Reviderad 2014-08-13

Reviderad 2014-08-13

INNEHÅLL Inledning... 4 Behörighet till Robin... 6 Navigering... 7 Medlem... 8 Sök medlemsuppgifter... 8 Medlemsinformation... 11 Medlemsuppgifter... 11 Avregistrera medlem och återta medlem... 12 Förtroendeuppdrag... 12 Övrigt... 13 Historik... 14 Saldo... 14 Registrera en ny medlem... 16 Uppdatering med uppgifter från Vårdförbundet... 16 Rapporter... 17 Inställningar... 18 Avisering av medlemsavgift... 20 Textunderlag till aviseringsbrevet... 20 Rensning av föreningens register inför aviseringen... 22 Årsaviseringen... 22 OCR-numret är personligt... 22 Aviseringstidpunkten avgör vilka som aviseras... 22 Påminnelsen... 23 Medlemmar som tillkommer efter årsaviseringen... 23 Medlemmar som/betalar in på annat sätt än via Vårdförbundet OCR-konto... 23 Medlemmar använder inbetalningsavin men skickar avgiften till föreningens eget konto... 23 Personen är ny medlem men använder Vårdförbundets plusgirokonto... 24 Medlemmar som har betalat in avgiften så sent att avregistrering skett... 24 Medlemmar som har betalat in avgiften sent under året... 24 Aviseringstidplan - översikt... 24 Annan betalare... 25 2

Medlemmar med icke-svenska personnummer/motsvarande... 26 Medlemmar i utlandet... 26 3

Inledning Robin är namnet på ett medlemssystem som Vårdförbundet tillhandahåller. Målsättningen med Robin är att erbjuda en rationell och välfungerande medlemsadministration för riksföreningar. Medlemsadministrationen bygger på självadministration via Internet. Medlemsadministrationen består i huvudsak av två delar nämligen Medlemsregisterhantering Medlemsavgiftshantering Riksföreningen Registrerar medlemsuppgifter d v s registrerar och avregistrerar medlemmar samt ändrar i befintliga uppgifter. Tar ut rapporter, adresslistor, adressetiketter mm. Registrerar förtroendeuppdrag t ex styrelseledamot i riksföreningen. Är personuppgiftsansvarig enligt Personuppgiftslagen, PUL. Utser personuppgiftsombud samt anmäler detta till Datainspektionen. Vårdförbundet Svarar för drift och utveckling av Robin. Uppdaterar uppgifter i Robin från Vårdförbundets medlemssystem vad gäller riksföreningens medlemmar som samtidigt är medlemmar i Vårdförbundet. Svarar för avisering av medlemsavgifter samt en påminnelse vid en, för alla medverkande föreningar, gemensam tidpunkt varje år. Administrerar inbetalda medlemsavgifter och överför dessa till riksföreningen en gång i månaden. Ger support. Tillhandahåller och uppdaterar användarmanual för Robin. Svarar för information och introduktion av nya medlemsadministratörer. Är personuppgiftsbiträde enligt Personuppgiftslagen, PUL, och behandlar personuppgifterna för den personuppgiftsansvariges räkning i enlighet med givna instruktioner och riktlinjer. Vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna i Robin. 4

Alla tjänster vad gäller Robin är kostnadsfria utom aviseringen av medlemsavgifter där självkostnadspris tas ut för, kuvert, tryckning, papper, porto och Plusgirots transfereringskostnader. Riksföreningen svarar själv för kostnader vad gäller papper, etiketter etc som föreningens medlemsadministratör använder. Eventuella övriga tjänster debiteras enligt överenskommelse. 5

