Innehåll 1. Inledning 4 1.1 Projektets bakgrund... 4 2 Projektbeskrivning 4 2.1 Uppdragsbeskrivning... 4 2.2 Syfte... 4 2.3 Mål... 4 2.4 Avgränsningar... 4 2.5 Framgångsfaktorer... 4 2.6 Risker... 5 Utsikt - 3 Organisation 5 3.1 Uppdragsgivare... 5 3.2 Styrgrupp... 5 3.3 Ansvarig beställare... 5 3.4 Projektledare... attityder 5 3.5 Projektgrupp... 5 3.6 Referensgrupper... 5 3.7 Arbetsgrupper... 5 Ett projekt kring missbruksproblematik och 4 Resurser 6 5 Tidsplan 6 6 Huvudaktiviteter och milstolpar 6 7 Projektarbetssätt 6 7.1 Metoder... 6 7.1.1 Möten... 6 7.1.2 Rapportering... 6 7.1.3 Arbetsmetod... 6 7.2 Projektavvikelser... 7 7.2.1 Ändring av projektorganisation... 7 7.2.2 Övriga avvikelser... 7 7.3 Nya projektidéer... 7 8 Överlämning 7 9 Uppföljning och kvalitetssäkring 7 10 Information, kommunikation och dokumentation 8 10.1 Information och kommunikation... 8 10.2 Dokumentation... 8 11 Referensdokument 8
OXL200 v 2.0 2012-07-06 1 (9) Projektplan 2014-12-03
2 (9) Innehållsförteckning 1. Inledning 4 1.1 Projektets bakgrund... 4 2 Projektbeskrivning 4 2.1 Uppdragsbeskrivning... 4 2.2 Syfte... 4 2.3 Mål... 4 2.4 Avgränsningar... 4 2.5 Framgångsfaktorer... 4 2.6 Risker... 5 3 Organisation 5 3.1 Uppdragsgivare... 5 3.2 Styrgrupp... 5 3.3 Ansvarig beställare... 5 3.4 Projektledare... 5 3.5 Projektgrupp... 5 3.6 Referensgrupper... 5 3.7 Arbetsgrupper... 5 4 Resurser 6 5 Tidsplan 6 6 Huvudaktiviteter och milstolpar 6 7 Projektarbetssätt 6 7.1 Metoder... 6 7.1.1 Möten... 6 7.1.2 Rapportering... 6 7.1.3 Arbetsmetod... 6 7.2 Projektavvikelser... 7 7.2.1 Ändring av projektorganisation... 7 7.2.2 Övriga avvikelser... 7 7.3 Nya projektidéer... 7 8 Överlämning 7 9 Uppföljning och kvalitetssäkring 7 10 Information, kommunikation och dokumentation 8 10.1 Information och kommunikation... 8 10.2 Dokumentation... 8 11 Referensdokument 8
3 (9) Dokumentets syfte Projektplanen är det övergripande sammanhållande projektdokumentet. Projektplanen redogör för vad som ska göras, vem som gör vad inom projektet samt hur det ska göras. Projektplanen omfattar alla moment från projektstart till avslut. Versionshantering KS godkänner och fastslår projektplanen. Efter projektplanen är fastslagen görs inga ändringar om dessa inte faller under punkt. 7.4. I sådana fall skapas en ny version och detta dokumenteras i tabellen nedan. Version Ansvarig Datum Förändring
4 (9) 1. Inledning 1.1 Projektets bakgrund Det har i olika sammanhang framförts att konsumtionen av alkohol och andra droger är högre i Oxelösund än i andra jämförbara kommuner. Situationen för med sig höga kostnader för missbruksvården. Många orsaker till situationen har diskuterats och flera genomlysningar har gjorts. Viljan att undersöka och komma vidare med problematiken kring missbruket har lett till ett treårigt projekt. Sammanfattning om nuläge och börläge? 2 Projektbeskrivning 2.1 Uppdragsbeskrivning Uppdraget går ut på att få en gemensam bild av frågor kring missbruksproblematik i kommunen. Dels en nulägesanalys och dels idéer om vilka åtgärder som skulle leda till förbättring. Dessutom finns en strävan att projektet skall bidra till en mer nyanserad bild av problematiken, att bidra till en förbättrad attityd kring orsaker till problematiken och möjligheter till förändring. Projektet delas in i tre etapper. Den första etappen kartlägger, den andra delen analysrar och förankrar, den tredje delen startar implementeringen exempelvis initiativ i till resurser, organisering. 2.2 Syfte Att kartlägga missbrukssituationen i kommunen, detektera orsaker och se möjliga åtgärder som leder till en hållbar strategi kring missbruksfrågan. * Varför ska projektet genomföras? 2.3 Mål Att syftet uppfylls så att ny kunskap kommer Oxelösund till del, både den kommunala verksamhetens olika delar, kommunens invånare och i synnerhet de som berörs av projektområdet och att förändra attityder kring missbruksproblematiken. Projektet är en del av ett långsiktigt arbete med folkhälsan i kommunen, ett sätt att skapa framtida välfärd. * Mätbart resultat (när ska vad vara klart?) 2.4 Avgränsningar Projektet inbegriper inte den faktiska missbruksvårdens utformning. Projektet inriktar sig på det kommunen kan påverka. Projektet inriktar sig på missbruk av alkohol och narkotika. * Vad ingår inte i projektet? 2.5 Framgångsfaktorer Öppenhet kring projektet Information till inblandade och berörda Samverkan mellan olika aktörer inom kommunen och externa aktörer * Faktorer som främjar projektet?
