Dokumentation Användarmanual Aastra CMG Server 7.5 för HiPath 4000 Aastra CMG Office Webb 7.5 Konfidentiellt Sida 1 av 23
Versionshantering Version Datum Namn Kommentar 1.0 2006-01-03 JEJ Dokument upprättat 2.0 2009-07-07 PA Dokument uppdaterat för CMG 2007 2.1 2009-10-28 PA Nya bilder anpassad för RS, ny layout. 2.2 2014-03-11 JA Uppdaterat dokumentet Denna användarmanual är anpassad för Region Skåne. Aastra CMG Server 2007 och Aastra CMG Office Web 2007 ägs av Aastra Technologies Limited. Kontaktuppgifter Sverige Aastra Telecom Sweden AB LM Ericssons Väg 30 SE-136 17 Stockholm Tel: +46 8 56 86 70 00 Hemsida: www.aastra.se HiPath 4000 ägs av Unify GmbH & Co. KG Kontaktuppgifter Sverige: Unify Communications AB Gustav III Boulevard 42 169 73 SOLNA Tel: +46 (0)10 110 55 00 Hemsida: http://www.unify.com/se/ Support Region Skåne Telefonisupport Tel: 040-62 30 000 Hemsida: www.skane.se/telefoni
Innehållsförteckning CMG Office Web 2007... 5 Allmänt... 5 Användargränssnitt... 5 Inloggning... 6 Felmeddelande vid personlig inloggning... 7 Katalogsökning... 8 Användarinformation... 10 Avancerad sökning... 12 Inställningar... 13 Mina inställningar... 14 Ändra lösenord... 14 Ändra språk... 15 Ändring av personliga uppgifter... 15 Ändra kontaktprofil... 17 Quick Info... 18 Aktiviteter... 19 Ny aktivitet... 19 Visa aktivitet... 20 Ta bort aktivitet... 21 Ändra aktivitet... 21 Återkommande aktiviteter... 22 Ta bort återkommande aktivitet... 23 Ändra återkommande aktivitet... 24 Logga ut... 24 Hjälp... 24
CMG Office Web 2007 CMG Office Web är det program du använder när du registrerar dina aktiviteter. Därmed kan växeln hantera inkommande samtal på rätt sätt. Via Office Web kan du även få information om kollegors aktiviteter. I Office Web ingår även Quick Info katalogen som innehåller företagsspecifik information som ligger utanför användarkatalogen. Programmet är webbaserat och du kör det från din vanliga webbläsare. Allmänt Kapitlet förser dig med information om: Katalogsökning inklusive avancerad sökning. Quick Info-katalogen. Organisation. Aktivitetshantering. Alla uppgifter som registreras i CMG Office Web kommer huvudsakligen att kunna användas från och påverka flera program, uppdelade enligt nedan: CMG NOW 2007 CMG Visit 2007 Directory Manager 2007 CMG Quick 2007 Användargränssnitt I katalogen finns den information som gör att växeln kan koppla rätt samtal till rätt person. Som användare av Office Web kan du registrera nya aktiviteter och därmed ge växeln möjlighet att ge bästa service till dem som ringer till företaget. Som användare kan du också söka i katalogen för att se vilken kollega som har hand om vad eller när personen kommer att vara på plats. Via Office Web kan du även administrera vidarekoppling av din telefon, registrera besökare samt skicka SMS till arbetskollegor och till valfria nummer. Office Web är bara ett av gränssnitten där du kan komma åt information om användare och besökare. NOW, Visit och Directory Manager är andra program som också kommer åt och påverkar information om användare - och besökare. Office Web består av två delar: En öppen sökdel. En personlig del som enbart kan nås av dig med ditt personliga lösenord. En del av funktionerna i den personliga delen är tilläggsfunktioner till programmet. I de fall dessa inte är aktiverade visas det när du för muspekaren över ikonen.
