avser. S Sa tim Summan av antalet timmar (inkl. förberedelse och multiplicerat med antalet grupper). T Nyttjande Gäller inköp samt avskrivning av inventarier, service och underhåll, samt lokaler. 24

25 U Kr/enhet Här anges en styckekostnad som beroende av kostnadsslag kan avse kr per timme, enhet eller kvadratmeter. Även inventariers avskrivningskostnad återfinns i denna kolumn. V Belopp Summan av antalet (timmar, enheter, kvadratmeter etc) multiplicerat med styckekostnaden, och i förekommande fall nyttjandegraden. V Änd.dat. Det datum budgetraden senast ändrats. Om datumet är har raden inte ändrats sedan det nya budgetverktyget infördes hösten Observera att lönekostnader uppdateras varje år utan att det påverkar datumet in denna kolumn. W Ändr. av Lucat-identitet för den person som senast ändrade raden. X Extern Här står Extern som den budgeterade personen är inlagd som extern lärare på en enskild kurs/termin, dvs. inte finns i den stora personaldatabasen som är åtkomligt från alla kurser/terminer. Y Ldap Här anges den budgeterade personens unika identitet, dvs Lucat-id för dem som har en sådan och en framslumpad teckenkombination för övriga. Z Anst. tim. Här står hur många timmar personen arbetar per år. Heltid motsvarar timmar/år eller timmar/år för kombinationstjänster. En halvtidstjänst är därmed 850 eller 567 timmar, etc. Observera att standardvärdet är resp timmar, oberoende av faktisk tjänstgöringsgrad, så länge inte institutionerna bett att få dessa värden uppdaterade med faktiska värden. AA Ga. tim Kolumnen visar de timmar som personen är tillgänglig för undervisningsverksamhet på grund- och avancerad nivå (inkl administration och kursutveckling). AB Utn. tim Visar det totala antalet timmar som personen lagts in på i budgetverktyget, alltså summan av kolumn O för alla rader personen finns med på. Till detta kommer sedan timmar för eventuell kompetensutveckling. AC Id i tabell Dessa nummer används som referens vid felsökning i databasen och kan med fördel ignoreras. 25