Konklusion Arbetsmiljöenkät 2016

Konklusion Arbetsmiljöenkät 2016 Institutionen för hälsovetenskaper I november 2016 skickades enkäten, som avser att mäta upplevelsen av OSA, organisatorisk och social arbetsmiljö (f.d. kallat psykosocial arbetsmiljö), ut i personalgruppen. Totalt skickades den till 202 respondenter. Nytt för i år var att beslut togs om att gruppchefer, prefekt och ledningsgrupp inte skulle besvara enkäten eftersom de har ledningsuppdrag som har direkt påverkan på frågorna i enkäten. Detta exkluderar 17 personer. Sammantaget besvarades enkäten av 122 personer, vilket därmed motsvarar en svarsfrekvens på knappt 66% (65,94%; 122/185). I slutet av enkäten fanns även utrymme för öppna kommentarer och dessa har här sorterats i anslutning till de olika frågorna. Kommentarerna förtydligar vissa svar och citaten är i vissa fall kortade, men i övrigt presenterade utan ändringar. Sammanställning och därmed tolkningen av vilka citat som kan relateras till vilka svar har gjorts av prefekten. Varje avsnitt avslutas med en kommentar från prefekten. Enkäten presenterades i obearbetad form för gruppchefer, ledningsgrupp och institutionsstyrelsen. Hela konklusionen har innan publicering diskuterats med Lili Söderlund, personalsamordnare och Lena Hagman, huvudskyddsombud. Konklusionen har även presenterats för Eva Ageberg, ordförande i HSC HMS kommitté. I svarsredovisningen nedan presenteras enkäten utan hänsyn till att de i ledande position uppmanats att inte svara d.v.s. procentsatserna är baserade på antalet svar/antalet medarbetare som fått enkäten. Arbetsklimat Är arbetsklimatet och samarbetet bra på arbetsplatsen? Frågan om en generell upplevelse av arbetsklimat och samarbete på Institutionen för hälsovetenskaper besvarades av 59% att det oftast är bra och 29,5% tycker att det är så ibland. De av dem som svarat att de sällan eller aldrig upplever klimatet som positivt motsvarar ca 12% (14 personer). Finns det ett positivt arbetsledningsklimat på arbetsplatsen? Majoriteten av de som svarat upplever ofta eller ibland ett positivt arbetsklimat på institutionen (drygt 81%, 99 personer). Enskilda kommentarer som illustrerar detta är; Jag upplever arbetsplatsen som vänlig och tillåtande. Stämningen är generellt god. Det är mycket på institutionen som är bra, det finns många trevliga kollegor och det finns alla förutsättningar för att ha en bra arbetsmiljö

är övertygad om att det finns ett gott uppsåt och en uppriktig önskan om ett gott samarbete och ett bra arbetsklimat hos arbetsledningen gentemot övriga medarbetare. Det är yttre omständigheter med t ex osäker medelstilldelning och allt mer arbete med t ex all e-postkorrespondens som skapar en osäkerhet och överbelastning hos oss alla. Arton procent (22 personer) anger att de sällan eller aldrig upplever detta. Bland de enskilda kommentarerna kan detta illustreras av; finns en faktor i den psykosociala arbetsmiljön här vid institutionen som upplevs extra påfrestande och det är den ständiga rädslan inför att bli utsatt för obehag om man gör fel. Kommentar. Strävan från institutionsledningen är att alla medarbetare ska uppleva ett gott arbetsklimat och en positiv miljö. Samtidigt finns det alltid enskilda situationer som påverkar upplevelsen negativt. Det är viktigt att gruppcheferna ser alla medarbetare och kan agera för att minska negativa upplevelser. För att främja hälsa och välbefinnande och förebygga ohälsa i de enskilda forskargrupperna, är personalsamordnare vid kansliet och prefekten men också företagshälsovården en resurs. Parallellt med detta arbete görs insatser för att främja arbetsmiljön inom hela institutionen på institutionsnivå. Arbetsuppgifterna Upplever du ditt arbete som meningsfullt och stimulerande? Glädjande nog kan vi konstatera att alla utom en som besvarat frågan om meningsfullheten i arbetsuppgifterna tycker att de upplever detta oftast (79%) eller ibland (20%).