Behörighet till Robin Hur når jag Robin? Vägen till Robin fungerar på följande sätt. Du går in på följande sida (spar den gärna som en Favorit) http://www.kam.vardforbundet.se/vardforbundet.robin.web/security/login.aspx?returnurl=%2fvardforbundet.robin.web%2fmain%2fselectorgaduzation.aspx Du får då upp följande bild Username ditt användarnamn Password ditt lösenord För att få tillgång till Robin behöver du ett användarnamn och lösenord så att Vårdförbundet kan identifiera dig och se till att du kommer åt de tjänster och system du är behörig att använda. Bestäm därför ett användarnamn, något enkelt som är lätt att komma ihåg, samt ett lösenord på 8 tecken innehållande stora och små bokstäver samt någon siffra. Kontakta därefter Vårdförbundet och meddela ditt användarnamn och ditt lösenord. När ditt användarnamn och ditt lösenord är registrerat i Robin så får du ett meddelande per e-post att det är klart att börja arbeta i registret. Skulle du glömma bort lösenordet, så kontaktar du Vårdförbundet. 6

Navigering Navigering i Robin sker i menyraden som finns nästan överst i skärmbilden. Där finns fyra flikar. Arkiv, Medlem, Ekonomi samt Hjälp Genom att klicka på en viss meny visas de olika menyalternativen. OBSERVERA att på alla bilder i denna instruktion så kommer listikonen Ekonomi att visas. Det beror på att vi som är systemadministratörer ser mer än medlemsadministratörerna i föreningarna. Denna flik används av Vårdförbundet för fördelning av inbetalningar. 7

Medlem Sök medlemsuppgifter I sökbilden kan du kombinera olika sökbegrepp för att göra ett urval bland medlemmarna. Det går att söka på en mängd uppgifter. Sökningen går till så att du fyller i fälten med enligt de kriterier du vill söka efter och sedan klickar på Sök. Vill du ta fram en lista på samtliga medlemmar lämnar du sökfälten blanka. I textfälten går det att söka med *-tecken vilket betyder att du kan hitta alla som har ett efternamn som börjar med t ex Per genom att söka på Per* i fältet efternamn. Sökning på avregistreringsdatum är möjligt först när du valt alternativet Ja i sökfältet Avregistrerade. 8

Vissa fält är inte tillgängliga för alla föreningar: Sökning på kön är möjligt om personnummer är obligatoriskt. Sökning på medlemsnummer är möjligt om medlemsnummer används. När du klickat på Sök genomförs sökningen. När sidan laddats om ser den ut så här: Sökresultatet presenteras med en uppgift om hur många medlemmar som motsvarade sökkriterierna. Du kan öppna en medlem för redigering eller för att se mer information om en medlem genom att klicka på en rad i sökresultatet. 9

Adress-fil När ett sökresultat visas dyker knappen Adress-fil upp ovanför listan. När du klickar på denna knapp kommer systemet att skapa en textfil med de medlemmar som ingår i sökresultatet. Vad som händer när du klickar på Adress-fil beror på hur din webbläsare fungerar. Vanligtvis visas en dialogruta där du får välja mellan att öppna filen eller att spara den. Filen är en tab-separerad textfil med filändelsen xls då Microsoft Excel är ett lämpligt program att använda för att titta på/använda filen. Adressfilen innehåller uppgift om medlemmarnas personnummer, adress och arbetsplats (beroende på vad som finns registrerat i Robin). OBS Notera att ändringar du gör i adressfilen inte hamnar i ert medlemsregister. Adressfilen visar hur registret såg ut när filen skapades. Filen kan t ex se ut så här: OBSERVERA Om adressfilen sparas på hårddisken eller USB-minne så innebär det att ett personregister enligt PUL, personuppgiftslagen skapats med de säkerhetskrav som detta innebär. Det är därför mycket viktigt att obehöriga inte kan komma åt dessa uppgifter. 10