5 (9) 2.6 Risker Risker Sannolikhet Konsekvenser Åtgärder (L, M, H) Knappa tidsresurser inom uppgiftslämnande förvaltningar M/ H Ej fullständig kartläggning, tidsspillan Förankring av projektet 3 Organisation 3.1 Uppdragsgivare Kommunstyrelsen * Är kommunstyrelsen Godkänner och fastställer projektförslaget utser även styrgruppen. 3.2 Styrgrupp Miljö- och folkhälsoutskottet * Beslutande. Fastställer direktivet. Ekonomiskt ansvarig. Initieras av uppdragsgivaren. Rapporterar till kommunstyrelsen 3.3 Ansvarig beställare Kommunchefen * Ansvarig tjänsteman t.ex. kommunchef, ekonomichef. 3.4 Projektledare Mona Karila * Styr och leder projektet inom fastslagna kostnads och tidsramar. Föredragande i styrgrupp. 3.5 Projektgrupp Analysgruppen * Utför arbetet i projektet. Rapporterar till projektledaren. 3.6 Referensgrupper KLG *Berörda intressenter och specialister, fungerar som projektgruppens bollplank. Utses av projektledaren. 3.7 Arbetsgrupper Tillsätts löpande beroende av fas i projektet.
6 (9) 4 Resurser 800 tkr finns avsatt per år till projektet. Dessa medel används till att avlöna en projektledare dessutom kan de användas för att anlita externa experter, material som undersökningar och annan litteratur, större insatser från olika förvaltningar. 5 Tidsplan Tre år, fr.o.m. 3 nov 2014 indelat i tre etapper. Den första etappen, kartläggning, beräknas till mellan sex månader och ett år. Efter denna etapp sker en avstämning för att kunna fatta beslut om de följande etappers utformning. 6 Huvudaktiviteter och milstolpar Händelse Datum Etapp 1 kartläggning september 2015 Avslutas med avstämning i kommunstyrelsen och beslut om kommande etapper Etapp 2 analys förankring, prioritering ca januari 2016 Etapp 3 implementerings start november 2017 * Lista på avgörande aktiviteter och milstolpar. Milstolpe är en avstämningspunkt som används för att följa upp viktiga händelser i projektet. 7 Projektarbetssätt 7.1 Metoder 7.1.1 Möten Projektgrupp (Analysgruppen) lägesrapport vid behov Styrgrupp (Miljö- och folkhälsoutskottet) lägesrapport vid varje sammanträde Referensgrupp (KLG samt berörda experter) vid start, vid behov, löpande varje halvår och vid milstolpar 7.1.2 Rapportering Projektledaren rapporterar löpande till styrgrupp. Informationsutbyte med referensgruppen och projektgruppen sker löpande. Efter avslutad etapp rapporteras till Kommunstyrelsen. 7.1.3 Arbetsmetod Under projektet kommer flera olika metoder användas för att ge struktur, bearbeta material och öka tillgängligheten.
7 (9) 7.2 Projektavvikelser 7.2.1 Ändring av projektorganisation Alla organisatoriska förändringar som görs ska kommuniceras med projektledaren som dokumenterar och informerar samtliga i projektorganisationen. 7.2.2 Övriga avvikelser Om projektet ser ut att avvika från överenskommen tidplan, leveranstidpunkt och/eller ekonomiska ramar skall den projektmedlem som är närmast upptäckten snarast meddela detta till projektledaren som snarast sammankallar projektgruppen där den uppkomna situationen diskuteras. På mötet beslutas om vilket av de två följande alternativen som föreligger. 1. Avvikelsen är av sådan karaktär att det går att hantera inom de givna ramarna utan att den totala tidsåtgången eller ekonomiska ramarna ändras. I detta fall räcker det med protokollet som rapport till styrgruppen. 2. Avvikelsen är av sådan karaktär att de överenskomna ramarna för tid och/eller kostnad kommer att överskridas varför så mycket fakta som möjligt samlas in för en rapport till styrgruppen. KS får sedan avgöra vilka åtgärder som är lämpliga (t ex ändring av specifikation, tidplan eller ekonomiska ramar) och ge styrgruppen förändrade direktiv. 7.3 Nya projektidéer En projektidé sammanställs löpande. 8 Överlämning Slutredovisning och rapport till Kommunstyrelsen, november 2017 9 Uppföljning och kvalitetssäkring Utredare kommunstyrelseförvaltningen. Uppföljning sker efter varje etapp av projektet. Projektet är indelat i tre etapper. * Nåddes målen, ekonomin, erfarenheter, vad ska återföras till verksamheterna.
8 (9) 10 Information, kommunikation och dokumentation 10.1 Information och kommunikation Bred kommunikation internt och externt för att lyfta fram projektet, exempelvis hemsida, internet, sociala medier. Likaså bred information löpande och vid milstolpar. Projektledaren ansvarar för att informationsinsatserna genomförs. 10.2 Dokumentation Projektledaren ansvarar för skapande och lagring av projektdokument och mötesanteckningar. 11 Referensdokument KS 2012-10-03, 153, mål och budget 2015-2017 * Exempelvis riskanalys, informationsplan m.m.