Fig. 1 Huvuddisplay Utgångsläget för arbete i Office Web är huvuddisplayen. Huvuddisplayen följer med alla sidor i Office Web. Om du använder musen kan du klicka dig till önskad sida och funktion. Det som förändras i Office Web vid förflyttning är själva funktionsytan. Funktionsytan är platsen som innehåller och visar den riktiga funktionaliteten. De olika huvudsidor som finns i Office Web är: Katalog Här söker du fram personer i katalogen. Quick info Här hittar du företagsanpassad extern information som ligger utanför användarkatalogen. Organisation Här finns en översikt av företagets organisation med underliggande enheter. Aktiviteter Här registrerar du nya och återkommande aktiviteter. Logga ut Här loggar du ut från personlig inloggning. Inloggning Office Web är ett webbaserat program som du kör från din vanliga webbläsare. För att du ska kunna använda dig av dina personliga sidor krävs en personlig inloggning. Fig. 2 Personlig inloggning Fält Anknytning Lösenord OK Ändra lösenord Beskrivning Här registrerar du ditt personliga inloggnings-id. Detta är vanligtvis ditt anknytningsnummer. Här skriver du in ditt personliga lösenord. Lösenordet visas som stjärnor för att ingen obehörig ska kunna ta del av det. Välj OK för att utföra inloggning. Välj Ändra lösenord om du vill byta ditt personliga lösenord.
I de fall det finns flera personer på samma anknytning visas följande dialog vid inloggning. Fig. 3 Inloggning vid delad anknytning Välj rätt namn i listan och klicka på OK för att logga in. Följande funktion i Office Web kräver personlig inloggning: Aktiviteter Resterande funktioner kräver ingen personlig inloggning. När du är inloggad i Office Web med personlig inloggning visas detta genom en hälsning uppe i högra hörnet ( Hej Anna ). Detta meddelande följer med vid ändring mellan alla sidor i programmet ända till dess att du väljer att logga ut. Fig 4. Hälsning Om du har glömt ditt lösenord tar du kontakt med administratören av CMGsystemet. Felmeddelande vid personlig inloggning Om du har angett felaktig anknytning eller lösenord kommer det upp en dialog som meddelar detta. Klicka på OK och skriv in den rätta anknytningen och lösenordet.
Katalogsökning Katalogsökning hjälper dig att på ett enkelt sätt söka fram dig själv och dina kollegor. Via ikonen Katalog i huvuddisplayen tar du dig direkt till Katalogsökning. Här kan du använda dig av både enkel och avancerad sökning. Fig 5.Katalogsökning Fält Namn/Tel Sökord Organisation Närvarande Sök Rensa Hjälp Mina inställningar Beskrivning Här gör du sökning på både efternamn och förnamn åtskilt av ett mellanslag. Om du skriver siffror i fältet gör du sökningen på telefonnummer eller anknytning. Om du slår ett mellanslag först och därefter förnamn gör du sökningen enbart på förnamn. Fonetik inkluderas vid sökning. Här gör du en sökning på de sökord som är registrerade. Du kan välja bland befintliga sökord i organisationen i den nedrullningsbara listan eller göra en vanlig sökning (beroende på serverinställningar). Här söker du fram personer via organisationstillhörighet. Ange ett eller flera tecken i organisationsbeteckningen. Om du kryssar i Närvarande kan du söka fram alla personer som finns närvarande på exempelvis en speciell avdelning. Välj Sök för att utföra sökning på angiven inmatning. Välj Rensa för att ta bort angiven inmatning. Välj Hjälp för att aktivera online-hjälp. Här gör du inställningar i systemet vad gäller språk och ändring av lösenord. Här kan du även skicka begäran om ändring av dina personliga uppgifter.