Har du för mycket att göra/för många arbetsuppgifter? Att ha för mycket att göra upplevs ofta av 34% och ibland av 50%. Det är samtidigt nästan 15% (19 personer) av de som svarat som sällan eller aldrig upplever detta. Har du för svåra eller för krävande arbetsuppgifter? Upplevelsen av att ha för svåra eller krävande uppgifter upplevs ofta eller ibland av knappt 41%. Det är fler (59%) som sällan eller aldrig upplever detta. Känner du oro för förändringar i din arbetssituation? Det är en något större andel som rapporterar att de sällan eller aldrig känner oro för sin arbetssituation (53%), än de som känner oro ofta eller ibland (47%). I de öppna kommentarerna framkom t ex. många år vid institutionen utan fast tjänst skapar oro, att inte veta skapar oro.

Kommentar. Merparten av de anställda vid institutionen är lärare och forskare och därmed kan det antas att en stor andel av de som besvarar enkäten också tillhör den gruppen. I all personals arbetsuppgifter ingår perioder av betydande stress och arbetsbelastning t ex inför olika deadlines. Det är därmed naturligt och förväntat att man periodvis upplever hög belastning. Det som i viss mån oroar i svaren på dessa frågor är de 15% som angett att de sällan eller aldrig upplever att de har för mycket att göra. Att uppleva brist på utmaning eller för få uppgifter är inte heller någonting som främjar arbetsmiljön och något som bör beaktas i t ex kommande utvecklingssamtal. Information, inflytande och återkoppling Kan du själv lägga upp och påverka utförandet av ditt arbete? Merparten av de som svarat anser att de i hög grad (ofta eller ibland) kan påverka sin arbetssituation (97%). Samtidigt kan kommentarer så som de nedan, illustrera de fåtal (3 personer) som anser att de sällan eller aldrig kan påverka sin arbetssituation; förfarandet kring tjänsteplanerna måste förbättras. Problematiken är att man alltför sent får tjänsteplanen samt ej får tillfälle att stämma av sina tjänsteplaner med GAP förrän terminen är i full gång. Omfattande arbetsuppgifter får för lite utrymme i tjänsteplaner och leder till överbelastning på lärare. Återkommande tämligen meningslösa lärarmöten inkräktar dessutom på lärares arbetstid. Alla möten borde vara kortare och färre. Rekrytering av ny personal förefaller svår att genomföra på grund av stelbenta traditioner och ingen verkar bry sig på riktigt. Det är svårt att se någon ljusare framtid.

Finns det möjlighet till information och kommunikation i frågor som rör arbetet? Nästan alla (91%) som besvarat enkäten anser att de oftast eller ibland har tillgång till information och kommunikation på arbetsplatsen. Övriga 9% anser att de sällan eller aldrig har den möjligheten och flera kommentarer kan relateras till detta frågeområde: den är bristfällig. Önskar mer information och dialogmöten om vad som händer på institutionsnivå men även på fakultetsnivå. Det är dålig transparens. Upplever att mycket sker bakom stängda dörrar och när information kommer ut är det oftast redan taget ett beslut. Det är svårt att påverka samt dålig återkoppling. Här behövs det en klar förbättring. Behövs också bättre framförhållning vad gäller pensionsavgångar. Bättre introduktion av nyanställda önskas. Stress och otydlig kommunikation kan ibland leda till att det uppstår situationer och missförstånd som inte främjar arbetsmiljön på ett positivt sätt. Får du veta om du gör ett bra jobb? Nästan 33% av de som svarat på enkäten anger att de sällan eller aldrig får veta att de gör ett bra jobb. Mer än hälften (67%) anger dock att de får denna typ av uppskattning ofta eller ibland.