Medlemsinformation Den information som finns i Robin om en medlem visas när du klickar på en rad i sökresultatet på söksidan. Informationen visas på ett antal flikar som syns under menyn i bilden. Flikarna heter Medlemsuppgifter, Förtroendeuppdrag, Övrigt, Historik och Saldo. Du väljer flik genom att klicka på fliknamnet. Medlemsuppgifter Fliken medlemsuppgifter innehåller namn, adressuppgifter samt uppgifter om medlemskapet. Du ändrar en uppgift genom att skriva in de nya uppgifterna på rätt plats i formuläret och sedan klicka Spara. Om uppgifterna är felaktiga ges ett felmeddelande överst i 11

formuläret där du ombeds korrigera det som är felaktigt. Om uppgifterna är korrekta sparas de och du får en bekräftelse om detta. Avregistrera medlem och återta medlem När du vill avregistrera en medlem ska du mata in ett datum i fältet Utträde och sedan spara. Om du vill att en avregistrerad medlem åter ska bli en aktiv medlem tar du helt enkelt bort utträdesdatumen, om du vill kanske även inträdesdatumet ska ändras i detta fall. Det är viktigt att avlidna medlemmar avregistreras så snart det är känt. Med stöd av uppgifter från befolkningsregistret så avregistrerar Vårdförbundet i sitt medlemsregister de medlemmar som avlidit. I de fall föreningens medlemsregister är personnummerbaserat så görs även en parallell kontroll och avregistrering i Robin. Förtroendeuppdrag Under fliken förtroendeuppdrag kan du registrera ett eller flera förtroendeuppdrag för den aktuella medlemmen. Om det finns några förtroendeuppdrag visas dessa på sidan enligt nedan: 12

Om du vill ta bort ett uppdrag klickar du på Ta bort på den rad där uppdraget står i listan. Om du vill ändra uppgifterna om ett uppdrag klickar du på Ändra. Då får du möjlighet att redigera uppgifterna som gäller uppdraget. Du kan registrera ett nytt uppdrag genom att klicka på Nytt uppdrag. Då läggs en ny rad upp i tabellen och du får sedan ange hur uppdraget ska se ut i registret. När du är klar måste du klicka på Spara. Övrigt Under fliken övrigt finns uppgifter om medlemmens befattning, utbildning och arbetsplats. Du kan ändra uppgifterna på precis samma sätt som under Medlemsuppgifter. Du måste klicka Spara för att uppgifterna ska finnas kvar. 13

Historik Under fliken Historik kan du inte ändra några uppgifter. På denna sida visas information om hur uppgifterna om en medlem förändrats samt av vem. Saldo Saldo-fliken innehåller uppgifter om medlemmens avgift. Här beskrivs hur saldosidan fungerar för en förening som har valt att avisera via Vårdförbundet. Andra föreningar kan också använda saldo-sidan men då blir hanteringen av uppgifterna helt manuell. Överst i bilden visas medlemmens saldo. Ett negativt saldo betyder att medlemmen är skyldig föreningen detta belopp. Om medlemmen har ett positivt saldo betyder det att medlemmen har ett tillgodo och att föreningen därmed är skyldig medlemmen detta belopp. Du kan ändra saldot helt fritt. Exempel: Om en medlem betalar in 200 kr till er förenings bankkonto så bör du öka medlemmens saldo med 200 kr så att det 14