För att visa allt som är registrerat i det valda fältet är det möjligt att söka med * (stjärna) eller? (frågetecken). Om du anger * gör du en sökning på namn och om du anger? gör du en sökning på anknytning eller telefonnummer. Vid sökning visas resultatet i en träfflista. Antal träffar är beroende av de sökkriterier som har angivits. Fig. 6 Träfflista Fält Namn Telefonnummer Organisation Åter Beskrivning Här klickar du för att visa den sökta personens uppgifter. Här visas personens fullständiga namn. Om du vill gå vidare och visa övriga uppgifter på personen kan du klicka på namnet. Här visas personens telefonnummer eller anknytningsnummer. Om du vill gå vidare och visa övriga uppgifter på personen kan du klicka på numret. Här visas organisationstillhörighet. Om du vill gå vidare och visa övriga uppgifter på personen kan du klicka på organisationen. Här visas när personen är åter om det finns någon gällande aktivitet registrerad. Det finns olika symboler som visas framför återtiden: Personen har en gällande aktivitet och telefonen är vidarekopplad. Det finns ingen tilläggsinformation till aktiviteten. Personen har en gällande aktivitet och telefonen är inte vidarekopplad. Det finns ingen tilläggsinformation till aktiviteten.
Användarinformation När du gör en sökning visas ditt sökresultat i en träfflista. Om du vill gå vidare och visa uppgifter på en person kan du klicka på ikonen till vänster om namnet. Här visas övergripande uppgifter om personen och dess aktiviteter. Vilka uppgifter som finns tillgängliga i de olika fälten beror på vad som är registrerat i Directory Manager. Här är det även möjligt att visa ett fotografi på användaren. Detta bestäms vid konfigurering av programmet. Vilka fält som ska visas konfigureras på servern. Fig. 7 Användarinformation Om ett nummer är länkat (understruket) kan du klicka och ringa upp det angivna numret direkt (förutsatt att växeln stöder detta). Om ett meddelandesystem är länkat (understruket) kan du klicka och direkt skicka ett meddelande till personen. Via trädikonen till vänster tar du dig direkt till organisationsträdet. Här visas personens placering i organisationen och samtliga personer som tillhör samma organisation. Om flera organisationer markeras klickar du på den du önskar visa. Här visas även en lista över dagens aktiviteter. Finns det en gällande aktivitet visas en symbol i statuskolumnen. Du kan även se hur länge aktiviteten varar och om det finns någon tilläggsinformation registrerad. Om du klickar på Aktivitetsöversikt visas samtliga aktiviteter som finns registrerade på personen. Fig. 8 Aktivitetsöversikt
Längst upp till vänster visas månad och år. Med hjälp av pilarna kan du gå framåt och bakåt vecka för vecka i den grafiska vyn. Håll markören över aktiviteten för att visa datum och tid som aktiviteten är gällande. Om det finns tilläggsinformation till aktiviteten visas det med en symbol till vänster om aktiviteten. Håll markören över symbolen för att visa informationen. Klicka Aktivitetslista för att gå tillbaka till listvyn. Klicka här för mer information använder du om du vill visa alla uppgifter som finns registrerade på personen. När du har klickat för att visa fler uppgifter på en person får du upp följande sida. Vilka fält som ska visas konfigureras på Aastra CMG server. Fig.9 Utökad information Om ett nummer är länkat (understruket) kan du klicka och ringa upp det angivna numret direkt (förutsatt att växeln stöder detta). Om ett meddelandesystem är länkat (understruket) kan du klicka och direkt skicka meddelande till personen. (Förutsatt att växeln stöder detta)
Avancerad sökning Om du vill söka mer detaljerat på alla fält som finns registrerade i systemet kan du använda Avancerad sökning. Fig. 9 Avancerad sökning I Avancerad sökning kan du söka på alla fält som finns registrerade på personen. Vilka fält som visas beror på konfigurering. Fig. 10 Avancerad sökning
Inställningar Under länken Mina inställningar till höger i grundbilden för katalogsökning har du möjlighet att göra olika inställningar i programmet. Här kan du göra följande: Ändra lösenord Ändra språk Ändra personlig information Ändra inställningar för hänvisning
Mina inställningar Fig. 11 Mina inställningar Ändra lösenord Som användare kan du ändra ditt lösenord för personlig inloggning i Office Web. Ändring av lösenord görs via länken Mina inställningar eller via Inloggningsdialogen. Välj Ändra lösenord för att ange nytt lösenord. Fig. 12 Ändra lösenord Fält Anknytning Gammalt lösenord Nytt lösenord Verifiera lösenord OK Beskrivning Här anger du för vilket inloggnings-id som du vill ändra lösenord. Här anger du ditt gällande lösenord. Här anger du nytt lösenord. För att verifiera det nya lösenordet skriver du in det igen. Välj OK för att verifiera inmatningen. I de fall det finns flera personer på samma anknytning visas följande dialog.