Kommentar. Dessa frågor rör mycket viktiga faktorer som kan påverkas såväl på institutions- som gruppchefsnivå. Vi arbetar ständigt med informationsflödet på institutionsnivå. Samtidigt sker många förändringar just nu, vilket ställer krav på den enskilda medarbetaren att också ta aktiv del i informationsspridningen. Det är också viktigt att informationen sprids och hålls levande i forskargrupperna. Det finns ett introduktionsprogram för alla nyanställda som genomförs av personal på kansliet. Den mer specifika introduktionen i varje forskargrupp, skall utarbetas i respektive grupp. Dessutom är det viktigt att respektive utbildningsprogram ansvarar för introduktion av nyanställda lärare i den aktuella verksamheten. Att det är viktigt att ge positiv återkoppling till varandra är något som gäller personer i ledningsuppdrag både i institutions- och utbildningsorganisationen. Det är också en viktig uppgift för forskargruppscheferna att ge återkoppling till alla anställda i gruppen. Samtidigt kan alla medarbetare ge varandra återkoppling i det dagliga arbetet för att på så sätt bidra till en god och positiv arbetsmiljö. Kränkande särbehandling I enkäten vigs ett särskilt avsnitt till upplevelse av kränkande särbehandling. Vad som avses med detta begrepp förtydligades i årets enkät. Har du det senaste året lagt märke till om någon blivit utsatt för kränkande särbehandling vid din arbetsplats? Siffrorna som speglar förekomst av kränkande särbehandling skiljer sig inte nämnvärt från svaren från mätningen 2014 eller 2015, trots att definitionen förtydligades i år. Fortfarande är det drygt 30% av de som svarar som anger att det förekommer kränkande särbehandling inom IHV. Trettioen procent anger att de det senaste året lagt märke till att någon annan blivit kränkt. Flera enskilda kommentarer rör också detta; Det finns enskilda chefer som helt klart påverkar arbetsmiljön mycket negativt och där inget verkar hända för att den saken ska förändras. Jag har själv sett medarbetare som gråter för att deras chef behandlat dem illa och jag har mött de som är rädda för att bli utsatta för humörsvängningar. Det finns flera gruppchefer som genom sitt beteende försämrar arbetsmiljön på ett oacceptabelt sätt. De beter sig på sätt som aldrig hade varit okej för doktorander. I min grupp är detta den stora anledningen till att arbetsmiljön inte är bra, att folk blir kränkta och att jag inte tycker att arbetsklimatet är positivt. min närmsta chef, forskargruppschefen, INTE avses utan problemen härrör mer till nämnden. Den rådande dualistiska uppdelningen med institutionen å ena sidan och utbildningsnämnden å andra sidan är förödande och destruktiv för konstruktiv utveckling av verksamheten. Maktförhållanden är snedfördelade och missbrukas i vissa sammanhang. Härskarteknik praktiseras ofta helt utan restriktioner eller konsekvenser av personer som har maktställning med hänvisningar till respektive del (inst/nämnd) i verksamheten.

Informationsflödet är inte tydligt och beslutsprocesser oklara. Problemet är inte en fråga om vem som gör vad, utan hur och på vilka grunder kommunikationen mellan representanterna från de olika verksamhetsdelarna kommer fram till gemensamma lösningar, vilket inte är transparant i dagsläget. Finns många mellanchefer med egna intressen, preferenser (politik) och prioriteringar, dvs många led i kommunikationen som innebär att 'innehållet' sållas och reduceras och elimineras innan informationen når fram till 'lärare i verksamheten'. Val av personers delaktighet i olika interna sammanhang sker inte utifrån någon bedömning av kompetensgrund, snarare en fråga av personers inställning till 'medgörlighet och okritiskt instämmande' vilket reducerar kritiskt förhållningssätt och reflektion till obefintlighet i olika utvecklingssammanhang av verksamheten. Nämnden har mer inflytande över den gemensamma verksamhetens utveckling jämfört med institutionen vilket ger en snedfördelning vad gäller makt, som i sin tur ger konsekvenser, vilket även gäller för enskilda personer. Enskilda individer kan utöva särbehandling utifrån sin position. Upplever arbetsmiljön i allmänhet som ganska dålig för de flesta. Organisationens uppdelade ledningsstruktur omöjliggör ett sammanhängande ledarskap där det blir möjligt att balansera krav mot tillgängliga resurser. Jag har tagit del av personliga berättelser om kränkande särbehandling vid institutionen även om jag inte har varit närvarande själv vid dessa tillfällen. Kränkande särbehandling förekommer och jag upplever inte att ledningen tar det på tillräckligt stort allvar. Försök har gjorts att åtgärda problem, men det hjälper inte med inledande åtgärder om man inte tar det hela vägen - även om det innebär att man måste arbeta under flera år. Att ändra en kultur på en arbetsplats gör man inte på ett par terminer, det är ett kontinuerligt arbete över 5-7 år där ledningen måste ha ett tydligt mål, en klar filosofi, och en nolltolerans mot kränkande särbehandling. Forskargruppscheferna måste dela målbilden och filosofin med prefekt och dekanus. Hur forskargruppschefer tillsätts kan ifrågasättas. Det förekommer både kränkande särbehandling och mobbning på arbetsplatsen. Har du själv någon gång det senaste året blivit utsatt för kränkande särbehandling? Sexton personer (13%) anger att de någon gång det senaste året själva blivit utsatta för kränkande särbehandling. Känner du till institutionens handlingsprogram mot kränkande särbehandling? Strax över hälften av de som svarat (56%) anger att de känner till institutionens handlingsprogram mot kränkande särbehandling. Flera kommentarer visar att trots att man inte sett den, finns en grundläggande trygghet i att det finns en handlingsplan som kan hittas och plockas fram om behov uppstår. känner till att det finns ett handlingsprogram mot kränkande särbehandling, men inte exakt vad det består av. Jag förutsätter dock att det går att hitta på hemsidan. Vet att det finns en plan men kan inte innehållet eller gången.