inbetalda beloppet antingen räknas medlemmen tillgodo eller används till att betala en eventuell skuld. Förändringar av saldot visas under fliken Historik. Saldot minskas av systemet en gång per år i samband med årsaviseringen. Saldot räknas då ner med den avgift som är associerad till den medlemskategori medlemmen hör till vid aviseringstillfället. Exempel: Om medlemsavgiften för en förening är 250 kr kommer saldot att minskas med detta belopp vid årsaviseringen. När en medlem betalar in pengar till Vårdförbundets betalningsservice kommer saldot att räknas upp med det belopp medlemmen betalat in. Om medlemmen då betalar in det belopp som denne blivit aviserad kommer saldot att hamna på 0 kr och medlemmen är då skuldfri. När det gäller medlemmar som har betalat in avgiften sent under året t ex under perioden oktober-december är det viktigt att ni bestämmer om avgiften ska avse innevarande år eller kommande år. Om avgiften ska avse innevarande år så sätter ni saldot till 0. Om avgiften ska avse kommande år så sätter ni saldot till det belopp som betalats in och som då ska motsvara medlemsavgiften förkommande år. Detta innebär att medlemmen inte får någon avisering. Inbetalningar och aviseringar Listan inbetalningar visar hur mycket pengar som medlemmen betalat till Vårdförbundets betalningsservice. Detta är belopp som automatiskt har ökat medlemmens saldo. De pengar som visas under inbetalningar skickar Vårdförbundet vidare till föreningens bank- eller plusgiro-konto. Listan aviseringar visar vilka avier Vårdförbundets betalningsservice skickat till medlemmen. Det belopp som står på avin har reducerat medlemmens saldo. Justeringar Listan justeringar visar de justeringar av saldot som du eller någon av dina kollegor inom föreningen gjort av saldot. Här har du som medlemsadministratör ett val, vill du ändra saldot direkt genom att ändra värdet i fältet Saldo eller vill du ändra saldot genom att göra justeringar som visas i listan tillsammans med en notering om varför du gjort saldo-ändringen. Din förenings ambitionsnivå får bestämma hur du bör göra. Om du vill göra en justering matar du in ett bokföringsdatum, en beskrivning och ett belopp. Om du vill att justeringen ska påverka saldot ska du också sätta ett kryss i rutan Påverkar saldo. Kom ihåg att ett negativt belopp ökar medlemmens skuld och att ett positivt belopp minskar medlemmens skuld. När du matat in uppgifterna ska du klicka på knappen Lägg till. För att saldoförändringar och justeringar ska sparas måste du klicka på Spara. 15

Justeringar kommer inte att ligga till grund för att en betalning görs från Vårdförbundet till din förening eftersom några pengar i detta fall inte har inkommit till eller förmedlats av Vårdförbundet. Registrera en ny medlem När du vill registrera en ny medlem ska du välja Ny medlem i menyn Medlem. Robin frågar dig då efter ett personnummer innan du får gå vidare. När du matat in personnumret ska du klicka på Nästa. Då gör systemet en sökning i Vårdförbundets register för att se om det finns några uppgifter om den aktuella personen. Om Vårdförbundet har information om personen kommer du vidare till fliken Medlemsinformation med vissa uppgifter ifyllda. Om uppgifterna inte finns hos Vårdförbundet lämnas fälten blanka och du måste mata in dem själv. När du fyllt i informationen klickar du på Spara. Uppdatering med uppgifter från Vårdförbundet Med jämna intervall uppdaterar Vårdförbundet ert register med aktuella uppgifter om namn, adress och medlemmens anställning. En förutsättning för detta är att medlemmen även är medlem i Vårdförbundet och att er förening använder personnummer när ni registrerar medlemmar. Vissa föreningar har en aktivare egen uppdatering än den som sker genom Vårdförbundet, t ex vad gäller e-postadresser. Detta kan medföra att uppgifter som lagts in av föreningen kan ändras (till det sämre) av Vårdförbundets register. Om ni vill ha ert register oförändrat så kontaktar ni Vårdförbundet för frikoppling a t ex den kolumn som innehåller e-postadresser. 16

Rapporter I menyn Arkiv finns valet Rapporter. När du klickar på Rapporter visas nedanstående sida: Genom att klicka på en rad i listan hämtar du rapporten. Vad som händer när du klickar på rapporten beror på hur din webbrowser fungerar. Vanligtvis visas en dialogruta där du får välja mellan att öppna filen eller att spara den. Filen är en tab-separerad textfil med filändelsen xls då Microsoft Excel är ett lämpligt program att använda för att titta på/använda filen. 17