Fig. 13 Ändra lösenord vid delad anknytning Välj rätt namn i listan och klicka på OK för att ändra lösenord. Ändra språk Som användare i Office Web kan du välja språk i programmet. Ändring av språk görs via länken Mina inställningar. Välj Ändra språk/change language för att välja språk i programmet. Fig. 14 Ändra språk Till vänster visas en ruta med de språk som finns tillgängliga i programmet. Välj önskat språk och klicka på Spara. Till höger i rutan Valt språk visas vilket språk som är aktivt för tillfället. Ändring av personliga uppgifter Om du som användare vill begära ändring av uppgifter som är registrerade på dig i katalogen kan du klicka på länken Mina inställningar och välja Ändra användarinformation.
Test Unify 12345 Fig. 15 Ändra användarinformation Fält Begär ändring Stäng Information Nuvarande Ny uppgift Ta bort uppgift Beskrivning Välj Begär ändring när du har registrerat de ändringar som du vill göra i formuläret. Dina uppgifter skickas då direkt vidare via e-post till katalogadministratören. Välj Stäng för att stänga Ändra användarinformation. Här visas de uppgifter som du som användare har möjlighet att skicka en ändringsbegäran på. Här visas de uppgifter som för närvarande finns registrerade på dig. Här kan du registrera begäran om nya och ändrade uppgifter på dig. Här anger du om du vill ta bort någon uppgift som finns registrerad på dig.
Din begäran om ändringar kommer att skickas till administratören för CMGsystemet som kan utföra önskade ändringar. Ändra kontaktprofil I CMG Office 2007 kan du förprogrammera kontaktprofiler för olika aktiviteter. Med hjälp av kontaktprofiler kan du välja hur inkommande samtal ska kopplas för olika aktiviteter. Du kan också lägga till vilken information som ska visas och bestämma om vidarekopplingen ska återgå automatiskt när aktiviteten är slut. Den profil som är kopplad till en aktivitetskod väljs automatiskt när aktiviteten registreras. Välj Mina inställningar->ändra kontaktprofiler för att ändra inställningar för kontaktprofiler. Fig. 16 Ändra kontaktprofil (Beroende på systemkonfiguration kan du ha möjlighet att skapa dina egna kontaktprofiler.) Skapa en ny kontaktprofil Välj Mina inställningar->ändra kontaktprofiler->mina kontaktprofiler. Ange ett namn för profilen. Skriv in eventuell information till telefonist och andra kontorsanvändare (valfritt). Välj destination att vidarekoppla till och om vidarekopplingen ska avbrytas när aktiviteten är slut. (Klicka Spara.)