jag förstår att det finns en. Vet inte hur det funkar, men är nöjd med att veta att jag vet vart jag skulle vända mig om problem uppstår för mig eller kollega - vilket jag tycker räcker! Kommentarerna indikerar tyvärr också en besvikelse över att handlingsprogrammet inte efterlevs; institutionens handlingsprogram mot kränkande särbehandling tillämpas väldigt selektivt. Varje vecka blir medarbetare kränkta. Framför allt gäller det av ledningen för utbildningsprogrammen vilka offentligt på lärarmöten kan uttala sig nedsättande alternativt i enskilda möten kränka undervisande personal. Enskilda medarbetare kan bli mobbade eller på annat sätt negativt särbehandlade utan att det föranleder åtgärder från ledningen. Medarbetarna inom IHV kan betraktas som helt normaliserade avseende kränkningar och detta är sanktionerat av institutionens ledning. Kommentar. Absolut flest enskilda kommentarer kan relateras till rubrikerna som rör kränkande särbehandling. Detta är ytterst bekymmersamt. Vi har försökt förtydliga den formella betydelsen av begreppet, men trots det är detta ett tydligt problem inom IHVs verksamhet. Kommentar ovan visar samtidigt på en återkommande problematik nämligen konflikten med två parallella strukturer inom samma institution. Detta upplevs frustrerande och de återkommande kommentarerna och en del negativa svarsfrekvenser kan tyvärr kopplas till detta. Det är en struktur som inte institutionsledningen har möjlighet påverka men trots det är det viktigt att visa och tydliggöra för såväl fakultetsledning som grundutbildningsnämnden. Enkätens kvalitet Slutligen kan man konstatera att några kommentarer syftar att förbättra enkätens kvalitet. Den enkät vi använder är dock den som används centralt inom LU. Det finns ett värde i att fortsätta mätningarna med samma enkät för att kunna följa förändringar över tid och att eventuellt jämföra med enkäter gjorda vid andra institutioner. För mig kan meningsfullt och stimulerande vara två olika saker. Frågan om jag får veta om jag gör ett bra jobb skulle jag gärna preciserat med vem avsändaren är. Beroende på om jag tänker på mina kollegor eller arbetsledningen kan svaret se olika ut. Kanske idé att inför kommande enkäter ha varje fråga i 2 delar, en för institutionen, en för forskargruppen.