Inställningar I menyn Arkiv finns valet Inställningar. Klicka här för att ändra uppgifter om föreningen du administrerar. Överst på sidan finns basuppgifter om föreningens namn och adress. Dessa uppgifter kan du ändra. Avsnittet som heter Avisering/Utbetalning talar om vilken aviseringsmodell er förening använder samt vilket konto Vårdförbundet betalar ut förmedlade medlemsavgifter till. Uppgifterna om aviseringsmodell och utbetalningskonto kan endast ändras av Vårdförbundet. Om du vill ändra detta måste du kontakta Vårdförbundet. Under Avgifter visas de medlemskategorier som er förening använder samt årsavgiften per kategori. Du kan ändra årsavgiften. Om du vill förändra urvalet av medlemskategorier måste du kontakta Vårdförbundet. Längst ned på sidan finns avsnittet Inställningar. Här finns ytterligare ett antal inställningar du kan göra. 18

Enhetsnamn Dynamisk info 1..4 Svarsadress e- post Org. namn på avier Enhetsnamnet talar om vad er förening kallar er eventuella undergruppering. Inställningen Enhetsnamn är bara aktuell för föreningar som har en undergruppering av medlemmarna. Inställningarna Dynamisk info 1..4 ger er förening möjlighet att lägga till fyra egna fält på fliken Medlemsinformation. Skriv in ett fältnamn på inställningssidan så kommer fältet att visas med detta namn när medlemsuppgifter registreras. Fältet kommer även att visas på söksidan så att det blir sökbart. Används inte för tillfället. Används inte för tillfället. När du ändrat något på sidan Inställningar måste du klicka på Spara. 19

Avisering av medlemsavgift Textunderlag till aviseringsbrevet Inför aviseringen ska riksföreningen skicka in textunderlag till aviseringsbrevet. Textunderlagen skickas till angiven mottagare på Vårdförbundet snarast och senast den 1 november. Notera att föreningen disponerar den mittersta tredjedelen på framsidan respektive de två översta tredjedelarna på baksida. Resten ianspråktas av utrymme för adresser och inbetalningskort. Texten på framsidan är standardiserad enligt följande exempel. Det som varierar är i princip bara e-postadressen till den medlemsansvarige samt webbplatsen. På nästa sida visas några exempel på fram- respektive baksidor. Riksföreningen för xx Medlemsavgift för 2014 är 350 kronor, student/pensionär 175 kronor Använd medsänt inbetalningskort. Gör inga ändringar då inga meddelanden kan lämnas genom inbetalningskortet. Det är viktigt att avgiften betalas till det plusgirokonto som är angivet på avin. Om betalning sker på annat sätt var vänlig uppge OCR-nummer vilket är detsamma som avinummer. Medlemsavgiften administreras av Vårdförbundet som sedan skickar avgiften vidare till föreningen. OBS Om du betalat på något annat sätt innan du fått denna avi, t ex direkt till Riksföreningen bör du kontakta kassör/medlemsansvarig för att säkert veta att betalningen nått fram. Som medlem i föreningen samtycker du till att föreningen hanterar dina personuppgifter i enlighet med Personuppgiftslagen. Skicka gärna din e-postadress till Riksföreningens medlemsansvarige Namn, e- postadress och telefonnummer Glöm inte att besöka vår hemsida www.xx.se 20

Viktigt För att kunna hantera returer från posten om adressen är felaktig samt frågor från medlemmarna kommer uppgift på vem som är föreningens/lokalföreningens medlemsansvarige att finnas på avin. Uppgifterna finns uppe till vänster bredvid. Föreningens logga och syns i avsändarfönstret. Dessa uppgifter hämtas automatiskt från Robin. Föreningen kan kontrollera om uppgifterna stämmer och vid behov ändra genom att gå in i Robin under Arkiv Inställningar. När det gäller Distriktssköterskeföreningens lokalföreningar kan ni inte ändra namninställningarna själva utan ni måste meddela förändringar till Stefan Lundberg. Framsida Baksida 21