Quick Info Via ikonen Quick Info i huvuddisplayen tar du dig till Quick Info katalogen som innehåller företagsspecifik information som ligger utanför användarkatalogen. Fig. 17 Quick info I Quick Info väljer du den katalog du vill söka i. Skriv in sökordet på det du önskar söka fram. För att visa alla poster som finns registrerade i en specifik katalog anger du * (stjärna) i sökrutan alternativt lämnar sökrutan tom. Sökning i en katalog resulterar i en träfflista. Träfflistans utseende är beroende av det sökord som har angivits. Det kan antingen komma upp en eller flera poster. Fig. 18 Träfflista av Quick Info poster Genom att klicka på önskat alternativ visas all information i posten. Post
Understrukna uppgifter är länkade och du kan genom att klicka på dem ringa upp det angivna numret direkt (förutsatt att växeln stöder detta), alternativt gå ut till angiven hemsida. Aktiviteter Via ikonen Aktiviteter i huvuddisplayen tar du dig till dina personliga aktiviteter. Ny aktivitet Ny aktivitet registreras via ikonen Aktiviteter i huvuddisplayen. Här kan du även se status på redan registrerad aktivitet samt registrera framtida aktivitet. Fig. 19 Ny aktivitet Fält Kod Från datum Från tid Till datum Till tid Information Visa info endast för telefonist Beskrivning Här väljer du aktivitetskod i den nedrullningsbara listan. Varje kod har en angiven standardtid som du själv kan ändra. Här anger du från och med datum som aktiviteten ska gälla genom att markera direkt i en kalender ( Datepicker -funktion). Här anger du från och med det klockslag som aktiviteten ska gälla. Här anger du till och med datum som aktiviteten ska gälla genom att markera direkt i en kalender ( Datepicker -funktion). Här anger du till och med klockslag som aktiviteten ska gälla. Här kan du ange tilläggsinformation till aktiviteten. Här markerar du om du enbart vill att tilläggsinformation ska visas för telefonisten. Informationen visas då för övriga användare som stjärnor.
Vidarekoppla till Återgå automatiskt Arbetsgrupp Mina aktiviteter Återkommande aktiviteter Spara Hjälp I rullisten anger du om du vill att din anknytning ska vidarekopplas till något annat nummer när aktiviteten är gällande. Vid nästa inloggning minns programmet vilket vidarekopplingsnummer som senast användes. Här anger du om du vill att systemet ska ta bort vidarekopplingen på din anknytning när aktiviteten upphör. I annat fall får du ta bort den manuellt när du finns på plats igen. Som administratör av en arbetsgrupp kan du få rättighet att registrera aktiviteter för medlemmar i gruppen. Du kan välja att registrera aktivitet för någon i gruppen eller för samtliga medlemmar på en gång. Vem som ska vara administratör och vilka som ska ingå i gruppen konfigureras av administratören för CMG systemet. Här visas om du har några aktiviteter registrerade. Markera Återkommande aktiviteter om du vill registrera återkommande aktiviteter. Välj Spara för att spara din registrerade aktivitet. Välj Hjälp för att aktivera online-hjälp. Fältet Vidarekoppla till innebär att du kan vidarekoppla din anknytning till vilket internt eller externt nummer som helst. Funktionen styrs av en systemparameter och är beroende av att växeln har stöd för detta. Visa aktivitet När du söker fram en person med gällande aktivitet visas i sökresultatet när han/hon är åter. Fig. 20 Träfflista med aktivitet Under rubriken Åter ser du när personen är åter. Det finns olika symboler som visas framför återtid: Personen har en gällande aktivitet och telefonen är vidarekopplad. Personen har en gällande aktivitet och telefonen är inte vidarekopplad. Det kan finnas tilläggsinformation om en användare har lagt till detta. Detta visas längst ut till höger i träfflistan. Om du vill ha vidare information om personens gällande aktiviteter visas detta tillsammans med personens uppgifter.
Ta bort aktivitet Via ikonen Aktiviteter i huvuddisplayen tar du bort registrerade aktiviteter. Fig. 21 Ta bort aktivitet Klicka på krysset till höger för att ta bort aktiviteten. Ändra aktivitet Via ikonen Aktiviteter i huvuddisplayen kan du ändra en aktivitet. Fig. 22 Ändra aktivitet Klicka på den aktivitet som du vill göra en ändring på. Uppgifterna visas då i övre delen av fönstret under Ändra aktivitet. Gör dina ändringar direkt i formuläret och välj Spara för att spara ändringarna.