Systematisk organisatoriskt och socialt arbetsmiljöarbete Det är prefekten som har det övergripande och yttersta ansvaret för såväl den fysiska som för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön vid institutionen. Arbetsuppgiften att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete ingår vidare i forskargruppschefernas uppdrag. I ett arbetsmiljöarbete med särskilt fokus på OSA; organisatorisk och social arbetsmiljö ingår bl a. Regelbundna informationsmöten, Tillse att medarbetarna är väl insatta i policy, strategier och handlingsplaner som gäller vid institutionen, Aktivt uppmuntra till kommunikation, möten och interaktion med medarbetare i gruppen, mellan grupper och inom institutionen, Återkoppla insatser, hålla utvecklingssamtal och en aktiv dialog med medarbetarna i gruppen under verksamhetsåret. Det är angeläget att de som har forskargruppschefsuppdraget arbetar med OSA och detta i en dialog med prefekt och personalsamordnare. Kränkande särbehandling Det skall inte förekomma kränkningar och man ska inte uppleva sig som kränkt i något sammanhang vid Institutionen för hälsovetenskaper. Vi har tagit fram en handlingsplan för att hantera dessa situationer när de inträffar. Antalet incidenter som hanterats enligt denna plan har blivit färre de senaste åren, trots det kan vi inte avläsa någon förändring i enkäten. Under det kommande året kommer därför denna fråga att prioriteras, igen. Bemötande Dialogen kring arbetsmiljön generellt är viktig att hålla levande och ständigt återkomma till. Att all dialog, medarbetare emellan och mellan medarbetare och chef, ska präglas av respekt är oerhört centralt. Respekt för varandra är en grundförutsättning för alla i alla sammanhang och naturligtvis gäller det också inom IHV, för att vi ska trivas och göra ett bra arbete. Jag tror att vi kan bli bättre på detta, de som innehar en ledande befattning men också vi - alla! Dialog En central utmaning för vår verksamhet är dialogen mellan institution och utbildningsnämnderna. Utifrån ett ledningsperspektiv har vi idag en bra dialog mellan prefekt, biträdande prefekter, ordförande i GUN, nämndsordförande och programdirektörer. Min tolkning av kommentarerna i enkäten är dock att den dagliga dialogen mellan operativ nivå i utbildningsorganisationen och de enskilda lärarna, förhållandevis ofta lämnar mer att önska. Hur detta ter sig och i vilken omfattning är ett problem som skiljer sig tydligt mellan nämnder och enskilda program. Min bedömning är att vi inte kan komma fram till en tydlig positiv förändring vad gäller den organisatoriska och sociala arbetsmiljön med mindre än att denna dialog förbättras där förbättringsbehov finns. Ansvaret för detta ligger på båda sidor men jag och institutionsledningen ska enträget arbeta för att förbättra relationerna. Det viktiga är att vi alla i grunden tillhör samma institution och dialogen hos oss ska präglas av respekt. Återkoppling Det är viktigt att alla medarbetare får återkoppling på sina insatser. En viktig spegling av lärarnas insatser är kursutvärderingarna. Samtidigt innehåller våra tjänster mycket annat än undervisning. I år introducerar vi ett formulär för alla lärare, doktorander och forskare som syftar till att följa upp forsknings-/kompetensutvecklingstid. Denna enkät är tänkt att synliggöra vad som görs utöver undervisningen och vara ett redskap för den enskilda medarbetaren att få överblick över den del av tjänsten som kan vara svårare att beskriva och följa upp. En effekt av detta kan förhoppningsvis bli att större del av tjänsten förtydligas, vilket är en fördel t ex i utvecklings och lönesättande samtal med gruppchefen. I en andra fas i arbetet med att synliggöra tjänsternas innehåll och hela arbetsinsatsen kommer inom kort ett liknande redskap att tas fram för TA-personal.

Information Institutionens ambition är att förbättra kommunikation och information. Vi, fakulteten och universitet arbetar ständigt med detta men det måste också finnas en aktiv mottagare. Alla har möjlighet att ta del av de informationskanaler som finns. Tjänsteplanering Vi har de senaste åren drivit arbetet med att införa ett nytt och mer transparent tjänsteplaneringsverktyg. Detta arbete fortgår och under tiden gör de biträdande prefekterna ett stort och viktigt arbete i att få fram tydliga planer i god tid inför varje termin. Målsättning är att alla lärare ska ha en trygg arbetssituation som de kan planera övrigt arbete utifrån. Och så enkäten Vi kommer att till 2017-års enkät titta på möjligheten att dela svarsalternativen så att institutionsnivå skiljs från forskargruppsnivå då detta är tillämpligt. Prefekt och vissa med ledningsuppdrag dvs. vem som INTE ska besvara enkäten behöver förtydligas framöver. 2017-03-09 Lena-Karin Erlandsson