Rensning av föreningens register inför aviseringen Inför aviseringen är det viktigt att rensa registret från personer som lämnat föreningen. Skötsamma personer meddelar att de inte vill kvarstå som medlemmar och kan avregistreras. Det vanligaste sättet att lämna en förening är emellertid att inte betala sin medlemsavgift. För att inte i onödan belasta avisering och påminnelser med personer som lämnat föreningen är det därför viktigt att kontrollera de som inte har betalat och bedöma om de ska avregistreras. Årsaviseringen En gång per år genomför Vårdförbundet en avisering av medlemsavgifter åt de föreningar som använder Robin. Ett par månader senare skickar Vårdförbundet ut en påminnelse till de personer som inte betalat in det aviserade beloppet. Avier och påminnelser avseende medlemskap i föreningar som hanteras av Robin betalas till ett plusgirokonto som hanteras av Vårdförbundet. Kontot är av en sådan typ att OCR-avier används. En gång per månad stämmer Vårdförbundet av inbetalningar till OCR-kontot. Pengarna betalas sedan ut till respektive förenings plusgiro/bankgiro andra veckan i månaden. Några aviseringar kommer inte att nå sina adressater utan kommer i retur till den medlemsansvarige som då har att spåra personen ifråga. Ett sätt är ny kontroll i Robin då personen kan ha flyttat under själva aviseringen. Ett annat sätt är genom www.eniro.se/ OCR-numret är personligt Det är viktigt att veta att OCR-numret är personligt och inte kan överlåtas till någon annan. Om detta ändå inträffar så kommer saldot hos den person som OCR-numret egentligen tillhör att öka. Aviseringstidpunkten avgör vilka som aviseras Alla som finns i föreningens medlemsregister i Robin fram till den tidpunkt då aviseringsfilen som ska skickas till tryckeriet, tas ut, kommer med i aviseringen. Om man registreras senare kommer man inte med, även om det handlar om sekunder. En testfil som omfattar ett par medlemmar från alla föreningar tas fram och skickas till tryckeriet vecka 49. Tryckeriet meddelar resultat vecka 50. 22

Aviseringsunderlaget skickas till tryckeriet fredag i vecka 50. Detta innebär att föreningen kan göra justeringar i medlemsregistren som påverkar aviseringen fram till senast torsdagen i vecka 50. Gemensam avisering av medlemsavgift sker vecka 1, året efter. Sista inbetalningsdag är den 31 januari. Påminnelsen Påminnelsefil skickas till tryckeriet första veckan i mars. Påminnelserna går till posten andra veckan i mars. Sista inbetalningsdag är den 31mars. Endast de medlemmar som är med vid det första aviseringstillfället men som inte har betalat kommer med i påminnelsen. Medlemmar som tillkommer efter årsaviseringen Nya medlemmar som tillkommer under året registreras av föreningen i Robin. Detta skall göras även om den nya medlemmen tillkommer under aviserings/påminnelseperioden. Föreningen skickar sitt eget inbetalningskort till medlemmen och registrerar sedan själv den inbetalda medlemsavgiften i Robin. Den nya medlemmen deltar sedan i nästa års gemensamma avisering. När en medlem betalat in direkt till föreningen så är det omöjligt för Vårdförbundets betalningservice att se inbetalningen då den har gjorts till ett annat konto. Då måste föreningen själv reglera medlemmens inbetalning manuellt i Robin. Medlemmar som/betalar in på annat sätt än via Vårdförbundet OCRkonto Om en medlem betalar på annat sätt än via Vårdförbundets OCR-konto måste föreningen registrera detta i Robin. Detta för att medlemmen inte ska ha någon skuld registrerad i systemet och därmed slippa påminnelser. Om medlemmen betalar t ex 200 kr ska medlemmens saldo ökas med 200 kr. Medlemmar använder inbetalningsavin men skickar avgiften till föreningens eget konto Det förekommer att medlemmar använder den utskickade inbetalningsavin men ändrar plusgirokontot och skickar avgiften till föreningens eget konto istället. Detta innebär att vi inte kan se inbetalningen i Robin. Föreningens medlemsansvarige måste istället själv lägga in uppgiften i Robin och sätta medlemmens saldo till 0 kr. Det är viktigt att detta görs så fort som möjligt då medlemmen annars kommer att få en påminnelse. 23