Återkommande aktiviteter Aktiviteter som infaller periodiskt kan registreras som återkommande aktiviteter. Återkommande aktiviteter registreras via ikonen Aktiviteter i huvuddisplayen. Fig. 23 Återkommande aktiviteter För att registrera återkommande aktiviteter klickar du i rutan Återkommande aktiviteter. Fig. 24 Ny återkommande aktivitet Fält Beskrivning Kod Här väljer du kod för den återkommande aktiviteten i den nedrullningsbara listan. Första aktiviteten Här anger du datum och tid för när den återkommande börjar, datum och aktiviteten ska börja gälla. Välj datum genom att markera direkt i en kalender ( Datepicker -funktion). tid Första aktiviteten Här anger du datum och tid för hur länge den återkommande aktiviteten ska gälla. Välj datum genom att slutar, datum och tid markera direkt i en kalender ( Datepicker -funktion). Nästa arbetsdag Här anger du om den återkommande aktiviteten ska gälla till nästkommande arbetsdag. Aktiviteten repeteras Här anger du hur ofta den återkommande aktiviteten ska repeteras. Valet anges i den nedrullningsbara listan. Återkommande aktivitet slutar, datum kommande aktiviteten ska gälla. Här anger du tid för hur länge repetition av den åter- Tills vidare Här anger du om repetition av den återkommande aktiviteten ska gälla tills vidare. Information Här kan du ange tilläggsinformation till den återkommande aktiviteten.
Visa info endast för telefonist Vidarekoppla Vidarekoppla till Återgå automatiskt Spara Hjälp Här markerar du om du enbart vill att tilläggsinformation ska visas för telefonisten. Informationen visas då för övriga användare som stjärnor. Här anger du om anknytningen ska vidarekopplas vid aktivering av den återkommande aktiviteten. Här anger du nummer som du vill att anknytningen ska vidarekoppas till. Detta fält kan enbart användas om vidarekoppling är möjligt i växeln. Här anger du om du vill att systemet ska ta bort vidarekopplingen på din anknytning när aktiviteten upphör. I annat fall får du ta bort den manuellt när du finns på plats igen. Välj Spara för att spara din registrerade aktivitet. Välj Hjälp för att aktivera online-hjälp. Längst ned på sidan visas en lista över de återkommande aktiviteter som du har registrerat. Fig. 25 Mina återkommande aktiviteter Fält Kod Nästa gång Från Till Repeterar Vidarkopplad till Beskrivning Här visas aktivitetskod för den återkommande aktiviteten Här visas när den återkommande aktiviteten kommer att inträffa nästa gång. Här visas från och med tid och eventuellt datum som aktiviteten gäller. Här visas till och med tid och eventuellt datum som aktiviteten gäller. Här visas hur ofta den återkommande aktiviteten repeteras. Här visas eventuellt nummer som anknytningen ska vidarekoppas till. Ta bort återkommande aktivitet Via ikonen Aktiviteter tar du bort en registrerad återkommande aktivitet. Klicka på Återkommande aktiviteter för att visa de återkommande aktiviteter som du har registrerat. Fig. 26 Ta bort återkommande aktivitet Klicka på krysset till höger om du vill ta bort en återkommande aktivitet.
Ändra återkommande aktivitet Via ikonen Aktiviteter kan du ändra en registrerad återkommande aktivitet. Klicka på Återkommande aktiviteter för att visa de återkommande aktiviteter som du har registrerat. Fig. 27 Ändra återkommande aktivitet Klicka på den återkommande aktivitet som du vill göra en ändring på. Uppgifterna visas då i övre delen av fönstret under Ändra återkommande aktivitet. Gör dina ändringar direkt i formuläret och välj Spara för att spara ändringarna. Logga ut Via ikonen Logga ut i huvuddisplayen loggar du ur dig från din personliga inloggning. Hjälp Via knappen Hjälp aktiverar du online-hjälpen som finns i programmet.