Personen är ny medlem men använder Vårdförbundets plusgirokonto När denna typ av inbetalningar dyker upp så överför Vårdförbundet pengarna till föreningens eget konto samt meddelar berörd förening de personuppgifter man har om inbetalningen. Föreningen har sedan att själv registrera medlemmen och sätta saldot till 0 kr. Medlemmar som har betalat in avgiften så sent att avregistrering skett Medlemmar som betalar in avgiften så sent att avregistrering skett upptäcks av Robin och avregistreringen tas bort. Medlemmar som har betalat in avgiften sent under året När det gäller medlemmar som har betalat in avgiften sent under året t ex under perioden oktober-december är det viktigt att ni bestämmer om avgiften ska avse innevarande eller kommande år t ex 2006 eller 2007. Om avgiften ska avse 2006 så sätter ni saldot till 0. Om avgiften ska avse 2007 så sätter ni saldot till det belopp som betalats in och som då ska motsvara medlemsavgiften för 2007. Detta innebär att medlemmen inte får någon avisering. Aviseringstidplan - översikt Tidpunkt Aktivitet Vem utför Den 1 november V 49 Textunderlag till aviseringsbrevet skickas in till Vårdförbundet En testfil omfattande ett par medlemmar från varje förening skickas till tryckeriet Riksföreningen Vårdförbundet V 50 V 50 V 50 V 01 Resultat av testfil meddelas till Vårdförbundet Riksföreningarna kan göra uppdatering av sina medlemsuppgifter t o m torsdag i vecka 50 Aviseringsunderlag skickas till tryckeriet fredag i vecka 50 Avisering av medlemsavgift skickas ut till medlemmarna Tryckeriet Riksföreningen Vårdförbundet Tryckeriet/Posten V 11 Påminnelse Avisering Vårdförbundet 24

Annan betalare I några fall betalar någon annan t ex arbetsgivaren. Ett sätt är att lämna hela aviseringsbrevet med vidhängande inbetalningskort till inbetalaren som då kan använda handlingen som faktureringsunderlag. Ett annat sätt är att använda funktionen Särskild faktureringsadress i samband med aviseringen. För att detta ska fungera måste uppgifterna vara ifyllda. Det är viktigt att arbetsgivaren anger OCR-koden på rätt sätt, dvs först, i inbetalningsfilen till Nordea. Om så inte sker måste vi manuellt identifiera varje inbetalning. Det finns olika felkällor som leder till merarbete. En variant är att arbetsgivaren betalar avgiften med ett utbetalningskort, plusgiro eller bankgiro endera till riksföreningen direkt eller till Vårdförbundets betalningsservice. Ibland saknas uppgift om OCR-kod eller namn. En annan variant är att arbetsgivaren säger sig inte kunna betala till Plusgirot utan vill betala till bankgirot. I något fall har arbetsgivaren betalat till fel riksförening. 25

Medlemmar med icke-svenska personnummer/motsvarande Robin kan endast hantera svenska personnummer och i dessa fall måste personnummerfältet lämnas blankt för att det ska fungera. Medlemmar i utlandet Det bästa är att ta bort dessa medlemmar från aviseringen som går via Vårdförbundet och hantera dem manuellt. 1. Kryssa i "Avgiftsbefriad" i bilden som innehåller personinformation. Då kommer medlemmen inte att aviseras via Vårdförbundet. 2. Kontakta er bank och be att få SWIFT och IBAN nummer för er förenings bankkonto. 3. Gör en faktura för hand och skicka till medlemmen. 4. Medlemmen betalar sedan pengar direkt till ert konto i stället för till Vårdförbundet. Vi rekommenderar er att göra så här då de inbetalningar som görs från utlandet till OCR kontot oftast inte går att härleda till rätt medlem med automatik. Risken är då att medlemmens pengar blir liggande på Vårdförbundets konto utan att vi vet vem de avser. 26